Bir diyetisyenin danışan portföyü nadiren tek tiptir. Kilo yönetimi için gelen bir danışan, yarışma dönemindeki bir sporcu, gebe bir danışan ve tip 2 diyabetli bir danışan aynı formu doldurur ama izlenmesi gereken veriler tamamen farklıdır. Sporcuda antrenman yükü ve performans göstergeleri, gebelikte haftaya göre beklenen ağırlık aralığı, kronik hastalıkta tahlil değerleri öne çıkar. Tek bir standart dosya yapısı kullanıldığında bu farklar ya serbest metne yazılır ya da hiç kaydedilmez. İkisi de takibi zayıflatır. Bu pratik dosya yapısını danışan tipine göre ayırır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bu eksiklik ilk aylarda hiç hissedilmez. Diyetisyen danışanlarını tanır ve gerekli bilgiyi hatırlar. Zorluk, portföy büyüdükçe ve aynı danışanın dosyasına aylar sonra dönüldüğünde başlar. O aşamada aşağıdaki dört sorun genellikle birlikte görülür.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Sporcunun, gebe danışanın ve kronik hastalığı olan danışanın izlenecek verisi farklıdır. Dosyayı danışan tipine göre ayırın.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Sorunu yaratan şey, kayıt yapısının tek bir danışan tipi düşünülerek kurulmuş olmasıdır. Farklı gruplar aynı kalıba sokulduğunda, o kalıba sığmayan her şey serbest metne kaçar ve orada kullanılamaz hâle gelir.
- 01
Danışan tipi kayıtta tanımlı değil
Danışanın hangi grupta olduğu bir alan olarak tutulmadığında, ona özel alanların açılması da mümkün olmaz. Tip bilgisi yoksa form herkese aynı soruları sorar ve önemli olan hiçbir şey doğru yerde durmaz. Bu ayrım tek bir seçim alanıyla kurulabilir.
- 02
Gruba özel alanlar oluşturulmamış
Sporcuda antrenman yükü, gebelikte hafta ve beklenen ağırlık aralığı, kronik hastalıkta tahlil değerleri izlenmesi gereken verilerdir. Bunlar ayrı alanlarda tutulmadığında karşılaştırma yapılamaz ve seyir oluşmaz. Serbest metin bu işi hiçbir zaman göremez.
- 03
İş birliği bilgisi dosyanın dışında
Hekim takibi gerektiren durumlarda hangi hekimin izlediği, son kontrolün ne zaman olduğu ve varsa öneriler dosyada durmalıdır. Bu bilgi olmadan yapılan planlama eksik kalır ve gerektiğinde iletişim kurmak da mümkün olmaz.
Bu sorunun size bedeli
Her 10 görüşmeden 8’i
En az
Hedef: görüşmelerin yüzde sekseni ve fazlasının grup için tanımlı aralıkta yapılması.
- Serbest metne düşen kritik veri
- Özel durum danışanlarının çoğunda
- Yapılandırılmamış olduğu için karşılaştırılamayan takip verileri.
- Sonradan sorulan bilgi
- Görüşme başına 3-6 dakika
- İlk formda alınmadığı için her seferinde yeniden sorulan bilgiler.
- Uygun olmayan takip sıklığı
- Danışanların bir kısmında
- Gruba göre ayarlanmadığı için fazla ya da yetersiz kalan görüşme aralıkları.
- Kurulamayan hekim iletişimi
- İhtiyaç doğduğunda
- Takip eden hekim bilgisinin dosyada bulunmaması.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Her grup için ayrı sistem kurmak gerekmez. Tek bir yapı içinde gruba göre değişen alanlar tanımlamak yeterlidir. Danışan tipini kayda almak, gruba özel takip alanlarını açmak ve görüşme sıklığını bu ayrıma bağlamak üç temel adımdır. Kalan iki adım hekim iş birliğini dosyaya bağlar ve portföyünüzü okunabilir kılar.
- 1Adım 1 / 5Her yeni danışanda
Danışan tipini kayıtta tanımlayın
İlk kayıtta beş altı gruptan birini seçin, ikinci bir durum için de yer bırakın.
Danışanın hangi grupta olduğu ilk kayıtta seçilebilir bir alan olarak işaretlenmelidir. Kilo yönetimi, sporcu beslenmesi, gebelik ve emzirme, kronik hastalık ve çocuk beslenmesi gibi birkaç ana grup çoğu pratik için yeterlidir.
