Bir hukuk bürosunda dosya bilgisi iki ayrı yerde durur. UYAP tarafında duruşma tarihleri, tebligatlar, ara kararlar ve dosya hareketleri bulunur. Büro tarafında ise müvekkil görüşmeleri, iç notlar, yapılan hazırlıklar ve ücret takibi vardır. Bu iki tarafın birbirinden habersiz yürümesi çok yaygındır. UYAP’a düşen bir tebligat büro kaydına işlenmez, büroda kararlaştırılan bir strateji ise dosya hareketleriyle ilişkilendirilmez. Sonuç, aynı dosya hakkında iki eksik resim ve aralarında kaybolan bilgidir. Bu pratik iki tarafı uyumlu tutar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bu kopukluk günlük işleyişte fark edilmez. Her iki taraf da kendi içinde doğru bilgi tutar. Sorun ikisinin birlikte gerekli olduğu anda ortaya çıkar. Dosya devri ve süre hesabı bunun en sık yaşandığı iki durumdur. Sahadaki tablo şudur.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Tebligattan doğan süreyi gördüğünüz gün büro takvimine uyarı tarihiyle yazın. Yalnız UYAP’ta ya da bir kişinin aklında duran süre risktir.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Bu kopukluk çoğu zaman sistemler arasındaki bağın bir iş akışı olarak tanımlanmamış olmasından doğar. İki kaynak da doğru çalışır ama birleştirme işi kimseye verilmediğinde bu iş hiç yapılmaz ve boşluk her hafta biraz daha büyür.
- 01
Aktarım rutini yok
Resmî sistemdeki bilginin büro kaydına nasıl ve ne sıklıkta aktarılacağı belirlenmediğinde bu aktarım rastgele yapılır. Kimin ne zaman kontrol edeceği yazılı değilse, en kritik dosya en yoğun haftada kontrolsüz kalır. Basit bir rutin bu boşluğu kapatır.
- 02
Süreler büro takvimine düşmüyor
Tebligat ve karar tarihlerinden doğan sürelerin büro takvimine işlenmemesi ciddi bir risktir. Bu bilginin tek bir kişinin hafızasında ya da yalnızca resmî sistemde kalması, izin, hastalık ya da yoğunluk durumlarında doğrudan hak kaybına yol açabilir.
- 03
İç bilgi dosyaya bağlanmıyor
Müvekkil görüşmeleri, strateji kararları ve yapılan hazırlıklar dosyanın resmî seyriyle ilişkilendirilmediğinde bütün bir resim oluşmaz. Dosyayı devralan bir meslektaş neyin neden yapıldığını göremez ve baştan değerlendirmek zorunda kalır.
Bu sorunun size bedeli
Her 10 dosyadan 9’u
En az
Hedef: dosyaların en az %90’ında durum özetinin son işlemden sonra güncellenmiş olması.
- Hafızaya kalan süre
- Sürekli
- Büro takvimine işlenmediği için tek kişiye bağımlı kalan süreler.
- Çelişen bilgi
- Her değişiklikte
- İki kaynak arasındaki farkın her seferinde yeniden kontrolü.
- Kopuk iç kayıt
- Her dosyada
- Resmî seyirle ilişkilendirilmediği için bağlamsız kalan notlar.
- Gözden kaçan hareket
- Düzensiz kontrolde
- Rutin olmadığı için haftalarca açılmayan dosyalar.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
İki tarafı uyumlu tutmak için mevcut sistemlerle tanımlı bir rutin kurmak yeterlidir. Kontrol sıklığını belirlemek, süreleri büro takvimine düşürmek ve iç notları dosyaya bağlamak bu uyumu kurar. Son iki adım ise büro geneli görünürlüğü sağlar ve gözden kaçan dosyayı ortaya çıkarır.
- 1Adım 1 / 5Günlük ve haftalık
Kontrol sıklığını ve sorumlusunu belirleyin
Aktif dosyaya günlük, durgun dosyaya haftalık bakın, bu işi tek bir kişiye verin.
Dosyaların resmî sistemde ne sıklıkta kontrol edileceği ve bunu kimin yapacağı yazılı olarak belirlenmelidir.
