Bir ergoterapi merkezinin elindeki dosya, çocuğun gelişimine dair çok hassas bir bilgi yığınıdır: duyu profili, aktivite analizi, bağımsızlık ölçekleri, aile gözlemleri ve bazen boşanma sürecinin ortasında kalmış aile notları. Bu bilgi sürekli talep görür. Okul rehberlik servisi öğretmene yönelik öneri ister, hastane kontrol öncesi son durumu sorar, veli devlet başvurusu için belge bekler, bazen de bir avukat velayet dosyasına konulmak üzere rapor talep eder. Çoğu merkezde bu taleplerin tamamı aynı kanaldan, terapistin kişisel telefonundan yürür ve kimin neyi hangi yetkiyle aldığı sonradan hiç izlenemez. Çocuk verisi KVKK bakımından özel nitelikli veriyle iç içe geçtiği için bu düzensizlik idari bir zayıflığın ötesine geçer ve merkezi doğrudan hukuki riskle karşı karşıya bırakır. Bu pratik rapor türlerini tanımlar, yetkiyi kayıt düzeyinde çözer, paylaşımı tek kanala alır ve saklama süresini kurala bağlar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Merkezde herkes çocuğa faydalı olmaya çalışır ve talepler bu iyi niyetle hızla karşılanır. Sorun tam da hızdadır: yetki sorgulanmadan, kayıt tutulmadan ve kapsam belirlenmeden yapılan paylaşım geri alınamaz. Dört belirti merkezin bu noktada olduğunu gösterir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Çocuğun raporu, kaydında adı ve dayanak belgesi yazılı olan kişiye gider. Listede olmayana belge verilmez, gönderim portalden ya da resmî yoldan yapılır.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Ekip mevzuatı çoğunlukla bilir. Karışıklık, bu bilginin gündelik bir iş akışına çevrilmemiş olmasından çıkar. Aydınlatma metni imzalanmış olabilir, ama talebin geldiği anda sekreterin izleyeceği üç adım yazılı değilse metin rafta kalır. Üç yapısal eksik bunu üretir.
- 01
Belge türleri ve yetkili imza tanımlı değil
Merkez “rapor” dediğinde herkes farklı bir şey anlıyor: kimi seans özeti, kimi resmî değerlendirme raporu. Belge türü tanımlanmadığında kapsam da tanımlanamaz ve her talep terapistin o günkü takdirine kalır. Türler ve her türün kim tarafından imzalanacağı yazıldığında talep karşılamak dakikalık bir iş olur.
- 02
Yetki kontrolü kayıt sistemi yerine hafızada
Velayet durumu, erişim yetkisi olan kişiler ve kurum izinleri çoğu merkezde sözlü bilgi olarak dolaşır. Sekreter değiştiğinde bu bilgi kaybolur. Yetki, çocuğun kaydında alan olarak tutulmadığı sürece her talepte yeniden ve hatalı biçimde değerlendirilir.
- 03
Paylaşımın izi tutulmuyor
Bir belgenin kime, ne zaman ve hangi sürümüyle gittiği kayıt altına alınmadığında merkez kendi eylemini savunamaz. KVKK bakımından ispat yükü veri sorumlusundadır. İz yoksa iyi niyet iddiası yeterli olmaz. Denetim izi aynı zamanda ekip içinde disiplini de kurar.
Bu sorunun size bedeli
Her 10 talepten 6-8’i
En azÜst sınıra kadar
Kişisel mesajlaşma uygulaması ya da özel e-postayla gönderilen raporlar.
Yılda 3-8 vaka
Her simge 1 vakaÜst sınıra kadar
Erişim yetkisi doğrulanmadan bilgi ya da belge paylaşılan başvurular.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 10 belgeden 4’ü
En az
Kurumsal arşivde kopyası ve gönderim kaydı bulunmayan raporlar.
