Kür planlaması ve seans paketi tamamlayıcı tıpta nasıl yönetilir?

1. 1Adım 1 / 5Her kür başlangıcında

   Kürü tek bir kayıt olarak tanımlayın

   Seans sayısı, aralık ve geçerlilik süresiyle kürü açın, planı hastaya yazılı verin.

   Kür, seans sayısı, önerilen aralık ve geçerlilik süresiyle birlikte tek bir kayıt olarak açılmalıdır. Seansların bu kayda bağlı olması, kalan seansın her an güncel kalmasını sağlar.

   • Kürü seans sayısı, aralık ve süreyle birlikte tanımlayın
   • Tüm seansları bu kayda bağlayın
   • Kür planını hastayla yazılı olarak paylaşın
   Ayrıntısını okuyun

   Bu yapı hastaya da net bir çerçeve sunar. Kaç seans planlandığını, hangi aralıklarla yapılacağını ve ne kadar süreceğini bilen bir hasta kendi programını buna göre kurar. Belirsiz bir plan ise devamsızlığın en yaygın nedenlerinden biridir. Kürün baştan yazılı olarak paylaşılması bu belirsizliği ortadan kaldırır ve hastanın taahhüdünü de güçlendirir. Ne olacağını bilen bir kişinin süreci yarıda bırakma olasılığı belirgin biçimde düşer. Planın kayıtta durması ise onu tek bir konuşmanın hatırasından çıkarıp izlenebilir bir taahhüde dönüştürür.

   PratiVia’da: PratiVia’da seans paketleri tanımlanır ve randevular pakete bağlanır. Her tamamlanan seans sayaca işler, kalan hak hem merkezde hem hasta portalında görünür.

   Finans ve e-belge
2. 2Adım 2 / 5Her randevuda

   Aralık kuralını randevu akışına yerleştirin

   Hasta çıkmadan sonraki randevuyu verin, aralık dışına çıkan planlamayı işaretleyin.

   Seanslar arasında olması gereken aralık kayıtta tanımlı olmalı ve randevu verilirken kontrol edilmelidir. Aralık dışına çıkan bir planlama en azından fark edilmelidir. Uygulanıp uygulanmayacağı ise klinik bir karardır.

   • Önerilen aralığı kür tanımına ekleyin
   • Sonraki seansı çıkışta planlayın
   • Aralık dışına çıkan durumları işaretleyin
   Ayrıntısını okuyun

   Sonraki seansın kür başlangıcında planlanması da aralıkların korunmasına belirgin biçimde yardımcı olur. Hasta çıkarken bir sonraki randevusunu almış oluyorsa, araya giren boşluklar büyük ölçüde önlenir. Boşluk oluştuğunda ise bunun kayıtta görünmesi gerekir. Uzayan bir aranın kürün akışını nasıl etkileyeceği değerlendirilmeli ve gerekiyorsa plan güncellenmelidir. Kayıtta görünmeyen bir boşluk hiç değerlendirilemez ve kür planlandığından farklı ilerlemeye devam eder. Aralık kuralının kayıtta durması, bu değerlendirmenin ayrı bir hatırlatma gerektirmeden yapılabilmesini sağlar.

   PratiVia’da: PratiVia takviminde hizmetler için tekrar aralığı tanımlanabilir. Randevu oluşturulurken önerilen tarih öne çıkar ve aralık dışına çıkan planlamalar gözden kaçmaz.

   Randevu yönetimi
3. 3Adım 3 / 5Her kür ve tahsilatta

   Ödemeyi kürle aynı kayıtta tutun

   Kür ücretini, taksiti ve yarıda bırakma koşulunu kürün kendi kaydında tutun.

   Kür ücreti ve yapılan ödemeler kürün kendi kaydında görünmelidir. Böylece verilen hizmet ile tahsil edilen tutar aynı ekranda okunur ve ay sonunda elle karşılaştırma yapmak gerekmez.

   • Kür ücretini ve ödemeleri aynı kayıtta tutun
   • Taksitli planı kürle ilişkilendirin
   • Yarıda bırakma durumunda uygulanacak hesabı baştan yazın
   Ayrıntısını okuyun

   Taksitli ödeme durumunda planın da aynı kayıtta durması gerekir. Hangi tutarın hangi seansların karşılığı olduğu ancak böyle anlaşılır. Kür yarıda bırakıldığında ne olacağının baştan yazılmış olması da şarttır. Kullanılan seansların birim ücret üzerinden hesaplanması ve kalanın iadesi çoğu merkezde hem adil hem anlaşılır bir çerçeve sunar. Koşulun baştan bilinmesi ise talep geldiğinde tartışmayı birkaç dakikaya indirir. Yazılı olmayan bir koşul ise her vakada yeniden pazarlığa açılır ve benzer durumların farklı sonuçlanması merkeze tutarsızlık olarak geri döner.

