Bir fizyoterapi merkezinde günlük işleyişin görünmeyen tarafı vardır: yatakların ve ekipmanın temizliği, cihazların periyodik bakımı, kalibrasyon gerektiren ölçüm aletlerinin kontrolü, elektrot ve sarf malzemelerinin durumu. Bu işlerin hepsi bilinir, çoğu yapılır ama kaydı tutulmaz. Sonuç şudur: hangi cihazın en son ne zaman bakım gördüğü kimse tarafından bilinmez, bir cihaz arıza verdiğinde o günkü hastalar boşta kalır ve garanti kapsamında olup olmadığı belgesiz kalır. Üstelik bu iş yoğun günlerde ilk atlanan iştir. Bu pratik görünmeyen tarafı kayda alır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bakım ve hijyen düzeninin kayıtsız yürüdüğü bir merkezde işler uzun süre sorunsuz görünür. Ekip özenlidir ve gerekeni yapar. Eksiklik ancak bir cihaz durduğunda ya da bir denetim geldiğinde ortaya çıkar. O ana kadar tablo şöyledir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Her cihazın son bakım tarihi, garanti bitişi ve servis numarası tek listede dursun. Bakımı bir kişiye ve bir tarihe bağlayın.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Bu alandaki aksamaların ortak nedeni, yapılan işlerin kaydedilmemesidir. Kaydedilmeyen bir iş zamanla düzensizleşir. Ne zaman yapıldığı bilinmediğinde ne zaman yapılması gerektiği de belirsizleşir. Aşağıdaki üç eksiklik bu düzensizliğin nereden doğduğunu gösterir.
- 01
Ekipman envanteri tutulmuyor
Merkezdeki cihazların listesi, alım tarihleri, garanti süreleri ve servis bilgileri bir yerde toplu olarak durmadığında her ihtiyaçta arama yapmak gerekir. Bir cihazın geçmişi kayıtlı değilse bakımı da planlanamaz. Yalnızca arızaya tepki verilir. Envanter bu planlamanın başlangıç noktasıdır.
- 02
Periyodik işler bir sahibe atanmamış
Bakım, kalibrasyon ve temizlik işleri belirli bir kişiye ve belirli bir sıklığa bağlanmadığında herkes bir başkasının yaptığını varsayar. Görev ve sıklık tanımlandığında ise iş düzene girer. Tamamlandığının kaydedilmesi de takibi mümkün kılar.
- 03
Arıza senaryosu hazırlanmamış
Bir cihaz durduğunda ne yapılacağı önceden düşünülmediğinde o gün planlama tamamen bozulur. Hangi hastaların etkileneceği, alternatif bir uygulamanın mümkün olup olmadığı ve nasıl haber verileceği baştan belirlendiğinde aynı arıza çok daha az zarar verir.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 5-20 seans
Her simge 1 seansÜst sınıra kadar
Cihaz durduğu için yapılamayan ve yeniden planlanan uygulamalar.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Yılda 12-36 kez
Ayda 1-3 kez birikince.
Her simge yaklaşık 2 kezÜst sınıra kadar
Stok izlenmediği için seans sırasında fark edilen eksikler.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 20 bakım görevinden 19’u
En az
Hedef: planlanan bakımların yüzde doksan beşi ve fazlasının tarihinde tamamlanması.
- Kaçırılan garanti hakkı
- Arızaların bir kısmında
- Bakım kaydı bulunmadığı için kapsam dışı sayılan servis işlemleri.
- Atlanan hijyen adımı
- Yeni personel döneminde
- Yazılı rutin olmadığı için eksik uygulanan temizlik ve dezenfeksiyon.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Bu iş için karmaşık bir sistem gerekmez. Bir envanter, birkaç tanımlı görev ve tamamlandığının kaydı yeterlidir. Ekipmanı tek bir listede toplamak, periyodik işleri sahiplendirmek ve arıza senaryosunu önceden hazırlamak merkezin görünmeyen tarafını güvenceye alır. Son iki adım hijyen rutinini ve sarf takibini yazılı hâle getirir.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez, yılda bir güncelleme
Ekipman envanterini çıkarın
Her cihazın seri numarasını, garanti bitişini ve servis firmasını tek listeye yazın.
Merkezdeki tüm cihazlar tek bir listede toplanmalıdır. Her cihaz için marka ve model, seri numarası, alım tarihi, garanti bitiş tarihi, servis firması ve varsa kalibrasyon gerekliliği kaydedilmelidir.
