Bir güzellik merkezinde uygulama biter, müşteri kapıdan çıkarken sözlü olarak “güneşe çıkmayın, iki gün duş almayın” denir. Talimat bazen WhatsApp’tan da atılır. Kalan seans sayısı resepsiyondaki deftere yazılır ve müşteri bir sonraki gelişinde “benim beş seansım vardı” der, defter dört gösterir. Ödeme ise paketin peşin alındığı günün makbuzuna dayanır ve kimse tam olarak hatırlamaz. Bu üç belirsizlik günde onlarca telefonu ve zaman zaman kaybedilen müşteriyi üretir. Bu pratik, kurumun zaten sahip olduğu müşteri portalını bu üç iş için kurar: uygulama kapanınca bakım talimatı portalde ve mesajda görünür, seans sayacı her kapanışta güncellenir ve müşteri kendi ilerlemesini görür, ödeme ve kalan bakiye aynı ekranda durur. Portal, müşteri deneyimini güven veren hâle getirir ve resepsiyonun telefon yükünü belirgin biçimde azaltır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Sorun resepsiyon telefonunda görünür: aynı sorular her gün, aynı müşterilerden. Uygulayıcı için ise sorun uygulama sonrasında yaşanan yanlış bakımdır. Talimat verilmiş ama okunmamıştır. Belirtiler uygulamanın bittiği dakikada başlar ve günlerce sürer.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Bakım talimatı, kalan seans ve ödeme bilgisi portalde tek yerde dursun. Müşteri bunları öğrenmek için resepsiyonu aramak zorunda kalmasın.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Bu sektörde portal çoğunlukla yalnızca randevu almak için açılır. Oysa müşterinin gerçek ihtiyacı uygulama sonrasındadır. Üç kök neden portalın eksik kurulmasından kaynaklanır ve üçü de kurumun kendi tanımlarıyla, ek personel gerektirmeden çözülür.
- 01
Bakım talimatı hizmete bağlı değil
Talimat uygulayıcının hafızasında ya da serbest bir mesaj şablonunda duruyor. Talimat hizmet tanımına bağlandığında uygulama kapanır kapanmaz doğru metin doğru müşteriye gider. Hafızaya ve WhatsApp’a gerek kalmaz. Lazer, cilt bakımı ve kalıcı makyaj farklı talimat ister. Hizmet bunu zaten bilir.
- 02
Seans sayacı müşteriyle paylaşılmıyor
Paket sayacı kurum tarafında tutulsa bile müşteri görmediği sürece hafızasına güvenir. Sayacın portalde durması tartışmayı bitirir, çünkü iki taraf aynı sayıya bakar ve her düşüm tarih ve uygulayıcıyla kayıtlıdır.
- 03
Ödeme, seans ve fotoğraf ayrı yerlerde
Ödeme resepsiyonun kasasında, seans defterde, fotoğraf telefonda olduğunda müşteri her biri için ayrı soru sorar. Portal bu üçünü aynı müşteri kaydına bağlar. Müşteri tek yere bakar ve kurum tek kaynaktan cevap verir.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 1.200-3.600 arama
Günde 5-15 arama birikince.
Her simge yaklaşık 250 aramaÜst sınıra kadar
Uygulama sonrası bakım, duş, güneş ve ürün kullanımı soruları için gelen aramalar.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Yılda 96-240 anlaşmazlık
Haftada 2-5 anlaşmazlık birikince.
Her simge yaklaşık 25 anlaşmazlıkÜst sınıra kadar
Defter ile müşteri hafızasının uyuşmadığı ve resepsiyonda çözülmeye çalışılan durumlar.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 10 paket görüşmesinden 3’ü
En az
Karşılaştırma fotoğrafı sunulamadığı için ertelenen ya da kaçan yeniden satış.
- Yanlış bakım kaynaklı şikâyet
- Ayda 1-3 müşteri
- Talimatı okumadığı için istenmeyen sonuç yaşayan ve merkezi sorumlu tutan müşteriler.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, yeni bir kanal açmadan var olan portalı müşterinin gerçekten ihtiyaç duyduğu üç bilgiyle doldurmaktır. Talimat hizmete bağlanır, sayaç portale açılır, ödeme aynı ekrana taşınır ve fotoğraf rızayla paylaşılır. Adımlar tek bir hizmetle başlayıp tüm kataloğa yayılır.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez, hizmet başına
Bakım talimatını hizmete bağlayın
Her hizmete kısa bakım talimatı bağlayın, kapanışta portale düşsün ve mesaj gitsin.
