Bulut tabanlı muayenehane yazılımı seçerken güvenlikte nelere bakılmalı?

1. 1Adım 1 / 6Teklif aşamasında bir kez, yıllık teyit

   Sunucunun nerede olduğunu satır satır sorun

   Ana verinin, yedeğin ve kiralanan altyapının hangi ülkede durduğunu yazılı isteyin.

   Satın alma görüşmesinde sorulacak ilk soru adrestir: verilerimiz hangi ülkede, hangi veri merkezinde tutuluyor? Cevabı sözlü almakla yetinmeyin. Teklif ekinde ya da sözleşme metninde yazılı olarak isteyin. Sağlayıcı kendi altyapısını başka bir bulut şirketinden kiralıyorsa, o şirketin adı ve bölgesi de bu cevabın parçasıdır. Zincirin bir halkası bilinmiyorsa cevap tamamlanmamıştır.

   • Veri merkezi ülkesini ve altyapı sağlayıcısını yazılı olarak isteyin
   • Yedeklerin hangi ülkede tutulduğunu ayrıca sorun
   • Destek ekibinin erişim yetkisini ve kaydını sözleşmeye yazdırın
   Ayrıntısını okuyun

   Yedeklerin nerede tutulduğunu ayrıca sorun. Ana verisi Türkiye’de olup yedeği başka bir ülkeye kopyalanan kurgular mümkündür. Sonra destek ekibinin verinize erişip erişemediğini, eriştiğinde bunun kayda geçip geçmediğini öğrenin. Uzak destek bağlantısıyla hasta kaydına bakabilen bir teknik ekip, sözleşmede tanımlanmamışsa görünmeyen bir erişim kapısıdır.

   PratiVia’da: PratiVia verilerini Türkiye’deki veri merkezinde tutar. Bu, ürünün kuruluş şartıdır. Yedekler de aynı bölgede kalır, hangi verinin nerede durduğu sorusunun tek bir cevabı vardır.

2. 2Adım 2 / 6Karar öncesi bir kez, kurulumda tekrar

   Rol modelini kendi kurum hesabınızda sınayın

   Sekreter rolüyle seans notu açmayı, pasife alınmış hesapla giriş yapmayı deneyin.

   Broşürde “rol bazlı yetkilendirme var” yazması yetmez. Bu cümlenin arkasında bazen yalnızca iki seçenek bulunur: yönetici ve kullanıcı. Ücretsiz kullanım süresinde açtığınız kurum hesabında gerçek bir sınav yapın. Sekreter rolüyle giriş yapıp bir hastanın seans notunu açmayı deneyin. Muhasebe rolüyle tanı bilgisine ulaşmayı deneyin. Görmemesi gereken bir ekran açılıyorsa, o yazılımın yetki modeli kliniğinizin ihtiyacını karşılamıyor demektir.

   • Kurum hesabınızda en az üç farklı rolle giriş yapıp sınırları test edin
   • Görülmemesi gereken ekranların gerçekten kapalı olduğunu doğrulayın
   • Kullanıcı pasife alındığında erişimin ne kadar sürede kesildiğini ölçün
   Ayrıntısını okuyun

   Aynı sınavı yetki kapatma tarafında da yapın: bir kullanıcıyı pasife alın ve o hesapla tekrar giriş deneyin. Erişimin ne kadar sürede kapandığı, açık oturumun devam edip etmediği ve kullanıcının indirdiği belgelerin ne olacağı önemlidir. Personel değişikliği her klinikte yaşanır. Yetki kapatmanın tek işlemle ve anında olması, sonradan telafi edilemeyen bir özelliktir.

   PratiVia’da: PratiVia’da Owner, Admin, Professional, Manager, Secretary, Accountant ve Intern rolleri hazır gelir, yetki matrisi kurumun kendi düzenine göre daraltılabilir ve bir kullanıcının erişimi anında kapatılabilir.

