Bir muayenehaneye çocuk hasta getirildiğinde akışın işleyişi genellikle şöyledir: yanındaki yetişkin bilgi verir, muayene yapılır, gerekiyorsa işlem uygulanır ve bilgilendirme yine aynı kişiye yapılır. Bu akış vakaların çoğunda sorunsuz yürür çünkü getiren kişi gerçekten velidir. Sorun istisnai durumlarda ortaya çıkar: boşanmış aileler, velayeti tek ebeveynde olan çocuklar, akraba ya da bakıcıyla gelen hastalar. Bu durumlarda yetki sorulmadan yapılan bir işlem ve verilen bir bilgi ciddi sonuçlar doğurabilir. Bu pratik yetkiyi kayda geçirir.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Yetki sorgusu yapılmaması hiçbir zaman bir sorun gibi görünmez. Getiren kişi bilgi verir, işlem yapılır ve herkes memnun ayrılır. Sorun tek bir istisnai durumda başlar ve o durumun ne zaman geleceği önceden bilinemez. Sahadaki tablo şudur.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Çocukla gelen yetişkinin yetkisini her kabulde, herkese aynı biçimde sorun. Velayet bilgisi bir kez yazılınca sonraki her muayenede elinizde olur.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Bu boşluğun nedeni, yetki sorgusunun kabul akışının bir parçası hâline getirilmemiş olmasıdır. Getiren kişinin veli olduğu varsayımı çoğu zaman doğrudur ve bu, sorgunun hiç yapılmamasına yol açar. Doğru olan varsayım, alışkanlığı da tehlikeli hâle getirir.
- 01
Yetki kabul akışının parçası değil
Kayıt sırasında getiren kişinin çocukla ilişkisi ve yetkisi sorulmadığında bu bilgi hiçbir zaman toplanmaz. Sorulmayan bir yetki, gerektiğinde de bilinmez ve o an genellikle en kritik andır. Kısa bir soru bu boşluğu kapatır.
- 02
Velayet bilgisi kalıcı kaydedilmiyor
Velayet durumu bir kez öğrenilse bile dosyaya işlenmediğinde her muayenede yeniden sorulması gerekir. Pratikte bu tekrar yapılmaz ve bilgi kaybolur. Kalıcı bir kayıt hem tekrarı önler hem de ekipteki herkesin aynı bilgiyi görmesini sağlar.
- 03
Acil durum yolu tanımlı değil
Veliye ulaşılamayan bir acil durumda nasıl hareket edileceği önceden belirlenmediğinde tereddüt oluşur. Oysa bu durumlarda gecikmenin kendisi bir risktir. İzlenecek yolun yazılı olması hekimi hem hızlı hem de korunaklı hâle getirir.
Bu sorunun size bedeli
- Sorgulanmayan yetki
- Neredeyse tüm kabullerde
- Akışın parçası olmadığı için hiç toplanmayan bilgi.
- Tekrarlanan velayet sorusu
- Her muayenede
- Kalıcı kaydedilmediği için yeniden sorulması gereken durum.
- Yetkisiz bilgi paylaşımı
- Ölçülemez
- Değerlendirme yapılmadığı için yanlış kişiye verilen bilgi.
- Acil durumda tereddüt
- Kritik anlarda
- İzlenecek yol tanımlanmadığı için yaşanan gecikme.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Bu düzeni kurmak için kabul akışına eklenen birkaç soru ve kalıcı bir kayıt yeterlidir. Yetkiyi sormak, velayeti kaydetmek ve acil yolu tanımlamak riski büyük ölçüde ortadan kaldırır. Onamı ve bilgi paylaşımını yetkiye bağlamak ise bu korumayı tamamlar.
- 1Adım 1 / 5Her kabulde
Getiren kişinin yetkisini kabulde sorun
Çocukla ilişkisini ve onam yetkisini rutin bir kabul sorusu olarak sorun.
Çocukla gelen kişinin çocukla ilişkisi ve onam vermeye yetkili olup olmadığı kayıt sırasında sorulmalıdır.
