Bir aile hekimliği muayenehanesinde sekreter, aynı hastanın adını, kimlik numarasını ve telefonunu gün içinde ortalama üç kez yazıyordu: bir kez kayıt açarken, bir kez resmî sisteme girerken, bir kez de tahsilat kaydında. MBYS kullanan muayenehanelerde veri tekrar girişi tam olarak buradan doğar. İki sistem birbirini tanımadığı için insan bir köprü hâline gelir. Bu pratik, köprünün üzerinden geçen yükü azaltmayı hedefler. Doğru sıra, alanları eşleştirmek, bilginin ilk yazılacağı yeri sabitlemek ve ikinci girişi kopyalanabilir tek bir bloğa indirmektir.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Çift giriş, kliniğin en az fark edilen maliyetidir. Kimse şikâyet etmez çünkü herkes bunu işin doğal parçası sayar. Oysa gün sonunda toplandığında ortaya ciddi bir süre çıkar ve daha önemlisi, iki kayıt arasında fark oluşur. Aşağıdaki dört belirti bu farkın büyümekte olduğunu gösterir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Bilgiyi önce tek bir ekrana yazın, ikinci sisteme muayene notunun sonundaki özet bloktan aktarın. Çelişkide ilk yazılan kayıt esastır.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Sorun çoğunlukla iki sistem arasındaki ilişkinin tanımsız olmasından doğar. Hangi bilginin önce nereye yazılacağı, hangi alanın hangi alana karşılık geldiği ve ikinci girişin ne zaman yapılacağı belirsizse, çift giriş her seferinde yeniden düşünülmesi gereken bir iş olur. Her tekrarda yeniden karar vermek, sekreterin hem zamanını hem dikkatini tüketir.
- 01
Alanlar hiç eşleştirilmemiş
İki sistemin alan adları birebir aynı değildir, biri “iletişim numarası” derken diğeri “cep telefonu” diyebilir, biri doğum tarihini ayrı alanlarda isterken diğeri tek alanda isteyebilir. Bu farklar yazılı olarak eşleştirilmediğinde her personel kendi yorumunu yapar ve aynı bilgi iki sistemde farklı biçimlerde birikir. Eşleştirme tablosu çıkarmak yarım günlük iştir ve tek seferliktir. Yapılmadığında ise her yeni çalışanla birlikte aynı karışıklık yeniden üretilir.
- 02
Tek yazım noktası belirlenmemiş
Bilginin ilk olarak nereye yazılacağı kurumsal bir karar olmalıdır. Bu karar verilmediğinde bilgi bazen önce resmî sisteme, bazen önce klinik kaydına giriliyor. İkisi arasında hangisinin güncel olduğu belirsiz kalıyor. Güncelliği belirsiz veri, olmayan veriden daha risklidir çünkü ona güvenilir. Tek yazım noktası belirlendiğinde ise ikinci kayıt bir kopya olarak konumlanır ve çelişki hâlinde hangisinin esas alınacağı tartışma konusu olmaktan çıkar.
- 03
İkinci giriş düşünme işi olarak kalıyor
İkinci girişi yapan kişi her seferinde hangi bilgiyi nereden alacağını yeniden arıyor. Muayene notunu okuyor, ilgili bilgiyi çıkarıyor, sonra diğer ekrana yazıyor. Bu üç adımın ikisi gereksizdir. Bilgi kaynağında kopyalanabilir tek bir blok hâlinde hazır dursaydı, ikinci giriş yalnızca yapıştırma işine inerdi. Aradaki fark kayıt başına iki üç dakikadır. Günlük hacimle çarpıldığında ise haftada saatlere karşılık gelir.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 180-480 saat
Günde 45-120 dakika. Bu, yaklaşık 23-60 tam iş günü eder.
Her kare 1 iş günü (en az)Üst sınıra kadar
Orta hacimli bir muayenehanede ikinci girişin toplam günlük karşılığı.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 100 kayıttan 5-12’si
En azÜst sınıra kadar
Telefon, adres ya da yazım farkı nedeniyle iki sistemde eşleşmeyen kayıtlar.