   Ekip ve roller
3. 3Adım 3 / 6Karar öncesi bir kez, ayda bir örnekleme

   Denetim izinin gerçekten tutulduğunu doğrulayın

   Bir kaydı değiştirip denetim ekranında görün, bu kaydı kimin silebildiğini sorun.

   Denetim izi, bir kaydı kimin ne zaman açtığını ve değiştirdiğini gösteren kayıttır. KVKK açısından da klinik içi güven açısından da belirleyicidir. Ancak birçok yazılımda bu kayıt yalnızca giriş ve çıkış saatlerini tutar. Deneme sırasında bir hasta kaydını açın, bir alanı değiştirin ve ardından denetim ekranında bu iki işlemin göründüğünü kendi gözünüzle kontrol edin.

   • Deneme sırasında yaptığınız işlemin denetim ekranında göründüğünü doğrulayın
   • Denetim kaydının yönetici tarafından silinip silinemediğini sorun
   • Kaydın ne kadar süre saklandığını sözleşmede netleştirin
   Ayrıntısını okuyun

   İkinci soru daha önemlidir: bu kaydı kim silebiliyor? Yönetici tarafından temizlenebilen bir denetim izi, en çok ihtiyaç duyulduğu anda boş çıkar. Kaydın değiştirilemez olması ekipteki herkesi korur. Bir suçlama olduğunda kimin ne yaptığı tartışılmadan, doğrudan kayda bakılarak belirlenir.

   PratiVia’da: PratiVia’da denetim kayıtları değiştirilemez biçimde tutulur. Güncelleme ve silme sistem tarafından engellenir. Bu kayıt kurum yöneticisi tarafından da temizlenemez.

   Ekip ve roller
4. 4Adım 4 / 6Teklif aşamasında bir kez

   Şifreleme ve kurumlar arası izolasyonu sorun

   Kimlik numarası şifreli mi, kurum verisi hangi katmanda ayrılıyor, ikisini de sorun.

   İki teknik soru, cevaplarını tam anlamasanız bile ayırt edicidir. Birincisi: hassas alanlar veritabanında şifreli mi saklanıyor? Kimlik numarası ve benzeri veriler açık metin olarak duruyorsa, veritabanına erişen herkes için okunabilir demektir. İkincisi: benim kurumumun verisi başka bir kliniğin verisinden hangi katmanda ayrılıyor? Cevap yalnızca uygulama içindeki bir filtreye dayanıyorsa, ayrım kod hatasına açıktır.

   • Kimlik numarası gibi alanların şifreli saklandığını yazılı olarak sorun
   • Kurumlar arası izolasyonun hangi katmanda uygulandığını öğrenin
   • Yüklenen dosyaların zararlı yazılıma karşı taranıp taranmadığını sorun
   Ayrıntısını okuyun

   Sağlıklı cevap, ayrımın verinin saklandığı katmanda da uygulandığını söyler, yani yazılımda bir hata olsa bile sistem komşu kurumun kayıtlarını göstermez. Bu soruyu sormanız, size teknik detay anlatılmasını sağlamaktan çok, konunun düşünülmüş olup olmadığını ortaya çıkarır. Hazırlıksız kalan bir cevap tek başına anlamlı bir sinyaldir.

   PratiVia’da: PratiVia’da her kurumun verisi, kayıtların saklandığı katmanda diğerlerinden ayrılır. Kimlik numarası gibi hassas alanlar şifreli saklanır ve yüklenen dosyalar karantina taramasından geçer.

   Danışan yönetimi
5. 5Adım 5 / 6Sözleşme öncesi bir kez, yılda bir tatbikat

   Yedekleme ve kurtarmayı süreye bağlayın

   Yedek sıklığını, kabul edilen kaybı ve kurtarma saatini rakamla yazdırın.

   Bulut sağlayıcısının kendi altyapısını yedeklemesi, sizin kurtarma ihtiyacınızı karşılamaz. İki farklı soru vardır: sistem çökerse ne kadar sürede ayağa kalkar ve klinik yanlışlıkla bir dosyayı silerse o kayıt geri getirilebilir mi? İkinci soruya cevap veremeyen bir sağlayıcı, en sık yaşanan veri kaybı türüne hazırlıksızdır, çünkü kliniklerdeki kayıpların çoğu sıradan bir hatadan doğar.