- Yetki sorusunu herkese aynı biçimde ve rutin olarak sorun
- Veli dışındaki kişilerde yazılı yetkilendirme isteyin
- Yetkilendirmenin kapsamını netleştirin
Ayrıntısını okuyun
Bu sorunun rutin bir kabul sorusu olarak sorulması önemlidir. Özel bir durumu ima eder biçimde sorulduğunda rahatsızlık yaratır, herkese aynı biçimde sorulduğunda ise tamamen doğal karşılanır. Veli dışında biriyle gelen çocuklarda velinin yazılı yetkilendirmesinin bulunması gerekir. Bu, hem işlem hem bilgi paylaşımı açısından koruma sağlar. Yetkilendirmenin kapsamının da belirtilmesi faydalıdır. Rutin muayene için verilen bir izin, girişimsel bir işlemi kapsamayabilir. Bu ayrımın hukuki çerçevesi bir uzmanla netleştirilmelidir ve ekipteki herkesin bunu bilmesi gerekir. Kabulü yapan kişinin tereddüt ettiği durumlarda hekime danışabilmesi de sağlanmalıdır.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan kaydına yakın ve ilgili kişi bilgileri işlenebilir. Kimin hangi yetkiyle geldiği kayıtta durur ve her kabulde görülür.
Danışan yönetimi - 2Adım 2 / 5İlk kabulde
Velayet durumunu kalıcı olarak kaydedin
Velayetin kimde olduğunu ve varsa mahkeme kararını dosyaya kalıcı yazın.
Velayetin kimde olduğu ve varsa özel bir mahkeme kararı bulunup bulunmadığı hasta dosyasına işlenmelidir. Bu bilgi bir kez alınır ve sonraki tüm muayenelerde görünür kalır.
- Velayet durumunu ilk kabulde dosyaya işleyin
- Hukuki çerçeveyi bir uzmanla netleştirip ekiple paylaşın
- Bilgiyi periyodik olarak teyit edin ve erişimini sınırlayın
Ayrıntısını okuyun
Boşanmış ailelerde bu bilgi kritiktir. Velayeti bulunmayan ebeveynin bilgi alma ve onam verme yetkisi farklı olabilir ve bu ayrım mevzuata dayanır. Bu nedenle konunun bir uzmanla netleştirilmesi ve büro içinde ortak bir uygulama belirlenmesi gerekir. Bilginin güncelliği de gözetilmelidir. Velayet durumu zaman içinde değişebilir ve bu değişikliğin bildirilmesi ailenin sorumluluğundadır ama periyodik bir teyit de faydalıdır. Kaydın hassas bir bilgi olduğu ve erişiminin sınırlanması gerektiği ayrıca unutulmamalıdır.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan dosyasına özel alanlar ve notlar eklenebilir. Velayet bilgisi kayıtta kalıcı durur ve yetkili kullanıcılar tarafından görülür.
Danışan yönetimi - 3Adım 3 / 5Her işlemde
Onam metnini yetkiye göre alın
Onam formunda imzalayanın sıfatı yazsın, içeriği imzadan önce anlatın.
Girişimsel işlemler için alınacak onamın yetkili kişiden alınması gerekir. Onam formunda kimin, hangi sıfatla imzaladığı açıkça yer almalıdır.
- Onamı yetkili kişiden alın ve sıfatını forma yazın
- Onam içeriğini sözlü olarak da anlatın
- Onamı metin sürümüyle ve dijital olarak saklayın
Ayrıntısını okuyun
Çocuğun yaşına göre kendi görüşünün de alınması gereken durumlar bulunur. Bu, hem etik hem de mevzuata ilişkin bir konudur ve uzmanla netleştirilmelidir. Onamın içeriğinin anlatılması ise her durumda gereklidir. İmzalatılan ama anlatılmayan bir form, bir sorunda dayanak oluşturmaz. Onam metninin sürümüyle saklanması da gerekir. Metinler zamanla güncellenir ve bir itirazda hangi metnin kabul edildiğini bilmek gerekir. Bu kayıtların dijital tutulması ise kâğıt formların yıllar içinde kaybolması sorununu tamamen ortadan kaldırır ve gerektiğinde saniyeler içinde erişim sağlar.
PratiVia’da: PratiVia’da onam metinleri sürümüyle saklanır ve hasta dosyasına bağlanır. Kimin hangi sıfatla ve ne zaman onayladığı kayıttan doğrulanır ve belge olarak gösterilebilir.
