Beslenme danışmanlığı görsel bir meslek hâline geldi: vücut ölçüsü fotoğrafları, ölçüm cihazı çıktıları, ilerleme kareleri ve sosyal medyada paylaşılan sonuç görselleri günlük işin parçası. Bu içeriklerin neredeyse tamamı özel nitelikli kişisel veriyle iç içedir ve çoğu, danışmanın kişisel telefonunda yedeklenmemiş biçimde durur. Telefon kaybolduğunda, çalındığında ya da onarıma verildiğinde onlarca danışanın en mahrem görüntüsü kontrol dışına çıkar. Aynı şekilde “danışanım izin verdi” cümlesiyle paylaşılan önce-sonra görselleri, izin yazılı ve geri alınabilir değilse hukuken savunulamaz. Bu pratik görsel ve ölçüm verisini danışan dosyasının içine alır, tanıtım amaçlı kullanımı ayrı bir rıza katmanına bağlar, mesajlaşmayı kişisel hattan portala taşır ve kimin neyi gördüğünü denetlenebilir kılar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bu şikâyet nadiren bir sorun olarak dile getirilir. Genellikle bir korku olarak yaşanır. Diyetisyen telefonundaki klasörü bilir, izinlerin gevşekliğini sezer ama günlük iş temposunda düzeltmeye sıra gelmez. Dört belirti bu birikimin işaretidir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Takip için çekilen fotoğrafa verilen onay, o karenin sosyal medyada paylaşılmasını kapsamaz. Tanıtım için ayrı, süreli ve geri alınabilir rıza gerekir.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Sorunun kaynağında çoğunlukla iyi niyetle, iş akışı düşünülmeden ve kolaylığa göre seçilmiş araçlar vardır. Telefon hızlıdır, mesajlaşma uygulaması herkeste vardır, sosyal medya işe yarar. Üç yapısal boşluk bu kolaylığı riske çevirir.
- 01
Görsel, dosyanın parçası sayılmıyor
Ölçüm değeri dosyaya yazılırken fotoğraf galeriye düşüyor. Oysa ikisi de aynı takibin verisidir. Görsel dosyanın içinde değilse ne erişimi sınırlanabilir ne de saklama süresi işletilebilir. Dosya dışında kalan her kare, sahipsiz bir kayıt hâline gelir.
- 02
Tek rıza her şeyi kapsıyor sanılıyor
Hizmet için alınan rıza ile tanıtım için alınan rıza karıştırılıyor. Danışanın takibi için fotoğraf çekilmesine onay vermesi, o fotoğrafın sosyal medyada yayınlanmasına onay verdiği anlamına gelmez. İkinci kullanım ayrıca, açıkça ve amacı belirtilerek istenmelidir.
- 03
Erişim kaydı tutulmuyor
Kimin hangi danışanın görselini ne zaman açtığı kayıt altına alınmadığında, bir sızıntı şüphesinde kaynak bulunamaz. Denetim izi olay sonrası incelemenin yanında caydırıcılık için de gereklidir. Görüldüğünü bilen kullanıcı gereksiz kayıt açmaz.
Bu sorunun size bedeli
Her 10 görselden 6-8’i
En azÜst sınıra kadar
Danışan kaydına bağlanmadan kişisel cihazda ya da bulutta biriken kareler.
Her 10 mesajdan 9’u
En az
Hedef: danışan yazışmalarının en az onda dokuzu kişisel hat yerine portalden yürür.
- Yazılı rızası olmayan paylaşım
- Yayınların %50’den fazlası
- Sosyal medyada sözlü izinle yayımlanmış ve belgesi bulunmayan sonuç görselleri.
- Kişisel hat üzerinden veri akışı
- Danışan başına haftada 5-15 mesaj
- Kurum sistemine hiç girmeyen, tamamen üçüncü taraf uygulamada kalan yazışmalar.
