Çok seanslı bir diş tedavisinde ödeme nadiren tek seferde alınır. Hasta bir kısmını başlangıçta öder, kalanını seanslara ya da taksitlere yayar. Bu esneklik hasta açısından değerlidir ama klinik açısından bir takip sorunu üretir: hangi işlemin karşılığının alındığı ve ne kadar alacağın kaldığı, tedavi ilerledikçe belirsizleşir. Tedavi bittiğinde ortaya çıkan tutar tartışmaya dönüşür ya da alacak fark edilmeden tahsil edilemez. Bu pratik ödemeyi tedavi planının üzerine oturtur.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Tahsilat sorunları tedavinin başında görünmez. İlk ödeme alınmıştır ve her şey yolundadır. Sorun tedavi ortasında, hasta ara verdiğinde ya da plan değiştiğinde birikmeye başlar. Bir diş kliniğinde bu birikimin dört tipik işareti vardır.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Her ödemeyi karşılığı olan tedavi kalemine bağlayın. Kalan alacak ayrıca hesaplanmaz, yapılan işlemden alınan ödeme düşülerek hazır okunur.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Diş kliniğinde tahsilat sorununun kaynağı, ödemenin hizmetle aynı hızda ilerlememesidir. Tedavi işlem işlem gider, ödeme ise kendi takvimini izler. İkisi birbirine bağlanmadığında aradaki fark izlenemez. Üç yapısal eksiklik bu boşluğu üretir.
- 01
Tahsilat plandan bağımsız kaydediliyor
Alınan ödeme bir tutar olarak işlenir ama hangi işlemin karşılığı olduğu yazılmaz. Kaleme bağlanmayan bir tahsilat, kalan alacağı hesaplamayı imkânsız kılar. Tedavi ilerledikçe bu belirsizlik büyür ve sonunda iki taraf da farklı bir rakam hatırlar.
- 02
Vade takibi için bir mekanizma yok
Taksitli ödemelerde vade tarihleri kayıtta durmadığında gecikme kimsenin listesinde görünmez. Hatırlatma yapılmadığı için gecikme büyür ve bir noktadan sonra konuyu gündeme getirmek ilişki açısından da zorlaşır. Oysa zamanında yapılan kısa bir hatırlatma sorunu daha doğmadan çözer.
- 03
Ara veren hasta takip listesine düşmüyor
Tedavisi yarım kalan bir hasta hem klinik hem finansal açıdan açık bir dosyadır. Ancak randevusu olmadığı için hiçbir günlük listede görünmez. Bu durum, hem tedavinin tamamlanmamasına hem de alacağın kaybedilmesine aynı anda yol açar.
Bu sorunun size bedeli
180-300 saniye → 30 saniye
- Bugün
- 180-300 saniye
- Hedef
- 30 saniye
İşlem ve ödeme kayıtlarını karşılaştırıp bakiye çıkarmak sorgu başına 3-5 dakika. Hedef 30 saniyenin altı.
Her 20 taksitten 1’i
En az
Hedef: vadesi geçmiş ve tahsil edilmemiş taksitlerin payının yüzde beşin altında kalması.
- Geç fark edilen taksit gecikmesi
- Taksitli tedavilerin bir kısmı
- Vade takibi olmadığı için tedavi sonuna kadar görülmeyen gecikmeler.
- Ara veren hastada kalan alacak
- Yarım kalan tedavilerin çoğu
- Takip listesinde görünmediği için tahsil edilemeyen bakiyeler.
- Ücret farkı kaynaklı itiraz
- Plan değişikliklerinin bir kısmı
- Geç bildirildiği için memnuniyetsizliğe dönüşen ek işlem ücretleri.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Tahsilatı düzeltmek için hatırlatma sayısını artırmak yerine ödemeyi tedavi planının üzerine oturtmak gerekir. Aşağıdaki adımlar önce her işlemi fiyatlandırır, sonra tahsilatı kaleme bağlar, ardından vade takibini kurar. Son iki adım ara veren hastayı listeye çıkarır ve alacağın düzenli okunmasını sağlar.
- 1Adım 1 / 5Her tedavi planı oluşturulduğunda
Plan maddelerini fiyatlandırın
Plandaki her maddeye ücretini yazın, toplam tutar plandan çıksın.
Tedavi planındaki her madde kendi ücretiyle birlikte kaydedilmelidir. Böylece toplam tutar planın doğal bir çıktısı olur ve ayrıca hesaplanması gerekmez. Plan değiştiğinde tutar da otomatik güncellenir. Elle düzeltme yapılmaz ve hata riski ortadan kalkar.
