Yeni bir terapist merkeze katıldığında mesleki olarak hazırdır. Eksik olan merkeze özgü bilgidir. Kayıtların nasıl tutulduğu, hangi ölçeklerin kullanıldığı, ailelerle nasıl iletişim kurulduğu, malzemenin nerede olduğu ve raporların hangi biçimde yazıldığı. Bunların hiçbiri mesleki eğitimde öğrenilmez ve çoğu merkezde hiçbiri yazılı değildir. Yeni gelen kişi bunları sora sora öğrenir. Bu da hem onun hem de sorulan kişilerin zamanını alır. Üstelik her soruya farklı biri farklı cevap verir. Bu pratik oryantasyonu yapılandırır ve süreyi kısaltır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bu maliyet hiçbir yerde bir kalem olarak yazılmaz ama her işe alımda ödenir. Yeni gelen kişi çalışır, hastalarını görür ve işler yürür. Verimin ne zaman tam düzeye geleceği ise belirsizdir. Merkezlerde tablo şöyle işler.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Yeni terapist mesleği bilir, merkezin işleyişini bilmez. Bu işleyişi bir kez yazın ve her işe alımda yeni gelenin sorularıyla tamamlayın.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Oryantasyonun aylar sürmesi çoğu zaman yeni kişinin öğrenme hızıyla ilgili değildir. Öğrenilecek bilgi dağınıktır ve yalnızca sözlü aktarılır. Yazılı olmayan bir işleyiş, her yeni kişide baştan aktarılmak zorunda kalır ve her aktarımda biraz değişir.
- 01
Merkeze özgü işleyiş yazılı değil
Kayıt biçimi, kullanılan ölçekler, iletişim kuralları ve rapor yapısı yazılı olmadığında bunlar yalnızca deneyimli ekibin hafızasında bulunur. Yazılı olmayan bir işleyiş, ekip değiştiğinde kaybolur ve her seferinde yeniden kurulur. Bir kez yazmak bu döngüyü tamamen bitirir.
- 02
İlk günler için bir plan yok
Yeni terapistin ilk haftasında ne yapacağı planlanmadığında zaman ya boş geçer ya da hazır olmadan hasta verilir. Sıralı bir plan, hem öğrenmeyi hızlandırır hem de kişinin kendini kaybolmuş hissetmesini önler. Bu ikinci etki işe bağlılık açısından da önemlidir.
- 03
Bilginin sahibi tanımlı değil
Yeni gelen kişinin sorularını kimin cevaplayacağı belirlenmediğinde herkes biraz cevaplar ve cevaplar birbirini tutmaz. Bir kişinin oryantasyondan sorumlu olması, hem tutarlılığı sağlar hem de sorulan kişilerin işinin sürekli bölünmesini önler.
Bu sorunun size bedeli
- Tam verime ulaşma süresi
- 2-4 ay
- Yeni terapistin merkez düzenine tam uyum sağlaması için geçen süre.
- Ekipten çalınan zaman
- İlk aylarda günde 30-60 dakika
- Soruları cevaplamak için deneyimli terapistlerin ayırdığı süre.
- Uygulama farkı
- Her yeni kişide
- Farklı cevaplar nedeniyle merkez içinde oluşan kayıt ve yaklaşım farklılıkları.
- Sonradan düzeltilemeyen kayıt
- İlk ayların kayıtları
- Merkez düzenine uygun tutulmadığı için geriye dönük düzeltilemeyen notlar.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Oryantasyonu hızlandırmak için anlatılacakları bir kez yazıp sıraya koymak gerekir. Bir işleyiş belgesi, gün gün planlanmış bir ilk hafta ve tanımlı bir sorumlu kişi süreyi belirgin ölçüde kısaltır. Örnek kayıtlar ve her işe alım sonrası yapılan geri bildirim ise düzeni zamanla iyileştirir.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez, yılda bir güncelleme
Merkez işleyiş belgesini bir kez yazın
Kayıt biçimini, ölçekleri, aile iletişimini ve rapor yapısını somut cümlelerle yazın.
Merkezin nasıl işlediğini anlatan bir belge hazırlanmalıdır: kayıt biçimi, kullanılan ölçek ve formlar, aile iletişimi kuralları, rapor yapısı, malzeme düzeni ve randevu akışı.
