Ergoterapi merkezine gelen ailenin çoğu ilk haftalarda çok isteklidir: seansa erken gelir, sorular sorar, terapistin söylediği her şeyi not alır. Üçüncü ayda tablo değişir. Seanslar aksamaya başlar, evde yapılması istenen etkinlikler unutulur ve bir gün telefon açılıp “biz bir ara verelim” denir. Terapist bu kararı çoğu zaman verildiği gün duyar, oysa sinyaller haftalardır ortadadır. Kırk dakikalık seansta çalışılan beceri, ancak evdeki günlük rutine taşındığında kalıcı hâle gelir. Aile katılımı müdahalenin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu pratik ev etkinliğini seans kaydının parçası hâline getirir, ailenin gerçekten ne yaptığını ölçer, ilerlemeyi veliye anlaşılır biçimde gösterir ve devam kararı sarsılmadan önce müdahale eder.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Merkez dolu, takvim sıkışık, terapistler yorgun. Buna rağmen çocukların bir bölümü altıncı ayı göremeden kayboluyor. Terapinin niteliği çoğu zaman yerindedir. Eksik olan, seans ile ev arasında kurulmamış bağlantıdır. Şu dört belirti hemen her merkezde görülüyor.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Her seans en fazla üç somut ev etkinliğiyle biter. Ailenin evde ne yaptığını haftada iki dakikalık formla öğrenen terapist, bırakma kararını önceden görür.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Kök neden genellikle merkezin aileye verdiği işin belirsiz ve ölçülemez olmasıdır. Ailenin ilgisi çoğu vakada vardır. Belirsiz iş yapılmaz, yapılmayan iş görülmez, görülmeyen kayıp da zamanında durdurulamaz. Üç yapısal boşluk bu zinciri besliyor.
- 01
Ev etkinliği seans kaydının dışında kalıyor
Ev önerisi çoğu merkezde ya hiç yazılmıyor ya da not gövdesine serbest cümle olarak gömülüyor. Yazılı olmayan ödev takip edilemez. Kayıt alanı olmayan ödev raporlanamaz. Etkinlik ayrı bir alan hâline geldiğinde hem veliye aynı biçimde gider hem de bir sonraki seansta ilk gündem maddesi olur.
- 02
Geri bildirim tek yönlü akıyor
Merkez veliye bilgi gönderiyor ama veliden düzenli bir sinyal almıyor. Oysa haftada iki dakikalık basit bir işaretleme bile “bu hafta çalışıldı mı” sorusuna yanıt verir. Geri bildirim kanalı olmayan merkez, ailenin motivasyonunu ancak seansa geldiğinde ölçebilir.
- 03
Risk göstergeleri ayrı ayrı duruyor
Devamsızlık takvimde, ödeme gecikmesi finansta, yanıtsız kalan geri bildirim ise hiçbir yerde. Bu üç sinyal tek listede birleştirilmediği sürece terapist kimin risk altında olduğunu sezgiyle tahmin eder. Sezgi yoğun bir merkezde en zayıf erken uyarı sistemidir.
Bu sorunun size bedeli
Her 20 yeni kayıttan 6-9’u
En azÜst sınıra kadar
Değerlendirmeden sonra başlayıp altıncı aydan önce terapiyi kesen çocuklar.
Her 10 haftadan 5-7’si
En azÜst sınıra kadar
Ev etkinliğinin hiç ya da bir kezden az uygulandığı haftalar.
Her 100 seanstan 12-18’i
En azÜst sınıra kadar
Haber verilmeden gelinmeyen ve yeniden doldurulamayan aylık seans saatleri.
- Seans başında kaybedilen süre
- Seans başına 6-10 dakika
- Geçen haftanın evde nasıl geçtiğini sözlü öğrenmeye harcanan çalışma süresi.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Çözüm, aileye az sayıda ama net tanımlı ödev vermek ve bu ödevlerin takibini iki taraf için de ölçülebilir kılmaktır. Etkinlik seans kaydında bir alan olur, aileye kart olarak gider, veli işaretler, ilerleme üç ayda bir özetlenir ve risk sinyalleri tek listede toplanır. Beş adım mevcut seans akışını bozmadan uygulanır.
