Akupunktur iğneleri, kupa setleri, hacamat malzemeleri ve benzeri araçlar doğrudan deriyle ve bazen kanla temas eder. Bu nedenle hijyen düzeni bu alanda diğer birçok hizmetten daha kritiktir. Buna karşılık uygulamada takip çoğu zaman hafızaya bırakılır: hangi malzemenin tek kullanımlık olduğu bilinir ama kaydı tutulmaz, sterilizasyon yapılır ama belgelenmez, sarf tüketimi ise hiç ölçülmez. Bir sorun yaşandığında geriye dönüp hangi malzemenin kullanıldığını göstermek mümkün olmaz. Bu pratik hem güvenliği hem maliyeti kayıt altına alır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Hijyen konusunda çalışan ekipler genellikle dikkatlidir. Sorun çoğu zaman uygulamanın belgelenmemesindedir. Eksiklik bir şikâyette ya da denetimde ortaya çıkar. O anda ise geriye dönüp kayıt oluşturmak mümkün olmaz. Sahadaki tablo şudur.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Sterilizasyon ve malzeme lotu, yapıldığı anda kayda girsin. Belgelenmeyen işlem bir denetimde ya da geri çağırmada gösterilemez.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Bu eksikliklerin ortak nedeni hijyenin bir uygulama, kaydın ise ayrı bir iş olarak görülmesidir. Oysa ikisi tek bir sürecin parçasıdır. Kaydı olmayan bir işlem, gerektiğinde gösterilemez ve gösterilemeyen bir işlem de savunulamaz.
- 01
İşlem ve kayıt ayrılmış
Sterilizasyon yapılıyor ama kaydı tutulmuyorsa, bir sorun yaşandığında bunu göstermek mümkün olmaz. Belgelenmemiş bir işlem, denetim ve sorumluluk açısından yapılmamış işlemle aynı konumdadır. Kaydın işlemin bir parçası hâline gelmesi bu boşluğu kapatır.
- 02
Malzeme seansa bağlanmıyor
Kullanılan malzemenin hangi seansta ve hangi danışanda kullanıldığı kaydedilmediğinde geriye dönük izleme mümkün olmaz. Bir geri çağırma ya da yan etki bildiriminde bu bilgi tek dayanaktır ve sonradan oluşturulamaz.
- 03
Tüketim maliyete yansımıyor
Seans başına düşen sarf maliyeti bilinmediğinde fiyatlandırma eksik veriyle yapılır. Malzeme maliyetinin zamanla arttığı ve fiyatların bunu takip etmediği durumlar sık görülür. Bu fark ancak ölçüldüğünde fark edilir.
Bu sorunun size bedeli
- Gösterilemeyen sterilizasyon
- Her denetimde
- Yapıldığı hâlde belgelenmediği için kanıtlanamayan işlemler.
- İzlenemeyen malzeme
- Geri çağırmalarda
- Lot kaydı olmadığı için etkilenen danışanların belirlenememesi.
- Bilinmeyen sarf maliyeti
- Her seansta
- Ölçülmediği için fiyatlamaya yansıtılamayan malzeme gideri.
- Acil tedarik
- Ayda birkaç kez
- Stok takibi olmadığı için yüksek maliyetle yapılan alımlar.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Hijyen ve sarf takibi, kayıt her işlemin doğal bir parçası hâline geldiğinde kurulmuş olur. Bunun için ek personel gerekmez. Sterilizasyonu belgelemek, malzemeyi seansa bağlamak ve stoğu izlemek bu düzeni kurar. Son iki adım ise maliyeti ortaya koyar ve uygulamayı standartlaştırır.
- 1Adım 1 / 5Her döngüde
Sterilizasyon kaydını zorunlu hâle getirin
Her döngüde tarih, döngü numarası, yapan kişi, set ve gösterge sonucunu yazın.
Her sterilizasyon döngüsü kayıt altına alınmalıdır. Tarih, döngü numarası, işlemi yapan kişi ve döngüye giren set bilgisi bu kaydın temel unsurlarıdır.
