Bir muayenehane ya da poliklinik için kurumsal anlaşmalar önemli bir büyüme kanalıdır: işyeri check-up programları, çalışan sağlığı hizmetleri ve toplu muayene düzenlemeleri düzenli bir hasta akışı sağlar. Ancak bu hastaların fiyatı, hizmet kapsamı ve faturalama biçimi bireysel hastalardan farklıdır. Anlaşma koşulları kayıtta tanımlanmadığında her hasta kabulünde hangi kapsamın geçerli olduğu sorulur, faturalama ay sonunda elle çıkarılır ve kapsam dışı işlemlerin karşılığı çoğu zaman hiç alınamaz. Bu pratik kurumsal akışı ayrı ve izlenebilir kurar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Kurumsal anlaşmaların kayda yansımadığı bir klinikte ilk anlaşma sorunsuz yürür. Koşulları herkes hatırlar. Karmaşa, anlaşma sayısı arttıkça ve koşullar birbirinden farklılaşmaya başladıkça ortaya çıkar. Kliniğin gündelik akışında bu karmaşa dört belirgin biçimde kendini gösterir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Kurumsal hasta farklı fiyat ve kapsamla gelir. Anlaşma kayıtta tanımlı değilse kapsam kararı her kabulde yeniden verilir.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Kurumsal akıştaki sorunların ortak kaynağı, bu hastaların bireysel hastalarla aynı kayıt mantığına sıkıştırılmasıdır. Farklı kurallarla işleyen bir şeyi aynı yapıyla yönetmek yapısal olarak mümkün değildir. Aşağıdaki üç bulgu bu zorlamanın klinikteki somut sonuçlarını ve neye mal olduğunu gösterir.
- 01
Anlaşma koşulları kayıtta tanımlı değil
Fiyat, kapsam ve geçerlilik süresi bir kayıt olarak tutulmadığında bu bilgiler yalnızca sözleşme metninde ve hafızada kalır. Kayıtta tanımlı olmayan bir anlaşma koşulu, hasta kabulü sırasında fiilen yok hükmündedir. Kapsam kararı böylece her seferinde yeniden verilir.
- 02
Hasta kurumla ilişkilendirilmiyor
Kurumsal bir hastanın hangi anlaşma kapsamında geldiği kaydında görünmediğinde, hem doğru fiyat uygulanamaz hem de faturalama elle yapılmak zorunda kalır. Bu bağ kurulduğunda ise her işlem doğru kaleme düşer ve ay sonu dökümü ek bir çaba gerektirmeden hazır olur.
- 03
Toplu program ayrı bir kapasite olarak planlanmıyor
Bir check-up programı, normal randevu akışından farklı bir yoğunluk üretir. Takvimde ayrı bir blok olarak planlanmadığında hem bireysel hastalar yer bulamaz hem de programın kendisi sıkışır. Ayrı planlama, iki akışın birbirini bozmasını tamamen önler.
Bu sorunun size bedeli
3-6 saat → 0,5 saat
- Bugün
- 3-6 saat
- Hedef
- 0,5 saat
Hizmet dökümünü elle toplayıp kuruma göndermek ayda 3-6 saat sürüyor. Hedef yarım saatin altı.
- Karşılığı alınamayan kapsam dışı işlem
- Kurumsal işlemlerin bir kısmı
- Anlaşma dışında kaldığı fark edilmediği için ücretlendirilmeyen kalemler.
- Kapsam sorgulama
- Hasta başına 2-5 dakika
- Hangi anlaşmanın neyi kapsadığını öğrenmek için harcanan süre.
- Tıkanan takvim günü
- Program başına 1-2 gün
- Toplu programın ayrı planlanmaması nedeniyle bireysel hastaya kapanan günler.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, farklı işleyen kurumsal akışı kayıtta da ayrı ve farklı tanımlamaktır. Aşağıdaki adımlar anlaşma koşullarını kayda alır, hastayı kurumla ilişkilendirir ve kapsam dışı kalemleri kabul anında belirgin hâle getirir. Son iki adım toplu programı planlar ve faturalamayı otomatikleştirir.
- 1Adım 1 / 5Her anlaşmada
Anlaşma koşullarını kayda tanımlayın
Her anlaşmayı hizmetleri, fiyatları ve bitiş tarihiyle ayrı kayıt olarak tutun.
Her kurumsal anlaşma: kapsadığı hizmetler, uygulanacak fiyatlar ve geçerlilik süresiyle birlikte bir kayıt olarak tutulmalıdır. Bu tanım olmadan kapsam kararı her hasta kabulünde yeniden verilir ve hatalar kaçınılmaz olur.
