Bir etüt merkezinde ders programı kurmak ilk bakışta basit görünür ama üç ayrı kısıtı aynı anda karşılamak gerekir: öğretmenin müsaitliği, dersliğin boş olması ve öğrencilerin okul çıkış saatleri. Bu üçü ayrı ayrı takip edildiğinde kaçınılmaz olarak çakışma çıkar. Aynı dersliğe iki grup yazılır, bir öğretmen aynı saate iki derse atanır ya da bir grup için uygun saat bulunamaz. Dönem başında kurulan program birkaç hafta içinde dağılır ve her yeni kayıt onu biraz daha bozar. Bu pratik üç kısıtı tek bir yerde buluşturur.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Program sorunları dönem başında hafif görünür. Birkaç düzeltmeyle çözülür sanılır. Kayıtlar arttıkça karmaşa büyür ve her hafta ayrı bir uğraş gerektirir. Bir noktadan sonra program kurmak tek başına bir iş hâline gelir. Sahadaki tablo şudur.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Öğretmen, derslik ve öğrenci saatini aynı takvimde görmeden ders yazmayın. Üçü ayrı yerde durdukça her hafta yeni bir çakışma çıkar.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Program çoğu zaman, üç kısıt birbirinden bağımsız takip edildiği için dağılır. Öğretmen listesi bir defterde, derslik çizelgesi duvarda ve öğrenci kayıtları başka bir yerde durduğunda çakışma matematiksel olarak kaçınılmazdır. Çözüm, bu kısıtları tek bir yerde bir araya getirmektir.
- 01
Kısıtlar tek yerde görülmüyor
Bir dersin kurulabilmesi için öğretmenin, dersliğin ve öğrencilerin aynı anda uygun olması gerekir. Üç kısıt aynı ekranda görülmediğinde program kurmak deneme yanılmayla yürür ve her denemede yeni bir çakışma çıkar. Ortak bir takvim bu sorunu kökünden çözer.
- 02
Derslik bir kaynak olarak tanımlanmamış
Derslikler kapasitesi ve donanımıyla tanımlanmadığında yanlış eşleştirmeler yapılır. Yirmi kişilik bir grup on kişilik bir odaya, laboratuvar gerektiren bir ders normal bir dersliğe yazılabilir. Bu bilgiler kayıtlı olduğunda eşleştirme baştan doğru yapılır.
- 03
Doluluk ölçülmüyor
Derslik ve öğretmen kullanımı ölçülmediğinde kapasite kararları izlenime dayanır. Merkez kendini dolu sanırken belirli saatlerde ciddi boşluklar bulunabilir. Bu boşluklar yeni grup açmak için değerlendirilebilecek gerçek bir kapasitedir.
Bu sorunun size bedeli
- Derslik çakışması
- Haftada birkaç kez
- Ayrı takip edildiği için ders saatinde fark edilen çakışmalar.
- Öğretmen boş saati
- Günde saatler
- Dağınık yerleştirme nedeniyle verimsiz geçen süreler.
- Program yeniden kurma
- Her yeni kayıtta
- Uygun saat bulunamadığı için kaydırılan mevcut gruplar.
- Görülmeyen boş kapasite
- Sürekli
- Doluluk ölçülmediği için değerlendirilemeyen boş derslik saatleri.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Programı düzene sokmak için mevcut binada kısıtları tek yerde görmek yeterlidir. Derslikleri kaynak olarak tanımlamak, üç kısıtı aynı takvimde toplamak ve doluluğu ölçmek bu düzeni kurar. Kalan iki adım ise dönem içi kayıtları ve kapasite kararlarını yerine oturtur.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez
Derslikleri kapasite ve donanımıyla tanımlayın
Her dersliğin kişi sayısını, donanımını ve kapalı olduğu günleri kayda geçirin.
Her dersliğin kaç kişilik olduğu, hangi donanıma sahip bulunduğu ve hangi ders türleri için uygun olduğu kaydedilmelidir.
