Bir diş kliniğinde yeni hasta kabulü büyük ölçüde lojistik bir sorundur: hasta geldiğinde kimlik bilgisi alınır, iki sayfalık anamnez formu doldurtulur, ilaç ve alerji sorulur, genel onam imzalatılır ve ancak sonra koltuğa alınır. Bu sırada hekimin bir önceki hastası uzamış, bekleme salonu dolmuştur. Formdaki kritik bilgi, kanama bozukluğu ya da antikoagülan kullanımı, kâğıtta kalır ve hekim tedaviye başlarken bunu görmez. Onam ise “her şeye” genel bir imzadır. İmplant ya da çekim gibi işleme özgü aydınlatma çoğu zaman sözlü kalır. Bu pratik kabul işlerini randevu öncesine taşır, anamnez cevaplarını hastanın klinik profiline yapılandırılmış biçimde yazar, hekim ekranında kırmızı bant hâline getirir ve onamı işlem tipine bağlar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Kabul sorunu bekleme salonunda görünür ama bedeli koltukta ödenir: geciken seans, gözden kaçan alerji ve sonradan tartışılan onam. Belirtiler klinik büyüdükçe belirginleşir, tek ünitli muayenehanede bile günde birkaç kez yaşanır.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Anamnez formu randevudan önce hastanın telefonunda dolsun. Kabul masasında yalnız doğrulama kalır, hekim alerji bilgisini ekranında hazır bulur.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Kabul masasındaki sıkışma çoğunlukla bütün işlerin hastanın kapıdan girdiği aynı dakikaya yığılmasından çıkar. Bilgi toplama, doğrulama, klinik güvenlik ve hukuki onam farklı zamanlarda yapılması gereken işlerdir. Üç kök neden bunları tek noktaya sıkıştırır.
- 01
Kabul yalnız randevu anı için tasarlanmış
Form kâğıt olduğu için hasta geldiğinde doldurulur. Başka seçenek yoktur. Randevu öncesi telefondan doldurulabilen form, kabul süresinin büyük bölümünü kliniğin dışına taşır. Kabulde yalnızca doğrulama kalır ve doğrulama bir dakikadır.
- 02
Anamnez cevabı klinik kayda geçmiyor
Kâğıt formdaki alerji cevabı arşivde duran bir belge olarak kalır. Sisteme yapılandırılmış alan olarak girilmediği sürece reçete ve işlem seçiminde kontrol edilemez. Diş hekimliğinde antikoagülan, bifosfonat ve lokal anestezik alerjisi gibi bilgiler tam da bu kontrolü gerektirir.
- 03
Onam işlem yerine hastaya bağlanmış
Tek bir genel onam hastayı kapsar ama işlemi kapsamaz. Tedavi planındaki her işlem türü için ayrı aydınlatma metni ve imza gerekir. Bu, plan yazılırken belirlenmediğinde koltukta unutulur ya da sözlü kalır.
Bu sorunun size bedeli
8-15 dakika → 3 dakika
- Bugün
- 8-15 dakika
- Hedef
- 3 dakika
Yeni hasta başına bekleme salonunda geçen süre. Hedef, kabulün 3 dakikanın altına inmesi.
Her 10 yeni hastadan 1-2’si
En azÜst sınıra kadar
Formda yazılı olup sisteme yapılandırılmış girilmeyen alerji ve ilaç bilgisi.
Her 10 cerrahi işlemden 3-5’i
En azÜst sınıra kadar
Yalnız genel onamla yapılan çekim, implant ve cerrahi işlemler.
- Hekimin soru sormakla geçen ilk dakikaları
- Seans başına 3-5 dakika
- Formda eksik kalan ya da hekime ulaşmayan bilgilerin koltukta yeniden sorulması.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Hedef, hastanın koltuğa oturduğu anda hekimin her şeyi bilmesi ve sekreterin yalnızca doğrulama yapmasıdır. Bunun için form randevu öncesine taşınır, cevaplar klinik profile yazılır, onam işlem tipine bağlanır ve kabul süresi ölçülür. Adımlar randevu oluşturulduğu anda başlar.
- 1Adım 1 / 5Her yeni hasta randevusunda
Anamnez formunu randevuyla birlikte gönderin
Formu randevu bildirimiyle gönderin, eksik kalana bir gün önce hatırlatma gitsin.
Yeni hasta randevusu oluşturulduğunda ilk görüşme formu randevu bildirimiyle birlikte hastanın telefonuna gider. Form bölümlenmiştir: kimlik ve iletişim, genel sağlık öyküsü, ilaçlar ve alerjiler, diş öyküsü ve şikâyet. Hasta evde, kendi hızında doldurur. Yarıda bırakırsa kaldığı yerden sürer ve tamamlamadığında randevudan bir gün önce hatırlatma alır.
