Özel ders veren bir öğretmen ya da eğitim koçluğu yapan bir merkez için ilk görüşme, tüm ilişkinin tonunu belirleyen andır. Uygulamada bu görüşme genellikle kısa bir tanışma, bir fiyat sorusu ve “haftada kaç saat yapalım” pazarlığından ibaret kalır. Öğrencinin hangi konularda gerçekten eksik olduğu, hangi çalışma alışkanlıklarına sahip olduğu ve ailenin zihnindeki başarı tanımının ne olduğu sorulmaz. Üç ay sonra memnuniyetsizlik çıktığında taraflar aynı şeyi farklı hatırlar. Bu pratik ilk kaydı ölçülebilir bir ön değerlendirme hâline getirir: seviye tespit edilir, hedef mevzuata uygun ve gerçekçi biçimde yazılır, veliyle beklenti görüşmesi yapılır ve haftalık ders programı bu üç girdiden çıkarılır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Kayıt sürecindeki eksiklik ilk haftalarda görünmez. Öğrenci derse gelir, öğretmen anlatır, veli memnundur. Sorun ikinci ayda, beklenen ilerleme görülmediğinde açığa çıkar ve o noktada kimsenin elinde başlangıcı gösteren bir ölçüm yoktur. Sahadaki belirtiler şunlardır.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Kayıttan önce konu bazlı bir seviye tablosu çıkarın. Üç ay sonra ilerleme tartışıldığında elinizde başlangıcı gösteren ölçüm olur.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Kök neden, kaydın satış konuşması olarak görülmesidir. Ailenin gözünde fiyat, öğretmenin gözünde takvim doldurma öne çıkar ve mesleki işin kendisi olan ön değerlendirme atlanır. Bu atlamayı üç yapısal eksiklik kolaylaştırır.
- 01
Ön değerlendirme bir iş adımı olarak tanımlanmamış
Kayıt süreci “görüş, anlaş, başla” biçimindedir. Arada ölçüm yoktur. Ön değerlendirme ücretli ya da ücretsiz ayrı bir randevu tipi olarak tanımlandığında hem takvimde yer bulur hem de ciddiye alınır. Adı olmayan iş yapılmaz, yapılsa bile kaydedilmez.
- 02
Hedef dili ölçülebilir değil ve mevzuat sınırını zorluyor
Hedefler “sınavı kazandıracağız” ya da “puanını yüz artıracağız” gibi sonuç taahhüdü biçiminde kuruluyor. Oysa özel öğretim kurumları ve öğretmenler için sınav başarısı garantisi vermek reklam mevzuatı bakımından yasaktır. Taahhüt hem hukuki risk hem de kaçınılmaz bir hayal kırıklığı üretir. Süreç hedefleri ise hem ölçülebilir hem de savunulabilirdir.
- 03
Kayıt bilgisi dağınık kanallarda duruyor
Veli bilgisi telefonda, seviye notları bir deftere, program ise öğretmenin kendi takviminde tutulur. Üç kaynak birbiriyle konuşmadığı için ne öğrenci dosyası oluşur ne de ikinci bir eğitmene devir mümkün olur. Öğretmen ayrıldığında öğrenciye ait bilgi de büyük ölçüde onunla birlikte gider.
Bu sorunun size bedeli
%20-30 → %10
- Bugün
- %20-30
- Hedef
- %10
Beklenti uyuşmazlığıyla ilk 60 günde ayrılan yeni kayıtlar, hedef yüzde onun altı.
3-5 değişiklik → 1 değişiklik
- Bugün
- 3-5 değişiklik
- Hedef
- 1 değişiklik
Gerçek takvim sorulmadığı için ilk ayda ders saatinde yapılan değişiklik, öğrenci başına.
- Boşa geçen ilk ders
- Öğrenci başına 2-4 ders
- Seviye tespit edilmediği için yanlış konudan başlanan ve tekrar planlanan ders sayısı.
- Kayıt görüşmesine harcanan süre
- Görüşme başına 45-70 dakika
- Ön bilgi formu olmadığı için her şeyin sıfırdan konuşulduğu tanışma süresi.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, kayıt sürecini uzatmadan aynı süreyi ölçüm ve mutabakat üretecek biçimde kullanmaktır. Ön bilgi formuyla veri önceden toplanır, seviye kısa bir tespitle ölçülür, hedefler süreç diliyle yazılır, veliyle beklenti görüşmesi yapılır ve haftalık program bu girdilerden çıkarılır. Beş adım ilk kayıttan itibaren uygulanabilir.
