Konuşma terapisinde kayıt, mesleğin doğal bir aracıdır. Bir çocuğun üç ay önceki konuşmasıyla bugünkünü yan yana dinletmek, hiçbir raporun anlatamayacağı bir şeyi gösterir. Terapistin kendi çalışmasını gözden geçirmesi ve süpervizyonda vaka sunması da çoğu zaman kayda dayanır. Buna karşılık bu materyal, merkezin elindeki en hassas veridir: bir çocuğun sesi ve görüntüsüdür, anonimleştirilemez ve bir kez paylaşıldığında geri toplanamaz. Kayıt alınıyor ama nerede duracağı, kimin erişeceği ve ne zaman silineceği çoğu merkezde hiç konuşulmamıştır. Bu pratik o boşluğu kapatır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bu alandaki uygulamalar neredeyse her zaman iyi niyetlidir. Terapist çocuğun ilerlemesini göstermek ve kendi çalışmasını geliştirmek ister. Sorun çoğunlukla kaydın sonrasında ne olacağının hiç düşünülmemesinden doğar. Merkezlerde en sık görülen tablo şudur.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Çocuğun sesi ve görüntüsü anonimleştirilemez. Her kayıt için ayrı onam alın, kaydı kurumsal alanda tutun ve silineceği tarihi baştan yazın.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Kayıt konusundaki risklerin ortak kaynağı, kaydın geçici bir araç gibi ele alınmasıdır. Oysa alındığı andan itibaren bir kişisel veridir ve üstelik özel nitelikli olanıdır. Aşağıdaki üç eksiklik riski gereksiz yere büyütür.
- 01
Kayıt için ayrı onam alınmıyor
Terapi hizmetine verilen genel bir onam, ses ve görüntü kaydı alınmasını kapsamaz. Kayıt ayrı bir işlemdir ve ayrı, açık ve amacı belirtilmiş bir onam gerektirir. Reşit olmayan danışanlarda bu onamın kimden alınacağı da velayet durumuna göre belirlenmelidir.
- 02
Kaydın nerede duracağı tanımlanmamış
Materyalin hangi cihazda ve hangi koruma altında saklanacağı belirlenmediğinde, varsayılan yer kişisel telefon olur. Bu, hiçbir erişim kontrolünün olmadığı ve kaybolma riskinin en yüksek olduğu yerdir. Kurumsal ve erişimi sınırlı bir saklama alanı bu riskin büyük bölümünü ortadan kaldırır.
- 03
Saklama süresi ve silme kuralı yok
Bir kaydın ne kadar süre saklanacağı ve ne zaman silineceği belirlenmediğinde materyal süresiz olarak birikir. Süresiz saklama, politika yokluğu demektir. Amacı gerçekleşmiş bir kaydın durması için hiçbir gerekçe yoktur ve bu birikim yalnızca risk üretir.
Bu sorunun size bedeli
- Kişisel cihazda duran kayıt
- Kayıtların çoğu
- Kurumsal koruma altında olmayan ve kaybolma riski taşıyan materyaller.
- Onamsız alınan kayıt
- Merkezlerin çoğunda
- Ayrı onam alınmadan, genel onamın kapsadığı varsayılarak alınan kayıtlar.
- Süresiz biriken materyal
- Yıllardır
- Silme kuralı olmadığı için terapi bittikten sonra da duran kayıtlar.
- Kontrolsüz paylaşım
- Her veli paylaşımında
- Mesajla gönderilen ve dolaşımı izlenemeyen ses ve görüntü dosyaları.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Kaydı bırakmak gerekmiyor. Mesleki değeri gerçek ve yerine konamaz. Yapılması gereken, kaydı bir belge gibi ele almak. Beş adım bunu sağlar: ayrı onam almak, kurumsal bir yerde saklamak, süre sonunda silmek, paylaşımı kontrollü kanaldan yapmak ve envanteri dönemsel olarak taramak.
- 1Adım 1 / 5Her kayıt öncesinde
Kayıt için ayrı ve amaçlı onam alın
Kayıt onamını terapi onamından ayrı alın, veli her amaca ayrı ayrı onay verebilsin.
Kayıt onamı, terapi hizmeti onamından ayrı bir belge olmalıdır. Metinde kaydın hangi amaçla alınacağı, kimlerin erişebileceği, ne kadar süre saklanacağı ve nasıl silineceği açıkça yer almalıdır.
