Bir diş kliniğinde protez süreci, kliniğin dışına çıkan tek aşamadır. Ölçü alınır, laboratuvara gönderilir ve bir süre sonra geri gelir. Bu arada hangi işin hangi hastaya ait olduğu, ne zaman döneceği ve hangi aşamada olduğu çoğu klinikte yalnızca bir deftere yazılır ya da hiç yazılmaz. Sonuç şudur: hasta prova randevusuna gelir ama iş gelmemiştir. Renk seçimi yanlış aktarılmıştır ve iş geri döner. Ödeme laboratuvara ne zaman yapılacak bilinmez. Üstelik bu aksamaların bedelini her zaman hasta öder. Bu pratik süreci kayda bağlar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Laboratuvar süreci aksadığında bedelini her zaman hasta öder: gelir, koltuğa oturur ve işinin hazır olmadığını öğrenir. Klinik için de bu, en çok özür dilenen ve en az kayıt altına alınan aksama türüdür. Tablo şudur.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Prova ve teslim randevusunu laboratuvarın verdiği tarihten sonraya, bir günlük kontrol payıyla verin. Boşa giden randevuların çoğu böyle önlenir.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Laboratuvar sürecindeki aksamaların ortak nedeni, bu aşamanın klinik kaydının dışında yürütülmesidir. Klinik içinde olan her şey kaydediliyor. Dışarı çıkan iş ise bir deftere yazılıp unutuluyor, akıbeti de telefonla soruluyor. Aşağıdaki üç bulgu bu boşluğun nerede biriktiğini gösterir.
- 01
İş emri bir kayıt olarak tutulmuyor
Hangi işin hangi hastaya ait olduğu, ne zaman gönderildiği ve ne zaman beklendiği kayıtta durmadığında takip telefona kalır. Dışarıya giden bir iş, beklenen dönüş tarihiyle birlikte kaydedilmediğinde akıbeti belirsiz kalır. Bu kayıt aynı zamanda randevu planlamasının da temelidir.
- 02
Randevu teslim tarihine göre verilmiyor
Prova ya da teslim randevusu, laboratuvarın verdiği tarihe bakılmadan planlandığında iş hazır olmadan hasta çağrılır. Randevunun teslim tarihinden sonraya konması basit ama çoğu klinikte yapılmayan bir düzenlemedir ve aksamaların büyük kısmını tek başına önler.
- 03
Bilgi aktarımı standart değil
Renk, model ve özel talepler el yazısıyla ya da sözlü aktarıldığında yanlış anlaşılma kaçınılmazdır. Yazılı ve mümkünse görselli bir iş emri bu riski büyük ölçüde ortadan kaldırır. Geri dönen bir iş ise hem bir hafta hem de laboratuvar ilişkisi açısından maliyetlidir.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 36-120 randevu
Ayda 3-10 randevu birikince.
Her simge yaklaşık 10 randevuÜst sınıra kadar
İş hazır olmadığı için ertelenen prova ve teslim randevuları.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Yılda 480-1.200 arama
Günde 2-5 arama birikince.
Her simge yaklaşık 100 aramaÜst sınıra kadar
Bir işin nerede olduğunu öğrenmek için yapılan telefon görüşmeleri.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Yılda 24-48 saat
Ayda 2-4 saat. Bu, yaklaşık 3-6 tam iş günü eder.
Her kare 1 iş günü (en az)Üst sınıra kadar
Laboratuvarın gönderdiği hesabı kendi kayıtlarınızla karşılaştırmak için harcanan süre.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
- Geri dönen iş
- İşlerin bir kısmında
- Renk ya da model bilgisi yanlış aktarıldığı için yeniden yapılan protezler.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, kliniğin dışına çıkan işi her aşamasında izleyebilmektir. Her iş emrini hasta dosyasına bağlı bir kayda almak, bilgi aktarımını standart bir forma bağlamak ve randevuyu teslim tarihine göre vermek bu üçünü birden sağlar. Son iki adım laboratuvar ödemelerini ve teslim performansını izlenebilir kılar.
- 1Adım 1 / 5Her gönderimde
Her iş emrini hasta dosyasına bağlı kayıt yapın
Hasta, işlem, laboratuvar, gönderim ve teslim tarihini numaralı bir iş emrine yazın.
