Pazartesi sabahı bir hasta gelir, hekiminin bir hafta önce izne çıktığını öğrenir. Randevu üç hafta önce verilmiştir, izin ise iki hafta önce konuşulmuştur. İkisini birbirine bağlayan bir kayıt yoktur. Klinik izin yönetiminde sorun genellikle iznin takvime işlenmemesinde yaşanır. Aynı boşluk vekalet için de geçerlidir: hastayı kimin devralacağı sözlü konuşulur, devralan hekim hastanın geçmişini muayene anında öğrenir. Bu pratik, izin, nöbet ve vekalet düzenini takvim üzerinde kurarak boşa gelen hasta ve hazırlıksız devir sorununu ortadan kaldırmayı anlatır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
İzin ve vekalet düzeninin kurulmadığı klinikte sorunlar hep aynı hafta içinde toplanır: iznin başladığı gün ve dönüş günü. Aşağıdaki belirtiler, bilginin kişiler arasında sözlü dolaştığını ve takvime hiç yansımadığını gösterir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
İzin onaylandığı gün takvime randevuya kapalı aralık olarak girer. Bildirim süresi, randevuların ne kadar önceden verildiğiyle aynı olsun.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
İzin ve vekalet sorunları bir iletişim eksikliği gibi görünür, ama kökeni farklıdır: kliniğin çalışma düzeni ile randevu takvimi arasında bağ kurulmamıştır. Takvim, kimin ne zaman çalışmadığını bilmediği sürece randevu vermeye devam eder.
- 01
İzin bir takvim kısıtıdır
Bir hekimin izinli olması, randevu takvimi açısından o günlerin kapalı olması demektir. Bilgi olarak paylaşılan izin, randevu veren kişinin hatırlamasına bağlıdır ve yoğun bir gün bu hatırlamayı kolayca siler. Kısıt olarak tanımlanan izin ise sistemi bağlar: kimse o güne randevu açamaz. Aradaki fark, insanın dikkatine güvenmek ile yapının kendisini korumasına güvenmek arasındaki farktır.
- 02
Vekalet iyi niyete bırakılmış
Kliniklerin çoğunda kimin kime vekalet edeceği yazılı olmaz. İhtiyaç doğduğunda o gün müsait olan hekim devralır. Bu yaklaşım küçük ekiplerde bir süre işler, ama hangi hastanın kime gideceği belirsiz kaldığı için hazırlık yapılamaz. Vekaletin kural hâline gelmesi ise tek bir cümleyle sağlanır: aynı branştaki hekimler birbirinin belirlenmiş vekilidir ve devir notu zorunludur.
- 03
İzin kararı randevulardan sonra veriliyor
Randevular çoğu klinikte üç-dört hafta öncesinden verilir. İzinler ise genellikle bir-iki hafta önce netleşir. Bu sıralama, her izinde randevu düzeltmeyi kaçınılmaz kılar. Bildirim süresi kurala bağlandığında sorunun büyük bölümü kaynağında çözülür, çünkü izin tanımlandığında o günlere henüz randevu verilmemiş olur ve hiçbir hastayı aramak gerekmez.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 10-30 hasta
Her simge yaklaşık 2 hastaÜst sınıra kadar
Bilgilendirme yapılmadığı için kliniğe gelip dönen hastalar.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
- İzinli hekime açılan randevu
- İzin başına 2-6 randevu
- İzin takvime işlenmediğinde verilen ve sonradan iptal edilen randevular.
- Dönüş haftası yığılması
- İlk 3 günde %20-40 fazla yük
- İzin süresince ertelenen randevuların dönüş haftasına birikmesi.
- Hazırlıksız devir süresi
- Hasta başına 5-10 dakika
- Devir notu olmadığında geçmişi anlamak için harcanan ek süre.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Aşağıdaki altı adımın hepsi tek bir ilkeye dayanır: çalışmadığınız zaman, çalıştığınız zaman kadar net tanımlanmalıdır. Adımların dördü kurulumda bir kez yapılır ve bir daha ele alınmaz. İkisi ise her izin döneminde tekrarlanan kısa işlerdir, ikisi birlikte yarım saati geçmez.