- Ayrılan çalışanda kalan kayıt
- Her ayrılışta onlarca danışan
- Cihazında geçmiş yazışma ve görsel bulunan eski çalışan sayısı başına düşen dosya.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Sosyal medyadan ya da fotoğraftan vazgeçmek gerekmez. Yapılacak iş, her görselin bir sahibi, bir amacı ve bir süresi olmasını sağlamaktır. Beş adım arşivi dosyanın içine alır, iki rıza katmanını ayırır, paylaşımı kurala bağlar, yazışmayı portala taşır ve erişimi denetlenebilir kılar.
- 1Adım 1 / 5Kayıt açılışında bir kez. Yılda bir tazelenir
Aydınlatma ve rıza katmanlarını ayırın
Aydınlatma, sağlık verisi rızası ve fotoğraf onayını üç ayrı metinle, sürümlü alın.
Danışan kaydı açılırken üç ayrı metin gösterilir. Birincisi aydınlatma metnidir ve hangi verinin hangi amaçla işlendiğini, ne kadar saklandığını, kimlerle paylaşılabileceğini anlatır. İkincisi hizmetin yürütülmesi için sağlık verisi işlenmesine dair açık rızadır. Üçüncüsü ise takip amaçlı fotoğraf ve ölçüm görseli çekilmesine dair ayrı onaydır. Danışan bunu reddederse takip sayısal ölçümlerle sürer, hizmet aksamaz.
- Aydınlatma metnini, hizmet rızasını ve görsel onayını ayrı ayrı gösterin
- Görsel onayını reddeden danışan için sayısal takip yolunu açık tutun
- Her metni sürümleyin. Onaylanan sürümü zaman damgasıyla saklayın
Ayrıntısını okuyun
Metinler sürümlenir: her değişiklikte yeni sürüm numarası oluşur ve danışanın hangi sürümü onayladığı zaman damgasıyla saklanır. Onay kaydı değiştirilemez biçimde tutulur ki yıllar sonra sorulduğunda ne onaylandığı kanıtlanabilsin. Kâğıt üzerinde imza alınıyorsa taranıp dosyaya eklenir, ancak onayın dijital ve sorgulanabilir olması esastır.
PratiVia’da: PratiVia onam günlüğünde her rıza metni sürümlenir. Danışanın onayladığı sürüm, tarih ve kanal bilgisiyle birlikte değiştirilemez kayıt olarak tutulur.
Online formlar - 2Adım 2 / 5Her ölçüm gününde: kurulum sonrası istisnasız
Görsel ve ölçüm arşivini dosyanın içine alın
Fotoğrafı uygulamadan çekin, telefondaki eski kareleri bir hafta sonunda dosyaya taşıyın.
Fotoğraf çekimi doğrudan uygulama üzerinden yapılır ve kare doğrudan danışan dosyasına yazılır, telefon galerisine düşmez. Cihazda kopya bırakılmaz. Her görsele ölçüm tarihi, çekim açısı ve varsa ölçüm değerleri etiketlenir. Böylece altı ay sonra aynı açıdan çekilen kareler yan yana getirilebilir. Yüz ve tanınabilir özellikler içeren kareler için ayrı bir gizlilik bayrağı kullanılır ve bu kareler liste görünümünde küçük resim olarak gösterilmez.
- Çekimi uygulama içinden yapın, cihaz galerisine kopya bırakmayın
- Her kareye tarih, açı ve ölçüm değeri etiketleyin
- Geçmiş arşivi bir defada taşıyın. Taşınamayanı tutanakla silin
- Tanınabilir kareleri gizlilik bayrağıyla işaretleyin
Ayrıntısını okuyun
Geçmiş arşiv de bir defaya mahsus toplanır: danışman telefonundaki kareler danışan bazında dosyaya taşınır, taşınamayanlar silinir ve silme işlemi tutanakla kaydedilir. Bu geçiş bir hafta sonuna sığar ve en çok riski tek hamlede ortadan kaldırır. Yeni düzende cihazda görsel tutmak kurum politikasıyla açıkça yasaklanır. Kural yazılı olmadıkça uygulanmaz.
