Bir hasta iki yıl önce yapılan işlem için “bana bunun riskleri anlatılmadı” dediğinde klinik dolabına gider. Klasörde ıslak imzalı bir sayfa bulunur, ama imzanın altındaki metnin o tarihteki hâli mi olduğu, hangi işlem için imzalandığı ve tarihin gerçekten o gün mü atıldığı belirsizdir. Hasta onam formları çoğu muayenehanede eksiksiz alınır. Sorun saklanma biçiminin sonradan kanıt üretmemesidir. Bu pratik, onamı bir kağıt yığınından çıkarıp sürümlü, tarihli ve işlemine bağlı bir dijital kayda dönüştürmenin adımlarını verir.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Onam arşivinin çalışıp çalışmadığını anlamak için tek bir test yeterlidir: geçen yıl gelen bir hastanın hangi tarihte, hangi metni onayladığını iki dakikada gösterebiliyor musunuz? Cevap hayırsa arşiviniz dolu ama işlevsizdir. Aşağıdaki belirtiler bu boşluğun gündelik görüntüleridir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Her onay dört bilgiyle saklanır: hasta, metin sürümü, ilgili işlem, tarih ve saat. Biri eksikse kayıt sonradan kanıt olmaz.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Onam arşivinin işlevsiz kalmasının kökeninde tek bir karışıklık var: farklı amaçlara hizmet eden iki ayrı belgenin aynı kağıtta toplanması. Ayrım yapılmadığında ne biri ne diğeri gerektiği gibi saklanır ve ikisi de aranamaz hâle gelir.
- 01
İki farklı onam tek belgeye sıkışmış
Tıbbi aydınlatılmış onam, hastanın uygulanacak işlemi, risklerini ve alternatiflerini anlayıp kabul ettiğini gösterir. İşleme özgüdür ve her işlem için yenilenir. KVKK açık rızası ise kişisel verinin belirli amaçlarla işlenmesine ilişkindir. Veri işleme faaliyetine bağlıdır ve farklı bir yaşam döngüsü vardır. Bu ikisi tek sayfada toplandığında hasta tek imzayla iki farklı şeyi onaylamış sayılır ki bu, her ikisinin de geçerliliğini tartışmalı hâle getirir.
- 02
Metin değişince geçmiş bozuluyor
Onam metni güncellendiğinde çoğu klinik eski metni siler ve yerine yenisini koyar. Böylece geçmiş onayların dayandığı metin ortadan kalkar. Oysa bir onay, verildiği andaki metne aittir. Metnin bugünkü hâli o onayı açıklamaz. Sürümleme yapılan bir yapıda ise her onay kendi sürümüne bağlı kalır ve geçmiş dokunulmadan korunur.
- 03
Kağıt, kimliği doğrulamaz
Islak imzanın gücü, imzayı atan kişinin o kişi olduğunun varsayılmasına dayanır. Kalabalık bir kabul masasında formu hastanın yakınının imzalaması sık karşılaşılan bir durumdur ve kağıt bunu ayırt edemez. Hastanın kendi telefonuna gelen tek kullanımlık kodla verilen bir onay ise hem kişiyi hem zamanı kayda geçirir. Doğrulama kanalının kaydedilmesi, onamın sonradan sorgulandığı anda en güçlü dayanak olur.
Bu sorunun size bedeli
Her 20 onamdan 2-5’i
En azÜst sınıra kadar
Hangi randevu veya işlem için alındığı yazılmamış onam belgeleri.
- Belge arama süresi
- Talep başına 2-4 saat
- Kağıt arşivden tek bir onam belgesini bulup çıkarma süresi.
- Sürümü belirsiz onam oranı
- Kayıtların çoğu
- İmzalı sayfada metin sürümü yazmadığı için doğrulanamayan kayıtlar.
- Kayıtlı rıza geri alma talebi
- Neredeyse yok
- Sözlü iletilen geri alma talepleri genellikle hiçbir yere işlenmez.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Dijital onam arşivinin amacı, her onayı sonradan açıklanabilir hâle getirmektir. Aşağıdaki altı adım önce iki onam türünü ayırır, sonra metinleri sürümler, her onayı işlemine bağlar, doğrulama kanalını kaydeder, geri alma yolunu açar ve yıllık bir envanterle sistemi ayakta tutar.
