Bir psikiyatristin takviminde sabah kırk beş dakikalık ilk muayene, öğleden sonra on beşer dakikalık üç ilaç kontrolü ve akşam elli dakikalık bir terapi seansı vardır. Faturada ise hepsi “muayene” yazar. Ücretler farklıdır ama kalem aynıdır. Ay sonunda hekim kaç terapi, kaç kontrol yaptığını bilmez. Hasta ise “geçen ay kontrol için gelmiştim, neden aynı ücret” diye sorar. İlk muayeneden sonraki belirli süre içindeki kontrolün ücretsiz ya da indirimli olması sözlü bir alışkanlıktır ve hasta hafızasına bırakılmıştır. e-SMM ise ay sonunda toplu kesilir ve hangi makbuzun hangi randevuya ait olduğu aranır. Bu pratik üç işi üç hizmet kalemi olarak tanımlar, kontrol muayenesi penceresini kurala bağlar, terapi seanslarında paket ve seri düzenini kurar ve e-SMM’yi randevu kapanışından türetir.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Belirtiler hasta sorularında ve ay sonu gelir tablosunda görünür. Hekim gün içinde farklı işler yaptığını bilir ama kayıt bunu göstermez. Muhasebeci tek kalemden oluşan bir listeyle çalışır. Farklılaşmayan kayıt, hem hastayı hem hekimi yanıltır.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
İlk muayene, ilaç kontrolü ve terapi seansı üç ayrı kalem olsun. Tip seçilince süre ve ücret gelir, makbuz da randevu kapanınca kalemden doğar.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Ücretlerin farklı olması doğaldır, sorun farklı işlerin aynı kayda yazılmasındadır. Kalem ayrışmadığında ne kural yazılabilir ne de gelir okunabilir. Üç kök neden bu tabloyu üretir ve üçü de katalog ve kural düzeyinde giderilir.
- 01
Hizmet kataloğu tek kalemden oluşuyor
“Muayene” tek hizmet olarak tanımlandığında süre, ücret ve içerik farkı elle yazılan tutara sıkışır. İlk muayene, ilaç kontrolü ve terapi seansı ayrı hizmet kalemleri olduğunda randevu tipi kalemi, kalem de ücreti ve e-SMM satırını belirler. Elle tutar yazmak ortadan kalkar.
- 02
Kontrol penceresi yalnızca hafızada duruyor
İlk muayeneden sonraki belirli süre içindeki kontrolün ücretsiz ya da indirimli olması meşru bir uygulamadır ama yazılı olmadığında hastaya göre değişir ve tartışma üretir. Kural sistemde tanımlandığında randevu açılırken kontrol penceresi içinde mi dışında mı olduğu belirlenir ve ücret otomatik olarak gelir.
- 03
e-SMM randevuya bağlı değil
Makbuz ay sonunda defterden kesildiğinde randevuyla bağı kopar. Eşleştirme elle yapılır. Randevu kapanışında kalemden türeyen makbuz taslağı hem eşleşmeyi otomatik sağlar hem de eksik ya da çift makbuzu imkânsız kılar.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 36-72 saat
Ayda 3-6 saat. Bu, yaklaşık 5-9 tam iş günü eder.
Her kare 1 iş günü (en az)Üst sınıra kadar
Toplu kesilen e-SMM’lerin randevularla elle eşleştirilmesi.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Yılda 96-190 hasta
Haftada 2-4 hasta birikince.
Her simge yaklaşık 10 hastaÜst sınıra kadar
Kontrol penceresi yazılı olmadığı için resepsiyonda çıkan ücret sorusu.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
- Elle yazılan tutar
- Randevuların %100’ü
- Kalem ayrımı olmadığı için her randevuda elle girilen ve hata riski taşıyan ücret.
- Okunamayan gelir kırılımı
- Planlama kararlarının tamamı
- Terapi ve kontrol gelirinin ayrışmaması nedeniyle veriye dayanmayan kapasite kararları.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, ücretleri değiştirmeden var olan farkları kayda taşımaktır: üç kalem tanımlanır, randevu tipi kalemi belirler, kontrol penceresi kurala bağlanır, terapi seansları seri ve paketle planlanır ve e-SMM kapanıştan türer. Adımlar katalogla başlar ve bir hafta içinde tamamlanır.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez
Üç hizmet kalemini ve üç randevu tipini tanımlayın
Üç kalemi süre, ücret ve stopaj kuralıyla tanımlayın, randevu tipleriyle eşleyin.