- Her plan maddesine kendi ücretini yazın
- Toplam tutarı plandan otomatik çıkarın, elle hesaplamayın
- Hastaya kalem bazında fiyat gösterin
Ayrıntısını okuyun
Bu yapının ikinci faydası şeffaflıktır. Hasta hangi işlemin ne kadar olduğunu gördüğünde toplam tutar anlaşılır hâle gelir. Tek bir büyük rakam ise her zaman daha yüksek algılanır. Ayrıca tedavinin bir bölümünü ertelemek isteyen hasta, hangi kalemi ertelediğinde ne kadar tasarruf edeceğini görebilir. Bu, tedaviyi tamamen bırakmak yerine kademeli ilerlemeyi seçmesini sağlar ve klinik açısından da daha iyi bir sonuç üretir.
PratiVia’da: PratiVia’da hizmet tanımları ücretleriyle birlikte tutulur. Tedavi planına eklenen her madde fiyatını taşır ve toplam tutar plandan doğrudan hesaplanır.
Finans ve e-belge - 2Adım 2 / 5Her ödemede
Her tahsilatı ilgili kaleme bağlayın
Her ödemeyi karşılığı olan kaleme ve ödeme yöntemine bağlayarak kaydedin.
Alınan her ödemenin hangi işlemlerin karşılığı olduğu kayıtta durmalıdır. Bu bağ kurulduğunda kalan alacak ayrıca hesaplanmaz. Yapılan işlemlerin toplamından tahsil edilenler düşülür ve kalan tutar ekranda hazır durur.
- Her tahsilatı ilgili plan kalemlerine bağlayın
- Ödeme yöntemini aynı kayıtta tutun
- Kalan alacağı hesaplamayın. Kayıttan okuyun
Ayrıntısını okuyun
Bu düzen, kısmi ödemelerde özellikle değerlidir. Hasta belirli bir tutar ödediğinde bunun hangi kalemlere sayıldığı belirsiz kaldığında, tedavi sonunda hesap tutmaz. Ödeme yöntemi bilgisinin de aynı kayıtta tutulması gerekir. Nakit, kart ve havale ayrımı hem günlük kasa kapanışını hem de dönem sonu mutabakatını kolaylaştırır. Böylece ay sonunda ayrı bir tablo tutmaya ve iki kaydı elle karşılaştırmaya gerek kalmaz. Ayrıca hangi ödemenin hangi tarihte ve kim tarafından alındığının kayıtta durması, çok kişili kliniklerde kasa farklarının kaynağını bulmayı da kolaylaştırır.
PratiVia’da: PratiVia’da tahsilat kayıtları hasta dosyasında tedavi kalemleriyle birlikte tutulur. Kalan bakiye ve ödeme geçmişi aynı ekrandan tek bakışta görülür.
Finans ve e-belge - 3Adım 3 / 5Her taksitli satışta
Taksit vadelerini kayda alın ve hatırlatmayı otomatikleştirin
Her vadenin tarihini ve tutarını girin, hatırlatma yalnız tutar ve vadeyi söylesin.
Taksitli ödemelerde her vadenin tarihi ve tutarı kayıtta durmalıdır. Bu bilgi olmadan gecikme kimsenin listesinde görünmez ve ancak tedavi sonunda fark edilir. Vade yaklaştığında gönderilecek kısa bir hatırlatma ise gecikmelerin büyük bölümünü daha doğmadan önler.
- Her taksidin vadesini ve tutarını kayda girin
- Vade yaklaştığında otomatik hatırlatma gönderin
- Bekleyen ödemeleri haftalık bir listede gözden geçirin
Ayrıntısını okuyun
Hatırlatmanın kurum adına gitmesi ve nötr bir dille yazılması gerekir. Mesajda tedaviye, işleme ya da hastanın durumuna dair hiçbir ifade bulunmamalıdır. Yalnızca tutar, vade ve ödeme yolu yeterlidir. Ayrıca bekleyen ödemelerin haftalık bir listede toplanması, gecikmelerin birikmeden görülmesini sağlar. Bu liste kısa tutulduğunda gözden geçirilmesi birkaç dakika sürer ve alacak yönetimi bir soruna dönüşmeden yürür.
PratiVia’da: PratiVia’da taksitli ödeme planları tanımlanabilir. Her vadenin tarihi ve tutarı kayıtta durur, hatırlatmalar kurum adına otomatik gönderilir ve iletim durumu hasta kaydında izlenebilir.
Portal ve mesajlar - 4Adım 4 / 5Her plan değişikliğinde
Ücret farkı doğuran değişikliği anında bildirin
Ek işlemin ücretini ortaya çıktığı anda gerekçesiyle söyleyin, onayı kayda geçirin.
