Bir KOAH hastası kış boyunca üç kez acile gitmiş olabilir ve muayenehanenin bundan haberi olmayabilir. Hasta bunu anlatır, hekim not alanına bir cümle yazar, konu kapanır. O üç atak hiçbir listede toplanmaz. Hasta “riskli” diye bir yere yazılmaz, kontrol sıklığı değişmez. Astım ve KOAH takibinde en değerli bilgi ataktır ve klinikte en dağınık tutulan bilgi de yine ataktır. Bu pratik, atağı serbest metinden çıkarıp sayılabilir bir olaya dönüştürmenin, riskli hastayı takvimden önce görmenin ve uzun dönem takibi kişi hafızasına bağlı olmaktan kurtarmanın adımlarını verir.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Solunum hastalarının takibi genellikle mevsimle birlikte dalgalanır: kışın yoğunlaşır, yazın azalır. Bu dalganın zamanlamasını hastalığın kendisi belirler. Aşağıdaki dört belirti, kliniğin takibi yönetmek yerine takibin peşinden sürüklendiğini gösterir. Hepsi dikkatten çok kayıt eksikliğinden doğar.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Her atak için tarihli ayrı bir kayıt açın. Sayılan atak riskli hastayı kıştan önce gösterir ve kontroller eylül-ekime yayılabilir.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Astım ve KOAH takibi olaylar üzerinden ilerleyen bir süreçtir. Takip için gereken bilginin çoğu iki muayene arasında üretilir. Kliniğin kayıt düzeni yalnızca muayeneleri sakladığında, hastalığın gerçek seyri hiçbir zaman ortaya çıkmaz. Üç bulgu bu kopukluğu açıklar.
- 01
Atak bir olay olarak tanımlı değil
Randevu bir olaydır, kayıt üretir ve sayılabilir. Atak ise çoğu klinikte yalnızca bir cümledir. Tarihi, süresi, tedavisi ve nerede yönetildiği yapılandırılmış biçimde tutulmadığı için atak sayısı diye bir gösterge oluşmaz. Sayılamayan şey planlanamaz. Bu yüzden kontrol sıklığı, hastalığın şiddetinden çok hastanın kliniğe uğrama alışkanlığına göre şekillenir.
- 02
Risk bilgisi dosyada gömülü
Sigara kullanımı, eşlik eden hastalıklar, önceki yatış öyküsü ve atak geçmişi genellikle ilk muayene notunda yazılıdır. Ama bu bilgilerin ayrıca listelenebilir bir alanda durması gerekir. Notun içinde kalan öykü, arama yapılmadan bulunamaz. Riskli hastaları tek bir ekranda görebilmek, kışa girmeden önce hangi hastaların öne çekileceğine karar vermenin ön koşuludur. Bu görünüm olmadığında öncelik sırası her zaman en son arayan hastaya göre belirlenir.
- 03
Takip mevsime tepki veriyor, mevsimi öngörmüyor
Solunum hastalıklarında yoğunluk dönemi tahmin edilebilir. Buna rağmen çoğu klinik planlamasını yoğunluk başladıktan sonra yapar. Sonbaharda yapılabilecek planlı kontroller, kışın acil taleplerle rekabet eder ve genellikle kaybeder. Kapasite planlaması takvimde önceden yer ayırmakla mümkündür. Ayrılmayan yer, ihtiyaç doğduğunda bulunamaz ve hasta başka bir kapıya yönelir.
Bu sorunun size bedeli
Her 10 kontrolden 4-6’sı
En azÜst sınıra kadar
Yıllık planlı ve plansız muayenelerin üç aylık bir döneme sıkışan kısmı.
Her 10 ataktan 8’i
En az
Hedef: açılan atak kayıtlarının en az %80’inde iki hafta içinde temas kaydı olsun.
- Kayıt dışı kalan atak
- Yaşananların yarısından fazlası
- Klinik dışında yönetilen ve dosyaya işlenmeyen kötüleşme dönemleri.
- Atlanan inhaler tekniği kontrolü
- Kontrollerin çoğunda
- Rutinin sabit maddesi olmadığında yoğun günlerde ilk atlanan adım.
- Atak sonrası temassız geçen süre
- Ortalama bir sonraki atağa kadar
- Planlı geri arama olmadığında iki temas arasındaki tüm dönem.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Aşağıdaki altı adım, solunum hastalarının takibini olay temelli bir düzene oturtur. Kurulumun mantığı basittir: atağı kaydedin, riski etiketleyin, yoğunluğu önceden planlayın. Adımların hiçbiri spirometri cihazı ya da yeni bir ölçüm aracı gerektirmez. Tamamı kliniğin hâlihazırda ürettiği bilgiyi kullanılabilir hâle getirmekle ilgilidir.