- Her dersliği kapasite ve donanımıyla kaydedin
- Birebir ve grup dersleri için uygun mekânları ayırın
- Kullanılamayacak zamanları önceden işaretleyin
Ayrıntısını okuyun
Bu tanım yapılmadığında yanlış eşleştirmeler kaçınılmazdır. Yirmi kişilik bir grup on kişilik bir odaya yazılabilir ya da projeksiyon gerektiren bir ders donanımsız bir dersliğe düşebilir. Küçük etüt odalarının da ayrı tanımlanması gerekir. Birebir dersler ile grup dersleri farklı mekân ihtiyacı doğurur. Dersliklerin kullanılamayacağı zamanların da kaydedilmesi faydalıdır. Temizlik, bakım ve sınav dönemleri gibi kısıtlar programa yansıtılmadığında son anda sürprizle karşılaşılır ve o gün için alternatif bulmak çoğu zaman mümkün olmaz. Sınav haftaları gibi düzenli tekrarlayan kısıtların baştan takvime işlenmesi de gerekir.
PratiVia’da: PratiVia’da kaynaklar ve hizmet türleri ayrı ayrı tanımlanabilir. Her dersliğin kapasitesi ve müsaitliği takvimde görünür, uygun olmayan eşleştirme engellenir.
Randevu yönetimi - 2Adım 2 / 5Sürekli
Üç kısıtı tek takvimde toplayın
Ders yazarken öğretmeni ve dersliği aynı ekranda görün, okul çıkış saatini sorun.
Öğretmen müsaitliği, derslik durumu ve grup programı aynı takvimde görülmelidir. Bu üçü ayrı yerlerde tutulduğunda çakışma matematiksel olarak kaçınılmazdır.
- Öğretmen, derslik ve grup programını tek takvimde tutun
- Öğretmen müsaitliklerini ayrıntılı tanımlayın
- Öğrenci tarafındaki saat kısıtlarını da hesaba katın
Ayrıntısını okuyun
Bir ders kaydı yapılırken hem öğretmenin hem dersliğin müsait olduğunun anında görülmesi gerekir. Sonradan yapılan kontrol her zaman gecikir. Öğretmen müsaitliklerinin ayrıntılı tanımlanması da önemlidir. Bazı öğretmenler yalnızca belirli günlerde ya da belirli saatlerden sonra çalışabilir ve bu kısıtlar programın temelini oluşturur. Öğrenci tarafındaki kısıtlar da dikkate alınmalıdır. Okul çıkış saatleri, servis düzeni ve diğer kurs programları grup saatlerini belirleyen gerçek etkenlerdir ve göz ardı edildiğinde devamsızlık olarak geri döner. Kayıt sırasında bu bilgiyi almak, sonradan yapılacak her düzeltmeden kolaydır.
PratiVia’da: PratiVia takviminde uzman ve kaynak bazlı müsaitlik birlikte görüntülenir. Çakışan bir kayıt oluşturulamaz ve uygun saatler tek ekranda görülür.
Randevu yönetimi - 3Adım 3 / 5Her dönem başında
Öğretmen programını blok hâlinde kurun
Öğretmenin derslerini ardışık yerleştirin, aralara kısa mola koyun, tercihini sorun.
Bir öğretmenin dersleri gün içinde dağıtılmak yerine ardışık bloklar hâlinde yerleştirilmelidir. Bu düzenleme hem verimliliği hem de öğretmen memnuniyetini doğrudan artırır.
- Dersleri ardışık bloklar hâlinde yerleştirin
- Bloklar arasına kısa molalar bırakın
- Öğretmen tercihlerini programa yansıtın
Ayrıntısını okuyun
Gün içinde iki ders arasında üç saat boşluk kalan bir öğretmen için bu süre fiilen kayıptır. Ne ödenir ne de değerlendirilebilir. Blok yerleştirme ise merkezde geçirilen toplam süreyi kısaltır ve yorgunluğu azaltır. Ders aralarına kısa molalar bırakılması da gerekir. Art arda dört saat ders vermek nitelikte düşüşe yol açar ve bu düşüş öğrenciler tarafından hemen hissedilir. Öğretmenlerin tercihlerinin sorulması ayrıca faydalıdır. Bazıları yoğun ve kısa bir gün, bazıları yayılmış bir program tercih eder ve bu tercih dikkate alındığında bağlılık da artar.