- Aktif ve durgun dosyalar için ayrı kontrol sıklığı belirleyin
- Kontrolü belirli bir saate ve tek bir kişiye bağlayın
- Kontrolün yapıldığını kayda geçirin
Ayrıntısını okuyun
Aktif dosyalar için günlük, daha durgun dosyalar için haftalık bir kontrol çoğu büro için uygun bir ritim sunar. Kontrolün belirli bir saatte yapılması alışkanlığın yerleşmesini kolaylaştırır. Günün başında yapılan bir kontrol, o günün planlamasını da doğru kurar. Sorumluluğun tek bir kişide olması ise kritiktir. Herkesin işi olan bir kontrol, kimsenin işi olmaz ve yoğun bir haftada tamamen atlanır. Kontrolün yapıldığının kayda geçmesi de faydalıdır. Hangi güne kadar bakıldığı bilindiğinde geriye dönük bir boşluk kalmaz ve devir sırasında da kolayca görülür.
PratiVia’da: PratiVia’da tekrarlayan görevler oluşturulabilir. Günlük kontrol adımı her sabah listede belirir, sorumlusu atanır ve tamamlandığı tarihiyle kayda geçer.
Raporlar - 2Adım 2 / 5Her tebligat ve kararda
Süreleri büro takvimine düşürün
Son günün yanına birkaç gün önceden bir uyarı ve yapılacak işlemi yazın.
Tebligat ve kararlardan doğan süreler tespit edildiği anda büro takvimine işlenmelidir. Bu bilginin yalnızca resmî sistemde ya da bir kişinin hafızasında kalması ciddi bir risktir.
- Süreyi tespit ettiğiniz anda takvime işleyin
- Son günün yanına bir uyarı tarihi de koyun
- Sürenin hangi işlem için olduğunu yazın
Ayrıntısını okuyun
Sürenin son gününün yanı sıra bir uyarı tarihinin de konması gerekir. Son güne bırakılan bir iş, beklenmedik bir aksaklıkta tamamen kaçırılabilir. Birkaç gün önceden verilecek bir uyarı bu riski büyük ölçüde azaltır. Sürenin hangi işlem için olduğunun da yazılması gerekir. Takvimde yalnızca bir tarih görmek, o gün ne yapılacağını hatırlatmaz. Sürelerin ekip tarafından görülebilir olması ayrıca önemlidir. İlgili avukat izinliyken ya da hastayken bir başkasının devralabilmesi ancak böyle mümkün olur.
PratiVia’da: PratiVia takviminde tarihli hatırlatmalar oluşturulabilir ve ekip tarafından görülebilir. Süre ve uyarı tarihi birlikte tanımlanır, kimse izinliyken kaybolmaz.
Randevu yönetimi - 3Adım 3 / 5Her işlemde
İç notları dosyaya bağlayın
Görüşme, talimat ve strateji kararını gerekçesiyle dosyaya bağlı not olarak girin.
Müvekkil görüşmeleri, strateji kararları ve yapılan hazırlıklar ilgili dosyaya bağlı olarak kaydedilmelidir. Bu notlar dosyanın resmî seyriyle birlikte okunabilmelidir.
- Görüşme ve kararları ilgili dosyaya bağlı kaydedin
- Kararların gerekçesini de yazın
- Kişisel defterler yerine ortak dosya kaydı kullanın
Ayrıntısını okuyun
Bir kararın neden alındığının yazılması özellikle değerlidir. Aylar sonra dosyaya dönüldüğünde ya da bir meslektaş devraldığında bu gerekçe tek yol göstericidir. Müvekkille yapılan görüşmelerin de kaydedilmesi gerekir. Ne konuşulduğu, hangi bilginin verildiği ve nasıl bir talimat alındığı sonradan önem kazanabilir. Notların kronolojik olarak görülebilmesi ise dosyanın seyrini bir bütün olarak okumayı sağlar. Kişisel not defterlerinde tutulan bilgiler ise bu bütünlüğü hiçbir zaman oluşturmaz ve o kişi olmadığında tamamen erişilemez hâle gelir.
