Bir terapi merkezine yapılan başvurunun en kritik anı ilk değerlendirmedir. Aile genellikle uzun bir tereddüt döneminden sonra gelir, kaygılıdır ve çoğu zaman başka bir yerden de görüş almıştır. Bu randevuda hem çocuğun durumu değerlendirilir hem de ailenin süreçle ilgili beklentisi kurulur. İkisi de zaman ister. Buna karşılık çoğu merkezde ilk değerlendirme, rutin seansla aynı süreye planlanır. Standart formlar kullanılır ve süreç hakkında konuşmaya zaman kalmaz. Aile eksik bilgiyle ayrılır ve karar veremez. Bu pratik bu randevuyu hak ettiği yere oturtur.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bu randevunun eksik kurgulanmasının bedeli hemen görünmez. Ancak başvuru yapıp devam etmeyen ailelerin oranına bakıldığında ortaya çıkar. Çoğu merkez bu oranı hiç ölçmez, dolayısıyla sorunun varlığından da haberdar olmaz. Sahada tablo genellikle aşağıdaki dört başlıkta toplanır.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
İlk değerlendirme rutin seans süresine sığmaz. Ayrı bir randevu tipi açın, sonunda aileyle süreci konuşup yazılı özet verin.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
İlk değerlendirmenin yetersiz kalmasının nedeni, bu randevunun rutin bir seansmış gibi planlanmasıdır. Oysa burada yapılan iş üç ayrı işin toplamıdır: değerlendirme, gözlem ve aileyle süreç konuşması. Üçü de zaman ister ve aşağıdaki üç eksiklik bu zamanın nasıl kaybedildiğini gösterir.
- 01
Randevu tipi ayrı tanımlanmamış
İlk değerlendirme ayrı bir süre ve ücretle tanımlanmadığında rutin seans kalıbına sıkışır. Aynı anda hem değerlendirme yapılan hem beklenti kurulan bir randevu, bir seans süresine sığmaz. Ayrı tanımlama bu sorunun tamamını çözer.
- 02
Ön bilgi randevu öncesine taşınmamış
Gelişim öyküsü, varsa raporlar ve daha önce alınan destekler ailenin evde sakin biçimde verebileceği bilgilerdir. Randevuda sözlü olarak toplandığında hem zaman alır hem de eksik kalır. Aile hatırlayamadığı bilgileri sonradan iletmek zorunda kalır ve çoğu zaman iletmez.
- 03
Sonuç yazılı olarak verilmiyor
Değerlendirme sonucunun sözlü anlatılması, ailenin karar vermesini zorlaştırır. Kaygılı bir ebeveyn anlatılanın önemli bir kısmını hatırlamaz. Yazılı bir özet ise evde tekrar okunur, diğer aile bireyleriyle paylaşılır ve kararın sağlam bir zemine oturmasını sağlar.
Bu sorunun size bedeli
Her 20 değerlendirmeden 5-9’u
En azÜst sınıra kadar
İlk değerlendirmeden sonra sürece başlamayan aileler.
10-20 dakika → 5 dakika
- Bugün
- 10-20 dakika
- Hedef
- 5 dakika
Ailenin önceden verebileceği bilgilerin seansta toplanması. Hedef beş dakikanın altı.
- Eksik kalan aile görüşmesi
- Değerlendirmelerin çoğunda
- Süre yetmediği için kısaltılan ya da hiç yapılamayan süreç konuşması.
- Sonradan gelen soru
- Ailelerin bir kısmında
- Yazılı özet verilmediği için evde doğan ve çoğu zaman sorulmayan sorular.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Bu randevuyu güçlendirmenin yolu, işi doğru yerlere dağıtmaktır. Bilgi toplamayı randevu öncesine, süreç konuşmasını randevunun sonuna ve değerlendirme özetini yazıya taşımak üç temel adımdır. Randevunun kendi süresiyle tanımlanması ve geçiş oranının ölçülmesi ise düzeni tamamlar.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez
İlk değerlendirmeyi ayrı bir randevu tipi yapın
İlk değerlendirmeye 60-90 dakika ayırın, günlük değerlendirme sayısına sınır koyun.
İlk değerlendirme kendi süresi ve ücretiyle tanımlanmalıdır. Çoğu merkez için altmış ile doksan dakika arasında bir süre, hem değerlendirme hem aile görüşmesi için yeterli olur.
