Akupunktur, kupa ve benzeri uygulamalarda bir seansın işleyişi klasik bir muayeneden farklıdır. Hekim değerlendirmeyi yapar, uygulamayı başlatır ve çoğu durumda danışan belirli bir süre odada bekler. Bu bekleme süresince hekim başka bir danışanla ilgilenebilir. Buna karşılık oda o süre boyunca doludur. Randevu programı yalnızca hekim süresine göre kurulduğunda odalar yetmez. Yalnızca oda süresine göre kurulduğunda ise hekim boşta kalır. Çoğu merkezde bu ayrım hiç yapılmaz ve program her iki yönde de hatalı çıkar. Bu pratik iki kaynağı ayrı planlar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Program sorunları tek hekimli ve tek odalı bir merkezde hiç hissedilmez. Her şey doğal olarak sıraya girer. Oda ve hekim sayısı arttıkça karmaşa hızla büyür. İki kaynağı aynı anda takip etmek göz kararı yapılamaz hâle gelir. Sahadaki tablo şudur.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Bir seansın hekim süresi ile oda süresi ayrıdır. Randevuyu ikisine birden bakarak verin, dinlenme ve temizlik payını odaya ekleyin.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Program çoğu zaman iki farklı kaynağın tek bir kaynak gibi planlanması yüzünden tutmaz. Hekim ve oda ayrı ayrı sınırlıdır ve bir seans ikisini farklı sürelerle kullanır. Bu basit gerçek göz ardı edildiğinde hangi kaynağın tükendiği hiç görülmez.
- 01
Hekim ve oda ayrı planlanmıyor
Bir seansta hekimin ayırdığı süre ile odanın dolu kaldığı süre birbirinden farklıdır. İki kaynağı tek bir süreyle planlamak, hangisi darboğazsa orada tıkanma üretir ve diğerini boşta bırakır. Ayrı planlama bu dengesizliği ortadan kaldırır.
- 02
Uygulama süreleri ölçülmemiş
Her uygulamanın gerçekte ne kadar sürdüğü kaydedilmediğinde randevular varsayıma göre verilir. Varsayım genellikle iyimserdir ve gün ilerledikçe biriken sapma programı geriye kaydırır. Birkaç haftalık basit bir ölçüm bu sapmayı ortadan kaldırır.
- 03
Kür bağlantısı görünmüyor
Bir kür programı başlatıldığında haftalarca sürecek bir saat bloğu fiilen rezerve edilmiş olur. Bu bağlanma takvimde önceden görünmediğinde kapasite planlaması yanlış yapılır ve yeni danışanlara verilen sözler tutulamaz.
Bu sorunun size bedeli
- Oda darboğazı
- Günde birkaç kez
- Hekim süresine göre planlandığı için yetmeyen oda kapasitesi.
- Görünmeyen dinlenme süresi
- Her seansta
- Programda yer almadığı için bekleme üreten uygulama sonrası süre.
- Bağlanan takvim
- Kür dönemlerinde
- Önceden görülmediği için kapasiteyi bağlayan uzun programlar.
- Biriken gecikme
- Gün sonunda saatler
- Gerçek süreler ölçülmediği için giderek kayan program.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Planlamayı doğru kurmak için yeni oda açmak çoğu zaman gerekmez. İki kaynağı, yani hekimi ve odayı ayrı görmek yeterlidir. Süreleri ölçmek, odayı ayrı bir kaynak olarak tanımlamak ve kürleri önceden yerleştirmek programı oturtur. Son iki adım ise gecikme birikimini keser ve darboğazı ortaya koyar.
- 1Adım 1 / 5Birkaç hafta boyunca
Uygulama sürelerini gerçek verilerle ölçün
Birkaç hafta her uygulamanın hekim ve oda süresini ayrı ölçün, üst sınırı alın.
Her uygulamanın hekim süresi ve oda süresi ayrı ayrı ölçülmelidir. Bu iki sayı çoğu uygulamada belirgin biçimde farklıdır ve planlamanın temelini oluşturur.