PratiVia’da: PratiVia’da notlar dosyaya bağlı tutulur ve kronolojik olarak görüntülenir. Kimin ne zaman yazdığı kayıtta durur ve dosya bütün olarak okunur.
Seans notları - 4Adım 4 / 5Sürekli
Dosya durumunu tek yerde özetleyin
Aşama, sonraki işlem ve sorumlu tek satırda dursun, her önemli işlemde güncellensin.
Her dosyanın güncel durumu tek bir yerde özetlenmelidir: hangi aşamada olduğu, bir sonraki işlemin ne olduğu ve kimin sorumlu bulunduğu.
- Her dosya için güncel durum ve sonraki adımı yazın
- Durum sınıflandırmasını standartlaştırın
- Özeti her önemli işlemden sonra güncelleyin
Ayrıntısını okuyun
Bu özet, dosyayı açmadan durumu görmeyi sağlar ve büro içi koordinasyonu belirgin biçimde kolaylaştırır. Durumun standart bir sınıflandırmayla ifade edilmesi de faydalıdır. Herkesin farklı ifadeler kullandığı bir yapıda toplu bakış mümkün olmaz. Bir sonraki adımın yazılması ise en değerli alandır. Dosyayı devralan biri ne yapılması gerektiğini anında görür. Bu alanın boş kalması ya da güncellenmemesi, tüm özeti işlevsiz kılar. Bu nedenle güncelleme her önemli işlemden sonra yapılmalıdır ve bu bir alışkanlık hâline gelmelidir.
PratiVia’da: PratiVia’da dosya durumu ve sorumlu kişi kayıtta tutulur. Tüm dosyalar durumuna göre listelenir ve büro geneli görünüm tek ekrandan alınır.
Danışan yönetimi - 5Adım 5 / 5Haftada bir, 30 dakika
Haftalık dosya taraması yapın
Haftada otuz dakika hareketsiz dosyalara ve yaklaşan sürelere ekiple bakın.
Haftada bir yapılacak bir tarama, hareket görmeyen dosyaları ve yaklaşan süreleri ortaya çıkarır. Bu tarama günlük kontrollerin yerine geçmez, onları tamamlar.
- Haftada bir hareket görmeyen dosyaları tarayın
- Yaklaşan süreleri toplu olarak gözden geçirin
- Taramayı ekiple ve kısa tutarak yapın
Ayrıntısını okuyun
Uzun süredir hareket görmeyen dosyalar bu taramada fark edilir. Bazıları gerçekten beklemededir ama bazıları unutulmuştur ve bu ayrım ancak bakıldığında yapılabilir. Yaklaşan sürelerin toplu görülmesi de haftalık planlamayı doğru kurar. Taramanın ekiple birlikte yapılması ayrıca değerlidir. Bir dosyadaki tıkanma başka birinin deneyimiyle kolayca çözülebilir. Bu toplantının kısa tutulması sürdürülebilirliğini belirler. Otuz dakikalık bir tarama her hafta yapılabilir, iki saatlik bir toplantı ise birkaç haftada bırakılır ve geriye hiçbir şey kalmaz.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında dosyalar durumuna ve son işlem tarihine göre listelenebilir. Hareket görmeyenler ve yaklaşan tarihler tek ekrandan görülür.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Resmî sistem dosyanın nerede olduğunu gösterir ama büroda neyin neden yapıldığını göstermez. İkisi arasındaki bilgi de hiçbir yerde durmaz. Dosya devri gerektiğinde ise tam olarak o bilgi aranır. PratiVia iki tarafı tek kayıtta buluşturur.
Sorumlusu atanmış kontrol görevi
Günlük kontrol adımı listede belirir ve yapıldığı kayda geçer. Hiçbir hafta atlanmaz.
RaporlarEkipçe görülen süre takvimi
Süre ve uyarı tarihi birlikte tanımlanır. Sorumlu izinliyken de bilgi kaybolmaz.
Randevu yönetimiDosyaya bağlı kronolojik not
Görüşme ve kararlar sırayla okunur. Gerekçeler dosyanın parçası olarak kalır.
