Bir kurs ya da etüt merkezi çok sayıda kişisel veri toplar: öğrencinin adı, doğum tarihi, okulu, sınav sonuçları, sağlık durumu ve velinin iletişim bilgileri. Bunların çoğu reşit olmayan kişilere aittir ve bu, veri sorumluluğunu ayrıca ağırlaştırır. Buna karşılık uygulamada sınırlar sık aşılır: sınav sonuçları grup mesajlarında paylaşılır, öğrenci fotoğrafları izin alınmadan sosyal medyaya konur ve iletişim listeleri tanıtım mesajları için kullanılır. Bunların hiçbiri kötü niyetle yapılmaz ama hepsi risk taşır. Bu pratik sınırları netleştirir.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Veri konusundaki eksiklikler günlük işleyişte hiç sorun çıkarmaz. Herkes iyi niyetle çalışır ve kimse şikâyet etmez. Sorun tek bir itirazla başlar ve o noktada geriye dönüp düzeltmek çoğu zaman mümkün olmaz. Tablo şudur.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Kayıt formundaki tek imza her kullanımı kapsamaz. Fotoğraf, tanıtım mesajı ve sonuç paylaşımı için veliden ayrı ayrı onam alın.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Bu ihlallerin çoğu, onamın tek ve genel bir belge sanılmasından kaynaklanır. Oysa farklı kullanım amaçları farklı izinler gerektirir ve kayıt formundaki bir imza bunların hepsini kapsamaz. Bu ayrım bilinmediğinde iyi niyetli bir kurum bile ihlal üretir.
- 01
Onam amaca göre ayrılmamış
Eğitim hizmeti için alınan bilgi, tanıtım için kullanılamaz. Bir amaç için verilen izin, başka bir amacı kapsamaz. Her kullanım kendi onamını gerektirir. Kayıt formundaki genel bir cümle bu ayrımı sağlamaz ve itiraz hâlinde dayanak oluşturmaz.
- 02
Toplu paylaşım riski görülmüyor
Bir grup mesajında paylaşılan sonuç listesi, her velinin diğer öğrencilerin bilgisine erişmesi anlamına gelir. Bu, izin verilmemiş bir paylaşımdır ve çoğu zaman farkında olmadan yapılır. Bireysel bildirim ise aynı işi güvenle görür.
- 03
Erişim yetkisi tanımlanmamış
Kurumda çalışan herkesin tüm öğrenci bilgilerine ulaşabilmesi, veri minimizasyonu ilkesine aykırıdır. Her çalışanın yalnızca işi için gereken bilgiye erişmesi gerekir ve bu erişimin izlenebilir olması beklenir.
Bu sorunun size bedeli
- İzinsiz paylaşım
- Sürekli
- Grup mesajlarında farkında olmadan yapılan veri paylaşımı.
- Fotoğraf itirazı
- Her dönem
- Ayrı izin alınmadığı için doğan rahatsızlık ve gerginlik.
- İzinsiz ticari mesaj
- Her kampanyada
- Pazarlama izni olmayan numaralara yapılan gönderimler.
- Sınırsız erişim
- Sürekli
- Yetki tanımlanmadığı için herkesin her bilgiye ulaşabilmesi.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Veri düzenini kurmak, birkaç doğru ayrımı en baştan yapmayı ve korumayı gerektirir. Onamı amaca göre ayırmak, paylaşımı bireyselleştirmek ve erişimi sınırlamak riskin büyük kısmını ortadan kaldırır. Son iki adım ise iletişim izinlerini ve saklama süresini düzene sokar.
- 1Adım 1 / 5Her kayıtta
Onamı amaca göre ayırın
Hizmet, fotoğraf, tanıtım ve sonuç paylaşımına ayrı onam alın, velayeti doğrulayın.
Farklı kullanım amaçları için ayrı onam alınmalıdır. Eğitim hizmetinin yürütülmesi, fotoğraf ve video kullanımı, tanıtım amaçlı iletişim ve sonuç paylaşımı ayrı başlıklardır.