Yılda 48-140 saat
Haftada 1-3 saat. Bu, yaklaşık 6-18 tam iş günü eder.
Her kare 1 iş günü (en az)Üst sınıra kadar
Yoğun günlerde ertelenip sonradan toplu yapılan girişlerin telafi süresi.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
- İkinci giriş süresi
- Kayıt başına 2-4 dakika
- Aynı bilgiyi ikinci sisteme aktarmak için harcanan ortalama süre.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Bu pratik çift girişi ortadan kaldırmayı vaat etmez. Böyle bir vaat, olmayan bir bağlantıyı varmış gibi göstermek olurdu. Vaat ettiği şey, ikinci girişi düşünülerek yapılan bir işten mekanik bir işe indirmek ve iki kayıt arasındaki farkı yok etmektir. Beş adımın tamamı bir hafta içinde uygulanabilir ve hiçbiri teknik kurulum gerektirmez.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez, yılda bir gözden geçirme
İki sistemin alanlarını yan yana yazıp bir sözlük çıkarın
İki sistemin alanlarını iki sütunda eşleyin, biçim farklarını da yazıp masaya asın.
Bir sayfaya iki sütun çizin. Sol sütuna kliniğinizin kayıt ekranındaki alanları, sağ sütuna resmî sistemin istediği alanları yazın ve karşılık gelenleri eşleyin. Eşleşmeyenleri işaretleyin. Bunlar her gün kafa karışıklığı üreten alanlardır. Sözlük hazır olduğunda yeni başlayan bir çalışan bile ikinci girişi ilk günden doğru yapabilir.
- İki sütunlu bir eşleştirme tablosu çıkarıp alanları karşılıklı yazın
- Biçim kurallarını da tabloya ekleyin: telefon, tarih ve ad yazımı
- Tabloyu giriş yapan kişinin masasında görünür yere asın
Ayrıntısını okuyun
Eşleştirme sırasında biçim farklarını da not edin: telefon numarasının başında sıfır olacak mı, doğum tarihi hangi sırayla yazılacak, ad soyad büyük harfle mi girilecek. Bu ayrıntılar önemsiz görünür ama iki kayıt arasındaki uyuşmazlıkların büyük bölümünü bunlar üretir. Sözlüğü yazdırıp giriş yapan kişinin görebileceği bir yere asmak, hatırlatma ihtiyacını da ortadan kaldırır.
PratiVia’da: PratiVia’da hasta kayıt alanlarını ve form şablonlarını kurum kendisi tanımlar. Resmî sistemin istediği alanları aynı adla kurgulayarak eşleştirme yükünü baştan azaltabilirsiniz.
Online formlar - 2Adım 2 / 5Kurulumda bir kez, istisnasız uygulanır
Tek yazım noktası kuralını belirleyin
Hasta ve klinik bilgisi önce kliniğin kendi kaydına girsin, çelişkide o esas alınsın.
Her bilgi türü için hangi ekrana önce yazılacağını kurum olarak kararlaştırın ve yazın. Yaygın ve işleyen tercih, hasta ve klinik bilgisinin önce kliniğin kendi kaydına girilmesidir, çünkü hekimin ve sekreterin gün boyu kullandığı ekran orasıdır. İkinci sistem ise bu kaydın kopyasını alır.
- Hangi bilginin önce nereye yazılacağını tek cümleyle yazın
- Çelişki durumunda hangi kaydın esas alınacağını aynı cümlede belirtin
- Kuralı yeni başlayan her çalışana ilk gün anlatın
Ayrıntısını okuyun
Kuralın en büyük faydası çelişki anında ortaya çıkar. İki sistemde farklı bir telefon numarası göründüğünde hangisinin doğru kabul edileceği tartışılmaz. Tek yazım noktasındaki bilgi esastır ve diğeri ona göre düzeltilir. Bu karar verilmediğinde her uyuşmazlık ayrı bir soruşturmaya dönüşür ve çoğu zaman ikisi de düzeltilmeden bırakılır. Kuralı tek cümleyle yazıp ekibin görebileceği yere asmak, uygulanması için yeterlidir.
