Cumartesi sabahı sekiz check-up randevusu alan bir klinikte gün genellikle şöyle başlar: ilk hasta aç gelmesi gerektiğini bilmiyordur, ikincisi tansiyon ilacını sabah içmiştir, üçüncüsü iki ay önce başka bir merkezde yaptırdığı tahlili yanında getirmemiştir. Check up başvuruları için ön bilgi formu tam da bu üç aksaklığı randevudan önce çözmek içindir. Formun amacı, paketin doğru kurgulanması ve hastanın hazırlıklı gelmesi için gereken asgari bilgiyi randevu gününden önce toplamaktır. Bu pratik, o formun hangi soruları içermesi gerektiğini ve kliniğin akışına nasıl oturtulacağını anlatır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Check-up hizmetinin sorunlu olduğunu gösteren ilk işaret, kliniğin aynı soruyu üç kez sormasıdır. Telefonda alınan not sekreterin masasında, kâğıt formdaki cevaplar dosyada durur. Hekimin ihtiyaç duyduğu bilgi ise hâlâ eksiktir. Aşağıdaki belirtiler bu dağınıklığın gündelik görünümüdür.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Her soru dört karardan birini beslemeli: paket kapsamı, hazırlık talimatı, randevu süresi, sonrasında kontrol. Beslemeyen soru formdan çıkar.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Belirtilerin tamamı tek bir eksikliğe çıkar: check-up, kliniğin içinde aynı gün yan yana yapılan işler yığını olarak kurgulanmıştır. Süreç olsaydı bir girdisi olurdu. Girdi burada ön bilgidir. Toplanmadığı için her adım kendi bilgisini yeniden üretmeye çalışır.
- 01
Bilgi randevudan sonra toplanıyor
Ön bilgi adı üstünde randevudan önce alınmalıdır, çünkü paket içeriği, laboratuvar istemi ve hazırlık talimatı bu bilgiye göre şekillenir. Klinik veriyi hastanın geldiği sabah topladığında elinde karar verecek zaman kalmaz. Sonuç, kararın o anki tahmine bırakılmasıdır: aynı yaş ve profildeki iki hasta farklı paket alır, klinik ise farkın nedenini sonradan açıklayamaz.
- 02
Form var ama şablon yok
Birçok klinikte kâğıt bir check-up formu vardır. Sorun, sorularının klinik kararla bağlantısız olmasıdır. Ad, telefon ve şikâyet satırı doldurulur. İlaç listesi, alerji, ameliyat öyküsü ve ailedeki erken yaşta görülen hastalık öyküsü sorulmaz. Toplanan veri hekimin kararına girmediği için form, dolduran için de doldurtan için de zaman kaybına dönüşür.
- 03
Toplanan veride arama yapılamıyor
Kâğıda yazılan cevap yalnızca o dosyada durur. Kliniğin “bu yıl kaç check-up başvurusu geldi, kaçında ek tetkik istendi, kaçı kontrole döndü” sorularına cevap verebilmesi için verinin alanlara ayrılmış biçimde tutulması gerekir. Serbest metin ve kâğıt bunu vermez. Klinik paket fiyatını, süresini ve kapasitesini kendi geçmiş verisine bakmadan hissiyatla belirler.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 12-36 randevu
Ayda 1-3 randevu birikince.
Her simge yaklaşık 2 randevuÜst sınıra kadar
Aç gelmediği veya hazırlığı eksik olduğu için ertelenen tetkikler.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 10 hastadan 2-4’ü
En azÜst sınıra kadar
Anlamlı bulgu çıksa bile kontrol randevusuna bağlanmayan hastalar.
- Ön bilgi için harcanan telefon süresi
- Başvuru başına 8-15 dakika
- Randevu öncesi arama, hatırlatma ve hazırlık anlatımının toplamı.