- 1Adım 1 / 5Her yeni başvuruda, görüşmeden önce
İlk temasta ön bilgi formu gönderin
Görüşmeden önce on soruyu geçmeyen bir form gönderin, veliden aydınlatma onayı alın.
Telefon ya da mesajla gelen ilk temasta randevu verilir ve hemen ardından kısa bir online form iletilir. Form öğrencinin sınıfı, okulu, hangi derslerde zorlandığı, daha önce destek alıp almadığı, haftalık meşgul saatleri, günlük çalışma alışkanlığı ve ailenin kısa beklenti cümlesi gibi başlıkları sorar. On soruyu geçmeyen bir form doldurulur. Yirmi soruluk bir form yarıda bırakılır.
- Formu on soruyu geçmeyecek biçimde kısa tutun
- Meşgul saatleri ve çalışma alışkanlığını mutlaka sorun
- Reşit olmayan öğrencide formu veliye yönlendirin
- Aydınlatma metnini form başında gösterip onayı kaydedin
Ayrıntısını okuyun
Formun temel kazancı, görüşmenin boş sayfadan başlamamasıdır. Öğretmen görüşmeye girerken öğrencinin profilini bilir ve zamanını soruları derinleştirmeye ayırır. On sekiz yaşından küçük öğrencilerde formu veli doldurur ve kişisel verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma metni form başında gösterilir. Onay kaydı tarihiyle birlikte saklanır. Form yanıtları doğrudan öğrenci kaydına düştüğü için hiçbir bilgi ikinci kez sorulmaz ve ön büro bir aracı olmaktan çıkar.
PratiVia’da: PratiVia’da online form bağlantısı randevu onayıyla birlikte gönderilir. Yanıtlar öğrenci kaydına işlenir ve aydınlatma onayı tarih damgasıyla saklanır.
Online formlar - 2Adım 2 / 5Kayıt öncesi bir kez. Dönem başlarında tekrar
Seviyeyi konu bazlı kısa bir tespitle ölçün
Ders başına yirmi otuz dakikalık ölçümle hangi kazanımın eksik olduğunu tabloya yazın.
Seviye tespiti, öğrencinin eksik haritasını çıkarmaya yönelik bir çalışmadır. Ders başına yirmi otuz dakikalık, konu başlıklarına göre gruplanmış kısa bir ölçüm yeterlidir. Burada hangi kazanımda hata yapıldığı, toplam puandan daha önemlidir: “matematikte zayıf” bilgisi işe yaramaz, “oran-orantı ve denklem kurma zayıf, dört işlem sağlam” bilgisi doğrudan programa yansır. Ölçüm sonucu konu bazlı bir tabloya işlenir ve öğrenci dosyasında kalır.
- Her ders için konu başlıklı, 20-30 dakikalık kısa bir tespit hazırlayın
- Sonucu kazanım bazlı bir tablo olarak kaydedin
- Çalışma davranışına ilişkin gözlemleri tabloya not düşün
- Tespit tablosunun bir kopyasını veliyle paylaşın
Ayrıntısını okuyun
Tespit aynı zamanda çalışma davranışını da gösterir: öğrenci soruyu okuyor mu, süreyi nasıl kullanıyor, zorlandığında bırakıyor mu. Bu gözlemler tabloya kısa notlar olarak eklenir. Okul karnesi ve deneme sonuçları varsa tabloyu destekler ama yerini almaz. Karne notu okulun ölçme biçimini de yansıttığı için tek başına yanıltıcıdır. Tespit sonucunun bir kopyası veliyle paylaşılır. Somut bir tablo görmek, ailenin sürece güvenini görüşmenin tamamından daha fazla artırır.
PratiVia’da: PratiVia’da seviye tespiti bir değerlendirme formu olarak tanımlanır. Kazanım bazlı sonuçlar öğrenci kaydında saklanır ve dönem tekrarlarıyla karşılaştırmalı görünür.