PratiVia’da: PratiVia danışan dosyasında görsel arşivi tarih ve ölçümle eşleşir. Klinik fotoğraf katmanı şifreli saklanır ve küçük resim gösterimi yetkiye göre kapatılabilir.
Danışan yönetimi - 3Adım 3 / 5Her paylaşım öncesi: rıza yılda bir yenilenir
Tanıtım kullanımını ayrı, süreli ve geri alınabilir yapın
Tanıtım rızasında kareyi, mecrayı ve süreyi yazın, yüzün görünmesini ayrıca sorun.
Sosyal medyada yayınlanacak her görsel için ayrı bir tanıtım rızası alınır ve bu rıza hangi kareleri, hangi mecrayı, hangi süreyi kapsadığını açıkça yazar. Danışanın adı ya da yüzü görünecekse bu ayrıca sorulur. Çoğu danışan sonucunun paylaşılmasına razıyken yüzünün görünmesine razı değildir. Rızada süre sınırı bulunur, örneğin bir yıl, ve süre dolduğunda yayın gözden geçirilir.
- Tanıtım rızasını kare, mecra ve süre belirterek ayrı alın
- Yüz ve ad görünürlüğünü ayrı bir soru olarak sorun
- Geri alma yolunu rızanın içine yazın ve kaldırmayı kayda geçirin
- Yayın öncesi arka planda başka danışan var mı diye kontrol edin
Ayrıntısını okuyun
Geri alma yolu rızanın içinde yazar: danışan tek mesajla vazgeçebilir ve vazgeçme talebi geldiğinde yayın kaldırılır, kaldırma işlemi tarihiyle kayda geçer. Sağlık alanında tanıtım mevzuatı ayrıca dikkat ister. Sonuç görselleri garanti izlenimi veren bir kurguyla sunulamaz, kişiden kişiye değişebileceği belirtilir. Paylaşılacak görseller yayından önce ikinci bir gözden geçer ve arka planda başka danışanın görünmediği doğrulanır.
PratiVia’da: PratiVia’da tanıtım rızası kapsam ve süre alanlarıyla ayrı bir onam kaydıdır. Süresi dolan ya da geri alınan rıza görselin üzerinde uyarı olarak belirir.
Online formlar - 4Adım 4 / 5Geçişte iki hafta: sonrasında sürekli
Yazışmayı kişisel hattan portala taşıyın
Kişisel hatta gelen mesaja iki hafta portal yönlendirmesiyle yanıt verin.
Danışan mesajları, yemek günlüğü paylaşımları ve program soruları kurumun portal mesajlaşmasından yürütülür. Portal üç şeyi birden çözer: yazışma danışan dosyasına bağlanır, mesai dışı beklentisi kurallı hâle gelir ve içerik üçüncü taraf bir uygulamanın sunucusunda birikmez. Geçiş için danışanlara kısa bir bilgilendirme gönderilir ve kişisel hatta gelen mesajlara iki hafta boyunca nazik bir yönlendirme yanıtı verilir.
- Danışan yazışmasını portal mesajlarına taşıyın, kişisel hattı kapatın
- Program ve rapor bağlantılarını süreli ve kişiye özel üretin
- Portal karşılama metnine acil durum yönlendirmesini yazın
Ayrıntısını okuyun
Program ve rapor gönderimi de aynı kanaldan yapılır. Dosya bağlantısı süreli ve kişiye özel üretilir, ileri gönderildiğinde çalışmaz. Acil durum tanımı baştan yazılır: gerçek acil sağlık durumu mesajla değil hekimle çözülür, bu cümle portalin karşılama metninde yer alır. Kişisel numarayı bilen eski danışanlar için otomatik yanıt bir ay açık kalır ve sonra kapanır.
PratiVia’da: PratiVia danışan portalinde mesajlar dosyaya bağlı yürür. Paylaşılan belgeler süreli bağlantıyla açılır ve indirme işlemleri kayıt altına alınır.