- Her anlaşmayı kapsam, fiyat ve süreyle birlikte kaydedin
- Anlaşmaları ayrı ayrı tanımlayın. Birleştirmeyin
- Bitiş tarihi için uyarı kurun
Ayrıntısını okuyun
Birden çok anlaşma varsa her birinin ayrı tanımlanması gerekir. Koşullar birbirine benzese bile farklar zamanla karışır. Anlaşmanın bitiş tarihinin de kayıtta durması ve yaklaştığında uyarı üretmesi faydalıdır. Süresi dolmuş bir anlaşma kapsamında hizmet vermek sonradan tahsil edilemeyen bir alacak üretir. Yenileme görüşmesinin de zamanında başlatılması ancak bu uyarıyla mümkün olur ve kesintisiz bir geçiş sağlanır. Süre dolduktan sonra başlatılan bir yenileme ise hem pazarlık gücünü zayıflatır hem de arada verilen hizmetin karşılığını belirsiz bırakır.
PratiVia’da: PratiVia’da hizmet ve fiyat tanımları farklı gruplar için ayrı ayrı yapılabilir. Her anlaşmanın kendi kapsamı ve fiyatı tanımlanır, süresi yaklaştığında hatırlatma üretilir.
Finans ve e-belge - 2Adım 2 / 5Her kabulde
Hastayı anlaşmayla ilişkilendirin
Kabulde hastanın hangi anlaşmayla geldiğini işaretleyin, fiyat oradan gelsin.
Kurumsal bir hasta kaydedilirken hangi anlaşma kapsamında geldiği işaretlenmelidir. Bu bağ kurulduğunda doğru fiyat her seferinde aynı biçimde uygulanır ve kapsam bilgisi hasta kabulü sırasında ekranda görünür.
- Kabulde hangi anlaşma kapsamında geldiğini işaretleyin
- Anlaşma sona erdiğinde bireysel fiyatlandırmaya geçin
- Kurumsal hastaların klinik dosyasını da ayrıca tutun
Ayrıntısını okuyun
İlişkinin hasta bazında tutulması, kişinin kurumdan ayrılması durumunda da doğru davranmayı sağlar. Anlaşma kapsamı sona erdiğinde bireysel fiyatlandırmaya geçilmesi gerekir ve bu geçiş ancak ilişki kayıtlıysa fark edilir. Ayrıca kurumsal hastaların da kendi klinik dosyalarının olması gerekir. Anlaşma bir ödeme düzenlemesidir, hastanın kaydı ise her koşulda kendisine aittir ve kurumdan bağımsız olarak korunmalıdır. Kişi kurumdan ayrılsa bile klinik dosyası yerinde kalır ve bireysel hasta olarak devam edebilir.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan kayıtları gruplara ve fiyat listelerine bağlanabilir. Hasta kabulünde geçerli kapsam ve fiyat otomatik olarak uygulanır ve ekranda görünür.
Danışan yönetimi - 3Adım 3 / 5Her işlemde
Kapsam dışını kabul anında işaretleyin
Kapsam dışı işlemi yapmadan önce hastaya söyleyin ve ayrı tahsilat kalemi açın.
Anlaşma dışında kalan bir tetkik ya da işlem yapılacağında bunun kapsam dışı olduğu işlem sırasında görünmelidir. Ay sonunda fark edilen bir kapsam dışı kalem, çoğu zaman tahsil edilemez.
- Kapsam dışı işlemleri kabul anında işaretleyin
- Hastayı işlem öncesinde bilgilendirin
- Kapsam dışı tahsilatı ayrı kalem olarak izleyin
Ayrıntısını okuyun
Hastanın da bu konuda bilgilendirilmesi gerekir. Kurumsal anlaşması olduğunu düşünen bir kişi ek ücretle karşılaştığında haklı olarak rahatsız olur. Bilgilendirmenin işlem öncesinde yapılması ise bu rahatsızlığı tamamen ortadan kaldırır. Kapsam dışı kalemlerin ayrı bir tahsilat kalemi olarak izlenmesi de gereklidir. Bireysel ödeme ile kurumsal faturalamanın karışması, iki tarafta da mutabakat sorunu üretir ve düzeltmesi zaman alır. Ayrı izlendiğinde ise hem kurumsal döküm hem bireysel tahsilat kendi içinde tutarlı kalır ve ay sonu kontrolü birkaç dakikaya iner.