- Raporlanamayan başvuru verisi
- Tamamı
- Kâğıt form, paket ve kapasite kararlarını besleyecek veri üretmez.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
İyi bir ön bilgi formu, kısa ve karar üreten bir formdur: her sorusunun bir sonucu olmalıdır. Aşağıdaki beş adım, formu önce kâğıt üzerinde tasarlamayı, sonra hastaya doğru anda göndermeyi ve en sonunda toplanan veriyi kontrol randevusuna bağlamayı sıralar. Sırayı bozmayın. İçeriği tasarlanmamış bir form dijitalleştiğinde yalnızca daha hızlı dağılır.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez, 6 ayda bir gözden geçirme
Formu vereceğiniz kararlardan başlayarak yazın
Yaş, ilaç, alerji, ameliyat, aile öyküsü, sigara, alkol ve beklentiyle yetinin.
Bir check-up formunun tasarımı “hangi kararı vereceğim” sorusuyla başlar. Klinik bu süreçte dört karar verir: paketin kapsamı, açlık ve ilaç talimatı, randevunun süresi, sonrasında kontrol gerekip gerekmediği. Her sorunun bu dört karardan en az birini beslemesi gerekir. Beslemiyorsa soru formdan çıkar.
- Dört kararı yazın, sonra her soruyu bir karara bağlayın
- Hiçbir karara bağlanmayan soruyu formdan çıkarın
- İlk sürümde soru sayısını on beşi geçirmeyin
Ayrıntısını okuyun
Bu yaklaşım formu kısaltır ve doldurma oranını yükseltir. Yaş, kullanılan ilaçlar, bilinen alerji, geçirilmiş ameliyat, ailede erken yaşta görülen hastalık öyküsü, sigara ve alkol kullanımı ile hastanın kendi beklentisi çoğu klinik için yeterlidir. On beş soruluk bir form, kırk soruluk bir formdan daha fazla veri toplar, çünkü kırk soruluk form yarıda bırakılır.
PratiVia’da: PratiVia’nın form şablon oluşturucusu, soruları kurumun kendi belirlediği alan tipleriyle kurmanıza izin verir. Şablon bir kez yazılır ve sonraki tüm check-up başvurularında aynı biçimde kullanılır.
Online formlar - 2Adım 2 / 5Her check-up randevusunda otomatik
Formu randevu onaylandığı anda gönderin
Formu onayla birlikte gönderin, üç gün kala tek hatırlatma yapın, son gün arayın.
Zamanlama, formun içeriği kadar belirleyicidir. Randevu onaylandığı anda gönderilen form, hastanın evinde sakin sakin doldurabileceği bir belgedir. Kapıda uzatılan form ise bekleme salonunda aceleyle doldurulan bir kâğıttır. Aradaki fark cevapların kalitesinde görünür: ilaç isimleri ilkinde kutudan bakılarak yazılır, ikincisinde “tansiyon hapı” diye geçilir.
- Formu randevu onayıyla aynı mesajda gönderin
- Doldurulmayanlar için üç gün kala tek hatırlatma kurun
- Bir gün kala boş kalanları sekreterin arama listesine alın
Ayrıntısını okuyun
Gönderim tek seferlik olmamalıdır. Randevudan üç gün önce doldurulmamış formlar için tek bir hatırlatma yeterlidir. İkiden fazla hatırlatma rahatsız eder. Randevu gününe bir gün kala hâlâ boşsa o başvuru sekreterin arama listesine düşer. Bu liste genellikle üç kişiyi geçmeyen somut bir listedir. Bu listeyi aramak, tüm hastaları tek tek aramaktan çok daha kısa sürer ve kimsenin gözden kaçmamasını sağlar.
PratiVia’da: PratiVia’da form, randevuya bağlı olarak danışan portalına düşer. SMS, WhatsApp ve e-posta bildirimleri otomatik olarak gider, formun doldurulup doldurulmadığı randevu kaydından görünür.
