Bir ergoterapi merkezinde veli seans ücretini bilir. Değerlendirmenin, raporun ve ev programının bir bedeli olduğunu çoğunlukla bilmez, çünkü merkez de bunu bir hizmet olarak tanımlamamıştır. İlk değerlendirme iki saat sürer ve “ilk seans” fiyatına yazılır. Okul ya da hastane için istenen rapor bir akşam hazırlanır ve ücretsiz verilir. Eve giden program ve duyusal materyal seti terapistin kendi cebinden ya da merkezin stoğundan çıkar. Ay sonunda merkez seans sayısına bakar ve gelir beklentinin altındadır, çünkü emeğin bir bölümü hiç faturaya girmemiştir. Bu pratik seans dışı hizmetleri kataloga yazar, değerlendirmeyi ayrı seans tipi yapar, raporu talep bazlı ücretlendirir, materyali envanterden satış olarak çıkarır ve veliye bu kalemleri satın alma öncesinde açıkça gösterir.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Belirtiler terapistin akşam saatlerinde ve merkezin materyal dolabında görünür, gelir tablosuna yansımaz. Emek harcanır, materyal tükenir ama fatura değişmez. Veli tarafında ise sürpriz ücret tartışması yaşanır, çünkü kalemler önceden gösterilmemiştir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Katalogda olmayan emek faturaya girmez. Değerlendirmeyi, raporu, ev programını ve materyali ayrı kalem yapın, ücretsiz verdiğinizi de kayda alın.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Kök neden, hizmet kataloğunun yalnızca seansı tanımlamasıdır. Katalogda olmayan şey fiyatlanamaz, fiyatlanamayan şey ya ücretsiz verilir ya da tartışılır. Üç eksiklik bu tabloyu üretir ve üçü de katalog düzeyinde çözülür.
- 01
Değerlendirme ayrı seans tipi değil
Değerlendirme, süresi ve çıktısı bakımından seanstan farklı bir iştir. Aynı tip altında açıldığında farkı görünmez. Ayrı seans tipi ve ayrı hizmet satırı, değerlendirmenin bedelini randevu anında belirler. Ay sonunda hiçbir şey gömülü kalmaz. Veli de değerlendirmeyi terapiden önce gelen ayrı bir aşama olarak algılar.
- 02
Rapor bir hizmet olarak kayıtlı değil
Rapor talebi bir mesajla gelir ve bir belgeyle biter. Arada hizmet kaydı yoktur. Rapor türleri (okul bilgilendirme, hastane sevk, resmî kurum) katalogda kalem olmadığında hem ücret alınamaz hem de rapor sayısı ölçülemez. Ölçülmeyen emek, planlanamayan emektir.
- 03
Materyal envanterle konuşmuyor
Materyal merkezde vardır ama envanter modülünde ürün olarak tanımlı değildir, eve verilen parça stoktan düşmez ve fatura kalemi oluşturmaz. Envanterde tanımlı ürün ise tek tıkla satış olur, stok düşer ve gelir raporunda ürün geliri olarak ayrışır.
Bu sorunun size bedeli
Her 10 TL’den 4-7’si
En azÜst sınıra kadar
Aylık materyal harcamasının eve verilen ve satış kaydı olmayan kısmı.
Yılda 12-24 veli
Ayda 1-2 veli birikince.
Her simge yaklaşık 2 veliÜst sınıra kadar
Önceden gösterilmeyen seans dışı kalem nedeniyle çıkan anlaşmazlık.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 20 TL’den 2-3’ü
En azÜst sınıra kadar
Hedef: değerlendirme, rapor, ev programı ve materyal toplam gelirin %10-15’ine ulaşsın.
- Gömülü değerlendirme
- Yeni danışan başına 1-1,5 saat
- Seans ücretiyle faturalanan ve gerçek süresi karşılanmayan değerlendirme emeği.
- Ücretsiz rapor
- Terapist başına ayda 3-6 rapor
- Talep üzerine hazırlanan ve hiçbir kaleme yazılmayan yazılı raporlar.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, ücreti artırmadan terapistin harcadığı emeğin ve kullanılan materyalin tamamını veliye önceden bildirmektir. Katalog genişletilir, değerlendirme ayrı tip olur, rapor talep bazlı kalem olur, materyal envanterden çıkar ve veli tüm kalemleri baştan görür. Adımlar katalogla başlar.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez. Yılda bir gözden geçirme
Seans dışı hizmetleri kataloga yazın
Seans dışı dört kalemi süresi, ücreti ve KDV oranıyla kataloga ekleyin.
