Bir hukuk bürosunun finansal akışı iki ayrı nitelikte kalemden oluşur: verilen hizmetin karşılığı olan vekâlet ücreti ve dosya için yapılan harç, bilirkişi, posta gibi masraflar. Bunlar hukuken de muhasebeten de farklı şeylerdir. Ancak çoğu büroda aynı hesapta karışır. Müvekkilden alınan avansın ne kadarının masrafa gittiği, ne kadarının hizmet bedeline sayıldığı belirsizleşir. Bir hesap sorulduğunda döküm çıkarmak saatler alır ve rakamlar üzerinde tartışma çıkar. Bu pratik iki akışı ayırır ve izlenebilir kılar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Finansal akışın ayrıştırılmadığı bir büroda gündelik işleyiş sorunsuz görünür. Ödeme alınır, masraf yapılır ve dosya yürür. Karışıklık, bir hesap sorulduğunda ya da dosya kapandığında ortaya çıkar. Dört belirti bu tabloyu tarif eder.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Avansı hizmet bedelinden ayrı bir bakiye olarak izleyin, her masrafı yapıldığı gün belgesiyle dosyaya işleyin. Döküm müvekkil sormadan gitsin.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Finansal karışıklık çoğu zaman hukuken farklı iki kalemin tek bir akışta tutulmasından kaynaklanır. Ayrılmayan iki şey zamanla birbirinin yerine geçer. Aşağıdaki üç bulgu bu birleşmenin büroya neye mal olduğunu gösterir.
- 01
Avans gelir gibi ele alınıyor
Müvekkilden alınan avans, hizmet bedeliyle aynı hesapta tutulduğunda gelir gibi görünür. Avans, müvekkil adına tutulan ve harcandıkça azalan bir bakiyedir. Büronun geliri sayılmaz. Bu ayrım korunmadığında hem bakiye izlenemez hem de dosya kapanışında hesap uyuşmaz.
- 02
Masraflar dosyaya bağlanmıyor
Yapılan her masrafın hangi dosya için olduğu kaydedilmediğinde, dosya bazında maliyet hiçbir zaman bilinmez. Küçük tutarlar özellikle atlanır ve bir dosya boyunca kayda değer bir toplama ulaşır. Anlık kayıt alışkanlığı bu kaybı tamamen ortadan kaldırır.
- 03
Müvekkile açık bir döküm sunulmuyor
Hangi tutarın ne için alındığı ve avanstan ne kaldığı düzenli olarak paylaşılmadığında, tahsilat konuşmaları güven zeminini kaybeder. Şeffaf bir döküm ise tartışmanın neredeyse tamamını önler. Müvekkillerin itirazı da çoğunlukla açıklanmamış kalemlere yönelir.
Bu sorunun size bedeli
60-180 dakika → 10 dakika
- Bugün
- 60-180 dakika
- Hedef
- 10 dakika
Bilgiyi birkaç yerden toplayarak döküm çıkarmak talep başına 1-3 saat sürüyor. Hedef on dakikanın altı.
- Kaydedilmeyen masraf
- Dosya başına belirgin tutar
- Küçük olduğu için not edilmeyen ve karşılığı alınamayan kalemler.
- Tahsilat tartışması
- Dosyaların bir kısmında
- Açık döküm sunulmadığı için doğan görüş ayrılıkları.
- İzlenemeyen avans bakiyesi
- Sürekli
- Kalan avansın her an bilinememesi nedeniyle oluşan belirsizlik.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, büroya ağır bir muhasebe yükü getirmeden iki farklı nitelikteki akışı birbirinden ayırmaktır. Aşağıdaki adımlar avansı ayrı bir bakiye olarak tutar, masrafları dosyaya bağlar ve hizmet bedelini ayrıştırır. Son iki adım müvekkile döküm sunar ve tahsilatı izlenebilir kılar.
- 1Adım 1 / 5Her avans tahsilatında
Avansı ayrı bir bakiye olarak tutun
Avansı ayrı bakiye tutun, her masrafı ondan düşün, azalınca uyarı alın.
Müvekkilden alınan avans, hizmet bedelinden ayrı bir bakiye olarak izlenmelidir. Bu bakiyeden yapılan her masraf düşülmeli ve kalan tutar her an görülebilir olmalıdır.
