Bir diyetisyenin takvimi iki farklı randevu türünden oluşur: uzun ilk görüşme ve kısa, sık kontroller. Program ilk görüşmede yazılır ama kilo, bel çevresi ve alışkanlık değişimi kontrollerde ölçülür. Kontrole gelmeyen danışan için program kâğıt üzerinde kalır. Buna rağmen kontrol randevusu çoğu kurumda ilk görüşme biterken alınmaz. Danışan “bir hafta sonra ararım” der, iki hafta sonra motivasyonu düşer ve aramaz. Diyetisyen ise takvimine bakınca boş saatler görür, kaybedilen danışanı görmez. Bu pratik kontrol ritmini ilk görüşmenin sonuna sabitler, ölçüm günlerini randevuyla eşler, tartı öncesi hatırlatmayı doğru saate koyar ve kontrolü kaçıranı programı bozmadan geri çağırır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Diyetisyenin gördüğü tablo boş saatlerdir. Danışanın gördüğü tablo ise ne zaman geleceğini bilmediği, motivasyonu azalan bir programdır. İki taraf aynı sorunu farklı yerden yaşar ve belirtiler kontrol randevusu etrafında toplanır.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Danışan ilk görüşmeden ilk üç kontrolün tarihini bilerek çıksın. Tarih almadan ayrılan danışanın programı çoğu zaman kâğıtta kalır.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Kontrollerin aksaması çoğu zaman kontrol ritminin kurum tarafından hiç tasarlanmamış olmasından kaynaklanır. Takvim ilk görüşme odaklı kurulduğunda kontroller tesadüfe kalır. Üç kök neden görülür. Her biri kurumun kendi düzeniyle ilgilidir ve danışan davranışından bağımsız olarak düzeltilebilir.
- 01
Kontrol, programın parçası olarak tanımlanmamış
Program yazılırken kontrol aralığı belirlenir ama takvime yansımaz. Kontrol tarihi program tarihinden türemediğinde randevu, danışanın aramasına bağlı bir olasılık hâline gelir. Oysa iki haftalık aşamanın kontrolü, aşamanın kendisi kadar planlıdır.
- 02
Ölçüm randevudan ayrı bir iş sanılıyor
Ölçüm koşulları danışana ilk görüşmede sözlü söylenir, sonra unutulur. Kontrol randevusu ölçüm günü olarak işaretlenmediğinde hatırlatma da ölçüm koşullarını içermez ve danışan hazırlıksız gelir. Karşılaştırılamayan ölçüm, ilerlemeyi okunamaz hâle getirir.
- 03
Kaçırılan kontrol için geri çağırma kuralı yok
Gelmeyen danışanı kim, ne zaman arar sorusunun cevabı yoksa kimse aramaz. Kontrolü kaçırmak programda küçük bir sapmadır. Kuruma göre ise danışanın “ilgisini kaybettiği” anlamına gelir ve iki taraf da adım atmaz.
Bu sorunun size bedeli
Her 20 danışandan 6-9’u
En azÜst sınıra kadar
İlk görüşmeden sonra hiç kontrole gelmeyen danışanlar.
Her 10 kontrolden 2-3’ü
En azÜst sınıra kadar
Açlık ya da kıyafet koşulu tutmadığı için seriye giremeyen ölçümler.
Her 20 danışandan 3-4’ü
En azÜst sınıra kadar
Bir kontrolü kaçırdıktan sonra geri çağrılmayan ve programı bırakan aylık danışanlar.
- Program aşamasıyla uyumsuz kontrol
- Kontrollerin %25’i
- Aşama bitmeden ya da aşamadan çok sonra yapılan kontroller.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Hedef, kontrolü danışanın iradesine bırakmak yerine programın takvimine yazmaktır. İlk görüşmede kontrol serisi açılır, her kontrol ölçüm günü olarak işaretlenir, hatırlatma ölçüm koşullarını taşır ve kaçırılan kontrol üç gün içinde yeniden planlanır. Adımlar ilk görüşmeden başlar.
- 1Adım 1 / 5Her ilk görüşmenin sonunda
Kontrol ritmini ilk görüşmede takvime yazın
Görüşme bitmeden kontrol serisini açın, “ararım” seçeneği sunmayın.
Program yazılırken kontrol aralığı da belirlenir: ilk ay haftada bir, sonra iki haftada bir gibi. Görüşme bitmeden bu ritim takvimde kontrol serisi olarak açılır. Danışan çıkarken ilk üç kontrolün tarihini bilir. “Ararım” seçeneği sunulmaz. Danışan uygun değilse tarih değiştirilir, kayıt silinmez.
