Muayene bitiyor, hasta çıkarken “kartım yanımda değil, yarın uğrarım” diyor ve sekreter bunu bir kâğıda not ediyor. O kâğıt bir hafta sonra hâlâ masada duruyor. Hasta uğramamış, kimse hatırlatmamış, tutar gelir tablosuna hiç girmemiş. Küçük görünen bu an, muayenehanelerdeki açık bakiyenin en yaygın doğuş biçimi. Portalden ödeme almak, tahsilatı kliniğin fiziksel masasına bağlı olmaktan çıkarır. Hasta ödemesini kendi zamanında, kendi cihazından tamamlar ve kayıt aynı anda kliniğe düşer.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Tahsilat sorunları gelir tablosunda toplu bir eksik olarak görünür. Ancak kaynağı gün içindeki küçük anlardır. Kliniğin bir ay boyunca kaç kez “sonra öderim” cümlesini duyduğunu sayması, sorunun büyüklüğünü tahminden çıkarıp ölçüye çevirir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Ödeme talebini randevunun üzerinden gönderin, makbuz ya da fatura aynı kayıttan çıksın. Hasta klinikten çıkınca ödeme yolu kapanmasın.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Tahsilatın gecikmesinin ortak nedeni, ödeme anının kliniğin fiziksel alanına ve mesai saatine bağlı olması. Ödeme, mekâna bağlı kalmayıp bir işleme bağlı olarak tanımlanmadığı sürece, hastanın klinikten çıkması tahsilatın da bitmesi anlamına gelir.
- 01
Ödeme mekâna bağlı
Kliniklerin çoğunda tahsilat noktası tek: karşılama masasındaki cihaz. Hasta oradan ayrıldığı anda ödeme kanalı da kapanır. Oysa hizmet bittiğinde borç doğmuştur ve bu borcun ödenebileceği bir yol her zaman açık olmalıdır. Kanal mekâna bağlı kaldığı sürece hasta iyi niyetli olsa bile ödeme, ancak bir sonraki fiziksel ziyarette mümkün olur.
- 02
Fiyat bilgisi randevudan sonra geliyor
Hizmetlerin ücreti tanımlı bir listede tutulmadığında, tutar hasta çıkarken hesaplanır. Bu geç bilgilendirme iki sonuç üretir: hasta hazırlıksız yakalanır ve ödeme ertelenir. Ayrıca aynı hizmet için farklı hastalardan farklı tutarlar istenmesi riski doğar. Fiyatın önceden bilinmesi, tahsilat oranını doğrudan yükselten en basit değişikliktir.
- 03
Tahsilat ile belge iki ayrı iş gibi yürüyor
Ödeme alınır, makbuz ya da fatura ise ay sonunda toplu olarak düzenlenir. Bu ayrım, iki kayıt kümesi arasında sürekli bir eşleştirme işi doğurur ve hatalar genellikle burada oluşur. Tahsilatın belgeyle aynı kayıttan üretilmemesi, muhasebe tarafında her ay tekrar eden ve kimsenin sevmediği bir mutabakat yükü yaratır.
Bu sorunun size bedeli
Her 100 TL’den 3-8’i
En azÜst sınıra kadar
Aylık cironun klinikte tahsil edilemeyip takip edilmeyen kısmı.
Yılda 60-120 saat
Günde 15-30 dakika. Bu, yaklaşık 8-15 tam iş günü eder.
Her kare 1 iş günü (en az)Üst sınıra kadar
Nakit, kart ve havale kayıtlarının elle eşleştirilmesi.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Yılda 48-96 saat
Haftada 1-2 saat. Bu, yaklaşık 6-12 tam iş günü eder.
Her kare 1 iş günü (en az)Üst sınıra kadar
Açık bakiyeler için yapılan arama ve mesaj takibi.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
- Tahsil edilemeyen uzaktan hizmet
- Bu hizmetlerin dörtte biri
- Fiziksel temas olmadan verilen değerlendirme ve rapor işleri.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Portalden ödeme almak bir sanal pos açmakla başlamaz. Hizmetin fiyatını, ödeme anını ve belgesini tanımlamakla başlar. Aşağıdaki altı adım tahsilatı masadan alıp bir işleme bağlar. Sonuçta klinik, hastanın nerede olduğundan bağımsız olarak tahsil edebilir hâle gelir.