- Tüm cihazları tek bir listede toplayın
- Garanti bitiş tarihlerini ve servis bilgilerini kaydedin
- Kalibrasyon gerektiren cihazları ayrıca işaretleyin
Ayrıntısını okuyun
Bu liste bir kez hazırlandığında yıllarca kullanılır ve her ihtiyaçta aranmayı ortadan kaldırır. Garanti bitiş tarihlerinin izlenmesi ayrıca doğrudan tasarruf üretir. Garanti kapsamındayken yaptırılmayan bir bakım, kapsam dışına çıktıktan sonra ücretli hâle gelir. Servis firmasının iletişim bilgisinin listede durması da arıza anında zaman kazandırır. Bu bilgiyi aramakla geçen yarım saat, bir cihazın bir gün daha durması anlamına gelebilir. Kalibrasyon gerektiren ölçüm aletlerinin ayrıca işaretlenmesi de gerekir. Bunların periyodu genellikle farklıdır ve atlanması ölçüm güvenilirliğini doğrudan etkiler.
PratiVia’da: PratiVia’da kurum düzeyinde belge ve kayıt tanımlanabilir. Ekipman envanteri ekibin eriştiği tek bir kayıt olarak durur ve güncellemeleri tarihiyle izlenir.
Ekip ve roller - 2Adım 2 / 5Kurulumda bir kez
Periyodik işleri sahiplendirin ve tarihlendirin
Günlük, haftalık ve aylık her işe bir sorumlu kişi atayın, tamamlanınca işaretlensin.
Bakım, kalibrasyon ve temizlik işlerinin her biri bir sıklığa ve bir sorumluya bağlanmalıdır. Günlük, haftalık ve aylık işler ayrı ayrı tanımlandığında hiçbiri hafızaya kalmaz.
- İşleri günlük, haftalık ve aylık olarak ayırın
- Her işe bir kişiyi sorumlu atayın
- Tamamlandığının kaydedilmesini zorunlu tutun
Ayrıntısını okuyun
Görevin tamamlandığının kaydedilmesi de gereklidir. İşin yapıldığının sonradan görülebilmesi gerekir. Bu kayıt hem takibi mümkün kılar hem de bir denetim durumunda gösterilebilir bir dayanak oluşturur. Sorumlunun kişi olarak tanımlanması ise işin gerçekten yapılmasını sağlayan temel unsurdur. “Ekip yapar” biçiminde tanımlanan bir görev, yoğun bir günde kimse tarafından yapılmaz ve kimse de bunu fark etmez. Sorumluluğun bir kişide olması, işin yapılmadığı durumun da fark edilmesini sağlar. Bu ikinci etki en az birincisi kadar önemlidir.
PratiVia’da: PratiVia’da tekrarlayan görev kayıtları oluşturulup kullanıcılara atanabilir. Periyodik bakım ve temizlik işleri zamanı geldiğinde listede belirir ve tamamlanma durumu izlenir.
Ekip ve roller - 3Adım 3 / 5Kurulumda bir kez
Arıza senaryosunu önceden hazırlayın
Arızada etkilenen hastaları bulma, haber verme ve servise bildirme yolunu yazın.
Bir cihaz durduğunda ne yapılacağı önceden yazılmalıdır: hangi hastaların etkileneceği nasıl bulunacak, alternatif bir uygulama mümkün mü, hastalara nasıl haber verilecek ve servis kime bildirilecek.
- Etkilenen hastaların nasıl bulunacağını tanımlayın
- Haber verme akışını ve şablon mesajı hazırlayın
- Servis bildirim adımını senaryoya ekleyin
Ayrıntısını okuyun
Bu senaryonun hazır olması, arızanın maliyetini belirgin ölçüde düşürür. Cihaz bazında randevu planlaması yapılıyorsa etkilenen hastaların listesi anında çıkarılabilir ve erken haber verilebilir. Yola çıkmadan haber alan bir hasta, kapıda öğrenen bir hastadan çok daha az rahatsız olur. Alternatif uygulama seçeneğinin klinik olarak değerlendirilmesi ise fizyoterapiste aittir. Senaryo ise bu kararı hızlandıracak bilgiyi önceden hazır tutar. Hazırlıksız bir merkezde yarım gün süren bir aksama, hazırlığı yapılmış bir merkezde çoğu zaman yarım saatte toparlanır.
PratiVia’da: PratiVia takviminde randevular kaynak bazında filtrelenebilir. Bir cihazla planlanmış hastalar tek listede görülür ve bilgilendirme mesajı hazır şablonla topluca gönderilir.
