Bir fizyoterapi merkezinde ilk seans, sürecin en belirleyici oturumudur. Öykü alınır, fiziksel değerlendirme yapılır, hedef konuşulur ve program kurulur. Buna karşılık bu seansın önemli bir bölümü kâğıt form doldurmakla ve hastanın kendi başına verebileceği bilgileri sözlü olarak toplamakla geçer. Şikâyetin ne zaman başladığı, hangi hekime gidildiği, kullanılan ilaçlar, geçirilmiş ameliyatlar. Bunların hepsi hasta tarafından evde sakin biçimde yazılabilecek bilgilerdir. Üstelik evde verilen cevaplar, muayene odasında aceleyle verilenlerden çoğu zaman daha doğrudur. Bu pratik seansı kendi işine bırakır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bu sorun hiçbir gün kriz çıkarmaz. Yalnızca her ilk seansın yirmi dakikasını fark edilmeden alır. Yılda yüzlerce ilk seans yapan bir merkezde bu rakam kayda değer bir toplama ulaşır. Günlük akışta belirtileri şunlardır.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Şikâyetin başlangıcı, ilaçlar ve ameliyatlar gibi bilgileri hasta evde yazsın. İlk seansın zamanı fiziksel değerlendirmeye kalsın.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Sorunun kaynağı, formun hangi anda ve nerede doldurulduğudur. Aynı form randevudan önce gönderildiğinde seans zamanı kurtulur ve bilgi kalitesi de yükselir. Aşağıdaki üç eksiklik bu basit geçişin neden yapılamadığını açıklar.
- 01
Form randevu akışına bağlı değil
Formun randevu onayıyla birlikte gönderilmesi sağlanmadığında, gönderim ayrı bir iş hâline gelir ve yoğun günlerde atlanır. Otomatik gönderilmeyen bir ön form, pratikte hiç gönderilmeyen bir formdur. Randevu akışına bağlanması bu işi tamamen ortadan kaldırır.
- 02
Form gereğinden uzun
Doldurulma oranı, soru sayısıyla doğrudan ters orantılı ilerler. Uzun bir form ya yarım bırakılır ya da hiç açılmaz. Gerçekten gerekli olan sorularla sınırlı, on beş dakikayı aşmayan bir form ise büyük çoğunlukla tamamlanır ve amacına ulaşır.
- 03
Yanıtlar dosyaya işlenmiyor
Form yanıtları doğrudan hasta dosyasına düşmediğinde elle aktarım gerekir ve bu, kazanılan zamanı geri alır. Yanıtların kayda otomatik işlenmesi ve seans sırasında ekranda görünmesi, düzenin gerçek faydasını üreten kısımdır.
Bu sorunun size bedeli
15-25 dakika → 5 dakika
- Bugün
- 15-25 dakika
- Hedef
- 5 dakika
Bugün ilk seans başına 15-25 dakika bilgi toplamaya gidiyor. Hedef beş dakikanın altı.
Her 10 ilk randevudan 8’i
En az
Hedef: formların yüzde sekseni ve fazlasının ilk seanstan önce tamamlanması.
- Eksik doldurulan alan
- Formların çoğunda
- Elle doldurma sırasında boş bırakılan ya da okunmayan bilgiler.
- Hatalı ilaç bilgisi
- Hastaların bir kısmında
- Odada hatırlanamadığı için eksik ya da yanlış aktarılan tedaviler.
- Kâğıt arşiv arama
- Sorgu başına 5-15 dakika
- Geçmiş forma ulaşmak için klasör aramak.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Bu geçiş büyük bir değişiklik gerektirmez. Formu randevu akışına bağlamak ve kısaltmak yeterlidir. Yanıtların dosyaya otomatik işlenmesi ve seans sırasında ekranda görünmesi ise kazanılan zamanı kalıcı hâle getirir. Onam metinlerinin de aynı akışa eklenmesiyle kabul süreci tamamen dijitalleşir ve son adımda oran ölçülür.
- 1Adım 1 / 5Her ilk randevuda
Formu randevu onayına bağlayın
Form randevu açılınca birkaç gün önceden otomatik gitsin, telefonda rahat açılsın.
Ön değerlendirme formu, ilk randevu oluşturulduğunda otomatik olarak hastaya gitmelidir. Elle gönderim yoğun günlerde atlanır ve düzen birkaç hafta içinde bırakılır.