- 1Adım 1 / 6Kurulumda bir kez, 6 ayda bir güncelleme
Hizmet ve fiyat listesini tek yerde tanımlayın
Muayeneden online değerlendirmeye kadar her hizmetin süresini ve ücretini listeleyin.
Tahsilatın önündeki ilk engel çoğu zaman tanımsızlıktır. Kliniğin verdiği her hizmetin adı, süresi ve ücreti tek bir listede tutulmalı. Muayene, kontrol, rapor hazırlığı ve online değerlendirme dâhil. Liste tanımlandığında randevu alınırken tutar da belli olur ve hasta ödemeye hazırlıklı gelir.
- Verdiğiniz tüm hizmetleri ad, süre ve ücretle birlikte tek listede toplayın
- Paket hizmetlerde toplam tutarı ve seans başına payı ayrı ayrı tanımlayın
- Fiyat değişikliğinde mevcut randevuların hangi tutardan işleneceğini yazın
Ayrıntısını okuyun
Paket hizmetleri de aynı listede tanımlayın. Birden fazla seansı kapsayan hizmetlerde toplam tutarın ve seans başına düşen payın kayıtlı olması, hem hastaya net bir açıklama yapmayı hem de yarıda bırakılan paketlerde iade hesabını tartışmasız yapmayı sağlar. Fiyat güncellemelerinde eski tarihli randevuların hangi tutardan işleneceğini de baştan belirleyin. Bu karar verilmediğinde her zam döneminde sekreter ile hasta arasında gereksiz bir tartışma doğar.
PratiVia’da: PratiVia hizmet ve paket tanımları tahsilat akışının temelidir. Randevu bu tanıma bağlandığı için tutar, randevu oluşturulduğu anda kayda girer.
Finans ve e-belge - 2Adım 2 / 6Kurulumda bir kez, 3 ayda bir gözden geçirme
Hangi işlemde ön ödeme isteneceğine karar verin
Ön ödemeyi dört randevu türüyle sınırlayın, iade koşulunu yanına yazın.
Her hizmete ön ödeme koymak gereksizdir ve hastayı yorar. Ön ödeme, kliniği en çok kaybettiren randevu türlerine uygulanmalıdır: uzun süre ayrılan işlemler, hazırlık gerektiren hizmetler, online görüşmeler ve daha önce haber vermeden gelmemiş hastaların randevuları. Bu dört başlık dışında peşin talep etmek çoğu muayenehane için gereksiz bir sürtünme yaratır.
- Ön ödeme istenecek hizmet türlerini en fazla dört başlıkla sınırlayın
- İade koşulunu ön ödeme talebiyle aynı ekranda gösterin
- Ön ödemeli randevuların gelmeme oranını üç ayda bir karşılaştırın
Ayrıntısını okuyun
Kararın yanına iade koşulunu da yazın. Zamanında iptal edilen randevuda ön ödemenin iade edileceği açıkça belirtilmediğinde hasta ödemeyi bir risk olarak görür ve randevudan vazgeçer. Ön ödeme bir güvence aracıdır. Ceza aracına dönüştüğü anda randevu sayısını azaltır ve kliniğe kazandırdığından fazlasını kaybettirir.
PratiVia’da: PratiVia randevuya bağlı tahsilatı destekler. Ön ödeme alınan randevu iptal edildiğinde iade aynı kayıt üzerinden işlenir ve gelir raporuna doğru yansır.
- 3Adım 3 / 6Her tahsilatta
Ödeme bağlantısını randevuya ve belgeye bağlayın
Ödeme bağlantısını randevudan üretin, kart bilgisini hiçbir zaman telefonla almayın.
Hastaya gönderilen çıplak bir hesap numarası, tahsilatın en zayıf biçimidir: kim, hangi randevu için ne kadar yatırdı belli olmaz ve eşleştirmeyi sekreter yapar. Bunun yerine ödeme talebi doğrudan randevunun üzerinden üretilmelidir. Hasta bağlantıya tıklar, tutarı ve hangi hizmet için olduğunu görür, kartıyla öder. Kayıt aynı anda o randevunun altına düşer.
