Avukatlık mesleğinde sır saklama yükümlülüğü, mesleğin kurucu unsurlarından biridir ve ihlali ağır sonuçlar doğurur. Buna rağmen çoğu büroda dosya erişimi hiç sınırlandırılmaz. Ortak bir klasör ya da sürücü üzerinden herkes her dosyaya ulaşabilir. Kimin hangi dosyayı ne zaman açtığı da hiçbir yerde kayıtlı değildir. Ayrılan bir stajyerin ya da sekreterin erişimi haftalarca açık kalabilir. Bu düzen çoğu zaman, alternatifi zahmetli göründüğü için sürüp gider. Bu pratik erişimi kontrollü hâle getirir.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Erişimin sınırlandırılmadığı bir büroda hiçbir sorun yaşanmadan yıllar geçebilir. Ekip küçüktür ve güven ilişkisi kuvvetlidir. Risk, ekip büyüdükçe ve özellikle stajyer giriş çıkışları arttıkça fark edilmeden birikir. Aşağıdaki dört belirti bu birikimin büroda nasıl göründüğünü tarif eder.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Herkes işi için gereken dosyaya erişsin, fazlasına erişemesin. Her açılış kayda düşsün, ayrılan kişinin yetkisi aynı gün kapansın.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Erişim sorunlarının çoğu, yetkilendirmenin hiç kurulmamış olmasından doğar. Yetkilendirme kurulmadığında varsayılan davranış her zaman tam erişim olur ve bu durum çoğu zaman kimsenin karar vermediği, yalnızca ayarlanmamış bir varsayılandır. Aşağıdaki üç bulgu bu varsayılanın gizlilik yükümlülüğü karşısındaki konumunu ortaya koyar.
- 01
Yetki düzeyleri tanımlı değil
Kimin hangi bilgiye erişebileceği rol bazında tanımlanmadığında herkes her şeye ulaşır. Gizlilik yükümlülüğü, erişimi ihtiyaç duyulan bilgiyle sınırlamayı gerektirir. Sınırsız erişim bu yükümlülükle bağdaşmaz. Rol tanımı bu sınırı kurmanın tek pratik yoludur.
- 02
Erişim izi tutulmuyor
Kimin ne zaman hangi dosyaya baktığı kayıtta yoksa, bir sorun doğduğunda inceleme yapmak mümkün olmaz. Erişim kaydının varlığı ayrıca caydırıcıdır. İzlenebilir olduğunu bilen bir kişi ilgisiz dosyaları merakla açmaz. Bu iki etki birlikte, kaydın en güçlü koruma katmanı olmasını sağlar.
- 03
Ayrılma süreci tanımlı değil
Bir kişi ayrıldığında erişimlerinin kapatılması bir sürece bağlanmadığında iş sürekli ertelenir. Kimsenin görevinde olmayan bir kapatma işlemi günlerce açık kalır. Oysa bu, en yüksek riskli ve aynı zamanda en kolay kapatılabilir açıklardan biridir. Tek gereken kontrol listesine bağlanmasıdır.
Bu sorunun size bedeli
- Gereksiz geniş erişim
- Ekibin tamamına yakını
- İşi gerektirmediği hâlde tüm dosyalara erişebilen kullanıcılar.
- İzlenemeyen erişim
- Sürekli
- Kayıt tutulmadığı için sonradan incelenemeyen dosya açılışları.
- Açık kalan yetki
- Her ayrılmada günler
- İşten ayrılan personelin kapatılmayan erişim hakları.
- Kontrolsüz paylaşım
- Paylaşımların çoğu
- E-posta ekiyle gönderilen ve dolaşımı izlenemeyen belgeler.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, gizlilik yükümlülüğünü kişilerin dikkatine bırakmayıp yapısal bir güvenceye bağlamaktır. Aşağıdaki adımlar önce rol bazlı yetki tanımlarını kurar, erişimleri kayıt altına alır ve belge paylaşımını kontrollü bir kanala taşır. Son iki adım ayrılma sürecindeki açığı kapatır ve yetkileri dönemsel olarak denetler.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez, yılda bir gözden geçirme
Rol bazlı yetki düzeyleri tanımlayın
Avukat, stajyer, sekreter ve muhasebe için ayrı yetki tanımlayın, hassas dosyayı daraltın.
Avukat, stajyer, sekreter ve muhasebe gibi rollerin hangi bilgilere erişebileceği ayrı ayrı tanımlanmalıdır. Herkesin işini yapmak için ihtiyaç duyduğu bilgiye erişmesi, fazlasına erişmemesi esas alınmalıdır.