- Formu randevu onayıyla otomatik gönderin
- Randevudan birkaç gün önce iletin
- Formun mobil cihazdan rahat doldurulmasını sağlayın
Ayrıntısını okuyun
Gönderim zamanlaması da önemlidir. Randevudan birkaç gün önce gönderilen bir form, aynı gün gönderilenden çok daha yüksek oranda doldurulur. Doldurulmamışsa randevudan bir gün önce kısa bir hatırlatma göndermek de faydalıdır. Formun mobil cihazdan rahat doldurulabilmesi ise en belirleyici teknik gerekliliktir. Hastaların büyük çoğunluğu bu formu telefonundan açar ve zor açılan bir form kapatılır. Bu ayrıntı çoğu zaman gözden kaçar ve düzenin işlememesinin başlıca nedeni olur. Formu bir kez kendi telefonunuzdan doldurmak, bu sorunu tespit etmenin en hızlı yoludur.
PratiVia’da: PratiVia’da online formlar randevu tipine bağlanabilir ve onayla birlikte otomatik gönderilir. Doldurulmayanlar için hatırlatma da aynı akıştan iletilir.
Online formlar - 2Adım 2 / 5Kurulumda bir kez, yılda bir gözden geçirme
Formu gerçekten gerekli sorularla sınırlayın
Yalnız hastanın verebileceği bilgileri gündelik dille sorun, muayeneyi forma koymayın.
Form yalnızca hastanın kendi verebileceği ve seansta sorulması zaman kaybı olan bilgileri içermelidir: şikâyetin başlangıcı ve seyri, hekim tanısı ve sevk bilgisi, kullanılan ilaçlar, geçirilmiş ameliyatlar, bilinen hastalıklar ve günlük yaşamda zorlanılan hareketler.
- Yalnızca hastanın verebileceği bilgileri sorun
- Formu on beş dakikanın altında tutun
- Sürekli boş kalan soruları çıkarın
Ayrıntısını okuyun
Fiziksel değerlendirme gerektiren hiçbir şey forma girmemelidir. Onlar zaten seansta yapılacaktır. Soru sayısının sınırlı tutulması doldurulma oranını doğrudan belirler. Yılda bir yapılacak kısa bir gözden geçirmede sürekli boş bırakılan alanların çıkarılması da faydalıdır. Hiç doldurulmayan bir soru ya gereksizdir ya da anlaşılmıyordur. İki durumda da düzeltilmesi gerekir. Sorunun gündelik dille yazılması da doldurulma oranını doğrudan etkiler, çünkü tıbbi terimlerle kurulmuş bir soru boş bırakılır.
PratiVia’da: PratiVia’da form şablonları kurum düzeyinde tanımlanır ve kolayca düzenlenir. Yapılan değişiklik sonraki tüm gönderimlerde geçerli olur ve sürüm farkı oluşmaz.
Online formlar - 3Adım 3 / 5Her formda
Yanıtları dosyaya otomatik işleyin
Yanıtlar dosyaya düşsün, kan sulandırıcı ya da yakın ameliyat gibi uyarılar öne çıksın.
Doldurulan form yanıtları doğrudan hasta dosyasına düşmelidir. Elle aktarım gerektiren bir düzen, kazanılan zamanı geri alır ve amacı ortadan kaldırır.
- Yanıtların dosyaya otomatik işlenmesini sağlayın
- Bilgileri seans sırasında ekranda gösterin
- Dikkat gerektiren yanıtları öne çıkarın
Ayrıntısını okuyun
Yanıtların seans sırasında ekranda görünmesi de gereklidir. Fizyoterapist değerlendirmeye başlarken bilgiler önünde olmalıdır. Dikkat gerektiren yanıtların öne çıkarılması ayrıca faydalıdır: bilinen bir kalp hastalığı, kullanılan kan sulandırıcı ya da yakın zamanlı bir ameliyat, uygulanacak tedaviyi doğrudan etkileyebilir ve bu bilgilerin gözden kaçmaması gerekir. Klasörde duran ama kimsenin bakmadığı bir form, hiç doldurulmamış bir formla aynı değeri taşır. Bu yüzden yanıtların nereye düştüğü kadar, seans anında kimin göreceği de baştan düşünülmelidir.