- 1Adım 1 / 5Her seans sonunda, 3-4 dakika
Her seansın çıktısını en fazla üç ev etkinliğine indirin
Ne, ne sıklıkta, hangi malzemeyle: seans notuna en fazla üç ev etkinliği yazın.
Seans notu şablonuna “ev etkinliği” başlıklı ayrı bir alan eklenir. Terapist bu alana en fazla üç madde yazar. Her madde ne yapılacağını, hangi sıklıkta ve hangi malzemeyle yapılacağını içerir. “Günde iki kez, beşer dakika, mutfak tezgâhında hamurla bilek çalışması” gibi somut bir cümle, “ince motoru destekleyin” gibi bir öneriden kat kat fazla uygulanır. Üç maddenin üstüne çıkmak katılımı artırmaz, tersine tümünü yapılamaz hâle getirir.
- Seans notu şablonuna ayrı bir “ev etkinliği” alanı ekleyin
- Madde sayısını üçle sınırlayın. Her maddede sıklık ve malzemeyi yazın
- Etkinlikleri çocuğun hedefleriyle etiketleyin
- Yeni seansı geçen haftanın etkinlik kaydını okuyarak açın
Ayrıntısını okuyun
Maddeler çocuğun mevcut hedefleriyle etiketlenir. Böylece bir hedefe kaç haftadır ev desteği verildiği görünür. Terapist bir sonraki seansı açarken ilk baktığı yer bu alandır ve seans, velinin işaretlediği verinin okunmasıyla başlar. “Geçen hafta nasıl gitti” sorusu bu veriyle somut bir konuşmaya döner ve ev etkinliği planın merkezine yerleşir.
PratiVia’da: PratiVia’da ergoterapiye özel seans notu türü, tekrarlanan ev etkinliği alanını ayrı bir bölüm olarak taşır. Maddeler hedeflere etiketlenir ve bir sonraki seans formunda geçmiş kayıt üstte açılır.
Seans notları - 2Adım 2 / 5Her seanstan sonra otomatik
Etkinlik kartını aileye portal üzerinden aynı akşam ulaştırın
Etkinlik kartını aynı akşam portale koyun, yazdırılabilir tek sayfa olsun.
Seans kaydedildiğinde ev etkinlikleri velinin portal sayfasında tek sayfalık bir kart olarak belirir: hangi etkinlik, ne sıklıkta, hangi hedef için. Kartın yanında terapistin çektiği kısa bir uygulama videosu ya da fotoğraf bulunabilir. Görsel destek, aynı hareketin evde yanlış yapılmasını büyük ölçüde engeller. Veliye giden bildirim kısa ve tek cümledir, etkinliğin ayrıntısı kartta durur.
- Seans kaydı onaylandığında etkinlik kartını portalde otomatik yayımlayın
- Karta kısa uygulama videosu ya da fotoğraf ekleyin
- Kartı yazdırılabilir tek sayfa olarak tasarlayın
- Geçmiş kartları arşivde erişilebilir tutun
Ayrıntısını okuyun
Kart yazıcıdan çıkarılabilir. Buzdolabına asılan tek sayfa, telefonundan bakmayan büyükanne ya da bakıcı için hâlâ en kullanışlı arayüzdür. Geçmiş kartlar portalde arşivlenir, böylece aile çocuğun hangi dönem neyle çalıştığını geriye dönük görebilir. Paylaşım portal üzerinden yapıldığı için mesajlaşma uygulamalarına çocuk videosu ve kişisel veri dağılmaz. Erişim velayet yetkisi tanımlı hesapla sınırlıdır.
PratiVia’da: PratiVia danışan portalinde paylaşılan seans çıktısı yalnızca yetkili veli hesabına açılır. Ek dosyalar karantinadan geçer ve kartın yazdırılabilir sürümü doğrudan portalden alınır.
