Beslenme danışmanlığında ilk görüşme, bir insanın gündelik hayatını öğrenme görüşmesidir: kaç öğün yediğini, hangi saatte acıktığını, mutfakta yemeği kimin hazırladığını, hangi ilacı düzenli kullandığını ve son tahlillerinde ne çıktığını bilmeden program yazılamaz. Bu bilgilerin tamamı masa başında sözlü toplanmaya çalışıldığında kırk beş dakikalık seansın yarısı not almaya gider, işin özü olan planlama sıkışır. Oysa aynı veriler randevudan önce doldurulan yapılandırılmış bir formla toplanabilir ve diyetisyen görüşmeye danışanın öyküsünü okumuş olarak girebilir. Bu pratik ön bilgi formunu üç bölüme ayırır, tıbbi durum ve ilaç beyanını kapalı uçlu sorularla alır, hekim yönlendirmesi gerektiren başlıkları formun kendisinde işaretler ve ilk görüşmeyi kısaltmak yerine derinleştirir.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Şikâyet çoğu zaman “vaktim yetmiyor” diye dile gelir. Oysa randevu süresi çoğu zaman yeterlidir, zorlanılan nokta o sürenin nasıl harcandığıdır. Danışan karşıya oturur, diyetisyen sormaya başlar ve görüşme bir söyleşiden çok bir anket doldurmaya döner. Bu durumun dört tipik görüntüsü vardır.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Beslenme öyküsü randevu teyidiyle birlikte formla gelirse ilk görüşme not almaya gitmez, programı birlikte kurmaya ayrılır.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Kök neden, ön değerlendirmenin bir süreç olarak tanımlanmamış olmasıdır. Danışan kaydı randevu alındığında açılması gerekirken danışan kapıdan girdiğinde başlıyor. Üç yapısal eksiklik bu gecikmeyi üretir ve her biri ayrı ayrı giderilebilir.
- 01
Ön bilgi toplanmıyor, hatırlanıyor
Randevu ile görüşme arasındaki günler boş geçiyor. Oysa bu aralık danışanın en istekli olduğu dönemdir. Randevu teyidiyle birlikte gönderilen bir form, görüşmeden önce hazır bir öykü demektir. Toplanmayan bilgi, seans içinde hatırlanmaya çalışılır ve kalitesi düşer.
- 02
Tıbbi durum beyanı serbest metne bırakılmış
Formda “sağlık sorununuz var mı” diye tek satırlık bir alan bulunur ve danışan çoğunlukla “yok” yazar. İlacını, gebeliğini ya da geçirdiği operasyonu sağlık sorunu saymaz. Kapalı uçlu, başlık başlık sorulan beyan ise aynı danışandan üç kalem bilgi çıkarır.
- 03
Hekim yönlendirme eşiği yazılı değil
Tıbbi beslenme tedavisi gerektiren tablolarda hekim yönlendirmesi ve iş birliği şarttır. Ancak eşik yazılı olmadığında karar o günkü sezgiye kalır. Yazılı eşik hem danışanı korur hem diyetisyenin mesleki sınırını ortaya koyar ve reddedilen vakada gerekçe bırakır.
Bu sorunun size bedeli
Her 10 dakikadan 4-5’i
En azÜst sınıra kadar
Kırk beş dakikalık ilk görüşmede yalnız soru sorup not almakla geçen bölüm.
Her 10 ilk görüşmeden 2-3’ü
En azÜst sınıra kadar
Eksik tahlil ya da geç öğrenilen tıbbi durum yüzünden ertelenen planlar.
Yılda 24-48 danışan
Ayda 2-4 danışan birikince.