- Programla birlikte kontrol aralığını belirleyin ve seri olarak açın
- Kontrolü ayrı seans tipiyle tanımlayın. Süre ve ücretini ayırın
- Danışan ilk üç kontrol tarihini bilerek çıksın. “Ararım” kaydı olmasın
Ayrıntısını okuyun
Kontrol seansı ilk görüşmeden farklı bir seans tipidir: kısa, ölçüm odaklı ve ücreti farklı olabilir. Seri açıldığında sonraki kontroller takvimde dolu görünür ve diyetisyen kapasitesini gerçek hâliyle görür. Program aşamaları ile kontrol tarihleri aynı kaynaktan geldiği için uyumsuzluk yaşanmaz. Kontrol serisi program süresince açık kalır. Program uzatılırsa seri de aynı adımda uzatılır ve danışan yeni tarihlerini mesajla alır.
PratiVia’da: PratiVia’da kontrol seans tipi tanımlanır ve ilk görüşme kapanışında kontrol serisi tek adımda açılır. Program aşamaları ve kontrol tarihleri danışan kartında yan yana görünür.
Randevu yönetimi - 2Adım 2 / 5Kurulumda bir kez, seans tipi bazında
Her kontrolü ölçüm günü olarak işaretleyin
Kontrol tipine alınacak ölçümleri ve açlık, kıyafet gibi koşulları bir kez tanımlayın.
Kontrol seans tipine “ölçüm günü” özelliği verilir: bu tipteki randevularda hangi ölçümlerin alınacağı (kilo, bel çevresi, vücut kompozisyonu) ve hangi koşullarda alınacağı (sabah, açlık, hafif kıyafet) tanımlıdır. Randevu açıldığında bu bilgi hem danışana giden mesaja hem de diyetisyenin ekranına yazılır.
- Kontrol seans tipinde alınacak ölçümleri ve koşullarını tanımlayın
- Ölçüm koşullarını randevu mesajına ve diyetisyen ekranına yansıtın
- Koşulu tutmayan ölçümü seride işaretleyin, seriden çıkarmayın
Ayrıntısını okuyun
Ölçüm randevuyla eşlendiğinde iki şey düzelir: danışan hazırlıklı gelir ve ölçüm seansta girildiği anda seriye eklenir. Karşılaştırılamayan ölçüm sorunu büyük ölçüde biter. Kalan istisnalar ölçüm notuna “koşul tutmadı” olarak yazılır ve seride işaretli görünür. Ölçüm listesi sektörünüzün hazır şablonundan gelir. Kurum kendi ölçümünü ekler ve koşul metnini danışan diline göre yazar. Tek kurulum, her kontrolde tekrarlanan hatırlatma yükünü kaldırır.
PratiVia’da: PratiVia’da seans tipine bağlı ölçüm listesi randevu ekranında hazır gelir. Girilen ölçüm danışanın serisine eklenir ve koşul notu grafikte işaretle görünür.
Seans notları - 3Adım 3 / 5Her kontrolden bir gün önce
Hatırlatmayı ölçüm koşuluyla birlikte gönderin
Bir gün önce akşam saati ve ölçüm koşulunu teyit bağlantısıyla gönderin.
Kontrol hatırlatması yalnızca saat söylemez. Ölçüm koşullarını da hatırlatır: “Yarın 09:30 kontrolünüz. Lütfen kahvaltı etmeden ve hafif kıyafetle gelin.” Mesaj kontrolden bir gün önce akşam gider. Sabah kontrolü olan danışan için bu zamanlama açlık koşulunu hatırlatmanın tek yoludur.
- Hatırlatma şablonuna ölçüm koşullarını değişken olarak ekleyin
- Mesajı kontrolden bir gün önce akşam gönderin
- Teyit bağlantısından gelen erteleme talebini aynı haftaya taşıyın
Ayrıntısını okuyun
Hatırlatma teyit bağlantısı taşır. Danışan gelemeyeceğini bağlantıdan bildirirse kontrol aynı hafta içinde başka bir saate taşınır. Böylece program aşaması ile kontrol arası açılmaz. Teyit edilmeyen kontrol sekreterin sabah listesine düşer ve kısa bir aramayla kapatılır. Hatırlatma metni kurumun diliyle yazılır ve danışanın kanal tercihine uyar. SMS istemeyen danışana aynı içerik e-posta ile gider. Zamanlama sabittir ve elle takip gerektirmez.
PratiVia’da: PratiVia’da hatırlatma şablonu seans tipinin ölçüm koşullarını otomatik içerir. Teyit bağlantısından gelen erteleme aynı hafta içindeki boş saatleri önerir.
