Hukuk bürolarında takvimin en belirleyici özelliği, önemli bir kısmının doğrudan mahkeme tarafından belirlenmesidir. Duruşma günü ve saati üzerinde büronun kontrolü yoktur. Buna karşılık müvekkil görüşmeleri, keşifler ve büro içi işler bu sabit noktaların etrafına yerleştirilmelidir. İki akış ayrı yerlerde tutulduğunda ise çakışma kaçınılmaz hâle gelir. Üstelik duruşma sabahı fark edilen bir çakışma, ertelenmesi mümkün olmayan tarafı zorlar ve müvekkil ilişkisini yıpratır. Bu pratik iki akışı tek bir takvimde birleştirir.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Takvimin bölünmüş olduğu bir büroda işler uzun süre yürür. Avukat kendi programını hatırlar ve sekreter de yardımcı olur. Aksama, dosya sayısı arttıkça ve duruşmalar sıklaştıkça ortaya çıkar. Büronun gündelik akışında dört belirti görülür.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Duruşmayı yol ve bekleme süresiyle birlikte görüşmelerin tutulduğu takvime işleyin. Ayrı ajandada duran duruşma çakışmayı önleyemez.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Çakışmaların büyük çoğunluğu, tek bir işin iki ayrı takvimde yönetilmesinden doğar. İki listeye bakarak çakışma önlemek yapısal olarak mümkün değildir. Aşağıdaki üç bulgu bu bölünmüşlüğün büroda nasıl karşılık bulduğunu gösterir.
- 01
Duruşma ve görüşme ayrı takvimlerde
Duruşmalar bir ajandada, randevular başka bir yerde tutulduğunda çakışma kontrolü tamamen hafızaya kalır. Bir takvimde görünmeyen iş, planlama açısından var olmayan iştir. İki akışın tek yerde toplanması, çakışmayı önlemenin tek yapısal yoludur.
- 02
Gerçek süreler takvime yansıtılmıyor
Bir duruşma salondaki süreyle bitmez. Yol, bekleme ve dönüş de o günün parçasıdır. Bu süreler takvime yazılmadığında gün gerçekte olduğundan çok daha boş görünür ve o boşluğa yerleştirilen her randevu gecikir. Gerçekçi bloklar bu sorunu tamamen ortadan kaldırır.
- 03
Hazırlık bir iş olarak planlanmıyor
Dosya hazırlığı takvimde yer almadığında, boş görünen her saat başka bir işle dolar ve hazırlık sürekli ertelenir. Oysa hazırlık, duruşmanın kendisi kadar zorunlu bir iştir. Takvimde yeri olmayan bir işin düzenli yapılması ise yalnızca kişisel disipline bağlı kalır ve yoğun dönemlerde ilk düşen o olur.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 24-72 vaka
Ayda 2-6 vaka birikince.
Her simge yaklaşık 5 vakaÜst sınıra kadar
Duruşmayla aynı saate düştüğü için ertelenen müvekkil görüşmeleri.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Yılda 1.200-3.600 temas
Günde 5-15 temas birikince.
Her simge yaklaşık 250 temasÜst sınıra kadar
Kimin nerede olduğunu öğrenmek için yapılan büro içi sorular.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 10 hazırlık bloğundan 8’i
En az
Hedef: hazırlık için ayrılan blokların yüzde sekseni ve fazlasının amacına uygun kullanılması.
- Geciken görüşme
- Haftada 1-3 vaka
- Adliye süresi hesaba katılmadığı için başlangıcı kayan randevular.
- Son geceye kalan hazırlık
- Duruşmaların çoğu
- Takvimde hazırlık zamanı ayrılmadığı için sıkışan dosya çalışması.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, avukatın alıştığı çalışma biçimine dokunmadan gerçekte var olan tüm işleri aynı takvimde toplamaktır. Aşağıdaki adımlar duruşmaları takvime alır, gerçek süreleri bloklar ve hazırlığa yer açar. Son iki adım ekip görünürlüğünü kurar ve düzeni ölçer.
- 1Adım 1 / 5Her duruşma bildiriminde
Duruşmaları ana takvime taşıyın
Duruşma bildirildiği gün ana takvime dosya bilgisiyle işlensin, sorumlusu belli olsun.
Duruşma tarihleri, randevuların da tutulduğu ana takvime kaydedilmelidir. Ayrı bir ajandada duran duruşma, randevu verilirken görünmediği için çakışmayı önleyemez.