Her simge yaklaşık 5 danışanÜst sınıra kadar
Hekim takibi gerektiği ikinci ya da üçüncü görüşmede anlaşılan başvurular.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
- Kontrolde tekrar sorulan soru
- Danışan başına 8-12
- Daha önce söylenmiş ama kayda geçmemiş olduğu için yeniden sorulan bilgiler.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, danışanı yormayacak kısa bir formla görüşmeyi hazırlıklı başlatmaktır. Form üç bölüme ayrılır, beslenme öyküsü hatırlanabilir sorularla alınır, tıbbi beyan kapalı uçlu sorulur, yönlendirme eşiği kurala bağlanır ve form randevu akışının bir parçası hâline getirilir. Beş adımın tamamı mevcut randevu düzenini bozmadan uygulanır.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez. Her yeni danışanda otomatik
Ön bilgi formunu üç bölüme ayırın
Formu kimlik ve hedef, beslenme öyküsü, tıbbi beyan diye üçe ayırın, on dakikayı aşmasın.
Tek parça uzun form danışanı yorar ve yarıda bıraktırır. Üç bölümlü form ise her bölümde ne istendiğini açık eder. Birinci bölüm kimlik ve hedeftir: iletişim bilgisi, doğum yılı, danışmanlığa gelme nedeni ve danışanın kendi cümlesiyle yazdığı beklenti. İkinci bölüm beslenme öyküsüdür. Üçüncü bölüm tıbbi durum ve ilaç beyanıdır ve ayrı bir sayfada, ayrı bir bilgilendirme metniyle durur.
- Formu kimlik-hedef, beslenme öyküsü, tıbbi beyan olarak üçe bölün
- Her bölümün başına bilginin neden istendiğini yazan bir satır ekleyin
- Doldurma süresini ölçün. On dakikayı aşan alanları gerekçesine göre eleyin
Ayrıntısını okuyun
Bölüm geçişlerinde tek satırlık bir gerekçe cümlesi bulunur: hangi bilginin neden istendiği yazılır. Böylece danışan kilo, ölçü ve alışkanlık sorularını planına girecek bilgiler olarak okur. Formun tamamı on dakikayı aşmamalıdır. Aşan her alan için “bu alan olmasaydı program değişir miydi” sorusu sorulur ve yanıt hayırsa alan çıkarılır. Veri minimizasyonu burada hem mevzuatın gereği hem de doldurulma oranının en güçlü belirleyicisidir.
PratiVia’da: PratiVia online form yapıcısında çok bölümlü form tasarlanır, her bölüme ayrı bilgilendirme metni eklenir ve doldurma süresi form raporunda görünür.
Online formlar - 2Adım 2 / 5Her yeni danışanda: kontrol öncesi kısaltılmış sürümle
Beslenme öyküsünü hatırlanabilir sorularla sorun
Genel gün yerine dünden bugüne yeneni sorun, denenen diyetleri bırakma nedeniyle yazın.
Danışan “genelde ne yiyorsunuz” sorusuna doğru yanıt veremez, çünkü genel bir gün yoktur. Bunun yerine dün sabahtan bugüne kadar yenenler sırayla sorulur, haftada kaç akşam dışarıda yenildiği sayıyla istenir, su tüketimi bardak değil şişe olarak alınır. Mutfakta yemeği kimin hazırladığı, evde başka kimlerin bulunduğu ve iş saatlerinin öğünlere nasıl bastığı ayrı kalemlerdir. Bunlar programın uygulanabilirliğini belirler.
- Genel soru yerine dünden bugüne öğün sırası sorun
- Dışarıda yeme sıklığı, su tüketimi ve mutfak sorumluluğunu ayrı alan yapın
- Daha önce denenen programları ve bırakma nedenini mutlaka sorun
- Serbest metni tek alanla sınırlayın, kalanını seçeneklere bağlayın
Ayrıntısını okuyun
Daha önce denenen diyetler ve bırakma nedenleri bölümün en değerli kısmıdır: aynı hatayı tekrarlamamak için yazılır. Sorular kapalı uçlu seçeneklerle desteklenir, serbest metin yalnızca “eklemek istediğiniz bir şey var mı” alanında kalır. Böylece yanıtlar karşılaştırılabilir olur ve üç ay sonra aynı sorular yeniden sorulduğunda değişim ölçülebilir hâle gelir.
PratiVia’da: PratiVia form alanları seçenekli ve ölçülebilir tanımlanır. Aynı form kontrol görüşmesinde yeniden gönderildiğinde yanıtlar danışan kartında yan yana karşılaştırılır.