Randevu yönetimi - 4Adım 4 / 5Kurulumda bir kez, yılda bir gözden geçirme
Hijyen rutinini yazılı hâle getirin
Hangi yüzeyin ve ekipmanın ne sıklıkla temizleneceğini kısa bir metne geçirin.
Hangi yüzeyin ne sıklıkta ve nasıl temizleneceği, hangi ekipmanın her hastadan sonra dezenfekte edileceği ve tek kullanımlık malzemelerin nasıl yönetileceği yazılı bir rutine bağlanmalıdır.
- Hijyen adımlarını sıklığıyla birlikte yazın
- Metni uygulanabilir uzunlukta tutun
- Mevzuat gerekliliklerini rutine yansıtın
Ayrıntısını okuyun
Bu metnin en büyük faydası yeni personel döneminde ortaya çıkar. Deneyimli ekibin bildiği ama hiç yazılmamış bir düzen, ekip değiştiğinde kaybolur ve yeniden kurulması aylar alır. Yazılı rutin ise ilk günden uygulanabilir. Metnin uygulanabilir uzunlukta tutulması da önemlidir. Sayfalarca süren bir prosedür okunmaz ve fiilen hiç uygulanmaz. Enfeksiyon kontrolüne ilişkin mevzuat gerekliliklerinin ayrıca gözetilmesi ve rutinin bunlarla uyumlu hazırlanması gerekir. Tıbbi atık yönetimi de aynı metnin parçası olmalıdır. Bu iki konu birbirinden ayrı düşünüldüğünde ikisi de eksik uygulanır.
PratiVia’da: PratiVia’da kurum belgeleri tanımlanıp ekiple paylaşılabilir. Hijyen rutini tek bir kayıt olarak durur ve güncellendiğinde herkeste aynı anda geçerli olur.
Ekip ve roller - 5Adım 5 / 5Kurulumda bir kez
Sarf malzeme için kritik seviye belirleyin
Sarf kalemlerine tedarik süresince tüketilen miktar kadar alt sınır koyun.
Elektrot, jel, kâğıt örtü ve tek kullanımlık malzemeler için kritik stok seviyesi tanımlanmalıdır. Seviye, tedarik süresi içinde tüketilen miktara göre belirlenir.
- Her sarf kalemi için kritik seviye belirleyin
- Kontrolü haftalık bir bakışa bağlayın
- Seviyeleri birkaç ay sonra gerçek kullanıma göre güncelleyin
Ayrıntısını okuyun
Bu hesabın karmaşık olması gerekmez: bir ürün siparişten teslime kaç günde geliyorsa, o sürede ne kadar kullanıldığını bilmek yeterlidir. Bir miktar pay eklemek de yerinde olur. Kontrolün haftalık bir bakışa bağlanması ise takibi sürdürülebilir kılar. Günlük sayım gerektiren bir düzen kimse tarafından uygulanmaz. Seviyelerin birkaç ay sonra gerçekleşen kullanıma göre güncellenmesi de isabeti artırır. İlk tahminlerin tutmaması olağandır. Önemli olan, seviyeleri gerçek kullanıma bakarak düzenli olarak güncellemektir. Klinik içinde kullanılan sarf malzemelerle satışa sunulanların ayrı izlenmesi de gerekir. İkisi tek bir stokta karıştığında hangi tüketimin nereden geldiği anlaşılmaz.
PratiVia’da: PratiVia’da hizmet ve ürün kalemleri tanımlanıp kullanımla ilişkilendirilebilir. Dönem bazında tüketim raporlanır ve kritik seviye kararı kullanım verisine dayanır.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Duvara asılan bir çizelge ilk haftalar doldurulur, sonra unutulur, kimin ne zaman ne yaptığı da hiçbir yerde kalmaz. Cihazla çalışan bir merkezde ise bu kayıt hem planlama hem denetim açısından gereklidir. PratiVia görünmeyen işleri görev hâline getirir.
Ekipte duran ekipman envanteri
Cihaz listesi, garanti ve servis bilgileri tek kayıtta tutulur. Güncellemeleri tarihiyle izlenir ve herkes aynı bilgiye bakar.
Ekip ve rollerSahibi tanımlı periyodik görevler
Bakım ve temizlik işleri tekrar eden görev olarak atanır. Zamanı geldiğinde belirir ve tamamlanma durumu görünür.
Ekip ve rollerKaynak bazlı randevu görünümü
Bir cihazla planlanmış hastalar tek listede çıkar. Arıza durumunda haber verme birkaç dakikada tamamlanır.
