Bir hukuk bürosunda telefonların önemli bölümü, mevcut dosyaların durumunu sormak için çalar. Müvekkil haklıdır: kendi hayatını doğrudan ilgilendiren bir süreç yürüyor ve bu sürece dair elinde çoğu zaman hiçbir görünürlük yok. Büro da haklıdır: aynı bilgiyi günde yedi kez telefonda tekrarlamak, dosya işine ayrılacak zamanı yiyip bitiriyor. Çözüm, müvekkilin kendi dosyasının belirli bir bölümünü istediği an görebildiği düzenli bir kanaldır. Ancak hukukta portal kurmak, bir kliniğe hasta portali açmaktan farklıdır: avukatın sır saklama yükümlülüğü, çıkar çatışması kuralları, reklam yasağı ve müvekkile yanlış beklenti yaratmama sorumluluğu portalin ne göstereceğini titizlikle sınırlar. Bu pratik o sınırı çizip içini doldurur.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bilgilendirme boşluğu büroda iki ayrı yük üretir: müvekkilin kaygısı ve ekibin kesintisi. İkisi birbirini besler, çünkü yanıtsız kalan müvekkil daha sık arar ve daha sık arayan müvekkile daha aceleci yanıt verilir. Dört belirti tanıdıktır.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Portalde yalnız beyaz listedeki alanlar görünür. Strateji notu, karşı taraf değerlendirmesi ve sonuç tahmini hiçbir koşulda müvekkil ekranına çıkmaz.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Bürolar portal kurmaktan genellikle gizlilik endişesiyle kaçınır ve bu endişe yerindedir. Ancak çözüm, portalden vazgeçmeden ne göstereceğini kurala bağlamaktır. Kuralsız açılan portal risklidir, hiç açılmayan portal ise yükü ekibin üzerine yıkar.
- 01
Paylaşılabilir alanlar tanımlanmamış
Büro “neyi paylaşabiliriz” sorusunu hiç yanıtlamadığı için ya hepsini ya hiçbirini seçer. Paylaşım kapsamı alan alan yazılmadığında her karar o anki kişinin takdirine kalır ve takdir yorgun bir günde yanılır. Beyaz liste, paylaşımı hem güvenli hem tartışmasız kılar.
- 02
Dosya durumu teknik dilde kalmış
Sistemdeki teknik aşama adları müvekkile hiçbir şey anlatmaz, hatta yanlış anlatır. Ara kararı zafer sanan ya da usuli bir işlemi kayıp okuyan müvekkil, açıklama isteyerek büroyu yeniden meşgul eder. Durumun müvekkil diline çevrilmiş bir karşılığı olmalıdır.
- 03
Belge akışının tek kapısı yok
Müvekkilden belge isteme, hatırlatma ve teslim alma süreci e-posta ile mesajlaşma arasında bölünmüş durumdadır. Tek kapı olmadığında hangi belgenin istendiği, hangisinin geldiği ve hangisinin hâlâ eksik olduğu kimse tarafından net biçimde bilinmez.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 190-430 saat
Haftada 4-9 saat. Bu, yaklaşık 24-54 tam iş günü eder.
Her kare 1 iş günü (en az)Üst sınıra kadar
Ekibin dosya durumu sorularını telefonla yanıtlamaya harcadığı toplam süre.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 10 belgeden 7’si
En az
Mesajlaşma uygulaması ya da kişisel e-postayla alınan müvekkil belgeleri.
Her 10 dosyadan 2-3’ü
En azÜst sınıra kadar
Süreç yanlış anlaşıldığı için müvekkille gerginlik yaşanan dosyalar.
- Eksik belge nedeniyle gecikme
- Dosya başına 5-15 gün
- İstendiği hâlde zamanında teslim edilmeyen belgeler yüzünden yaşanan gecikme.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Portal, sınırları baştan çizilmiş ve müvekkile yalnızca gereken bilgiyi gösteren bir bilgilendirme aracıdır. Önce nelerin görüneceği yazılır, sonra dosya durumu müvekkil diline çevrilir, takvim ve belge akışı açılır, online görüşme dosyaya bağlanır ve erişim yetkisi kurala oturtulur. Altı adım sırayla uygulanır.
- 1Adım 1 / 6Kurulumda bir kez. Yılda bir gözden geçirilir
Portalde görünecek alanların beyaz listesini yazın
Görünecek alanları tek tek yazın, tereddüt ettiğiniz alanı listeye almayın.