- Avansı hizmet bedelinden ayrı bir bakiye olarak izleyin
- Her masrafı bu bakiyeden düşün
- Bakiye azaldığında uyarı üretin
Ayrıntısını okuyun
Ayrımın korunması yalnızca düzen sağlamaz. Hukuken ve muhasebeten de doğru olan yaklaşım budur. Avans büronun geliri değildir ve gelir gibi ele alınması hem dosya kapanışında hesap uyuşmazlığı üretir hem de vergisel açıdan sorunlu olabilir. Bakiyenin belirli bir düzeyin altına indiğinde uyarı üretmesi de faydalıdır. Tükenen bir avans fark edilmediğinde masraf büro tarafından karşılanmak zorunda kalır ve bu tutar sonradan tahsil edilemeyebilir. Avansın tükenmek üzere olduğunun önceden görülmesi, tamamlama talebini olağan bir bilgilendirmeye dönüştürür ve zor bir konuşma olmaktan çıkarır.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan bazında ödeme ve bakiye kayıtları tutulur. Alınan tutarlar ile yapılan harcamalar ayrı kalemler olarak izlenir ve kalan bakiye her an görülür.
Finans ve e-belge - 2Adım 2 / 5Her masrafta
Her masrafı anında dosyaya işleyin
Harç, bilirkişi, posta ve yol masrafını yapıldığı anda makbuzuyla dosyaya işleyin.
Harç, bilirkişi, posta, fotokopi ve yol gibi tüm masraflar yapıldığı anda ilgili dosyaya kaydedilmelidir. Sonraya bırakılan kayıtlar, özellikle küçük tutarlarda, tamamen unutulur.
- Her masrafı yapıldığı anda dosyaya kaydedin
- Küçük tutarları da mutlaka işleyin
- Makbuz ve dekontları kayda ekleyin
Ayrıntısını okuyun
Küçük kalemlerin önemsiz görünmesi en yaygın hatadır. Tek başına düşük olan tutarlar bir dosya boyunca kayda değer bir toplama ulaşır ve bunların hiçbiri geri alınamaz. Kaydın hızlı yapılabilir olması bu alışkanlığın yerleşmesini doğrudan belirler. Mobil cihazdan birkaç saniyede yapılabilen bir kayıt ertelenmez. Belgenin de kayda eklenmesi faydalıdır. Makbuz ya da dekont dosyada durduğunda sonradan doğan her soru belgeyle cevaplanır. Belgesiz bir harcama ise ne kadar doğru olursa olsun tartışmaya açık kalır ve savunulması güçtür.
PratiVia’da: PratiVia’da masraf kalemleri danışan dosyasına işlenebilir ve belgeler aynı kayda eklenir. Hangi harcamanın hangi dosya için yapıldığı sonradan aranmadan görülür.
Finans ve e-belge - 3Adım 3 / 5Her dosya başlangıcında
Hizmet bedelini ayrı ve tanımlı tutun
Vekâlet ücretini tutarı ve ödeme planıyla dosya başında masraftan ayrı tanımlayın.
Vekâlet ücreti, tutarı ve ödeme planıyla birlikte dosya başlangıcında tanımlanmalıdır. Bu tanım masraf akışından tamamen ayrı tutulmalı ve yapılan tahsilatların hangi kaleme sayıldığı her zaman belirli olmalıdır.
- Vekâlet ücretini ve ödeme planını dosya başında tanımlayın
- Tahsilatların hangi kaleme sayıldığını her zaman belirtin
- Ücret sözleşmesini meslek kurallarına uygun hazırlayın
Ayrıntısını okuyun
Ödeme planının yazılı olması tahsilat tartışmalarının büyük bölümünü baştan önler. Peşinat, aşamalı ödeme ya da sonuca bağlı bir yapı kullanılıyorsa bunun da açıkça belirtilmesi gerekir. Ücret sözleşmesinin mevzuata ve meslek kurallarına uygun hazırlanması ise ayrı ve zorunlu bir konudur. Bu pratik yalnızca tanımlanan tutarın nasıl izleneceğini anlatır ve sözleşmenin içeriğine ilişkin bir yönlendirme içermez. Tanımın kayıtta durması ise ödeme planının hem büro hem müvekkil tarafından aynı biçimde okunmasını sağlar.
PratiVia’da: PratiVia’da hizmet bedelleri ve taksitli ödeme planları dosya bazında tanımlanabilir. Yapılan tahsilatlar ilgili kaleme işlenir ve masraf akışından tamamen ayrı olarak raporlanır.
Finans ve e-belge - 4Adım 4 / 5Belirli aralıklarla ve talep hâlinde
Müvekkile düzenli döküm sunun
Alınanı, harcananı ve kalan avansı aynı yapıdaki dökümle düzenli aralıklarla paylaşın.