- 1Adım 1 / 6Kurulumda bir kez
İki onam türünü birbirinden ayırın
Tüm metinleri tıbbi onam ve veri işleme rızası diye ikiye ayırın.
İlk iş, kliniğinizde kullanılan tüm onam metinlerini masaya yaymak ve her birini iki kutudan birine koymaktır: tıbbi aydınlatılmış onam mı, veri işlemeye ilişkin açık rıza mı? Karma metinler varsa ikiye bölünür. Bu ayrım yapılmadan atılan her adım, sonradan geri dönülmesi gereken bir düzeltme doğurur.
- Kullandığınız tüm onam metinlerini listeleyip ikiye ayırın
- Karma metinleri bölün. Tek sayfada iki onam toplamayın
- Her metnin hangi işlem veya hangi amaç için olduğunu başlığa yazın
Ayrıntısını okuyun
Ayrımın pratik sonucu da vardır. Tıbbi onam işleme özgüdür. Hasta her yeni işlem için yeniden onaylar. Veri işleme rızası ise sürekliliği olan bir onaydır ve amaç değişmediği sürece tekrarlanmaz. İkisi aynı kağıtta durduğunda klinik ya her muayenede gereksiz yere rıza tazeler ya da yeni bir işlem için gerekli tıbbi onamı almayı atlar. Ayrı tutulduklarında her biri kendi ritminde çalışır.
PratiVia’da: PratiVia’da KVKK aydınlatma ve açık rıza akışı, klinik formlardan ayrı bir yapıda tutulur. Kurum kendi tıbbi onam metinlerini form şablonu olarak tanımlayıp işleme özgü biçimde kullanabilir.
Online formlar - 2Adım 2 / 6Her metin değişikliğinde
Metinleri sürümleyin, eskisini silmeyin
Metni değiştirince yeni sürüm yayınlayın, eski onaylar kendi sürümüne bağlı kalsın.
Onam metnine dokunduğunuz her an yeni bir sürüm doğar. Doğru yöntem, eski metni olduğu gibi bırakıp yeni bir sürüm oluşturup yayına almaktır. Eski sürüm arşivde kalır ve o sürümle verilmiş onaylar ona bağlı olmayı sürdürür. Böylece iki yıl önceki bir onayın hangi cümleleri içerdiği tartışmasız biçimde gösterilebilir.
- Her metin değişikliğinde yeni sürüm oluşturun, üzerine yazmayın
- Sürüm numarası ve yürürlük tarihini metnin üstünde gösterin
- Eski sürümleri arşivde erişilebilir tutun. Silmeyin
Ayrıntısını okuyun
Sürümlemenin ikinci faydası, değişikliğin ne zaman yürürlüğe girdiğini netleştirmesidir. Yeni sürüm yayına alındığı andan itibaren yeni onaylar onunla verilir. Geçmişe dönük hiçbir etkisi olmaz. Bu, hem hukuki açıdan doğru hem de operasyonel olarak basittir. Kliniğin yapması gereken tek şey, metni değiştirirken “düzelttim” demek yerine “yeni sürüm yayınladım” demeye alışmaktır.
PratiVia’da: PratiVia hukuki metinleri sürümleriyle birlikte saklar. Hangi kaydın hangi metin sürümüne ait olduğu onay kaydında görünür ve yeni sürüm yayınlamak geçmiş onayların bağlı olduğu metni değiştirmez.
Online formlar - 3Adım 3 / 6Her onam alımında
Her onayı işlemine ve tarihine bağlayın
Her onayı randevuya ya da işleme bağlayın, ilgili muayene açılınca görünsün.
Bir onam kaydı tek başına anlamsızdır. Kime, ne için ve ne zaman verildiğiyle birlikte anlam kazanır. Bu yüzden her onay en az dört bilgiyle saklanmalıdır: hasta, metin sürümü, ilgili işlem veya randevu, onay anının tarih ve saati. Bu dördü bir arada olduğunda arşiv, aranabilir bir kayda dönüşür.