Büro açık bir liste hazırlar: portalde dosya adı ve numarası, sadeleştirilmiş durum, yaklaşan duruşma ve önemli tarihler, müvekkile açık belgeler, istenen belgeler listesi, ödeme ve masraf özeti ile randevular görünür. Bu listede olmayan hiçbir alan portale çıkmaz. Özellikle dışarıda kalanlar tek tek yazılır: iç strateji notları, delil ve tanık değerlendirmeleri, karşı taraf ve vekili hakkındaki kanaatler, büro içi yazışmalar ve henüz kesinleşmemiş taslak metinler.
- Portalde görünecek alanları tek tek yazıp onaylayın
- Dışarıda kalan alanları da açıkça listeleyin
- Yeni alanlarda varsayılanı “gösterme” olarak ayarlayın
- Listeyi büro toplantısında kabul edip herkese duyurun
Ayrıntısını okuyun
Beyaz liste yaklaşımı kara listeden çok daha güvenlidir, çünkü sisteme yeni bir alan eklendiğinde varsayılan davranış “gösterme” olur. Liste yazıldıktan sonra bir kez de ters yönden test edilir: her alan için “bu bilgi müvekkilin eline geçse sorun olur mu” sorusu sorulur. Tereddüt edilen alan listeye alınmaz. Liste büro toplantısında kabul edilir ve tüm ekip hangi bilginin dışarı açık olduğunu bilir. Bu ortak bilgi, gündelik hatayı büyük ölçüde önler.
PratiVia’da: PratiVia’da portal görünürlüğü alan bazında yapılandırılır. İç not katmanı ve yetkisiz alanlar portale hiç taşınmaz, yeni eklenen alanlar açıkça işaretlenene kadar gizli kalır.
Portal ve mesajlar - 2Adım 2 / 6Kurulumda: her aşama değişiminde
Dosya durumunu müvekkil diline çeviren bir sözlük kurun
On iki-on beş yorumsuz durum tanımlayın, her değişimde kısa bildirim gönderin.
Büro on iki ile on beş arasında sade durum tanımlar ve her birine bir açıklama cümlesi yazar. Örneğin “dava açıldı, karşı tarafın cevap süresi bekleniyor” ya da “bilirkişi raporu geldi, itiraz süresi içinde değerlendiriliyor”. Durumlar dosya türüne göre gruplanır. İcra dosyasının durum seti ile boşanma dosyasınınki aynı olmaz. Her durum değişiminde müvekkile kısa bir bildirim gider ve portaldeki kart güncellenir.
- Dosya türü bazında 12-15 sade durum tanımlayın ve açıklama cümlesi yazın
- Durum değişiminde otomatik bildirim ve kart güncellemesi yapın
- Sonuç tahmini ve ihtimal değerlendirmesini portale yazmayın
- Kartta son güncelleme tarihini gösterin
Ayrıntısını okuyun
Durum metinleri bilinçli olarak yorumsuzdur: ne iyimser ne kötümser, yalnızca sürecin nerede olduğunu söyler. Sonuç tahmini, ihtimal yüzdesi ya da “iyi gidiyor” türünden değerlendirmeler portale yazılmaz. Bunlar görüşmede, bağlamıyla birlikte anlatılır. Bu ayrım hem gerçekçi olmayan beklentiyi önler hem de sonradan “siz şöyle demiştiniz” tartışmasını ortadan kaldırır. Durum kartının altında son güncelleme tarihi görünür. Tarihi eskiyen kart müvekkilde kaygı ürettiği için büro için de bir hatırlatıcı işlevi görür.
PratiVia’da: PratiVia’da dosya aşamaları müvekkile dönük karşılıklarıyla birlikte tanımlanır. Aşama değiştiğinde portal kartı güncellenir ve bildirim yalnızca yetkili müvekkil hesabına gider.
Danışan yönetimi - 3Adım 3 / 6Tarih girildiğinde: değişiklikte anında
Duruşma takvimini ve önemli tarihleri portale açın
Müvekkile yalnız ondan eylem beklenen tarihleri gösterin, iç süre takibini kapalı tutun.
Müvekkil portalinde yalnızca kendisini ilgilendiren tarihler görünür: duruşma günü ve saati, keşif, bilirkişi incelemesi, büro randevusu ve kendisinden beklenen belgelerin son teslim tarihi. Tarih değiştiğinde bildirim anında gider, çünkü hukukta ertelenmiş bir duruşmadan haberdar olmayan müvekkilin boşuna yol gitmesi en sık yaşanan ve en çok güven yıpratan olaylardandır. Takvim bağlantısı müvekkilin kendi takvim uygulamasına eklenebilir olmalıdır.