- İlk değerlendirmeyi ayrı süre ve ücretle tanımlayın
- Günlük değerlendirme sayısına sınır koyun
- Randevunun arkasına tampon bırakın
Ayrıntısını okuyun
Bu randevunun gün içindeki yerleştirilmesi de düşünülmelidir. Arka arkaya iki değerlendirme yapmak yorucudur ve ikincisinin kalitesi düşer. Günlük değerlendirme sayısına bir sınır konması hem terapisti hem aileleri korur. Randevunun uzayabileceğini hesaba katarak arkasına bir tampon bırakmak da yerinde olur. Değerlendirme sırasında ortaya çıkan bir durum ek zaman gerektirebilir ve o an bir sonraki hastayı bekletmek zorunda kalmak kimsenin işine yaramaz. Değerlendirmenin gün içinde erken saatlere konması da yerinde olur. Hem terapist hem çocuk daha dinç olur ve gözlem kalitesi yükselir.
PratiVia’da: PratiVia takviminde her hizmet kendi süresi ve ücretiyle tanımlanır. İlk değerlendirme için gün bazında kontenjan belirlenebilir ve sınır dolduğunda yeni randevu açılmaz.
Randevu yönetimi - 2Adım 2 / 5Her ilk randevuda
Ön bilgi formunu randevudan önce gönderin
Gelişim öyküsünü ve raporları onayla giden formla toplayın, randevudan önce okuyun.
Gelişim öyküsü, konuşmanın başlangıcı, varsa işitme testi ve diğer raporlar, daha önce alınan destekler ve ailenin gözlemleri randevudan önce toplanmalıdır. Bu bilgilerin tamamı ailenin evde verebileceği bilgilerdir.
- Ön bilgi formunu randevu onayıyla otomatik gönderin
- Ailenin belgeleri önceden yüklemesini sağlayın
- Randevu öncesinde yanıtları gözden geçirin
Ayrıntısını okuyun
Formun randevu onayıyla otomatik gönderilmesi bu işin sürdürülmesini sağlar. Elle gönderim yoğun günlerde atlanır. Ailenin belgeleri de önceden yükleyebilmesi ayrıca değerlidir. Getirmeyi unutulan bir rapor, değerlendirmenin tamamını etkileyebilir. Terapistin randevu öncesinde bu bilgilere bakması ise en büyük kazancı üretir. Hazırlıklı başlayan bir değerlendirme, aynı sürede çok daha fazlasını kapsar ve aile de bu hazırlığı fark eder. Kendi anlattıklarının okunmuş olduğunu gören bir ebeveyn, sürecin ciddiye alındığını da anlar ve bu ilk izlenim kararını doğrudan etkiler.
PratiVia’da: PratiVia’da online formlar randevu tipine bağlanıp otomatik gönderilebilir. Yanıtlar ve yüklenen belgeler değerlendirme öncesinde danışan dosyasında hazır bulunur.
Online formlar - 3Adım 3 / 5Her değerlendirmede
Randevunun sonuna süreç konuşmasını yerleştirin
Son bölümde durumu, planı, süreyi, aile katkısını ve ücreti aynı sırayla konuşun.
Değerlendirmenin son bölümü aileyle konuşmaya ayrılmalıdır. Konuşulacaklar bellidir: mevcut durum, önerilen çalışma planı, tahmini süre ve sıklık, ailenin sürece katkısı ve ücretlendirme.
- Aile görüşmesini sabit başlıklarla yürütün
- Tahmini süre konusunda dürüst olun
- Ailenin katkısını baştan açıkça anlatın
Ayrıntısını okuyun
Bu başlıkların sabit bir sırayla ele alınması hiçbirinin atlanmamasını sağlar. Tahmini süre konusunda dürüst olmak ise özellikle önemlidir. İyimser bir tahmin başlangıçta ikna edici görünse de birkaç ay sonra hayal kırıklığına ve süreci bırakmaya yol açar. Ailenin sürece katkısının baştan anlatılması da beklentiyi doğru kurar. Ev programı olmadan yalnızca haftalık seansla ilerlemenin sınırlı olacağı en başında söylenmelidir. Bu gerçeği sonradan öğrenen aileler kendilerini yanıltılmış hisseder ve süreci bırakma olasılıkları belirgin biçimde artar. Ücretlendirmenin de bu bölümde net biçimde konuşulması gerekir. Para konusunu belirsiz bırakmak, kararın ertelenmesinin en yaygın nedenidir.
