Psikiyatri muayenehanesinde günün önemli bir bölümü, muayene dışında gelen taleplerle geçer: ilacım bitti, reçetemi yenileyebilir misiniz, dozu yarıya indirdim uygun mu. Bu talepler telefondan, mesajdan ve kapıdan gelir. Her biri ayrı bir yerde birikir ve hiçbiri hasta dosyasına düşmez. Sonuçta hekim, hastanın hangi ilacı hangi dozda ne zamandır kullandığını yalnızca muayene anında, o da hastanın anlattığı kadarıyla bilir. Bu pratik, ilaç yenileme ve reçete takibini hasta dosyasının içine alarak zinciri kapatır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
İlaç takibiyle ilgili sorunlar hastanın kontrole gelmediği dönemlerde büyür ve genellikle önce artan bir mesai yükü olarak hissedilir. Hekim işini yapmaktadır, sekreter de öyle, ama ikisi de aynı bilgiyi ayrı ayrı aramaktadır. Aşağıdaki dört belirti bu tabloyu tarif eder.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Reçete yazılırken ilacın biteceği tarihi kayda geçirin ve kontrolü birkaç gün öncesine koyun. Böylece takibi hasta aramadan klinik başlatır.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Bu tablonun kökeninde çoğu zaman bilginin tutulma biçimi yatar. Psikiyatride ilaç tedavisi aylarca süren bir seyir izler. Seyri izlemek için ise tarihli ve karşılaştırılabilir bir kayıt gerekir. Üç yapısal bulgu bu boşluğu üretir.
- 01
Reçete tek bir belge olarak düşünülüyor
Reçete yazıldığında iş bitmiş sayılır. Oysa reçete bir başlangıçtır. Hangi ilacın hangi tarihte, hangi dozda ve kaç günlük olarak verildiği bir zaman çizgisi oluşturur. Bu çizgi kurulmadığında elinizde tedavinin yalnızca son fotoğrafı kalır. Yan etki ya da yanıtsızlık değerlendirmesi ise tam olarak seyri gerektirir.
- 02
Yenileme talebi klinik bir olay olarak kayda geçmiyor
Bir hastanın ilacının erken bitmesi ya da beklenenden geç yenileme istemesi klinik açıdan anlamlı bir bilgidir. Uyum sorununa da işaret edebilir. Talep bir mesaj olarak gelip cevaplandığında bu bilgi hiçbir yerde birikmez. Zamanla tekrarlayan bir örüntü olsa bile fark edilemez, çünkü karşılaştırılacak bir kayıt yoktur.
- 03
Yenileme ile kontrol randevusu birbirinden kopuk yürüyor
İlaç yenilemek ile hastayı değerlendirmek iki ayrı iş gibi ele alındığında, hasta aylarca görülmeden reçete alabilir hâle gelir. Bu hem klinik açıdan sakıncalıdır hem de takibi anlamsızlaştırır. İki işin birbirine bağlanmaması çoğu zaman sistemin baştan böyle kurulmamasından kaynaklanır.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 1.200-2.900 talep
Günde 5-12 talep birikince.
Her simge yaklaşık 250 talepÜst sınıra kadar
Telefon, mesaj ve kapıdan gelen, akışın dışında karşılanan istekler.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
%20-30 → %10
- Bugün
- %20-30
- Hedef
- %10
Kontrol aralığını aşıp ilacı kullanmaya devam eden hastaların payı. Hedef yüzde onun altı.
- Doz seyrini çıkarma süresi
- Hasta başına 5-10 dakika
- Eski notları tarayarak doz değişikliklerini sıraya dizmek için geçen süre.