PratiVia’da: PratiVia’da hizmet kalemleri fiyat listesine göre işlenir. Anlaşma kapsamında olmayan bir hizmet seçildiğinde ayrı bir tahsilat kalemi olarak kaydedilir ve karışmaz.
Finans ve e-belge - 4Adım 4 / 5Her program öncesi
Toplu programları ayrı kapasite olarak planlayın
Check-up programını takvimde ayrı blok yapın, mümkünse iki güne yayın.
İşyeri check-up gibi toplu programlar takvimde ayrı bloklar olarak planlanmalıdır. Normal randevu akışının içine yerleştirildiğinde hem bireysel hastalara yer kalmaz hem de program sıkışık geçer.
- Toplu programları takvimde ayrı bloklar olarak planlayın
- Kişi başına süreyi kayıt ve bekleme payıyla hesaplayın
- Gerçekleşen süreleri ölçüp sonraki programlara yansıtın
Ayrıntısını okuyun
Program için gereken sürenin gerçekçi hesaplanması gerekir. Kişi başına ayrılacak süre, kayıt ve bekleme payıyla birlikte düşünülmelidir. İlk programda gerçekleşen süreleri ölçmek, sonraki planlamaları doğru kurmanın en pratik yoludur. Ayrıca programın hangi günlere yayılacağı da bir karardır. Tek güne sıkıştırılan bir program hem ekibi yorar hem de kalitesi düşer, iki güne yayılan aynı program ise çok daha rahat yürür ve hizmet kalitesi de korunur. Kurumla bu konuyu baştan konuşmak da mümkündür. Çoğu işveren, çalışanlarının daha rahat bir programa alınmasını olumlu karşılar.
PratiVia’da: PratiVia takviminde tekrar eden ve özel amaçlı zaman blokları tanımlanabilir. Toplu program için ayrılan saatler bireysel randevulara kapatılır ve çakışma oluşmaz.
Randevu yönetimi - 5Adım 5 / 5Ay sonunda
Kurumsal faturalamayı akıştan üretin
Ay sonu dökümünü kayıttan çıkarın, klinik bulguyu işverenle paylaşmayın.
Kuruma gönderilecek döküm, verilen hizmetlerin kaydından otomatik olarak çıkmalıdır. Elle toplanan bir liste hem saatler alır hem de düzeltme talebiyle geri gelme olasılığı yüksektir.
- Kurumsal dökümü hizmet kayıtlarından otomatik çıkarın
- Her ay aynı belge yapısını kullanın
- Kuruma iletilecek bilginin kapsamını sözleşmede tanımlayın
Ayrıntısını okuyun
Dökümün her ay aynı yapıda hazırlanması da önemlidir. Kurumun muhasebe tarafı standart bir belge beklediğinde işlem hızlanır ve itiraz azalır. Dökümde hangi çalışana hangi hizmetin verildiğinin yer alması gerekir. Ancak burada gizlilik sınırının gözetilmesi şarttır. Kuruma iletilecek bilginin kapsamı sözleşmede açıkça tanımlanmalıdır. Hizmetin verildiği bilgisi ile klinik bulgular arasındaki ayrım hiçbir koşulda ihlal edilmemelidir. Bu sınırın sözleşmede yazılı olması, hem hekimi hem çalışanı korur ve kurumun beklentisini de baştan doğru konumlandırır.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında hizmet kayıtları grup ve dönem bazında listelenir. Kurumsal döküm ayrı bir toplama işi gerektirmeden aynı veriden oluşturulur.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Tek fiyat listesiyle çalışan sistemler kurumsal anlaşmaların farklı kapsam ve fiyatlarını taşıyamaz. Her fark elle yönetilir. Oysa kurumsal iş büyüdükçe bu farklar çoğalır. PratiVia anlaşmayı kayıtta tanımlar ve akışa uygular.
Anlaşma bazlı fiyat ve kapsam
Her anlaşma kendi hizmet ve fiyat tanımıyla kaydedilir. Kabulde geçerli kapsam otomatik uygulanır.
Finans ve e-belgeHasta ile anlaşma bağı
Kurumsal hasta ilgili anlaşmaya bağlanır. Doğru fiyat otomatik gelir ve kapsam ekranda görünür.
Danışan yönetimiAyrı izlenen kapsam dışı kalem
Anlaşma dışındaki hizmetler ayrı tahsilat kalemi olarak kaydedilir. Kurumsal ve bireysel akış karışmaz.