PratiVia’da: PratiVia’da not şablonları kurum düzeyinde tanımlanabilir. Değerlendirme görüşmesinin başlıkları sabit bir yapıda tutulur, hiçbir konu atlanmadan kayda geçer ve tüm terapistlerde aynı biçimde açılır.
Seans notları - 4Adım 4 / 5Her değerlendirmede
Sonucu yazılı bir özetle verin
Aile durumu, planı ve sonraki adımı anlatan sade, kısa bir yazıyla ayrılsın.
Aile randevudan elinde yazılı bir özetle ayrılmalıdır. Bu özeti kısa tutmak çoğu zaman yeterlidir. Mevcut durum, önerilen plan ve bir sonraki adım birkaç paragrafta anlatılabilir.
- Değerlendirme sonucunu yazılı özet olarak verin
- Özeti sade ve birkaç paragrafla sınırlayın
- Şablon kullanarak her ailede aynı kaliteyi sağlayın
Ayrıntısını okuyun
Yazılı özetin değeri, ailenin evde tekrar okuyabilmesindedir. Kaygılı bir ebeveyn randevuda anlatılanların önemli bir kısmını hatırlamaz. Ayrıca kararı çoğu zaman tek başına vermez. Diğer aile bireyleriyle paylaşılabilen bir metin, kararın sağlam bir zemine oturmasını sağlar. Özetin dilinin sade olması da gerekir. Terimlerle dolu bir metin anlaşılmaz ve amacına ulaşmaz. Bir şablon kullanmak ise hazırlama süresini birkaç dakikaya indirir ve her ailede aynı kalitede bir özet üretilmesini sağlar.
PratiVia’da: PratiVia’da belge şablonları kurum düzeyinde tanımlanır ve portal üzerinden aileyle paylaşılabilir. Özet dosyada kalır ve aile istediği an yeniden görüntüleyebilir.
Portal ve mesajlar - 5Adım 5 / 5Ayda bir, 20 dakika
Başvurudan sürece geçiş oranını izleyin
Başlamayan ailelere birkaç gün içinde nedenini sorun, geçiş oranını ayda bir izleyin.
Ayda bir bakılacak iki sayı bu randevunun ne kadar işe yaradığını gösterir: yapılan değerlendirme sayısı ve bunların kaçının terapi sürecine geçtiği.
- Değerlendirme sayısı ve geçiş oranını ay ay izleyin
- Başlamayan ailelere kısa bir takip mesajı gönderin
- Öğrenilen nedenleri kaydedip biriktirin
Ayrıntısını okuyun
Geçiş oranı düşükse nedenini araştırmak gerekir. Bekleme süresi mi uzun, ücret mi engel oluyor, yoksa aile yeterince bilgilendirilmiyor mu? Bu üçünün çözümü tamamen farklıdır ve hangisi olduğunu ancak sormakla anlarsınız. Değerlendirme sonrası başlamayan ailelere birkaç gün içinde kısa bir mesaj göndermek hem nedeni öğrenmeyi sağlar hem de kararsız kalanların bir kısmını geri kazandırır. Bu tek adım, çoğu merkezde geçiş oranını belirgin biçimde yükseltir. Nedenler biriktiğinde ise düzeltilebilir bir engel varsa kendini belli eder ve tahmin yürütmeye gerek kalmaz.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında randevu ve danışan verileri dönem bazında karşılaştırılabilir. İlk değerlendirmeden sürece geçen danışan oranı elle sayım gerektirmeden görülür.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Tek süreli bir randevu defteri, üç ayrı işi barındıran bir değerlendirmeyi rutin seans kalıbına sıkıştırır. Ön bilgi de toplanmadığı için sürenin bir kısmı soru sormakla geçer. PratiVia bu randevuyu kendi yapısıyla kurar.
Kendi süresi ve kontenjanı olan değerlendirme
İlk değerlendirme ayrı hizmet olarak tanımlanır. Günlük sayısı sınırlanır ve arkasına tampon bırakılabilir.
Randevu yönetimiRandevu öncesi toplanan bilgi
Form ve belgeler randevu onayıyla istenir. Yanıtlar değerlendirme başlamadan dosyada hazır bulunur.
Online formlarSabit başlıklı görüşme notu
Aile görüşmesi şablonla yürütülür. Hiçbir konu atlanmaz ve kayıt tutarlı bir yapıda oluşur.
Seans notlarıPortalda kalan yazılı özet
Değerlendirme özeti aileyle paylaşılır ve dosyada durur. Aile evde tekrar okuyabilir ve paylaşabilir.