- Kayda girmeyen kendi kendine değişiklik
- Büyük bölümü
- Hastanın kendi kararıyla yaptığı doz değişikliklerinin kaydedilmeyen kısmı.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Çözüm, yenileme taleplerini tek bir akışa sokmaktır. Aşağıdaki sıra bunu yapar: önce ilacın ne zaman biteceğini hesaplanabilir kılın, sonra talepleri tek kanala toplayın, ardından doz geçmişini kendi alanında tutun ve son olarak yenilemeyi kontrol randevusuna bağlayın. Her adımın dozu, ne sıklıkla tekrarlandığını gösterir.
- 1Adım 1 / 5Her reçetede
İlaç bitiş tarihini kayıtta hesaplanır hâle getirin
Günlük doz ve verilen miktardan bitiş tarihini hesaplayıp reçete kaydına yazın.
Bir reçete yazılırken günlük doz ve verilen miktar zaten bellidir. Bu ikisinden ilacın hangi tarihte biteceği doğrudan çıkar. Bu tarih kayda yazıldığında, hasta aramadan önce kliniğin bilmesi mümkün hâle gelir. Bilgi hastanın hafızasından kliniğin kaydına geçmiş olur ve takibin yönü tersine döner.
- Her reçetede günlük doz ve verilen miktarı kayda girin
- Tahmini bitiş tarihini hasta dosyasında görünür bir alanda tutun
- Kontrol randevusunu bitiş tarihinden birkaç gün önceye planlayın
Ayrıntısını okuyun
Bu küçük hesabın etkisi düşünüldüğünden büyüktür. Kontrol randevusu, ilacın bitiş tarihinden birkaç gün öncesine planlandığında hasta hiçbir zaman ilaçsız kalmaz ve acil yenileme talebi doğmaz. Ayrıca ilacın beklenenden erken bitmesi de görünür olur. Bu, doz uyumu açısından klinik olarak değerli bir işarettir. Tarihi yazmak birkaç saniye sürer ama sonrasındaki tüm takibi mümkün kılar.
PratiVia’da: PratiVia’da ilaç kaydı doz ve süre bilgisiyle tutulur. Tahmini bitiş tarihi hasta dosyasında görünür ve kontrol randevusu planlanırken aynı ekrandan okunur.
Danışan yönetimi - 2Adım 2 / 5Sürekli
Yenileme taleplerini tek kanala toplayın
Talepleri tek kanalda toplayın, günde bir kez belli bir saatte topluca yanıtlayın.
Talepler beş ayrı yerden geldiği sürece hiçbiri düzgün takip edilemez. Tek bir kanal tanımlamak, hem hekimin gününü korur hem de hiçbir talebin unutulmamasını sağlar. Kanal hangisi olursa olsun, tek olması yeterlidir. Hastaya bu kanalın hangisi olduğunu bir kez net söylemek çoğu zaman yeterlidir.
- Yenileme talepleri için tek bir kanal belirleyip hastalara duyurun
- Talepleri gün içinde belirlenen bir saatte topluca değerlendirin
- Cevabın ne zaman verileceğini hastaya baştan bildirin
Ayrıntısını okuyun
Talepleri toplu değerlendirmek de ayrı bir kazanç üretir. Gün içinde her geldiğinde cevaplanan bir istek muayeneyi böler. Günde bir kez, belirlenen bir saatte topluca ele alınan istekler ise on beş dakikada bitirilir. Bu düzen aynı zamanda kararın aceleyle verilmesini de önler. Bölünerek verilen bir ilaç kararı, oturup verilen karardan her zaman daha risklidir. Hastaya cevabın hangi gün ve saatte verileceğini söylemek, bekleme kaygısını da ortadan kaldırır.
PratiVia’da: PratiVia’da hasta talepleri portal üzerinden kuruma ulaşır ve tek listede toplanır. Her talep ilgili hasta dosyasına bağlı geldiği için geçmişi görmek için arama yapılmaz.
Portal ve mesajlar - 3Adım 3 / 5Her doz değişikliğinde
Doz geçmişini seans notundan ayırın
Her doz değişikliğini tarih, önceki ve yeni doz, gerekçe ve karar sahibiyle yazın.
