Bir konuşma terapisi merkezinde velinin sorusu basittir: “Bu ay ne kadar ödeyeceğim?” Cevabı vermek ise zordur, çünkü çocuğun sekiz seansının altısı MEB destekli, ikisi özel ücretlidir. Destekli seanslardan birinin devam doğrulaması eksiktir ve o seans hakedişe girmeyeceği için özel sayılacak mıdır, belli değildir. Merkez defterde iki sütun tutar, ay sonunda muhasebeci hakediş dosyasıyla veli faturalarını karşılaştırır ve farklar çıkar. Aynı seansın hem hakedişe hem veliye yazılması hem mevzuat riski hem güven kaybıdır. Bu pratik iki akışı randevu oluşturulduğu anda ayırır: seans tipi finans kaynağını taşır, devam doğrulaması hakediş uygunluğunu belirler, veli faturası yalnızca özel seanslardan ve varsa fark ücretinden oluşur ve ay sonu mutabakatı iki dosyanın çakışmadığını kanıtlar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Sorun ay sonunda görünür: hakediş dosyası hazırlanırken veli faturaları yeniden açılır ve seanslar tek tek karşılaştırılır. Ay boyunca ise veli soruları ve terapistin “bu seans hangisinden” tereddüdü yaşanır. Belirtiler finansın klinik akışla konuşmamasından doğar.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Seansı kimin ödeyeceği randevu açılırken belli olsun. MEB destekli ve özel ücretli seans ayrı tip olunca aynı seans iki listeye giremez.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Kök neden, finans kaynağının randevu anında belirlenmeyip ay sonuna kalmasıdır. Seans yapılırken kimin ödeyeceği bilinmiyorsa ay sonunda tahmin edilir ve tahmin hata üretir. Üç eksiklik bu gecikmeyi yaratır ve üçü de kurulumla giderilir.
- 01
Seans tipi finans kaynağını taşımıyor
Randevu “bireysel seans” olarak açılır. MEB destekli mi özel mi olduğu yazılmaz. Finans kaynağı seans tipinin parçası olmadığında her seans ay sonunda yeniden sınıflandırılır ve aynı seansın iki listeye girmesi kaçınılmaz olur. Kaynak randevuda seçilirse iki liste hiç kesişmez.
- 02
Devam doğrulaması finansla bağlantılı değil
Doğrulama MEB kuralı olarak bilinir ama finans sonucu tanımlanmamıştır: doğrulanmamış destekli seans ne olur? Kural yoksa seans ya fark edilmeden hakedişe zorlanır ya da veliye yazılır. İkisi de yanlıştır. Doğru cevap “karar bekleyen seans” durumudur ve bu durum sistemde yoksa yaşanmaz.
- 03
Veli faturası seanslardan türemiyor
Fatura ay sonunda elle yazılır ve seans kayıtlarına bağlanmaz. Bu yüzden veli faturasındaki bir satırın hangi seansa karşılık geldiği sorulduğunda cevap yoktur. Seanstan türeyen fatura, mutabakatı otomatik sağlar. Elle yazılan fatura mutabakatı zorunlu kılar.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 24-72 seans
Ayda 2-6 seans birikince.
Her simge yaklaşık 5 seansÜst sınıra kadar
Hem hakediş listesinde hem veli faturasında yer alan ve ay sonunda düzeltilen seanslar.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Yılda 36-96 seans
Ayda 3-8 seans birikince.
Her simge yaklaşık 5 seansÜst sınıra kadar
Doğrulaması eksik olduğu için hiçbir akışa girmeyen ve ücreti alınmayan seanslar.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 10 TL’den 2-3’ü
En azÜst sınıra kadar
Özel seans gelirinin, aylık tutar netleşmediği için ertelenen ve biriken kısmı.
- Mutabakat süresi
- Ay sonunda 1-3 iş günü
- Hakediş dosyası ile veli faturalarının seans seans karşılaştırılması için harcanan süre.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, iki para akışının daha randevu oluşturulurken birbirinden ayrı kaydedilmesidir. Seans tipi kaynağı taşır, doğrulama hakediş uygunluğunu belirler, veli faturası seanstan türer, fark ücreti kurala bağlanır ve mutabakat iki dosyanın kesişmediğini denetler. Adımlar randevu oluşturmadan başlar.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez. Her randevuda seçilir
Seans tipine finans kaynağı ekleyin
Destekli ve özel seansı ayrı tip yapın, kaynağı randevuda seçin.