Danışan yönetimi - 3Adım 3 / 5Kayıtta bir kez. Her dönem gözden geçirilir
Hedefleri süreç diliyle yazın, sonuç garantisi vermeyin
Dönem, ay ve hafta hedefini kazanım diliyle yazın, puan ya da sıralama vaat etmeyin.
Hedefler üç katmanda yazılır: dönem hedefi, aylık ara hedefler ve haftalık çalışma taahhüdü. Dönem hedefi “oran-orantı, denklem ve temel geometri konularında eksiklerin kapatılması” gibi kazanım temelli olur. Aylık hedefler bunun parçalarıdır. Haftalık taahhüt ise öğrencinin ders dışı çalışma yükünü tanımlar. Bu dil hem ölçülebilir hem de öğrencinin denetiminde olduğu için motive edicidir.
- Dönem, ay ve hafta olmak üzere üç katmanlı hedef yazın
- Hedefleri kazanım ve çalışma davranışı üzerinden tanımlayın
- Sonuç ve sıralama taahhüdünü sözleşmeden ve konuşmadan çıkarın
- Hedef metnini öğrenci ve veliye okutup onaylatın
Ayrıntısını okuyun
Sonuç garantisi verilmez. Özel öğretim kurumları ve bireysel öğretmenler için “sınavı kazandırma”, “belirli bir sıralamayı garanti etme” veya “puan artışı taahhüdü” biçimindeki ifadeler tanıtım mevzuatı bakımından yasaktır. Ayrıca sözleşmeye yazıldığında ifa edilemeyecek bir borç yaratır. Veliye bu sınır açıkça anlatılır: kurum yöntemini, planını ve takip düzenini taahhüt eder, sonuç taahhüdü vermez. Deneyim, bu açıklığın kurumu velinin gözünde ciddileştirdiğini gösterir. Hedefler yazıldıktan sonra öğrenci ve veli tarafından okunur ve onaylanır.
PratiVia’da: PratiVia’da hedefler öğrenci kaydında dönem, ay ve hafta katmanlarıyla tutulur. İlerleme her ders kaydından beslenir ve veli onayı kayda geçer.
Seans notları - 4Adım 4 / 5Kayıt sırasında bir kez. Dönem ortasında tekrar
Veli beklenti görüşmesini ayrı bir adım yapın
Dört soruyu sorun, taahhüt edilen ve edilmeyeni birkaç maddeyle veliye iletin.
Beklenti görüşmesi seviye tespitinden sonra ve programdan önce yapılır, çünkü tablo elde olmadan yapılan konuşma temenniden ibaret kalır. Görüşmede dört soru sorulur: bu dönem sonunda hangi somut değişikliği görmek istiyorsunuz, evde çalışma konusunda hangi desteği verebilirsiniz, geçmişte hangi yöntemler işe yaramadı, sizin için kabul edilemez olan nedir. Son soru özellikle değerlidir. Çoğu memnuniyetsizlik bu cevabın hiç alınmamasından doğar.
- Beklenti görüşmesini seviye tespitinden sonra planlayın
- Dört sabit soruyu her görüşmede sorun ve yanıtları yazın
- Taahhüt edilen ve edilmeyenleri madde madde veliye iletin
- Bilgilendirilecek ebeveyn ve iletişim kanalını netleştirin
Ayrıntısını okuyun
Görüşme sonunda konuşulanlar birkaç maddede yazılır ve veliye iletilir: neyi taahhüt ediyoruz, neyi taahhüt etmiyoruz, veliden ne bekliyoruz, ilerlemeyi nasıl raporlayacağız. Bu kısa metin sözleşmenin eki gibi çalışır ve ay sonundaki tartışmaların çoğunu önler. Ayrı yaşayan ebeveynlerde görüşmeye kimin katılacağı ve bilgilendirmenin kime yapılacağı da bu adımda netleşir. Metin öğrenci dosyasına eklendiği için ikinci bir öğretmen devreye girdiğinde aynı çerçeveyi okur.
PratiVia’da: PratiVia’da beklenti görüşmesi ayrı bir randevu tipi olarak açılır. Görüşme çıktısı öğrenci dosyasına not olarak eklenir ve veli portalinden okunabilir.
Randevu yönetimi - 5Adım 5 / 5Kayıtta bir kez. Dönem değişiminde güncellenir
Haftalık programı gerçek takvimden çıkarın
Okul, servis ve kurs saatlerini yazıp programı kurun, ilk ay sonunda gözden geçirin.