Laboratuvara giden her iş, hangi hastaya ait olduğu, hangi işlem için gönderildiği, gönderim tarihi ve beklenen teslim tarihiyle birlikte kaydedilmelidir. Bu dört alan doldurulmadığında ortada izlenecek bir kayıt da kalmaz.
- İş emrini hasta dosyasına bağlı kayıt olarak açın
- Beklenen teslim tarihini mutlaka yazın
- Hangi laboratuvara gönderildiğini kaydedin
Ayrıntısını okuyun
Beklenen teslim tarihi özellikle kritiktir. Bu tarih kayıtlıysa gecikmeler hemen fark edilir ve laboratuvarı aramak için hastanın randevu gününü beklemek gerekmez. Hangi laboratuvara gönderildiğinin de kaydedilmesi gerekir. Birden çok laboratuvarla çalışan kliniklerde bu bilgi olmadan bir işin nerede olduğunu bulmak zaman alır. İş emrinin bir numarası olması da faydalıdır. Telefonda konuşurken bir numara üzerinden anlaşmak, hasta adı üzerinden konuşmaktan hem daha hızlı hem de gizlilik açısından daha doğrudur.
PratiVia’da: PratiVia’da danışana bağlı görev ve kayıt oluşturulabilir. Laboratuvar iş emri kendi tarihi ve açıklamasıyla dosyada durur, beklenen teslim günü geldiğinde listede öne çıkar.
Danışan yönetimi - 2Adım 2 / 5Her iş emrinde
Bilgi aktarımını standart bir forma bağlayın
Renk, model ve materyali laboratuvarla hazırlanan forma, fotoğrafıyla birlikte yazın.
Renk seçimi, model tercihi, kullanılacak materyal ve varsa özel talepler standart bir formda yazılı olarak iletilmelidir. El yazısı ve sözlü aktarım, geri dönen işlerin başlıca nedenidir.
- Renk, model ve materyal bilgisini standart formda iletin
- Renk seçimi için fotoğraf ekleyin ve ışık koşulunu not edin
- Formu laboratuvarla birlikte tasarlayın
Ayrıntısını okuyun
Görsel eklemek burada çok işe yarar. Renk seçimi için çekilen bir fotoğraf, herhangi bir kod yazımından daha güvenilir bilgi taşır. Işık koşullarının fotoğrafta not edilmesi de yorumlamayı kolaylaştırır. Ağız içi fotoğrafların ve varsa dijital ölçü dosyalarının da aynı kayda bağlanması gerekir. Formun laboratuvarla birlikte tasarlanması ise en pratik yaklaşımdır. Onların neye ihtiyaç duyduğunu en iyi kendileri bilir ve birlikte hazırlanan bir form ilk seferde tam bilgi taşır.
PratiVia’da: PratiVia’da belge ve form şablonları tanımlanabilir. Laboratuvar iş emri standart bir yapıda hazırlanır ve ilgili görseller aynı hasta dosyasına eklenir.
Online formlar - 3Adım 3 / 5Her prova ve teslim randevusunda
Randevuyu teslim tarihine göre verin
Randevuyu teslimden bir gün sonraya koyun, gecikmede hastaya yola çıkmadan haber verin.
Prova ve teslim randevuları, laboratuvarın verdiği tarihten sonraya planlanmalıdır. Bu basit kural, boşa giden randevuların büyük kısmını tek başına önler.
- Randevuyu teslim tarihinden sonraya planlayın
- Kontrol için bir gün pay bırakın
- Gecikmede hastayı yola çıkmadan bilgilendirin
Ayrıntısını okuyun
Teslim tarihine bir gün pay eklemek de yerinde olur. İşin gelmesi ile kontrol edilmesi arasında zaman gerekir ve gelen bir işin kontrol edilmeden hastaya takılması hiç istenmeyen bir durumdur. Gecikme olduğunda hastayı önceden bilgilendirmek de şarttır. Yola çıkmadan haber alan bir hasta, koltukta öğrenen bir hastadan çok daha az rahatsız olur. Bu bilgilendirmenin hazır bir mesajla yapılması, yoğun bir günde bu adımın atlanmamasını sağlar ve birkaç saniye sürer ve hastanın gününü kurtarır.
PratiVia’da: PratiVia takviminde randevular iş emri kaydıyla birlikte planlanabilir. Beklenen teslim tarihi görünür olduğu için randevu ona göre verilir ve boşa giden randevu oluşmaz.