Hizmet kataloğuna seansın yanına dört kalem eklenir: kapsamlı değerlendirme, yazılı rapor (türlerine göre), ev programı hazırlama ve materyal seti. Her kalemin süresi, KDV hariç ücreti ve KDV oranı ayrı tanımlanır. Sağlık hizmeti sayılan kalemlerle ürün satışı sayılan kalemlerin KDV oranı farklı olabilir ve muhasebeciyle netleştirilmelidir.
- Kataloga değerlendirme, rapor türleri, ev programı ve materyal seti kalemlerini ekleyin
- Her kalemin süre, ücret ve KDV oranını ayrı tanımlayın. Muhasebeciyle doğrulayın
- Ücretsiz verilen kalemleri de “ücretsiz” etiketiyle kayda alın
Ayrıntısını okuyun
Katalog kalemi olmak, kalemin her seferinde ücretlendirileceği anlamına gelmez. Merkez isterse rapor kalemini “ilk rapor ücretsiz, sonrakiler ücretli” kuralıyla tanımlar. Önemli olan kalemin var olması ve her kullanımın kayda geçmesidir. Ücretsiz verilen rapor bile “ücretsiz” etiketiyle faturaya girer ve raporlarda görünür. Böylece merkez yılda kaç rapor yazdığını ve ne kadarını ücretsiz verdiğini bilir. Hizmet adlarında “tedavi” gibi sağlık iddiası ifadelerinden kaçınılır. Sistem uyarır.
PratiVia’da: PratiVia hizmet kataloğunda seans dışı kalemler ayrı satır olarak tanımlanır. Ücret ve KDV oranı kalem bazında tutulur ve sıfır ücretli kullanım da raporlarda sayılır.
Finans ve e-belge - 2Adım 2 / 5Kurulumda bir kez. Her yeni danışanda kullanılır
Değerlendirmeyi ayrı seans tipi yapın
Değerlendirmeye 90-120 dakikalık ayrı tip açın, kapanınca rapor görevi başlasın.
Değerlendirme için ayrı seans tipi tanımlanır: süresi 90-120 dakika, ücreti değerlendirme kaleminden, çıktısı değerlendirme raporu. Yeni danışan randevusu bu tiple açılır. Takvimde gerçek süresiyle yer tutar ve terapist değerlendirmeyi kısaltma baskısı yaşamaz. Değerlendirme kapandığında rapor görevi otomatik açılır ve veliye rapor teslim tarihi bildirilir.
- Değerlendirme seans tipini gerçek süresi ve kendi ücretiyle tanımlayın
- Değerlendirme not türünü form alanlarıyla kurun. Rapor bu formdan üretilsin
- Kontrol değerlendirmesini kısa sürüm olarak planlayın
Ayrıntısını okuyun
Değerlendirme seans tipi, seans notu için de ayrı bir not türü kullanır: standart değerlendirme alanları (duyusal profil, ince motor, günlük yaşam aktiviteleri) form olarak gelir ve rapor bu formdan üretilir. Böylece rapor yazımı akşam mesaisinden çıkıp değerlendirme kapanışının bir parçası olur. Kontrol değerlendirmesi (üç ya da altı ayda bir) aynı tipin daha kısa bir sürümüyle planlanır ve ilerleme raporu üretir.
PratiVia’da: PratiVia’da seans tipi süre ve hizmet kalemi taşır. Değerlendirme not türü form oluşturucuyla tanımlanır ve rapor belge şablonu bu alanlardan otomatik dolar.
Seans notları - 3Adım 3 / 5Her rapor talebinde
Raporu talep bazlı hizmet olarak işleyin
Her rapor talebini tür, talep eden ve teslim tarihiyle kaydedin.
Rapor talebi geldiğinde (veli, okul, hastane, resmî kurum) danışan kartından “rapor talebi” açılır: tür, talep eden, teslim tarihi. Talep bir görev ve bir fatura taslak kalemi doğurur. Merkez kuralına göre kalem ücretli ya da ücretsizdir. Rapor belge şablonundan üretilir, terapist tamamlar, kurum antetli PDF veliye portalden teslim edilir.
- Danışan kartından rapor talebi açın: tür, talep eden, teslim tarihi
- Talep görev ve fatura kalemi doğursun. Ücret kuralı türe göre uygulanır
- Raporu şablondan üretip portalden teslim edin. Durumu veliye gösterin
Ayrıntısını okuyun
Talep bazlı işleyiş iki şeyi düzeltir: raporun emeği görünür olur ve teslim süresi ölçülür. Veli portalde talebinin durumunu görür (hazırlanıyor, teslim edildi) ve raporu indirir. “Rapor ne zaman hazır” telefonu biter. Yılda kaç rapor yazıldığı ve ortalama teslim süresi raporlanır. Raporların yoğunlaştığı dönem (okul kayıt dönemi) önceden planlanır. Resmî kurumlara giden raporlarda sağlık iddiası sınırı ve mesleki yetki çerçevesi şablonda korunur.