- Rapor hazırlama süresi
- Belge başına 40-70 dakika
- Şablon olmadığı için sıfırdan yazılan ve birkaç kez düzeltilen rapor süresi.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, meşru talebi hızlandırırken yetkisiz talebi akışın içinde durdurmaktır. Paylaşım zorlaşmaz, yalnızca belli bir yoldan geçer. Belge türleri tanımlanır, yetki çocuğun kaydına yazılır, talep tek bir akıştan geçer, gönderim güvenli kanaldan yapılır ve saklama süresi kurala bağlanır. Beş adım küçük bir merkezde birkaç haftada uygulanabilir.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez. Yılda bir gözden geçirilir
Üç rapor türünü ve yetkili imzayı tanımlayın
Aile özeti, kurum öneri metni ve resmî belge için ayrı şablon ve imza tanımlayın.
Merkez üç tür tanımlar. Birincisi aileye yönelik gelişim özeti: sade dille yazılır, hedefler ve gündelik örneklerle ilerlemeyi anlatır. İkincisi kuruma yönelik öneri metni: okul ya da kreş için yazılır, tanı ya da klinik ayrıntı içermez, yalnızca sınıf ortamında işe yarayacak somut öneriler taşır. Üçüncüsü resmî makam belgesi: ölçüm sonuçları, seans sayısı ve değerlendirme bulgularını içerir, yalnızca yetkili meslek mensubunun imzasıyla düzenlenir.
- Aile özeti, kurum öneri metni ve resmî belge olarak üç tür tanımlayın
- Her tür için zorunlu alanları ve sabit uyarı cümlelerini içeren şablon hazırlayın
- Her türün kim tarafından imzalanacağını yazılı kurala bağlayın
- Meslek yetki sınırını şablonun sabit metnine yerleştirin
Ayrıntısını okuyun
Her tür için bir şablon hazırlanır. Şablonlar zorunlu alanlar, sabit uyarı cümleleri ve imza bloğu taşır. Böylece hem yazım süresi kısalır hem de aynı çocuk için farklı sürümlerin çelişmesi engellenir. Meslek yetki sınırları da şablonda korunur: ergoterapistin tıbbi tanı koymadığı, bulgularını kendi mesleki çerçevesinde bildirdiği metne yerleşik olarak yazılır ve hiçbir talep bu sınırı esnetmez.
PratiVia’da: PratiVia belge şablonu düzenleyicisinde her rapor türü ayrı şablon olarak tutulur. Zorunlu alanlar ve sabit uyarı metinleri şablona gömülür, imza yetkisi rol bazlı olarak sınırlandırılır.
Seans notları - 2Adım 2 / 5Kayıt açılışında: değişiklikte güncellenir
Erişim yetkisini çocuğun kaydında alan olarak tutun
Belge alabilecek kişileri yakınlık, kapsam ve dayanak belgesiyle kayda ekleyin.
Çocuğun kaydında “bilgi ve belge alabilecek kişiler” başlıklı bir bölüm bulunur. Her satırda kişinin adı, yakınlığı, kapsamı ve dayanağı yazılır: velayet kararı, vesayet belgesi, noter vekâleti ya da velinin yazılı onayı. Dayanak belgesinin taranmış kopyası aynı satıra eklenir. Kapsam da ayrılır. Bazı kişiler yalnızca randevu bilgisi alabilirken bazıları değerlendirme raporuna erişebilir.
- Kayıtta “bilgi alabilecek kişiler” bölümünü kapsam ve dayanakla birlikte tutun
- Dayanak belgesinin taranmış kopyasını aynı satıra ekleyin
- Listede olmayan kişiye belge vermeyin. Yazılı dayanak isteyin
- Yetki değişikliklerini iz bırakacak biçimde güncelleyin
Ayrıntısını okuyun
Boşanma ya da velayet uyuşmazlığı olan dosyalarda bu bölüm hayati önemdedir ve mahkeme kararının güncel sureti olmadan yetki tanımlanmaz. Sekreter bir talep aldığında önce bu bölüme bakar. Kişi listede yoksa belge verilmez ve talep sahibinden yazılı dayanak istenir. Yetki listesindeki her değişiklik kim tarafından, ne zaman ve hangi belgeye dayanılarak yapıldığıyla birlikte iz bırakır. Eski satırlar silinmez, pasifleştirilir.