PratiVia’da: PratiVia’da hasta dosyası kliniğin gündelik çalışma ekranıdır. Randevu, not, belge ve tahsilat aynı kayıttan yürüdüğü için tek yazım noktası doğal olarak burada oluşur.
Danışan yönetimi - 3Adım 3 / 5Her muayene kaydında
Kopyalanabilir tek bir özet blok üretin
Not şablonunun sonuna tarih, hekim, tanı ve işlem sırasıyla bir özet blok koyun.
İkinci girişi yapan kişinin muayene notunu okuyup bilgiyi çıkarması gerekmemeli. Muayene notunun sonuna, resmî sistemin istediği alanları aynı sırayla içeren kısa bir özet blok koyun: tarih, hekim, tanı, işlem ve gerekiyorsa kısa açıklama. Blok her kayıtta aynı biçimde durduğunda ikinci giriş bir okuma işi olmaktan çıkar.
- Muayene notu şablonunun sonuna sabit sıralı bir özet blok ekleyin
- Blok alanlarını resmî sistemin istediği sırayla dizin
- İlk hafta bloğu kullanan ve kullanmayan kayıtların giriş süresini karşılaştırın
Ayrıntısını okuyun
Bloğun içeriğini not şablonuna gömmek, onu unutulmaz hâle getirir. Hekim notunu her zamanki gibi yazar. Blok ise şablonun sonunda hazır bekler ve doldurulması saniyeler alır. Bu küçük düzenlemenin kayıt başına kazandırdığı süre iki üç dakikadır. Günde otuz kayıt yapan bir klinikte bu, haftada birkaç saate karşılık gelir ve hiçbir teknik yatırım gerektirmez.
PratiVia’da: PratiVia’nın form oluşturucusuyla kurum kendi not türünü tasarlar. Özet bloğu şablonun sabit bir bölümü hâline getirdiğinizde her muayene kaydı aynı düzende ve aynı sırayla oluşur.
Seans notları - 4Adım 4 / 5Her yeni hastada
Hasta bilgisini bir kez, doğru biçimde toplayın
Kimlik ve iletişim bilgisini randevu öncesi formla hastanın kendisinden alın.
Çift girişin en çok hata üreten kısmı hasta bilgisidir, çünkü elle yazılır ve her yazımda değişir. Bilgiyi hastanın kendisinden dijital olarak almak bu sorunu kaynağında çözer: hasta adını, kimlik numarasını ve iletişim bilgisini kendi girdiğinde yazım çoğunlukla daha doğru olur, çünkü kişi kendi bilgisini en iyi bilendir.
- İlk randevu onayıyla birlikte kısa bir ön bilgi formu gönderin
- Kimlik ve iletişim alanlarını formda zorunlu tutun
- Sekreterin işini yazmaktan kontrol etmeye çevirin
Ayrıntısını okuyun
İlk temasta gönderilen kısa bir ön bilgi formu bu işi görür. Form muayeneden önce doldurulduğunda kayıt açma süresi de kısalır. Sekreter bilgiyi yazmak yerine kontrol eder. Kimlik doğrulaması yapılan kliniklerde yazımın tek biçimli olması ayrıca garanti altına alınır. Aynı formda aydınlatma metni ve açık rıza da alındığında, hasta kabul sürecinin üç işi tek adımda tamamlanmış olur.
PratiVia’da: PratiVia’da online formlar randevu akışının parçasıdır. Hastanın doldurduğu bilgi doğrudan hasta dosyasına işlenir ve aydınlatma ile açık rıza kayıtları aynı adımda telefona gelen tek kullanımlık kodla doğrulanarak alınır.
Online formlar - 5Adım 5 / 5Günde bir, sabit saatte
İkinci girişi güne yaymak yerine tek bloğa sıkıştırın
İkinci girişi günde bir kez, mesai bitmeden yarım saat önce tek oturumda yapın.