Seans notlarıBüro geneli dosya görünümü
Dosyalar durum ve sorumluya göre listelenir. Hangi dosyada ne beklendiği tek bakışta görülür.
Danışan yönetimi
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Uyumun kurulduğunu gösteren en açık işaret, hiçbir sürenin yalnızca tek bir kişinin hafızasında kalmamasıdır. İkincisi de hareket görmeyen dosyaların fark edilmesidir. Aşağıdaki göstergeler bunları ölçer.
Takvime işlenmiş süre oranı
Tamamı
Büro takvimine kaydedilmiş sürelerin toplam süreye oranı.
Kontrol atlanan gün sayısı
Sıfır
Planlanan kontrolün yapılmadığı gün sayısı.
Durum özeti güncel dosya oranı
%90 ve üzeri
Son işlem sonrası durumu güncellenmiş dosyaların payı.
Hareketsiz dosya sayısı
Ay ay azalan
Belirli bir süredir işlem görmeyen dosya sayısı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Kontrol sıklığını ve sorumlusunu belirleyin.
Tanımlı kontrol rutini
2. hafta
Süreleri büro takvimine taşıyın ve uyarı tarihleri koyun.
Ekipçe görülen süreler
3. hafta
İç notları dosyaya bağlamaya başlayın.
Bütünleşmiş dosya kaydı
4. hafta
Durum özetini kurun ve haftalık taramayı başlatın.
Büro geneli toplu bakış
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Dosyaları ne sıklıkta kontrol etmeliyim?
Aktif dosyalar için günlük, daha durgun dosyalar için haftalık bir kontrol çoğu büro için uygun bir ritim sunar. Kontrolün belirli bir saatte yapılması alışkanlığın yerleşmesini kolaylaştırır. Günün başında yapılan bir kontrol o günün planlamasını da doğru kurar. Sorumluluğun tek bir kişide olması ise kritiktir. Herkesin işi olan bir kontrol yoğun bir haftada tamamen atlanır.
Süreleri neden büro takvimine de işlemeliyim?
Çünkü bu bilginin yalnızca resmî sistemde ya da bir kişinin hafızasında kalması ciddi bir risktir. İzin, hastalık ya da yoğunluk durumlarında doğrudan hak kaybına yol açabilir. Son günün yanına bir uyarı tarihi de konmalıdır. Son güne bırakılan bir iş beklenmedik bir aksaklıkta tamamen kaçırılabilir. Sürelerin ekip tarafından görülebilir olması da devri mümkün kılar.
İç notları dosyaya bağlamak ne kazandırır?
Dosyanın bütün bir resmini oluşturur. Bir kararın neden alındığının yazılması özellikle değerlidir. Aylar sonra dosyaya dönüldüğünde ya da bir meslektaş devraldığında bu gerekçe tek yol göstericidir. Müvekkille yapılan görüşmelerin kaydedilmesi de gerekir. Kişisel not defterlerinde tutulan bilgiler ise bu bütünlüğü oluşturmaz ve o kişi olmadığında erişilemez hâle gelir.
Dosya durumu özeti neyi içermeli?
Hangi aşamada olduğunu, bir sonraki işlemin ne olduğunu ve kimin sorumlu bulunduğunu. Bir sonraki adımın yazılması en değerli alandır. Dosyayı devralan biri ne yapılması gerektiğini anında görür. Durumun standart bir sınıflandırmayla ifade edilmesi de faydalıdır. Herkesin farklı ifadeler kullandığı bir yapıda toplu bakış mümkün olmaz. Güncelleme her önemli işlemden sonra yapılmalıdır.
Haftalık tarama günlük kontrolün yerine geçer mi?
Hayır, onu tamamlar. Uzun süredir hareket görmeyen dosyalar bu taramada fark edilir. Bazıları gerçekten beklemededir ama bazıları unutulmuştur ve bu ayrım ancak bakıldığında yapılabilir. Taramanın ekiple birlikte yapılması ayrıca değerlidir. Bir dosyadaki tıkanma başka birinin deneyimiyle kolayca çözülebilir. Otuz dakikalık bir tarama her hafta yapılabilir.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