- Ödeme talebini her zaman ilgili randevu üzerinden oluşturun
- Kart bilgisini telefonla almayın. Ödeme hastanın kendi cihazından yapılsın
- Ödeme mesajında tanı ve işlem adı yerine genel hizmet adını kullanın
Ayrıntısını okuyun
Güvenlik tarafında iki kural değişmez. Birincisi, kart bilgisi hiçbir koşulda telefonla alınıp klinik personeli tarafından girilmez. Ödeme her zaman hastanın kendi cihazından, 3D Secure doğrulamasıyla yapılır. İkincisi, ödeme talebi mesajı hizmetin tıbbi içeriğini yazmaz. “Muayene ücreti” yeterlidir, tanı ya da işlem adı bu mesajda yer almaz.
PratiVia’da: PratiVia portalinde ödeme, iyzico üzerinden 3D Secure ile alınır. Kart verisi klinikte tutulmaz, tahsilat kaydı doğrudan ilgili randevu ve danışan dosyasına işlenir.
Portal ve mesajlar - 4Adım 4 / 6Her tahsilatta
Belgeyi tahsilatın devamı yapın
Ödeme tamamlanınca makbuz ya da fatura aynı kayıttan hazırlansın.
Tahsilat ile belge aynı kayıttan üretilmediğinde, ay sonunda kimin neyi ödediğini yeniden eşleştirmek gerekir. Doğru kurgu, ödeme tamamlandığında serbest meslek makbuzunun veya faturanın aynı kayıttan hazırlanmasıdır. Böylece hem hasta belgesini gecikmeden alır hem de muhasebe tarafında ikinci bir veri girişi ortadan kalkar.
- Belgeyi ödemenin hemen ardından aynı kayıttan üretecek şekilde kurgulayın
- Stopaj ve KDV oranlarını hizmet tanımının içine yerleştirin
- Belgenin hastaya hangi kanaldan iletileceğini tek bir yöntemle sabitleyin
Ayrıntısını okuyun
Stopaj ve KDV hesabının hizmet tanımına bağlı olması da önemlidir. Her belge için oranın elle seçilmesi, yoğun bir günde hata üreten adımdır. Hizmet listesi kurulurken vergi tarafı da tanımlandığında belge doğru üretilir ve düzeltme işi doğmaz. Bu, küçük bir kurulum ayrıntısı gibi görünür ama yıl boyunca en çok zaman kazandıran kararlardan biridir.
PratiVia’da: PratiVia e-SMM ve e-Fatura hazırlığını GİB entegratörü üzerinden yürütür. Belge, tahsilatın yapıldığı kayıttan üretildiği için ayrıca veri girişi gerekmez.
Finans ve e-belge - 5Adım 5 / 6Kurulumda bir kez, yılda bir gözden geçirme
İade ve kısmi iade kuralını önceden yazın
Zamanında iptalde ve verilmeyen hizmette tam iadeyi yazılı kural yapın.
Online tahsilatın kliniğe itibar riski olarak döndüğü tek nokta iadedir. Hangi durumda tam iade, hangi durumda kısmi iade yapılacağı ve iadenin ne kadar sürede sonuçlanacağı önceden yazılmadığında, her vaka ayrı bir tartışma konusu olur. Bu tartışmayı da genellikle en yoğun anda sekreter yürütmek zorunda kalır.
- Tam iade, kısmi iade ve iade edilmeyecek durumları üç satırla tanımlayın
- İade süresini gün olarak belirtin ve ödeme ekranında gösterin
- Paket hizmetlerde iade hesabının nasıl yapılacağını ayrıca yazın
Ayrıntısını okuyun
Kuralı üç satırla yazabilirsiniz: zamanında iptalde tam iade, geç iptalde politikada belirtilen kısım, verilmemiş hizmette her koşulda tam iade. Yarıda bırakılan paketlerde ise kullanılan seans sayısı üzerinden hesap yapılacağını belirtin. Kuralın hastaya ödeme anında gösterilmesi, sonradan çıkacak anlaşmazlıkların büyük bölümünü baştan önler ve sekreteri kliniğin politikasını savunma yükünden kurtarır.
PratiVia’da: PratiVia tahsilat kaydından iade işlemini destekler. İade edilen tutar gelir raporundan düşülür ve hangi kullanıcının işlemi yaptığı denetim kaydında kalır.
Finans ve e-belge - 6Adım 6 / 6Her gün, kapanışta
Günlük mutabakatı beş dakikaya indirin
Gün sonunda nakdi sayın, farkı aynı gün bulun.