Online formlar - 3Adım 3 / 5Her yeni danışanda: yılda bir tazelenir
Tıbbi durum ve ilaç beyanını kapalı uçlu alın
Her başlıkta açık bir “yok” seçeneği koyun, boş alanla form gönderilmesin.
Beyan bölümü başlık başlık sorulur: düzenli kullanılan ilaç ve takviyeler, tanı konmuş hastalıklar, geçirilmiş ameliyatlar, gıda alerjisi ve intoleransları, gebelik ya da emzirme durumu, son altı ayda yapılan tahliller. Her başlıkta “yok” seçeneği açıkça bulunur. Boş bırakılan alan yanıt sayılmaz ve form gönderilmez. İlaç adı serbest yazılır ama doz ve kullanım sıklığı ayrı alanlardadır.
- İlaç, tanı, ameliyat, alerji, gebelik ve tahlil başlıklarını ayrı sorun
- Her başlığa açık bir “yok” seçeneği koyun. Boş bırakmaya izin vermeyin
- Beyan bölümünü kendi açık rıza onayıyla kapatın
- Tahlil sonucu yüklemesi için güvenli dosya alanı açın
Ayrıntısını okuyun
Beyan, danışanın kendi bildirimidir ve bu form üzerinde açıkça yazar. Diyetisyen tanı koymaz, tedavi düzenlemez. Beyanın amacı programın güvenliğini kurmak ve gerektiğinde hekimle iletişim için zemin hazırlamaktır. Tahlil sonucu varsa dosya olarak yüklenebilir. Yoksa hangi tetkiklerin hekiminden istenebileceği bilgilendirme olarak gösterilir. Beyan alanı sağlık verisidir ve ayrı açık rıza ile toplanır, bu nedenle bölüm kendi onay kutusuyla kapanır.
PratiVia’da: PratiVia’da sağlık beyanı ayrı rıza katmanıyla toplanır. Yüklenen tahlil belgeleri danışan dosyasında şifreli saklanır ve yalnızca yetkili roller görüntüleyebilir.
Danışan yönetimi - 4Adım 4 / 5Kurulumda bir kez. Her form gönderiminde otomatik çalışır
Hekim yönlendirme eşiğini yazılı kurala bağlayın
Gebelik, diyabet, böbrek hastalığı gibi bayrakları önceden yazın, yönlendirmeyi kaydedin.
Tıbbi beslenme tedavisi kapsamına giren tablolarda süreç hekim yönlendirmesiyle yürür. Diyetisyen bu tablolarda hekimle iş birliği içinde çalışır. Bu nedenle hangi beyanın bayrak ürettiği önceden yazılır: gebelik ve emzirme, on sekiz yaş altı başvuru, tanılı diyabet, böbrek ya da karaciğer hastalığı, bariatrik cerrahi geçmişi, yeme davranışı bozukluğu şüphesi uyandıran yanıtlar. Bayrağın işi başvuruyu doğru randevuya yönlendirmektir.
- Bayrak üreten beyan başlıklarını yazılı listeye dökün
- Bayraklı başvuruda randevu süresini uzatın ve ek belge isteyin
- Yönlendirme yapıldıysa yazıya dökün, yapılmadıysa gerekçesini kaydedin
Ayrıntısını okuyun
Bayraklı başvuruda randevu tipi değişir: ilk görüşme daha uzun planlanır, hekim raporu ya da tahlil istenir, gerekiyorsa danışan hekimine yönlendirilir ve yönlendirme yazılı olarak kaydedilir. Yönlendirme yapılmayan bayraklı vakalarda gerekçe not alanına yazılır. Bu not hem mesleki sorumluluğu hem de denetlenebilirliği korur. Kural listesi altı ayda bir gözden geçirilir ve mesleki rehberlerdeki değişikliklere göre güncellenir.
PratiVia’da: PratiVia form yanıtlarına kural tanımlanabilir. Bayrak üreten yanıt randevu tipini değiştirir, danışan kartına uyarı düşürür ve yönlendirme kararı denetim izine yazılır.