- Onay kaydında hasta, metin sürümü, işlem ve zaman bilgisini birlikte tutun
- Onamı ilgili randevu veya işlem kaydına bağlayın
- Aynı hastanın birden çok onamını tarih sırasıyla listeleyebildiğinizden emin olun
Ayrıntısını okuyun
İşlem bağlantısı özellikle önemlidir. Aynı hastadan farklı zamanlarda alınmış birden çok onam olduğunda, hangisinin tartışma konusu işleme ait olduğunu ancak bu bağ gösterir. Randevuya bağlı tutulan bir onam kaydı, ilgili muayeneyi açtığınızda otomatik olarak görünür ve ayrıca aranması gerekmez. Klinik, belge aramak yerine kaydı okumaya başlar.
PratiVia’da: PratiVia’da onay kayıtları danışan dosyasına ve ilgili randevuya bağlı tutulur. Kaydın hangi metne, hangi sürüme ve hangi tarihe ait olduğu tek ekranda görünür, arşiv taramasına gerek kalmaz.
Danışan yönetimi - 4Adım 4 / 6Her onam alımında
Doğrulama kanalını kayda geçirin
Onayı telefona giden kodla alın, ıslak imzalı belgeyi tarayıp aynı kayda ekleyin.
Onamı kimin verdiği, onamın içeriği kadar önemlidir. Dijital akışta bunun en pratik karşılığı, onayın hastanın kendi telefon numarasına gönderilen tek kullanımlık kodla tamamlanmasıdır. Kayıtta hangi numaraya, hangi saatte kod gittiği ve ne zaman doğrulandığı durur. Böylece onayın kim tarafından verildiği sonradan tartışılmaz.
- Onayı hastanın kendi numarasına giden tek kullanımlık kodla tamamlayın
- Doğrulama kanalını, saatini ve numarayı kayıt içinde saklayın
- Yazılı onam gereken işlemlerde ıslak imzalı belgeyi tarayıp kayda ekleyin
Ayrıntısını okuyun
Burada dürüst olmak gerekir: bazı tıbbi işlemler için mevzuat yazılı ve ıslak imzalı onam arayabilir. Dijital kayıt bu durumlarda kağıdı ortadan kaldırmaz. Onun yanında duran, aranabilir bir ikinci kayıt üretir. Islak imzalı belgeyi tarayıp aynı onam kaydına ek olarak bağlamak en sağlam yöntemdir. Kliniğinizin hangi işlemler için yazılı onam gerektiğini hukuk danışmanınızla netleştirmeniz gerekir.
PratiVia’da: PratiVia açık rıza kayıtlarını telefona gelen tek kullanımlık kodla doğrulayarak alır ve değiştirilemez biçimde saklar. Kayıt üzerinde onaylayanın danışan mı yoksa portal kullanıcısı mı olduğu da ayrı bir alanda tutulur.
Online formlar - 5Adım 5 / 6Sürekli
Geri alma yolunu açık ve kayıtlı tutun
Geri alma talebini tarih ve kapsamıyla kaydedin, ilgili gönderimler hemen dursun.
Verilen bir rıza geri alınabilir ve bu hak kullanıldığında kliniğin bunu hem uygulaması hem de belgelemesi gerekir. Pratikte en sık karşılaşılan talep, bilgilendirme mesajlarının durdurulmasıdır. Bu talep sözlü geldiğinde bir kenara yazılır ve genellikle uygulanmaz. Birkaç hafta sonra hastaya yine mesaj gider ve güven zedelenir.
- Geri alma talebi için tek bir giriş noktası tanımlayın
- Talebi kaydederken kapsamını ve uygulanma zamanını da yazın
- Talep girildiğinde ilgili gönderimlerin otomatik durduğunu doğrulayın
Ayrıntısını okuyun
Doğru kurgu, geri alma talebinin de en az rıza kadar kayıtlı olmasıdır: kim, ne zaman, hangi kapsam için geri aldı ve gereği ne zaman yapıldı. Talebin sisteme girildiği anda ilgili gönderimlerin durması, insan hafızasına bırakılmayan bir mekanizma gerektirir. Böylece geri alma da istisna sayılmadan sürecin olağan bir parçası hâline gelir.
PratiVia’da: PratiVia’da rıza kayıtları geçmişiyle birlikte tutulur. Geri alma da yeni bir kayıt olarak yazılır ve önceki onay silinmez, böylece hem güncel durum hem de tüm değişim zinciri görünür kalır.
Online formlar - 6Adım 6 / 6Yılda bir, yarım gün
Yılda bir onam envanteri çıkarın
Yılın sabit bir haftasında yarım gün metinleri ve saklama süresini gözden geçirin.