- 1Adım 1 / 6Her atak bildiriminde
Atağı ayrı bir kayıt olarak tutun
Tarih, süre, tetikleyici, tedavi ve yönetildiği yerle her atağa kayıt açın.
Atak, muayene notunun içinde bir cümle olmaktan çıkıp kendi alanları olan bir kayda dönüşmelidir: tarih, süre, tetikleyici, uygulanan tedavi ve nerede yönetildiği. Bu beş alan çoğu klinik için yeterlidir. Hasta kliniğe gelmeden telefonla bildirse bile bu kayıt açılmalıdır. Atağın yaşandığı bilgisi, nerede yaşandığından daha önemlidir.
- Atak kaydını beş alanla sınırlayın ve her bildirimde açın
- Telefonla bildirilen atakları da aynı forma işleyin
- Kaydı açan kişinin adını ve tarihini otomatik tutun
Ayrıntısını okuyun
Bu kayıt, takibin tamamını besleyen veridir. Yılda kaç atak geçirildiği, atakların hangi aylarda yoğunlaştığı ve hangi tetikleyicilerin tekrar ettiği ancak bu şekilde ortaya çıkar. Bir yıl boyunca tutulan atak kaydı sayesinde hekim, hastanın kontrol sıklığını onun kendi geçmişine bakarak belirler. Geriye dönük giriş yapmaya çalışmayın. Bugünden itibaren başlayın.
PratiVia’da: PratiVia’da not türleri kurumun kendi form oluşturucusuyla tanımlanır. Atak için ayrı bir not türü açtığınızda her kayıt danışan dosyasında tarihli olarak birikir ve geçmiş ataklar tek listede görünür.
Seans notları - 2Adım 2 / 6Her planlı kontrolden 2 gün önce
Kontrol anketini randevudan önce gönderin
Gece uyanma ve kurtarıcı ilaç sorularını randevudan iki gün önce gönderin.
Solunum takibinde muayenenin ilk beş dakikası genellikle aynı soruların sorulmasıyla geçer: gece uyanma var mı, kurtarıcı ilaç kaç kez kullanıldı, günlük aktivite kısıtlandı mı. Bu sorular kısa bir form hâline getirilip randevudan iki gün önce gönderildiğinde, hasta düşünerek cevaplar ve muayene doğrudan yorumla başlar.
- Anketi en fazla altı-yedi soruyla sınırlayın
- Randevudan iki gün önce otomatik gönderilmesini sağlayın
- Doldurulmayan anketleri muayenede hızlıca sözlü tamamlayın
Ayrıntısını okuyun
Formun bir yan faydası daha vardır: hasta soruları cevaplarken kendi durumunu fark eder. “Bu ay kurtarıcı ilacı sekiz kez kullandım” cümlesini yazmak, hekimin aynı cümleyi söylemesinden daha etkilidir. Formu kısa tutun. On soruyu geçen bir anket doldurulma oranını hızla düşürür ve elinizde eksik veri kalır. Doldurmayan hastalar için soruları muayenede sözlü sormaya devam edin.
PratiVia’da: Form şablonu oluşturucusuyla hazırladığınız kontrol anketi danışan portalı üzerinden gönderilir. Hasta doldurduğunda cevaplar dosyaya işlenir ve muayene ekranında önceki dönemin cevaplarıyla birlikte görünür.
Online formlar - 3Adım 3 / 6Kurulumda bir kez, her atakta gözden geçirme
Riskli hasta grubunu etiketleyin
Riskli grubun yazılı tanımını yapın, etiketi her atakta gözden geçirin.
Etiket, uzun dönem takibin en ucuz aracıdır. Son bir yılda belirli sayıdan fazla atak geçiren, yatış öyküsü olan ya da eşlik eden hastalıkları bulunan hastalar tek bir etiketle işaretlendiğinde, klinik bu grubu istediği an listeleyebilir. Etiketin klinik tanımını hekim belirler. Önemli olan tanımın yazılı ve tek olmasıdır.
