Fizyoterapi merkezlerine gelen hastaların önemli bir bölümü bir hekim yönlendirmesiyle gelir. Bu yönlendirme çoğu zaman elden verilen bir kâğıt, bazen sadece sözlü bir tariftir. Tanının ne olduğu, hangi görüntülemenin yapıldığı ve hangi hareketlerin kısıtlandığı eksik geldiğinde tedavi eksik bilgiyle başlar. Daha da önemlisi, tedavi bittiğinde sonucun hekime dönmemesidir. Bu, iş birliğini tek yönlü bırakır ve yeni yönlendirmelerin gelmesini de zayıflatır. Bu pratik akışı iki yönlü kurar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Sevk sürecindeki aksaklıklar tedavinin ilk gününde ortaya çıkar ama nedeni çok daha önce oluşmuştur. Bilgi eksik geldiğinde bunu tamamlamak hem zaman alır hem de çoğu zaman hastanın hafızasına kalır. Aşağıdaki dört belirti bu tabloyu tarif eder.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Sevk bilgisini ilk gün yapılandırılmış formla toplayın, tedavi bitince sonucu hekime kısa bir bildirimle iletin. Bilgi iki yönde akınca iş birliği sürer.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Bilgi akışındaki kopukluk çoğu zaman akışın hiç tasarlanmamış olmasından kaynaklanır. Sevk süreci genellikle hastanın taşıdığı bir kâğıda bırakılır. Oysa bilgi taşımak hastanın işi değildir. Aşağıdaki üç bulgu bu tasarım eksikliğinin sonuçlarını gösterir.
- 01
Bilgi taşıma yükü hastaya bırakılıyor
Tanı, görüntüleme ve kısıtlamaların merkeze ulaşması hastanın hatırlamasına ve belge taşımasına bağlıdır. Hastanın taşıdığı her bilgi yolda eksilir ya da değişir. Merkezin kendi kayıt düzeni bu bilgiyi bir kez toplayıp saklamadığında, aynı eksiklik her yeni hastada tekrarlanır.
- 02
Gelen belge dosyaya eklenmiyor
Sevk kâğıdı ve görüntüleme raporu görülür ama kayda geçmez. Sonraki seanslarda ihtiyaç duyulduğunda yeniden istenir ve çoğu zaman bulunamaz. Belgenin dosyada durması hem zaman kazandırır hem de tedavi kararlarının dayanağını belgelendirir.
- 03
Geri bildirim bir süreç olarak tanımlanmamış
Tedavi sonucunun hekime iletilmesi kimseye görev olarak verilmediği için çoğu zaman yapılmaz. Oysa bu geri bildirim iş birliğinin sürdürülebilirliğinin temelidir. Hekim gönderdiği hastanın ne olduğunu gördüğünde yönlendirmeyi sürdürür. Süreç tanımlanmadığında iyi niyet tek başına yeterli olmaz.
Bu sorunun size bedeli
5-15 dakika → 1 dakika
- Bugün
- 5-15 dakika
- Hedef
- 1 dakika
Hasta başına görüntüleme ve sevk belgesini bulmak için geçen süre. Hedef bir dakikanın altı.
Her 10 tamamlanan tedaviden 8’i
En az
Hedef: tamamlanan tedavilerin yüzde sekseni ve fazlasının yönlendiren hekime bildirilmesi.
- Eksik bilgiyle başlayan tedavi
- Sevkli hastaların bir kısmı
- Tanı ya da kısıtlama bilgisi tam olmadan başlanan programlar.
- Geri bildirim yapılmayan tedavi
- Neredeyse tamamı
- Sonucu yönlendiren hekime iletilmeyen tamamlanmış programlar.
- Zayıflayan yönlendirme ilişkisi
- Uzun vadede belirgin
- Geri bildirim olmadığı için sürdürülmeyen hekim iş birlikleri.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Akışı düzeltmek için hastadan her seferinde yeni belge istemek gerekmez. İş, bilgiyi bir kez toplayıp düzenli biçimde saklamakla başlar. Aşağıdaki adımlar önce gelen bilgiyi yapılandırır, sonra belgeleri dosyaya bağlar, ardından kısıtlamaları öne çıkarır ve son olarak geri bildirimi bir sürece dönüştürür.
- 1Adım 1 / 5Her yeni sevkli hastada
Sevk bilgisini yapılandırılmış bir formla toplayın
Tanı, hekim, cerrahi öykü ve kısıtlamaları ilk randevudan önce formla toplayın.
Tanı, yönlendiren hekim, önerilen seans sayısı, cerrahi öykü ve varsa kısıtlamalar ilk kayıt sırasında yapılandırılmış alanlara girilmelidir. Bu bilgiler serbest metne yazıldığında sonradan aranamaz. Ayrı alanlarda durduğunda ise her seansta tek bakışta görünür.