- İşleyiş belgesini somut ve uygulanabilir maddelerle yazın
- Belgeyi ekiple birlikte hazırlayın
- Yılda bir gözden geçirip güncelleyin
Ayrıntısını okuyun
Bu belgenin uzun olması gerekmez. On beş yirmi sayfalık bir metin çoğu merkez için fazladır bile. Önemli olan, her başlığın somut ve uygulanabilir olmasıdır. “Kayıtlar düzenli tutulur” gibi bir ifade hiçbir işe yaramaz. “Seans notu şu şablonla ve seans günü içinde yazılır” gibi bir cümle ise doğrudan uygulanır. Belgenin ekip tarafından birlikte hazırlanması da faydalıdır. Deneyimli terapistler nelerin sık sorulduğunu bilir ve bu bilgi belgeye doğrudan yön verir.
PratiVia’da: PratiVia’da kurum düzeyinde belgeler tanımlanıp ekiple paylaşılabilir. İşleyiş belgesi tek bir kayıt olarak durur ve güncellendiğinde herkeste aynı anda geçerli olur.
Ekip ve roller - 2Adım 2 / 5Her yeni terapistte
İlk hafta planını hazırlayın
İlk haftayı gün gün planlayın, gözlem seansı koyun, ilk hastayı birkaç gün sonra verin.
Yeni terapistin ilk haftası gün gün planlanmalıdır. Hangi gün neyin öğrenileceği, kimlerle görüşüleceği ve ne zaman ilk hastanın verileceği baştan belli olmalıdır.
- İlk haftayı gün gün planlayın
- Gözlem seanslarını plana dâhil edin
- İlk hastayı hazırlık tamamlanmadan vermeyin
Ayrıntısını okuyun
Gözlem seansları bu planın en değerli parçasıdır. Deneyimli bir terapistin birkaç seansını izlemek, sayfalarca anlatımdan daha hızlı öğretir. İlk hastanın ne zaman verileceği de dikkatle belirlenmelidir. Çok erken verilen bir hasta hem yeni terapisti zorlar hem de kayıt düzeninin öğrenilmeden uygulanmasına yol açar. Birkaç günlük bir hazırlık dönemi, sonraki ayların tamamını kolaylaştırır ve bu yatırım fazlasıyla geri döner. Gözlemin hangi terapistle yapılacağı da düşünülmelidir. Merkezin düzenini en iyi uygulayan kişiyi izlemek, alışkanlığın doğru yerleşmesini sağlar.
PratiVia’da: PratiVia’da görev listeleri oluşturulup ekip üyelerine atanabilir. Oryantasyon adımları bir kontrol listesi hâline getirilir, hangi adımın tamamlandığı ve hangisinin beklediği tek ekrandan izlenir.
Ekip ve roller - 3Adım 3 / 5Her yeni terapistte
Oryantasyon için bir sorumlu belirleyin
Soruları yanıtlayacak sabırlı bir sorumlu atayın, görevin bitiş tarihini baştan söyleyin.
Yeni gelen kişinin sorularını cevaplayacak bir kişi belirlenmelidir. Bu kişi hem tutarlı bilgi verilmesini sağlar hem de diğer ekip üyelerinin işinin sürekli bölünmesini önler.
- Oryantasyon için bir sorumlu belirleyin
- Sorumluluğun süresini baştan tanımlayın
- İlk ayın sonunda kısa bir değerlendirme yapın
Ayrıntısını okuyun
Sorumlunun kim olacağı da düşünülmelidir. En deneyimli kişi her zaman en uygun kişi değildir. Anlatmayı seven, sabırlı ve merkezin işleyişini iyi bilen biri daha iyi sonuç verir. Bu görevin geçici olduğunun ve belirli bir süre sonra sona ereceğinin baştan söylenmesi de yerinde olur. Süresiz bir sorumluluk zamanla yük hâline gelir. İlk ayın sonunda kısa bir değerlendirme yapmak da faydalıdır. Hem yeni terapistin nerede olduğu görülür hem de eksik kalan konular tamamlanır.
PratiVia’da: PratiVia’da kullanıcı rolleri ve yetkileri tanımlanır. Yeni terapistin erişimi kademeli olarak açılabilir ve hangi aşamada olduğu ekipte görülebilir.
Ekip ve roller - 4Adım 4 / 5Kurulumda bir kez
Kayıt ve rapor örneklerini hazır bulundurun
Tanımlayıcı bilgisi çıkarılmış örnek not, rapor ve aile metnini açıklamasıyla hazırlayın.