Portal ve mesajlar - 3Adım 3 / 5Haftada bir, seanstan bir gün önce
Veliden haftada iki dakikalık yapılandırılmış geri bildirim alın
Seanstan bir gün önce üç soruluk form gönderin, iki hafta yanıtsızlığı risk sayın.
Veliye seanstan bir gün önce üç soruluk kısa bir form gider: etkinlikler kaç gün uygulandı, hangisi zorlandı, bu hafta dikkatinizi çeken bir şey oldu mu. İlk iki soru tıklamayla yanıtlanır, üçüncüsü isteğe bağlı serbest metindir. Form veliyi sınamak için tasarlanmaz. Terapiste seansa girmeden önce bir haftalık özet sağlar. Formun iki dakikadan uzun sürmesi katılımı düşürür.
- Üç soruluk haftalık geri bildirim formunu seanstan bir gün önce gönderin
- Formu iki dakikayı aşmayacak biçimde kısa tutun
- Yanıtları seans ekranında etkinlik alanının yanında gösterin
- İki hafta yanıtsız kalan aileyi risk listesine düşürün
Ayrıntısını okuyun
Yanıtlar çocuğun kaydına düşer ve seans ekranında geçen haftanın etkinlik alanıyla yan yana görünür. Yanıt gelmediğinde bu da bir veridir: iki hafta üst üste yanıt vermeyen aile risk listesine girer. Terapist zorlanılan etkinliği bir sonraki seansta birlikte çalışır, gerekirse basitleştirir. Böylece ev programı her hafta ailenin gerçek kapasitesine göre yeniden ayarlanır.
PratiVia’da: PratiVia form oluşturucusu ile hazırlanan haftalık mini form otomatik gönderilir. Yanıtlar danışan kaydına işlenir ve yanıtsız haftalar seans ekranında görünür biçimde işaretlenir.
Online formlar - 4Adım 4 / 5Üç ayda bir, 15-20 dakikalık aile görüşmesi
Üç ayda bir aileye somut gelişim özeti gösterin
Üç ayda bir ölçek değişimini gündelik bir örnekle birlikte aileyle okuyun.
Ailenin devam motivasyonunu en çok besleyen şey, ilerlemenin kendi gözüyle görülebilmesidir. Üç ayda bir hazırlanan kısa özet üç şeyi yan yana koyar: dönem başındaki hedefler, ölçüm sonuçlarındaki değişim ve gündelik yaşamdan somut örnekler. “Bağımsızlık ölçeğinde dört puan artış” cümlesi tek başına soyuttur. Yanına “artık düğmelerini kendisi ilikliyor” eklendiğinde aile ilerlemeyi hisseder.
- Üç aylık özette hedef, ölçüm değişimi ve gündelik örneği birlikte verin
- Özeti kısa bir aile görüşmesinde birlikte okuyun
- Duraklayan alanları ve sonraki dönem hedeflerini aynı belgeye yazın
- Ailenin ev katkısını sayıyla gösterin
Ayrıntısını okuyun
Özet yazılı olarak paylaşılır ve kısa bir aile görüşmesinde birlikte okunur. Görüşmede kazanımların yanında duraklayan alanlar ve önümüzdeki üç ayın hedefleri de konuşulur. Bu sayede belge aileyle birlikte yürütülen bir çalışma planı işlevi görür. Aile katkısını da özetle görür: kaç hafta etkinlik uygulandı, hangi alanlarda ev desteği en çok işe yaradı. Kendi emeğinin sonuca yansıdığını gören veli terapiyi daha zor bırakır.
PratiVia’da: PratiVia’da ölçek sonuçları ve hedef ilerlemesi dönemsel rapor şablonuna otomatik çekilir. Terapist yorumunu ekler ve özet portal üzerinden veliyle paylaşılıp görüşme kaydına bağlanır.
Raporlar - 5Adım 5 / 5Haftalık, 10 dakika
Risk sinyallerini tek listede birleştirip haftalık okuyun
Dört sinyalden ikisi birleşen çocuğu her hafta tek bir eylemle ele alın.