Doz değişikliği muayene notunun içinde bir cümle olarak kaldığında, seyir görünmez olur. Değişikliğin kendi alanında tarihi, önceki dozu, yeni dozu ve gerekçesiyle birlikte tutulması gerekir. Böylece altı aylık bir tedavinin seyri tek bir listede okunur ve hangi değişikliğin hangi yanıtla ilişkili olduğu görülebilir.
- Doz değişikliklerini tarih, önceki doz, yeni doz ve gerekçe alanlarıyla ayrı kaydedin
- Hastanın kendi yaptığı değişiklikleri de aynı listeye, kaynağını belirterek işleyin
- Muayeneye girmeden önce doz listesine tek bakış atmayı alışkanlık hâline getirin
Ayrıntısını okuyun
Gerekçenin yazılması özellikle önemlidir. Dozun yan etki nedeniyle mi, yetersiz yanıt nedeniyle mi yoksa hastanın talebi üzerine mi değiştirildiği, aylar sonra tedaviyi değerlendirirken belirleyici olur. Aynı şekilde hastanın kendi kararıyla yaptığı değişiklikler de aynı listeye, kim tarafından yapıldığı belirtilerek işlenmelidir. Hekim kararı ile hasta kararının aynı listede ama ayrılabilir biçimde durması, uyum değerlendirmesini mümkün kılan tek yapıdır.
PratiVia’da: PratiVia’da ilaç ve doz kayıtları yapılandırılmış biçimde tutulur. Hastanın doz seyri tarih sırasıyla listelenir ve muayene ekranından ayrılmadan görülür.
Seans notları - 4Adım 4 / 5Kurulumda bir kez, her yenilemede uygulama
Yenilemeyi kontrol randevusuna bağlayın
Muayenesiz yenileme sınırını yazın ve hastaya ilk günden anlatın.
Kaç yenilemenin muayenesiz yapılabileceği bir kural olarak belirlenmelidir. Yaygın ve uygulanabilir bir yaklaşım şudur: stabil seyreden hastalarda belirli bir aralığa kadar yenileme yapılır, bu aralık aşıldığında kontrol muayenesi şart koşulur. Kuralın önceden yazılı olması, her talepte yeniden karar vermeyi ve tartışmayı ortadan kaldırır.
- Muayenesiz yenileme için üst sınır belirleyin ve yazılı hâle getirin
- Kuralı ve gerekçesini hastaya tedavinin başında anlatın
- İstisna durumlarını da tanımlayın. Kural esnemeyi kaldırmalı ama keyfi olmamalı
Ayrıntısını okuyun
Kuralın hastaya da baştan anlatılması gerekir. Kontrolün tedavinin gerektirdiği bir adım olduğu açıklandığında hastaların büyük bölümü bunu makul bulur. Anlatılmadığında ise kontrol talebi, gereksiz bir muayene ücreti gibi algılanır ve direnç doğurur. İstisnaların da tanımlanması gerekir: seyahat, hastalık ya da ulaşım güçlüğü hâllerinde ne yapılacağı önceden belirlendiğinde, kural uygulanabilir hâle gelir.
PratiVia’da: PratiVia’da hastanın son muayene tarihi ve planlanan kontrolü aynı ekranda görünür. Yenileme talebi geldiğinde kontrolün gecikip gecikmediği ayrıca sorgulanmadan anlaşılır.
Randevu yönetimi - 5Adım 5 / 5Ayda bir, 20 dakika
Kontrolü geciken hastalar için aylık liste çıkarın
Ayda bir kontrolü gecikenleri listeleyin, son reçetesi bitmiş olanlara bakın.
Sistem ne kadar iyi kurulursa kurulsun, bir bölüm hasta kontrole gelmeden kaybolur. Ayda bir çıkarılacak kısa bir liste bunu ortaya koyar: planlanan kontrol aralığını aşmış ve son reçetesinin süresi dolmuş hastalar. Bu liste genellikle beklenenden uzundur ve ilk çalıştırıldığında kliniğin gerçek takip durumunu ortaya koyar.