- Her döngüyü tarih, kişi ve set bilgisiyle kaydedin
- Doğrulama göstergesi sonuçlarını saklayın
- Cihaz bakım geçmişini aynı düzende izleyin
Ayrıntısını okuyun
Doğrulama göstergelerinin sonuçlarının da kaydedilmesi gerekir. Kimyasal ve biyolojik göstergelerin ne sıklıkta kullanılacağı ve sonuçlarının nasıl saklanacağı belirlenmelidir. Bir sorun yaşandığında bu kayıtlar tek dayanaktır ve sonradan oluşturulamaz. Cihaz bakımının da aynı düzende izlenmesi gerekir. Bakım tarihleri, yapılan işlemler ve varsa arızalar kayıtta durmalıdır. Sterilizasyon cihazının doğru çalıştığını gösteren bir kayıt, uygulanan tüm işlemlerin güvenilirliğini de birlikte taşır ve bu bağ çoğu merkezde kurulmaz. Kaydın işlem anında tutulması ise sonradan hatırlamaya çalışmaktan çok daha güvenilirdir.
PratiVia’da: PratiVia’da işlem kayıtları ve belgeler saklanabilir. Sterilizasyon ve bakım kayıtları tarihiyle birikir, kimin yaptığı görünür ve gerektiğinde anında gösterilebilir.
Danışan yönetimi - 2Adım 2 / 5Her seansta
Kullanılan malzemeyi seansa bağlayın
Seans kaydına malzemenin türünü, lotunu ve son kullanma tarihini seçerek işleyin.
Uygulamada kullanılan malzemenin türü, lot numarası ve gerekiyorsa son kullanma tarihi seans kaydına işlenmelidir.
- Malzeme türü ve lot bilgisini seans kaydına işleyin
- Sık kullanılanları önceden tanımlayıp seçimle işaretleyin
- Tek kullanımlık malzemeyi kayıtta ayrıca belirtin
Ayrıntısını okuyun
Bu kayıt bir geri çağırma durumunda hangi danışanların etkilendiğini belirlemenin tek yoludur ve sonradan oluşturulamaz. Yan etki bildirimlerinde de aynı bilgi kritiktir. Belirli bir lotta yoğunlaşan bir sorun ancak bu kayıt varsa görülebilir. Kaydın hızlı yapılabilmesi ise sürdürülebilirliği belirler. Her lot numarasını elle yazmak yoğun bir günde bırakılır. Sık kullanılan malzemelerin önceden tanımlanması ve seçimle işaretlenmesi bu yükü büyük ölçüde azaltır. Tek kullanımlık malzemenin ayrıca işaretlenmesi de gerekir. Bu ayrımın kayıtta net olması ekip içindeki tereddütleri ortadan kaldırır.
PratiVia’da: PratiVia’da seans kaydına kullanılan malzeme ve lot notları işlenebilir. Hangi uygulamada neyin kullanıldığı danışan dosyasından geriye dönük olarak tek tek görülebilir.
Seans notları - 3Adım 3 / 5Haftalık
Stok seviyelerini eşikle izleyin
Kritik malzemeye tedarik süresine göre asgari stok koyun, tarihi yaklaşanı izleyin.
Kritik malzemeler için asgari stok seviyeleri belirlenmeli ve bu seviyeye inildiğinde sipariş verilmelidir. Stok tükendiğinde fark etmek her zaman maliyetlidir.
- Kritik malzemeler için asgari stok eşiği belirleyin
- Eşiği tedarik süresine göre ayarlayın
- Son kullanma tarihi yaklaşan ürünleri izleyin
Ayrıntısını okuyun
Eşik belirlenirken tedarik süresi de hesaba katılmalıdır. İki hafta sürede gelen bir malzemenin eşiği, iki günde gelenden çok daha yüksek olmalıdır. Son kullanma tarihi olan malzemelerin de izlenmesi gerekir. Fazla alınan bir ürün tarih geçtiğinde tamamen kayıp olur ve bu kayıp genellikle fark bile edilmez. Sarf tüketiminin seans sayısıyla karşılaştırılması ise beklenmedik farkları ortaya çıkarır. Tüketimin seans sayısından belirgin biçimde hızlı artması, israf ya da kayıp anlamına gelebilir ve araştırılması gerekir.
PratiVia’da: PratiVia’da stok kalemleri ve kritik seviyeler tanımlanabilir. Eşiğin altına inen ürünler listede belirir, tedarik süresi gözetilir ve sipariş zamanında verilir.