- Portalde yalnızca müvekkili ilgilendiren tarihleri gösterin
- Tarih değişikliğinde anında bildirim gönderin
- Büro içi süre takibini portale açmayın
- Duruşma öncesi standart hatırlatma şablonu kullanın
Ayrıntısını okuyun
Büro içindeki süre takibi ise portale açılmaz. Zamanaşımı, itiraz ve kanun yolu süreleri büronun kendi iç takibidir ve müvekkile ham hâlde gösterilmesi yanlış anlamaya çok açıktır. Müvekkile yalnızca kendisinden bir eylem beklenen tarihler gösterilir. Duruşma öncesinde standart bir hatırlatma gönderilir: tarih, saat, yer, getirilmesi gerekenler ve katılımın zorunlu olup olmadığı. Bu tek mesaj, duruşma haftalarındaki telefon trafiğinin önemli bölümünü ortadan kaldırır.
PratiVia’da: PratiVia takviminde duruşma ve randevu kayıtları portale yansır. Değişiklikler anında bildirim olarak gider ve büro içi süre takibi yalnızca ekip görünümünde kalır.
Randevu yönetimi - 4Adım 4 / 6Sürekli: belge istendiğinde ve geldiğinde
Belge paylaşımını iki yönlü ve izli kurun
İstenen belgeleri adlandırılmış satırlarla isteyin, yüklenen belge dosyaya bağlansın.
Portal iki yönlü çalışır. Bürodan müvekkile: kesinleşmiş ve paylaşılabilir belgeler yayımlanır, müvekkil indirir ve indirme kaydı tutulur. Müvekkilden büroya: istenen belgeler adlandırılmış bir liste olarak görünür ve müvekkil her birini kendi satırına yükler. Yüklenen belge doğrudan dosyaya bağlanır, kim yükledi ve ne zaman yüklendi bilgisi kayda geçer. Eksik kalan belgeler listede açık durur ve belirli aralıklarla nazik bir hatırlatma gönderilir.
- İstenen belgeleri adlandırılmış liste olarak portalde gösterin
- Yüklenen belgeyi doğrudan dosyaya bağlayın ve yükleyen bilgisini kaydedin
- Eksik belgeler için otomatik hatırlatma kurun
- Taslak metinleri kesinleşmeden portalde yayımlamayın
Ayrıntısını okuyun
Bu yapı üç sorunu aynı anda çözer: belgeler kişisel cihazlara dağılmaz, hangi belgenin eksik olduğu tartışmasız hâle gelir ve dosyaya ekleme adımı unutulmaz. Yüklenen dosyalar güvenlik taramasından geçirilir ve yalnızca izin verilen biçimler kabul edilir. İmza gerektiren belgelerde portal üzerinden elektronik onay alınabilir. Vekâletname gibi resmî işlemler ise kendi hukuki biçimine tabidir ve portal bunların yerine geçmez. Taslak metinler kesinleşmeden yayımlanmaz.
PratiVia’da: PratiVia portalinde belge paylaşımı iki yönlü çalışır. Müvekkilin yüklediği dosyalar karantina taramasından geçip dosya kaydına bağlanır ve her indirme ile yükleme denetim izine yazılır.
Online formlar - 5Adım 5 / 6Her online görüşmede
Online görüşmeyi randevu ve dosya kaydına bağlayın
Online görüşmede kimliği ilk seferde teyit edin, odada üçüncü kişi olup olmadığını sorun.
Şehir dışındaki, yurt dışındaki ya da gelmekte zorlanan müvekkille yapılan görüşme, portaldeki randevudan başlatılır. Müvekkil randevu kartındaki bağlantıya tıklar. Görüşme odası yalnızca o randevu için açılır ve bağlantı süresiz açık kalmaz. Görüşme bittiğinde kayıt otomatik olarak dosyanın kronolojisine düşer, avukat da standart tutanağı aynı ekrandan yazar. Böylece uzaktan yapılan görüşme, büroda yapılanla aynı izi bırakır.