Onam metinleri ve süreçleri zamanla dağılır: yeni bir hizmet eklenir ama metni yazılmaz, kullanılmayan bir metin yıllarca sistemde kalır. Yılda bir kez yapılacak yarım günlük bir envanter bunu toparlar. Kontrol listesi kısadır: hangi işlemler için onam alıyoruz, her birinin güncel metni var mı, hangi metinler artık kullanılmıyor?
- Hizmet listenizle onam metinlerinizi yan yana koyup eksikleri belirleyin
- Kullanılmayan metinleri yayından kaldırın, arşivde tutun
- Saklama süresi politikanızı yazılı hâle getirip envanterde gözden geçirin
Ayrıntısını okuyun
Aynı envanterde saklama süresi de gözden geçirilmelidir. Kişisel veri, işlendiği amaç için gereken süre boyunca saklanır. Süresi dolan kayıtlar için kliniğin yazılı bir politikası olmalıdır. Bu politika olmadığında arşiv sürekli büyür ve büyüyen arşiv hem yönetilemez hem de gereksiz risk taşır. Envanteri yılın sabit bir haftasına bağlamak, işin ertelenmesini engeller.
PratiVia’da: PratiVia’da kurumun yayında olan ve arşive alınmış hukuki metinleri tek listede görünür. Hangi metnin hangi tarihten beri yürürlükte olduğu okunabildiği için yıllık envanteri tek ekrandan yürütebilirsiniz.
Online formlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Onam saklamayı bir dosya yükleme özelliği olarak sunan araçlar, arşivi düzenler ama kanıt üretmez. PratiVia onamı bir kayıt olarak ele alır: metnin sürümü, onayın zamanı, doğrulama kanalı ve bağlı olduğu işlem aynı kaydın parçasıdır.
Onay kaydı değiştirilemez
Rıza kayıtları saklandıktan sonra güncellenemez ve silinemez. Bir onay, üzerine yazılarak düzeltilmez. Düzeltme için yeni bir kayıt eklenir. Bu, hem geçmişin korunmasını hem de her değişikliğin izlenebilir kalmasını sağlar.
Online formlarMetin sürümü kayda gömülü
Onay verildiği anda hangi metnin hangi sürümünün geçerli olduğu kayda yazılır. Metin sonradan güncellense bile eski onay kendi sürümüne bağlı kalır. Klinik iki yıl sonra da hastanın tam olarak neyi onayladığını gösterebilir.
Kim onayladı ayrımı yapılır
Onayın danışanın kendisi tarafından mı yoksa portal üzerinden yetkili bir kullanıcı tarafından mı verildiği ayrı bir alanda tutulur. Vasi, veli veya yakın adına verilen onaylarda bu ayrım sonradan sorulacak en kritik sorunun cevabıdır.
Danışan yönetimiBelge ekleri şifreli saklanır
Islak imzalı bir onamın taranmış hâli dosyaya eklendiğinde, dosya karantinadan geçirilir ve at-rest şifrelenerek saklanır. Veriler Türkiye’deki veri merkezinde tutulur. Erişim rol bazlı yetkiyle sınırlanır ve her erişim denetim kaydına düşer.
Ekip ve roller
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Onam düzeninin sağlamlığı, en çok bir talep geldiğinde ortaya çıkar. Bu yüzden göstergeler de “bulabiliyor muyuz” sorusu etrafında kurulmalı ve yılda birkaç kez tatbikat yapılarak sınanmalıdır.
Onam kaydına ulaşma süresi
1 dakikanın altı
Rastgele beş geçmiş kaydı bulma süresini ölçüp ortalamasını alın.
Sürümü belirli onay oranı
Yeni kayıtlarda %100
Metin sürümü kayıtlı onay / toplam onay. Onay listesinden çıkarılır.
İşleme bağlı onam oranı
%95 ve üzeri
Randevu veya işlem kaydına bağlanmış onam / toplam onam.
Geri alma taleplerinin kayıt oranı
Tamamı
Sisteme işlenen geri alma talebi / ekibe ulaşan toplam talep sayısı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Tüm onam metinlerini listeleyip tıbbi onam ve veri rızası olarak ikiye ayırın.
Kliniğin onam envanteri ilk kez çıkarıldı, karma metinler bölündü.