- Rollerin erişebileceği bilgileri ayrı ayrı tanımlayın
- Günlük işi aksatmayacak bir denge kurun
- Hassas dosyalar için dosya bazında istisna tanımlayın
Ayrıntısını okuyun
Bu ayrımın işi zorlaştırmaması gerekir. Aşırı kısıtlı bir yapı çalışanları alternatif yollar aramaya iter ve fiilen daha risklidir. Doğru denge, günlük işi aksatmayan ama gereksiz erişimi kapatan bir yapıdır. Dosya bazında istisna tanımlanabilmesi de faydalıdır. Özellikle hassas dosyalarda erişimi yalnızca ilgili avukatla sınırlamak gerekebilir ve bu esneklik olmadan tüm yapı ya çok gevşek ya çok katı kalır. Doğru kurulan bir yetki düzeni ise günlük işleyişte fark edilmez. Yalnızca gerekmeyen kapılar kapalı kalır.
PratiVia’da: PratiVia’da roller ve yetkiler kurum düzeyinde tanımlanır. Hangi rolün hangi bilgiye erişeceği ayrı ayrı belirlenir ve gerektiğinde kayıt bazında sınırlandırma yapılabilir.
Ekip ve roller - 2Adım 2 / 5Sürekli
Erişimleri kayıt altına alın
Kimin hangi dosyayı ne zaman açtığını değiştirilemez kayda alın ve ekibe söyleyin.
Kimin hangi dosyaya ne zaman eriştiği kayıt altına alınmalıdır. Bu kayıt hem bir sorun doğduğunda inceleme imkânı verir hem de varlığıyla caydırıcı bir etki üretir.
- Dosya erişimlerini kayıt altına alın
- Kayıtların değiştirilemez olmasını sağlayın
- Ekibi kaydın varlığı hakkında açıkça bilgilendirin
Ayrıntısını okuyun
Kaydın değiştirilemez olması da önemlidir. Sonradan düzenlenebilen bir iz, kanıt değeri taşımaz. Ayrıca kayıtların düzenli olarak gözden geçirilmesi gerekir. Hiç bakılmayan bir kayıt yalnızca olay sonrası işe yarar, oysa dönemsel bir kontrol olağandışı erişim örüntülerini önceden yakalayabilir. Ekibin bu kaydın varlığından haberdar olması da gereklidir. Gizli tutulan bir izleme hem etik olarak sorunludur hem de caydırıcılık etkisini tamamen kaybeder. Kaydın gizlilik yükümlülüğünü korumak için tutulduğu ekibe baştan anlatılırsa uygulama da doğru karşılanır.
PratiVia’da: PratiVia’da kayıtlara erişim ve yapılan değişiklikler denetim kaydına yazılır. Kimin hangi bilgiye ne zaman ulaştığı sonradan değiştirilemez biçimde izlenebilir.
Ekip ve roller - 3Adım 3 / 5Her paylaşımda
Belge paylaşımını kontrollü kanala taşıyın
Belgeyi erişimi kapatılabilen bir kanaldan paylaşın, göndermeden önce alıcıyı okuyun.
Müvekkille ve karşı taraflarla belge paylaşımı e-posta eki yerine erişimi kontrol edilebilen bir kanaldan yapılmalıdır. Bir kez gönderilen ek geri alınamaz ve nerede saklandığı hiçbir zaman bilinemez.
- Belge paylaşımını erişimi kontrol edilebilen bir kanala taşıyın
- Müvekkilin kendi belgelerine erişimini açın
- Paylaşım öncesi alıcı listesini bilinçli olarak gözden geçirin
Ayrıntısını okuyun
Kontrollü bir kanalda ise kimin ne zaman eriştiği görülür ve gerektiğinde erişim kapatılabilir. Müvekkilin kendi dosyasındaki belgelere erişebilmesi ayrıca büroya gelen talep sayısını da azaltır. Paylaşım öncesinde belgenin kimlerle paylaşılacağının bilinçli bir karar olması gerekir. Alışkanlıkla yapılan toplu gönderimler, gizlilik ihlallerinin en yaygın nedenlerinden biridir ve çoğu zaman fark bile edilmez. Alıcı listesini gönderim öncesinde bir kez okumak, bu riskin büyük bölümünü hiçbir maliyet olmadan ortadan kaldırır.
PratiVia’da: PratiVia portalında belgeler danışanla doğrudan ve güvenli biçimde paylaşılabilir. Kimin ne zaman eriştiği kayda düşer ve paylaşım gerektiğinde tek adımda geri alınabilir.