- Hekim ve oda süresini ayrı ayrı ölçün
- Ortalama yerine üst sınıra yakın değeri kullanın
- İlk görüşmeler için ayrı bir randevu türü tanımlayın
Ayrıntısını okuyun
Ölçümün birkaç hafta sürmesi yeterlidir. Bu sürede her uygulama türünden yeterli örnek birikir. Ortalama yerine üst sınıra yakın bir değerin kullanılması daha güvenlidir. Ortalamaya göre kurulan bir program, sürenin uzadığı her seansta geriye kayar. İlk kez gelen danışanlarda sürenin belirgin biçimde uzadığı da unutulmamalıdır. Değerlendirme, bilgilendirme ve onam süreçleri ek zaman gerektirir. Bu fark programda ayrı bir randevu türüyle karşılanmalıdır. Aynı süreyle planlanan bir ilk görüşme her seferinde günü bozar.
PratiVia’da: PratiVia’da hizmetler kendi süresiyle tanımlanabilir. İlk görüşme ve kontrol farklı süreler alır ve takvim bu sürelere göre yerleşir.
Randevu yönetimi - 2Adım 2 / 5Kurulumda bir kez
Odayı ayrı bir kaynak olarak tanımlayın
Her odayı donanımıyla tanımlayın, dinlenme ve temizlik süresini dolu süreye katın.
Her uygulama odası kapasitesi ve donanımıyla ayrı bir kaynak olarak tanımlanmalıdır. Randevu verilirken hem hekimin hem odanın müsait olması aranmalıdır.
- Her odayı ayrı bir kaynak olarak tanımlayın
- Oda özelliklerini ve uygun uygulamaları kaydedin
- Dinlenme, temizlik ve havalandırma süresini oda süresine ekleyin
Ayrıntısını okuyun
Bu tanım yapılmadığında darboğaz fark edilmez. Hekim programı dolu görünmese de odalar tükenmiş olabilir. Odaların özelliklerinin kaydedilmesi de gerekir. Bazı uygulamalar belirli bir donanım ya da havalandırma gerektirir ve her odada yapılamaz. Uygulama sonrası dinlenme süresi de odanın dolu sayıldığı süreye dâhil edilmelidir. Bu süre programda görünmediğinde sonraki danışan odaya alınamaz ve bekleme salonu dolar. Temizlik ve havalandırma için bırakılacak aralık da aynı hesaba katılmalıdır. Bu aralık kısa görünse de gün içinde kolayca birikir ve programı fark edilmeden geriye çeker.
PratiVia’da: PratiVia takviminde kaynak bazlı müsaitlik tanımlanabilir. Oda dolu olduğunda randevu açılmaz, hekim ve oda kısıtı birlikte kontrol edilir ve çakışma baştan engellenir.
Randevu yönetimi - 3Adım 3 / 5Her kür başlangıcında
Kür programlarını baştan yerleştirin
Kürün tüm seanslarını başta takvime koyun, kürleri farklı saatlere dağıtın.
Bir kür başlatıldığında tüm seansları aynı anda takvime yerleştirilmelidir. Bu, hem danışan için öngörülebilirlik hem de merkez için kapasite görünürlüğü sağlar.
- Kürün tüm seanslarını baştan takvime yerleştirin
- Kürleri farklı saatlere dağıtın
- Kür içi iptal ve telafi kuralını baştan konuşun
Ayrıntısını okuyun
Seansların baştan yerleştirilmesi ayrıca devamlılığı da artırır. Takvimi belli olan bir programa uyum, her hafta yeniden randevu almaya göre belirgin biçimde yüksektir. Kürün toplam kapasite üzerindeki etkisinin de görülmesi gerekir. Aynı saate yerleşen birkaç kür, o saati aylarca bağlar ve yeni danışanlara yer kalmaz. Bu nedenle kürlerin farklı saatlere dağıtılması planlamayı rahatlatır. Kür sırasında oluşacak iptallerin nasıl telafi edileceği de baştan konuşulmalıdır. Bu konu sonradan gündeme geldiğinde çözümü zorlaşır.
PratiVia’da: PratiVia’da seri randevular tek işlemle oluşturulabilir. Kürün tüm seansları takvime bir kerede yerleşir, danışan programını baştan görür ve kapasite etkisi anında ortaya çıkar.