- Duruşmaları randevularla aynı takvimde tutun
- Dosya ve mahkeme bilgisini kayda ekleyin
- Yeni tarih belirlendiğinde takvimi aynı gün güncelleyin
Ayrıntısını okuyun
Duruşma kaydına dosya bilgisinin de eklenmesi faydalıdır. Hangi dosyaya ait olduğu, karşı taraf ve mahkeme bilgisi kayıtta durduğunda hazırlık için ayrıca arama yapmak gerekmez. Yeni duruşma günü belirlendiğinde takvimin aynı gün güncellenmesi de şarttır. Birkaç gün gecikmeyle işlenen bir tarih, o aralıkta verilen randevularla çakışma üretir. Bu güncellemenin bir sorumlusunun olması, işin düzenli yapılmasının tek güvencesidir. Duruşma bildirimini kimin takvime işleyeceği belirsiz kaldığında, herkes bir başkasının yaptığını varsayar ve tarih hiç girilmez.
PratiVia’da: PratiVia takviminde farklı randevu tipleri tanımlanabilir. Duruşma ve müvekkil görüşmesi aynı takvimde ayrı renklerle görünür ve çakışma randevu verilirken engellenir.
Randevu yönetimi - 2Adım 2 / 5Her duruşmada
Gerçek süreleri blok olarak yazın
Salon saatine yol ve bekleme süresini ekleyin, blok süresini adliyeye göre ölçün.
Duruşma günü takvime, salondaki saatle birlikte yol ve bekleme süresini de kapsayan bir blok olarak işlenmelidir. Adliyede geçen süre çoğu zaman öngörülemez ve bu belirsizlik takvimde karşılık bulmalıdır.
- Duruşmayı yol ve bekleme dâhil blok olarak yazın
- Gerçekleşen süreleri not edip blokları güncelleyin
- Blok süresini adliyeye göre ayrı ayrı belirleyin
Ayrıntısını okuyun
Blok süresinin gerçekçi seçilmesi işin özüdür. İlk aylarda gerçekleşen süreleri not etmek, doğru bloğu bulmanın en pratik yoludur. Adliyeden adliyeye ve mahkemeden mahkemeye belirgin farklar vardır. Blok erken biterse boşta kalan zaman dosya çalışmasıyla değerlendirilebilir. Büyük kayıp, bloğun kısa tutulması nedeniyle sonraki randevunun gecikmesi ve zincirleme olarak tüm günün kaymasıdır. Bir müvekkili adliye çıkışında bekletmek ise ilişki açısından da tamir edilmesi güç bir izlenim bırakır.
PratiVia’da: PratiVia takviminde randevu süreleri tip bazında tanımlanabilir. Duruşma bloğu tanımlı süresiyle açılır ve o aralığa başka bir randevu oluşturulamaz.
Randevu yönetimi - 3Adım 3 / 5Her duruşma öncesi
Hazırlık zamanını takvimde ayırın
Hazırlığı duruşmadan birkaç gün önceye, dosyanın ağırlığına göre bir blok olarak koyun.
Duruşma öncesi dosya hazırlığı için takvimde ayrılmış bir zaman bulunmalıdır. Takvimde yeri olmayan bir iş, boş görünen saatler başka işlerle dolduğu için sürekli ertelenir.
- Her duruşma için hazırlık bloğu açın
- Bloğu duruşmadan birkaç gün öncesine yerleştirin
- Blok süresini dosyanın niteliğine göre belirleyin
Ayrıntısını okuyun
Hazırlık zamanını duruşmadan birkaç gün önceye koymak daha güvenlidir. Eksik bir belge ya da alınması gereken bir bilgi çıktığında hâlâ zaman kalır. Son geceye bırakılan hazırlıkta ise ortaya çıkan her eksik bir krize dönüşür. Hazırlık bloğunun süresi dosyanın niteliğine göre değişir. Karmaşık dosyalarda daha uzun bir blok ayrılması gerekir ve bu ayrımın baştan yapılması planlamayı gerçekçi kılar. Standart bir hazırlık süresi tanımlamak ise çoğu büroda tutmaz. Dosyalar birbirine benzemez ve tek bir süre ya fazla ya eksik gelir.
PratiVia’da: PratiVia takviminde randevu dışı çalışma blokları tanımlanabilir. Hazırlık zamanı takvimde yer kaplar ve o aralığa müvekkil randevusu verilmesi engellenir.