Portal ve mesajlar - 4Adım 4 / 5Her ayrılmada
Ayrılma sürecini kontrol listesine bağlayın
Ayrılan kişinin hesap, e-posta, klasör, anahtar ve cihaz erişimini aynı gün kapatın.
Bir kişi büroyla ilişiğini kestiğinde tüm erişimlerinin kapatılması aynı gün yapılmalı ve bu bir kontrol listesine bağlanmalıdır. Kimsenin görevinde olmayan bir kapatma işlemi kaçınılmaz olarak ertelenir.
- Ayrılma kontrol listesini yazılı hâle getirin
- Tüm erişimleri ayrılma günü kapatın
- Açık iş ve dosya sorumluluklarını aynı listede devredin
Ayrıntısını okuyun
Listenin kapsamlı olması gerekir: sistem hesapları, e-posta erişimi, paylaşılan klasörler, fiziksel anahtarlar ve varsa cihazlar. Ayrıca kişinin üzerindeki açık işlerin ve dosya sorumluluklarının devredilmesi de aynı listede yer almalıdır. Bu adımların bir sorumlusu olması ve tamamlandığının kaydedilmesi işi güvenceye alır. Ayrılma günü yoğun geçtiğinde hatırlamaya bırakılan hiçbir işlem yapılmaz ve açık haftalarca sürebilir. Listenin varlığı bu işi kişisel dikkate bağlı olmaktan çıkarır ve tamamlandığının kaydı da geriye dönük bir güvence oluşturur.
PratiVia’da: PratiVia’da kullanıcı hesapları tek adımda pasifleştirilebilir ve kişinin açık görevleri topluca devredilebilir. Ayrılma sonrası hangi yetkilerin ne zaman kapatıldığı denetim kaydından sonradan izlenir.
Ekip ve roller - 5Adım 5 / 56 ayda bir, 1 saat
Yetkileri dönemsel olarak denetleyin
Altı ayda bir saat ayırıp kimin hangi yetkiye hâlâ ihtiyacı olduğunu denetleyin.
Altı ayda bir yapılacak bir denetim, zamanla genişlemiş yetkileri ortaya çıkarır. Erişimler kurulduğu gibi kalmaz. Geçici olarak verilen haklar kalıcılaşır ve rol değişiklikleri yetkilere yansımaz.
- Altı ayda bir tüm yetkileri gözden geçirin
- Artık gerekli olmayan erişimleri kapatın
- Aktif olmayan hesapları tespit edip pasifleştirin
Ayrıntısını okuyun
Denetimde bakılacak şey basittir: kim hangi yetkiye sahip ve bu yetki hâlâ gerekli mi. Artık ihtiyaç duyulmayan erişimlerin kapatılması gerekir. Geçici verilmiş bir hakkın kalıcılaşması en sık rastlanan durumdur. Ayrıca aktif olmayan hesapların tespiti de bu denetimin parçasıdır. Kullanılmayan bir hesap unutulduğu için en savunmasız açıklardan biridir. Denetimin bir kişiye görev olarak atanması ve sonucunun kaydedilmesi, işin gerçekten yapılmasının tek güvencesidir. Kaydedilmemiş bir denetim, yapılıp yapılmadığı bilinemeyen bir denetimdir.
PratiVia’da: PratiVia’da kullanıcı ve rol listeleri tek ekrandan görüntülenip düzenlenebilir. Kimin hangi yetkiye sahip olduğu ve son erişim zamanları birlikte görülür.
Ekip ve roller
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Ortak klasör ve sürücü çözümleri dosyayı saklar ama kimin ne zaman açtığını göstermez. Yetki kapatmayı da unutulabilir bir işe bırakır. Hukuk bürosunda ise erişim kontrolü doğrudan meslek sırrıyla ilgilidir. PratiVia erişimi yapısal olarak sınırlar.
Rol ve kayıt bazlı yetki
Hangi rolün hangi bilgiye erişeceği tanımlanır. Hassas dosyalarda kayıt bazında ek sınırlandırma yapılabilir.
Ekip ve rollerDeğiştirilemez denetim kaydı
Erişimler ve değişiklikler iz bırakır. Bir inceleme gerektiğinde dayanak sonradan düzenlenemez biçimde durur.
Ekip ve rollerGeri alınabilir belge paylaşımı
Belgeler portal üzerinden paylaşılır. Kimin ne zaman eriştiği görülür ve paylaşım gerektiğinde kapatılabilir.
Portal ve mesajlarTek adımda yetki kapatma
Ayrılan kullanıcının hesabı pasifleştirilir ve açık görevleri topluca devredilir. Açık kalan yetki bırakılmaz.