Finans ve e-belgeAkıştan çıkan kurumsal döküm
Ay sonu dökümü hizmet kayıtlarından oluşur. Elle toplama ve tekrarlanan düzeltme gerekmez.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Düzenin oturduğu, kapsam dışı kalemlerin karşılığının alınmasından ve döküm hazırlama süresinin kısalmasından anlaşılır. Aşağıdaki dört gösterge bunu ölçer ve kurumsal işin kliniğe katkısını da ortaya koyar.
Karşılığı alınan kapsam dışı işlem oranı
Tamamına yakın
Anlaşma dışında kalıp ücretlendirilen işlemlerin toplam kapsam dışı işleme oranı.
Kurumsal döküm hazırlama süresi
Yarım saatin altı
Ay sonu hizmet dökümünü çıkarmak için harcanan süre.
Kurumdan gelen düzeltme talebi
Sıfıra yakın
Gönderilen döküme ilişkin gelen itiraz ve düzeltme sayısı.
Toplu program süre sapması
%15’in altı
Planlanan program süresi ile fiilî sürenin ortalama farkı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Mevcut anlaşmaları kapsam ve fiyatlarıyla sisteme tanımlayın.
Tanımlı anlaşma kayıtları
2. hafta
Kurumsal hastaları ilgili anlaşmalara bağlayın.
Anlaşmaya bağlı hasta kayıtları
3. hafta
Kapsam dışı işlem işaretlemesini ve bilgilendirmeyi devreye alın.
Ayrı izlenen kapsam dışı akış
4. hafta
Toplu program bloklarını planlayın ve ilk otomatik dökümü çıkarın.
Program takvimi ve kurumsal döküm
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Kurumsal anlaşmayı sisteme tanımlamak neyi değiştirir?
Kapsam kararının her hasta kabulünde yeniden verilmesini önler ve doğru fiyatın her işlemde uygulanmasını sağlar. Anlaşma yalnızca sözleşme metninde durduğunda bu bilgi kabul anında görünmez ve sekreter ya sorar ya tahmin eder. Birden çok anlaşma varsa karışıklık kaçınılmaz olur. Kayıtta tanımlı bir anlaşma ayrıca bitiş tarihi için uyarı üretebilir ve yenileme görüşmesinin zamanında başlatılmasını da mümkün kılar.
Kapsam dışı işlemleri nasıl yönetmeliyim?
İşlem sırasında ekranda işaretleyerek ve hastayı önceden bilgilendirerek. Ay sonunda fark edilen bir kapsam dışı kalem çoğu zaman tahsil edilemez. Ne kurumdan istenebilir ne de hastadan sonradan talep edilmesi doğru olur. Hastanın işlem öncesinde bilgilendirilmesi ise haklı bir rahatsızlığı tamamen önler. Bu kalemlerin ayrı bir tahsilat kalemi olarak izlenmesi de gerekir. Aksi hâlde kurumsal ve bireysel akış birbirine karışır.
Toplu programları normal takvime yerleştirebilir miyim?
Yerleştirilebilir ama iki akış da zarar görür. Bireysel hastalara yer kalmaz ve programın kendisi sıkışık geçtiği için gecikmeli ilerler. Ayrı bloklar olarak planlamak her iki tarafı da korur. Süre hesabının gerçekçi yapılması ise ayrıca önemlidir. Kişi başına ayrılacak süre kayıt ve bekleme payıyla birlikte düşünülmelidir. İlk programda gerçekleşen süreleri ölçmek, sonraki planlamaları doğru kurmanın en pratik yoludur.
Kuruma hangi bilgiyi gönderebilirim?
Bu, sözleşmede açıkça tanımlanması gereken kritik bir konudur ve gizlilik sınırı hiçbir koşulda ihlal edilmemelidir. Hizmetin verildiği bilgisi ile klinik bulgular arasında net bir ayrım vardır. İkincisi işverenle paylaşılmaz. Çalışan sağlığı hizmetlerinde ilgili mevzuatın da ayrıca gözetilmesi gerekir. Tereddütlü noktalarda hukuki destek almak ve kapsamı sözleşmede yazılı hâle getirmek doğru yaklaşımdır.
Kurumsal iş kliniğim için kârlı mı?
Bu, anlaşma fiyatının maliyetleri karşılayıp karşılamadığına bağlıdır ve hacim tek başına kârlılık garantisi vermez. Doğru değerlendirme için kurumsal hizmetlerin gelirini bireysel akıştan ayrı raporlamak gerekir. Ayrıca toplu programların takvimde kapladığı yerin fırsat maliyeti de hesaba katılmalıdır. Bireysel hastaya kapanan bir gün, kurumsal gelirin yanında ayrıca değerlendirilmesi gereken bir kalemdir.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