Merkezin kayıt düzenini anlatan en etkili araç, örnek kayıtlardır. Kişisel veri içermeyen örnek bir seans notu, bir değerlendirme raporu ve bir aile bilgilendirme metni hazırlanmalıdır.
- Kişisel veri içermeyen örnek kayıtlar hazırlayın
- Örneklere neden o şekilde yazıldığına dair kısa notlar ekleyin
- Örnekleri işleyiş belgesiyle birlikte paylaşın
Ayrıntısını okuyun
Bir örnek, sayfalarca kuralın anlatamadığını gösterir. Yeni terapist neyin ne kadar ayrıntıda yazıldığını, hangi dilin kullanıldığını ve raporun nasıl kurulduğunu doğrudan görür. Bu örneklerin gerçek kayıtlardan uyarlanması ama tüm tanımlayıcı bilginin çıkarılması gerekir. Gerçek bir hastanın kaydını örnek olarak kullanmak kişisel veri açısından sorunludur. Örneklerin yanına kısa açıklamalar eklemek de faydalıdır. Neden o şekilde yazıldığını bilmek, kuralı ezberlemekten çok daha kalıcıdır. Örneklerin merkezin gerçek işleyişini yansıtması da şarttır. İdeal ama uygulanmayan bir örnek, yeni terapisti yanlış yönlendirir ve güvenilirliği zedeler.
PratiVia’da: PratiVia’da not ve belge şablonları kurum düzeyinde tanımlanır. Yeni terapist doğru şablonu doğrudan kullanır ve kayıt biçimini ayrıca öğrenmesi gerekmez.
Seans notları - 5Adım 5 / 5Her işe alım sonrası, 20 dakika
Oryantasyonu her seferinde iyileştirin
İlk ayın sonunda yeni terapiste belgede neyi bulamadığını sorun, belgeyi güncelleyin.
Her yeni terapistin oryantasyonu bittikten sonra kısa bir değerlendirme yapılmalıdır: neyi eksik bulduğu, hangi soruyu belgede bulamadığı ve neyin daha erken anlatılması gerektiği.
- Oryantasyon sonrası kısa bir geri bildirim alın
- Belgede bulunamayan bilgileri ekleyin
- Sıralamayı geri bildirime göre düzenleyin
Ayrıntısını okuyun
Bu geri bildirim, oryantasyon belgesini zamanla gerçekten işe yarar hâle getirir. En değerli kaynak yeni gelen kişidir. Deneyimli ekip neyin anlaşılmaz olduğunu artık göremez, çünkü onlar için her şey apaçıktır. Yeni kişinin takıldığı yerler ise belgenin eksiklerini doğrudan gösterir. Bu döngü birkaç işe alım sonrasında oryantasyon süresini belirgin ölçüde kısaltır ve belge de zamanla kendi kendini tamamlamış olur. Bu geri bildirimi almanın en uygun zamanı ilk ayın sonudur. Henüz taze olan zorluklar birkaç ay sonra unutulur ve söylenmez.
PratiVia’da: PratiVia’da kısa geri bildirim formları oluşturulabilir. Oryantasyon değerlendirmesi standart bir form olarak toplanır ve yanıtlar birikerek belgeyi iyileştirir.
Online formlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Sözlü aktarılan bir işleyiş her yeni kişide baştan anlatılır ve her anlatımda biraz değişir. Birkaç yıl sonra merkezde iki farklı uygulama bir arada yürür. PratiVia işleyişi ve şablonları kurumda tutar.
Ekipte paylaşılan işleyiş belgesi
Merkez düzeni tek bir kayıtta durur. Güncellendiğinde herkeste aynı anda geçerli olur ve sürüm farkı oluşmaz.
Ekip ve rollerKontrol listesi olarak oryantasyon
İlk hafta adımları görev olarak atanır. Hangi aşamada olunduğu ekipte görülür ve hiçbir adım atlanmaz.
Ekip ve rollerHazır kayıt şablonları
Not ve rapor şablonları kurumda tanımlıdır. Yeni terapist doğru biçimi doğrudan kullanır ve öğrenmesi gerekmez.
Seans notlarıToplanan oryantasyon geri bildirimi
Değerlendirme formu yanıtları birikir. Belge her işe alımda biraz daha eksiksiz hâle gelir.