Portal ve mesajlar - 4Adım 4 / 5Her kaçırılan kontrolde
Kaçırılan kontrolü üç gün içinde yeniden planlayın
Gelmeyeni üç gün içinde yargısız arayın, aşama tarihlerini yeni kontrole göre kaydırın.
Kontrole gelmeyen danışan ertesi gün otomatik listeye düşer. Sekreter ya da diyetisyen üç gün içinde arar ve yeni tarih verir. Aramada yargı yoktur. “Kontrolünüzü yeni bir tarihe alalım, program devam ediyor” cümlesi danışanın “zaten bozdum” duygusunu dağıtır.
- Kaçırılan kontrolü ertesi gün otomatik listeye düşürün
- Üç gün içinde arayıp yeni tarih verin. Program aşamasını yeniden hesaplayın
- Ulaşılamayanı işaretleyin ve bir ay sonra yeniden davet edin
Ayrıntısını okuyun
Yeni tarih verildiğinde program aşamasının tarihleri kontrol tarihine göre yeniden hesaplanır. Aşama uzar ama kopmaz. Üç arama içinde ulaşılamayan danışan “iletişim kurulamadı” olarak işaretlenir ve bir ay sonra nazik bir mesajla yeniden davet edilir. Bu döngü, habersiz bırakmayı kayıtlı ve geri döndürülebilir bir duruma çevirir. Arama notu danışan kartına yazılır. Bir sonraki kontrolde diyetisyen ne konuşulduğunu görür.
PratiVia’da: PratiVia’da gelmeyen kontrol ertesi sabah arama listesine düşer. Yeni tarih verildiğinde program aşama tarihleri kaydırılır ve ulaşılamayan danışan otomatik yeniden davet alır.
Danışan yönetimi - 5Adım 5 / 5Aylık
Kontrol ritmini raporla ve aralığı gerçeğe göre ayarlayın
Ay sonunda iki kontrol, aşama uyumu ve yeniden planlama oranına bakıp aralığı ayarlayın.
Ay sonunda üç soru cevaplanır: ilk görüşmelerin kaçı en az iki kontrole geldi, kontroller programın aşamalarına ne kadar yakın yapıldı, kaçırılan kontrollerin kaçı yeniden planlandı. Bu üç sayı kontrol ritminin işlediğini gösterir. Düşükse sorun genellikle ilk adımda, yani ilk görüşme çıkışında kontrol alınmamasındadır.
- Aylık üç göstergeyi raporlayın: iki kontrole gelen oranı, aşama uyumu, yeniden planlama oranı
- Kontrol aralığını gelmeme oranına göre sınayın ve yeni serilerde uygulayın
- Düşük göstergelerde önce ilk görüşme çıkış adımını denetleyin
Ayrıntısını okuyun
Rapor ayrıca kontrol aralığını sınamak için kullanılır. Haftalık kontrol bazı danışan gruplarında gelmeme oranını artırır. İki haftalık aralık daha yüksek devamlılık getirebilir. Aralık kararı, devamlılık ve ölçüm serisi verisine bakılarak verilir. Yapılan değişiklik yalnızca yeni serileri etkiler. Rapor ayrıca sekreterin arama yükünü gösterir. Yeniden planlama oranı yüksekken arama sayısı da yüksekse kontrol aralığı fazla sıktır.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında kontrol devamlılığı ve aşama uyumu seans tipi bazında görünür. Kontrol aralığı değişikliği yalnızca yeni açılan serilere uygulanır.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia kontrol randevusunu programın parçası olarak ele alır: seans tipi ölçümü taşır, seri programla birlikte açılır, hatırlatma koşulu söyler ve kaçırılan kontrol otomatik listeye düşer. Dört madde bu zinciri özetler.
Programla birlikte açılan kontrol serisi
İlk görüşme kapanışında kontrol aralığı seçilir ve seri tek adımda açılır. Program aşamaları ile kontrol tarihleri aynı ekranda görünür.
Randevu yönetimiÖlçüm taşıyan seans tipi
Kontrol seans tipi alınacak ölçümleri ve koşullarını tanımlar. Girilen ölçüm danışanın serisine düşer ve grafikte koşul notu görünür.
Seans notlarıKoşul hatırlatan bildirim
Hatırlatma şablonu ölçüm koşullarını değişken olarak taşır ve bir gün önce akşam gider. Teyit bağlantısından erteleme aynı haftaya önerilir.
Portal ve mesajlarKaçırılan kontrol listesi
Gelmeyen kontrol ertesi sabah arama listesine düşer. Yeni tarihle program aşamaları kaydırılır, ulaşılamayan danışan bir ay sonra otomatik yeniden davet alır.