- İlk görüşme formunu randevu oluşturma adımına bağlayın. Bildirimle birlikte gitsin
- Formu bölümleyin ve yarıda kalanı hatırlatın
- Sabah listesinde formu eksik hastaları görün. Tablette doldurma seçeneğini hazır tutun
Ayrıntısını okuyun
Formun tamamlanma durumu randevu detayında görünür: tamamlandı, kısmen, hiç. Sekreter sabah listesinde formu eksik hastaları görür ve gerekirse arayıp yardım eder. Kliniğe gelen hastanın kabulü ise doğrulamaya iner: kimlik kontrolü, bir iki eksik alan ve imza. Yaşlı ya da telefonu olmayan hasta için aynı form kabul masasındaki tablette açılır. Kâğıt tamamen ortadan kalkar.
PratiVia’da: PratiVia’da randevu oluştururken “ilk görüşme formu gönder” işaretlenir. Form tamamlanma durumu randevu detayında görünür ve tamamlanmayan form için otomatik hatırlatma gider.
Online formlar - 2Adım 2 / 5Kurulumda bir kez, form şablonu bazında
Alerji ve ilaç cevaplarını klinik profile eşleyin
Alerji, sürekli ilaç ve kronik hastalık alanlarını hekim onaylı klinik profile bağlayın.
Form şablonundaki alerji, sürekli ilaç ve kronik hastalık alanları hastanın klinik profiline eşlenir. Hasta “penisilin” yazdığında bu cevap belge olarak kalmaz. Klinik profilde “alerji: penisilin, kaynak: hasta beyanı” kaydı olur ve hekim onayı bekler. Hekim ilk muayenede kaydı onaylar ya da düzeltir.
- Form alanlarını klinik profil alanlarına eşleyin (alerji, ilaç, kronik hastalık)
- Beyan kaydını ilk muayenede hekim onayına düşürün
- Antikoagülan, bifosfonat ve kanama bozukluğu için kontrendikasyon kuralı tanımlayın
Ayrıntısını okuyun
Onaylanan alerji, hastanın kartında kırmızı bant olur ve her ilgili anda yeniden görünür: reçete yazılırken çakışan ilaç engellenir, tedavi planında antikoagülan kullanan hasta için cerrahi işlem uyarı alır. Diş hekimliğinde bifosfonat kullanımı ve kanama bozukluğu gibi bilgiler için kontrendikasyon kuralı tanımlanır. Kural implant ve çekim gibi işlemlerde uyarı verir. Bilgi bir kez alınır, her seferinde çalışır.
PratiVia’da: PratiVia’da form alanı klinik profile eşlenince cevap “beyan” kaynağıyla profile düşer. Hekim onayından sonra kart üstünde bant olur ve reçete ile işlem seçiminde otomatik kontrol edilir.
Danışan yönetimi - 3Adım 3 / 5Kurulumda bir kez. Her tedavi planında uygulanır
Onamı işlem tipine bağlayın
Çekim, implant, kanal ve sedasyon için ayrı onam şablonu hazırlayıp hizmete bağlayın.
Genel klinik onamı ve KVKK açık rızası ilk gün alınır. Ancak işleme özgü onam tedavi planından türer. Çekim, implant, kanal tedavisi, cerrahi ve sedasyon için ayrı aydınlatma ve onam şablonları hazırlanır ve her şablon ilgili hizmete bağlanır. Tedavi planına implant yazıldığında implant onamı “bekleniyor” olur.
- İşlem tiplerine özgü aydınlatma ve onam şablonları hazırlayın
- Her şablonu ilgili hizmete bağlayın. Plana yazılan işlem onamı beklesin
- Onam politikasını belirleyin: zorunlu (randevu kapanmaz) ya da uyar
Ayrıntısını okuyun
Onam, işlem randevusundan önce portalden ya da kabul masasındaki tablette imzalanır. İmza telefon koduyla doğrulanır ve belge sürümüyle saklanır. Kurum politikası “zorunlu” ise onamı imzalanmamış işlem randevusu kapatılamaz. “Uyar” modunda hekim ekranında uyarı görünür. Böylece sözlü kalan aydınlatma yazılı hâle gelir ve anlaşmazlıkta kanıt gücü yüksek kayıt bulunur.