Portal ve mesajlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu randevunun doğru kurgulandığını gösteren tek ölçüt, değerlendirme yapan ailelerin ne kadarının sürece gerçekten başladığıdır. Aşağıdaki dört gösterge bunu ve randevu öncesi hazırlığın yapılıp yapılmadığını ölçer.
Sürece geçen değerlendirme oranı
%70 ve üzeri
İlk değerlendirmeden sonra terapiye başlayan ailelerin payı.
Randevu öncesi doldurulan form oranı
%80 ve üzeri
Değerlendirmeden önce tamamlanmış ön bilgi formlarının payı.
Yazılı özet verilen değerlendirme oranı
Tamamı
Aileye yazılı özet iletilen değerlendirmelerin payı.
Değerlendirmede bilgi toplama süresi
Beş dakikanın altı
Randevu içinde öykü almaya ayrılan ortalama süre.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
İlk değerlendirmeyi ayrı hizmet olarak tanımlayın.
Kendi süresi olan değerlendirme randevusu
2. hafta
Ön bilgi formunu hazırlayıp randevu onayına bağlayın.
Otomatik gönderilen ön form
3. hafta
Aile görüşmesi başlıklarını ve özet şablonunu yazın.
Standart görüşme ve özet yapısı
4. hafta
Geçiş oranını ölçmeye başlayın ve takip mesajını devreye alın.
Ölçülen geçiş oranı
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
İlk değerlendirme kaç dakika olmalı?
Çoğu merkez için altmış ile doksan dakika arası uygun bir çerçeve sunar. Bu randevuda üç ayrı iş yapılır ve üçü de zaman ister. Değerlendirme, gözlem ve aileyle süreç konuşması aynı kırk dakikaya sıkıştırıldığında biri mutlaka eksik kalır ve genellikle eksik kalan aile görüşmesi olur. Randevunun arkasına bir tampon bırakmak da yerinde olur. Değerlendirme sırasında ortaya çıkan bir durum ek zaman gerektirebilir.
Ön bilgi formunda neler sorulmalı?
Ailenin evde sakin biçimde verebileceği bilgiler: gelişim öyküsü, konuşmanın başlangıcı, varsa işitme testi ve diğer raporlar, daha önce alınan destekler ve ailenin kendi gözlemleri. Belgelerin de önceden yüklenebilmesi ayrıca değerlidir. Getirmeyi unutulan bir rapor değerlendirmenin tamamını etkileyebilir. Terapistin randevu öncesinde bu bilgilere bakması ise en büyük kazancı üretir ve aile bu hazırlığı fark eder.
Tahmini süreyi söylemeli miyim?
Söylemelisiniz ama dürüst olmalısınız. İyimser bir tahmin başlangıçta ikna edici görünür. Birkaç ay sonra ise hayal kırıklığına ve süreci bırakmaya yol açar. Gerçekçi bir aralık vermek, aileyi baştan doğru bir beklentiyle yola çıkarır. Ailenin sürece katkısının da açıkça anlatılması gerekir. Ev programı olmadan yalnızca haftalık seansla ilerlemenin sınırlı olacağı en başında söylenmelidir, sonradan öğrenilmemelidir.
Yazılı özet vermek gerçekten işe yarıyor mu?
Belirgin biçimde yaratıyor. Kaygılı bir ebeveyn randevuda anlatılanların önemli bir kısmını hatırlamaz. Ayrıca kararı çoğu zaman tek başına vermez. Diğer aile bireyleriyle paylaşılabilen bir metin, kararın sağlam bir zemine oturmasını sağlar. Özetin uzun olması gerekmez. Mevcut durum, önerilen plan ve bir sonraki adım birkaç paragrafta anlatılabilir. Şablon kullanmak ise hazırlama süresini birkaç dakikaya indirir.
Değerlendirme sonrası başlamayan aileler için ne yapmalıyım?
Birkaç gün içinde kısa bir mesaj göndermek hem nedeni öğrenmeyi sağlar hem de kararsız kalanların bir kısmını geri kazandırır. Bu tek adım çoğu merkezde geçiş oranını belirgin biçimde yükseltir. Mesajın satış baskısı içermemesi ise önemlidir. Amaç, varsa bir engeli anlamaktır. Öğrenilen nedenler biriktiğinde ise bekleme süresi, ücret ya da bilgilendirme gibi düzeltilebilir bir sorun açıkça ortaya çıkar.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