- Tanı, hekim, seans önerisi ve kısıtlamaları ayrı alanlarda toplayın
- Formu ilk randevu öncesinde hastaya gönderin
- Eksik kalan alanları ilk seansta tamamlayın
Ayrıntısını okuyun
Formun hasta tarafından önceden doldurulabilmesi süreci belirgin biçimde hızlandırır. İlk randevu öncesinde gönderilecek kısa bir form, hastanın belgelerine bakarak sakin sakin doldurmasını sağlar. Kabul masasında aceleyle verilen bilgilerden çok daha eksiksiz olur. Eksik kalan alanlar ilk seansta tamamlanır. İlk gün toplanmayan bilgi, sonradan neredeyse hiç toplanmaz ve tedavi boyunca eksik kalır. Bu yüzden formu kısa tutmak ama zorunlu alanları net belirlemek, uzun ama isteğe bağlı bir formdan çok daha iyi sonuç verir.
PratiVia’da: PratiVia’da ilk kayıt formu online olarak gönderilebilir. Hasta portaldan doldurur ve yanıtlar yapılandırılmış biçimde doğrudan hasta dosyasına işlenir.
Online formlar - 2Adım 2 / 5Her belge geldiğinde
Gelen belgeleri hasta dosyasına ekleyin
Sevk kâğıdını ve görüntüleme raporunu görüldüğü anda türüyle dosyaya yükleyin.
Sevk kâğıdı, görüntüleme raporu ve ameliyat notu gibi belgeler görüldükleri anda hasta dosyasına eklenmelidir. Fotoğrafını çekip dosyaya yüklemek birkaç saniye sürer ve sonrasındaki tüm aramaları ortadan kaldırır. Belgenin türünün de işaretlenmesi, aylar sonra aranan evrakın saniyeler içinde bulunmasını sağlar.
- Gelen her belgeyi aynı gün dosyaya ekleyin
- Belge türünü işaretleyin. Arama sonradan kolaylaşsın
- Belge erişimini yetkiyle sınırlandırın
Ayrıntısını okuyun
Belgelerin dosyada durmasının ikinci faydası, tedavi kararlarının dayanağını belgelendirmesidir. Neden belirli bir protokolün seçildiği ya da hangi kısıtlamalara uyulduğu sorulduğunda, kaynak belge kayıtta durur. Bu hem mesleki hem de sorumluluk açısından değerlidir. Belgelerin erişiminin de yetkiye bağlı olması gerekir. Görüntüleme raporları sağlık verisidir ve sekreterlik rolünün bunlara erişmesi gerekmez. Bu ayrım rol düzeyinde bir kez tanımlandığında, personel değiştiğinde yeniden düşünülmesi gerekmez.
PratiVia’da: PratiVia’da hastaya ait belgeler dosyaya eklenir ve türüyle birlikte arşivlenir. Erişimler denetim kaydına yazıldığı için belgeyi kimin görüntülediği de izlenebilir.
Danışan yönetimi - 3Adım 3 / 5Her sevkli hastada
Kısıtlamaları dosyanın en görünür yerinde tutun
Kısıtlamayı geçerlilik süresiyle birlikte dosyanın başında ayrı alanda tutun.
Cerrahi sonrası dönemde ya da belirli tanılarda uyulması gereken kısıtlamalar, hasta dosyası açıldığında ilk görülen bilgi olmalıdır. Bu bilgi seans notlarının arasına gömüldüğünde, yoğun bir günde gözden kaçabilir. Ayrı ve öne çıkan bir alanda durduğunda ise her seansta göz önünde olur.
- Kısıtlamaları dosyanın öne çıkan bir alanında tutun
- Her kısıtlamanın geçerlilik süresini de kaydedin
- Süre dolduğunda bilginin görünür biçimde güncellenmesini sağlayın
Ayrıntısını okuyun
Kısıtlamanın süresinin de kaydedilmesi gerekir. Belirli bir haftaya kadar geçerli olan bir kısıtlama, süre dolduğunda kaldırılmalıdır. Aksi hâlde tedavi gereksiz yere yavaş ilerler. Sürenin dolduğunda görünür olması, terapistin hekime gereksiz yere danışmasını da önler. Çok terapistli merkezlerde bu alan ayrıca kritiktir. Hastayı ilk gören terapist ile devam eden terapist farklı olduğunda bilgi ancak kayıtla taşınır.
PratiVia’da: PratiVia’da hasta dosyasında öne çıkan uyarı alanları bulunur. Kritik bilgiler dosya açıldığında ilk görülen yerde durur ve her terapist aynı uyarıyı görür.
Danışan yönetimi - 4Adım 4 / 5Her tedavi tamamlandığında
Tedavi sonucunu hekime iletmeyi bir sürece bağlayın
Tedavi kapanınca sonuç bildirimi bir görev olsun, rızayı ilk kayıtta alın.