PratiVia’da: PratiVia takviminde uzman bazlı günlük görünüm alınabilir. Boş kalan aralıklar tek bakışta görülür ve program blok hâlinde yeniden düzenlenebilir.
Ekip ve roller - 4Adım 4 / 5Her dönem planında
Dönem içi kayıtlar için esneklik bırakın
Önceki dönemin geç kayıt sayısına bakıp yeni gruplar için saat ayırın.
Dönem başında program tamamen doldurulmamalıdır. Dönem ortasında gelen kayıtlar için önceden yer bırakılmadığında her yeni öğrenci mevcut düzeni bozar.
- Dönem içi kayıtlar için boş saat payı bırakın
- Payı geçmiş dönem verisine göre belirleyin
- Mevcut grupların saatini değiştirmekten kaçının
Ayrıntısını okuyun
Bazı saatlerin yeni gruplar için boş tutulması bu sorunu büyük ölçüde çözer. Kaç öğrencinin dönem içinde katıldığı geçmiş verilerden bilinebilir. Bu sayı bir önceki dönemin kayıtlarından okunduğunda ayrılacak pay da gerçekçi biçimde belirlenir. Mevcut grupların saatinin değiştirilmesinden mümkün olduğunca kaçınılmalıdır. Veliler bu değişiklikleri servis, işyeri ve diğer programlarına göre planlar ve sonradan yapılan bir kaydırma çoğu zaman gerçek bir sorun yaratır. Zorunlu bir değişiklikte ise mümkün olan en erken bildirim yapılmalıdır.
PratiVia’da: PratiVia’da bekleme listesi tutulabilir ve boş slotlar takvimde ayrı görüntülenir. Dönem içi kayıt geldiğinde uygun saat elle arama gerektirmeden bulunur.
Randevu yönetimi - 5Adım 5 / 5Ayda bir, 20 dakika
Doluluğu ölçün ve dönemsel okuyun
Ayda yirmi dakika boş saatlere bakın, talep mi yok saat mi uymuyor ayırın.
Derslik ve öğretmen kullanımı düzenli olarak ölçülmelidir. Bu ölçüm hem boş kapasiteyi ortaya koyar hem de yeni grup kararlarını sağlam bir zemine oturtur.
- Derslik ve öğretmen doluluğunu ay ay ölçün
- Boş saatlerin nedenini araştırın
- Yeni grupları doluluk verisine göre açın
Ayrıntısını okuyun
Hangi saatlerin dolu, hangilerinin boş olduğu bilindiğinde yeni gruplar doğru saatlere açılır. Boş saatlerin nedeni de araştırılmalıdır. Talep olmadığı için mi boş, yoksa o saat öğrenciler için uygun olmadığı için mi. İkisi tamamen farklı kararlar gerektirir ve ancak sorulduğunda ayırt edilir. Öğretmen doluluğunun ölçülmesi ise hem hakediş hem de işe alım kararlarını yönlendirir. Bu okumanın kısa tutulması sürdürülebilirliği belirler. Yirmi dakikalık bir bakış her ay yapılabilir ve zaten gerekli olan tüm bilgiyi verir.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında kaynak ve uzman bazlı kullanım oranları görüntülenir. Hangi saatlerin dolu, hangilerinin boş kaldığı elle sayım gerektirmeden okunur.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Duvardaki derslik çizelgesi, defterdeki öğretmen listesi ve ayrı tutulan öğrenci kayıtları hiçbir zaman aynı anda kontrol edilmez. Çakışma da bu yüzden ders saatinde ortaya çıkar. PratiVia üç kısıtı tek takvimde birleştirir.
Kapasiteli derslik tanımı
Her derslik kapasitesi ve donanımıyla kayıtlıdır. Uygun olmayan eşleştirme baştan engellenir.
Randevu yönetimiÇakışmayı önleyen tek takvim
Öğretmen ve derslik müsaitliği birlikte görülür. Çakışan bir kayıt hiç oluşturulamaz.
Randevu yönetimiUzman bazlı günlük görünüm
Öğretmenin boş aralıkları tek bakışta görülür. Program blok hâlinde yeniden kurulabilir.