PratiVia’da: PratiVia’da form yanıtları danışan dosyasına doğrudan işlenir. Uyarı gerektiren alanlar dosya açıldığında öne çıkar ve seans öncesi gözden kaçmaz.
Danışan yönetimi - 4Adım 4 / 5Her ilk randevuda
Onam ve bilgilendirmeyi aynı akışa ekleyin
Aydınlatma metni ve tedavi onamını ayrı, kısa metinler olarak aynı akışta gönderin.
Aydınlatma metni, tedavi onamı ve merkezin çalışma koşulları da aynı akışta hastaya iletilebilir. Bu belgelerin randevu öncesinde okunması, odada aceleyle imzalanmasından çok daha anlamlıdır.
- Aydınlatma ve onam metinlerini aynı akışa ekleyin
- Metinleri ayrı ayrı ve kısa tutun
- Onayları sürümüyle birlikte saklayın
Ayrıntısını okuyun
Metinlerin ayrı ayrı ve kısa olması gerekir. Tek bir uzun belgede toplanan bilgiler okunmaz. Onam metninin uygulanacak tedaviye özgü hazırlanması da önemlidir. Genel bir metin hangi işlem için verildiğini göstermez. Kişisel veri işlenmesine ilişkin aydınlatma yükümlülüğü de ayrıca gözetilmeli ve bu metin diğerlerinden ayrı tutulmalıdır. Onayların tarihiyle birlikte saklanması ve hangi metnin hangi sürümünün kabul edildiğinin izlenebilir olması ise sonradan doğan sorularda dayanak oluşturur. Metin güncellendiğinde eski onayların geçerliliği de ayrıca değerlendirilmelidir.
PratiVia’da: PratiVia’da onam metinleri sürümüyle birlikte dijital olarak onaylatılır, hangi hastanın hangi metni ne zaman kabul ettiği kayıttan doğrulanabilir.
Online formlar - 5Adım 5 / 5Ayda bir, 15 dakika
Doldurulma oranını izleyin ve formu iyileştirin
Ayda bir doldurma oranına ve ilk seansta forma giden süreye bakın.
Ayda bir bakılacak iki sayı düzenin işleyip işlemediğini gösterir: randevu öncesi doldurulan form oranı ve ilk seansta form için harcanan süre.
- Randevu öncesi doldurulma oranını ay ay izleyin
- Oran düşükse önce uzunluğa, sonra zamanlamaya ve mobil uyuma bakın
- Kazanılan süreyi bilinçli olarak değerlendirmeye ayırın
Ayrıntısını okuyun
Doldurulma oranı düşükse ilk bakılacak yer formun uzunluğudur. İkinci bakılacak yer ise gönderim zamanı ve mobil uyumdur. Bu üç faktör oranın neredeyse tamamını açıklar. İlk seansta form için harcanan sürenin düşmesi ise düzenin gerçek karşılığıdır. Bu süre kazanıldığında aynı seansta çok daha kapsamlı bir fiziksel değerlendirme yapılabilir. Kazancın nereye gittiğini bilinçli olarak belirlemek de faydalıdır. Aksi hâlde bu zaman gün içindeki başka işlere dağılır ve kimse bir kazanç hissetmez. Kazancı fiziksel değerlendirmeye ayırmak, bu düzenin amacına ulaşması demektir.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında form gönderim ve yanıt verileri dönem bazında listelenir. Hangi formun ne oranda doldurulduğu elle sayım gerektirmeden görülür.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Kâğıt form odada doldurulur, klasöre kaldırılır ve aylar sonra aranır. Seans zamanı da her seferinde aynı yere gider. Oysa bu bilgilerin tamamı hasta tarafından evde verilebilir. PratiVia formu randevunun önüne taşır.
Randevuya bağlı otomatik gönderim
Form ilk randevu oluşturulduğunda otomatik gider. Doldurulmayanlara hatırlatma da aynı akıştan iletilir.
Online formlarKurum düzeyinde form şablonu
Sorular tek yerden düzenlenir. Değişiklik sonraki tüm gönderimlerde geçerli olur ve sürüm karışıklığı oluşmaz.
Online formlarDosyaya işlenen yanıtlar
Cevaplar doğrudan hasta kaydına düşer. Dikkat gerektiren alanlar dosya açıldığında öne çıkar.