Raporlar - 4Adım 4 / 5Ayda bir
Seans başına sarf maliyetini hesaplayın
Ayda bir dönem sarf giderini seans sayısına bölün, artışı fiyata zamanında yansıtın.
Her uygulama türü için seans başına düşen malzeme maliyeti hesaplanmalıdır. Bu sayı fiyatlandırmanın temel girdilerinden biridir.
- Toplam sarf giderini seans sayısına bölerek başlayın
- Uygulama türleri arasındaki maliyet farkını görün
- Maliyet seyrini izleyip fiyatlara zamanında yansıtın
Ayrıntısını okuyun
Hesabın karmaşık olması gerekmez. Bir dönemdeki toplam sarf gideri o dönemdeki seans sayısına bölündüğünde yaklaşık bir değer elde edilir. Uygulama türleri arasındaki farkın görülmesi ayrıca değerlidir. Bazı uygulamaların malzeme maliyeti diğerlerinden belirgin biçimde yüksektir ve fiyat farkı bunu yansıtmalıdır. Maliyetin zaman içindeki seyri de izlenmelidir. Malzeme fiyatları arttığında bunun fiyatlara yansıtılmaması kârlılığı fark edilmeden eritir. Bu erime aylar sonra fark edildiğinde ise düzeltme çok daha büyük bir zam gerektirir ve danışanlar tarafından zor karşılanır. Küçük ve zamanında yapılan düzeltmeler her zaman daha kolay kabul görür.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında hizmet bazlı seans sayıları alınabilir. Sarf gideriyle birlikte okunduğunda seans başına maliyet elle sayım gerektirmeden çıkar.
Finans ve e-belge - 5Adım 5 / 5Kurulumda bir kez
Hijyen protokolünü yazılı hâle getirin
El hijyeninden atık ayrıştırmaya adımları yazın, personeli eğitip kaydını tutun.
Uygulama öncesi, sırası ve sonrasındaki hijyen adımları yazılı bir protokole bağlanmalıdır. Bu belge hem eğitim aracı hem de tutarlılık güvencesidir.
- Hijyen adımlarını yazılı protokole bağlayın
- Tıbbi atık yükümlülüklerini protokole ekleyin
- Personel eğitimini kayda geçirin ve protokolü düzenli güncelleyin
Ayrıntısını okuyun
El hijyeni, alan hazırlığı, tek kullanımlık malzemenin kullanımı, atık ayrıştırması ve uygulama sonrası temizlik bu protokolün başlıklarıdır. Tıbbi atıkların ayrıştırılması ve bertarafı mevzuata tabidir. Bu konudaki yükümlülüklerin protokole açıkça yazılması gerekir. Yeni başlayan personelin bu protokolle eğitilmesi ve eğitimin kayda geçmesi de önemlidir. Protokolün belirli aralıklarla gözden geçirilmesi ise güncel kalmasını sağlar. Yıllar önce yazılmış ve hiç bakılmamış bir belge, uygulamayla arasındaki farkı zamanla açar ve işlevini kaybeder. Yılda bir yapılacak kısa bir gözden geçirme bu farkı kapatmaya yeter.
PratiVia’da: PratiVia’da kurum içi belgeler ve eğitim kayıtları saklanabilir. Hangi personelin hangi protokolü ne zaman okuduğu kayıttan görülür ve güncel sürüm herkese aynı anda ulaşır.
Ekip ve roller
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Defterde tutulan sterilizasyon kaydı ve akılda kalan lot numarası, bir geri çağırma ya da şikâyet anında hiçbir işe yaramaz. O an tam olarak izlenebilirlik gerekir. PratiVia kaydı işlemin parçası yapar.
Tarihli sterilizasyon arşivi
Döngü ve bakım kayıtları belgeleriyle birikir. Gerektiğinde anında gösterilebilir.
Danışan yönetimiSeansa bağlı malzeme kaydı
Hangi uygulamada hangi lotun kullanıldığı danışan dosyasından geriye dönük görülür.
Seans notlarıEşikli stok uyarısı
Kritik seviyenin altına inen ürünler listede belirir. Acil tedarik ihtiyacı ortadan kalkar.