- 1Adım 1 / 6Her izin ve nöbet planında, tanımlandığı gün
İzni ve nöbeti randevu takvimine tanımlayın
İzni, nöbeti ve hastane gününü başlangıç ve bitiş saatiyle takvimde kapatın.
İzin onaylandığı anda takvime işlenir. Başka bir yere yazılmaz, mesajla duyurulmakla yetinilmez. Aynısı nöbet ve hastane günü için de geçerlidir: hekim o saatlerde muayenehanede olmayacaksa takvimde o aralık randevuya kapalı olmalıdır. Bu tek adım, boşa gelen hasta vakalarının neredeyse tamamını ortadan kaldırır.
- İzni onaylandığı gün takvime işleyin, duyuruyla yetinmeyin
- Yarım gün izinleri saat aralığıyla birlikte tanımlayın
- Hastane günü ve nöbet gibi düzenli yükümlülükleri tekrar eden tanım olarak girin
Ayrıntısını okuyun
Tanımlamayı iznin başlangıç ve bitiş saatiyle birlikte yapın. Yarım gün izinler en sık atlanan kalemlerdir. Düzenli tekrar eden yükümlülükler (örneğin haftada bir hastane günü ya da aylık nöbet) tekrar eden tek bir tanım olarak baştan bir kez girilmelidir. Böylece her ay aynı işi yapmak gerekmez ve unutma ihtimali ortadan kalkar.
PratiVia’da: PratiVia’da çalışma saatleri, izin ve tatil tanımları takvimin parçasıdır. Tanımlı bir izin aralığına randevu açılamaz ve bu kısıt online randevu ekranında da geçerli olur.
Randevu yönetimi - 2Adım 2 / 6Kural bir kez, her izin talebinde uygulanır
İzin bildirim süresini kurala bağlayın
Randevular üç hafta önceden veriliyorsa izni de en az üç hafta önce isteyin.
Randevu ne kadar öncesinden veriliyorsa, izin de en az o kadar önce bilinmelidir. Klinik randevuları üç hafta öncesinden veriyorsa izin bildirim süresi de en az üç hafta olmalıdır. Bu tek cümlelik kural, izin nedeniyle yapılan randevu düzeltmelerinin büyük bölümünü baştan ortadan kaldırır.
- Bildirim süresini randevu verme ufkunuza eşitleyin
- İstisna durumları kuralın içinde ayrıca tanımlayın
- Kuralı çalışma belgelerine yazıp yeni hekimlerle paylaşın
Ayrıntısını okuyun
Kuralın istisnası elbette olur: hastalık, acil durum ve öngörülemeyen yükümlülükler. Bu yüzden kuralın amacı, öngörülebilen izinlerin randevular verilmeden önce takvime girmesini sağlamaktır. Ekibe anlatırken de böyle sunun: bu kural, hastayı tek tek arayıp randevu kaydırmak zorunda kalmamanın en kolay yoludur. Kuralı yazılı hâle getirmek ayrıca yeni gelen hekimler için de referans oluşturur.
PratiVia’da: PratiVia’da izin talep-onay iş akışı için ayrı bir modül yoktur. İzinler yetkili kullanıcı tarafından takvime tanımlanır ve bu işlem denetim kaydına yazılır. Bildirim süresi kuralını kurumun kendisi işletir.
- 3Adım 3 / 6Kurulumda bir kez, ekip değişiminde güncelleme
Vekaleti kural bazında tanımlayın
Hangi hekimin vekili kim, hangi hastalar devredilir: üç satırlık tablo yazın.
Vekaletin hasta bazında konuşulması her seferinde yeni bir karar demektir ve yoğun günde bu karar verilmez. Bunun yerine bir kural yazın: hangi hekimin vekili kimdir, vekil hangi hastaları devralır, hangi durumlar ertelenir. Üç satırlık bir tablo çoğu klinik için yeterlidir ve ekip değişene kadar geçerli kalır.