Hizmet kataloğuna üç kalem yazılır: ilk psikiyatrik muayene (45-60 dakika), ilaç kontrolü (15-20 dakika) ve psikoterapi seansı (50 dakika). Her kalemin KDV hariç ücreti ve stopaj/KDV kuralı ayrı tanımlanır. Serbest meslek erbabı için e-SMM hesabı bu kalemden türer. Randevu tipleri kalemlerle eşlenir: randevu açılırken tip seçilince süre ve ücret gelir, sekreter tutar yazmaz.
- İlk muayene, ilaç kontrolü ve terapi seansı kalemlerini ayrı ücret ve vergi kuralıyla tanımlayın
- Randevu tiplerini kalemlere eşleyin. Süre ve ücret otomatik gelsin
- Takvimde kontrolleri kısa bloklarda, terapileri uzun bloklarda gruplayın
Ayrıntısını okuyun
Üçlü ayrım, takvimi de düzeltir: kontrol randevuları kısa bloklarda gruplanır, terapi seansları uzun bloklarda korunur ve ilk muayeneler için gün içinde sabit bir yer ayrılır. Hasta portalinde randevu türü açıkça görünür. “Kontrol” ve “terapi” farklı adlarla listelenir ve hasta neyi ödediğini bilir. Çok hekimli merkezde her hekimin kalem ücreti farklı olabilir. Kalem hekim bazlı fiyat taşır.
PratiVia’da: PratiVia’da hizmet kalemi ücret ve vergi kuralını taşır. Seans tipi kaleme bağlanır, randevuda süre ve ücret otomatik dolar ve hekim bazlı fiyat desteklenir.
Randevu yönetimi - 2Adım 2 / 5Kurulumda bir kez. Her kontrol randevusunda uygulanır
Kontrol muayenesi penceresini kurala bağlayın
Ücretsiz ya da indirimli kontrolün gün sayısını yazın, sistem ilk muayene tarihine baksın.
Muayenehane kuralı yazılır: ilk muayeneden sonraki belirli gün sayısı (ör. 15 gün) içindeki ilk kontrol ücretsiz ya da indirimlidir. Sonraki kontroller tam ücretlidir. Kural hizmet kalemine bağlanır. Kontrol randevusu açılırken sistem son ilk muayene tarihine bakar ve pencere içindeyse ücreti kurala göre uygular, dışındaysa tam ücret yazar. Sekreter hekime sormaz.
- Kontrol penceresini gün ve ücret kuralıyla tanımlayın
- Kuralı ilk muayene sonunda hastaya yazılı bildirin. Portalde kontrol hakkını gösterin
- Pencere dışı kontrolde ekranın gerekçeyi göstermesini sağlayın
Ayrıntısını okuyun
Kural hastaya ilk muayene sonunda yazılı bildirilir ve portalde “kontrol hakkınız: 15 gün içinde ücretsiz” olarak görünür. Hasta kontrolü zamanında planlar ve tartışma yaşanmaz. Pencere dışında gelen hastada ekran neden tam ücret yazıldığını gösterir. Kural değişikliği yalnızca ileriye dönük uygulanır ve mevcut hastaların hakkı korunur. Kronik hastalarda düzenli kontrol için ayrı bir kalem ya da paket kuralı tanımlanabilir.
PratiVia’da: PratiVia’da kontrol muayenesi kuralı hizmet kalemine bağlanır. Randevu açılırken son muayene tarihine göre ücret otomatik uygulanır ve hasta portalinde kontrol hakkı görünür.
Finans ve e-belge - 3Adım 3 / 5Terapi başladığında
Terapi seanslarını seri ve paketle planlayın
Terapiyi seri ve paketle planlayın, paket yalnız terapi hakkından düşsün.
Psikoterapi düzenli ritimle işler. Terapi seansları tekrarlayan seri olarak açılır ve isteğe göre seans paketiyle satılır. Paket terapi kalemini kapsar, kontrol kalemini kapsamaz. Böylece paketteki hak yalnızca terapide düşer ve kontrol ayrı faturalanır. Hasta portalinde kalan terapi hakkı ve kontrol randevuları ayrı görünür.
- Terapi seanslarını tekrarlayan seri olarak açın. Paket kapsamını terapi kalemiyle sınırlayın
- Kalan terapi hakkını ve kontrol randevularını portalde ayrı gösterin
- Geç iptal kuralını terapi ve kontrol kalemlerinde ayrı tanımlayın
Ayrıntısını okuyun
Seri düzeni hem takvimi hem geliri öngörülebilir kılar: hekim önümüzdeki ayın terapi saatini ve planlanan gelirini görür. Geç iptal ve gelmeme kuralı terapi kaleminde ayrı, kontrol kaleminde ayrı tanımlanır. Terapi seansında geç iptal ücreti yaygın, kontrolde ise genellikle yoktur. İki kuralın ayrı olması hasta ile hekim arasındaki çerçeveyi netleştirir.