İki ayrı seans tipi tanımlanır: “MEB destekli bireysel seans” ve “özel bireysel seans”. Grup seansı için de aynı ikili kurulur. Tip, finans kaynağını taşır ve randevu oluşturulurken seçilir. Destekli tipte hizmet bedeli MEB tarifesi, özel tipte merkezin fiyatıdır. İkisi aynı hizmet kataloğunda ayrı satırlardır ve KDV kuralı da ayrı tanımlanır.
- MEB destekli ve özel seans tiplerini ayrı tanımlayın. Grup için de ikili kurun
- Her tipe kendi hizmet satırını ve fiyatını bağlayın
- Öğrencinin aylık destek hakkını kayda yazın. Hak aşımında uyarı alın
Ayrıntısını okuyun
Seans tipi seçildiği anda randevu hangi akışa ait olduğunu bilir: destekli seans hakediş listesine aday olur, özel seans veli fatura taslağına aday olur. Ay sonunda hiçbir seans yeniden sınıflandırılmaz. Terapist kapanışta yalnızca “geldi” işaretler. Kaynak zaten bellidir. Öğrencinin aylık destek hakkı (ör. sekiz seans) öğrenci kaydında tutulur ve destekli tipte açılan dokuzuncu randevu uyarı verir.
PratiVia’da: PratiVia’da seans tipi finans kaynağı alanı taşır. Destekli tip MEB hakediş modülüne, özel tip veli faturasına akar ve öğrencinin aylık destek hakkı randevuda denetlenir.
Randevu yönetimi - 2Adım 2 / 5Her seans kapanışında: ayın son haftası toplu
Doğrulaması eksik destekli seansı “karar bekliyor” durumuna alın
Doğrulaması eksik destekli seans için ayın son haftasında üç karardan birini verin.
Destekli seansın hakedişe girmesi giriş ve çıkış doğrulamasına bağlıdır. Doğrulama eksikse seans ne hakedişe ne veliye gider. “Karar bekliyor” durumuna düşer ve ayın son haftasında yönetici listesinde görünür. Karar üçtür: doğrulamayı tamamla (yanlışlıkla atlanmışsa ve kanıt varsa), seansı özel ücrete çevir (veliyle konuşularak) ya da seansı ücretsiz kapat.
- Doğrulaması eksik destekli seansı “karar bekliyor” durumuna düşürün
- Ayın son haftasında her karar bekleyen için üç seçenekten birini uygulayın
- Karar bekleyen sayısını raporlayın. Yüksekse doğrulama rutinini düzeltin
Ayrıntısını okuyun
Bu durum belirsizliği kayıtlı hâle getirir: hiçbir seans fark edilmeden kaybolmaz, hiçbir seans hakedişe zorlanmaz. Kararlar raporda toplanır. “Karar bekleyen” sayısı yüksekse sorun doğrulama disiplinindedir ve kapıda giriş-çıkış rutini gözden geçirilir. Veliyle konuşulup özel ücrete çevrilen seans, veli faturasına o ayki fark ücretiyle birlikte girer.
PratiVia’da: PratiVia’da doğrulanmamış destekli seans hakediş ekranında “eksik” ve finans akışında “karar bekliyor” görünür. Karar (doğrula, özele çevir, ücretsiz kapat) tek ekranda işlenir.
Raporlar - 3Adım 3 / 5Aylık, ayın son günü otomatik
Veli faturasını özel seanslardan türetin
Veli faturası ay sonunda “geldi” işaretli özel seanslardan satır satır oluşsun.
Veli faturası elle yazılmaz. Ay içinde “geldi” olan özel seanslar ve özele çevrilen seanslar ay sonunda tek fatura taslağında toplanır. Her satır seansa bağlıdır. Veli “bu satır hangi gün” diye sorduğunda tarih yanında yazar. Destekli seanslar taslağa hiç girmez, çünkü tipleri farklıdır. Fark ücreti varsa ayrı satır olarak eklenir.
- Ay sonunda özel seanslardan otomatik fatura taslağı oluşturun. Her satır seansa bağlı olsun
- Portalde “bu ayki tahmini tutar” kartını açın
- Fark ücretini ayrı satır olarak ekleyin. Destekli seanslar taslağa girmesin
Ayrıntısını okuyun
Taslak, velinin portalinde ay sonundan önce “bu ayki tahmini tutar” olarak görünür. Veli ay boyunca kaç özel seans yapıldığını izler ve sürpriz yaşamaz. Fatura kesildiğinde ödeme bağlantısı gider. Portalden ya da kayıtlı kartla ödenir. Aylık fatura yerine seans başına fatura isteyen veli için kural değiştirilebilir. İki düzen de seanstan türer.
PratiVia’da: PratiVia fatura otomasyonu özel tipteki tamamlanmış seansları aylık taslağa toplar. Satırlar randevuya bağlıdır ve veli portalde ay içindeki tahmini tutarı görür.