Portal ve mesajlar - 3Adım 3 / 5Her başvuruda, randevudan 48 saat önce
Hazırlık talimatını formun cevabına göre yollayın
Cevaba göre hazırlık metnini seçin, açlık süresini saatle yazın.
Check-up hazırlığı hastaya göre farklı metinler ister. Aç gelmesi gereken hasta, sabah ilacını almaya devam edecek hasta ve idrar örneği getirecek hasta farklı talimatlar okumalıdır. Formun cevapları bu ayrımı yapmanızı sağlar: klinik iki üç standart hazırlık metni yazar, sekreter cevaba bakıp doğru olanı gönderir. Dakikalar süren bu iş, ertelenen randevuların çoğunu ortadan kaldırır.
- İki-üç standart hazırlık metni yazıp şablon olarak saklayın
- Talimatları saat cinsinden net yazın, kapalı ifadelerden kaçının
- Her talimata ilaç kutularını getirme satırını ekleyin
Ayrıntısını okuyun
Talimat metninin dili de sonucu değiştirir. “Aç geliniz” cümlesi yorum bırakır. “Randevunuzdan 10 saat önce yemek yemeyi bırakın, su içebilirsiniz” cümlesi bırakmaz. Metinlerin sonuna ilaç kutularının yanınızda getirilmesini isteyen bir satır ekleyin. İlaç listesini doğrulamanın en hızlı yolu budur ve muayene odasında dakikalar kazandırır.
PratiVia’da: Hatırlatma ve bilgilendirme şablonları PratiVia’da kurum tarafından tanımlanır. Gönderim kaydı randevunun altında tutulduğu için hangi hastaya hangi talimatın gittiği sonradan görülebilir.
Portal ve mesajlar - 4Adım 4 / 5Her başvuruda, form doldurulduğu anda
Cevapları hasta dosyasının parçası yapın
Alerji, kronik hastalık ve ilaç cevabı hasta kartına işlensin, erişim rolle sınırlansın.
Doldurulmuş formun hekime PDF olarak iletilmesi ile hasta dosyasının içinde durması arasında büyük fark vardır. İlkinde bilgi bir kez okunur ve kaybolur. İkincisinde alerji, kronik hastalık ve ilaç bilgisi hastanın kartında kalır, bir sonraki başvuruda otomatik olarak karşınıza çıkar. Check-up hastası çoğunlukla yılda bir gelir. Bir yıl sonra kimse geçen seneki kâğıdı aramaz.
- Form cevaplarını hasta kartında alan bazında saklayın
- Alerji ve kronik hastalık bilgisini kartın üst bölümüne taşıyın
- Hassas alanlara kimlerin erişeceğini rol bazında belirleyin
Ayrıntısını okuyun
Bu adım aynı zamanda bir yetki sorusudur. Formda ailedeki hastalık öyküsü, kullanılan psikiyatrik ilaç ya da geçirilmiş ameliyat gibi hassas bilgiler bulunur. Bunlara klinikte yalnızca işi gereği bu bilgiye ihtiyacı olan kişiler erişmelidir. Kâğıt formun masada durduğu bir klinikte bu ayrımı yapmak mümkün değildir.
PratiVia’da: PratiVia’da form yanıtları danışan dosyasına işlenir. Hassas alanların hangi rolde görüneceği yetki matrisinden belirlenir ve her erişim değiştirilemez denetim kaydına yazılır.
Danışan yönetimi - 5Adım 5 / 5Her sonuç tesliminden sonra, 7 gün içinde
Check-up sonrasını randevuya bağlayın
Sonuçtan sonraki 7 gün içinde kontrol randevusunu ya da tarama tarihini takvime yazın.
Check-up, sonuç raporu teslim edildiğinde bitmiş sayılmaz. Anlamlı bir bulgu çıktığında kontrol randevusu, çıkmadığında bir sonraki tarama zamanı belirlenmelidir. İki karar da hekimin kaleminden çıkar ama takip sekreterin işidir. İşin devredilebilmesi için kararın kayıtlı olması gerekir. “Bir yıl sonra tekrar” cümlesi dosyada bir tarih olarak durmuyorsa, bir yıl sonra kimse hatırlamaz.