PratiVia’da: PratiVia’da belge talebi görev ve fatura taslak kalemi açar. Belge şablonu değerlendirme notundan dolar, portalden teslim edilir ve teslim süresi raporlanır.
Online formlar - 4Adım 4 / 5Her materyal tesliminde
Ev programı ve materyali envanterden çıkarın
Eve giden materyali satış ya da emanet olarak envanterden düşün.
Terapi materyalleri envanter modülünde satılabilir ürün olarak tanımlanır: ad, alış maliyeti, satış fiyatı, KDV, kritik stok. Eve materyal verildiğinde “satış” kaydı açılır. Stok düşer, fatura kalemi oluşur ve materyal danışan kartında “evdeki materyal” listesine yazılır. Ödünç verilen materyal ise “emanet” olarak işaretlenir ve geri alındığında stoğa döner.
- Materyalleri envanterde satılabilir ürün olarak tanımlayın
- Eve verilen materyali satış ya da emanet olarak kaydedin. Danışan kartında listeleyin
- Ev programını hizmet kalemi olarak tanımlayın ve portalde gösterin
Ayrıntısını okuyun
Ev programı ise hizmet kalemidir: program hazırlama emeği ücretlendirilir ya da seans ücretine dahil edildiği açıkça yazılır. Program portalde veliye gösterilir ve haftalık uygulama kaydı alınır. Materyal listesi programa bağlanır. Böylece “evde ne var, ne kullanılıyor” bilgisi hem klinik hem finansal olarak kayıtlıdır. Kritik stoğa düşen materyal yöneticiye uyarı verir ve satın alma planlanır.
PratiVia’da: PratiVia envanter modülünde ürün satışı fatura kalemi ve stok düşümü üretir. Ev egzersiz programı portalde veliye gösterilir ve materyal listesi programa bağlanır.
Finans ve e-belge - 5Adım 5 / 5İlk görüşmede: aylık rapor
Kalemleri veliye baştan gösterin ve aylık okuyun
Tüm kalemleri ilk görüşmede fiyatıyla gösterin, ay sonunda geliri kalem kalem okuyun.
Veli ilk görüşmede yalnızca seans ücretini değil, değerlendirme, rapor, ev programı ve materyal kalemlerini fiyatıyla görür. Bu liste portalde “hizmet ve ücretler” kartı olarak durur ve sözleşmeye eklenir. Sürpriz fatura tartışması bu tek adımla büyük ölçüde biter. Ücretsiz verilen kalemler de listede “dahil” olarak yazılır. Veli neyin bedelsiz olduğunu bilir.
- İlk görüşmede tüm kalemleri fiyatıyla gösterin. Portal kartı ve sözleşme ekine alın
- Ücretsiz kalemleri “dahil” olarak listeleyin
- Aylık gelir raporunu kalem bazında okuyun. Seans dışı gelir payını izleyin
Ayrıntısını okuyun
Ay sonunda gelir raporu kalem bazında okunur: seans, değerlendirme, rapor, materyal, ev programı. Seans dışı gelirin payı merkezin emeğinin görünür hâle gelme oranıdır. Sıfırdan başlayıp yüzde on beş civarına yükselmesi yaygındır. Rapor sayısı ve teslim süresi, materyal satış-fire oranı aynı raporda izlenir. Ücretsiz verilen kalem sayısı da bilinçli bir karar olarak görünür.
PratiVia’da: PratiVia portalinde hizmet ve ücret kartı kataloğun veliye açık kalemlerini gösterir. Gelir raporu hizmet kalemi kırılımıyla seans dışı gelir payını verir.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia hizmet kataloğunu seansla sınırlamaz: değerlendirme ayrı seans tipi ve not türüdür, rapor talep bazlı belge ve fatura kalemidir, materyal envanterden çıkar ve tüm kalemler veli portalinde fiyatıyla durur.
Kalem bazlı hizmet kataloğu
Seans dışı hizmetler ayrı satır, ayrı ücret ve KDV. Sıfır ücretli kullanım da kayda girer ve raporlanır.
Finans ve e-belgeDeğerlendirme tipi ve not türü
Değerlendirme gerçek süresiyle takvimde yer tutar. Form alanlı not türünden rapor şablonu otomatik dolar.
Seans notlarıTalep bazlı rapor akışı
Rapor talebi görev ve fatura kalemi açar. Şablondan üretilir, portalden teslim edilir, teslim süresi raporlanır.