PratiVia’da: PratiVia danışan kaydındaki ilgili kişiler bölümü yakınlık, erişim kapsamı ve dayanak belgesini birlikte tutar. Portal daveti yalnızca yetkili satırlara açılır ve her değişiklik denetim izine yazılır.
Danışan yönetimi - 3Adım 3 / 5Her talepte
Rapor talebini tek bir akışa sokun
Her talebe kayıt açın, yönetici onayıyla beş iş günü içinde teslim edin.
Nereden gelirse gelsin her talep aynı akışa girer: talep kaydı açılır, talep eden kişi ve amacı yazılır, yetki kontrolü yapılır, sorumlu terapiste görev düşer, belge hazırlanır, yönetici onayından geçer ve teslim edilir. Akış bir görev listesi olarak görünür. Böylece hiçbir talep terapistin telefonunda unutulmaz ve standart teslim süresi verilebilir. Çoğu merkezde beş iş günü gerçekçi ve savunulabilir bir süredir.
- Her talep için kayıt açın. Talep edeni, amacı ve kapsamı yazın
- Yetki kontrolünü akışın ilk adımı yapın
- Resmî belgelerde ikinci göz onayını zorunlu tutun
- Reddedilen talepleri gerekçesiyle birlikte kaydedin
Ayrıntısını okuyun
Akış aynı zamanda bir frenleme mekanizmasıdır. Terapist seans arasında aceleyle belge yazmaz. Talep kuyruğa girer, uygun bir zamanda hazırlanır ve ikinci bir göz tarafından okunur. Onay adımı özellikle resmî makam belgelerinde önemlidir, çünkü bu belgeler sonradan hukuki süreçlerde okunur. Reddedilen talepler de kayda yazılır: kim istedi, neden verilmedi. Bu kayıt, merkez sonradan eleştirildiğinde en güçlü savunmasıdır.
PratiVia’da: PratiVia’da belge talebi bir görev olarak açılır ve yetki kontrolü, hazırlık, onay ve teslim adımlarını sırayla dolaşır. Reddedilen talepler gerekçesiyle kayıtta kalır.
Online formlar - 4Adım 4 / 5Her teslimde
Teslimi güvenli kanala alın ve mesajlaşmayı kapatın
Aileye portalden, kuruma kayıtlı e-postayla gönderin, kişisel telefondan belge atmayın.
Aileye giden belgeler portal üzerinden paylaşılır. Veli kendi hesabıyla girip indirir ve indirme kaydı tutulur. Kuruma giden belgeler kurumun resmî adresine, mümkünse kayıtlı elektronik posta ile gönderilir. Elden teslimde imza karşılığı tutanak düzenlenir. Terapistin kişisel telefonundan belge gönderimi ekip kuralıyla tümüyle kapatılır ve bu kural işe girişte anlatılır.
- Aileye teslimi portal indirmesiyle yapın ve indirme kaydını tutun
- Kuruma teslimde resmî adres ya da imzalı tutanak kullanın
- Kişisel telefondan belge gönderimini ekip kuralıyla kapatın
- Yeni sürüm yayımlandığında eski sürümü arşive alın
Ayrıntısını okuyun
Mesajlaşma uygulamaları randevu teyidi gibi düşük hassasiyetli iletişim için kullanılabilir, ancak çocuğun değerlendirme bulguları, ölçek sonuçları ve görüntüleri için kullanılamaz. Bu belgeler cihazın yedeğine, galeriye ve bazen üçüncü taraf sunucularına düşer. Bir kez çıktıktan sonra merkezin kontrolü biter. Portalin ek yararı sürüm kontrolüdür: yeni sürüm yayımlandığında eski sürüm arşive geçer ve ailenin elinde yalnızca güncel belge kalır.
PratiVia’da: PratiVia portalinde paylaşılan belgeyi yalnızca yetkili hesap indirebilir. Her indirme iz bırakır, yeni sürüm yayımlandığında önceki sürüm arşive alınır ve kanal dışı paylaşım gerekmez.