Tedavi bittiğinde yönlendiren hekime kısa bir sonuç bildirimi göndermek, iş birliğini sürdüren en etkili adımdır. Bu bildirim uzun olmak zorunda değildir, başlangıç ve son ölçüm değerleri ile kısa bir değerlendirme çoğu zaman yeterlidir. Ölçüm serisi zaten kayıtta olduğu için hazırlığı dakikalar sürer.
- Tedavi tamamlandığında sonuç bildirimi görevini otomatik oluşturun
- Bildirime başlangıç ve son ölçüm değerlerini ekleyin
- Paylaşım rızasını ilk kayıt formunda alın ve kaydedin
Ayrıntısını okuyun
Bildirimin bir süreç olarak tanımlanması, iyi niyete bırakılmasından çok daha güvenilirdir. Tedavi tamamlandı olarak işaretlendiğinde bu görevin oluşması ve bir sorumlusunun bulunması gerekir. Ayrıca paylaşımdan önce hastanın rızasının alınması ve kayda geçirilmesi şarttır. Sağlık verisinin üçüncü bir tarafla paylaşımı rıza gerektirir. Rıza metnini ilk kayıt formuna eklemek, bu adımı sonradan hatırlamayı gereksiz kılar.
PratiVia’da: PratiVia’da hastaya bağlı görev kaydı açılabilir ve sorumlusu atanır. Ölçüm serisi aynı dosyada durduğu için sonuç bildirimi ayrı veri toplamadan hazırlanır.
Raporlar - 5Adım 5 / 5Ayda bir, 15 dakika
Yönlendirme ilişkisini düzenli olarak izleyin
Ayda on beş dakika hangi hekimden kaç hasta geldiğine ve sonuçlarına bakın.
Hangi hekimden kaç hasta geldiği ve bu hastaların tedavilerinin nasıl sonuçlandığı ölçüldüğünde, iş birliği tahminden çıkar. Bu bilgi merkez için hem operasyonel hem stratejik değer taşır. Kaynakların nereye ayrılacağını gösterir.
- Hekim bazında gelen hasta sayısını aylık izleyin
- Sonuç bildirimi gönderilen tedavilerin oranına bakın
- Sessizleşen yönlendirme ilişkilerini erken fark edin
Ayrıntısını okuyun
Ölçümün asıl faydası, zayıflayan ilişkileri erken görmektir. Düzenli hasta gönderen bir hekimden yönlendirmelerin kesilmesi, çoğu zaman iletişimin kopmasından kaynaklanır. Sonuç bildirimleri düzenli gittiğinde bu kopma büyük ölçüde önlenir. Ayda bir yapılacak kısa bir bakış, hangi ilişkinin canlı hangisinin sessizleştiğini gösterir ve gerekli teması zamanında kurmayı mümkün kılar. Bu bakış aynı zamanda merkezin hangi tanı gruplarında yoğunlaştığını da ortaya koyar. Ekip eğitimi ve cihaz yatırımı kararları için değerli bir girdi olur.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında hasta kaynağı ve tedavi tamamlanma bilgileri birlikte görünür. Hangi yönlendirmeden kaç hasta geldiği elle sayım yapmadan izlenir.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Genel dosya araçları belgeyi saklar ama bağlamını kurmaz. Kimin gönderdiği, hangi tedaviye ait olduğu ve sonucun kime döneceği bilinmez. Fizyoterapide ise sevk bir ilişkidir ve iki yönlü işlemesi gerekir. PratiVia bu ilişkiyi kayıtta tutar.
Sevk bilgisi yapılandırılmış alanlarda
Tanı, yönlendiren hekim ve kısıtlamalar ayrı alanlarda tutulur. Serbest metne gömülmediği için her seansta tek bakışta görünür ve sonradan aranabilir.
Online formlarBelgeler dosyada arşivlenir
Görüntüleme raporları ve sevk belgeleri türüyle birlikte hasta dosyasına eklenir. Erişimler denetim kaydına yazılır. Kimin ne zaman baktığı izlenebilir.
Danışan yönetimiKritik uyarılar öne çıkar
Kısıtlamalar dosya açıldığında ilk görülen yerde durur. Çok terapistli merkezlerde bilgi, sözlü aktarıma gerek kalmadan kayıttan okunur.
Danışan yönetimiSonuç bildirimi görev olarak açılır
Tedavi tamamlandığında bildirim bir iş kaydına dönüşür ve sorumlusu belli olur. Böylece iş birliği tanımlı bir sürece bağlanır.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Sevk akışının sağlığı, bilginin ne kadar eksiksiz geldiğinden ve sonucun ne kadar döndüğünden okunur. Aşağıdaki dört gösterge bu iki yönü birlikte ölçer ve iş birliğinin gerçekten kurulup kurulmadığını gösterir.