- Kim kime vekalet eder tablosunu üç satırda yazın
- Vekalet süresince erişimi geçici olarak tanımlayın
- İzin bitiminde erişimi eski kapsamına döndürün
Ayrıntısını okuyun
Kuralın yürümesi için erişim tarafının da hazır olması gerekir. Vekalet eden hekim, devraldığı hastanın geçmişini görebilmelidir. Ancak bu erişim geçici olmalı ve izin bitiminde eski hâline dönmelidir. Kalıcı olarak genişletilen erişim, ölçülülük ilkesiyle çelişir ve zamanla herkesin her dosyayı gördüğü bir yapıya kayar. Geçici genişletmeyi de kayıt altına almak gerekir.
PratiVia’da: PratiVia’da erişim kapsamı rol bazlı yetki matrisiyle yönetilir. Vekalet dönemi için kapsam genişletilip sonrasında geri alınabilir ve her iki işlem de değiştirilemez denetim kaydına düşer.
Ekip ve roller - 4Adım 4 / 6Devredilen her hasta için, izin öncesi
Devir notunu zorunlu hâle getirin
İzinden önce randevulu her hasta için dosyaya üç satırlık devir notu yazın.
Vekaletin zayıf halkası bilgidir. İzne çıkacak hekim, o dönemde randevusu olan hastalar için üç satırlık bir devir notu bırakmalıdır: hastanın güncel durumu, bekleyen tetkik veya sonuçlar, o görüşmede yapılması planlanan iş. Üç satır, devralan hekimin hazırlık süresini birkaç dakikaya indirir.
- İzin öncesi gün, dönemdeki randevuları tek tek gözden geçirin
- Her devredilen hasta için üç satırlık devir notu yazın
- Notu hastanın kendi dosyasında tutun
Ayrıntısını okuyun
Bu notun e-postada ya da mesaj grubunda kalmaması, hastanın kendi dosyasında durması önemlidir. E-postayla gönderilen devir listesi hem dağınıktır hem de gizlilik açısından risklidir. Not standardı zaten tanımlıysa devir notu bu standardın küçük bir eklentisi olur. Uygulamada en pratik yöntem, izin başlamadan önceki gün randevu listesini açıp yalnızca ilgili hastalara not eklemektir.
PratiVia’da: PratiVia’da seans notları hastanın dosyasında tutulur. Devir notu da aynı kayda eklendiği için vekalet eden hekim hastanın geçmişini ve planını tek ekranda görür.
Seans notları - 5Adım 5 / 6İzin kesinleştiğinde bir kez
Etkilenen hastaları tek seferde bilgilendirin
Etkilenen hastaları tek turda arayın, yeni tarih ya da vekil hekim önerin.
İzin nedeniyle değişecek randevular varsa hastalar tek bir turda ve mümkün olan en erken zamanda aranmalıdır. Parça parça yapılan bilgilendirme hem sekreterin gününü böler hem de bazı hastaların atlanmasına yol açar. Tek turda yapılan arama ise otuz dakikada biter ve kimse dışarıda kalmaz.
- Etkilenen randevuları listeleyip tek turda bilgilendirin
- Hastaya yeni tarih ve vekil hekim seçeneklerini birlikte sunun
- Mesajda iznin sebebine ve sağlık durumuna değinmeyin
Ayrıntısını okuyun
Bilgilendirmede iki seçenek birlikte sunulur: yeni bir tarih veya vekalet eden hekimle aynı tarihte devam. Seçeneği hastaya bırakmak, iptal oranını belirgin biçimde düşürür. Mesaj metninde hekimin izinli olduğunu yazmak yeterlidir. İznin sebebini veya hastanın sağlık durumuna dair bilgiyi mesaja eklemeyin. Bu ayrıntı hem nezaket hem de veri güvenliği açısından önemlidir.