Portalden gelen ödemeler kayıtla birlikte doğduğu için mutabakat işi belirgin biçimde küçülür. Ancak nakit ve klinikte yapılan kart ödemeleri devam ettiği sürece günlük kapanış hâlâ gereklidir. Kapanışı bir alışkanlığa bağlayın: gün sonunda tahsilat listesi açılır, nakit sayımı girilir, fark varsa aynı gün içinde bulunur.
- Gün sonunda tahsilat listesi ile nakit sayımını karşılaştırın
- Farkı aynı gün içinde bulun, ertesi güne devretmeyin
- Kapanışı belirli bir kişinin sorumluluğuna verin ve saatini sabitleyin
Ayrıntısını okuyun
Farkı ertesi güne bırakmayın. Bir gün geçtikten sonra hangi hastanın hangi ödemesinin eksik kaydedildiğini bulmak birkaç kat daha uzun sürer, çünkü kimse o anı hatırlamaz. Beş dakikalık günlük kapanış, ay sonunda saatlerce süren bir arama işini ortadan kaldıran en yüksek getirili rutinlerden biridir. Kapanışın kimin işi olduğu belirsiz kaldığında ise rutin ilk yoğun haftada atlanır ve fark yeniden birikmeye başlar.
PratiVia’da: PratiVia gelir ve tahsilat raporları gün, hizmet ve ödeme yöntemi kırılımında izlenir. Portalden gelen tahsilatlar kayda otomatik düştüğü için kapanış listesi eksiksiz gelir.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Online ödeme, çoğu klinik yazılımında bağımsız bir tahsilat aracı olarak durur. Klinik ödemeyi randevuyla ve belgeyle kendisi eşleştirir. PratiVia tahsilatı hizmet tanımının doğal sonucu olarak ele alır ve zinciri baştan sona bağlar.
Tahsilat hizmetin devamıdır
Ödeme, hizmet tanımından doğar ve ilgili randevuya bağlanır. Hangi hastanın hangi işlem için ne ödediği tek ekranda görülür. Gün sonunda eşleştirme yapmak ya da ayrı bir tahsilat defteri tutmak gerekmez.
Finans ve e-belgeKart verisi klinikte tutulmaz
Ödeme iyzico altyapısı üzerinden 3D Secure doğrulamasıyla alınır. Kliniğin kart numarası görmesi ya da saklaması gerekmez. Bu hem güvenlik yükünü hem de personelin taşıdığı sorumluluğu ortadan kaldırır.
Finans ve e-belgeBelge ayrı bir işe dönüşmez
e-SMM ve e-Fatura hazırlığı tahsilatın yapıldığı kayıttan yürür. Ay sonunda muhasebe için ayrı bir liste çıkarma ve tutar eşleştirme adımı ortadan kalkar. Belge, ödemenin doğal devamı olarak üretilir.
Finans ve e-belgeKim tahsil etti, kim iade etti
Tahsilat ve iade işlemleri kullanıcı bazında denetim kaydına yazılır. Birden fazla kişinin kasaya dokunduğu kliniklerde bu, sorumluluğu netleştirir ve gün sonundaki farkın kaynağını tartışmadan gösterir.
Ekip ve roller
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Portalden ödemenin işe yaradığını hissetmek yetmez. Aşağıdaki dört gösterge bunu somut biçimde ortaya koyar. Ölçümü uygulamadan önceki ay ile üçüncü ay arasında karşılaştırın ve aradaki farkı ekiple birlikte konuşun.
Aya devreden açık bakiye
İlk 3 ayda belirgin azalma
Ay sonunda tahsil edilmemiş tutarı toplayın ve önceki aylarla karşılaştırın.
Portalden yapılan tahsilat oranı
İlk 6 ayda %30 ve üzeri
Portalden gelen tahsilat tutarı / toplam tahsilat. Gelir raporundan izlenir.
Kasa kapanışına giden süre
Günde 5 dakikanın altı
Kapanış işlemine ayrılan süreyi bir hafta boyunca ölçüp ortalamasını alın.
Ödeme sonrası belge üretim süresi
Aynı gün içinde
Tahsilat anı ile belgenin düzenlendiği an arasındaki farkın ortalaması.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Hizmet ve fiyat listesini tanımlayın. Paket tutarlarını ve vergi oranlarını yazın.