Randevu yönetimi - 5Adım 5 / 5Her randevu teyidinde: görüşmeden 24 saat önce tek hatırlatma
Formu randevu akışına bağlayın, doldurulmayanı yönetin
Formu teyit mesajına koyun, 24 saat kala yalnız bir kez hatırlatın.
Form, randevu teyit mesajının içinde bağlantı olarak gider ve danışan portalinden telefonla doldurulur. Doldurma oranını belirleyen iki şey vardır: bağlantının teyitle aynı mesajda olması ve formun mobilde rahat açılması. Görüşmeden yirmi dört saat önce hâlâ doldurulmamışsa tek bir hatırlatma gönderilir. İkinci hatırlatma baskı hissi yarattığı için gönderilmez.
- Form bağlantısını randevu teyit mesajının içine yerleştirin
- Yirmi dört saat kala tek hatırlatma gönderin, ikinciyi göndermeyin
- Doldurmayan danışanı on dakika erken çağırıp tabletle tamamlatın
- Yanıtları ilk görüşme notuna otomatik taşıyın
Ayrıntısını okuyun
Gelmeyen form görüşmeyi iptal ettirmez. Bu durumda danışan on dakika erken çağrılır ve formu bekleme alanında tabletten doldurur. Bu yol kâğıt formdan hızlıdır ve veriyi aynı yere yazar. Form yanıtları görüşme açıldığında ilk görüşme notunun ilgili alanlarına taşınır, diyetisyen yalnızca eksikleri tamamlar. Böylece hiçbir bilgi iki kez girilmez ve kontrol görüşmesinde geçmişe tek ekrandan bakılır.
PratiVia’da: PratiVia randevu teyidine form bağlantısı ekler, doldurulmayanlar için tek hatırlatma kurar ve gelen yanıtları seans notu şablonundaki alanlara aktarır.
Portal ve mesajlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia ön değerlendirmeyi randevunun ayrılmaz ilk adımı sayar: form teyitle gider, sağlık beyanı ayrı rıza katmanıyla toplanır, riskli yanıt randevu tipini değiştirir ve yanıtlar seans notuna otomatik taşınır.
Bölümlü form ve gerekçeli alanlar
Kimlik, öykü ve sağlık beyanı ayrı bölümlerde toplanır. Her bölüm kendi bilgilendirme metniyle açılır ve doldurma süresi raporlanır.
Online formlarAyrı rızalı sağlık beyanı
Sağlık verisi diğer alanlardan ayrı açık rıza ile alınır, şifreli saklanır ve yalnızca yetkili rollerin göreceği biçimde danışan kartına bağlanır.
Danışan yönetimiYanıta göre değişen randevu
Yönlendirme bayrağı üreten yanıt randevu süresini uzatır, ek belge ister ve kararı gerekçesiyle birlikte denetim izine yazar.
Randevu yönetimiNottan forma tek akış
Form yanıtları ilk görüşme notunun alanlarına taşınır. Kontrolde aynı form kısaltılmış sürümüyle gönderilip değişim yan yana okunur.
Seans notları
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu değişimin başarısını en iyi, görüşmenin nasıl geçtiği gösterir. Formun kaç kişiye gönderildiği tek başına pek bir şey söylemez. Dört gösterge ilk aydan itibaren okunabilir ve üçüncü ayda kararlı bir eğilim verir.
Görüşme öncesi form doldurma oranı
%75 ve üzeri
Randevudan önce tamamlanan formlar / gönderilen formlar
İlk görüşmede program çıkma oranı
%85 ve üzeri
İlk seans sonunda yazılı planla ayrılan danışanların payı
Görüşmede veri girişine ayrılan süre
On dakikanın altı
Seans başında not tamamlamaya harcanan sürenin örneklem ölçümü
İlk temasta yakalanan yönlendirme
Bayrakların %90’ı
Form bayrağıyla yakalananlar / toplam yönlendirilen danışan sayısı
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Mevcut kâğıt formu ve defter notlarını masaya yatırın. Hangi alanın gerçekten programı değiştirdiğini işaretleyip kalanını eleyin.
Gerekçesi yazılı, sadeleştirilmiş alan listesi
2. hafta
Üç bölümlü formu kurun, sağlık beyanını ayrı rıza onayıyla kapatın ve iki meslektaşınızla deneme doldurması yapın.