- Riskli grubun tanımını yazılı ve tek cümlelik hâle getirin
- Mevcut hastaları iki hafta içinde bu tanıma göre etiketleyin
- Her atak kaydından sonra etiketin hâlâ doğru olduğunu kontrol edin
Ayrıntısını okuyun
Etiketin asıl gücü zamanlamada ortaya çıkar. Sonbahara girerken riskli grubun listesini alıp kontrollerini eylül-ekime yaymak, kışın oluşan yığılmayı doğrudan azaltır. Aynı liste, aşı ve koruyucu hekimlik hatırlatmaları için de kullanılabilir. Etiketi her atak kaydından sonra gözden geçirin. Risk düzeyi değişen hastanın etiketi değişmediğinde liste kısa sürede güvenilirliğini kaybeder.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan kayıtları durum ve etiketlere göre filtrelenir. Riskli solunum hastalarını tek listede süzüp son randevu tarihine göre sıralayabilir, listeyi kontrol planlamasında doğrudan kullanabilirsiniz.
Danışan yönetimi - 4Adım 4 / 6Yılda bir kez, sezon öncesi
Yoğun sezonun kontrollerini önceden takvime yerleştirin
Sonbaharda haftalık kontrol bloğu açın, her güne bir iki esnek aralık bırakın.
Kışın oluşan yığılmanın çözümü takvimi aylar öncesinden planlayıp bölmektir. Sonbaharda başlayan haftalık birkaç saatlik bir kontrol bloğu açmak ve riskli grubun planlı kontrollerini bu bloğa yerleştirmek, yoğunluk döneminde akut talebe yer bırakır. Bu düzenleme sezon başlamadan yapılmalıdır. Başladıktan sonra takvimde boşluk kalmaz.
- Sezon öncesi haftalık sabit bir kontrol bloğu açın
- Her güne akut başvuru için esnek aralık bırakın
- Blokları ayrı hizmet olarak tanımlayıp ekiple paylaşın
Ayrıntısını okuyun
İkinci düzenleme, akut talep için gün içinde ayrılmış esnek aralıklardır. Solunum hastalarında ani başvuru kaçınılmazdır. Her güne bir-iki esnek aralık bırakmak, bu başvuruların planlı kontrolleri iptal ettirmesini önler. Blokları hizmet olarak tanımlayın ki hangi saatin ne için ayrıldığı ekipte tartışma konusu olmasın ve boş kalan bloklar diğer randevulara açılabilsin.
PratiVia’da: PratiVia takviminde çalışma saatleri, hizmet süreleri ve bloklar kurum yapısı altında tanımlanır. Takvim bu tanımlara uymayan randevuyu baştan engeller ve boş kalan blok diğer hizmetlere açılabilir.
Randevu yönetimi - 5Adım 5 / 6Her ataktan sonra bir kez
Atak sonrası iki hafta içinde temas kurun
Ataktan sonraki iki haftada arayın, söyleneni ve verilen kararı kaydedin.
Atak sonrası dönem, takipte kliniğin en etkili olabildiği aralıktır. İki hafta içinde yapılan kısa bir temas üç şeyi sorar: şikâyetler geriledi mi, ilaç doğru kullanılıyor mu, yeni bir sorun çıktı mı. Bu temas telefonla, portal mesajıyla ya da kısa bir kontrol randevusuyla yapılabilir. Belirleyici olan düzenliliktir.
- Atak kaydı açıldığında iki hafta sonrası için görev oluşturun
- Temasın sonucunu tek cümleyle dosyaya yazın
- İki denemede ulaşılamayan hastaları ayrıca işaretleyin
Ayrıntısını okuyun
Temasın bir sonuç kaydı olmalıdır. Kayda yalnızca “arandı” yazmak yetmez. Ne söylendiği ve hangi karar alındığı da yazılmalıdır. Aksi hâlde bu temas da ölçülemeyen bir iş olarak kalır ve ilk yoğun haftada rutinden düşer. Ulaşılamayan hastalar için ikinci bir deneme planlayın. İki denemede ulaşılamayan hastayı riskli listesinde ayrıca işaretleyin, çünkü ulaşılamamak da bir bulgudur.
PratiVia’da: PratiVia bildirimleri kendi sisteminden SMS, WhatsApp, e-posta ve mobil bildirim olarak gönderir ve her gönderimin durumunu kaydeder. Portal mesajlaşması ise hasta ile yazışmayı kurum kaydı içinde tutar.
Portal ve mesajlar - 6Adım 6 / 6Yılda bir, 45 dakika
Yılda bir kez takip grubunu bütün olarak okuyun
Yılda bir riskli grubu, atak sayısını, ay dağılımını ve sezon öncesi payı okuyun.