Her uygulama hizmeti için kısa bir bakım talimatı yazılır: ilk 24 saat, ilk hafta, kaçınılacaklar, ne zaman aranmalı. Talimat hizmet tanımına bağlanır. Randevu “geldi” olarak kapandığında müşterinin portalinde “bakım talimatınız” kartı belirir ve tercih ettiği kanaldan kısa bir mesaj gider: “Bugünkü uygulamanızın bakım talimatı portalinizde.”
- Her uygulama hizmeti için maddeler hâlinde bakım talimatı yazın
- Talimatı hizmet tanımına bağlayın. Kapanışta portal ve mesajla otomatik gitsin
- Aynı gün birden fazla uygulamada talimatları tek kartta birleştirin
Ayrıntısını okuyun
Talimat metni, müşterinin kolayca anlayacağı gündelik bir dille yazılır. Maddeler kısa, yasaklar açıktır. Aynı gün birden fazla uygulama yapıldığında talimatlar tek kartta birleşir ve çelişen maddeler (biri duş serbest, diğeri yasak) uygulayıcı ekranında uyarı verir. Talimatın okunduğu bilgisi karta düşer. Okunmadıysa ertesi gün hatırlatma gider. Böylece talimat verildi mi sorusu kayıtla cevaplanır.
PratiVia’da: PratiVia’da hizmet tanımına bağlı bakım talimatı randevu kapanışında müşteri portalinde kart olarak açılır ve bildirim gönderilir. Okunma durumu randevu detayında görünür.
Portal ve mesajlar - 2Adım 2 / 5Paket satışında bir kez. Her kapanışta güncellenir
Kalan seans sayacını portale açın
Paket kartında kalan seansı, düşüm tarihini ve uygulayıcıyı gösterin.
Paket satıldığında müşterinin portalinde paket kartı oluşur: toplam seans, kullanılan seans, kalan seans, geçerlilik tarihi. Her uygulama kapanışında sayaç düşer ve kart “bugün 1 seans kullanıldı” satırıyla güncellenir. Düşümün tarihi ve uygulayıcısı satırda yazar. Müşteri gelmeden önce kaç seansı kaldığını bilir.
- Paket kartını portalde açın: toplam, kullanılan, kalan, geçerlilik
- Her düşümü tarih ve uygulayıcıyla satır olarak gösterin
- Kalan iki seansta “paket bitiyor” bilgisini ve yeni paket teklifini bağlayın
Ayrıntısını okuyun
Bu şeffaflık tartışmayı yalnızca bitirmez, yeniden satışı da kolaylaştırır: kalan iki seansa düşen müşteriye portal ve mesajla “paketiniz bitiyor” bilgisi gider ve yeni paket teklifi bağlanır. Gelmeme ve geç iptalde düşüm kuralı paket kartında yazılıdır. Müşteri kuralı satın alırken görmüştür ve portal onu hatırlatır. Resepsiyon defteri ise tamamen ortadan kalkar.
PratiVia’da: PratiVia’da seans paketi müşteri portalinde sayaç ve düşüm geçmişiyle görünür. Kalan hak eşiğe düştüğünde otomatik bilgilendirme ve teklif bağlantısı gider.
Finans ve e-belge - 3Adım 3 / 5Kurulumda bir kez
Ödeme, bakiye ve dekontu aynı ekrana taşıyın
Ödemeleri, açık bakiyeyi, taksiti ve dekontu tek listede müşteriye açın.
Portalın Ödemeler sayfası paket faturasını, yapılan ödemeleri, kalan bakiyeyi ve varsa taksit planını tek listede gösterir. Müşteri dekontunu kendisi indirir. Resepsiyona “ne kadar ödedim” sorusu gelmez. Kayıtlı kart ve otomatik tahsilat onamı verilmişse taksit çekimleri müşteriye önceden bildirilir.
- Portal Ödemeler sayfasını açın: fatura, ödeme, bakiye, taksit planı
- Ödeme bağlantısını randevu öncesi ya da sonrası otomatik gönderin
- Kart komisyonunu fiyata dahil edin. Ayrı kalem yazmayın
Ayrıntısını okuyun
Ödeme bağlantısı portalden ya da mesajla gönderilir. Müşteri uygulamadan önce ya da sonra öder, resepsiyondaki kasa işlemi azalır. Kart komisyonu ayrı kalem olarak yansıtılamaz. Bu, sektörde sık yapılan bir hatadır ve sistem engeller. Ödeme ekranındaki açık bakiye, seans kartındaki kalan sayaçla aynı kaynaktan geldiği için ikisi asla çelişmez. Müşteri için bu, tek ekranda tam bir hesap özeti demektir.
PratiVia’da: PratiVia müşteri portalinde faturalar, ödemeler, açık bakiye ve dekont tek sayfada durur. Ödeme bağlantısı ve kayıtlı kartla tahsilat aynı kaynaktan işler.