- Online görüşmeyi portaldeki randevudan, tek kullanımlık bağlantıyla başlatın
- İlk görüşmede kimlik teyidini yapın ve kayda yazın
- Görüşme ortamında üçüncü kişi olup olmadığını sorun
- Kayıt almayı yalnızca açık yazılı onayla yapın
Ayrıntısını okuyun
Online görüşmede iki nokta özellikle önemlidir. Birincisi kimlik doğrulamadır: ilk görüşmede müvekkilin kimliği görüntülü olarak teyit edilir ve bu teyit kayda yazılır. İkincisi görüşmenin ortamıdır. Müvekkilin yanında üçüncü kişilerin bulunup bulunmadığı sorulur, çünkü sır saklama yükümlülüğü ekranın diğer ucundaki odayı da ilgilendirir. Görüşmenin ses ya da görüntü kaydı ancak açık yazılı onayla alınır ve onay yoksa hiçbir kayıt tutulmaz. Kural yazılı olarak baştan anlatılır.
PratiVia’da: PratiVia’da online görüşme randevuya bağlı tek kullanımlık bağlantıyla açılır. Katılım bilgisi dosya kronolojisine düşer ve görüşme tutanağı aynı ekrandan doldurulur.
Randevu yönetimi - 6Adım 6 / 6Portal davetinde: her yetki değişiminde
Erişim yetkisini ve denetim izini kurala bağlayın
Tüzel kişide yetkilileri tek tek tanımlayın, vekâlet bitince erişimi kapatın.
Portal hesabı vekâlet ilişkisi kurulmuş müvekkile açılır ve yalnızca o müvekkilin dosyalarını gösterir. Tüzel kişi müvekkillerde yetkili kişiler ayrı ayrı tanımlanır. Şirketin tüm çalışanlarına açılan tek bir ortak hesap, bilginin şirket içinde denetimsiz yayılmasına yol açar. Birden fazla müvekkilin bulunduğu dosyalarda her müvekkil yalnızca kendisini ilgilendiren bölümü görür ve çıkar çatışması doğduğu anda paylaşım durdurulup durum meslek kurallarına göre değerlendirilir.
- Portal hesabını müvekkil bazında açın. Tüzel kişilerde yetkilileri tek tek tanımlayın
- Çok müvekkilli dosyalarda görünürlüğü kişiye göre sınırlayın
- Görüntüleme, indirme ve yetki değişikliğini ize yazın
- Vekâlet sona erdiğinde erişimi kapatın, belge alma süresini sözleşmede yazın
Ayrıntısını okuyun
Her görüntüleme, indirme ve yetki değişikliği denetim izine yazılır. Bu iz güvenliği sağlarken aynı zamanda bilgilendirmenin de kanıtı olur: müvekkilin belgeyi hangi tarihte indirdiği kayıtlıdır. Vekâlet ilişkisi sona erdiğinde portal erişimi kapatılır, ancak müvekkilin kendi belgelerini alabilmesi için makul bir süre tanınır ve bu süre sözleşmede yazılıdır. Erişim kapatıldıktan sonra da sır saklama yükümlülüğü sürdüğü için arşivdeki kayıtlar rol bazlı yetkiyle korunmaya devam eder.
PratiVia’da: PratiVia rol bazlı yetkilendirme ile portal hesabını müvekkil ve dosya bazında sınırlar. Tüm görüntüleme ve indirme hareketleri değiştirilemez denetim kaydına işlenir.
Ekip ve roller
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia müvekkil portalini sınırları sistemde önceden tanımlanmış, ölçülü ve izli bir bilgilendirme kanalı olarak kurar: görünürlük alan bazında ayarlanır, iç not katmanı hiç taşınmaz ve her hareket iz bırakır.
Alan bazlı portal görünürlüğü
Hangi bilginin dışarı açıldığı alan alan tanımlanır. Yeni alanlar açıkça işaretlenene kadar gizli kalır, iç notlar hiç taşınmaz.
Portal ve mesajlarMüvekkil diline çevrilmiş dosya durumu
Aşamalar sade karşılıklarıyla tanımlanır. Değişimde portal kartı güncellenir ve bildirim yalnızca yetkili hesaba gider.
Danışan yönetimiİzli iki yönlü belge akışı
Müvekkilin yüklediği dosya karantinadan geçip dosyaya bağlanır. Her indirme ve yükleme denetim kaydına işlenir.
Online formlarRandevuya bağlı online görüşme
Görüşme tek kullanımlık bağlantıyla açılır, katılım dosya kronolojisine düşer ve tutanak aynı ekrandan yazılır.
Randevu yönetimi
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Portalin işe yaradığı, müvekkillerin memnuniyetinden önce telefon trafiğinin düşmesinden anlaşılır. Aşağıdaki dört gösterge ilk iki ay içinde eğilim verir ve altı ayda kalıcı sonucu gösterir.