Solunum takibinde anlamlı değerlendirme dönemi bir yıldır, çünkü mevsimsel dalga bir yıla yayılır. Yılda bir kez dört soruya bakın: kaç hastamız riskli grupta, toplam kaç atak kaydı açıldı, atakların ay dağılımı nasıl, kontrollerin ne kadarı sezon öncesine yayılabildi. Bu dört cevap, bir sonraki yılın kapasite planını doğrudan üretir.
- Yıllık okumayı sezon bitiminde sabit bir tarihe bağlayın
- Atak sayısı artan hastalar için ayrı bir gözden geçirme listesi çıkarın
- Sonuçları tek sayfada yazıp bir sonraki yılın planına ekleyin
Ayrıntısını okuyun
Değerlendirmenin ikinci çıktısı hasta bazlı olmalıdır. Atak sayısı artan hastaların listesi, klinik olarak yeniden değerlendirme gerektiren grubu gösterir. Bu listeyi hekim gözden geçirir. Yıllık okuma yapılmadığında klinik her yıl aynı kışı aynı hazırlıksızlıkla karşılar ve deneyim birikmez. Değerlendirmenin çıktısını tek sayfada yazılı tutun ki ertesi yıl karşılaştırma yapılabilsin.
PratiVia’da: PratiVia raporları randevu yoğunluğunu, danışan akışını ve doluluk dağılımını aynı ekranda gösterir. Riskli grubu danışan filtreleriyle ayırarak yıllık okumanızı ayrı bir tablo hazırlamadan yapabilirsiniz.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Uzun dönem solunum takibinde belirleyici olan, cihaz sayısından bağımsız olarak kliniğin olayları kaydetme disiplinidir. PratiVia bu disiplini destekleyecek yapıyı verir: kurum kendi kayıt türünü tanımlar, listeyi kendi süzer, hatırlatmayı kendi kurar.
Atak kaydı kurumun kendi tasarımıdır
Hangi alanların atak kaydına gireceğine klinik karar verir. Form oluşturucuyla tanımlanan not türü, hekimin her seferinde boş sayfayla başlamasını önler ve aynı bilgilerin farklı kişiler tarafından farklı biçimde yazılmasını engeller.
Seans notlarıListe, planlamanın girdisidir
Riskli grubu etikete göre süzmek birkaç saniye sürer ve bu liste doğrudan takvim planlamasına girer. Sezon öncesi kontrolleri yaymak, ancak listeyi bir defada görebildiğinizde uygulanabilir bir iş hâline gelir.
Danışan yönetimiTakvim kendi kurallarını korur
Kontrol blokları ve akut aralıklar hizmet tanımı olarak kurulduğunda, yoğun bir günde bu ayrım sekreterin insiyatifine kalmaz. Takvim, tanımlı olmayan bir aralığa randevu yazılmasına izin vermez ve plan sezon boyunca ayakta kalır.
Randevu yönetimiDürüst sınır: spirometri ve cihaz verisi
PratiVia spirometre ya da solunum cihazlarına bağlanmaz. Test sonuçları forma elle girilir veya rapor olarak dosyaya eklenir. Ayrıca hastalık şiddetini hesaplayan bir algoritma sunmaz. Yaptığı iş, kliniğin kendi ölçütlerine göre tuttuğu kaydı listelenebilir ve hatırlatılabilir hâle getirmektir.
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin etkisi ilk sezonda görülür, ama ilk ay içinde de erken sinyaller alınabilir. Aşağıdaki dört gösterge kayıt disiplinini ve planlama başarısını ayrı ayrı ölçer. İkisini karıştırmayın, çünkü biri iyileşirken diğeri yerinde sayabilir.
Kayda geçen atak sayısı
İlk çeyrekte belirgin artış
Açılan atak kaydı sayısı. İlk aylarda görülen artış, çoğunlukla atakların artık kayda geçtiğini gösterir.
Anket doldurma oranı
İkinci ayda %55 ve üzeri
Doldurulan kontrol anketi / randevu öncesi gönderilen anket sayısı.
Sezon öncesine yayılan kontrol oranı
İlk yıl %30, ikinci yıl daha yüksek
Eylül-ekimde yapılan planlı kontrol / riskli gruptaki toplam yıllık kontrol.
Atak sonrası iki hafta içinde temas oranı
Sürekli %80 üzeri
Temas kaydı bulunan atak / açılan toplam atak kaydı sayısı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Atak not türünü tanımlayın ve riskli grup tanımını yazılı hâle getirin.