Finans ve e-belge - 4Adım 4 / 5Kurulumda bir kez. Her dönem başında veliye
Fark ücretini kurala bağlayın ve önceden bildirin
Fark ücretini dönem başında portalde imzalatın, kuralı ay ortasında değiştirmeyin.
Merkez MEB tarifesi üzerine fark ücreti alıyorsa bu kural öğrenci kaydında yazılıdır: seans başına sabit tutar ya da aylık sabit ücret. Kural dönem başında veliye yazılı bildirilir ve portalde sözleşme olarak imzalanır. Fark ücreti destekli seansa bağlı ayrı bir satırdır. Hakediş dosyasına girmez, veli faturasında görünür.
- Fark ücreti kuralını öğrenci kaydına yazın: seans başına ya da aylık sabit
- Kuralı dönem başında veliye bildirin ve portalde imzalatın
- Fark ücretini veli faturasında ayrı satır olarak gösterin. Hakedişe karıştırmayın
Ayrıntısını okuyun
Fark ücretinin mevzuat çerçevesi merkezin sorumluluğundadır. Sistem yalnızca kuralı uygular ve şeffaf gösterir. Kural yazılı olmadığında fark ücreti ay sonunda tartışılır. Yazılı olduğunda veli portalde her seansın karşılığını görür. Kural değişikliği yalnızca dönem başında ve yeniden imzayla uygulanır. Ay ortasında değişmez. Böylece veli her seansın maliyetini önceden bilir.
PratiVia’da: PratiVia’da öğrenci kaydındaki fark ücreti kuralı destekli seans kapanışında otomatik satır üretir. Kural belgesi portalde imzalanır ve fatura satırında görünür.
Online formlar - 5Adım 5 / 5Aylık, hakediş kapanışından önce
Ay sonu mutabakatını sisteme yaptırın
Kapanıştan önce sistem iki listenin kesişmediğini denetlesin, sonra o ayı kilitleyin.
Ay sonunda iki liste yan yana gelir: hakediş dosyasına girecek destekli seanslar ve veli faturalarına giren özel seanslar ile fark ücretleri. Sistem aynı randevunun iki listede yer almadığını denetler. Kesişim varsa hakediş kapanmaz ve hatalı seans gösterilir. Karar bekleyen seans kalmışsa kapanış yine durur.
- Hakediş kapanışı öncesi iki listenin kesişim denetimini çalıştırın
- Karar bekleyen seans kalmışsa kapanışı durdurun
- Öğrenci bazlı mutabakat raporunu hakediş dosyasıyla birlikte arşivleyin
Ayrıntısını okuyun
Mutabakat raporu öğrenci bazında üç sayıyı verir: destekli seans, özel seans, fark ücreti. Toplamlar hakediş dosyası ve veli faturalarıyla eşleşir. Muhasebeci günler süren karşılaştırmayı dakikalara indirir ve raporu MEB dosyasının ekinde saklar. Hakediş kapandıktan sonra o ayın seansları kilitlenir. Düzeltme sonraki ayda düzeltme kalemiyle yapılır. Kilit, denetimde dosyanın değişmediğinin kanıtıdır.
PratiVia’da: PratiVia MEB hakediş ekranı kapanış öncesi destekli ve özel seans listelerinin kesişmediğini ve karar bekleyen seans kalmadığını denetler. Mutabakat raporu öğrenci bazında indirilir.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia iki para akışını ay sonunda ayrıştırmaz. Randevu anında ayrı doğurur. Seans tipi kaynağı taşır, hakediş modülü doğrulamaya bakar, fatura otomasyonu özel seansları toplar ve mutabakat kapanış kapısıdır.
Finans kaynağı taşıyan seans tipi
MEB destekli ve özel seans tipleri ayrı hizmet satırı ve fiyat taşır. Öğrencinin aylık destek hakkı randevuda denetlenir.
Randevu yönetimiKarar bekleyen seans durumu
Doğrulanmamış destekli seans ne hakedişe ne veliye gider. Yönetici listesinde üç seçenekle (doğrula, özele çevir, ücretsiz kapat) karara bağlanır.
RaporlarSeanstan türeyen veli faturası
Aylık taslak özel seanslardan ve fark ücretinden otomatik oluşur. Her satır randevuya bağlıdır ve veli portalde ay içi tahmini tutarı görür.