Portal ve mesajlar - 5Adım 5 / 5Yılda bir. Ayrılan her dosyada
Saklama süresini ve arşiv kuralını yazılı hâle getirin
Süresi dolan dosyayı silmeyin, anonimleştirip arşive alın.
Merkez hangi kaydı ne kadar saklayacağını yazılı bir politikada belirler. Değerlendirme kayıtları, ölçek sonuçları ve seans notları klinik saklama süresi boyunca korunur. Çocuk dosyalarında sürenin reşit olma yaşından itibaren işletilmesi yaygın ve savunulabilir bir yaklaşımdır. Süre dolduğunda kayıt kalıcı olarak silinmez, anonimleştirilerek arşive alınır. Böylece istatistik bütünlüğü korunurken kişisel veri ortadan kalkar.
- Kayıt türü bazında saklama süresini yazılı politikaya bağlayın
- Süre dolduğunda silme yerine anonimleştirerek arşivleyin
- Kâğıt arşiv için kilitli dolap ve yazılı erişim listesi tutun
- Ayrılan personelde kişisel kopyaların imhasını tutanakla kaydedin
Ayrıntısını okuyun
Kâğıt arşiv kilitli dolapta tutulur ve erişim listesi yazılıdır. Dijital arşivde ise eski dosyalar aktif kullanıcıların göremeyeceği bir katmana taşınır. Terapist ayrıldığında kişisel cihazlarındaki kopyaların imhası tutanakla kayda geçer. Politika yılda bir kez gözden geçirilir ve merkez içi eğitimde tekrar anlatılır, çünkü bu kuralların en sık ihlal edildiği an, yoğun bir günde kısa yoldan iş bitirme isteğinin doğduğu andır.
PratiVia’da: PratiVia saklama politikası kayıtları süre dolduğunda arşive işaretler. Kalıcı silme yerine anonimleştirme uygulanır ve tüm erişim hareketleri değiştirilemez denetim kaydına yazılır.
Ekip ve roller
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia çocuk verisinin korunmasını yalnızca ekip disiplinine ve iyi niyete bırakmaz: yetki kayıtta bir alan, belge talebi bir görev akışı, teslim izi tutulan bir portal indirmesi ve saklama süresi işleyen bir arşiv kuralı hâline gelir.
Kapsamlı yetki alanı
İlgili kişiler bölümü yakınlık, erişim kapsamı ve dayanak belgesini birlikte tutar. Portal daveti yalnızca yetkili satıra açılır.
Danışan yönetimiOnaylı belge şablonları
Her rapor türü ayrı şablondur. Zorunlu alanlar ve meslek sınırı uyarısı gömülüdür, imza yetkisi rol bazlıdır.
Seans notlarıİzli portal teslimi
Belgeyi yalnızca yetkili hesap indirir, her indirme iz bırakır ve yeni sürüm yayımlandığında eskisi arşive geçer.
Portal ve mesajlarDeğiştirilemez denetim kaydı
Görüntüleme, indirme, paylaşım ve yetki değişikliği silinemeyen kayda yazılır. Saklama süresi dolan dosya arşive işaretlenir.
Ekip ve roller
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Veri güvenliğinde başarıyı, akışın her talepte kurala uygun işleyip işlemediği gösterir. Henüz bir olay yaşanmamış olması tek başına güvence sayılmaz. Aşağıdaki dört gösterge merkezin gerçekten düzene geçip geçmediğini birkaç ay içinde açıkça gösterir.
Akış içinden geçen talep oranı
%95 ve üzeri
Talep kaydı açılarak karşılanan belge taleplerinin toplam talebe oranı
Yetkisi doğrulanmış paylaşım oranı
%100
Teslim öncesi ilgili kişiler listesinden doğrulanan gönderimlerin payı
Ortalama belge teslim süresi
5 iş günü ve altı
Talep kaydının açılışı ile teslim arasındaki ortalama gün sayısı
Kanal dışı paylaşım bildirimi
Çeyrekte sıfır
Ekip içi denetimde tespit edilen kişisel kanal paylaşımı sayısı
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Üç rapor türünü tanımlayın, şablonları hazırlayın ve imza yetkisini yazılı kurala bağlayın.