Durum sorusu için gelen arama
İlk sayının yarısı
Haftalık gelen aramalardan dosya durumu sorularının sayısındaki değişim
Portal üzerinden gelen belge oranı
%80 ve üzeri
Müvekkilden alınan belgelerin portalden yüklenen bölümü
Aktif portal kullanan müvekkil oranı
%60 ve üzeri
Son 30 günde portale en az bir kez giren müvekkillerin payı
Eksik belge bekleme süresi
7 gün ve altı
Belge talebi ile teslim arasındaki ortalama gün sayısı
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Beyaz listeyi yazın, dışarıda kalacak alanları netleştirin ve büro toplantısında onaylatın.
Paylaşım kapsamı yazılı ve ekip tarafından biliniyor
2. hafta
Dosya türlerine göre durum sözlüğünü hazırlayın ve aktif dosyaların durumunu güncelleyin.
Tüm aktif dosyalarda sade durum tanımı var
3. hafta
Portali seçilmiş on dosyada açın, takvim ve belge akışını deneyin, müvekkil geri bildirimini alın.
Pilot dosyalarda portal çalışıyor, ilk düzeltmeler yapıldı
4. hafta
Tüm aktif müvekkillere daveti gönderin, online görüşme akışını kurun ve ilk ölçümleri okuyun.
Portal yaygınlaştı, görüşme akışı dosyaya bağlı, metrikler elde
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Müvekkile dosyanın tamamını göstermek zorunda mıyız?
Hayır. Müvekkilin kendi dosyasındaki resmî evraka ve sürecin gidişatına ilişkin bilgi alma hakkı vardır, ancak bu hak büronun iç çalışma ürününü kapsamaz. Portal bu ayrımı teknik olarak kurar: resmî belgeler, yapılan işlemler ve süreç bilgisi paylaşılır. Strateji notları, delil değerlendirmeleri ve büro içi yazışmalar paylaşılmaz. Kapsam ücret sözleşmesinde ya da ekinde yazılı hâle getirilirse sonradan tartışma çıkmaz.
Müvekkil portaldeki bilgiyi yanlış yorumlarsa sorumluluk doğar mı?
Riski azaltmanın yolu durum metinlerini yorumsuz ve sade tutmaktır. Her durum kartının altında kısa bir açıklama ve “ayrıntılı değerlendirme için avukatınızla görüşünüz” yönlendirmesi bulunur. Portal bir bilgilendirme aracıdır, hukuki görüş yerine geçmez ve bu kullanım koşullarında açıkça yazılıdır. Kritik aşamalarda, örneğin bir karar çıktığında, portale güvenmek yerine doğrudan görüşme planlanması yerleşik bir alışkanlık hâline getirilmelidir.
Yaşlı ya da dijital araçlara uzak müvekkil için ne yapmalı?
Portal telefonu ortadan kaldırmaz, yükünü azaltır. Portale hiç girmeyen müvekkil için eski akış aynen sürer. Sekreter telefonda bilgilendirir ve belgeler elden alınır. Uygulamada yaşlı müvekkillerin önemli bölümünde bir yakını portale erişir, ancak bu erişim yazılı onay ve tanımlı yetkiyle kurulur, otomatik verilmez. Büro açısından kazanç, dijital kanalı kullanan müvekkillerin telefon trafiğinden çıkmasıdır.
Portalden gelen belgelerin güvenliği nasıl sağlanır?
Yüklenen her dosya zararlı yazılım taramasından geçirilir ve yalnızca izin verilen biçimler kabul edilir. Belgeler büro çalışanlarının kişisel cihazlarına inmek yerine dosya kaydında saklanır. Erişim rol bazlıdır ve her indirme iz bırakır. Verinin nerede barındırıldığı da önemlidir: Türkiye’de bulunan bir altyapı, kişisel veri mevzuatı bakımından bürolar için en az sorun çıkaran tercihtir ve müvekkile de açıklanabilir bir dayanak sunar.
Portal müvekkilin sürekli mesaj atmasına yol açmaz mı?
Tasarıma bağlıdır. Portal bir sohbet kanalı olarak kurulursa mesaj yükü gerçekten artar. Bu nedenle çoğu büro portali tek yönlü bilgilendirme ile sınırlı tutar: müvekkil durumu görür, belge yükler, randevu talep eder, ama serbest mesajlaşma açılmaz. Görüşme ihtiyacı doğduğunda müvekkil randevu talebi oluşturur ve büro uygun zamanı verir. Bu yapı hem beklentiyi netleştirir hem de yanıt süresine dair yanlış bir izlenim yaratmaz.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