PratiVia’da: PratiVia’da seans paketi kapsamı hizmet kalemiyle sınırlanır. Terapi serisi tekrarlayan randevu olarak açılır ve iptal politikası seans tipine göre ayrı uygulanır.
Randevu yönetimi - 4Adım 4 / 5Her randevu kapanışında otomatik
e-SMM’yi randevu kapanışından türetin
Randevu kapanınca makbuz taslağı kalemden oluşsun, onaylayıp entegratöre gönderin.
Randevu “geldi” olarak kapandığında hizmet kaleminden makbuz taslağı doğar: kalem adı, ücret, stopaj ve KDV hesabı kalemden gelir. Hekim ya da sekreter taslağı onaylar. E-SMM entegratör üzerinden GİB’e iletilir ve durum randevu detayında görünür. Ay sonu toplu kesim ve defterden eşleştirme ortadan kalkar. Her randevunun makbuzu yanında durur.
- Kapanışta kalemden e-SMM taslağı doğmasını sağlayın. Onayla kesin
- Ödemeyi makbuza otomatik bağlayın. Portal ve ödeme bağlantısı kullanın
- Ücretsiz kontrolü “ücretsiz” etiketiyle kayda alın. Makbuz kesmeyin
Ayrıntısını okuyun
Hasta ödemeyi portalden ya da ödeme bağlantısıyla yapar. Ödeme makbuza otomatik bağlanır. Kontrol penceresi içindeki ücretsiz kontrol için makbuz kesilmez ama kayıt “ücretsiz kontrol” olarak kalır. Muhasebeci bunu görür. Sigortalı hastada Medula talebi ile hasta payı makbuzu aynı randevudan türer ve birbirine bağlanır. Eksik ya da çift makbuz, kapanış bazlı üretimle yapısal olarak imkânsızlaşır.
PratiVia’da: PratiVia fatura otomasyonu randevu kapanışında kalemden e-SMM taslağı üretir. Entegratör iletimi ve GİB yanıtı randevu detayında görünür, ödeme kayıtla eşleşir.
Finans ve e-belge - 5Adım 5 / 5Aylık
Geliri kalem bazında okuyun ve kapasiteyi ona göre planlayın
Her ay geliri üç kalemde ayrı okuyun, takvim bloklarını buna göre ayarlayın.
Gelir raporu üç kalemi ayrı gösterir: ilk muayene, kontrol, terapi. Hekim hangi işin saatinin ne getirdiğini görür ve takvim bloklarını buna göre ayarlar. Ör. terapi saatlerini artırıp kontrolleri belirli günlere toplamak. Ücretsiz kontrol sayısı ve kontrol penceresi dışı ücretli kontrol oranı da raporda durur. Kural gerçekçi mi sorusu veriyle cevaplanır.
- Aylık gelir raporunu ilk muayene, kontrol ve terapi kalemleriyle okuyun
- Ücretsiz kontrol sayısını ve pencere dışı kontrol oranını izleyin
- Takvim bloklarını kalem gelirine göre yeniden dağıtın
Ayrıntısını okuyun
Rapor ayrıca hasta bazında görünür: hangi hastanın yalnızca kontrole geldiği, hangisinin terapiye devam ettiği. Terapiye devam oranı ve kontrol ritmi birlikte okunduğunda hekim klinik planı ile finans planını aynı tablodan yürütür. Çok hekimli merkezde kalem bazlı gelir hekim kırılımıyla verilir ve hekim bazlı fiyatın etkisi görünür.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında gelir hizmet kalemi ve hekim kırılımıyla görünür. Ücretsiz kontrol ve pencere dışı kontrol sayıları aynı panelde yer alır.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia psikiyatri muayenehanesinde “muayene” tek kalemini üçe ayırır ve her şeyi kaleme bağlar: randevu tipi ücreti, kontrol kuralı indirimi, seri ve paket terapiyi, kapanış e-SMM’yi, rapor da geliri kalem bazında verir.
Kaleme bağlı randevu tipi
İlk muayene, kontrol ve terapi ayrı kalem ve seans tipi. Ücret ve vergi kuralı kalemden gelir, hekim bazlı fiyat desteklenir.
Randevu yönetimiKontrol penceresi kuralı
Son muayene tarihine göre kontrol ücreti otomatik uygulanır. Hasta portalinde kontrol hakkı görünür, sekreter hekime sormaz.
Finans ve e-belgeKalem kapsamlı paket ve seri
Terapi paketi yalnızca terapi kaleminde düşer. Kontroller ayrı faturalanır. İptal kuralı seans tipine göre ayrışır.