- Her kullanım amacı için ayrı onam alanı oluşturun
- Kısmi kabul imkânı tanıyın
- Velayet yetkisini kayıt sırasında doğrulayın
Ayrıntısını okuyun
Her birinin ayrı ayrı işaretlenebilmesi gerekir. Hepsini kapsayan tek bir onay kutusu geçerli bir onam sayılmayabilir. Velinin bazılarını kabul edip bazılarını reddedebilmesi de sağlanmalıdır. Onamın geri çekilebileceğinin belirtilmesi ve geri çekildiğinde ne olacağının yazılması da gerekir. Onamı verecek kişinin velayet yetkisine sahip olduğunun doğrulanması ise ayrı bir konudur ve boşanma gibi durumlarda kritik hâle gelir. Bu kontrolün atlanması sonradan ciddi sorunlar üretebilir. Onam metinlerinin sürümüyle saklanması da gerekir. Hangi metnin ne zaman kabul edildiği bir itirazda tek dayanaktır.
PratiVia’da: PratiVia’da onam metinleri sürümüyle birlikte saklanır ve kayda bağlanır. Hangi velinin hangi başlığa ne zaman onam verdiği kayıttan doğrulanır.
Online formlar - 2Adım 2 / 5Her paylaşımda
Sonuç paylaşımını bireyselleştirin
Sınav sonucunu yalnız ilgili veliye gönderin, isimli sıralama listesi paylaşmayın.
Sınav sonuçları ve değerlendirmeler yalnızca ilgili veliye iletilmelidir. Grup mesajlarında yapılan toplu paylaşım, her velinin diğer öğrencilerin bilgisine erişmesi anlamına gelir.
- Sonuçları yalnızca ilgili veliye iletin
- İsimli sıralama listesi paylaşmayın
- Bireysel bildirimi otomatik hâle getirin
Ayrıntısını okuyun
Sıralama listeleri özellikle sorunludur. Hem izinsiz paylaşım hem de öğrenciler üzerinde olumsuz etki üretirler. Bir öğrencinin kendi durumunu bilmesi için diğerlerinin sonuçlarını görmesi gerekmez. Kendi gelişimiyle karşılaştırma çok daha anlamlı bir geri bildirimdir. Genel bir sınıf ortalamasının paylaşılması gerekiyorsa bu isimsiz yapılmalıdır. Bireysel bildirimin otomatik hâle getirilmesi ise hem güvenli hem de pratik bir çözümdür ve toplu paylaşımdan daha az zaman alır. Velinin kendi öğrencisine ait sonucu istediği zaman görebilmesi de ayrıca değerlidir.
PratiVia’da: PratiVia’da her veliye kendi öğrencisine ait bilgiler portal üzerinden iletilir. Toplu paylaşım gerekmez ve kim neyi gördü kayıtta durur.
Portal ve mesajlar - 3Adım 3 / 5Kurulumda bir kez
Erişim yetkilerini sınırlayın
Öğretmen yalnız kendi öğrencisini görsün, ayrılan personelin erişimi aynı gün kapansın.
Her çalışanın yalnızca işi için gereken bilgiye erişmesi gerekir. Kurumda çalışan herkesin tüm öğrenci bilgilerine ulaşabilmesi veri minimizasyonu ilkesine aykırıdır.
- Erişimi rol bazında sınırlayın
- Hassas başlıkların erişimini ayrıca kısıtlayın
- Personel ayrıldığında erişimi derhâl kapatın
Ayrıntısını okuyun
Bir öğretmenin kendi öğrencilerinin bilgilerine erişmesi doğaldır ama tüm kurumun kayıtlarına ulaşması gerekmez. Sağlık bilgisi gibi hassas başlıkların erişimi ayrıca sınırlanmalıdır. Erişimlerin izlenebilir olması da beklenir. Kimin hangi kayda ne zaman baktığının görülebilmesi hem caydırıcıdır hem de bir sorun yaşandığında incelenebilir. Personel ayrıldığında erişimin derhâl kapatılması gerekir. Bu adım çoğu kurumda atlanır ve ayrılan kişiler aylarca erişebilir durumda kalır. Erişim listesinin dönem başlarında gözden geçirilmesi bu birikmeyi tamamen önler ve birkaç dakika sürer.
PratiVia’da: PratiVia’da rol bazlı yetkilendirme yapılabilir ve erişim kayıtları tutulur, kimin hangi kayda eriştiği izlenir, ayrılan personelin erişimi tek işlemle kapatılır.