Şablonlar ve imza kuralı kullanıma hazır
2. hafta
Aktif çocuk kayıtlarında ilgili kişiler bölümünü kapsam ve dayanakla doldurun. Eksik belgeleri ailelerden isteyin.
Yetki listesi güncel ve dayanak belgeleri yüklü
3. hafta
Talep akışını açın, sekreteri ve terapistleri yeni akış üzerinden eğitin, portal tesliminin denemesini yapın.
Talepler kayıt üzerinden yürüyor, ilk teslimler portalden
4. hafta
Saklama politikasını yazın, kâğıt arşivi gözden geçirin ve ilk denetim izi raporunu okuyun.
Politika yayımlandı, arşiv düzenlendi, ilk iz raporu alındı
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Ayrı yaşayan baba çocuğun raporunu isterse verilir mi?
Yanıt velayetin ve mahkeme kararının içeriğine bağlıdır. Ortak velayet ya da bilgi alma hakkı tanınmış bir düzenleme varsa talep karşılanır. Velayet tek taraftaysa ve karar bilgi erişimini sınırlıyorsa karşılanmaz. Merkez kendi başına hukuki yorum yapmak yerine güncel mahkeme kararının suretini ister ve kararın yazdığı kapsamı kayda işler. Belirsizlik sürüyorsa belge verilmez, talep eden kişiye yazılı olarak dayanak sunması gerektiği bildirilir.
Okulun istediği öneri metni ile resmî rapor neden ayrı olmalı?
Çünkü kapsamları ve okuyucuları farklıdır. Okula giden metnin amacı sınıf ortamında uygulanabilir düzenlemeler önermektir. Ölçüm ayrıntıları ve klinik bulgular öğretmene fayda sağlamaz, buna karşılık çocuk hakkında gereğinden fazla bilginin sınıf çevresine yayılmasına yol açar. Veri minimizasyonu ilkesi tam olarak bunu söyler. Resmî belge ise başvuru yapılan kurumun istediği içeriği taşır ve yalnızca o başvuru için düzenlenir.
Veli tüm seans notlarının kopyasını isteyebilir mi?
Veli, çocuğunun verisine ilişkin bilgi talep etme hakkına sahiptir ve merkez bu talebi karşılıksız bırakamaz. Ancak paylaşılacak içerik dikkatle hazırlanır: üçüncü kişilere ait bilgiler, başka bir aile bireyinin paylaştığı gizli gözlemler ve terapistin kendi çalışma notu niteliğindeki ara kayıtlar ayıklanır. Uygulamada yaygın çözüm, ham not yığını yerine talebi karşılayan yapılandırılmış bir özet hazırlamak ve bu özeti resmî olarak teslim etmektir.
Terapist merkezden ayrılırken dosyaları alabilir mi?
Hayır. Kayıtların veri sorumlusu merkezdir ve dosyalar merkezde kalır. Ayrılan terapist kişisel cihazındaki tüm kopyaları imha eder ve bu imha tutanakla kayda geçer. Terapistin kendi mesleki gelişimi için vaka üzerinde çalışması gerekiyorsa ancak kimliksizleştirilmiş bilgiyle ve merkezin onayıyla mümkündür. Ayrılış günü sistem erişimleri kapatılır, paylaşılan klasör yetkileri kaldırılır ve son erişim kayıtları gözden geçirilir.
Küçük bir merkezde bu kadar prosedür fazla değil mi?
Kurulum sanıldığından kısadır: üç şablon, bir yetki alanı ve bir talep akışı toplamda birkaç günlük iştir. Karşılığında her talep dakikalar içinde karşılanır, terapistler seans arasında belge yazmaktan kurtulur ve merkez bir uyuşmazlıkta elinde yazılı kayıtla durur. Küçük merkezlerde tek bir yanlış paylaşımın yol açtığı itibar ve hukuk maliyeti, büyük kurumlardakinden oransal olarak çok daha ağırdır.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