Finans ve e-belge - 4Adım 4 / 5Rıza alındığında, her uygulamada fotoğraf
Fotoğraf karşılaştırmasını rızayla portale açın
Klinik kayıt rızası varsa ilk ve son fotoğrafı portalde yan yana gösterin.
Klinik fotoğraf rızası olan müşteride her uygulama öncesi standart pozla fotoğraf çekilir ve galeriye düşer. Portalde “ilerlemem” kartı ilk ve son fotoğrafı yan yana ya da kaydırmalı gösterir. Müşteri farkı kendi gözüyle görür. Uygulayıcının “çok iyi gidiyor” cümlesi kanıtla desteklenir.
- Klinik fotoğraf rızası alın. Tanıtım rızasını ayrı tutun
- Her uygulamada standart pozla fotoğraf çekip galeriye düşürün
- Portalde ilerleme kartını açın. Paket bitiş bilgisiyle birlikte gösterin
Ayrıntısını okuyun
Fotoğraf yalnızca “klinik kayıt” rızasıyla portalde gösterilir. Tanıtımda kullanım ayrı bir rızadır ve portal bunu karıştırmaz. Müşteri fotoğrafını indirebilir. İndirme kayda geçer. Bu kart yeniden satışın en güçlü aracıdır ve paket bitiş bilgisiyle aynı anda gösterildiğinde yeni paket kararını hızlandırır. Fotoğraf çekimi kabin akışına dakikalar eklemez. Standart poz anahtarı işi hızlandırır.
PratiVia’da: PratiVia klinik fotoğraf modülü rıza kapsamında müşteri portalinde önce/sonra karşılaştırması sunar. İndirme denetim izine yazılır ve tanıtım rızası ayrı işaretlenir.
Danışan yönetimi - 5Adım 5 / 5Aylık
Portal kullanımını ölçün ve telefonu azaltın
Her ay talimat okunma, portal ödemesi ve resepsiyona gelen bakım sorusunu sayın.
Portalın işe yaradığı üç sayıdan anlaşılır: talimat okunma oranı, portalden yapılan ödeme oranı ve resepsiyona gelen bakım sorusu sayısı. İlk ikisi sistemden, üçüncüsü resepsiyonun bir haftalık basit sayımından gelir. Talimat okunmuyorsa mesaj metni ya da kanal yanlıştır. Ödeme portalden yapılmıyorsa bağlantı zamanlaması gözden geçirilir.
- Talimat okunma ve portalden ödeme oranını aylık raporlayın
- Resepsiyondaki bakım sorusu sayısını bir hafta sayın ve karşılaştırın
- Portal davetini ilk randevu oluşturulduğunda gönderin
Ayrıntısını okuyun
Aylık okuma sonunda talimat metinleri sadeleştirilir, en çok sorulan soru talimata eklenir ve portal daveti kabul akışına bağlanır. Portal davetini uygulama gününü beklemeden, ilk randevu oluşturulduğu anda göndermek kullanım oranını belirgin biçimde artırır. Müşteri ilk uygulamaya portalı tanıyarak gelir. Ölçüm alışkanlığı ilk aydan sonra ekipte yerleşir.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında portal kullanımı (talimat okunma, portal ödemesi, giriş sıklığı) müşteri bazında görünür. Portal daveti randevu oluşturma adımına bağlanabilir.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia müşteri portalını basit bir randevu alma ekranının ötesinde, uygulama sonrası ilişkinin merkezi olarak kurar: talimat hizmetten türer, sayaç kapanışla düşer, ödeme aynı kayda bağlıdır ve fotoğraf rızayla açılır.
Hizmete bağlı bakım talimatı
Talimat hizmet tanımında yaşar. Randevu kapanışında portal kartı ve bildirim otomatik gider, okunma durumu izlenir.
Portal ve mesajlarPortalde canlı paket sayacı
Toplam, kullanılan, kalan ve geçerlilik müşteri portalinde durur. Her düşüm tarih ve uygulayıcıyla listelenir, bitişe yaklaşınca teklif bağlanır.
Finans ve e-belgeTek kaynaktan ödeme ve bakiye
Fatura, ödeme, bakiye ve dekont portalde. Ödeme bağlantısı ve kayıtlı kartla tahsilat aynı kayda işler, komisyon ayrı kalem yazılamaz.
Finans ve e-belgeRızalı fotoğraf karşılaştırması
Klinik fotoğraf rızasıyla portalde önce/sonra kartı açılır. Tanıtım rızası ayrı tutulur ve indirme denetim izine yazılır.