- Beş altı ana danışan grubu tanımlayın
- Grup seçimini ilk kayıtta zorunlu tutun
- Birden çok gruba girebilecek danışanlar için ikincil alan bırakın
Ayrıntısını okuyun
Grup sayısını abartmamak gerekir. Her farklı durum için ayrı bir tip tanımlamak yapıyı kullanılamaz hâle getirir. Beş altı grup, alan farklılıklarını taşımaya yeter. Bir danışanın birden çok gruba girebileceği de unutulmamalıdır. Gebe bir sporcu ya da kronik hastalığı olan bir kilo yönetimi danışanı olağandır. Bu yüzden tip alanının birden çok seçime izin vermesi ya da ikincil bir durum alanı bulunması pratikte işe yarar. Aksi hâlde danışan tek bir gruba zorlanır ve diğer durumu görünmez kalır.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan kayıtlarına yapılandırılmış alanlar ve etiketler eklenebilir. Grup bilgisi kayıtta durur ve buna göre filtreleme ile raporlama yapılabilir.
Danışan yönetimi - 2Adım 2 / 5Kurulumda bir kez
Gruba özel takip alanlarını açın
Her grup için sayısal ya da seçmeli üç dört takip alanı açın.
Her grup için izlenecek veriler ayrı alanlar olarak tanımlanmalıdır. Sporcuda haftalık antrenman yükü ve varsa performans göstergeleri, gebelikte hafta ve ölçüm aralığı, kronik hastalıkta ilgili tahlil değerleri bu alanları oluşturur.
- Grup başına üç dört takip alanı tanımlayın
- Alanları sayısal ya da seçilebilir hâle getirin
- Serbest metni ek açıklama için ayrı tutun
Ayrıntısını okuyun
Bu alanların sayısını sınırlı tutmak sürdürülebilirliği belirler. Grup başına üç dört alan çoğu takip için yeterlidir. Daha fazlası ilk haftalarda doldurulur, sonra bırakılır ve geriye yarım bir veri seti kalır. Alanların sayısal ve seçilebilir olması da önemlidir. Ancak bu şekilde seyir oluşur ve karşılaştırma yapılabilir. Serbest metin alanı elbette bulunmalıdır ama seyri izlenecek veri orada tutulmamalıdır. İkisi arasındaki ayrım şudur: seyrini görmek istediğiniz her şey yapılandırılmış alana, yalnızca bir kez okunacak açıklamalar serbest metne gider.
PratiVia’da: PratiVia’da form ve ölçüm alanları hizmet ya da gruba göre farklılaştırılabilir. Her danışan tipinde ilgili alanlar açılır ve gereksiz sorular ekranı meşgul etmez.
Online formlar - 3Adım 3 / 5Gerektiren danışanlarda
Hekim takibini dosyaya bağlayın
Takip eden hekimi, son kontrol tarihini ve iletişim onamını dosyaya yazın.
Kronik hastalık, gebelik ve benzeri durumlarda takip eden hekimin bilgisi, son kontrol tarihi ve varsa hekimin önerileri dosyada durmalıdır. Bu bilgi planlamanın dayanağıdır.
- Takip eden hekim ve son kontrol tarihini dosyaya yazın
- İletişim için danışan onamını ayrıca alın ve saklayın
- Kontrolü geciken danışanları hekimine yönlendirin
Ayrıntısını okuyun
Beslenme danışmanlığının kapsamı ve hekim iş birliği gerektiren durumlar mevzuatla çizilmiştir. Bu çerçeve içinde çalışmak hem gerekli hem de danışanın yararınadır. Dosyada duran hekim bilgisi, gerektiğinde iletişim kurmayı da mümkün kılar. Ancak bu iletişim danışanın açık onayını gerektirir ve onam kaydı da aynı dosyada tutulmalıdır. Son kontrol tarihinin izlenmesi ayrıca faydalıdır: kontrolü gecikmiş bir danışanı hekimine yönlendirmek, beslenme takibinin de daha sağlam bir zemine oturmasını sağlar. Bu yönlendirme aynı zamanda danışana sürecin ciddiye alındığını gösterir ve iki takibin birlikte yürüdüğünü hissettirir.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan dosyasına ilgili hekim bilgisi ve onam kayıtları eklenebilir. Kontrol tarihi için hatırlatma oluşturulur ve süre geldiğinde listede öne çıkar.