Online formlar - 4Adım 4 / 5Her bilgilendirmede
Bilgi paylaşımını yetkiyle sınırlayın
Sonucu yalnız yetkili kişiye verin, telefonda kimliği doğrulamadan bilgi vermeyin.
Muayene sonrası bilgilendirme ve sonuç paylaşımı yalnızca yetkili kişilere yapılmalıdır. Getiren kişi her zaman bilgi almaya yetkili olmayabilir.
- Bilgi paylaşımını kabulde belirlenen yetkiye göre yapın
- Telefonda kimlik doğrulamadan bilgi vermeyin
- Portal erişimini yalnızca yetkili kişiye açın
Ayrıntısını okuyun
Bu ayrımın kabul aşamasında netleşmesi, muayene çıkışında yaşanacak zor bir anı baştan önler. Kim olduğu bilinmeyen birine bilgi vermemek gerektiğini o anda fark etmek hem zordur hem de rahatsız edicidir. Telefonla gelen bilgi taleplerinde de aynı dikkat gösterilmelidir. Arayan kişinin kimliği doğrulanmadan bilgi verilmemelidir. Portal üzerinden yapılan paylaşımlarda ise erişimin yalnızca yetkili velide olması sağlanmalıdır. Bu kuralın ekipteki herkes tarafından bilinmesi şarttır. İyi niyetle verilen tek bir bilgi ciddi bir sorun üretebilir.
PratiVia’da: PratiVia’da portal erişimi kişi bazında yönetilir. Kimin hangi bilgiye ulaşabileceği tanımlanır, paylaşımlar kayda iz bırakır ve yetkisiz erişim engellenir.
Portal ve mesajlar - 5Adım 5 / 5Kurulumda bir kez
Acil durum yolunu yazılı hâle getirin
Veliye ulaşılamayan acilde izlenecek yolu ve ikinci kişiyi önceden yazın.
Veliye ulaşılamayan acil bir durumda nasıl hareket edileceği önceden yazılmalıdır. Bu belirsizlik tam da en kritik anda tereddüt üretir.
- Acil durum yolunu bir uzmanla netleştirip yazın
- Kabulde ikinci bir acil iletişim kişisi alın
- Ulaşma girişimlerini ve yapılan işlemi kayda geçirin
Ayrıntısını okuyun
Acil durumlarda gecikmenin kendisi bir risktir ve mevzuat bu tür durumlar için çerçeve sunar. Bu çerçevenin bir uzmanla netleştirilmesi ve yazılı hâle getirilmesi gerekir. Kayıtta acil durumda ulaşılacak ikinci bir kişinin bulunması da faydalıdır. İlk numaraya ulaşılamadığında zaman kaybetmemek için bu bilgi kabul aşamasında alınmalıdır. Yapılan işlemin ve ulaşma girişimlerinin kayda geçirilmesi ise sonradan hesap verilebilirlik açısından gereklidir. Kaç kez ve hangi saatte arandığı gösterilebilmelidir. Bu kaydın işlem sırasında değil hemen sonrasında yazılması ise pratikte daha iyi işler ve ayrıntıların unutulmasını da önler.
PratiVia’da: PratiVia’da acil iletişim bilgileri kayda işlenebilir ve notlar dosyaya bağlanır. Yapılan girişimler tarih ve saatiyle kayıt altında kalır.
Seans notları
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Bir kez sorulan velayet bilgisi hiçbir yere yazılmadığında bir sonraki muayenede yeniden sorulması gerekir. Pratikte ise hiç sorulmaz. Oysa bu bilgi tam olarak istisnai bir durumda gereklidir. PratiVia yetkiyi kalıcı kayda alır.
İlgili kişi ve yetki kaydı
Kimin hangi yetkiyle geldiği kayıtta durur. Her kabulde ekip tarafından görülür.
Danışan yönetimiKalıcı velayet bilgisi
Velayet durumu dosyada saklanır. Tekrar sorma ihtiyacı ortadan kalkar ve erişimi sınırlanır.
Danışan yönetimiSıfatıyla kayıtlı onam
Kimin hangi sıfatla ve ne zaman onayladığı doğrulanabilir. Kâğıt form kaybolma riski kalkar.