Program üç girdiden oluşur: tespit tablosunun gösterdiği öncelikli konular, hedeflerin haftalık çalışma taahhüdü ve öğrencinin gerçekten boş olduğu saatler. Üçüncüsü en çok atlanan ama en belirleyici olanıdır. Okul çıkışı, servis süresi, kurs ve spor saatleri yazılmadan kurulan program ilk iki haftada dağılır. Ders saatleri belirlenirken öğrencinin verimli olduğu zaman dilimi de dikkate alınır. Akşam sekizdeki matematik dersi çoğu ortaokul öğrencisinde karşılığını vermez.
- Öğrencinin meşgul saatlerini programdan önce takvime işleyin
- Ders saatini verimli zaman dilimine göre seçin
- Telafi ve devamsızlık kuralını programla birlikte duyurun
- İlk ay sonunda programı bir kez gözden geçirip güncelleyin
Ayrıntısını okuyun
Program öğrenci ve veliye takvim olarak paylaşılır, hatırlatmalar otomatik gider. Telafi ve devamsızlık kuralı da programla aynı anda duyurulur. Birden fazla öğretmenle çalışan öğrencide program tek takvimde birleşir. Böylece aynı güne iki yoğun ders konmaz ve öğretmenler birbirinin planını görür. İlk ay sonunda program bir kez gözden geçirilir: hangi saatler tutmadı, hangi ders süresi uzun geldi, hangi konu daha fazla zaman istiyor. Bu gözden geçirme, programın kâğıt üstünde kalmamasını sağlayan tek adımdır.
PratiVia’da: PratiVia takviminde öğrencinin meşgul saatleri blok olarak işaretlenir. Haftalık ders düzeni tekrarlı randevu olarak kurulur ve hatırlatmalar öğrenciyle veliye birlikte gider.
Randevu yönetimi
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia özel ders ve eğitim koçluğunda kaydı bir satış konuşması olmaktan çıkarıp ölçülebilir bir ön değerlendirmeye dönüştürür: form önden toplar, tespit kayda geçer, hedefler dosyada yaşar ve program gerçek takvimden doğar.
Randevuyla birlikte giden ön bilgi formu
Form bağlantısı randevu onayına eklenir. Yanıtlar öğrenci kaydına düşer ve aydınlatma onayı tarihiyle saklanır.
Online formlarKazanım bazlı seviye tespiti
Tespit bir değerlendirme formu olarak tanımlanır. Sonuçlar konu başlıklarıyla saklanır ve dönem tekrarlarıyla karşılaştırılır.
Danışan yönetimiÜç katmanlı hedef kaydı
Dönem, ay ve hafta hedefleri öğrenci dosyasında durur. Her ders kaydı ilerlemeyi besler, veli onayı kayıtlıdır.
Seans notlarıGerçek takvimden doğan ders düzeni
Meşgul saatler blok olarak işaretlenir, tekrarlı randevular kurulur ve hatırlatmalar öğrenciyle veliye aynı anda gider.
Randevu yönetimi
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Kayıt sürecinin düzeldiği, ilk aylardaki erken ayrılmaların azalmasından ve program değişikliği taleplerinin belirgin biçimde seyrekleşmesinden anlaşılır. Aşağıdaki dört gösterge bir dönem boyunca izlendiğinde net bir eğilim verir.
Seviye tespiti yapılan yeni kayıt
%95 ve üzeri
Kayıt öncesi tespit tablosu doldurulmuş öğrencilerin tüm yeni kayıtlara oranı
İlk iki ayda ayrılma
%10’un altı
Kayıttan sonraki 60 gün içinde programı bırakan öğrencilerin payı
İlk ay program değişikliği
Öğrenci başına 1 ve altı
İlk 30 günde ders saatinde yapılan kalıcı değişiklik sayısı
Beklenti görüşmesi tamamlanma
%90 ve üzeri
Yazılı çıktısıyla kapanmış beklenti görüşmelerinin yeni kayıtlara oranı
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Ön bilgi formunu hazırlayın, aydınlatma metnini ekleyin ve randevu onayıyla birlikte gönderilecek biçimde bağlayın.