Online formlarEnvanterden materyal ve portal fiyat kartı
Materyal satışı stok ve fatura üretir. Veli tüm kalemleri portalde fiyatıyla görür ve sözleşme ekinde imzalar.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Düzenin işlediği, seans dışı gelir payının sıfırdan çıkmasından ve fatura itirazının kesilmesinden anlaşılır. Dört gösterge ilk ayda ölçülür. Kalem kuralları ikinci ayda veriye göre ayarlanır.
Seans dışı gelir payı
Toplam gelirin %10-15’i
Değerlendirme, rapor, ev programı ve materyal kalemlerinin toplam faturaya oranı
Kayıtlı rapor oranı
%100
Talep kaydıyla üretilen raporlar / teslim edilen tüm raporlar (ücretsiz dahil)
Materyal satış-fire oranı
Çıkışların %90’ı satış ya da emanet
Envanter çıkışlarında satış ve emanet kaydı olanlar / tüm materyal çıkışları
Fatura itirazı
Ayda 0
Seans dışı kalem nedeniyle veli tarafından itiraz edilen fatura sayısı
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Kataloga seans dışı kalemleri ekleyin. KDV oranlarını muhasebeciyle doğrulayın. Değerlendirme seans tipini ve not türünü kurun.
Katalog ve değerlendirme tipi hazır
2. hafta
Rapor türlerini belge şablonu olarak hazırlayın ve talep akışını açın. Materyalleri envanterde ürün olarak tanımlayın.
Rapor talebi ve materyal satışı kayda giriyor
3. hafta
Portalde hizmet ve ücret kartını açın. Mevcut velilere kalem listesini bildirin ve sözleşme ekini imzalatın.
Tüm veliler kalemleri görüyor, sözleşme ekleri imzalı
4. hafta
İlk aylık kalem bazlı gelir raporunu okuyun. Ücretsiz kalem kuralını ve rapor ücretini veriye göre ayarlayın.
Seans dışı gelir payı ölçüldü, kurallar netleşti
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Değerlendirme ücretini seans ücretinden yüksek tutmak veliyi kaçırır mı?
Deneyim tersini gösteriyor: değerlendirme ayrı ve açıkça tanımlandığında veli onu bir aşama olarak algılar ve rapor çıktısı bedeli somutlaştırır. Veliyi kaçıran genellikle ücretin yüksekliğinden çok, beklenmedik anda çıkmasıdır. Değerlendirme ücretini tanıtım görüşmesinde söyleyip portalde göstermek yeterlidir. Merkez isterse değerlendirme sonrası pakete geçen veliye değerlendirme ücretinin bir bölümünü paket indirimi olarak yansıtır.
Emanet verilen materyal geri gelmezse ne olur?
Emanet kaydında geri dönüş tarihi vardır. Tarih geçince veliye hatırlatma gider ve ikinci hatırlatmadan sonra materyal satışa dönüştürülerek faturalanır. Kural sözleşme ekinde yazılıdır. Böylece emanet kaybı satış olarak kapanır ve tartışma yazılı kurala dayanır. Emanet listesi danışan kartında durur ve veli portalde evdeki materyali görür. Geri getirme hatırlatması da portal bildirimi olarak gider.
Ev programını ücretsiz vermek istiyoruz. Yine de kalem tanımlamalı mıyız?
Evet. Kalem sıfır ücretle tanımlanır ve “dahil” olarak listelenir. Her hazırlanan program kayda girer. Böylece merkez yılda kaç program hazırladığını bilir ve ileride ücretlendirme kararını veriyle verir. Kalem olmadan hazırlanan program hiçbir yerde görünmez ve emek planlanamaz. Sıfır ücretli kalem raporda “dahil” satırı olarak toplanır ve seans dışı emeğin gerçek payını gösterir.
Çok branşlı merkezde kalemler branşa göre farklı olabilir mi?
Evet. Her branşın kataloğu ayrı kalemler taşır (ergoterapi değerlendirmesi, konuşma değerlendirmesi). Portaldeki hizmet ve ücret kartı öğrencinin aldığı branşlara göre daralır. Gelir raporu branş ve kalem kırılımını birlikte verir. Hangi branşta seans dışı gelirin düşük kaldığı görünür. Ortak kalemler (materyal, ev programı) tek şablonda tutulup branşlara bağlanabilir.
Rapor teslim süresi hedefi ne olmalı?
Okul ve veli raporları için beş iş günü, resmî kurum raporları için kurumun süresine bağlı olarak yedi ila on iş günü yaygın hedeftir. Değerlendirme not türünden üretilen rapor bu süreyi belirgin biçimde kısaltır çünkü içerik zaten yapılandırılmıştır. Süre raporda izlenir ve okul kayıt döneminde yoğunluk önceden planlanır.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