   • Yedek sıklığını ve kabul edilen azami veri kaybı süresini yazılı isteyin
   • Yanlışlıkla silinen kaydın geri getirilme süresini sorun
   • Bir kurtarma talebini karar vermeden önce bizzat test edin
   Ayrıntısını okuyun

   Cevapları rakama çevirin: yedek ne sıklıkla alınıyor, en fazla kaç saatlik veri kaybı kabul ediliyor, kurtarma talebi kaç saatte karşılanıyor. Bu üç rakam yazılı olarak alındığında sözleşme, güven ifadesi olmaktan çıkıp ölçülebilir bir taahhüt hâline gelir. Rakam veremeyen sağlayıcı bu senaryoyu bugüne kadar hiç çalışmamış olabilir.

   PratiVia’da: PratiVia, bakımı profesyonelce yapılan kayıt ve dosya depolama servisleri üzerinde çalışır. Yedekleme ve saklama süreleri kurulum sözleşmesinde tanımlanır, klinikten ayrı bir yedek altyapısı kurması beklenmez.

6. 6Adım 6 / 6Sözleşme imzasında bir kez

   Sözleşme sonunu ve ihlal bildirimini baştan yazın

   Çıkışta veri biçimini, teslim süresini ve ihlal bildirim saatini maddeye bağlayın.

   İlişkinin en riskli anı bitiştir. Sözleşme sona erdiğinde ya da sağlayıcı değiştirildiğinde verinizi hangi biçimde, ne kadar sürede ve hangi ücretle alacağınız baştan yazılmalıdır. “Talep hâlinde veririz” cümlesi yeterli değildir. Dışa aktarımın kapsamına belgeler dâhil mi, kayıtlar hangi dosya biçiminde teslim edilecek, teslim sonrası sağlayıcı verinizi ne zaman silecek: hepsi maddeye bağlanmalıdır.

   • Veri dışa aktarımının kapsamını ve biçimini sözleşmeye yazdırın
   • İhlal bildiriminin azami süresini saat cinsinden tanımlayın
   • Sözleşme sonunda verinin silinme takvimini netleştirin
   Ayrıntısını okuyun

   Aynı metne ihlal bildirimini de ekleyin: sağlayıcı tarafında bir güvenlik olayı yaşandığında klinik kaç saat içinde bilgilendirilecek? Bu süre önemlidir, çünkü Kişisel Verileri Koruma Kurumuna bildirim yükümlülüğü kliniğe aittir ve süre olaydan itibaren işlemeye başlar. Sağlayıcı size üç gün sonra haber verirse, gecikmenin sonucuna klinik katlanır.

   PratiVia’da: PratiVia bu soruları satın alma görüşmesinde açık biçimde cevaplar: veri sorumlusu klinik, veri işleyen PratiVia’dır. Çıkış, silme ve bildirim koşulları sözleşme metninde tanımlanır.

4 haftalık uygulama planı

1. 1

   1. hafta

   Denetim listenizi hazırlayın. Adaylardan yazılı cevap isteyin.

   Karar kriterleri fiyat listesinden güvenlik cevaplarına genişledi.

2. 2

   2. hafta

   Kurum hesabınızda rol, yetki ve denetim izi sınavlarını yapın.

   Broşürdeki ifadeler canlı sistemde doğrulandı.

3. 3

   3. hafta

   Yedekleme, kurtarma ve ihlal bildirimi sürelerini rakama bağlayın.

   Taahhütler ölçülebilir maddelere dönüştü.

4. 4

   4. hafta

   Sözleşmeyi veri çıkışı ve silme maddeleriyle imzalayın. Kullanıcıları rolleriyle açın.

   Kurulum, ilk günden yetki düzeni tanımlanmış hâlde başladı.