Randevu yönetimi - 4Adım 4 / 5Her gün
Gün içine tampon bırakın
Sabah ve öğleden sonra birer tampon bırakın, süresini geçmiş gecikmeden hesaplayın.
Programın tamamı arka arkaya doldurulmamalıdır. Gün içinde bırakılacak birkaç boşluk, uzayan seansların birikimini engeller.
- Gün içine dağıtılmış birkaç tampon bırakın
- Tampon süresini geçmiş gecikme verisinden hesaplayın
- Boş kalan tamponları kontrol ve kayıt işleri için kullanın
Ayrıntısını okuyun
Bu tamponların sabah ve öğleden sonra olmak üzere dağıtılması daha etkilidir. Tek bir noktada toplanan boşluk, gecikmenin ondan önce birikmesini engellemez. Tampon süresi geçmiş gecikme verisinden hesaplanabilir. Günde ortalama ne kadar sapma oluştuğu bilindiğinde ayrılacak pay gerçekçi olur. Boş kalan tamponlar boşa gitmez. Kontrol görüşmeleri, kayıt işleri ve kısa değerlendirmeler için değerlendirilebilir. Tampon bırakmamak ise günün sonunda hem danışanları hem ekibi yoran bir gecikme birikimiyle sonuçlanır ve bu her gün tekrarlanır. Ekip bir süre sonra bunu normal saymaya başlar ve sorun kalıcı olur.
PratiVia’da: PratiVia takviminde blok ve müsaitlik tanımlanabilir. Tampon aralıklar korunur, normal randevu bu slotlara yerleşmez ve gecikme birikimi baştan engellenir.
Randevu yönetimi - 5Adım 5 / 5Ayda bir, 20 dakika
Doluluk ve gecikmeyi dönemsel okuyun
Ayda yirmi dakika oda ve hekim doluluğunu gün sonu gecikmesiyle birlikte okuyun.
Oda doluluğu, hekim doluluğu ve gün içi gecikme birlikte okunmalıdır. Bu üç veri, kapasitedeki gerçek darboğazı gösterir.
- Oda ve hekim doluluğunu birlikte karşılaştırın
- Gün içi gecikme verisini izleyin
- Yatırım kararını darboğazın hangisi olduğuna göre verin
Ayrıntısını okuyun
Hekim doluluğu yüksek ama oda doluluğu düşükse sorun hekim sayısındadır. Tersi durumda ise mekân yatırımı gündeme gelir. Bu ayrım yapılmadan verilen bir yatırım kararı yanlış yöne gidebilir ve geri dönülmesi maliyetli olur. Gecikme verisinin de izlenmesi gerekir. Sürekli artan bir gecikme, süre tanımlarının gerçeği yansıtmadığını gösterir ve süreler yeniden ölçülmelidir. Bu okumanın kısa tutulması sürdürülebilirliğini belirler. Yirmi dakikalık düzenli bir bakış, yılda bir yapılan kapsamlı bir analizden çok daha işlevlidir. Verinin zaten kayıtta oluşması da bu okumayı hazırlıksız yapılabilir kılar.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında kaynak ve uzman bazlı kullanım oranları ayrı ayrı görüntülenir. Darboğazın odada mı hekimde mi olduğu tek ekrandan okunur ve yatırım kararı buna dayanır.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Tek bir randevu defterinde hekim ve oda aynı satırda görünür. Oysa bir seans ikisini farklı sürelerle kullanır ve darboğaz da bu yüzden hiç fark edilmez. PratiVia iki kaynağı ayrı ayrı yönetir.
Hizmete özel süre tanımı
İlk görüşme ve kontrol farklı süreler alır. Takvim gerçek uygulama süresine göre yerleşir.
Randevu yönetimiKaynak bazlı oda müsaitliği
Oda dolu olduğunda randevu açılmaz. Hekim ve oda kısıtı birlikte kontrol edilir.
Randevu yönetimiTek işlemde kür yerleşimi
Kürün tüm seansları takvime bir kerede girer. Kapasite üzerindeki etkisi anında görünür.