Ekip ve roller - 4Adım 4 / 5Sürekli
İletişim izinlerini ayrı yönetin
Ticari ileti iznini ayrı alıp kaydedin, gönderim yetkisini birkaç kişiyle sınırlayın.
Eğitim hizmetiyle ilgili bilgilendirmeler ile tanıtım amaçlı mesajlar farklı izin rejimlerine tabidir. Kayıt sırasında alınan bir telefon numarası, kampanya mesajı göndermek için verilmiş sayılmaz.
- Ticari ileti için ayrı izin alın ve kaydedin
- İzin veren ve vermeyenleri ayrı listelerde tutun
- Geri çekme imkânını her mesajda sunun
Ayrıntısını okuyun
Ticari elektronik ileti gönderimi izne tabidir ve bu iznin ayrıca alınıp kaydedilmesi gerekir. İzin veren ve vermeyenlerin ayrı listelerde tutulması, gönderim sırasında hata yapılmasını önler. İzni geri çekme imkânının her mesajda sunulması da gereklidir ve geri çekildiğinde derhâl uygulanmalıdır. Bu ayrımın ekipteki herkes tarafından bilinmesi ayrıca önemlidir. İyi niyetle atılan tek bir toplu mesaj, tüm uyum çabasını geçersiz kılabilir ve şikâyet konusu olabilir. Gönderim yetkisinin sınırlı sayıda kişide olması da bu riski azaltır.
PratiVia’da: PratiVia’da iletişim izinleri kayıt üzerinde kanal bazında tutulur. İzinsiz kayıtlara ticari gönderim yapılmaz, izin geçmişi görülebilir ve geri çekme anında uygulanır.
Ekip ve roller - 5Adım 5 / 5Kurulumda bir kez
Saklama ve silme politikası belirleyin
Her veri türünün saklama süresini yedekler dahil yazın, yılda bir gözden geçirin.
Hangi verinin ne kadar süreyle saklanacağı ve sürenin sonunda ne yapılacağı yazılı olarak belirlenmelidir. Süresiz saklanan veri ayrı bir risk oluşturur.
- Veri türüne göre saklama süresi belirleyin
- Silme işlemini yedekleri de kapsayacak biçimde tanımlayın
- Politikayı yazılı hâle getirip ekiple paylaşın
Ayrıntısını okuyun
Kurumdan ayrılmış bir öğrencinin verilerinin yıllarca tutulması çoğu durumda gereksizdir. Mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri ile veri minimizasyonu ilkesi arasında bir denge kurulmalıdır ve bu denge her kurum için ayrıca değerlendirilmelidir. Silme işleminin nasıl yapılacağı da belirlenmelidir. Yedeklerde kalan kopyalar sık atlanan bir noktadır. Politikanın yazılı olması ve ekiple paylaşılması ise uygulanmasını sağlar. Yazılmayan bir kural, ilk yoğun dönemde tamamen unutulur. Politikanın yılda bir gözden geçirilmesi de gerekir. Mevzuat ve uygulama zamanla değişir.
PratiVia’da: PratiVia’da kayıtlar arşivlenebilir ve erişimi sınırlanabilir. Hangi verinin ne zaman arşivlendiği izlenir, işlem kayıt altında kalır ve politika uygulanabilir hâle gelir.
Ekip ve roller
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Kayıt formundaki tek bir imza her kullanım için onam sayılmaz. Fotoğraf, sonuç paylaşımı ve tanıtım mesajı ayrı ayrı izin ister. Reşit olmayan kişilere ait veride bu ayrım daha da kritiktir. PratiVia onamı başlık bazında tutar.
Başlık bazlı onam kaydı
Hangi velinin hangi amaca ne zaman onam verdiği sürümüyle saklanır ve doğrulanabilir.
Online formlarVeliye özel bilgi paylaşımı
Her veli yalnızca kendi öğrencisine ait bilgiyi görür. Toplu paylaşım gereği ortadan kalkar.
Portal ve mesajlarİzlenebilir rol bazlı erişim
Kimin hangi kayda eriştiği görülür. Ayrılan personelin erişimi tek işlemle kapatılır.
Ekip ve rollerKanal bazlı iletişim izni
İzinsiz kayıtlara ticari gönderim yapılmaz. İzin geçmişi kayıt üzerinde görülebilir.