   PratiVia’da: PratiVia’da paket ücreti ve tahsilatlar aynı dosyada izlenir. Hangi ödemenin hangi seansların karşılığı olduğu ayrı bir hesap gerektirmeden görülür.

   Finans ve e-belge
4. 4Adım 4 / 5Haftada bir, 20 dakika

   Aksayan kürleri listeleyip takip edin

   Haftada yirmi dakika aralığı aşan kürleri listeleyin, baskısız kısa bir temas kurun.

   Aralığı aşan ve tamamlanmadan duran kürler haftada bir listelenmeli ve bu liste üzerinden kısa bir iletişim kurulmalıdır. Aksama erken fark edildiğinde kür genellikle sürdürülebilir. Haftalar geçtikten sonra ise geri dönüş oranı belirgin biçimde düşer.

   • Aralığı aşan ve duran kürleri haftalık listeleyin
   • Hatırlatma tonunda kısa bir temas kurun
   • Bırakma nedenlerini kayda geçirip biriktirin
   Ayrıntısını okuyun

   İletişimin tonu sonucu doğrudan etkiler. Satış baskısı içeren bir arama geri tepki üretir. Süreci hatırlatan ve devam edip etmeyeceğini soran kısa bir temas ise çoğu zaman olumlu karşılanır. Bırakma nedeninin öğrenilmesi de değerlidir. Nedenlerin birikmesi merkez için doğrudan bir iyileştirme kaynağı olur ve aynı sorunun tekrarlanmasını önler. Bir nedenin birkaç kez tekrarlanması ise tek tek vakalarda hiç fark edilmeyecek bir sorunu ortaya çıkarır.

   PratiVia’da: PratiVia raporlarında paket bakiyeleri ve son randevu tarihleri listelenebilir. Kürü duran hastalar elle sayım gerektirmeden ayrı bir listede belirir.

   Raporlar
5. 5Adım 5 / 5Ayda bir, 30 dakika

   Kür tablosunu aylık okuyun

   Ayda bir tamamlanma oranına, ortalama aralığa ve açık kürlerdeki kalan seansa bakın.

   Ayda bir bakılacak üç bilgi kür yönetiminin sağlığını gösterir: tamamlanan kür oranı, ortalama seans aralığı ve açık kürlerdeki toplam kalan seans.

   • Tamamlanan kür oranını ay ay izleyin
   • Ortalama seans aralığını planla karşılaştırın
   • Açık kürlerdeki kalan seansı kapasiteyle birlikte değerlendirin
   Ayrıntısını okuyun

   Tamamlanma oranı düşükse nedeni araştırılmalıdır. Kür uzunluğu gerçekçi olmayabilir ya da hastalar sürecin ne kadar süreceğini baştan yeterince anlamamış olabilir. Ortalama aralığın planlanandan uzun olması, randevu düzeninin gözden geçirilmesi gerektiğini gösterir. Açık kürlerdeki kalan seans ise verilmesi taahhüt edilmiş ama henüz karşılığı sunulmamış hizmettir. Bu rakamın kapasiteyle uyumlu olması gerekir ve büyümesi sessiz bir yük birikimi anlamına gelir. Bu birikim bir noktada randevu bulmakta zorlanan hastalar olarak geri döner ve o aşamada çözmek çok daha zordur. Erken görüldüğünde ise kür satış hızını ayarlamak yeterli olur.

   PratiVia’da: PratiVia raporlarında paket kullanımı ve randevu verileri dönem bazında görülebilir. Tamamlanma oranı ve kalan hizmet yükü aynı tablodan okunur.

   Raporlar

4 haftalık uygulama planı

1. 1

   1. hafta

   Kürleri seans sayısı, aralık ve süreyle birlikte sisteme tanımlayın.

   Tanımlı kür yapısı

2. 2

   2. hafta

   Randevuları küre bağlayın ve sonraki seansı çıkışta planlama alışkanlığını kurun.

   Pakete bağlı randevu akışı

3. 3

   3. hafta

   Ücret ve ödeme planlarını kür kaydına taşıyın.

   Bütünleşik tahsilat kaydı

4. 4

   4. hafta

   Aksayan kür listesini kurun ve ilk aylık tabloyu okuyun.

   Takip listesi ve kür raporu