Online formlarKişi bazlı portal erişimi
Bilgiye kimin ulaşabileceği tanımlanır. Paylaşımlar kayda iz bırakır ve sonradan görülür.
Portal ve mesajlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin kurulduğunu gösteren en açık işaret, hiçbir işlemin yetki sorgusu yapılmadan yürütülmemesidir. İkincisi de velayet bilgisinin her muayenede yeniden sorulmamasıdır. Aşağıdaki göstergeler bunları ölçer.
Yetki sorgusu yapılmış kabul oranı
Tamamı
Getiren kişinin yetkisi kaydedilmiş kabullerin payı.
Velayet bilgisi kayıtlı hasta oranı
Tamamı
Dosyasında velayet durumu bulunan çocuk hastaların payı.
Sıfatı belirtilmiş onam oranı
Tamamı
İmzalayanın sıfatı kayıtlı onam formlarının payı.
Yetkisiz paylaşım
Sıfır
Yetkili olmayan kişiye bilgi verilen durum sayısı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Yetki sorusunu kabul akışına ekleyin.
Rutin yetki sorgusu
2. hafta
Velayet bilgisini dosyaya işlemeye başlayın.
Kalıcı velayet kaydı
3. hafta
Onam formunu sıfat alanıyla güncelleyin.
Yetkiye bağlı onam
4. hafta
Acil durum yolunu yazıp ekiple paylaşın.
Tereddütsüz acil akış
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Getiren kişinin yetkisini sormak rahatsız edici olmaz mı?
Herkese aynı biçimde ve rutin bir kabul sorusu olarak sorulduğunda tamamen doğal karşılanır. Rahatsızlık ancak özel bir durumu ima eder biçimde sorulduğunda doğar. Veli dışında biriyle gelen çocuklarda velinin yazılı yetkilendirmesinin bulunması gerekir. Bu hem işlem hem bilgi paylaşımı açısından koruma sağlar ve yetkilendirmenin kapsamı da belirtilmelidir.
Velayet bilgisini neden kalıcı kaydetmeliyim?
Çünkü bir kez öğrenilse bile dosyaya işlenmediğinde her muayenede yeniden sorulması gerekir ve pratikte bu tekrar yapılmaz. Kalıcı bir kayıt hem tekrarı önler hem de ekipteki herkesin aynı bilgiyi görmesini sağlar. Bilginin güncelliği de gözetilmelidir. Velayet durumu zaman içinde değişebilir ve periyodik bir teyit faydalıdır.
Onam formunda neye dikkat etmeliyim?
Kimin, hangi sıfatla imzaladığının açıkça yer almasına. Onamın içeriğinin anlatılması da her durumda gereklidir. İmzalatılan ama anlatılmayan bir form bir sorunda dayanak oluşturmaz. Metnin sürümüyle saklanması da gerekir. Metinler zamanla güncellenir ve bir itirazda hangi metnin kabul edildiğini bilmek gerekir. Dijital saklama ise kaybolma sorununu ortadan kaldırır.
Telefonla bilgi isteyen birine ne yapmalıyım?
Kimliğini doğrulamadan bilgi vermemelisiniz. Bu ayrımın kabul aşamasında netleşmesi, muayene çıkışında ya da telefonda yaşanacak zor bir anı baştan önler. Kim olduğu bilinmeyen birine bilgi vermemek gerektiğini o anda fark etmek hem zordur hem rahatsız edicidir. Bu kuralın ekipteki herkes tarafından bilinmesi şarttır. İyi niyetle verilen tek bir bilgi ciddi bir sorun üretebilir.
Veliye ulaşılamayan acil durumda ne yapmalıyım?
İzlenecek yolun önceden yazılı hâle getirilmiş olması gerekir. Acil durumlarda gecikmenin kendisi bir risktir ve mevzuat bu tür durumlar için çerçeve sunar. Bu çerçevenin bir uzmanla netleştirilmesi şarttır. Kabulde ikinci bir acil iletişim kişisi alınması da faydalıdır. Ulaşma girişimlerinin ve yapılan işlemin kayda geçirilmesi ise hesap verilebilirlik açısından gereklidir.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