Tam sevk bilgisiyle başlayan tedavi
%90 ve üzeri
Tanı, hekim ve kısıtlama alanları dolu olarak başlayan program oranı.
Dosyaya eklenen belge
Gelenlerin tamamı
Merkeze ulaşan sevk ve görüntüleme belgelerinin arşivlenme oranı.
Sonuç bildirimi gönderilen tedavi
%80 ve üzeri
Tamamlanan tedavilerin yönlendiren hekime bildirilme oranı.
Belge arama süresi
1 dakikanın altı
Bir hastanın görüntüleme raporunu bulmak için geçen süre.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Sevk bilgisi için yapılandırılmış ilk kayıt formunu oluşturun.
Tanı ve kısıtlama alanları tanımlı form
2. hafta
Formu randevu öncesi gönderime bağlayın. Rıza metnini forma ekleyin.
Önceden doldurulan sevk formu ve rıza kaydı
3. hafta
Belge arşivini kurun. Kısıtlamaları dosyanın öne çıkan alanına taşıyın.
Arşivlenmiş belgeler ve görünür uyarılar
4. hafta
Sonuç bildirimi şablonunu yazın ve tamamlanan tedavilerde göreve bağlayın.
İşleyen geri bildirim süreci
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Sevk belgesi olmadan hasta kabul edilebilir mi?
Bu, uygulanacak hizmetin niteliğine ve ilgili mevzuata göre değişen bir konudur. Belirli durumlarda hekim yönlendirmesi gerekebilir. Bu yüzden hangi hizmet için hangi belgenin arandığını kendi mevzuat danışmanınızla netleştirin. Operasyonel açıdan söylenebilecek olan şudur: belge aranıyorsa bunun ilk randevu öncesinde hatırlatılması, hastanın boşuna gelmesini önler. Bu hatırlatmayı randevu onay mesajına eklemek, ayrıca bir iş çıkarmadan sorunu büyük ölçüde çözer.
Hasta belgelerini getirmeyi unutursa ne yapmalıyım?
En pratik çözüm, belgeleri randevu öncesinde dijital olarak istemektir. Hastanın telefonundaki fotoğrafı bir form üzerinden yüklemesi, kâğıt taşımasından çok daha güvenilirdir ve unutma ihtimalini ortadan kaldırır. Belge geldiği anda dosyaya eklenir ve bir daha istenmez. Bu düzen kurulduğunda ilk seansın hazırlıkla geçen bölümü de belirgin biçimde kısalır.
Tedavi sonucunu hekime bildirmek zorunlu mu?
Yasal bir zorunluluk olup olmadığı duruma göre değişir. Ancak mesleki ve pratik açıdan güçlü bir gerekçesi vardır. Hekim gönderdiği hastanın ne olduğunu gördüğünde yönlendirmeyi sürdürür. Görmediğinde ilişki fark edilmeden zayıflar. Bildirim uzun olmak zorunda değildir. Paylaşımdan önce hastanın rızasının alınmış ve kayda geçirilmiş olması ise her durumda gereklidir.
Kısıtlama bilgisi eksikse hekime danışmalı mıyım?
Klinik karar size aittir ancak eksik bilgiyle ilerlemek yerine sormak neredeyse her zaman doğru tercihtir. Önemli olan, bu sorunun her hastada tekrarlanmasını önlemektir. Kısıtlama alanı ilk kayıt formunda zorunlu tutulduğunda ve hasta bunu hekiminden öğrenerek doldurduğunda, sonraki hastalarda aynı boşluk oluşmaz. Sorunun kaynağını kapatmak, her seferinde sormaktan daha verimlidir.
Yönlendiren hekimlere düzenli rapor göndermek uygun mudur?
Tedavi sonucunu bildirmek mesleki iletişimin doğal parçasıdır ve uygundur. Ancak bunun bir pazarlama aracına dönüşmemesi gerekir. Sağlık alanında tanıtım ve teşvik konusunda mevzuat sınırları vardır. Bildirimin içeriği hastaya ve tedaviye odaklı kalmalı, merkezin tanıtımını içermemelidir. Bu sınır korunduğunda geri bildirim hem etik hem de iş birliği açısından değerli olur.
Görüntüleme raporlarını ne kadar süre saklamalıyım?
Saklama süreleri mevzuata ve belgenin niteliğine göre değişir. Kendi danışmanınızla netleştirmeniz gerekir. Operasyonel açıdan önemli olan, sürenin belirlenmiş ve bir yerde yazılı olmasıdır. Karara bağlanmamış bir arşiv sonsuza kadar büyür ve zamanla taşınması güç bir risk hâline gelir. Süre dolduğunda ne yapılacağı da tanımlanmalıdır. Silme her zaman mümkün olmayabilir, bu durumda anonimleştirme tercih edilir.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