Online formlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Oryantasyonun işlediğini gösteren tek gerçek ölçüt, yeni terapistin ne kadar sürede tam verime ulaştığıdır. İkinci ölçüt de ekipten çalınan zamanın azalmasıdır. Aşağıdaki dört gösterge her ikisini de ortaya koyar.
Tam verime ulaşma süresi
İşe alım başına kısalan
Yeni terapistin planlanan hasta yüküne ulaşması için geçen süre.
Tamamlanan oryantasyon adımı oranı
Tamamı
İlk hafta kontrol listesindeki adımların tamamlanma oranı.
Ekipten çalınan soru süresi
İşe alım başına azalan
Deneyimli terapistlerin soru cevaplamaya ayırdığı günlük süre.
Şablona uygun kayıt oranı
İlk aydan itibaren tamamı
Merkez şablonuyla tutulan seans notlarının payı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
İşleyiş belgesinin başlıklarını ekiple birlikte çıkarın.
Belge içerik planı
2. hafta
Belgeyi yazın ve örnek kayıtları hazırlayın.
İşleyiş belgesi ve örnekler
3. hafta
İlk hafta planını kontrol listesi hâline getirin.
Atanabilir oryantasyon listesi
4. hafta
Sorumlu kişiyi belirleyin ve geri bildirim formunu hazırlayın.
İşleyen oryantasyon düzeni
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
İşleyiş belgesi ne kadar uzun olmalı?
On beş yirmi sayfa çoğu merkez için fazladır bile. Uzunluktan çok her başlığın somut ve uygulanabilir olmasına dikkat edin. “Kayıtlar düzenli tutulur” gibi bir ifade hiçbir işe yaramaz. “Seans notu şu şablonla ve seans günü içinde yazılır” gibi bir cümle ise doğrudan uygulanır. Belgenin ekiple birlikte hazırlanması da faydalıdır. Deneyimli terapistler nelerin sık sorulduğunu bilir ve bu bilgi içeriğe doğrudan yön verir.
İlk hastayı ne zaman vermeliyim?
Hazırlık tamamlandıktan sonra. Çok erken verilen bir hasta hem yeni terapisti zorlar hem de kayıt düzeninin öğrenilmeden uygulanmasına yol açar. Sonradan düzeltilemeyen kayıtlar böyle oluşur. Birkaç günlük bir hazırlık dönemi, sonraki ayların tamamını kolaylaştırır ve bu yatırım fazlasıyla geri döner. Gözlem seansları da bu dönemin en değerli parçasıdır. Deneyimli birini izlemek sayfalarca anlatımdan daha hızlı öğretir.
Oryantasyon sorumlusu kim olmalı?
En deneyimli kişi her zaman en uygun kişi değildir. Anlatmayı seven, sabırlı ve merkezin işleyişini iyi bilen biri daha iyi sonuç verir. Bir kişinin sorumlu olması hem tutarlı bilgi verilmesini sağlar hem de diğer ekip üyelerinin işinin sürekli bölünmesini önler. Bu görevin geçici olduğunun ve belirli bir süre sonra sona ereceğinin baştan söylenmesi de yerinde olur. Süresiz bir sorumluluk zamanla yük hâline gelir.
Örnek kayıtları nasıl hazırlamalıyım?
Gerçek kayıtlardan uyarlayarak ama tüm tanımlayıcı bilgiyi çıkararak. Gerçek bir hastanın kaydını olduğu gibi örnek olarak kullanmak kişisel veri açısından sorunludur. Örneklerin yanına kısa açıklamalar eklemek de faydalıdır. Neden o şekilde yazıldığını bilmek, kuralı ezberlemekten çok daha kalıcıdır. Bir örnek, sayfalarca kuralın anlatamadığını gösterir ve yeni terapist biçimi doğrudan kavrar.
Oryantasyon belgesini nasıl geliştiririm?
Her yeni terapistten sonra kısa bir geri bildirim alarak. En değerli kaynak yeni gelen kişidir. Deneyimli ekip neyin anlaşılmaz olduğunu artık göremez, çünkü onlar için her şey apaçıktır. Yeni kişinin takıldığı yerler ise belgenin eksiklerini doğrudan gösterir. Bu döngü birkaç işe alım sonrasında oryantasyon süresini belirgin ölçüde kısaltır ve belge kendi kendini tamamlamış olur.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