Randevu yönetimi - 4Adım 4 / 5Sürekli
Ekip görünürlüğünü tek takvimden sağlayın
Meşguliyeti herkes görsün, müvekkil kimliğini rol yetkisiyle yalnız ilgili avukata açın.
Birden çok avukatın çalıştığı bir büroda kimin nerede olduğu ortak bir takvimden görülebilmelidir. Bu görünürlük yoksa her soru için telefon açılır ya da kapı çalınır.
- Ekip programını ortak takvimde gösterin
- Herkesin kendi takvimini güncel tutmasını sağlayın
- Görünürlük düzeyini rol yetkileriyle sınırlayın
Ayrıntısını okuyun
Ortak takvimin işe yaraması için herkesin kendi programını güncel tutması gerekir. Eksik işlenen bir duruşma ortak görünümü yanıltıcı hâle getirir. Görünürlük düzeyinin de belirlenmesi gerekir. Hangi bilginin herkes tarafından görüleceği ve hangisinin yalnızca ilgili avukatta kalacağı tanımlanmalıdır. Müvekkil kimliğinin görünmemesi gereken durumlar olabilir ve bu ayrım rol yetkileriyle sağlanmalıdır. Takvimin ortak olması, her bilginin ortak olması anlamına gelmez. Meşguliyetin görünmesi planlama için yeterlidir. İçeriğin görünmesi ise ayrı bir karardır ve gizlilik yükümlülüğü gözetilerek verilmelidir.
PratiVia’da: PratiVia’da ekip takvimi rol yetkilerine göre paylaşılır. Kimin ne zaman meşgul olduğu görülürken müvekkil bilgisinin görünürlüğü ayrıca sınırlandırılabilir.
Ekip ve roller - 5Adım 5 / 5Ayda bir, 20 dakika
Takvim düzenini aylık olarak gözden geçirin
Ayda yirmi dakika çakışmalara, blok sapmasına ve hazırlık bloğu kullanımına bakın.
Ayda bir bakılacak birkaç sayı planlamanın gerçeğe ne kadar yaklaştığını gösterir: çakışma nedeniyle ertelenen randevu sayısı, duruşma bloklarının gerçek sürelerle uyumu ve hazırlık bloklarının kullanılma oranı.
- Ertelenen randevu sayısını ay ay izleyin
- Blok sürelerini gerçekleşen sürelerle karşılaştırın
- Hazırlık bloklarının kullanılma oranını takip edin
Ayrıntısını okuyun
Çakışma sayısı düşmüyorsa duruşmalar takvime geç işleniyor olabilir. Blok süreleri sürekli aşılıyorsa tanımlar gerçekçi değildir ve güncellenmelidir. Hazırlık blokları sürekli başka işlerle doluyorsa haftalık yük fazla planlanmış demektir ve bu, hazırlığın kalitesine doğrudan yansır. Bu üç bilgi birlikte okunduğunda düzeltilecek nokta doğrudan görünür. Ayrıca gözden geçirmenin kısa tutulması her ay yapılmasını da güvenceye alır. Yirmi dakikayı geçmeyen bir bakış takvimden düşmez. Uzun bir inceleme ise birkaç ay sonra tamamen bırakılır ve düzen yeniden kendi hâline kalır.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında randevu ve blok verileri dönem bazında listelenir, planlanan ile gerçekleşen süre farkı ayrı bir hesaplama gerektirmeden görülür.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Genel takvim uygulamaları randevuyu tutar ama iş tiplerini ayırmaz ve ekip görünürlüğünü yetkiyle sınırlamaz. Hukuk bürosunda ise duruşma, görüşme ve hazırlık farklı nitelikte işlerdir. PratiVia bunları tek takvimde ama ayrı ayrı yönetir.
Tip bazlı tek takvim
Duruşma, görüşme ve hazırlık ayrı tiplerle aynı takvimde görünür. Çakışma randevu verilirken engellenir.
Randevu yönetimiGerçekçi süre blokları
Her randevu tipi kendi süresiyle tanımlanır. Duruşma bloğu yol ve bekleme dâhil yer kaplar ve üzerine randevu yazılamaz.
Randevu yönetimiYetkiye göre ekip görünürlüğü
Kimin meşgul olduğu ortak takvimden görülür. Müvekkil bilgisinin görünürlüğü rol bazında sınırlandırılır.