Finans ve e-belgeKesişim denetimli hakediş kapanışı
Aynı seansın iki listede yer alması ya da karar bekleyen seans kalması hakediş kapanışını durdurur. Mutabakat raporu öğrenci bazında arşivlenir.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Düzenin işlediği ay sonu mutabakatının dakikalara inmesinden ve velinin aylık tutarı sormadan bilmesinden anlaşılır. Dört gösterge ilk hakediş döneminde ölçülür. İkinci dönemde karar verdirir ve hedefler merkeze göre ayarlanır.
Çift sayılan seans
0
Kesişim denetiminde yakalanan seans sayısı. Kapanış öncesi düzeltilenler dahil
Karar bekleyen seans oranı
Destekli seansların %3’ünün altı
Ay sonunda karar bekleyen durumuna düşen seanslar / tüm destekli seanslar
Veli faturasının ay sonundan sonra 7 gün içinde ödenme oranı
%70 ve üzeri
Fatura kesim tarihinden 7 gün içinde ödenen veli faturaları / kesilen veli faturaları
Mutabakat süresi
1 saatin altı
Hakediş kapanış ekranının açılmasından kapanışa kadar geçen süre
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Destekli ve özel seans tiplerini ayrı hizmet satırlarıyla tanımlayın. Öğrenci kayıtlarına aylık destek hakkını ve fark ücreti kuralını yazın.
Seans tipleri finans kaynağı taşıyor, öğrenci kayıtları kural içeriyor
2. hafta
Yeni randevuları doğru tiple açın. Mevcut ayın randevularını tiplerine göre yeniden etiketleyin.
Ayın tüm randevuları doğru finans kaynağında
3. hafta
Karar bekleyen seans listesini ve veli portalindeki tahmini tutar kartını devreye alın. Fark ücreti belgesini velilere imzalatın.
Karar listesi çalışıyor, veliler tahmini tutarı görüyor
4. hafta
İlk otomatik veli fatura taslaklarını kesin. Hakediş kapanışını kesişim denetimiyle yapın ve mutabakat raporunu arşivleyin.
İlk mutabakat sistemle tamamlandı, çift sayım sıfır
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Grup seansında destekli ve özel öğrenci birlikte olabilir mi?
Evet. Grup seansı tek randevudur ama katılımcı bazında finans kaynağı ayrı işlenir: destekli katılımcı hakediş listesine, özel katılımcı veli faturasına gider. Yoklama katılımcı bazında alınır ve doğrulama da katılımcı bazındadır. Böylece aynı grupta iki kaynak çakışmadan yönetilir. Mutabakat raporu grup seansını katılımcı satırlarına açar ve toplamları branş bazında verir.
Veli özel seansları peşin paketle ödemek isterse?
Özel seanslar için seans paketi satılır ve her özel seans kapanışında paketten düşer. Aylık veli faturası yalnızca paket dışı seansları ve fark ücretini içerir. Paket sayacı velinin portalinde görünür. Destekli seanslar pakete hiç dokunmaz. Paket kapsamı yalnızca özel tipteki seans tipiyle sınırlandırılır. Paket bitişinde veliye bilgi gider ve yeni paket teklifi bağlanır.
MEB tarifesi değiştiğinde ne yapılmalı?
Destekli seans tipine bağlı hizmet satırının fiyatı yürürlük tarihiyle güncellenir. Önceki seanslar eski tarifeyle kalır, yeni seanslar yeni tarifeyle hakedişe girer. Fark ücreti kuralı tarifeden bağımsızsa değişmez. Tarifeye bağlı yüzdeyse dönem başında yeniden hesaplanır ve veliye bildirilir. Değişiklik geçmişi hizmet kaydında saklanır ve mutabakat raporu tarife dönemlerini ayrı gösterir.
Muhasebe rolü bu ekranlarda ne görür?
Muhasebe rolü veli faturalarını, ödemeleri, hakediş mutabakat raporunu ve karar bekleyen seans listesini görür. Klinik notları ve seans içeriğini görmez. Karar bekleyen seans için karar yetkisi yöneticidedir. Muhasebe yalnızca finans sonucunu işler. Hakediş kapanışı yönetici ve muhasebenin ikili onayını ister. Onay kaydı denetim izinde saklanır ve dosya ekinde yer alır.
Çok branşlı rehabilitasyon merkezinde aynı düzen geçerli mi?
Evet. MEB destekli hizmet veren tüm branşlarda seans tipi, doğrulama ve mutabakat mantığı aynıdır. Branşa göre değişen yalnızca seans tipi adları ve tarifedir. Çok branşlı merkezde her branşın destekli ve özel tipi ayrı tanımlanır. Mutabakat raporu branş kırılımı verir. Branşlar arası öğrenci devri olduğunda finans kaynağı öğrenciyle birlikte taşınır ve geçmiş seanslar eski branşta kalır.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