Atak ilk kez sayılabilir bir kayıt hâline geldi.
2. hafta
Kontrol anketini hazırlayıp randevu öncesi gönderimi açın.
Muayene artık doğrudan yorumla başlıyor.
3. hafta
Mevcut hastaları etiketleyin ve sezon öncesi kontrol bloğunu takvime açın.
Riskli grup listelenebiliyor, kapasite önceden ayrıldı.
4. hafta
Atak sonrası iki haftalık temas rutinini başlatın ve ilk kayıtları gözden geçirin.
Atak sonrası dönem ilk kez planlı biçimde yönetiliyor.
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Hasta atağı klinik dışında yaşadıysa yine de kayıt açmalı mıyım?
Evet, ve bu en çok atlanan noktadır. Atağın nerede yönetildiği takip açısından ikincildir. Sayı ve zamanlama birincildir. Hasta acile gitmiş, başka bir hekime başvurmuş ya da evde kendi ilacıyla atlatmış olabilir. Hepsi aynı forma yazılır ve nerede yönetildiği bir alan olarak kaydedilir. Bu kayıt olmadan hastanın gerçek atak sıklığı hiçbir zaman bilinemez ve kontrol sıklığı eksik veriyle belirlenir.
İnhaler tekniği kontrolünü rutine nasıl sokarım?
En işe yarayan yöntem, kontrolü kontrol anketinin ya da not şablonunun zorunlu bir maddesi hâline getirmektir. Şablonda “teknik gösterildi mi” alanı boş bırakılamadığında, yoğun günlerde bile atlanmaz. Uygulama bir dakikadan kısa sürer: hastadan cihazı kullanmasını istemek ve gerekiyorsa düzeltmek. Bu tek maddenin ilaç etkinliği üzerindeki etkisi, çoğu klinikte doz değişikliğinden önce değerlendirilmesi gereken ilk başlıktır.
Sezon öncesi kontrolleri hastalara nasıl kabul ettiririm?
Çağrının gerekçesi somut olduğunda kabul oranı yükselir. “Kış öncesi durum değerlendirmesi” ifadesi, “rutin kontrol” ifadesinden daha etkilidir çünkü hastaya bir zaman bağlamı verir. Randevuyu hasta iyiyken vermek de kolaylaştırıcıdır. Kötüleşen hasta zaten arayacaktır. Kabul etmeyen hastaları zorlamayın, listede işaretleyin. Sezon içinde ilk temas ettiklerinde kontrolü öne almak için aynı liste kullanılır.
Bu takip için ayrı bir solunum modülü satın almam gerekir mi?
Çoğu muayenehane ve küçük klinik için gerekmez. İhtiyaç duyulan yetenekler genel niteliklidir: yapılandırılmış kayıt türü, hasta etiketleme, form gönderimi, randevu blokları ve otomatik hatırlatma. Hastalığa özel bir modül, ancak çok sayıda hastaya standart bir protokolle bakan merkezlerde ek fayda sağlar. Küçük klinikte ayrı modül genellikle ikinci bir veri adası yaratır ve kayıtların bir bölümü orada, bir bölümü ana dosyada kalır.
Atak sonrası aramayı sekreterim yapabilir mi?
Teması sekreter başlatabilir, ancak sorulacak sorular ve verilecek cevaplar önceden yazılı olmalıdır. Sekreter durumu sorar ve cevapları kaydeder. Klinik yorum yapmaz, ilaç önerisi vermez. Beklenenden farklı bir yanıt geldiğinde kayıt hekime yönlendirilir. Bu ayrım hem hasta güvenliği hem hukuki sorumluluk açısından gereklidir ve rol bazlı yetkilendirmeyle teknik olarak da desteklenmelidir.
Kayıt tutmaya başlamak muayene süresini uzatır mı?
Atak ve inhaler kayıtlarını rutine sokan klinikte muayene ilk iki hafta birkaç dakika uzar, izleyen haftalarda ise kısalır. Uzamanın nedeni alışma dönemidir. Kısalmanın nedeni ise tekrar eden soruların ortadan kalkmasıdır. Atak geçmişi ve önceki anket cevapları ekranda hazır olduğunda, muayenenin ilk beş dakikasını dolduran anamnez tekrarları büyük ölçüde gereksizleşir. Klinikler genellikle üçüncü haftadan itibaren net bir kazanç bildirir. Kritik olan ilk iki haftada rutini terk etmemektir.
Kaynak: e-Nabız. Son güncelleme: 28 Temmuz 2026.