Ekip ve rollerKullanım oranı raporu
Derslik ve öğretmen doluluğu ölçülür. Boş kalan saatler yeni grup için kapasite olarak görünür.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin işlediğini gösteren en açık işaret, derslik çakışmasının tamamen bitmesidir. İkincisi de dönem içi bir kaydın mevcut grupları hiç etkilememesidir. İkisi de ilk dönemde ölçülebilir hâle gelir. Aşağıdaki göstergeler bunları ölçer.
Derslik çakışması
Sıfır
Aynı dersliğe iki grup yazılan durumların sayısı.
Öğretmen boş saati
Azalan
Gün içinde dersler arasında geçen kullanılamayan süre.
Derslik doluluk oranı
Saat bazında dengeli
Kullanılan derslik saatinin toplam kapasiteye oranı.
Program değişikliği sayısı
Ay ay azalan
Mevcut grupların saatinin değiştirilme sayısı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Derslikleri kapasite ve donanımıyla tanımlayın.
Kaynak olarak tanımlı derslikler
2. hafta
Öğretmen müsaitliklerini takvime işleyin.
Üç kısıtın birleştiği takvim
3. hafta
Programı blok hâlinde yeniden düzenleyin.
Verimli öğretmen programı
4. hafta
Doluluk ölçümünü kurun ve ilk okumayı yapın.
Görünür boş kapasite
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Derslikleri neden ayrı tanımlamalıyım?
Çünkü tanım yapılmadığında yanlış eşleştirmeler kaçınılmazdır. Yirmi kişilik bir grup on kişilik bir odaya yazılabilir ya da projeksiyon gerektiren bir ders donanımsız bir dersliğe düşebilir. Küçük etüt odalarının da ayrı tanımlanması gerekir. Birebir dersler ile grup dersleri farklı mekân ihtiyacı doğurur. Kullanılamayacak zamanların kaydedilmesi de son anda yaşanacak sürprizleri önler.
Üç kısıtı tek takvimde toplamak ne kazandırır?
Çakışmayı tamamen ortadan kaldırır. Bir ders kaydı yapılırken hem öğretmenin hem dersliğin müsait olduğunun anında görülmesi gerekir. Sonradan yapılan kontrol her zaman gecikir ve çakışma ders saatinde ortaya çıkar. Öğrenci tarafındaki kısıtlar da dikkate alınmalıdır. Okul çıkış saatleri ve servis düzeni grup saatlerini belirleyen gerçek etkenlerdir.
Öğretmen programını neden blok hâlinde kurmalıyım?
Gün içinde iki ders arasında üç saat boşluk kalan bir öğretmen için bu süre fiilen kayıptır. Ne ödenir ne de değerlendirilebilir. Blok yerleştirme merkezde geçirilen toplam süreyi kısaltır ve yorgunluğu azaltır. Ders aralarına kısa molalar bırakılması da gerekir. Art arda dört saat ders vermek nitelikte düşüşe yol açar ve bu öğrenciler tarafından hemen hissedilir.
Dönem içi kayıtlar için ne kadar yer bırakmalıyım?
Bunu geçmiş dönem verisinden çıkarabilirsiniz. Kaç öğrencinin dönem içinde katıldığı bir önceki dönemin kayıtlarından okunduğunda ayrılacak pay gerçekçi biçimde belirlenir. Bu pay bırakılmadığında her yeni öğrenci mevcut düzeni bozar ve gruplar kaydırılır. Mevcut grupların saatini değiştirmekten ise mümkün olduğunca kaçınmak gerekir. Veliler bu saatleri servis ve iş düzenlerine göre planlamıştır.
Boş kalan saatlerde ne yapmalıyım?
Önce nedenini araştırmalısınız: talep olmadığı için mi boş, yoksa o saat öğrenciler için uygun olmadığı için mi. İkisi tamamen farklı kararlar gerektirir ve ancak sorulduğunda ayırt edilir. Talep sorunuysa tanıtım, saat uygunluğu sorunuysa program değişikliği gerekir. Doluluk verisi olmadan bu ayrım yapılamaz ve yeni gruplar yanlış saatlere açılır.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