Randevu yönetimi - 4Adım 4 / 5Her iş emrinde
Laboratuvar ödemelerini iş emrine bağlayın
Her iş emrine laboratuvar ücretini ve ödeme durumunu işleyin, ay sonu hesabı eşleşsin.
Her iş emrinin laboratuvar ücreti kayda işlenmeli ve ödeme durumu aynı yerde izlenmelidir. Bu bağ kurulduğunda ay sonu mutabakatı diye bir iş oluşmaz.
- Laboratuvar ücretini iş emri kaydına işleyin
- Ödeme durumunu aynı kayıtta izleyin
- Ay sonu hesabını kendi kaydınızla karşılaştırın
Ayrıntısını okuyun
Bu kayıt aynı zamanda hasta bazında maliyet hesabını da mümkün kılar. Bir protez tedavisinin kliniğe gerçek maliyeti, laboratuvar ücreti hesaba katılmadan bilinemez. Bu bilgi olmadan yapılan fiyatlama tahminden ibarettir. Farklı laboratuvarların fiyat ve kalite karşılaştırması da aynı kayıttan çıkar. Ay sonunda laboratuvardan gelen hesabın kendi kaydınızla karşılaştırılması ise birkaç dakikaya iner. Rakamlar tutmadığında hangi işin farklı olduğu da anında görülür. Bu tür bir uyuşmazlık sık yaşanmasa da yaşandığında saatler alır. Kayıtlı bir düzen bu riski tamamen ortadan kaldırır.
PratiVia’da: PratiVia’da gider ve hizmet kalemleri danışan dosyasına işlenebilir. Laboratuvar ücreti ilgili tedaviyle eşleşir ve hasta bazında gerçek maliyet ortaya çıkar.
Finans ve e-belge - 5Adım 5 / 53 ayda bir, 30 dakika
Laboratuvar performansını dönemsel değerlendirin
Üç ayda bir zamanında teslim, geri dönen iş ve ortalama teslim süresine bakın.
Üç ayda bir bakılacak birkaç sayı, çalıştığınız laboratuvarların gerçekte nasıl performans gösterdiğini ortaya koyar: zamanında teslim oranı, geri dönen iş oranı ve ortalama teslim süresi.
- Zamanında teslim ve geri dönen iş oranını izleyin
- Ortalama teslim süresini laboratuvarlar arasında karşılaştırın
- Fiyatı teslim performansıyla birlikte değerlendirin
Ayrıntısını okuyun
Bu veriler olmadan laboratuvar değerlendirmesi tamamen izlenime dayanır ve izlenim genellikle son yaşanan olaya göre şekillenir. Kayıtlı veri ise gerçeği gösterir. Sık gecikme yaşanan bir laboratuvar açıkça görünür. Bu bilgi hem laboratuvarla yapılacak konuşmanın dayanağı olur hem de gerekirse alternatif arayışını başlatır. Birden çok laboratuvarla çalışan kliniklerde karşılaştırma yapmak da mümkün hâle gelir. Fiyat farkının teslim performansıyla birlikte değerlendirilmesi, en ucuzun her zaman en uygun olmadığını gösterir.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında görev ve gider kayıtları dönem bazında listelenip karşılaştırılabilir. Hangi laboratuvarın ne kadar sürede teslim ettiği elle sayım gerektirmeden görülür.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Laboratuvar defteri işi yazar ama randevuyla bağını kurmaz. Hangi işin ne zaman döneceği de takvimde görünmez. Diş kliniğinde ise bu iki bilginin birlikte olması gerekir. PratiVia iş emrini hasta dosyasına ve takvime bağlar.
Dosyaya bağlı iş emri kaydı
Her iş hangi hastaya ait olduğu ve beklenen teslim tarihiyle kaydedilir. Geciken işler, ayrıca aramaya gerek kalmadan listede öne çıkar.
Danışan yönetimiStandart iş emri formu
Renk, model ve materyal bilgisi sabit bir yapıda iletilir. Görseller aynı dosyaya eklenir ve yanlış anlaşılma azalır.
Online formlarTeslime göre planlanan randevu
Beklenen teslim tarihi randevu verilirken görünür. İş hazır olmadan hasta çağrılmaz.
Randevu yönetimiİş emrine bağlı maliyet
Laboratuvar ücreti ilgili tedaviyle eşleşir. Hasta bazında gerçek maliyet ve ay sonu mutabakat otomatik çıkar.