Danışan yönetimi
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Portalın oturduğu resepsiyon telefonunun sessizleşmesinden ve müşterinin kalan seansını sormadan bilmesinden anlaşılır. Dört gösterge ilk ayın sonunda karar verdirir. İkinci ayda eğilim netleşir ve hedefler kuruma göre ayarlanır.
Bakım talimatı okunma oranı
%80 ve üzeri, 24 saat içinde
Kapanıştan sonraki 24 saatte portal kartı açılan uygulamalar / tüm uygulamalar
Portalden yapılan ödeme oranı
%50 ve üzeri
Portal ya da ödeme bağlantısıyla yapılan tahsilat / toplam tahsilat adedi
Resepsiyona gelen bakım sorusu
Haftada 5’in altı
Resepsiyonun bir haftalık basit sayımı. Kurulum öncesi değerle karşılaştırılır
Paket bitişinde yeniden satış oranı
%45 ve üzeri
Paketi biten müşterilerden 30 gün içinde yeni paket alanların payı
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
En çok yapılan üç hizmet için bakım talimatı yazın ve hizmete bağlayın. Portal daveti kuralını randevu oluşturma adımına alın.
Üç hizmette otomatik talimat gidiyor, yeni müşteriler portala davetli
2. hafta
Aktif paketleri portal kartına açın. Düşüm kuralını paket şablonunda yazılı hâle getirin.
Tüm aktif paketler müşteri portalinde sayaçla görünüyor
3. hafta
Ödemeler sayfasını ve ödeme bağlantısı zamanlamasını devreye alın. Klinik fotoğraf rızasını kabul akışına ekleyin.
Portalden ödeme başladı, fotoğraf rızalı müşterilerde ilerleme kartı açık
4. hafta
Kalan hizmetlerin talimatlarını tamamlayın. İlk aylık raporu okuyun ve resepsiyon telefon sayımını karşılaştırın.
Tüm katalog talimatlı, ilk ölçüm alındı
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Müşteri portala girmek istemiyorsa talimat nasıl gider?
Talimat mesajı bağlantı içerir ve bağlantı giriş istemez. Müşteri tek kullanımlık doğrulamayla talimatı okur. Portal hesabı olmayan müşteri de aynı yoldan talimatı görür. Okunma bilgisi yine kayda düşer. Portalı hiç kullanmak istemeyen müşteri için talimatın PDF kopyası kabulde yazdırılabilir. Sistem bunu da “teslim edildi” olarak işler.
Seans sayacı yanlış düştüyse müşteri portalde ne görür?
Düzeltme yönetici yetkisiyle yapılır ve portaldeki düşüm geçmişine “düzeltme” satırı olarak eklenir. Eski satır silinmez, üzeri çizili görünür. Müşteri neyin, ne zaman ve neden düzeltildiğini görür. Bu şeffaflık, düzeltmenin kendisinden daha güven vericidir. Gizlenen düzeltme portal kullanımını bitirir. Düzeltme yapan kişi ve gerekçe kurum tarafında denetim izinde ayrıca saklanır.
Lazer epilasyonda bölge bazlı paketler portalde nasıl görünür?
Her bölge ayrı paket kartı olabilir ya da tek paket kartında bölge satırları listelenebilir. Kurum şablonda seçer. Bölge bazlı sayaçta her uygulama hangi bölgeyi düşürdüğünü yazar. Bakım talimatı bölgeye göre değişiyorsa hizmet tanımı bölge bazlı açılır ve doğru talimat gider. Bölge tamamlandığında kart o bölgeyi “tamamlandı” olarak işaretler ve kalan bölgeleri öne çıkarır.
Portalda müşteri kendi randevusunu değiştirebilir mi?
Evet. İptal penceresi ve düşüm kuralı içinde randevusunu iptal edebilir ya da yeni tarih isteyebilir. Kabin ve cihaz kaynağı çakışması takvimde kontrol edildiği için müşteri yalnızca gerçekten boş saatleri görür. Uygulayıcı tercihi kurum açtıysa seçilebilir. Kapalıysa merkez atar. Değişiklik yapıldığında hem müşteri hem uygulayıcı bildirim alır ve talimat kartı yeni tarihe göre güncellenir.
Fotoğraf karşılaştırmasını müşteri sosyal medyada paylaşırsa sorumluluk kimde?
Müşterinin kendi fotoğrafını paylaşması kendi kararıdır. Kurumun sorumluluğu fotoğrafı yalnızca müşteriye göstermek ve tanıtımda kullanmamaktır. Kurum paylaşımı kendi hesabında yeniden yayınlamak isterse ayrı tanıtım rızası gerekir. İndirme kayıtlı olduğu için hangi fotoğrafın ne zaman indirildiği kurumca gösterilebilir. Kurumun politikası bu konuyu rıza metninde açıkça belirtmelidir.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