- Ayda bir kontrolü gecikmiş hasta listesini çıkarın
- Klinik önceliğe göre kimlerin aranacağını belirleyin
- Ulaşılamayan hastalar için dosyaya kısa bir not düşün
Ayrıntısını okuyun
Listeyle ne yapılacağı da önceden kararlaştırılmalıdır. Her hasta aranmayabilir. Ancak tedavisi kritik olanlar, doz değişikliği yakın zamanda yapılmış olanlar ve daha önce uyum sorunu görülenler öncelikli olarak ele alınmalıdır. Tek bir bilgilendirme mesajı çoğu hastanın kontrol almasını sağlar. Yanıt vermeyenler için dosyaya not düşmek de önemlidir. Böylece hasta aylar sonra geri döndüğünde arada ne olduğu bilinir ve değerlendirme boşlukta yapılmaz.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında son muayene tarihine göre gecikmiş hastalar listelenir. Bilgilendirme aynı ekrandan gönderilir ve gönderim kaydı hasta dosyasına iz olarak düşer.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Genel amaçlı hasta kayıt araçları ilacı bir metin alanı olarak tutar. Ne zaman biteceğini, kaç kez yenilendiğini ya da dozun nasıl seyrettiğini bilmez. Psikiyatride ise tam olarak bu üç bilgi tedavinin kendisidir. PratiVia ilacı yapılandırılmış bir kayıt olarak ele alır.
İlaç kaydı yapılandırılmıştır
İlaç adı, doz, kullanım sıklığı ve süresi ayrı alanlarda tutulur. Bu sayede bitiş tarihi hesaplanabilir, doz seyri listelenebilir ve değişiklikler karşılaştırılabilir hâle gelir.
Seans notlarıTalep hastanın dosyasıyla birlikte gelir
Portal üzerinden gelen yenileme isteği, hastanın ilaç geçmişi ve son muayene tarihiyle birlikte açılır. Karar vermek için ayrı bir yere bakmak ya da eski kaydı aramak gerekmez.
Portal ve mesajlarKontrol takibi randevuya bağlıdır
Planlanan kontrol tarihi hasta dosyasında durur ve gecikme raporlarda otomatik görünür. Kimin geciktiğini hatırlamak ya da elle liste tutmak gerekmez.
Randevu yönetimiErişim yetkiyle sınırlıdır
Sekreter randevu ve iletişim bilgisini görürken muayene notuna erişemez. Ruh sağlığı verisinin özel niteliği, rol tanımının varsayılan davranışıyla korunur.
Ekip ve roller
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin işleyip işlemediği, kaç talebin akışın içinde karşılandığından ve kaç hastanın kontrolsüz kaldığından okunur. Aşağıdaki dört gösterge ilk aydan itibaren izlenebilir ve üçüncü ayda düzenin kalıcı olup olmadığını gösterir.
Tek kanaldan gelen yenileme talebi
%85 ve üzeri
Tanımlı kanal üzerinden gelen taleplerin toplam içindeki payı.
Kontrolü gecikmiş hasta
%10’un altı
Planlanan kontrol aralığını aşmış aktif hastaların oranı.
Bitiş tarihi kayıtlı reçete
Tamamı
Doz ve süre bilgisi girilmiş, bitiş tarihi hesaplanabilir reçetelerin oranı.
Doz seyrini görme süresi
30 saniyenin altı
Bir hastanın doz değişiklik geçmişini görüntülemek için geçen süre.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Reçete kaydına doz ve süre alanlarını ekleyin. Bitiş tarihi hesabını başlatın.
Bitiş tarihi görünen reçete kayıtları
2. hafta
Yenileme talepleri için tek kanalı belirleyin ve hastalara duyurun.