Ekip ve roller
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Düzenin kurulduğu, gereksiz geniş yetkilerin azalmasından ve ayrılma sonrası açık kalan erişim kalmamasından anlaşılır. Aşağıdaki dört gösterge bunu ölçer ve gizlilik yükümlülüğünün yapısal karşılığını gösterir.
Tam erişimli kullanıcı sayısı
Yalnızca gerekli kişiler
Tüm dosyalara erişebilen kullanıcıların toplam kullanıcıya oranı.
Ayrılma sonrası açık kalan erişim
Sıfır
İlişiği kesildiği hâlde yetkisi kapatılmamış hesap sayısı.
Erişim kaydı bulunan işlem oranı
Tamamı
Denetim kaydına düşen dosya erişimlerinin payı.
Kontrollü kanaldan yapılan paylaşım oranı
Ay ay artan
E-posta eki yerine portal üzerinden yapılan belge paylaşımlarının payı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Rol bazlı yetki düzeylerini tanımlayın.
Tanımlı rol ve yetki matrisi
2. hafta
Erişim kayıtlarını devreye alın ve ekibi bilgilendirin.
Çalışan denetim kaydı
3. hafta
Belge paylaşımını kontrollü kanala taşıyın.
Portal üzerinden paylaşım akışı
4. hafta
Ayrılma kontrol listesini yazın ve ilk yetki denetimini yapın.
Ayrılma listesi ve yetki raporu
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Küçük bir büroda yetki sınırlaması gerekli mi?
Gereklidir. Ekip küçük olduğunda risk daha az görünür ama gizlilik yükümlülüğü ekip büyüklüğüne göre değişmez. Ayrıca küçük bürolarda giriş çıkış oranı çoğu zaman daha yüksektir ve stajyer değişimleri sıktır. Yetki tanımı bir kez kurulduğunda ek bir yük getirmez. Kurulmadığında ise varsayılan her zaman tam erişim olur ve bu, hem ilkesel hem pratik olarak savunulabilir bir durum değildir.
Erişim kayıtları ekibi rahatsız etmez mi?
Açıkça anlatıldığında etmez. Rahatsızlık yaratan, gizli tutulan bir izlemedir. Kayıtların varlığından haberdar olan bir ekip bunu olağan bir mesleki güvence olarak görür. Kaydın amacının kişileri denetlemekten çok gizlilik yükümlülüğünü korumak olduğunun anlatılması da önemlidir. Ayrıca bu kayıt bir sorun doğduğunda ekibin kendisini de korur. Kimin ne yaptığı belliyse şüphe herkesin üzerine dağılmaz.
E-posta ile belge göndermenin sakıncası ne?
Bir kez gönderilen ek geri alınamaz, nerede saklandığı bilinemez ve kimin eline geçtiği kontrol edilemez. Kontrollü bir kanalda ise kimin ne zaman eriştiği görülür ve gerektiğinde erişim kapatılabilir. Ayrıca alışkanlıkla yapılan toplu gönderimler gizlilik ihlallerinin en yaygın nedenlerinden biridir ve çoğu zaman fark bile edilmez. Paylaşım öncesinde alıcı listesini bilinçli olarak gözden geçirmek bu riskin büyük kısmını ortadan kaldırır.
Ayrılan personelin erişimini ne zaman kapatmalıyım?
İlişiğin kesildiği gün. Bu, en yüksek riskli ve aynı zamanda en kolay kapatılabilir açıklardan biridir. Tek gereken bir kontrol listesine bağlanmasıdır. Listenin kapsamlı olması gerekir: sistem hesapları, e-posta, paylaşılan klasörler, fiziksel anahtarlar ve cihazlar. Kişinin üzerindeki açık dosya sorumluluklarının devredilmesi de aynı listede yer almalıdır. Sorumlusu tanımlı olmayan bir kapatma işlemi kaçınılmaz olarak ertelenir.
Yetkileri ne sıklıkta gözden geçirmeliyim?
Altı ayda bir çoğu büro için yeterlidir. Erişimler kurulduğu gibi kalmaz. Geçici olarak verilen haklar kalıcılaşır ve rol değişiklikleri yetkilere yansımaz. Denetimde bakılacak şey basittir: kim hangi yetkiye sahip ve bu yetki hâlâ gerekli mi. Aktif olmayan hesapların tespiti de bu denetimin parçasıdır. Kullanılmayan bir hesap unutulduğu için en savunmasız açıklardan biridir ve fark edilmesi çoğu zaman uzun sürer. Son erişim tarihine bakmak, bu hesapları bulmanın en hızlı yoludur ve denetimin ilk adımı olmalıdır.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