Danışan yönetimi - 4Adım 4 / 5Süreç başında
Takip sıklığını gruba göre belirleyin
Görüşme aralığını gruba göre belirleyin, aralık değişince nedenini not edin.
Görüşme aralığı danışan grubuna göre farklılaşmalıdır. Yarışma dönemindeki bir sporcu ile rutin kilo takibindeki bir danışanın aynı ritimde izlenmesi, biri için fazla diğeri için yetersizdir.
- Her grup için önerilen görüşme aralığını tanımlayın
- Aralığı süreç dönemine göre güncelleyin
- Gerekçesiz uzayan aralıkları erken uyarı olarak değerlendirin
Ayrıntısını okuyun
Bu ayrımın kayıtta tanımlı olması pratik olarak da işe yarar: randevu verilirken önerilen aralık ekranda hazır gelir ve her seferinde yeniden düşünmek gerekmez. Sıklığın süreç içinde değişebileceği de göz önünde bulundurulmalıdır. Başlangıçta sık, oturmuş bir dönemde daha seyrek görüşmek olağandır. Bu değişimin de kayda geçmesi gerekir. Aralığın gerekçesiz uzaması ise farklı bir konudur ve genellikle sürecin seyrelmeye başladığının erken işaretidir. Bu ayrımı yapabilmek için aralık değişikliğinin nedeninin de kayda geçmesi gerekir. Yoksa iki durum birbirine karışır.
PratiVia’da: PratiVia takviminde hizmetler için önerilen tekrar aralığı tanımlanabilir. Randevu verilirken uygun tarih öne çıkar ve aralık dışına çıkan planlamalar gözden kaçmaz.
Randevu yönetimi - 5Adım 5 / 53 ayda bir, 30 dakika
Grup bazında portföyünüzü okuyun
Üç ayda bir grup bazında danışan sayısına, süreç uzunluğuna ve tamamlamaya bakın.
Üç ayda bir yapılacak kısa bir bakış, hangi gruplarda yoğunlaştığınızı ve hangilerinde sonuç aldığınızı gösterir: grup bazında danışan sayısı, ortalama süreç uzunluğu ve tamamlanma oranı.
- Grup bazında danışan sayısı ve süreç uzunluğunu izleyin
- Yoğunlaştığınız alanda derinleşmeyi değerlendirin
- Hazırlık süresi farkını fiyatlandırmaya yansıtın
Ayrıntısını okuyun
Bu okuma iki karar için doğrudan girdi verir. Birincisi uzmanlaşma: belirli bir grupta yoğunlaşıyorsanız o alanda derinleşmek hem hizmet kalitesini hem de görünürlüğü artırır. İkincisi kapasite: bazı gruplar görüşme başına daha fazla hazırlık gerektirir ve fiyatlandırmanın bunu gözetmesi gerekir. Sporcu beslenmesinde antrenman programına göre yapılan bir planlama, rutin bir kilo takibinden çok daha uzun sürer. Bu farkın ücrete yansımaması sık rastlanan ve fark edilmeyen bir kayıptır.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında danışan kayıtları gruplarına göre filtrelenip karşılaştırılabilir. Hangi grupta kaç danışan olduğu ve süreçlerin ne kadar sürdüğü tek ekrandan okunur.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Tek şablonlu bir danışan formu, farklı grupları aynı sorularla karşılar. Sığmayan her şey serbest metne kaçar ve orada kullanılamaz hâle gelir. Beslenme danışmanlığında ise grup farkı takibin özüdür. PratiVia alanları gruba göre farklılaştırır.
Etiketlenebilir danışan grubu
Grup bilgisi kayıtta durur. Filtreleme ve raporlama bu ayrım üzerinden yapılabilir.
Danışan yönetimiGruba göre değişen form alanları
Her danışan tipinde ilgili alanlar açılır. Gereksiz sorular ekranı meşgul etmez ve doldurma oranı yükselir.
Online formlarDosyaya bağlı hekim bilgisi
Takip eden hekim, kontrol tarihi ve onam kaydı aynı dosyada durur. Hatırlatma tarihiyle birlikte üretilir.
Danışan yönetimiGruba özel takip aralığı
Önerilen görüşme aralığı hizmet bazında tanımlanır. Randevu verilirken uygun tarih otomatik gelir.