Portal ve mesajlar - 5Adım 5 / 5Kurulumda bir kez. Üç ayda bir gözden geçirilir
Erişimi rollerle sınırlayın, saklama süresini işletin
Sekreter ölçüm görselini görmesin, yetkileri üç ayda bir gözden geçirin.
Merkezde çalışan herkesin her danışanı görmesi gerekmez. Sekreter randevu ve iletişim bilgisini görür, ölçüm görselini görmez. Danışman yalnızca kendi danışanlarının dosyasını açar. Yönetici erişim listesini denetler. Rol tanımları yazılı bir tabloda durur ve yeni çalışan bu tabloya göre yetkilendirilir. Ayrılan çalışanın erişimi son gününde kapatılır, cihazında veri kalmadığı yazılı olarak teyit edilir.
- Rol bazlı erişim tablosunu yazın. Sekreter, danışman ve yönetici ayrımını netleştirin
- Ayrılan çalışanın erişimini son gününde kapatın ve cihaz temizliğini teyit edin
- Saklama süresi dolan dosyalar için üç aylık gözden geçirme yapın
- Silme taleplerini anonimleştirme yoluyla karşılayın
Ayrıntısını okuyun
Saklama süresi de aynı tabloda tanımlanır: danışmanlık ilişkisi sona erdikten sonra dosya belirlenen süre boyunca saklanır, süre dolduğunda görsel arşivi ayrı bir kurala göre değerlendirilir. Silme talebi geldiğinde kayıt anonimleştirilir. Mali belgeler ve mevzuatın saklamayı zorunlu kıldığı kayıtlar korunur, geri kalan kişisel veriler temizlenir. Üç ayda bir yapılan erişim gözden geçirmesi kimin neyi açtığını da kapsar.
PratiVia’da: PratiVia rol bazlı yetki matrisi görsel arşivine ayrı izin tanımlar. Her görüntüleme denetim izine düşer ve ayrılan kullanıcının oturumları anında sonlandırılır.
Ekip ve roller
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia her görseli danışan kaydının denetlenebilir ve korunan bir parçası olarak ele alır: rıza katmanları ayrılır, arşiv şifreli tutulur, tanıtım izni süreli olur ve her görüntüleme iz bırakır.
Katmanlı onam günlüğü
Aydınlatma, hizmet rızası ve görsel onayı ayrı kayıtlardır. Sürüm, tarih ve kanal bilgisiyle değiştirilemez biçimde saklanır.
Online formlarDosyaya bağlı görsel arşivi
Kareler ölçüm tarihiyle eşleşir, at-rest şifrelenir ve küçük resim gösterimi yetki düzeyine göre gizlenebilir.
Danışan yönetimiSüreli tanıtım rızası
Kapsam ve süre alanlarıyla alınan tanıtım izni, süresi dolduğunda ya da geri alındığında görselin üzerinde uyarı olarak görünür.
Online formlarİzlenebilir erişim
Rol matrisi görsel arşivine ayrı izin tanımlar. Görüntüleme ve indirme denetim izine yazılır, ayrılan kullanıcının erişimi anında kesilir.
Ekip ve roller
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Uyumun geldiği tek bir anda anlaşılmaz. Birikmiş riskin azaldığı sayılarla görülür. Aşağıdaki dört gösterge geçiş sürecini haftalık olarak izler, ilk çeyreğin sonunda kararlı bir tablo verir ve hangi adımın eksik kaldığını gösterir.
Dosya içinde tutulan görsel oranı
%100
Danışan kaydına bağlı kareler / merkezde bulunan toplam danışan görseli
Yazılı tanıtım rızası oranı
Yayınların tamamı
Rıza kaydı bulunan yayınlar / sosyal medyada yayımlanan danışan görselleri
Portal üzerinden yürüyen yazışma
%90 ve üzeri
Portal mesaj sayısı / portal ve kişisel hat toplam mesaj sayısı
Erişim gözden geçirme kapanışı
Üç ayda bir tam kapanış
Gözden geçirilen kullanıcı yetkisi / toplam aktif kullanıcı sayısı
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Aydınlatma metnini, hizmet rızasını ve görsel onayını ayrıştırıp sürümleyin. Danışan kaydı açılışına bağlayın.