PratiVia’da: PratiVia’da randevu bilgilendirmeleri SMS, WhatsApp ve e-posta üzerinden şablonla gönderilir. Gönderim durumu randevu kaydında görüneceği için kimin bilgilendirildiği takip edilebilir.
Portal ve mesajlar - 6Adım 6 / 6Her izin dönüşünde
Dönüş haftasını kademeli açın
Dönüş haftasının ilk iki gününde aralıkların dörtte birini kapalı tutun.
İzin dönüşünde takvimi normal kapasiteyle açmak, ertelenen randevuların ilk üç güne yığılmasına yol açar. Bunun yerine dönüş haftasının ilk iki gününü kısmi kapasiteyle açın ve ertelenmiş hastaları hafta boyuna yayın. Gecikmeler azalır, hekim de izinden döndüğü gün gerçekçi bir yükle karşılaşır.
- Dönüş haftasının ilk iki gününü kısmi kapasiteyle açın
- Ertelenen randevuları haftanın tamamına dağıtın
- Öncelikli hastalar için ilk günlerde birkaç aralık boş bırakın
Ayrıntısını okuyun
Kademeli açılış ayrıca acil ve öncelikli hastalar için yer bırakır. İzin süresince biriken talebin bir kısmı zaten beklemeye tahammülü olmayan taleplerdir. Bu hastalar için ilk günlerde ayrılmış birkaç aralık, kliniği telafi koşusundan kurtarır. Uygulama basittir: dönüş haftasının ilk iki gününde randevu aralıklarının yaklaşık dörtte birini kapalı tutup gerektikçe açmak yeterlidir.
PratiVia’da: PratiVia’da hekim bazında uygun saatler dönemsel olarak ayarlanabilir. Dönüş haftası için kapasiteyi kısmi açmak, çalışma saati tanımını geçici olarak değiştirmekle yapılır.
Randevu yönetimi
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
İzin ve vekalet konusunda bir yazılımın katkısı, hatayı baştan imkânsız kılmaktır. PratiVia bunu izni bir kısıt olarak ele alarak yapar: tanımlı bir izin aralığına randevu açılamaz, dolayısıyla hatırlamaya gerek kalmaz.
İzin, randevuyu baştan engeller
İzin ve tatil tanımları takvimin kuralları arasında yer alır. O aralığa ne sekreter ne de hasta randevu açabilir. Bilgi paylaşımı yerine yapının kendisi koruduğu için yoğun günlerde bile hata oluşmaz.
Randevu yönetimiVekalet erişimi geçici tanımlanır
PratiVia’da ayrı bir vekalet rolü yoktur. Vekalet, mevcut rolün kapsamının geçici olarak genişletilmesiyle yürür. İzin bitiminde kapsam geri alınır ve her iki işlem denetim kaydında tarihiyle birlikte durur.
Ekip ve rollerDevir notu dosyanın içinde kalır
Devralan hekim için yazılan not hastanın kendi kaydında durur. E-posta ya da mesajla dolaşmaz. Bu hem hazırlık süresini kısaltır hem de hasta bilgisinin sistem dışına çıkmasını gerektirmez.
Seans notlarıBilgilendirme izlenebilir
İzin nedeniyle değişen randevularda gönderilen mesajın durumu randevu kaydında görünür. Kimin bilgilendirildiği ve kimin kaldığı liste üzerinden takip edilebildiği için hiçbir hasta habersiz kalmaz.
Portal ve mesajlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin kurulduğu, izin dönemlerinde ortaya çıkan aksaklıkların azalmasından anlaşılır. Dört gösterge her izin döneminden sonra beş dakikada değerlendirilebilir ve yıl içinde eğilim hızla belirginleşir.
İzinli hekime açılan randevu
Sıfır
İzin tanımlı aralığa açılıp sonradan iptal edilen randevu sayısı.
İzin bildirim öncesi süre
En az 3 hafta
İznin bildirildiği tarih ile başlangıç tarihi arasındaki gün farkı.
Devir notu bulunan hasta oranı
Devredilen hastaların tamamı
Devir notu yazılmış hasta / izin döneminde randevusu olan hasta.