PratiVia’da: PratiVia’da belge şablonu hizmete bağlanır. Tedavi planındaki işlem onamı “bekleniyor” durumuna geçer, portalde ya da tablette kod doğrulamalı imzalanır ve sözleşme politikası kapanışı denetler.
Online formlar - 4Adım 4 / 5Her yeni hasta kabulünde
Kimlik ve iletişim bilgisini kabulde doğrulayın
Telefonu kodla doğrulayın, TC numarasını yalnız e-belge ve sigorta gerektirince alın.
Formda hasta kendi telefonunu ve e-postasını yazmıştır. Kabulde sekreter bilgiyi hastaya okuyarak doğrular ve telefon numarasını tek kullanımlık kodla doğrulatır. Doğrulanmış numara hatırlatma ve teyit mesajlarının gideceği tek kanaldır. Yanlış numaraya giden mesaj sorunu burada biter.
- Telefonu tek kullanımlık kodla doğrulayın. Hatırlatmalar yalnızca doğrulanmış numaraya gitsin
- TC kimliği yalnızca gerektiğinde alın. Şifreli saklanır, maskeli görünür
- Sigortalı hastada müstehaklık sorgusunu kabulde yapın
Ayrıntısını okuyun
TC kimlik numarası e-belge ve sigorta işlemleri için gerektiğinde alınır ve şifreli saklanır. Ekranda yalnızca son iki hanesi görünür. Sigortalı hastada müstehaklık sorgusu kabulde yapılır ve sonuç karta yazılır. Kabul, bu üç doğrulamayla iki dakikaya iner: kimlik, iletişim, sigorta. Hekim koltukta hastayı beklerken sekreter form toplamaz. Hasta zaten hazırdır. Doğrulama adımları tablette de yapılabildiği için kabul masası kâğıtsız kalır.
PratiVia’da: PratiVia’da telefon doğrulaması kabul ekranından tek tıkla başlatılır. TC kimlik şifreli saklanır ve Medula müstehaklık sorgusu aynı ekrandan yapılıp karta yazılır.
Danışan yönetimi - 5Adım 5 / 5Aylık
Kabul süresini ölçün ve formu ona göre kısaltın
Ay sonunda kabul süresine ve yarıda bırakılan bölüme bakıp formu kısaltın.
Kabul süresi iki zaman damgasıyla ölçülür: hastanın geldi işaretlenmesi ve koltuğa alınması. Formu evde doldurmuş hastanın kabulü ile kliniğe boş gelen hastanın kabulü ayrı raporlanır. Fark, formu evde doldurma oranını artırmanın değerini gösterir. Formun hangi bölümünde hastaların yarıda bıraktığı da ölçülür.
- Geldi ve koltuğa alındı zaman damgalarından kabul süresini raporlayın
- Formu evde dolduran ile boş gelen hastanın kabul süresini ayrı izleyin
- Yarıda bırakılan bölümü ve klinik kararı etkilemeyen soruları aylık çıkarın
Ayrıntısını okuyun
Ay sonunda form gözden geçirilir: cevaplanmayan ya da klinik kararı etkilemeyen sorular çıkarılır, yarıda bırakılan bölüm kısaltılır. İyi bir diş anamnez formu on iki ila on beş alanı aşmaz. Klinik öykü ayrı ve daha kısa bir forma bölünebilir. Kabul süresi düşerken hekimin koltuktaki ilk dakikaları muayeneye kalır. Bu, günde bir ek hasta kapasitesi demektir.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında kabul süresi zaman damgalarından hesaplanır. Form tamamlanma ve terk oranı şablon bazında görünür, form alanları oluşturucudan düzenlenir.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia kabulü randevudan koltuğa uzanan bir akış olarak kurar: form randevuyla gider, cevap klinik profile düşer, onam işlemden türer ve süre ölçülür. Diş kliniğinde bunun karşılığı hazır gelen hasta ve bilgiyle çalışan hekimdir.
Randevuya bağlı form gönderimi
İlk görüşme formu randevu bildirimiyle gider. Tamamlanma durumu randevu detayında görünür ve eksik form için hatırlatma otomatik çalışır.
Online formlarKlinik profile eşlenen cevaplar
Alerji, ilaç ve kronik hastalık cevapları beyan olarak profile düşer, hekim onayıyla bant olur ve reçete ile işlem seçiminde otomatik kontrol edilir.
Danışan yönetimiİşlemden türeyen onam
Belge şablonu hizmete bağlanır. Plandaki işlem onamı bekler, kod doğrulamalı imzalanır ve sözleşme politikası randevu kapanışını denetler.