Randevu yönetimiTüketim raporu
Sarf kullanımı dönem bazında görülür. Kritik seviye kararı gerçekleşen veriye dayanır.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin kurulduğunu gösteren en somut işaret, bir cihazın son bakım tarihini saniyeler içinde söyleyebilmenizdir. İkincisi de arıza kaynaklı iptallerin azalmasıdır. Aşağıdaki dört gösterge her ikisini de izlenebilir kılar.
Envanterde kayıtlı cihaz oranı
Tamamı
Listede yer alan cihazların merkezdeki toplam cihaza oranı.
Zamanında yapılan periyodik bakım oranı
%95 ve üzeri
Planlanan tarihte tamamlanmış bakım görevlerinin payı.
Arıza kaynaklı iptal sayısı
Yıl yıl azalan
Cihaz arızası nedeniyle yapılamayan seans sayısı.
Stok yokluğu nedeniyle aksayan uygulama
Sıfıra yakın
Sarf malzeme bittiği için ertelenen veya değiştirilen uygulama sayısı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Ekipman envanterini çıkarın. Garanti ve servis bilgilerini ekleyin.
Tam ekipman listesi
2. hafta
Periyodik işleri tanımlayıp sorumlularına atayın.
Sahipli bakım görevleri
3. hafta
Hijyen rutinini yazın ve ekiple paylaşın.
Yazılı hijyen prosedürü
4. hafta
Arıza senaryosunu hazırlayın ve sarf kritik seviyelerini belirleyin.
Hazır arıza planı ve stok uyarısı
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Bakım kaydı tutmanın somut faydası ne?
En doğrudan faydası garanti ve servis süreçlerinde ortaya çıkar. Periyodik bakımın yapıldığını gösteren bir kayıt yoksa bir arıza kapsam dışı sayılabilir. İkinci fayda planlamadır: bir cihazın en son ne zaman bakım gördüğü bilinmiyorsa bir sonraki bakım da planlanamaz, yalnızca arızaya tepki verilir. Üçüncüsü de denetimdir. Kayıtlı bir bakım geçmişi gerektiğinde gösterilebilir bir dayanak oluşturur.
Periyodik işleri kime atamalıyım?
Mutlaka bir kişiye. “Ekip yapar” biçiminde tanımlanan bir görev yoğun bir günde kimse tarafından yapılmaz ve kimse de bunu fark etmez. Sorumlunun kişi olarak tanımlanması işin gerçekten yapılmasını sağlayan temel unsurdur. Tamamlandığının kaydedilmesi de gereklidir. Bir işin yapıldığını sonradan gösterebilmenin tek yolu kayıttır. Bu kayıt hem takibi mümkün kılar hem de denetimde dayanak olur.
Cihaz arızasında hastalara nasıl haber vermeliyim?
Mümkün olan en erken anda ve hazır bir şablonla. Cihaz bazında randevu planlaması yapılıyorsa etkilenen hastaların listesi anında çıkarılabilir. Bu liste olmadan tek tek aramak hem uzun sürer hem de birileri atlanır. Yola çıkmadan haber alan bir hasta, kapıda öğrenen bir hastadan çok daha az rahatsız olur. Alternatif bir uygulamanın mümkün olup olmadığı ise klinik bir değerlendirmedir ve fizyoterapiste aittir.
Hijyen prosedürü ne kadar ayrıntılı olmalı?
Uygulanabilir uzunlukta: sayfalarca süren bir metin okunmaz ve fiilen hiç uygulanmaz. Hangi yüzeyin ne sıklıkta temizleneceği ve hangi ekipmanın her hastadan sonra dezenfekte edileceği net biçimde yazıldığında amaç karşılanır. Metnin en büyük faydası yeni personel döneminde görülür. Deneyimli ekibin bildiği ama hiç yazılmamış bir düzen, ekip değiştiğinde kaybolur. Enfeksiyon kontrolüne ilişkin mevzuat gereklilikleri de ayrıca gözetilmelidir.
Sarf malzeme kritik seviyesini nasıl belirlerim?
En pratik ölçüt tedarik süresidir: bir ürün siparişten teslime kaç günde geliyorsa, o sürede ne kadar kullanıldığını hesaplayıp bunu kritik seviye olarak belirleyin. Bir miktar pay eklemek de yerinde olur. Kontrolün haftalık bir bakışa bağlanması takibi sürdürülebilir kılar. Günlük sayım gerektiren bir düzen kimse tarafından uygulanmaz. Seviyeleri birkaç ay sonra gerçekleşen kullanıma göre güncellemek isabeti artırır.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