Tedavi sırasında ortaya çıkan ek işlemin ücreti, ortaya çıktığı anda hastaya bildirilmelidir. Seans sonuna ya da tedavi bitimine bırakılan bir bilgi, hasta tarafından her zaman geç ve rahatsız edici bulunur. Deneyimli kliniklerin gözlemi, itirazların önemli bir bölümünün bilginin geç verilmesinden doğduğu yönündedir.
- Ek işlem ücretini ortaya çıktığı anda bildirin
- Gerekçeyi kısaca açıklayın ve onayı kayda geçirin
- Güncellenmiş plan özetini hastayla paylaşın
Ayrıntısını okuyun
Bildirimin gerekçesiyle birlikte yapılması da gerekir. Neden ek bir işlem gerektiğinin kısaca açıklanması, ücret farkını keyfi bir talep olmaktan çıkarır. Ayrıca hastanın onayının alınması ve bu onayın kayda geçirilmesi hem klinik hem ticari açıdan doğru davranıştır. Güncellenmiş plan özetinin paylaşılması ise tabloyu tamamlar. Hasta yeni toplam tutarı ve kalan işi aynı anda görür, sürpriz kalmaz.
PratiVia’da: PratiVia’da plan güncellendiğinde tutar da güncellenir. Hasta yeni özeti portalından görebilir ve onay kaydı dosyada tarihiyle birlikte saklanır.
Danışan yönetimi - 5Adım 5 / 5Ayda bir, 20 dakika
Ara veren hastaları ve açık bakiyeleri aylık okuyun
Ayda bir yarım kalan tedavileri listeleyin, ödemeden önce tedaviyi sorarak arayın.
Tedavisi yarım kalmış ve bakiyesi bulunan hastalar ayda bir listelenmelidir. Bu liste iki amaca birden hizmet eder: tedavinin tamamlanması için temas kurmayı sağlar ve alacağın fark edilmeden kaybolmasını önler.
- Ayda bir yarım kalmış tedavileri ve açık bakiyeleri listeleyin
- Temasta tedaviyi öne alın, ödemeyi tek başına gündem yapmayın
- Hangi tedavi türünde yarım bırakmanın yoğunlaştığını izleyin
Ayrıntısını okuyun
Temasın tonu belirleyicidir. Yalnızca ödeme üzerinden kurulan bir iletişim savunmacı tepki üretir. Tedavinin nerede kaldığını soran ve devam etmek isteyip istemediğini öğrenmeye çalışan bir mesaj çok daha iyi karşılanır ve konuşma çoğu zaman ödemeye de doğal biçimde gelir. Ayrıca bu okuma, hangi tedavi türlerinde yarım bırakmanın yoğunlaştığını da gösterir. Bu bilgi hem fiyatlandırma hem de hasta bilgilendirme yaklaşımını gözden geçirmek için değerli bir girdidir.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında açık bakiyeler ve tamamlanmamış tedaviler birlikte görüntülenebilir. İletişim aynı ekrandan kurulur ve gönderim dosyaya iz olarak düşer.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Genel muhasebe araçları tahsilatı bir tutar olarak işler ve hangi işlemin karşılığı olduğuyla ilgilenmez. Diş kliniğinde ise ödeme, tedavi planının üzerinde ilerleyen bir süreçtir. PratiVia ikisini aynı kayıtta tutar.
Tahsilat tedavi kalemine bağlı
Her ödeme hangi işlemlerin karşılığı olduğuyla birlikte kaydedilir. Kalan bakiye ayrıca hesaplanmaz. Kayıttan doğrudan okunur.
Finans ve e-belgePlan değişikliği tutara yansır
Bir kalem eklendiğinde ya da iptal edildiğinde toplam otomatik olarak güncellenir. Elle düzeltme yapılmadığı için hata da doğmaz.
Finans ve e-belgeVade takibi otomatik
Taksit tarihleri kayıtta durur ve hatırlatmalar kurum adına gönderilir. Gecikmeler tedavi sonuna kalmadan ortaya çıkar.
Portal ve mesajlarAçık bakiyeler raporda
Yarım kalmış tedaviler ve tahsil edilmemiş tutarlar birlikte listelenir. Alacak takibi ayrı bir tablo tutmayı gerektirmez.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Tahsilat düzeninin işlediği, kalan bakiyenin ne kadar hızlı görülebildiğinden ve gecikmelerin ne kadar erken fark edildiğinden okunur. Aşağıdaki dört gösterge bunu ölçer ve alacağın gerçekten kontrol altında olduğunu gösterir.