Kısa ön bilgi formu yayında, onay kaydı çalışıyor
2. hafta
Verdiğiniz her ders için kazanım başlıklı kısa seviye tespitini yazın ve tablo şablonunu öğrenci kaydına tanımlayın.
Ders bazlı tespit setleri ve kayıt şablonu hazır
3. hafta
Hedef metni şablonunu ve beklenti görüşmesinin dört sorusunu yazın. Mevzuata aykırı taahhüt ifadelerini tüm materyalden temizleyin.
Hedef şablonu ve görüşme formu kullanımda, tanıtım dili gözden geçirilmiş
4. hafta
Yeni kayıtlarda programı meşgul saat bloklarından çıkarmaya başlayın ve ilk ay gözden geçirme randevusunu takvime yerleştirin.
Programlar gerçek takvimden kuruluyor, gözden geçirme rutini başladı
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Seviye tespiti ücretli olmalı mı?
İki uygulama da yaygındır. Ücretsiz tespit başvuru sayısını artırır ama randevuya gelmeme oranını da yükseltir. Sembolik bir ücret ya da kayıt olunduğunda mahsup edilen bir bedel ise ciddiyeti artırır. Hangi yol seçilirse seçilsin, tespitin ne kadar süreceği, neyi kapsadığı ve sonucun veliyle paylaşılacağı önceden yazılı olarak söylenmelidir. Belirsiz bırakılan ücretlendirme ilk temasta güven kaybettirir.
Veli somut bir puan hedefi isterse nasıl yanıt verilir?
Talep anlaşılır karşılanır ama taahhüde çevrilmez. Velinin hedefi kayda geçirilir, ardından kurumun taahhüt ettiği şeyin yöntem, plan ve düzenli raporlama olduğu açıklanır. Ölçülebilir ara hedefler, yani kazanım tamamlama ve çalışma düzeni, velinin ihtiyaç duyduğu somutluğu zaten sağlar. Bu çerçeve hem mevzuata uygundur hem de dönem sonunda tarafları karşı karşıya getirmez.
Eğitim koçluğu ile özel dersin kayıt süreci farklı mı olmalı?
Temel akış aynıdır ama ölçümün içeriği değişir. Özel derste konu bazlı akademik tespit önceliklidir. Eğitim koçluğunda çalışma alışkanlıkları, zaman yönetimi, motivasyon ve hedef netliği ölçülür. Koçlukta ilk görüşme genellikle daha uzundur ve öğrencinin kendi ifadesi belirleyicidir. Her iki durumda da hedeflerin süreç diliyle yazılması ve veli beklentisinin ayrıca alınması gerekir.
Öğretmen değiştiğinde yeni öğretmen nereden başlar?
Öğrenci dosyası bu sorunun tek cevabıdır. Dosyada tespit tablosu, hedef metni, beklenti görüşmesi çıktısı, ders notları ve program geçmişi bulunur. Yeni öğretmen bu dosyayı yarım saatte okur ve ilk dersine hazırlanmış girer. Bilgi öğretmenin kişisel defterinde tutulduğunda ise devir mümkün olmaz. Öğrenci baştan anlatmak zorunda kalır ve çoğu zaman bu noktada merkeze olan güveni sarsılır.
Grup dersi veren etüt merkezlerinde de bireysel tespit gerekir mi?
Evet, hatta daha da gereklidir. Grup dersinde öğrencinin bireysel eksiği ders içinde fark edilmez. Tespit yapılmazsa yanlış seviyedeki gruba yerleştirilir ve hem kendi ilerlemesi hem grubun ritmi bozulur. Tespit sonucu aynı zamanda grup oluşturmanın ölçütüdür: benzer kazanım profiline sahip öğrenciler aynı gruba alındığında dersin verimi belirgin biçimde artar.
Ön bilgi formu doldurmayan veliyle nasıl ilerlenir?
Form bir kolaylaştırıcıdır, ön koşul sayılmaz. Doldurulmadığında aynı sorular görüşmenin ilk on dakikasında sorulur ve yanıtlar ön büro tarafından kayda girilir. Bilginin toplanması yeterlidir, kimin yazdığı fark etmez. Formun doldurulmama oranı yüksekse neden araştırılır: çoğu zaman form uzundur, bağlantı geç gönderilmiştir ya da mobil ekranda zor doldurulmaktadır.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