Mobilde on dakikada dolan yayına hazır form
3. hafta
Yönlendirme bayrağı kurallarını tanımlayın, randevu teyidine form bağlantısını ekleyin ve hatırlatma zamanlamasını ayarlayın.
Teyitle giden form, çalışan bayrak kuralları
4. hafta
Yanıtların seans notuna taşınmasını açın. İlk ay doldurma oranını ve görüşme süresini ölçüp alan listesini gözden geçirin.
İlk ölçüm raporu ve revize edilmiş form
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Danışan formu doldurmazsa görüşme iptal edilmeli mi?
Hayır, iptal etmek gereksiz bir ceza olur ve danışanı kaybettirir. Doğru çözüm danışanı on dakika erken çağırıp formu bekleme alanında tabletten tamamlatmaktır. Bu yol kâğıt forma göre daha hızlıdır ve veri doğrudan dosyaya yazılır. İptal yalnızca bayraklı vakalarda, eksik hekim raporu nedeniyle görüşmenin anlamsız kalacağı durumlarda gündeme gelir ve o zaman da erteleme olarak konuşulur.
Tahlil sonucunu formda istemek doğru mu?
Diyetisyen tetkik isteyemez ama danışanın getirdiği sonuçları kabul edebilir. Danışanın elinde hekiminin istediği güncel tahliller varsa bunları güvenli bir dosya alanına yüklemesi programın güvenliğini artırır. Form bu nedenle “varsa yükleyebilirsiniz” diliyle yazılır. Sonuç yoksa hangi başlıkların hekim tarafından değerlendirilmesinin yararlı olacağı bilgilendirme olarak gösterilir ve karar hekimine bırakılır.
Sağlık beyanı ile diğer form alanlarını neden ayırmak gerekiyor?
Çünkü ikisinin hukuki zemini farklıdır. İletişim bilgisi ve hedef, hizmetin verilebilmesi için gereken sıradan kişisel veridir. İlaç, tanı ve gebelik bilgisi ise özel nitelikli sağlık verisidir ve açık rıza ister. Bu ayrım yapılmazsa tek bir onay kutusuyla toplanan sağlık verisi hukuken sorunlu hâle gelir. Ayrı bölüm ayrıca danışana hangi bilginin neden istendiğini anlatma fırsatı verir.
Kontrol görüşmelerinde de form göndermeli miyim?
Evet ama tamamını değil. Kontrol öncesi gönderilen kısa sürüm üç şeyi sorar: son dönemde değişen ilaç ya da sağlık durumu, uygulamada zorlanılan öğünler ve varsa yeni ölçümler. Beş soruluk bu sürüm iki dakikada dolar ve kontrol görüşmesini doğrudan çözüm konuşmasıyla başlatır. Tam form yılda bir kez, tıbbi beyanı tazelemek amacıyla yeniden gönderilir.
Yönlendirme bayrağı danışanı korkutmaz mı?
Bayrak kurum içi bir işarettir, danışana uyarı olarak gösterilmez. Danışan yalnızca “ilk görüşmeniz altmış dakika planlandı, mümkünse son tahlillerinizi getirin” gibi nötr bir mesaj görür. Yönlendirme gerekiyorsa bu görüşmede yüz yüze ve gerekçesiyle anlatılır. Doğru anlatılan yönlendirme güven kaybettirmez. Aksine diyetisyenin sınırını bilen bir uzman olduğunu gösterir ve danışan bağlılığını artırır.
Küçük bir ofiste bu kadar yapı kurmak fazla mı kaçar?
Tek kişilik ofiste yapının getirisi daha da büyüktür, çünkü kaybedilen her dakikayı doğrudan diyetisyen öder. Kurulum bir kereliktir ve birkaç saat sürer. Sonrasında her yeni danışanda otomatik çalışır. Ayda yirmi yeni danışan alan bir ofiste seans başına kazanılan on beş dakika, ayda beş saatlik ek kapasite demektir ve bu süre kontrol görüşmelerine ayrılabilir.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