Hangi tutarın ne için alındığı, hangi masrafların yapıldığı ve avanstan ne kaldığı düzenli olarak paylaşılmalıdır. Müvekkil sormadan, belli aralıklarla gönderilen bir döküm çok daha fazla güven üretir.
- Dökümü düzenli aralıklarla ve aynı yapıda sunun
- Kalemleri anlaşılır biçimde açıklayın
- Müvekkilin kendi bakiyesini görebilmesini sağlayın
Ayrıntısını okuyun
Dökümün aynı yapıda hazırlanması da önemlidir. Her seferinde farklı biçimde çıkan bir tablo güven vermez. Ayrıca dökümün anlaşılır olması gerekir. Kalemlerin ne anlama geldiği açıkça yazılmalıdır. Müvekkilin kendi bakiyesini istediği an görebilmesi ise bu ihtiyacın önemli bir kısmını karşılar ve büroya gelen soru sayısını belirgin biçimde azaltır. Böylece şeffaflık büroya zaman da kazandırır. Açık bir tablo gören müvekkil ayrıca ödeme konusunda da daha az tereddüt eder. Belirsizlik, geciken tahsilatların en yaygın nedenlerinden biridir.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan hesap hareketleri portal üzerinden paylaşılabilir. Müvekkil kendi ödemelerini ve dosyasına işlenen masrafları görüntüleyebilir ve ayrıca döküm istemez.
Portal ve mesajlar - 5Adım 5 / 5Ayda bir, 30 dakika
Tahsilat ve masraf tablosunu aylık okuyun
Ayda bir tahsil edilmemiş ücrete, azalan avanslara ve dosya bazında masrafa bakın.
Ayda bir bakılacak üç bilgi büronun finansal sağlığını gösterir: tahsil edilmemiş vekâlet ücreti tutarı, tükenmek üzere olan avans bakiyeleri ve dosya bazında birikmiş masraf toplamı.
- Tahsil edilmemiş vekâlet ücretini ay ay izleyin
- Tükenmek üzere olan avansları önceden tespit edin
- Dosya türü bazında masraf ortalamalarını fiyatlamada kullanın
Ayrıntısını okuyun
Tahsil edilmemiş tutar büyüyorsa ödeme planlarının gerçekçi olmadığı ya da takibin aksadığı anlaşılır. Tükenen avanslar önceden görüldüğünde masraf büro üzerinde kalmadan tamamlama istenebilir. Dosya bazında masraf toplamı ise fiyatlama açısından değerlidir. Bazı dosya türlerinin beklenenden çok daha yüksek masraf ürettiği ancak bu okumayla fark edilir ve sonraki ücret tekliflerine yansıtılabilir. Bu üç bilginin birlikte okunması büroyu tahminle yönetmekten çıkarır ve kararları veriye dayandırır. Ayrıca nakit akışındaki dalgalanmalar da önceden görülür hâle gelir.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında tahsilat ve harcama kalemleri dönem ve danışan bazında listelenir. Hangi dosyada ne kadar bakiye kaldığı elle hesap gerektirmeden görülür.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Tek bir kasa defteri parayı takip eder ama niteliğini ayırmaz. Avans, masraf ve hizmet bedeli aynı satırlarda karışır. Hukuk bürosunda ise bu ayrım hem hukuken hem ilişki açısından zorunludur. PratiVia kalemleri ayrı tutar ve müvekkile de gösterir.
Ayrı izlenen avans bakiyesi
Alınan tutarlar ile yapılan harcamalar ayrı kalemler olarak durur. Kalan bakiye her an görülür ve gelirle karışmaz.
Finans ve e-belgeDosyaya bağlı masraf kaydı
Her harcama ilgili dosyaya işlenir ve belgesi aynı kayda eklenir. Küçük kalemler de kaybolmaz.
Finans ve e-belgeAyrıştırılmış hizmet bedeli
Vekâlet ücreti ve ödeme planı ayrı tanımlanır. Tahsilatların hangi kaleme sayıldığı her zaman bellidir.
Finans ve e-belgeMüvekkilin kendi bakiyesini görmesi
Hesap hareketleri portal üzerinden paylaşılır. Müvekkil bakiyesini kendisi görür ve döküm talebi büyük ölçüde ortadan kalkar.