- Kayıt onamını terapi onamından ayrı bir belge yapın
- Amaçları ayrı ayrı onaylanabilir hâle getirin
- Onay vermeme hakkını metinde açıkça belirtin
Ayrıntısını okuyun
Amaçların ayrı ayrı belirtilmesi önemlidir: terapistin kendi değerlendirmesi için alınan bir kayıt ile süpervizyonda kullanılacak bir kayıt farklı izinler gerektirir. Velinin bunları ayrı ayrı onaylayabilmesi doğru olan yaklaşımdır. Birini kabul edip diğerini reddedebilmelidir. Onay vermeme hakkının açıkça belirtilmesi de şarttır ve bu tercih terapinin sürmesine engel olmamalıdır. Koşula bağlanmış bir rızanın geçerliliği tartışmalıdır ve böyle bir yapı hem hukuken hem etik olarak sorunludur. Reşit olmayan danışanlarda onamın kimden alınacağı da velayet durumuna göre belirlenmelidir. Ayrı yaşayan ailelerde bu ayrımın netleştirilmesi ayrıca gerekir.
PratiVia’da: PratiVia’da onam metinleri sürümüyle birlikte dijital olarak onaylatılır. Hangi danışanın hangi kapsama ne zaman onay verdiği kayıttan doğrulanabilir ve sonradan gösterilebilir.
Online formlar - 2Adım 2 / 5Her kayıtta
Kaydı kurumsal ve erişimi sınırlı bir yerde saklayın
Kaydı aynı gün kurumsal alana aktarıp telefondan silin, danışan ve tarihle işaretleyin.
Materyal, kişisel cihazlar yerine erişimi kontrol edilebilen kurumsal bir alanda saklanmalıdır. Kaydın hangi danışana ait olduğu ve hangi tarihte alındığı da kayıtla birlikte durmalıdır.
- Kayıtları kurumsal ve erişimi sınırlı bir alanda saklayın
- Kaydı ilgili danışan dosyasına bağlayın
- Aktarımdan sonra kişisel cihazdan silin
Ayrıntısını okuyun
Kişisel telefonda duran bir kayıt için yapılabilecek hiçbir güvenlik önlemi yoktur. Cihaz kaybolduğunda, yedeklendiğinde ya da başkası tarafından kullanıldığında materyalin nereye gittiği bilinemez. Kurumsal alana taşımanın pratik zorluğu da abartılmamalıdır. Kayıt alındıktan sonra aktarılıp cihazdan silinmesi birkaç dakikalık bir iştir. Bu adımın alışkanlık olması ise ilk haftalarda hatırlatma gerektirir. Sonrasında yerleşir ve düşünmeden yapılır. Kaydın hangi danışana ait olduğunun ve hangi tarihte alındığının da materyalle birlikte durması gerekir. İsimsiz bir dosya birkaç ay sonra kimin olduğu bilinmeyen bir kayıt olarak kalır.
PratiVia’da: PratiVia’da belgeler danışan dosyasına yüklenir ve erişimleri rol bazında sınırlandırılır. Her erişim denetim kaydına düşer ve kimin ne zaman baktığı görülür.
Ekip ve roller - 3Adım 3 / 5Her kayıtta
Saklama süresini belirleyin ve süre sonunda silin
Her kayda amacına göre saklama süresi verin, silmeyi bir kişiye bağlayıp kaydedin.
Her kaydın ne kadar süre saklanacağı alındığı anda belirlenmelidir. Süre, kaydın amacına göre değişir. Süpervizyon için alınan bir kayıt sunum yapıldıktan sonra silinebilirken, ilerleme karşılaştırması için alınan bir kayıt terapi süresince tutulabilir.
- Saklama süresini kayıt alınırken belirleyin
- Silme için sorumlu ve hatırlatma tanımlayın
- Silme işleminin yapıldığını kayda geçirin
Ayrıntısını okuyun
Silme işleminin bir sorumlusu ve bir hatırlatması olması gerekir. Kimsenin görevinde olmayan bir silme işlemi hiçbir zaman yapılmaz ve materyal yıllarca birikir. Silmenin yapıldığının kaydedilmesi de önemlidir. Hangi kaydın ne zaman silindiği gösterilebilir olmalıdır. Bu kayıt hem veliye karşı bir güvence oluşturur hem de kişisel veri yükümlülükleri açısından dayanak sağlar. Süresiz saklama ise savunulabilir bir seçenek değildir. Silme kuralının onam metninde de yer alması ve veliye baştan söylenmiş olması ayrıca güven verir. Kaydın ne zaman yok edileceğini bilen bir aile, izin vermekte çok daha rahat davranır.