Randevu yönetimi
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin işlediğini gösteren şey, bir danışanın takip verisine bakmak için not taramak zorunda kalmamanızdır. Aşağıdaki göstergeler bunu ve grup ayrımının gerçekten uygulanıp uygulanmadığını ölçer.
Grubu tanımlı danışan oranı
Tamamı
Kayıtta grup bilgisi işaretlenmiş danışanların payı.
Yapılandırılmış takip verisi oranı
Tamamına yakın
Gruba özel alanlarda kaydedilmiş takip verilerinin payı.
Hekim bilgisi kayıtlı danışan oranı
Gerektiren grupların tamamı
Takip eden hekim bilgisi dosyasında bulunan ilgili danışanların payı.
Önerilen aralıkta yapılan görüşme oranı
%80 ve üzeri
Grup için tanımlı aralıkta gerçekleşen görüşmelerin payı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Danışan gruplarını tanımlayın ve mevcut kayıtları etiketleyin.
Gruplanmış danışan portföyü
2. hafta
Gruba özel takip alanlarını oluşturun.
Farklılaşmış form yapısı
3. hafta
Hekim bilgisi ve onam alanlarını devreye alın.
Dosyaya bağlı iş birliği kaydı
4. hafta
Grup bazlı takip aralıklarını tanımlayın ve ilk okumayı yapın.
Gruba göre takip düzeni
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Kaç danışan grubu tanımlamalıyım?
Beş altı ana grup çoğu pratik için yeterlidir: kilo yönetimi, sporcu beslenmesi, gebelik ve emzirme, kronik hastalık ve çocuk beslenmesi gibi. Her farklı durum için ayrı bir tip tanımlamak yapıyı kullanılamaz hâle getirir ve seçim yapmayı zorlaştırır. Bir danışanın birden çok gruba girebileceği de unutulmamalıdır. Gebe bir sporcu olağandır. Bu yüzden birden çok seçime izin veren bir alan ya da ikincil bir durum alanı pratikte işe yarar.
Gruba özel alanları neden serbest nota yazmamalıyım?
Çünkü serbest metne yazılan bir değer karşılaştırılamaz ve seyir oluşturmaz. Antrenman yükünün üç ay içinde nasıl değiştiğini görmek istediğinizde, on notu okumak zorunda kalırsınız. Sayısal ya da seçilebilir alanlarda tutulan aynı bilgi ise tek bakışta okunur. Alan sayısını sınırlı tutmak da önemlidir. Grup başına üç dört alan yeterlidir, daha fazlası birkaç hafta sonra doldurulmaz hâle gelir.
Takip eden hekim bilgisini tutmak zorunda mıyım?
Hekim takibi gerektiren durumlarda bu bilgi planlamanın dayanağıdır ve dosyada durmalıdır. Son kontrol tarihinin izlenmesi de faydalıdır. Kontrolü gecikmiş bir danışanı hekimine yönlendirmek beslenme takibini de daha sağlam bir zemine oturtur. Hekimle doğrudan iletişim kurulacaksa danışanın açık onamı gerekir ve bu onam da dosyada saklanmalıdır. Beslenme danışmanlığının kapsamı ve iş birliği gerektiren durumlar ise mevzuatla çizilmiştir.
Takip sıklığı gruba göre nasıl değişmeli?
Bu klinik bir karardır ve danışanın durumuna göre belirlenir. Ancak grup bazında bir başlangıç aralığı tanımlamak randevu verirken işi kolaylaştırır. Sıklığın süreç içinde değişmesi de olağandır: başlangıçta sık, oturmuş bir dönemde daha seyrek görüşmek yaygın bir yaklaşımdır. Bu değişimin kayda geçmesi gerekir. Gerekçesiz uzayan bir aralık ise ayrı bir konudur ve genellikle sürecin seyrelmeye başladığının erken işaretidir.
Grup bazında rapor almak ne işe yarar?
İki karar için doğrudan girdi verir. Birincisi uzmanlaşma: belirli bir grupta yoğunlaşıyorsanız o alanda derinleşmek hem hizmet kalitesini hem de görünürlüğü artırır. İkincisi fiyatlandırma: bazı gruplar görüşme başına belirgin olarak daha fazla hazırlık gerektirir. Sporcu beslenmesinde antrenman programına göre yapılan planlama, rutin bir kilo takibinden çok daha uzun sürer ve bu farkın ücrete yansımaması sık rastlanan bir kayıptır.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