Ekip ve roller
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin kurulduğunu gösteren en açık işaret, hiçbir paylaşımın izinsiz yapılmamasıdır. İkincisi de bir itiraz geldiğinde dayanağın kayıttan gösterilebilmesidir. İkisi de ilk kurulumdan sonra sürekli korunmalıdır. Aşağıdaki göstergeler bunları ölçer.
Amaca göre onamı alınmış kayıt oranı
Tamamı
Her kullanım amacı için ayrı onamı bulunan öğrencilerin payı.
Toplu paylaşım sayısı
Sıfır
Grup kanallarında yapılan öğrenci bilgisi paylaşımı sayısı.
İzinsiz ticari gönderim
Sıfır
Pazarlama izni olmayan kayıtlara yapılan gönderim sayısı.
Kapatılmamış personel erişimi
Sıfır
Kurumdan ayrılmasına rağmen erişimi açık kalan hesap sayısı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Onam metnini amaç bazında ayırın ve kayıt akışına ekleyin.
Başlık bazlı onam
2. hafta
Sonuç paylaşımını bireysel bildirime taşıyın.
İzinsiz paylaşımın sonu
3. hafta
Erişim yetkilerini rol bazında düzenleyin.
Sınırlı ve izlenebilir erişim
4. hafta
İletişim izinlerini ayırın ve saklama politikasını yazın.
Uygulanabilir veri politikası
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Kayıt formundaki imza her şey için yeterli değil mi?
Hayır. Bir amaç için verilen izin başka bir amacı kapsamaz ve her kullanım kendi onamını gerektirir. Eğitim hizmetinin yürütülmesi, fotoğraf kullanımı, tanıtım amaçlı iletişim ve sonuç paylaşımı ayrı başlıklardır. Hepsini kapsayan tek bir onay kutusu geçerli bir onam sayılmayabilir. Velinin bazılarını kabul edip bazılarını reddedebilmesi de sağlanmalıdır.
Sınav sonuçlarını grupta paylaşmak neden sorunlu?
Çünkü her velinin diğer öğrencilerin bilgisine erişmesi anlamına gelir ve bu, izin verilmemiş bir paylaşımdır. Sıralama listeleri özellikle sorunludur. Hem izinsiz paylaşım hem de öğrenciler üzerinde olumsuz etki üretirler. Bir öğrencinin kendi durumunu bilmesi için diğerlerinin sonuçlarını görmesi gerekmez. Kendi gelişimiyle karşılaştırma çok daha anlamlı bir geri bildirimdir.
Fotoğraf paylaşımı için ne yapmalıyım?
Ayrı ve açık bir izin almalısınız. Ders ve etkinlik fotoğraflarının sosyal medyada paylaşılması, kayıt formundaki genel bir onayla karşılanamaz. Velinin bunu reddedebilmesi ve bunun sonradan geri çekilebilmesi de sağlanmalıdır. İzin vermeyen öğrencilerin fotoğraflarda yer almaması için pratik bir düzen kurulması gerekir. Bu ayrım paylaşım anında yapılmaya çalışıldığında hata riski yüksektir.
Kampanya mesajı göndermek için izin şart mı?
Ticari elektronik ileti gönderimi izne tabidir ve bu iznin ayrıca alınıp kaydedilmesi gerekir. Kayıt sırasında alınan bir telefon numarası, kampanya mesajı göndermek için verilmiş sayılmaz. İzin veren ve vermeyenlerin ayrı listelerde tutulması gönderim hatalarını önler. Bu ayrımın ekipteki herkes tarafından bilinmesi de önemlidir. İyi niyetle atılan tek bir toplu mesaj tüm uyum çabasını geçersiz kılabilir.
Verileri ne kadar süre saklamalıyım?
Bunu yazılı bir politikayla belirlemelisiniz. Kurumdan ayrılmış bir öğrencinin verilerinin yıllarca tutulması çoğu durumda gereksizdir. Mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri ile veri minimizasyonu ilkesi arasında bir denge kurulmalıdır. Silme işleminin nasıl yapılacağı da belirlenmelidir ve yedeklerde kalan kopyalar unutulmamalıdır. Politikanın yazılı olması uygulanmasını sağlar. Ekiple paylaşılmayan bir kural pratikte hiç işlemez.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