Finans ve e-belge
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin işlediğini gösteren en somut işaret, iş hazır olmadığı için ertelenen randevu kalmamasıdır. İkincisi de laboratuvarı aramadan bir işin nerede olduğunu bilebilmenizdir. Aşağıdaki göstergeler bunları ölçer.
İş hazır olmadığı için ertelenen randevu
Sıfıra yakın
Laboratuvar gecikmesi nedeniyle taşınan prova ve teslim randevusu sayısı.
Kayıtlı iş emri oranı
Tamamı
Hasta dosyasına bağlı kaydı bulunan laboratuvar işlerinin payı.
Geri dönen iş oranı
%5’in altı
Bilgi hatası nedeniyle yeniden yapılan işlerin toplam işe oranı.
Laboratuvar sorgulama araması
Belirgin biçimde azalan
Bir işin durumunu öğrenmek için yapılan telefon sayısı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
İş emri kaydı yapısını kurun. Teslim tarihi alanını ekleyin.
Takip edilebilir iş emri
2. hafta
İş emri formunu laboratuvarla birlikte tasarlayın.
Standart bilgi aktarımı
3. hafta
Randevuları teslim tarihine göre planlamaya başlayın.
Teslime bağlı randevu düzeni
4. hafta
Laboratuvar ücretlerini iş emrine bağlayın ve ilk performans okumasını yapın.
Maliyet ve performans tablosu
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Beklenen teslim tarihini kaydetmek neyi değiştirir?
Gecikmeleri siz aramadan önünüze getirir. Tarih kayıtlıysa süre geçtiğinde konu gündeme gelir ve laboratuvarı aramak için hastanın randevu gününü beklemek gerekmez. Bu tek alan, boşa giden randevuların büyük kısmını önler. Hangi laboratuvara gönderildiğinin kaydedilmesi de gereklidir. Birden çok laboratuvarla çalışan kliniklerde bu bilgi olmadan bir işin nerede olduğunu bulmak zaman alır.
Renk bilgisini nasıl aktarmalıyım?
Yazılı olarak ve mümkünse fotoğrafla. Renk seçimi için çekilen bir fotoğraf, herhangi bir kod yazımından daha güvenilir bilgi taşır. Işık koşullarının fotoğrafta not edilmesi de yorumlamayı kolaylaştırır. El yazısı ve sözlü aktarım, geri dönen işlerin başlıca nedenidir ve her geri dönen iş bir hafta kaybettirir. Hasta görsellerinin laboratuvarla paylaşımında gerekli izinleri ve güvenli bir kanalı gözetmek de şarttır.
Randevuyu ne zaman vermeliyim?
Laboratuvarın verdiği teslim tarihinden sonraya, üzerine bir gün pay ekleyerek. İşin gelmesi ile kontrol edilmesi arasında zaman gerekir. Gelen bir işin kontrol edilmeden hastaya takılması hiç istenmeyen bir durumdur. Bu basit kural boşa giden randevuların büyük kısmını tek başına önler. Gecikme olduğunda ise hastayı yola çıkmadan bilgilendirmek gerekir. Hazır bir mesaj bu adımı birkaç saniyeye indirir.
Laboratuvar ücretini kaydetmek ne işe yarar?
İki işe. Birincisi mutabakat: ay sonunda gelen hesabı kendi kaydınızla karşılaştırmak birkaç dakikaya iner ve tutmayan kalem anında görülür. İkincisi ve daha önemlisi maliyet hesabı: bir protez tedavisinin kliniğe gerçek maliyeti laboratuvar ücreti hesaba katılmadan bilinemez ve bu bilgi olmadan yapılan fiyatlama tahminden ibarettir. Farklı laboratuvarların karşılaştırması da aynı kayıttan çıkar.
Laboratuvar performansını nasıl değerlendirmeliyim?
Zamanında teslim oranı, geri dönen iş oranı ve ortalama teslim süresiyle. Bu veriler olmadan değerlendirme izlenime dayanır ve izlenim genellikle son yaşanan olaya göre şekillenir. Kayıtlı veri ise gerçeği gösterir. Fiyatın teslim performansıyla birlikte değerlendirilmesi de önemlidir. En ucuz laboratuvar, sık gecikme yaşatıyorsa boşa giden randevular ve hasta memnuniyetsizliği yüzünden aslında daha pahalıya gelir.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