Danışan yönetimi
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Kontrol ritminin oturup oturmadığını en iyi, ilk görüşmeden sonra gelen kontrol sayısı gösterir. Dört gösterge ikinci aydan itibaren karar verdirir. Birlikte okuyun, biri düşükken diğerleri yüksekse sorun tek bir adımdadır.
İki ve daha fazla kontrole gelen danışan oranı
%70 ve üzeri
İlk görüşme yapılan danışanlar içinde en az iki kontrol seansı tamamlananların payı
Program aşamasıyla uyumlu kontrol oranı
%85 ve üzeri
Aşama bitiş tarihine ±3 gün içinde yapılan kontroller / tüm kontroller
Karşılaştırılabilir ölçüm oranı
%90 ve üzeri
Koşulu tutan ölçümler / kontrol seanslarında girilen tüm ölçümler
Kaçırılan kontrolün yeniden planlanma oranı
%80 ve üzeri, 3 gün içinde
Gelmeyen kontroller içinde 3 gün içinde yeni tarih alanların payı
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Kontrol seans tipini ölçüm listesi ve koşullarıyla tanımlayın. Hatırlatma şablonuna koşul değişkenlerini ekleyin.
Kontrol seans tipi ve koşul hatırlatan şablon hazır
2. hafta
Yeni ilk görüşmelerde kontrol serisini çıkışta açma kuralını uygulayın. Mevcut danışanlar için eksik kontrolleri seriye çevirin.
Tüm aktif danışanların kontrol serisi takvimde
3. hafta
Kaçırılan kontrol listesini ve üç gün arama kuralını devreye alın. Ulaşılamayan için yeniden davet mesajını kurun.
Geri çağırma döngüsü çalışıyor, habersiz bırakma kayıtlı
4. hafta
İlk aylık raporu okuyun. Kontrol aralığını devamlılık verisine göre sınayın ve yeni serilerde uygulayın.
Kontrol aralığı veriye dayalı olarak belirlendi
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Kontrol randevusunu online yapmak mümkün mü?
Evet, ölçüm gerektirmeyen ara kontroller online yapılabilir. Danışan kilo ve bel çevresini evde ölçüp portalden girer, koşul notunu kendi yazar. Ölçüm doğruluğu düşer ama devamlılık artar. Yaygın düzen, ayda bir kurumda vücut kompozisyonu ölçümlü kontrol, aradaki haftalarda online kısa kontroldür. Seans tipi ikisini ayırır ve hatırlatma buna göre gider.
Danışan kontrol aralığını kendisi seyrekleştirmek isterse ne olur?
Kontrol aralığı klinik bir karardır ama danışanın isteği program uyumunu etkiler. Diyetisyen aralığı danışanla konuşup seri kuralını “bu ve sonraki kontroller” için günceller. Değişiklik program aşamalarına yansır ve kayda geçer. Raporda bu tür değişiklikler ayrı görünür. Sık seyrekleştirme talebi, programın danışan için fazla yoğun olduğunun işareti olabilir.
Kontrol serisi paket satışıyla nasıl birleşir?
Paket, kontrol seanslarını adet olarak kapsar. Seri açıldığında her kontrol paketten bir hak düşer ve kalan hak danışan kartında görünür. Paket bitince seri devam ederse yeni kontroller tek seferlik ücretle ya da yeni paketle karşılanır. Kurum bunu paket bitiminden önce danışana bildirir. Gelmeme durumunda düşüm kuralı paket şablonunda yazılıdır.
İlk görüşmede danışan kontrol tarihi vermek istemezse?
Danışanın uygun olduğu gün ve saat aralıkları alınır, kontrol geçici tarihle açılır ve “tarih teyidi bekliyor” işaretlenir. Danışana iki gün içinde teyit bağlantısı gider. Böylece kayıt takvimde vardır ve kaybolmaz. Teyit gelmezse sekreterin listesine düşer ve aranır. “Ararım” ile ayrılan danışandan farkı, kurumun aramayı danışana bırakmamasıdır.
Ölçüm koşulu tutmayan kontrolde ne yapılmalı?
Ölçüm yine alınır ama seride “koşul tutmadı” notuyla işaretlenir. Grafik bu noktayı farklı gösterir ve eğilim hesabına katmaz. Danışana bir sonraki kontrolde koşulu hatırlatan ek bir cümle gider. Koşul art arda tutmuyorsa kontrol saati danışanın düzenine uymuyordur. Sabah kontrolüne gelemeyen danışan için akşam saati ve buna göre uyarlanmış koşul tanımlanır.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