Tek listede toplanan yenileme talepleri
3. hafta
Doz değişikliklerini ayrı alana taşıyın. Aktif hastaların mevcut dozlarını girin.
Yapılandırılmış doz geçmişi
4. hafta
Muayenesiz yenileme kuralını yazın. İlk gecikmiş hasta listesini çıkarın.
Yazılı yenileme kuralı ve gecikme raporu
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Hastayı görmeden reçete yenilemek uygun mudur?
Bu tamamen hekimin klinik değerlendirmesine bağlı bir karardır ve hastanın durumuna, ilacın niteliğine ve tedavinin evresine göre değişir. Operasyonel açıdan söylenebilecek olan şudur: kararın her talepte yeniden verilmesi yerine, önceden yazılı bir çerçeveye bağlanması hem hekimi hem hastayı korur. Çerçeve, hangi durumda muayene gerektiğini baştan belirlediği için tartışmayı ve tereddüdü ortadan kaldırır.
İlacın bitiş tarihini hesaplamak gerçekten işe yarar mı?
Evet, çünkü takibin yönünü değiştirir. Bitiş tarihi bilinmediğinde hasta ilacı bittiğinde arar ve klinik reaktif davranır. Bilindiğinde ise kontrol randevusu bu tarihe göre planlanır ve boşluk hiç oluşmaz. Ayrıca ilacın beklenenden erken bitmesi de anlaşılır, bu da uyum açısından değerli bir bilgi üretir. Hesap birkaç saniye sürer ama sonrasındaki tüm takibi mümkün kılar.
Doz değişikliklerini muayene notuna yazmak yetmez mi?
Yazmak yeterlidir ama okumak zorlaşır. Not içine gömülen bir doz bilgisi, üçüncü değişiklikten sonra pratikte erişilemez hâle gelir. Seyri görmek için birkaç notu baştan taramak gerekir. Ayrı bir alanda tarihi ve gerekçesiyle tutulduğunda ise tüm seyir tek listede okunur. Klinik yorum yine notta kalır. Ayrı alana taşınan, karşılaştırılabilir olması gereken veridir.
Hasta ilacını kendi kararıyla değiştirdiğinde ne yapmalıyım?
Klinik yanıt hekimin takdirindedir. Ancak operasyonel olarak yapılması gereken açıktır: değişiklik, kim tarafından yapıldığı belirtilerek aynı doz listesine işlenmelidir. Bu kayıt olmadan sonraki değerlendirmeler eksik veriyle yapılır ve tedavinin işe yaramadığı sonucuna yanlışlıkla varılabilir. Kaydetmek değişikliği onaylamak anlamına gelmez, yalnızca olanı dosyaya geçirir. Değişikliğin ne zaman yapıldığını da not etmek, yan etki ile ilişkisini değerlendirmeyi mümkün kılar.
Yenileme taleplerini gün içinde hemen cevaplamak daha iyi değil mi?
Hasta açısından daha hızlı görünür ama iki maliyeti vardır. Birincisi muayenenin bölünmesi, ikincisi kararın acele verilmesidir. Günde bir kez, belirlenen bir saatte topluca değerlendirme her iki sorunu da çözer ve toplam süre de kısalır. Hastaya cevabın ne zaman verileceğini baştan söylemek, hız beklentisini de yönetir. Belirsizlik olmadığında bekleme rahatsızlık üretmez.
Çok hekimli klinikte bu düzen nasıl kurulur?
Temel fark, talebin doğru hekime yönlendirilmesi ihtiyacıdır. Yenileme isteği hasta dosyasına bağlı geldiğinde, hastayı takip eden hekim de otomatik olarak belli olur ve yönlendirme elle yapılmaz. Ayrıca hekim izinli ya da yoğun olduğunda kimin devralacağı önceden tanımlanmalıdır. Devralan hekimin doz geçmişini tek bakışta görebilmesi, bu düzenin en çok işe yaradığı andır.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