2. hafta
Metinleri sürümleyerek yayına alın. Yürürlük tarihlerini belirleyin.
Her metnin sürümü ve yürürlük tarihi belli. Geçmiş dokunulmadan korunuyor.
3. hafta
Yeni onamları doğrulamalı olarak alın ve ilgili randevuya bağlayın.
Onay kayıtları işlemine bağlı ve doğrulama kanalıyla birlikte tutuluyor.
4. hafta
Geri alma akışını tanımlayın ve beş kayıtla arama tatbikatı yapın.
Talep geldiğinde ne yapılacağı yazılı. Arama süresi ölçüldü.
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Dijital onam ıslak imza yerine geçer mi?
Her durumda değil. Veri işlemeye ilişkin açık rıza için doğrulanmış dijital kayıt yaygın ve uygulanabilir bir yöntemdir. Buna karşılık bazı tıbbi işlemlerde mevzuat yazılı onam arayabilir. Bu durumda kağıt ortadan kalkmaz. Pratikte en sağlam kurgu ikisini birlikte kullanmaktır: ıslak imzalı belge taranıp dijital onam kaydına ek olarak bağlanır. Kapsamı kliniğinizin hukuk danışmanıyla belirlemeniz gerekir.
Eski kağıt onamları taramak zorunda mıyım?
Tamamını taramak çoğu muayenehane için gereksiz bir iştir. Öncelik, hâlen devam eden tedavilere ve son bir-iki yılın kayıtlarına verilmelidir. Bunlar bir talep geldiğinde aranma olasılığı en yüksek belgelerdir. Daha eskiler fiziksel arşivde kalabilir, ancak nerede olduklarını gösteren basit bir dizin tutmak gerekir. Yeni onamların tamamı ise ilk günden itibaren dijital alınmalıdır. Asıl kazanç bundan sonrasındadır.
Çocuk hastalarda onamı kim verir ve nasıl kaydedilir?
Onamı veli ya da vasi verir. Kaydın kritik noktası bunun açıkça görünmesidir. Onay kaydında hastanın kim olduğu ile onayı verenin kim olduğu ayrı alanlarda tutulmalı, yakınlık derecesi de yazılmalıdır. Doğrulama, onayı veren kişinin kendi telefon numarası üzerinden yapılmalıdır. Boşanma ve velayet durumlarında hangi velinin onay verdiği sonradan sorulabileceği için bu ayrım kaydın kendisinde durmalıdır.
Hasta rızasını geri alırsa geçmiş kayıtları silmem gerekir mi?
Rızanın geri alınması, o rızaya dayanan gelecekteki işlemenin durdurulması anlamına gelir. Ancak her veri türü rızaya dayanmaz. Tıbbi kayıtların belirli sürelerle saklanması yasal bir yükümlülük olabilir ve bu durumda kayıt silinmez, kullanımı sınırlanır. Doğru yaklaşım, hangi verinin hangi hukuki sebebe dayandığını önceden yazılı hâle getirmektir. Böylece talep geldiğinde ne durdurulacağı ve neyin saklanmaya devam edeceği tartışmasız olur.
Onam metinlerini kendim mi yazmalıyım?
Metinlerin taslağını hazır kaynaklardan almak zaman kazandırır, ancak olduğu gibi kullanmak risklidir. Her kliniğin sunduğu hizmetler, kullandığı kanallar ve sakladığı veri farklıdır. Metin bunları yansıtmıyorsa hastanın onayladığı şey gerçekte yaptığınız işi kapsamaz. Uygulanabilir yol, taslağı kendi hizmet listenize göre uyarlayıp bir hukuk danışmanına kontrol ettirmek ve sonrasında sürümleyerek yayına almaktır.
Onam kaydını denetim anında nasıl sunarım?
Böyle bir durumda sunulması gereken, tutarlı ve eksiksiz bir kayıt zinciridir: hangi hasta, hangi metnin hangi sürümünü, hangi tarihte ve hangi doğrulama kanalıyla onayladı. Bu dört bilgi bir arada olduğunda kaydın açıklanması birkaç dakika sürer. Kayıtların değiştirilemez olması sunumun güvenilirliğini artırır. Sonradan düzenlenebilen kayıt denetimde soru getirir.
Kaynak: KVKK Kurumu. Son güncelleme: 28 Temmuz 2026.