Dört sinyal aynı listede toplanır: son dört haftada iki ve üzeri devamsızlık, iki hafta üst üste yanıtsız geri bildirim formu, otuz günü aşan ödeme gecikmesi ve son seansta terapistin işaretlediği “aile tereddütlü” kutusu. Bu sinyallerden ikisi birleşen her çocuk risk listesine düşer. Liste kimseyi suçlamak için tutulmaz. Amacı, aileyi kaybetmeden önce nedeni öğrenip onlarla konuşmaktır.
- Devamsızlık, yanıtsız form, ödeme gecikmesi ve terapist işaretini tek listede birleştirin
- İki sinyal birleşen çocuğu risk listesine alın
- Haftalık toplantıda her satır için tek bir eylem kararlaştırın
- Ayrılan ailelerde neden alanını doldurun ve çeyrekte değerlendirin
Ayrıntısını okuyun
Haftalık ekip toplantısında liste on dakikada okunur ve her satır için tek bir eylem belirlenir: terapistin araması, ücret planının gözden geçirilmesi, seans saatinin değiştirilmesi ya da hedeflerin yeniden konuşulması. Çoğu ayrılışın arkasından ulaşım, iş saati ya da bütçe gibi çözülebilir bir engel çıkar. Görüşme sonucu ve varılan karar kayda yazılır. Ayrılan aileler için neden alanı doldurulur ve bu nedenler çeyrek sonunda birlikte değerlendirilir.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında devamsızlık, form yanıt durumu ve tahsilat gecikmesi aynı danışan satırında birleşir. Risk listesi haftalık görev olarak sorumlu terapiste düşer ve sonuç kayda yazılır.
Danışan yönetimi
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia ergoterapi merkezinde aile katılımını iyi niyete ve terapistin hafızasına bırakmaz: ev etkinliği ayrı bir kayıt alanıdır, veliye portal üzerinden gider, geri bildirim kısa bir forma bağlanır ve devamlılık riski tek listede toplanır.
Ev etkinliği için ayrı kayıt alanı
Seans notu türü ev etkinliklerini hedef etiketleriyle ayrı bölümde tutar. Bir sonraki seans formunda geçmiş kayıt üstte açılır.
Seans notlarıVeliye özel portal kartı
Etkinlik kartı, videosu ve arşivi yalnızca yetkili veli hesabına açılır. Yazdırılabilir sürüm portalden alınır.
Portal ve mesajlarİki dakikalık haftalık geri bildirim formu
Form oluşturucusuyla hazırlanan mini form seanstan bir gün önce gider. Yanıtlar kayda işlenir, yanıtsız haftalar işaretlenir.
Online formlarBirleşik devamlılık riski listesi
Devamsızlık, yanıtsız form ve tahsilat gecikmesi tek satırda birleşir. Risk listesi sorumlu terapiste görev olarak düşer.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Aile katılımı, haftalık işaretleme ve form yanıtı gibi sayılabilir davranışlarla izlenebilir. Aşağıdaki dört gösterge ilk altı haftada hareket etmeye başlar. Devamlılık etkisi ise ancak iki çeyrek sonra net okunur.
Haftalık geri bildirim yanıt oranı
%70 ve üzeri
Gönderilen mini formlardan 48 saat içinde yanıtlananların payı
Ev etkinliği uygulanan hafta oranı
%60 ve üzeri
Velinin en az iki gün uyguladığını işaretlediği haftaların toplam haftaya oranı
Altı ayı tamamlayan çocuk oranı
%70 ve üzeri
Değerlendirmeden sonra başlayan çocuklardan altıncı ayda devam edenlerin payı
Risk listesinden kurtarılan aile sayısı
Aylık listenin yarısı
Risk listesine düşüp görüşme sonrası düzenli devama dönen çocuk sayısı
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Seans notu şablonuna ev etkinliği alanını ekleyin. Terapistlerle somut madde yazma dilini bir örnek üzerinden çalışın.