Araya sıkıştırılan iş, hem daha uzun sürer hem daha çok hata üretir, çünkü her başlangıçta dikkat yeniden toplanır. İkinci girişi günde bir kez, sabit bir saatte ve tek oturumda yapmak toplam süreyi belirgin biçimde kısaltır. Çoğu klinik için öğleden sonranın sonu ya da mesai bitiminden yarım saat öncesi uygundur.
- İkinci girişi günde tek bir sabit saate bağlayın
- Oturumun sorumlusunu ve vekilini yazılı olarak belirleyin
- Girişin yapıldığını kısa bir kontrol listesiyle işaretleyin
Ayrıntısını okuyun
Oturumun sabit olması ertelemeyi de engeller. Belirsiz zamanlı iş, yoğun günlerde ilk düşen iştir ve birkaç gün içinde birikir. Biriken yığını toparlamak, aynı işi günlük yapmanın toplamından her zaman uzun sürer. Sorumluyu ve vekilini yazılı olarak belirlemek, oturumun izin dönemlerinde de sürmesini sağlar. Bu tek satırlık tanım, düzenin kalıcı olup olmayacağını belirler.
PratiVia’da: PratiVia’da rol bazlı yetkiler bu oturumu kimin yürüteceğini belirler. Yapılan tüm işlemler değiştirilemez denetim kaydına düştüğü için hangi günün girişinin tamamlandığı sonradan doğrulanabilir.
Ekip ve roller
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia resmî sistemlerle hazır bir veri köprüsü sunmaz ve bu konuda net konuşur. Katkısı başka yerdedir: kliniğin kendi kaydını, ikinci girişi kolaylaştıracak biçimde tasarlamanıza izin verir ve aynı bilginin elle üçüncü kez yazılmasını gerektiren iç tekrarları ortadan kaldırır.
Klinik içi tekrar sıfırlanır
Hasta bilgisi randevu, not, belge ve tahsilat ekranlarında yeniden yazılmaz. Hepsi aynı dosyadan beslenir. Kliniğin kendi içindeki çift giriş tamamen ortadan kalkar, geriye yalnızca dış sisteme aktarım kalır.
Danışan yönetimiŞablon dış sisteme göre kurgulanabilir
Not şablonunun alanlarını ve sırasını kurum belirlediği için, ikinci girişte kullanılacak özet bloğu tam olarak istediğiniz düzende oluşturabilirsiniz. Şablonun yapısı ve alan sırası tamamen kliniğin kendi tercihidir.
Seans notlarıBilgi hastadan bir kez alınır
Online formlar sayesinde kimlik ve iletişim bilgisi hastanın kendi girişiyle dosyaya işlenir. Sekretere yalnızca bilgiyi doğrulamak kalır. Yazım kaynaklı uyuşmazlıkların büyük bölümü baştan önlenir.
Online formlarKapsam konusunda net
Resmî sistemlerle otomatik senkronizasyon vaat edilmez. PratiVia kliniğin kendi kaydını düzenler. Dış sisteme aktarımı kurum kendi süreciyle yürütür ve bu sınır baştan açıkça söylenir.
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
İyileşmenin gerçek olup olmadığını dört göstergeyle görürsünüz. İlk ölçümü değişiklikleri uygulamadan önceki bir hafta boyunca yapmak, kazanımı somut hâle getirir ve ekibin yeni düzene bağlılığını artırır.
Kayıt başına ikinci giriş süresi
Yarıya inmesi
Bir hafta boyunca on kaydın giriş süresini ölçüp ortalamasını alın. Ay sonunda tekrarlayın.
İki kayıt arası uyuşmazlık
%2 altı
Ayda bir rastgele otuz kaydı iki sistemde karşılaştırıp farklı olanları sayın.
Ertelenip biriken giriş
Sıfır
Gün sonunda tamamlanmamış giriş kalıp kalmadığını kontrol listesinden izleyin.
Ön bilgi formu doldurma oranı
Yeni hastaların %60 üzeri
Randevu öncesi form dolduran hasta / yeni hasta. Aylık olarak hesaplanır.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
İki sistemin alanlarını eşleştiren sözlüğü çıkarın ve biçim kurallarını yazın.