Randevu yönetimiAyrıştırılmış doluluk raporu
Oda ve hekim kullanımı ayrı okunur. Yatırım kararı darboğazın gerçek yerine göre verilir.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Planlamanın oturduğunu gösteren en açık işaret, gün sonunda biriken gecikmenin kaybolmasıdır. İkincisi de oda yetersizliği nedeniyle geciken seans kalmamasıdır. Her ikisi de birkaç hafta içinde gözlenebilir hâle gelir. Aşağıdaki göstergeler bunları ölçer.
Gün sonu birikmiş gecikme
Sıfıra yakın
Günün son randevusunun planlanan saatten sapması.
Oda kaynaklı gecikme
Sıfır
Uygun oda bulunamadığı için geciken seans sayısı.
Oda doluluk oranı
Hekim doluluğuyla dengeli
Kullanılan oda saatinin toplam oda kapasitesine oranı.
Süre tahmini sapması
Azalan
Planlanan ile gerçekleşen seans süresi arasındaki fark.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Uygulama sürelerini ölçmeye başlayın.
Gerçek süre verisi
2. hafta
Odaları ayrı kaynak olarak tanımlayın.
İki kısıtlı randevu düzeni
3. hafta
Kürleri baştan yerleştirin ve saatlere dağıtın.
Görünür kapasite bağlanması
4. hafta
Tamponları yerleştirin ve ilk doluluk okumasını yapın.
Gecikmesiz program
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Hekim süresi ile oda süresi neden farklı?
Çünkü birçok uygulamada hekim değerlendirmeyi yapıp uygulamayı başlattıktan sonra başka bir danışanla ilgilenebilir. Oda ise o süre boyunca doludur. Uygulama sonrası dinlenme, temizlik ve havalandırma süreleri de odayı işgal eder. İki kaynağı tek bir süreyle planlamak, hangisi darboğazsa orada tıkanma üretir ve diğerini boşta bırakır. Ayrı planlama bu dengesizliği ortadan kaldırır.
Süreleri nasıl ölçmeliyim?
Birkaç hafta boyunca her uygulamanın hekim ve oda süresini ayrı ayrı kaydederek. Bu sürede her uygulama türünden yeterli örnek birikir. Ortalama yerine üst sınıra yakın bir değerin kullanılması daha güvenlidir. Ortalamaya göre kurulan bir program, sürenin uzadığı her seansta geriye kayar. İlk kez gelen danışanlarda sürenin belirgin biçimde uzadığı da unutulmamalıdır.
Kür programlarını neden baştan yerleştirmeliyim?
Hem danışan için öngörülebilirlik hem de merkez için kapasite görünürlüğü sağlar. Seansların baştan yerleştirilmesi devamlılığı da artırır. Takvimi belli olan bir programa uyum, her hafta yeniden randevu almaya göre belirgin biçimde yüksektir. Kürün toplam kapasite üzerindeki etkisinin görülmesi de gerekir. Aynı saate yerleşen birkaç kür o saati aylarca bağlar.
Gün içine ne kadar tampon bırakmalıyım?
Bunu geçmiş gecikme verisinden hesaplayabilirsiniz. Günde ortalama ne kadar sapma oluştuğu bilindiğinde ayrılacak pay gerçekçi olur. Tamponların sabah ve öğleden sonra olmak üzere dağıtılması daha etkilidir. Tek noktada toplanan bir boşluk, gecikmenin ondan önce birikmesini engellemez. Boş kalan tamponlar kontrol görüşmeleri ve kayıt işleri için değerlendirilebilir.
Yeni oda mı açmalıyım yoksa hekim mi almalıyım?
Bunu doluluk verisi söyler. Hekim doluluğu yüksek ama oda doluluğu düşükse sorun hekim sayısındadır. Tersi durumda mekân yatırımı gündeme gelir. Bu ayrım yapılmadan verilen bir yatırım kararı yanlış yöne gidebilir ve geri dönülmesi maliyetli olur. İki kaynağın doluluğunun ayrı ayrı ölçülmesi bu nedenle kritiktir ve birkaç haftalık bir kayıt bile bu ayrımı yapmaya yeter.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