Tutar artık randevu alınırken biliniyor, çıkışta hesaplanmıyor.
2. hafta
Ön ödeme istenecek hizmetleri belirleyin ve iade koşulunu aynı metne ekleyin.
Kliniğe en çok kayıp yaşatan randevular güvenceye alındı.
3. hafta
Portalden ödeme akışını açın, ödeme taleplerini randevu üzerinden üretmeye başlayın.
Tahsilat kliniğin masasından bağımsız hâle geldi.
4. hafta
Belge üretimini tahsilata bağlayın ve günlük kapanış rutinini başlatın.
Ödeme, belge ve kasa tek zincirde yürüyor. Ay sonu eşleştirmesi kalktı.
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Portalden ödeme almak için ayrı bir sanal pos başvurusu gerekir mi?
Ödeme altyapısı iyzico üzerinden çalıştığı için kliniğin kendi adına bir üye iş yeri tanımı yapması gerekir. Bu, bankayla ayrı ayrı sanal pos anlaşması kurmaktan daha basit bir süreçtir. Başvuru tamamlandıktan sonra ödeme akışı klinik tarafında ek bir teknik kurulum istemez. Komisyon oranları ve hesaba geçiş süreleri sağlayıcıyla yapılan anlaşmaya bağlıdır ve kliniğin fiyat politikasını belirlerken göz önünde bulundurması gereken kalemlerdir.
Ön ödeme istemek hasta sayımı azaltır mı?
Doğru uygulandığında azaltmaz. Belirleyici olan iki şey vardır: ön ödemenin hangi hizmetlerle sınırlı olduğu ve iade koşulunun açıkça yazılıp yazılmadığı. Tüm hizmetlere peşin talep eden bir klinik randevu kaybeder. Yalnızca uzun süreli ve hazırlık gerektiren işlemlerde ön ödeme isteyen ve zamanında iptalde iade edeceğini söyleyen bir klinik ise gelmeme oranını düşürürken randevu sayısını korur.
Nakit ödemeyi tamamen bırakmalı mıyım?
Hayır. Amaç, tahsilatın kliniğe bağımlı kalmasını önlemek. Nakit alan hastalarınız olmaya devam edecektir ve bunun kaydı da aynı sistemde tutulur. Kritik olan, her ödemenin yöntemi ne olursa olsun ilgili randevuya bağlanmasıdır. Bu sağlandığında gün sonu kapanışında nakit ile kayıt arasındaki fark hızlıca bulunur ve mutabakat işi birkaç dakikaya iner.
Hasta ödediğini nasıl belgeleyecek?
Ödeme tamamlandığında hastanın portalinde tahsilat kaydı görünür. Ayrıca serbest meslek makbuzu veya fatura aynı kayıttan düzenlenip iletilir. Bu, kâğıt makbuzun kaybolması durumunda hastanın kliniği aramasını ortadan kaldırır. Sigorta ya da işveren geri ödemesi için belge isteyen hastalar da belgeye kendileri ulaşabildiği için sekreterin yeniden çıktı hazırlaması gerekmez.
Online görüşme ücretini önceden almak zorunlu mu?
Zorunlu değil ama uygulamada en sağlıklı düzen budur. Hasta klinikte fiziksel olarak bulunmadığı için görüşme sonrası tahsilat, en zayıf halkadır. Ücretin randevu onayıyla birlikte alınması hem gelmeme oranını düşürür hem de görüşmeyi resmi bir hizmet hâline getirir. İptal edilmesi durumunda iade edileceğini randevu ekranında belirtmek, hastanın ön ödemeyi risk olarak görmesini engeller.
Taksitli ödeme sunabilir miyim?
Taksit imkânı ödeme sağlayıcısıyla yapılan anlaşmaya ve karta bağlı olarak değişir. Klinik yazılımı bunu tek başına belirlemez. Paket hizmet satan kliniklerde taksit, tahsilat oranını yükselten etkili bir araçtır. Ancak paketin yarıda bırakılması durumunda kalan taksitlerin ve iadenin nasıl işleyeceğini önceden yazmak şarttır. Bu yazılmadığında paket satışı ileride tahsilat sorunu doğurur.
Son güncelleme: 28 Temmuz 2026.