Portal ve mesajlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Düzenin oturduğu, kaydedilmeyen masraf kalmamasından ve döküm hazırlama süresinin dakikalara inmesinden anlaşılır. Aşağıdaki dört gösterge bu ilerlemeyi ölçer. Ayrıca büronun tahsilat sağlığını ve avans yönetiminin ne kadar isabetli yürüdüğünü de ortaya koyar.
Dosyaya işlenen masraf oranı
Tamamı
Yapıldığı gün kaydedilen masrafların toplam harcamaya oranı.
Döküm hazırlama süresi
On dakikanın altı
Müvekkil hesap dökümü çıkarmak için harcanan süre.
Tükenmiş avans nedeniyle büro üzerinde kalan masraf
Sıfıra yakın
Avans bitmesine rağmen büro tarafından karşılanan harcamalar.
Tahsil edilmemiş vekâlet ücreti oranı
Ay ay azalan
Vadesi geçmiş hizmet bedeli alacaklarının toplam alacağa oranı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Avans ve hizmet bedelini ayrı kalemler olarak tanımlayın.
Ayrıştırılmış finansal yapı
2. hafta
Masrafları anında dosyaya işleme alışkanlığını kurun.
Dosyaya bağlı masraf kaydı
3. hafta
Ödeme planlarını dosya bazında tanımlayıp kayda geçirin.
Tanımlı tahsilat planı
4. hafta
Müvekkil döküm paylaşımını başlatın ve ilk aylık tabloyu okuyun.
Şeffaf döküm ve finans raporu
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Avansı neden ayrı tutmalıyım?
Çünkü avans, müvekkil adına tutulan ve harcandıkça azalan bir bakiyedir. Hizmet bedeliyle aynı hesapta tutulduğunda gelir gibi görünür. Bu hem dosya kapanışında hesap uyuşmazlığı üretir hem de vergisel açıdan sorunlu olabilir. Ayrı tutulduğunda ise kalan bakiye her an görülür ve tükenmek üzereyken tamamlama istenebilir. Muhasebe tarafındaki değerlendirme için mali müşavirinize danışmanız yerinde olur.
Küçük masrafları kaydetmeye değer mi?
Kesinlikle değer. Tek başına düşük görünen posta, fotokopi ve yol gibi kalemler bir dosya boyunca kayda değer bir toplama ulaşır ve kaydedilmediklerinde hiçbiri geri alınamaz. Belirleyici olan kaydın hızlı yapılabilir olmasıdır. Mobil cihazdan birkaç saniyede yapılabilen bir kayıt ertelenmez, uzun bir form ise atlanır. Belgenin de kayda eklenmesi ayrıca faydalıdır ve sonradan doğan soruları belgeyle cevaplamayı mümkün kılar.
Müvekkile ne sıklıkta döküm sunmalıyım?
Düzenli aralıklarla: yalnızca talep hâlinde sunulan bir döküm çok daha az güven üretir. Aralık dosyanın niteliğine göre belirlenebilir ancak öngörülebilir olması önemlidir. Dökümün aynı yapıda hazırlanması da gerekir. Her seferinde farklı biçimde çıkan bir tablo güven vermez. Müvekkilin kendi bakiyesini istediği an görebilmesi ise bu ihtiyacın önemli bir kısmını karşılar ve büroya gelen soru sayısını belirgin biçimde azaltır.
Tahsilatın hangi kaleme sayılacağını nasıl belirlemeliyim?
Bu, ödeme alınırken belirlenmesi ve kayda geçirilmesi gereken bir konudur. Belirsiz bırakıldığında müvekkil ödemesini masraf sanır, büro ise hizmet bedeline işler ve iki taraf farklı bir tabloya bakar. Ödeme planının dosya başında yazılı olarak tanımlanması bu belirsizliğin büyük bölümünü baştan önler. Her tahsilatta hangi kaleme sayıldığının belirtilmesi ise dökümün sonradan tartışmasız hazırlanmasını sağlar.
Dosya bazında masraf takibi ne işe yarar?
Fiyatlamaya doğrudan girdi verir. Bazı dosya türlerinin beklenenden çok daha yüksek masraf ürettiği ancak bu takiple fark edilir. Bu bilgi sonraki ücret tekliflerine yansıtılabilir. Ayrıca hangi dosyanın büroya gerçekte ne kadara mal olduğunu görmek, kârlılık değerlendirmesinin tek sağlam temelidir. Dosya bazında kayıt tutulmadığında bu değerlendirme yalnızca toplam üzerinden ve tahminle yapılabilir.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