Üç ayrı ve sürümlenmiş rıza metni
2. hafta
Kişisel cihazlardaki görselleri danışan dosyalarına taşıyın. Taşınamayanları tutanakla silin ve cihaz politikasını yazın.
Temizlenmiş cihazlar, dosyaya taşınmış arşiv
3. hafta
Tanıtım rızası formunu kurun, mevcut yayınları tarayın ve rızası olmayanları kaldırın ya da rızayı yenileyin.
Tamamı belgeli sosyal medya arşivi
4. hafta
Yazışmayı portala taşıyın, rol matrisini uygulayın ve ilk erişim gözden geçirme raporunu okuyun.
Portalde yürüyen iletişim ve ilk denetim raporu
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Danışanın gönderdiği fotoğrafı mesajlaşma uygulamasında bırakabilir miyim?
Bırakmamak gerekir. Görsel size ulaştığı anda işlediğiniz bir kişisel veri olur ve sorumluluğu size geçer. Doğru akış, kareyi danışan dosyasına aktarmak ve cihazdaki kopyayı silmektir. Kalıcı çözüm ise görselin en baştan portal üzerinden gelmesidir. Böylece kopya hiç oluşmaz. Geçiş döneminde haftada bir kez cihaz temizliği yapılması, birikmiş kopyaların dağılmasını engeller.
Yüzü görünmeyen bir önce-sonra karesi için de rıza gerekir mi?
Evet, gerekir. Yüzün kapatılmış olması veriyi anonim hâle getirmez. Dövme, doğum lekesi, arka plandaki mekân ya da paylaşım tarihi kişiyi tanınabilir kılabilir. Ayrıca paylaşılan görsel danışanın vücut ölçülerine ve sağlık sürecine dair bilgi taşır. Bu nedenle kapsamı açıkça yazılmış ayrı bir tanıtım rızası alınır ve rızada hangi karelerin kullanılacağı tek tek belirtilir.
Rızasını geri alan danışanın eski paylaşımları ne olur?
Geri alma talebi geldiği andan itibaren yayın kaldırılır. Bu işlem için makul bir süre tanınır ama erteleme gerekçesi olmaz. Kaldırma tarihi kayda geçer ve danışana bilgi verilir. Paylaşımın başkaları tarafından yeniden yayımlandığı durumlarda kurumun sorumluluğu kendi hesaplarıyla sınırlıdır, ancak talep hâlinde kaldırma girişiminde bulunulduğu yazılı olarak belgelenmelidir.
Küçük bir ofiste rol bazlı yetki gerçekten gerekli mi?
İki kişilik bir ofiste bile gereklidir, çünkü roller kişilerden bağımsız tanımlanır. Bugün randevu bakan kişi yarın ayrılabilir, yerine gelen kişi aynı yetkiyle başlamamalıdır. Ayrıca stajyer ya da yarı zamanlı çalışan geldiğinde hazır bir kısıtlı rol bulunur. Rol tablosu bir sayfayı geçmez ve kurulumu yarım saat sürer. Getirisi ise ilk personel değişikliğinde görülür.
Ölçüm cihazı çıktılarını e-posta ile göndermek uygun mudur?
Uygun değildir, e-posta içeriği şifresiz taşınır, yanlış adrese gitme riski yüksektir ve gönderildikten sonra geri alınamaz. Ölçüm çıktısı danışan dosyasına yüklenip portalden paylaşılmalıdır. Portal bağlantısı kişiye özeldir, süreyle sınırlıdır ve indirme kaydı tutulur. E-posta zorunlu kalırsa belge şifreli olarak gönderilmeli ve şifresi telefonla, ayrı bir kanaldan iletilmelidir.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