Dönüş haftası gecikme süresi
Normal haftaya yakın
Dönüş haftasında ortalama muayene başlama gecikmesi.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Mevcut izin, nöbet ve hastane günlerini takvime kısıt olarak tanımlayın.
Çalışılmayan zamanlar ilk kez takvimde görünür ve randevuya kapalı.
2. hafta
İzin bildirim süresi kuralını yazın ve ekiple paylaşın.
Planlanabilir izinler randevu verilmeden önce biliniyor.
3. hafta
Vekalet tablosunu hazırlayın. Geçici erişim kuralını tanımlayın.
Kimin kime vekalet edeceği yazılı ve uygulanabilir.
4. hafta
Devir notu ve bilgilendirme akışını ilk izin döneminde uygulayın.
Vekalet hazırlıklı yürüyor, hasta önceden bilgilendiriliyor.
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
PratiVia’da izin talebi için onay iş akışı var mı?
Ayrı bir talep-onay modülü bulunmuyor. İzinler yetkili kullanıcı tarafından takvime tanımlanır ve bu işlem denetim kaydına yazıldığı için kimin ne zaman tanımladığı geriye dönük görülür. Bildirim süresi ve onay mekanizmasını kurumun kendi işleyişiyle yürütmesi gerekir. Pratikte küçük ve orta ölçekli kliniklerin çoğu için bu yeterlidir. Önemli olan iznin bir mesajda kalmayıp takvimde kısıt hâline gelmesidir.
Nöbet sırası klinik takviminde nasıl tutulur?
Nöbet, çalışma saatlerinin bir varyasyonu olarak tanımlanır: hekimin nöbette olduğu saatler muayenehane takviminde randevuya kapalıdır. Ayrı bir nöbet çizelgesi modülü yerine, tekrar eden çalışma saati tanımları kullanılır. Aylık düzenli nöbetler tekrar eden tanım olarak bir kez girildiğinde her ay yeniden işlenmesi gerekmez. Nöbet listesinin kendisi, kliniğin dışındaki kurumla ilgili olduğu için ayrıca kendi kaynağından takip edilmelidir.
Vekalet eden hekim hastanın tüm geçmişini görmeli mi?
Devraldığı hasta için görmesi gerekir, ancak bu erişim geçici olmalıdır. Kalıcı olarak genişletilen yetki, zamanla herkesin her dosyayı gördüğü bir yapıya kayar ve ölçülülük ilkesiyle çelişir. Doğru uygulama, vekalet dönemi boyunca kapsamı genişletip izin bitiminde geri almaktır. Her iki işlemin denetim kaydında yer alması, hem iç düzen hem de olası bir denetim açısından koruma sağlar.
İzin döneminde randevuları iptal mi etmeli, ertelemeli mi?
İkisini de hastaya bırakmak en iyi sonucu verir. Bilgilendirme sırasında iki seçenek birlikte sunulur: aynı tarihte vekil hekimle devam etmek veya hekimin dönüşünde yeni bir tarih almak. Seçenek sunulan hastalarda iptal oranı belirgin biçimde düşer. Kontrol niteliğindeki görüşmelerde vekalet genellikle sorunsuz kabul edilir. İlk değerlendirme randevularında ise hastalar çoğunlukla beklemeyi tercih eder.
İzin dönüşündeki yığılmayı önlemenin başka yolu var mı?
En etkili yöntem, iznin başlangıcından önceki hafta kapasiteyi biraz artırmaktır. İzin öncesi ek açılan birkaç saat, ertelenecek hasta sayısını azaltır ve dönüş haftasındaki yükü baştan hafifletir. İkinci yöntem, dönüş haftasının ilk iki gününü kısmi kapasiteyle açmaktır. Üçüncüsü de bekleme listesini kullanmaktır: iznin oluşturduğu boşluklar, erken tarih isteyen hastalarla kısmen doldurulabilir.
Son güncelleme: 28 Temmuz 2026.