Online formlarKabul süresi raporu
Geldi ve koltuğa alındı zaman damgaları kabul süresini üretir. Form tamamlanma ve terk oranı şablon bazında raporlanır.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Kabulün düzeldiğini en iyi iki ölçü gösterir: formu evde dolduran hastaların oranı ve hekimin koltuktaki ilk dakikalarını gerçekten muayeneye ayırabilmesi. Dört gösterge ilk ayın sonunda karar verdirir.
Randevu öncesi formu tamamlayan yeni hasta oranı
%70 ve üzeri
Randevu saatinden önce form tamamlanan yeni hastalar / tüm yeni hastalar
Ortalama kabul süresi
3 dakikanın altı
Geldi işareti ile koltuğa alındı zaman damgası arasındaki fark, yeni hastalarda
Hekim onaylı klinik profil oranı
%95 ve üzeri
İlk muayene sonrası alerji/ilaç beyanı onaylanmış hastalar / form dolduran hastalar
İşleme özgü onamı olan cerrahi işlem oranı
%100
Çekim, implant, cerrahi randevularında imzalı işlem onamı bulunanlar / tüm bu randevular
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
İlk görüşme formunu bölümleyip klinik profil alanlarına eşleyin. Randevu oluşturmada otomatik gönderimi açın.
Form randevuyla gidiyor, cevaplar profile düşüyor
2. hafta
İşlem tiplerine özgü onam şablonlarını hazırlayın ve hizmetlere bağlayın. Onam politikasını “uyar” ile başlatın.
Plandaki işlemler onam bekliyor, hekim ekranında uyarı görünüyor
3. hafta
Kabul masasında telefon doğrulaması ve tablette form akışını devreye alın. Kontrendikasyon kurallarını tanımlayın.
Kabul iki doğrulama adımına indi, kritik ilaç uyarıları çalışıyor
4. hafta
Kabul süresi ve form terk raporunu okuyun. Formu kısaltın, onam politikasını “zorunlu”ya çekmeyi değerlendirin.
Form 15 alanın altında, ilk aylık kabul süresi ölçüldü
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Anamnez formunu hasta yanlış doldurursa ne olur?
Form cevapları hasta beyanıdır ve hekim onayına düşer. Hekim ilk muayenede her kritik cevabı hastayla doğrulayıp onaylar ya da düzeltir. Düzeltme kayda geçer ve kaynağı “kurum tespiti” olur. Bu iki katmanlı düzen, kâğıt formdaki yanlış cevabın fark edilmeden dosyada kalmasından çok daha güvenlidir, çünkü onaysız beyan hekim ekranında ayrı işaretle görünür.
Çocuk hastalarda formu kim doldurur?
Veli doldurur ve veli/vasi onamı ayrı bir akışla alınır: velinin telefonuna aydınlatma metni ve tek kullanımlık kod gider. Çocuğun klinik profili veli beyanıyla kurulur ve hekim onayıyla kesinleşir. Reşit olmayan hastada işleme özgü onam da veliden alınır. Portal erişimi yalnızca bilgi alma yetkisi olan veliye açılır.
Sağlık turizmi hastasında kabul nasıl farklılaşır?
Form ve onam metinleri hastanın dilinde sunulur, kimlik yerine pasaport alanı kullanılır ve iletişim kanalı e-posta ya da WhatsApp olarak işaretlenir. Kabul öncesi form tamamlanması bu hastalarda daha da kritiktir. Tedavi planı ve onamlar hasta gelmeden önce portalden imzalanır, klinikte yalnızca doğrulama kalır. Sağlık turizmi süreci ayrı bir pratikte ayrıntılı anlatılmıştır.
Mevcut hastaların kâğıt formlarını ne yapmalıyım?
Kâğıt formlar taranıp belge olarak hastanın dosyasına eklenir. Kritik alanlar (alerji, ilaç, kronik hastalık) bir sonraki randevuda hastaya yeniden sorularak klinik profile girilir. Toplu geri dönük veri girişi hata üretir. Randevu geldiğinde profil güncelleme rutini birkaç ayda tüm aktif hastaları kapsar. Gelmeyen hastaların kâğıt formu belge olarak saklanmaya devam eder.
Tek ünitli muayenehanede bu düzen fazla mı?
Hayır. Tek ünitte hekim çoğu zaman kabulü de kendisi yapar ve zamanı en değerli kişidir. Randevu öncesi form ve klinik profil eşlemesi tek ünitte hekimin muayene başındaki beş dakikasını doğrudan geri verir. İşleme özgü onam ise klinik büyüklüğünden bağımsız bir hukuki gerekliliktir. Tek hekim için de aynı kanıt gücüne sahiptir.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