Ekip ve rollerPlanlama sapması raporu
Planlanan ile gerçekleşen süre farkı dönem bazında okunur. Blok tanımları veriye göre güncellenir.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Düzenin oturduğu, çakışma nedeniyle ertelenen randevuların bitmesinden ve hazırlık bloklarının gerçekten kullanılmasından anlaşılır. Aşağıdaki dört gösterge bunu ölçer ve planlamanın sahaya ne kadar uyduğunu gösterir.
Çakışma nedeniyle ertelenen randevu
Sıfır
Duruşmayla aynı saate düştüğü için taşınan görüşme sayısı.
Duruşma bloğu süre sapması
%20’nin altı
Tanımlı blok ile fiilî sürenin ortalama farkı.
Kullanılan hazırlık bloğu oranı
%80 ve üzeri
Hazırlık için ayrılıp amacına uygun kullanılan blokların payı.
Program sorgulama teması
Belirgin biçimde azalan
Kimin nerede olduğunu öğrenmek için yapılan büro içi soru sayısı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Duruşmaları ana takvime taşıyın ve randevu tiplerini tanımlayın.
Tek ve tip bazlı takvim
2. hafta
Duruşma bloklarını yol ve bekleme süresiyle birlikte belirleyin.
Gerçekçi süre blokları
3. hafta
Hazırlık bloklarını takvime yerleştirin.
Planlı hazırlık zamanı
4. hafta
Ekip görünürlüğünü yetkilerle açın ve ilk aylık gözden geçirmeyi yapın.
Ortak takvim ve süre raporu
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Duruşmaları neden ayrı bir ajandada tutmamalıyım?
Çünkü çakışmayı önlemenin tek yapısal yolu, iki akışın aynı yerde görünmesidir. Ayrı bir ajandada duran duruşma, müvekkil randevusu verilirken görünmez ve kontrol tamamen hafızaya kalır. Dosya sayısı arttıkça bu hafıza yetmez hâle gelir. Tek takvimde tutmak, ayrıca duruşma günü etrafındaki hazırlık ve yol sürelerinin de gerçekçi biçimde planlanmasını mümkün kılar.
Duruşma bloğu ne kadar olmalı?
Adliyeden adliyeye ve mahkemeden mahkemeye belirgin farklar vardır. Tek bir standart süre çoğu büroda gerçeği yansıtmaz. En pratik yöntem ilk aylarda gerçekleşen süreleri not etmek ve blokları buna göre belirlemektir. Erken biten bir bloktan artan süre, bekleyen dosya işlerine ayrılabilir. Büyük kayıp bloğun kısa tutulmasıdır. Bu durumda sonraki randevu gecikir ve gün zincirleme olarak kayar.
Hazırlık zamanını takvime yazmak gerçekten gerekli mi?
Gereklidir, çünkü takvimde yeri olmayan bir iş boş görünen saatler dolduğu için sürekli ertelenir. Hazırlık, duruşmanın kendisi kadar zorunlu bir iştir ve planlanmadığında her seferinde son geceye kalır. Bloğun duruşmadan birkaç gün öncesine konması ise ayrıca önemlidir. Eksik bir belge ya da alınması gereken bir bilgi çıktığında telafi için zaman kalır ve ortaya çıkan her eksik bir krize dönüşmez.
Ortak takvimde müvekkil bilgisi görünür mü?
Görünmemesi gereken durumlar olabilir ve bu ayrım rol yetkileriyle sağlanmalıdır. Ortak takvimin amacı kimin ne zaman meşgul olduğunu göstermektir. Dosya ayrıntılarını herkese açmak bu amacın parçası sayılmaz. Müvekkil kimliği meslek sırrı kapsamındadır ve büro içinde de gereksiz yere yayılmamalıdır. Yetki düzeylerinin baştan tanımlanması, hem görünürlüğün faydasını sağlar hem de gizlilik yükümlülüğünü korur.
Takvim UYAP takibinin yerine geçer mi?
Geçmez ve geçmemelidir. Duruşma tarihlerinin ve süreçlerin takibi mesleki bir sorumluluktur. Resmî sistemler ve tebligatlar bu konudaki birincil kaynaktır. Büro takvimi bir planlama aracıdır. İşlerin birbirine göre nasıl yerleştiğini görmeye ve çakışmayı önlemeye yarar. İkisinin birbirini tamamlaması gerekir. Takvime işleme sorumluluğunun bir kişide tanımlı olması ise iki kaynağın uyumlu kalmasının en pratik yoludur.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