- Her kapanışta kontrol mü tarama mı kararını kaydedin
- Kararı tarih olarak takvime veya hatırlatmaya yazın
- Haftada bir, sonucu çıkanları toplu gözden geçirin
Ayrıntısını okuyun
Küçük bir klinikte bu, haftada on dakikalık bir işe karşılık gelir: sonucu çıkan check-up hastalarını gözden geçirip kontrol randevusunu takvime yazmak ya da hatırlatma tarihini belirlemek. Karşılığında klinik, yılda bir gelen hastayı düzenli gelen hastaya çevirme ihtimalini elinde tutar.
PratiVia’da: PratiVia raporları check-up başvurularını, tamamlanan ve kontrole dönen hasta sayısını aynı ekranda gösterir. Hangi başvurunun takipsiz kaldığını listeden görebilirsiniz.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Ön bilgi formunu tek başına bir araç olarak kuran çözümler, formu doldurulduktan sonra yalnız bırakır. PratiVia formu randevunun, hasta dosyasının ve tahsilatın aynı zincirine bağlar. Böylece verilen cevap yalnızca okunmakla kalmaz, bir sonraki adımı belirler.
Form randevunun içinde yaşar
Gönderilen form hangi randevuya ait olduğunu bilir. Sekreter randevuyu açtığında formun doldurulup doldurulmadığını görür. Hekim muayene ekranında cevapları hastanın geçmişiyle yan yana okur. Ayrı bir dosya arama adımı ortadan kalkar.
Randevu yönetimiRıza kaydı formun ayrılmaz parçası
Check-up formu sağlık verisi toplar. Bu veri özel nitelikli kişisel veridir. PratiVia’da aydınlatma metni ve açık rıza, telefona gelen kodla doğrulanarak ve değiştirilemez biçimde kayıt altına alınır. Kimin neye ne zaman onay verdiği sonradan tartışma konusu olmaz.
Online formlarPaket bedeli aynı akışta
Check-up paketi PratiVia’da bir hizmet olarak tanımlanır. Başvuru tamamlandığında tahsilat, iade ve e-belge hazırlığı aynı kayıttan yürür. Sekreterin ayrı bir tabloya tutar yazması gerekmez, kasa sonu ile başvuru listesi birbirini tutar.
Finans ve e-belgeTürkiye’de saklanan veri
Toplanan check-up verisi Türkiye’deki veri merkezinde, kurum bazında izole biçimde saklanır. Kimlik numarası şifreli tutulur, erişimler denetim kaydına yazılır. Bu korumalar sözleşme metninde kalmaz, ürünün varsayılan çalışma biçimini oluşturur.
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Formun işe yarayıp yaramadığını dört göstergeyle anlarsınız. Üçü kliniğin iç işleyişini, biri hastanın davranışını ölçer. Ölçümü formu açmadan önceki iki hafta boyunca elle yapın. Karşılaştırma ancak öncesi bilindiğinde anlam taşır.
Form doldurma oranı
İlk 2 ayda %70 ve üzeri
Randevudan önce doldurulan form / gönderilen form. Haftalık izleyin.
Hazırlık nedeniyle ertelenen randevu
Ayda 1 ve altı
Açlık, ilaç veya örnek eksikliğiyle ertelenen check-up sayısı.
Başvuru başına telefon süresi
Yarıya yakın azalma
Bir hafta boyunca check-up için yapılan aramaları dakikayla sayın.
Kontrole dönen check-up hastası
İlk 6 ayda belirgin artış
Kontrol randevusu alan hasta / tamamlanan check-up. Aylık raporlayın.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Dört kararı ve soruları yazın. Formun ilk sürümünü kâğıt üzerinde tamamlayın.
Kliniğin check-up bilgi ihtiyacı ilk kez yazılı.