Randevu yönetimiKapanıştan türeyen e-SMM
Randevu kapanışı kalemden makbuz taslağı üretir. GİB iletimi ve ödeme aynı kayda bağlanır, ay sonu eşleştirme biter.
Finans ve e-belge
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Düzenin işlediği elle yazılan tutarın sıfıra inmesinden ve gelir raporunun ilk kez kalem bazında okunabilmesinden anlaşılır. Dört gösterge ilk ayda ölçülür. Kontrol penceresi kuralı ikinci ayda veriye göre gözden geçirilir.
Elle tutar yazılan randevu oranı
%0
Kalem ücretinden farklı tutar girilen randevular / tüm randevular
Kontrol ücreti tartışması
Ayda 0
Resepsiyonun kontrol ücreti için hekime danıştığı ya da hastayla tartıştığı olay sayısı
Randevuya bağlı e-SMM oranı
%100
Randevu kapanışından türeyen makbuzlar / kesilen tüm makbuzlar
Terapi gelir payı
Hekimin hedefine göre: ay bazında izlenir
Terapi kaleminin toplam gelire oranı. Takvim bloğu kararlarında kullanılır
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Üç hizmet kalemini ve randevu tiplerini tanımlayın. E-SMM vergi kurallarını muhasebeciyle doğrulayın.
Katalog ve randevu tipleri hazır, tutar elle yazılmıyor
2. hafta
Kontrol penceresi kuralını tanımlayın ve mevcut hastalara yazılı bildirin. Portalde kontrol hakkını açın.
Kontrol ücreti otomatik uygulanıyor
3. hafta
Terapi hastalarını seri ve gerekirse paketle planlayın. E-SMM kapanış otomasyonunu açın.
Terapi serileri takvimde, makbuz kapanıştan doğuyor
4. hafta
İlk kalem bazlı gelir raporunu okuyun. Takvim bloklarını ve kontrol penceresini veriye göre ayarlayın.
Gelir kırılımı okunuyor, kapasite kararı veriyle alındı
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Kontrol penceresi kaç gün olmalı?
Yaygın uygulama on ile on beş gün arasıdır. İlaç başlangıcında etkinin görüldüğü süreye göre hekim belirler. Kural sistemde gün sayısı olarak tanımlanır ve istenirse tanı ya da tedavi türüne göre farklılaştırılır. Önemli olan sürenin yazılı ve tüm hastalara aynı biçimde uygulanması. Süre hastaya göre değişmez, hekim istisnayı ayrıca kaydeder.
Aynı randevuda hem kontrol hem kısa terapi yapılırsa nasıl faturalanır?
Randevuya iki kalem yazılır: ilaç kontrolü ve kısa terapi görüşmesi (ayrı bir kalem olarak tanımlanabilir). Hasta iki satırı ve toplamı görür. E-SMM iki satırla kesilir. Bu durum sık yaşanıyorsa “kontrol + terapi” birleşik kalemi tanımlanır ve seans tipi olarak takvime alınır. Süre ve ücret o kalemden gelir.
Terapi paketi satmak psikiyatride uygun mu?
Paket, hastanın önceden ödediği seans hakkıdır ve tıbbi bir zorunluluk doğurmaz. Terapinin ne kadar süreceğine hekim klinik değerlendirmeyle karar verir, paket bunu garanti etmez. Paket şablonunda iade kuralı yazılı olmalı ve terapi sonlandığında kalan hak iade edilmelidir. Bu koşullarla paket, hastanın düzenli katılımını destekler. Koşulsuz paket ise etik tartışma yaratır.
e-SMM’yi hasta istemezse kesmek zorunda mıyım?
Serbest meslek erbabı her tahsilat için makbuz düzenlemekle yükümlüdür. Hastanın isteği bunu değiştirmez. Kapanıştan türeyen makbuz bu yükümlülüğü otomatik karşılar. Hasta makbuzun kime düzenleneceğini (kendisi ya da yakını) belirtebilir. Kalem ve tutar değişmez. Makbuz e-posta ya da portal üzerinden iletilir. Hasta istemese de kayıt kurumda durur ve GİB’e iletilmiş olur.
Çok hekimli merkezde kalemler hekime göre farklı olabilir mi?
Kalem adları ortak, ücretler hekim bazlı olabilir. Hizmet kaydında hekim bazlı fiyat açılır ve randevuda hekim seçilince ücret gelir. Gelir raporu kalem ve hekim kırılımını birlikte verir. Kontrol penceresi kuralı merkez genelinde ortak tutulmalı. Hekime göre değişen kural hastada adaletsizlik algısı yaratır. Hekim bazlı fiyat farkı portalde şeffaf gösterilir.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