RaporlarHizmet bazlı maliyet okuması
Seans sayıları sarf giderleriyle birlikte okunur. Fiyatlandırma gerçek maliyete dayanır.
Finans ve e-belge
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin kurulduğunu gösteren en açık işaret, herhangi bir seansta kullanılan malzemenin geriye dönük gösterilebilmesidir. İkincisi de kritik malzemede stok tükenmesinin tamamen bitmesidir. Aşağıdaki göstergeler bunları ölçer.
Kayıtlı sterilizasyon döngüsü oranı
Tamamı
Belgelenmiş sterilizasyon döngülerinin toplam döngüye oranı.
Lot bilgisi kayıtlı seans oranı
Tamamı
Kullanılan malzeme bilgisi işlenmiş seansların payı.
Stok tükenmesi
Sıfır
Kritik malzemenin tamamen bittiği durum sayısı.
Seans başına sarf maliyeti
İzlenen ve fiyata yansıyan
Dönem sarf giderinin seans sayısına bölümü.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Sterilizasyon kayıt düzenini kurun.
Belgelenmiş işlemler
2. hafta
Malzeme kaydını seans akışına ekleyin.
İzlenebilir lot bilgisi
3. hafta
Stok eşiklerini belirleyin ve izlemeyi başlatın.
Tükenmeyen kritik stok
4. hafta
Sarf maliyetini hesaplayın ve hijyen protokolünü yazın.
Maliyet görünürlüğü ve yazılı protokol
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Sterilizasyonu neden ayrıca belgelemeliyim?
Çünkü belgelenmemiş bir işlem, denetim ve sorumluluk açısından yapılmamış işlemle aynı konumdadır. Tarih, döngü numarası, işlemi yapan kişi ve döngüye giren set bilgisi kaydın temel unsurlarıdır. Doğrulama göstergelerinin sonuçları da saklanmalıdır. Bir sorun yaşandığında bu kayıtlar tek dayanaktır ve sonradan oluşturulamaz. Cihaz bakım geçmişinin de aynı düzende izlenmesi gerekir.
Lot numarasını kaydetmek gerçekten gerekli mi?
Bir geri çağırma durumunda hangi danışanların etkilendiğini belirlemenin tek yoludur ve sonradan oluşturulamaz. Yan etki bildirimlerinde de aynı bilgi kritiktir. Belirli bir lotta yoğunlaşan bir sorun ancak bu kayıt varsa görülebilir. Kaydın hızlı yapılabilmesi ise sürdürülebilirliği belirler. Sık kullanılan malzemelerin önceden tanımlanması ve seçimle işaretlenmesi bu yükü büyük ölçüde azaltır.
Stok eşiğini nasıl belirlemeliyim?
Tedarik süresini hesaba katarak. İki hafta sürede gelen bir malzemenin eşiği, iki günde gelenden çok daha yüksek olmalıdır. Son kullanma tarihi olan malzemelerin ayrıca izlenmesi gerekir. Fazla alınan bir ürün tarih geçtiğinde tamamen kayıp olur ve bu kayıp genellikle fark bile edilmez. Tüketimin seans sayısıyla karşılaştırılması da beklenmedik farkları ortaya çıkarır.
Seans başına sarf maliyetini nasıl hesaplarım?
Bir dönemdeki toplam sarf gideri o dönemdeki seans sayısına bölündüğünde yaklaşık bir değer elde edilir. Hesabın karmaşık olması gerekmez. Uygulama türleri arasındaki farkın görülmesi ayrıca değerlidir ve fiyat farkı bunu yansıtmalıdır. Maliyetin zaman içindeki seyri de izlenmelidir. Malzeme fiyatları arttığında bunun fiyatlara yansıtılmaması kârlılığı fark edilmeden eritir.
Hijyen protokolünü yazmak şart mı?
Hem eğitim aracı hem de tutarlılık güvencesidir. El hijyeni, alan hazırlığı, tek kullanımlık malzemenin kullanımı, atık ayrıştırması ve uygulama sonrası temizlik bu protokolün başlıklarıdır. Yeni başlayan personelin bu protokolle eğitilmesi ve eğitimin kayda geçmesi de önemlidir. Protokolün belirli aralıklarla gözden geçirilmesi ise uygulamayla arasındaki farkın açılmasını önler.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