Tüm terapistler aynı biçimde en fazla üç etkinlik yazıyor
2. hafta
Portal etkinlik kartını açın, velileri davet edin ve ilk kartlarda görsel desteği deneyin.
Aileler seans akşamı kartı portalde görüyor
3. hafta
Üç soruluk haftalık geri bildirim formunu devreye alın ve yanıtları seans ekranına bağlayın.
Terapistler seansa hafta özetini okuyarak giriyor
4. hafta
Risk listesini kurun, ilk haftalık okumayı yapın ve üç aylık gelişim özeti şablonunu hazırlayın.
İlk risk görüşmeleri yapıldı, özet şablonu kullanıma hazır
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Veli formu düzenli doldurmuyorsa ne yapmalı?
Önce formun kendisine bakılır: soru sayısı üçü aşıyorsa ya da metin yazmayı zorunlu kılıyorsa yanıt oranı hızla düşer. Form kısaltıldıktan sonra hâlâ yanıt gelmiyorsa veliyle kısa bir görüşme yapılır. Bazı ailelerde okuma alışkanlığı yerine telefonla teyit daha iyi çalışır. Yanıt vermeyen aile için alternatif, seans başında resepsiyonun aynı üç soruyu sorup kaydetmesidir. Veri hangi yolla toplanırsa toplansın, terapistin seansa haftanın bilgisiyle girmesi yeterlidir.
Ev etkinliği vermek terapistin sorumluluğunu aileye mi yüklüyor?
Hayır. Ergoterapinin doğası gereği kazanım günlük rutinde tekrarlanmadan yerleşmez ve o rutin evdedir. Terapistin sorumluluğu doğru etkinliği seçmek, aileye uygulanabilir biçimde göstermek ve zorlanma olduğunda basitleştirmektir. Aileye düşen ise seçilmiş birkaç dakikalık uygulamadır. Bu ayrım aileye ilk görüşmede açıkça anlatılırsa beklenti yönetimi kurulmuş olur ve aile ev programını terapistle paylaşılan bir çalışma olarak algılar.
Kalabalık takvimde üç aylık aile görüşmesine zaman bulunur mu?
Görüşme ayrı bir randevu türü olarak takvime açılır ve çocuğun normal seans saatinin bir bölümünde yapılabilir. Yirmi dakikalık bu görüşme, ilerlemeyi göremediği için ayrılan ailenin yerine yeni kayıt bulmaya harcanacak zamandan çok daha kısadır. Merkezler genellikle çeyrek dönem başlarında bu görüşmeleri toplu planlar. Böylece takvimde tek seferde yer açılır ve raporlar aynı hafta hazırlanır.
Risk listesindeki aileyi kim aramalı?
Çocuğu tanıyan terapist aramalı. Resepsiyondan gelen genel bir arama çoğu ailede tahsilat çağrışımı yapar ve savunmaya iter. Terapist aramasında çocuğun gidişatı konuşulur: kaçırılan haftalar, evdeki zorlanma ve ailenin programı sürdürmesini güçleştiren pratik engeller konuşulur. Ödeme ya da plan değişikliği gerekiyorsa görüşme sonrası merkez yöneticisi ayrı olarak ilgilenir. Görüşmenin sonucu ve verilen karar aynı gün kayda yazılır.
Aile terapiyi bırakmaya karar verdiyse kayıt nasıl kapatılır?
Kapanış planlı ve düzenli bir sonlandırma olarak yapılmalıdır. Son seansta çocuğun ulaştığı düzey, devam eden ihtiyaçlar ve evde sürdürülebilecek etkinlikler yazılı bir kapanış özetinde toplanır ve aileye verilir. Ayrılma nedeni kayda işlenir. Kapanışı düzgün yapılan dosyaların önemli bir bölümü altı ay ile bir yıl içinde geri döner. Kötü kapanan dosya ise hem geri dönmez hem de çevresine olumsuz anlatılır.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