Danışan yönetimiSürümlü onam kaydı
Aydınlatma ve onam metinleri dijital onaylanır. Hangi sürümün ne zaman kabul edildiği kayıtta durur.
Online formlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin işlediğini gösteren tek gerçek ölçüt, ilk seansın ne kadarının fiziksel değerlendirmeye ayrılabildiğidir. İkincisi de formun randevu öncesinde gerçekten doldurulup doldurulmadığıdır. Aşağıdaki dört gösterge ikisini de ölçer.
Randevu öncesi doldurulan form oranı
%80 ve üzeri
İlk seanstan önce tamamlanmış form yanıtlarının payı.
İlk seansta form için harcanan süre
Beş dakikanın altı
Seans içinde bilgi toplamaya ayrılan ortalama süre.
Eksik alan oranı
Sıfıra yakın
Zorunlu alanları boş kalan form yanıtlarının payı.
Onamı kayıtlı hasta oranı
Tamamı
Dijital onamı dosyasında bulunan hastaların payı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Mevcut kâğıt formu gözden geçirip gerekli sorularla sınırlayın.
Kısaltılmış form içeriği
2. hafta
Formu dijitalleştirip randevu onayına bağlayın.
Otomatik gönderilen ön form
3. hafta
Yanıtların dosyaya işlenmesini ve uyarı alanlarını devreye alın.
Seans öncesi hazır bilgi
4. hafta
Aydınlatma ve onam metinlerini akışa ekleyin. İlk oran okumasını yapın.
Tam dijital kabul akışı
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Formu randevudan ne kadar önce göndermeliyim?
Birkaç gün önce gönderilen bir form, aynı gün gönderilenden belirgin olarak daha yüksek oranda doldurulur. Hastanın ilaç kutularına bakma ve geçmiş belgelerine ulaşma imkânı olması bilgi kalitesini de yükseltir. Doldurulmamışsa randevudan bir gün önce kısa bir hatırlatma göndermek faydalıdır. Çok erken gönderim ise unutulur. Birkaç günlük bir aralık çoğu merkez için en dengeli zamanlamayı verir.
Form ne kadar uzun olmalı?
On beş dakikayı aşmamalıdır. Doldurulma oranı soru sayısıyla doğrudan ters orantılı ilerler. Uzun bir form ya yarım bırakılır ya da hiç açılmaz. Forma yalnızca hastanın kendi verebileceği bilgiler girmelidir: şikâyetin seyri, hekim tanısı, kullanılan ilaçlar, geçirilmiş ameliyatlar ve zorlanılan hareketler. Fiziksel değerlendirme gerektiren hiçbir şey forma konmamalıdır. Onlar zaten seansta yapılacaktır.
Doldurulma oranı düşükse ne yapmalıyım?
Üç yere bakın. Birincisi uzunluk: form on beş dakikayı aşıyorsa kısaltın. İkincisi zamanlama: randevudan birkaç gün önce gönderilmeli, ne çok erken ne de aynı gün. Üçüncüsü ve en sık atlanan mobil uyumdur. Hastaların büyük çoğunluğu formu telefonundan açar ve zor açılan bir form kapatılır. Bu üç faktör oranın neredeyse tamamını açıklar ve üçü de düzeltilebilir.
Kâğıt formu tamamen kaldırmalı mıyım?
Kaldırmamak daha doğrudur. Teknolojiye erişimi kısıtlı ya da dijital form doldurmakta zorlanan hastalar her zaman olacaktır ve onlar için bir alternatif bulunmalıdır. Ancak ana akış dijital olmalıdır. Kâğıt bir istisna olarak kalmalı, varsayılan seçenek hâline gelmemelidir. Kâğıtla doldurulan formların da dosyaya dijital olarak aktarılması gerekir. Aksi hâlde aynı arşiv sorunu devam eder.
Form yanıtları klinik değerlendirmenin yerine geçer mi?
Geçmez ve geçmemelidir. Form yanıtları hastanın beyanına dayanır. Hastalar bazı bilgileri eksik hatırlar, bazılarını önemsemez ve bazılarını yanlış anlar. Seansta fizyoterapist tarafından teyit edilmesi gereken bir bilgi kaynağıdır. Formun faydası, seansı bilgi toplamaktan kurtarıp fiziksel değerlendirmeye ayırmasıdır. Değerlendirmenin kendisi her zaman fizyoterapiste ait bir iştir.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