PratiVia’da: PratiVia’da tekrarlayan görev ve hatırlatma kayıtları oluşturulabilir. Saklama süresi dolan materyaller için silme görevi tarihiyle planlanır ve tamamlanması izlenir.
Raporlar - 4Adım 4 / 5Her paylaşımda
Veliyle paylaşımı kontrollü kanaldan yapın
Kaydı mümkünse görüşmede birlikte izleyin, gerekirse süreli ve kapatılabilir erişim verin.
Veliye ilerleme göstermek için kayıt paylaşılacaksa bu iş için genel mesajlaşma uygulamaları yerine erişimi kontrol edilebilen bir kanal kullanılmalıdır. Mesajla gönderilen bir dosya geri alınamaz ve nerede saklandığı bilinemez.
- Mümkünse kaydı göndermeden görüşmede birlikte izleyin
- Paylaşım gerekiyorsa süreli ve geri alınabilir erişim kullanın
- Velinin paylaşım sınırını hatırlatın
Ayrıntısını okuyun
En güvenli yöntem, kaydı hiç göndermeden görüşme sırasında birlikte izlemektir. Bu hem paylaşım riskini ortadan kaldırır hem de kaydın terapist tarafından yorumlanmasını sağlar. Bağlamından koparılmış bir kayıt, veli tarafından yanlış okunabilir. Paylaşım gerekiyorsa erişimin süreli olması ve sonradan kapatılabilmesi gerekir. Velinin kaydı başkalarıyla paylaşmasının da bir sınırı olduğunun hatırlatılması yerinde olur. Özellikle grup çalışmalarında başka çocuklar da kayıtta yer alabilir. Bu durumda paylaşım kararı yalnızca bir ailenin izniyle verilemez ve çoğu zaman hiç paylaşmamak doğru olandır.
PratiVia’da: PratiVia portalında belgeler danışanla doğrudan paylaşılabilir. Kimin ne zaman eriştiği kayda düşer ve verilen erişim gerektiğinde tek adımda geri alınabilir.
Portal ve mesajlar - 5Adım 5 / 56 ayda bir, 30 dakika
Kayıt envanterini dönemsel olarak gözden geçirin
Altı ayda bir süresi dolan, onamsız ve kişisel cihazda kalan kayıtları tarayın.
Altı ayda bir yapılacak bir tarama, elde ne kadar materyal olduğunu ve hangilerinin süresinin dolduğunu gösterir. Bu tarama olmadan birikim fark edilmez.
- Altı ayda bir kayıt envanterini tarayın
- Süresi dolmuş ve onamsız materyali temizleyin
- Terapist ayrılırken cihaz kontrolünü zorunlu adım yapın
Ayrıntısını okuyun
Bakılacak şeyler basittir: saklama süresi dolmuş kayıtlar var mı, onamı bulunmayan materyal kalmış mı, kişisel cihazlarda kayıt duruyor mu. Üçüncü soru en sık atlanandır ve en çok risk taşıyandır. Ekibe açıkça sorulması gerekir. Terapist ayrıldığında da bu kontrol mutlaka yapılmalıdır. Ayrılan bir terapistin cihazında kalan kayıtlar, merkezin en savunmasız açıklarından biridir ve ayrılma sürecinin kontrol listesinde mutlaka yer alması gerekir. Bu kontrolün yapıldığının kaydedilmesi de faydalıdır. Sonradan bir soru doğduğunda gösterilebilir bir dayanak oluşturur.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan dosyalarındaki belgeler türüne göre listelenip filtrelenebilir. Hangi kaydın ne zaman yüklendiği ve saklama süresinin dolup dolmadığı tek ekrandan görülür.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Kişisel telefonda duran bir ses kaydı için yapılabilecek hiçbir şey yoktur. Kim erişti, nereye kopyalandı, ne zaman silinecek: hiçbiri bilinmez. Konuşma terapisinde ise bu materyal en hassas veridir. PratiVia kaydı dosyaya ve yetkiye bağlar.
Amaç bazlı ve sürümlü onam
Kayıt onamı ayrı alınır. Hangi amaca ne zaman onay verildiği kayıtta durur ve sonradan gösterilebilir.
Online formlarYetkiye bağlı kurumsal saklama
Materyal danışan dosyasında tutulur ve erişimi rol bazında sınırlanır. Her erişim denetim izine düşer.
Ekip ve rollerTarihli silme görevi
Saklama süresi dolan kayıtlar için silme görevi planlanır. Sorumlusu belli olur ve tamamlanması izlenir.