Hangi alanın hangi alana karşılık geldiği ilk kez yazılı hâle geldi.
2. hafta
Tek yazım noktası kuralını duyurun. Çelişki hâlinde esas alınacak kaydı belirleyin.
Uyuşmazlıklar tartışma konusu olmaktan çıktı, düzeltme yönü netleşti.
3. hafta
Not şablonuna özet bloğu ekleyip ikinci girişi bu bloktan yapmaya başlayın.
İkinci giriş okuma işi olmaktan çıkıp mekanik bir işe indi.
4. hafta
Ön bilgi formunu devreye alın ve ikinci girişi günde tek sabit oturuma bağlayın.
Yazım hataları azaldı, birikme riski ortadan kalktı.
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Çift girişi tamamen ortadan kaldırmak mümkün mü?
Bugün için hayır. Resmî sistem ile özel klinik yazılımları arasında herkese açık, hazır bir veri köprüsü bulunmuyor. Bu yüzden ikinci girişin bir biçimde yapılması gerekiyor. Gerçekçi hedef, ikinci girişi kayıt başına iki üç dakikadan otuz saniyeye indirmek ve hata oranını sıfıra yaklaştırmaktır. Bu, doğru şablon ve doğru sırayla ulaşılabilir bir sonuçtur. Ortadan kaldırma vaadi veren yaklaşımlara temkinli yaklaşmakta fayda var.
Özet blok muayene notunu kalabalıklaştırmaz mı?
Blok kısa tutulduğunda kalabalık yaratmaz. Beş satırlık sabit bir bölüm çoğu klinik için yeterlidir. Aksine, notun sonunda standart bir özet bulunması hekim için de faydalıdır: hastanın önceki muayenesine baktığında ne yapıldığını uzun metni okumadan görür. Blok uzadıkça faydası azalır, bu yüzden içeriğini yalnızca ikinci girişte gereken alanlarla sınırlamak önemlidir. Gereksiz alan eklemek, doldurulma oranını da düşürür.
Ön bilgi formunu doldurmayan hastalar için ne yapmalıyız?
Form hiçbir zaman yüzde yüz doldurulmaz. Yaşlı hastalar ve dijital araçlara mesafeli kişiler için klasik yöntem sürecektir. Doğru yaklaşım, formu doldurulduğunda kabul sürecini gerçekten hızlandıran bir araç hâline getirmektir. Doldurmayan hastanın bilgisi kayıt sırasında alınır ve sekreter aynı alanları kendisi girer. Yüzde altmışlık bir doldurma oranı bile günlük yazım yükünü hissedilir biçimde azaltır. Hedefi buradan başlatmak gerçekçidir.
İkinci girişi hekim mi sekreter mi yapmalı?
Klinik içeriği hekim üretir, aktarımı ise idari personel yapabilir. En işlevli dağılım şudur: hekim muayene notunu ve özet bloğu doldurur, sekreter bloğu ikinci sisteme aktarır. Böylece hekimin zamanı klinik işte kalır, aktarım ise ehil bir kişiye devredilir. Küçük muayenehanelerde iki işi de aynı kişi yapabilir. Bu durumda bile bloğu doldurmakla aktarmayı farklı zamanlara ayırmak hata oranını düşürür.
Alan sözlüğünü ne sıklıkla güncellemeliyiz?
Yılda bir gözden geçirme çoğu klinik için yeterlidir. Ancak resmî sistemde alan değişikliği duyurulduğunda sözlüğün hemen güncellenmesi gerekir. Güncellenmeyen sözlük, güncel olmayan bir kılavuz gibi çalışır ve hataya güvenle yol açar. Sözlüğü kimin güncelleyeceğini de yazılı hâle getirmek faydalıdır. Sahipsiz belgeler ilk değişiklikten sonra geçerliliğini yitirir ve kimse fark etmez.
Kaynak: MBYS. Son güncelleme: 28 Temmuz 2026.