2. hafta
Formu dijitalleştirin, aydınlatma ve rıza metnini ekleyin, iki hastayla deneyin.
Çalışan bir form ve KVKK tarafı tamam bir akış.
3. hafta
Randevu onayıyla otomatik gönderimi ve hazırlık şablonlarını devreye alın.
Hasta randevuya hazırlanmış olarak geliyor.
4. hafta
Sonuç sonrası kontrol kararını kaydetmeye başlayın. İlk ölçümü alın.
Takip zinciri kapandı, ilk veri elde.
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Check-up ön bilgi formunda kaç soru olmalı?
Kliniğin verdiği karar sayısı kadar. Çoğu muayenehanede paket kapsamı, hazırlık talimatı, randevu süresi ve kontrol ihtiyacı için 12-18 soru yeterli oluyor. Bu sayının üzerine çıkıldığında doldurma oranı düşer ve elinizde beklediğinizden daha az veri kalır. İyi ölçüt şudur: bir soruyu çıkardığınızda kliniğin hiçbir kararı değişmiyorsa, o soru formda durmamalıdır.
Formu hastaya kim gönderecek, sekreterim bunu yapabilir mi?
Gönderim tek tek yapılan bir iş olmaktan çıkarıldığında sekreterin yükü artmaz. Randevu onaylandığında form otomatik gider. Geriye yalnızca doldurulmayanları takip etmek kalır. Bu da haftada birkaç dakikalık kısa bir listeye bakmak demektir. Sekreterin cevapları baştan sona okuması gerekmez. Hassas alanlar rol bazlı yetkiyle sınırlandığında yalnızca işi gereği görmesi gereken alanlar görünür.
Yaşlı hastalarım telefondan form doldurabilir mi?
Bir bölümü doldurmaz. Bu normaldir ve planın parçası olmalıdır. Formu doldurmayan hasta için iki yol vardır: randevudan önce sekreterin telefonla birlikte doldurması ya da hastadan biraz erken gelmesini isteyip tablet üzerinden yardım edilmesi. Önemli olan verinin dijital olarak tek yerde toplanmasıdır. Hastanın kendi eliyle doldurup doldurmadığı ikincil bir ayrıntıdır.
Check-up paketinin bedelini forma göre değiştirebilir miyim?
Paket kapsamı hastanın yaşına ve risk bilgisine göre değişiyorsa bedel de değişir. Bunun şeffaf yürümesi için kapsamın randevudan önce netleşmesi gerekir. Ön bilgi formu tam olarak bunu sağlar: hasta kliniğe geldiğinde ne alacağını ve ne ödeyeceğini bilir. Tutarın muayene odasında değişmesi, kliniklerin en sık aldığı şikâyetlerden biridir ve büyük ölçüde bu adımla önlenir.
Eski kâğıt formlarımı dijitale aktarmam gerekir mi?
Tamamını aktarmanız gerekmez. Geçmiş formda gerçekten değerli olan kısım, içindeki kalıcı alanlardır: alerji, kronik hastalık, kullanılan ilaç ve geçirilmiş ameliyat. Hasta bir sonraki başvurusunda geldiğinde bu dört alanı kartına işlemek çoğu klinik için yeterlidir. Kâğıt arşiv ise saklama süresi boyunca kilitli bir dolapta tutulmaya devam eder.
Form doldurulmadan hastayı check-up gününe alsam ne olur?
Bir aksaklık yaşanmayabilir, ama kazanç da olmaz. Formun tüm faydası randevudan önce karar verebilmekten gelir. Muayene sabahı doldurulan form yalnızca kâğıdı ekrana taşır. Pratikte en işe yarayan kural şudur: form doldurulmamışsa randevu iptal edilmez, ancak sekreter bir gün önce telefonla asgari dört soruyu sorar: ilaç, alerji, ameliyat ve hastanın beklentisi.
Kaynak: MedicaSimple. Son güncelleme: 28 Temmuz 2026.