RaporlarGeri alınabilir veli paylaşımı
Paylaşım portal üzerinden yapılır. Kimin ne zaman eriştiği görülür ve erişim gerektiğinde kapatılır.
Portal ve mesajlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin işlediğini gösteren tek ölçüt, elinizde onamsız ya da süresi dolmuş hiçbir kaydın kalmamasıdır. Aşağıdaki dört gösterge bunu ve saklamanın kurumsal olup olmadığını ölçer.
Ayrı onamı bulunan kayıt oranı
Tamamı
Kayıt için ayrı onam alınmış materyallerin toplam kayda oranı.
Kurumsal alanda saklanan kayıt oranı
Tamamı
Kişisel cihaz yerine kurumsal alanda tutulan materyallerin payı.
Süresi dolduğu hâlde duran kayıt
Sıfır
Saklama süresi geçtiği hâlde silinmemiş materyal sayısı.
Kontrollü kanaldan yapılan paylaşım oranı
Tamamı
Mesajlaşma yerine yetkili kanaldan yapılan veli paylaşımlarının payı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Kayıt onam metnini ayrı belge olarak hazırlayın.
Amaç bazlı kayıt onamı
2. hafta
Kurumsal saklama alanını kurun ve mevcut kayıtları taşıyın.
Kişisel cihazdan arınmış arşiv
3. hafta
Saklama sürelerini belirleyip silme görevlerini planlayın.
Tarihli silme düzeni
4. hafta
Veli paylaşımını kontrollü kanala taşıyın ve ilk envanter taramasını yapın.
Güvenli paylaşım ve temiz envanter
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Başvuru onamı kayıt için de yeterli değil mi?
Yeterli değildir. Terapi hizmetine verilen genel bir onam, ses ve görüntü kaydı alınmasını kapsamaz. Kayıt ayrı bir işlemdir ve ayrı, açık ve amacı belirtilmiş bir onam gerektirir. Amaçların da ayrı ayrı onaylanabilmesi doğrudur: terapistin kendi değerlendirmesi için alınan bir kayıt ile süpervizyonda kullanılacak bir kayıt farklı izinler gerektirir. Veli birini kabul edip diğerini reddedebilmelidir.
Kaydı kendi telefonumda tutmanın sakıncası ne?
Kişisel cihazda duran bir kayıt için yapılabilecek hiçbir güvenlik önlemi yoktur. Telefon kaybolduğunda, çalındığında ya da otomatik yedeklendiğinde materyalin nereye gittiği bilinemez. Kimin eriştiği de izlenemez. Kurumsal ve erişimi sınırlı bir alana taşımanın pratik zorluğu ise abartılmamalıdır. Kayıt alındıktan sonra aktarılıp cihazdan silinmesi birkaç dakikalık bir iştir ve ilk haftalardan sonra alışkanlık hâline gelir.
Kayıtları ne kadar süre saklamalıyım?
Süre kaydın amacına göre belirlenmelidir. Süpervizyon için alınan bir kayıt sunum yapıldıktan sonra silinebilir. İlerleme karşılaştırması için alınan bir kayıt ise terapi süresince tutulabilir. Amacı gerçekleşmiş bir kaydı saklamaya devam etmenin bir gerekçesi yoktur. Süre belirlenmeden saklanan bir kayıt, kuralı olmayan bir arşiv demektir ve savunulabilir bir seçenek sayılmaz. Silme işleminin sorumlusu ve hatırlatması da tanımlanmalıdır.
Veliye kayıt göndermeli miyim?
En güvenli yöntem hiç göndermeden görüşme sırasında birlikte izlemektir. Bu hem paylaşım riskini ortadan kaldırır hem de kaydın terapist tarafından yorumlanmasını sağlar. Bağlamından koparılmış bir kayıt veli tarafından yanlış okunabilir. Paylaşım gerekiyorsa erişimin süreli ve geri alınabilir olması gerekir. Velinin de kaydı başkalarıyla paylaşma konusunda bir sınırı olduğunu hatırlatmak yerinde olur.
Terapist ayrıldığında ne yapmalıyım?
Cihazlarında kalan kayıtların durumunu mutlaka kontrol etmelisiniz. Bu, merkezin en savunmasız açıklarından biridir ve ayrılma kontrol listesinin parçası olmalıdır. Aynı kontrol altı aylık envanter taramasında da yapılmalıdır. Bakılacak üç soru şudur: süresi dolmuş kayıt var mı, onamı bulunmayan materyal kalmış mı ve kişisel cihazlarda kayıt duruyor mu. Üçüncüsü en sık atlanan ve en çok risk taşıyan sorudur.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