Bakiye görme süresi
30 saniyenin altı
Bir hastanın kalan borcunu görüntülemek için geçen süre.
Kaleme bağlı tahsilat
Tamamı
İlgili tedavi kalemine bağlanmış ödeme kaydı oranı.
Gecikmiş taksit oranı
%5’in altı
Vadesi geçmiş ve tahsil edilmemiş taksitlerin payı.
Yarım kalan tedavide açık bakiye
Aylık izleniyor olması
Ara veren hastalardaki tahsil edilmemiş tutarın takibi.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Hizmet ücretlerini tanımlayın ve plan maddelerini fiyatlandırın.
Fiyatlı tedavi planı yapısı
2. hafta
Mevcut tahsilatları ilgili kalemlere bağlayın. Açık bakiyeleri doğrulayın.
Doğru bakiye tablosu
3. hafta
Taksit vadelerini kayda girin ve otomatik hatırlatmayı devreye alın.
Vade takibi ve hatırlatma
4. hafta
Ücret farkı bildirim kuralını yazın. İlk açık bakiye okumasını yapın.
Bildirim kuralı ve aylık alacak raporu
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Her plan maddesini ayrı fiyatlandırmak gerekli mi?
Gerekli olmasa da güçlü biçimde faydalıdır. Kalem bazında fiyatlandırma hem toplam tutarı hastanın gözünde anlaşılır kılar hem de plan değiştiğinde tutarın yeniden hesaplanmasını gereksiz kılar. Ayrıca hasta tedavinin bir bölümünü ertelemek istediğinde hangi kalemi ertelediğinde ne kadar fark edeceğini görebilir. Bu, tedaviyi tamamen bırakmak yerine kademeli ilerlemeyi seçmesini kolaylaştırır.
Kısmi ödemeleri nasıl kaydetmeliyim?
Her ödemenin hangi kalemlerin karşılığı olduğunu belirtmek en doğrusudur. Bu bağ kurulmadığında tedavi sonunda hesap tutmaz ve iki taraf farklı rakamlar hatırlar. Kalemlere dağıtım her zaman kolay olmayabilir. Bu durumda ödemenin genel bakiyeye sayıldığını kaydetmek de kabul edilebilir bir yöntemdir. Önemli olan ödeme yönteminin ve tarihinin her durumda kayıtta durmasıdır.
Taksit hatırlatması hastayı rahatsız eder mi?
Nötr bir dille ve kurum adına gönderildiğinde etmez. Aksine çoğu hasta unuttuğu için memnun olur. Rahatsızlık, mesajın kişisel bir numaradan gelmesinden ve tedaviye dair ifade içermesinden doğar. Yalnızca tutar, vade ve ödeme yolu içeren kısa bir bildirim hem işlevseldir hem de mahremiyet açısından güvenlidir. Vadeden birkaç gün önce göndermek de gecikmeyi baştan önler.
Ek işlem ücretini ne zaman söylemeliyim?
Ortaya çıktığı anda. İtirazların önemli bir bölümü tutarın geç öğrenilmesinden kaynaklanır. Hasta koltuktayken kısa bir açıklama ve onay almak, seans sonunda ya da tedavi bitiminde yapılan bir bildirimden çok daha iyi karşılanır. Onayın kayda geçirilmesi de gereklidir. Sonradan bir itiraz olduğunda neyin ne zaman konuşulduğu gösterilebilmelidir.
Ara veren hastanın alacağını nasıl takip etmeliyim?
Bu hastalar günlük randevu listelerinde görünmedikleri için ayrı bir listede toplanmalıdır. Ayda bir yapılacak kısa bir gözden geçirme yeterlidir. Temasta ödemeyi tek başına gündem yapmamak önemlidir. Tedavinin nerede kaldığını soran bir yaklaşım hem daha iyi karşılanır hem de hastanın kalan ödemeyi kendisinin gündeme getirmesini kolaylaştırır. Tedavi tamamlandığında alacak da doğal olarak kapanır.
Çok hekimli klinikte tahsilat kimin geliri sayılır?
Hangi işlemin hangi hekim tarafından yapıldığı plan kaleminde kayıtlı olduğunda, hekim bazında gelir dağılımı ayrıca hesap gerektirmez. Tahsilat toplam üzerinden alınsa bile, işlem bazında dağıtım yapılabilir. Bu ayrım baştan kurulduğunda ay sonu hakediş hesabı elle yapılmaz ve hekimler arasında tartışma doğmaz. Ayrıca hangi hekimin hangi tedavi türünde yoğunlaştığı da ortaya çıkar.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
