Bir psikoloğun takvimi dolduğunda başvurular kesilmez, yalnızca cevapsız kalır. Arayan kişi “altı hafta sonrası” cevabını duyar, teşekkür eder ve kapatır. O konuşma hiçbir yere yazılmadığı için üç gün sonra bir danışan seansını iptal ettiğinde o saatin kime teklif edileceği bilinmez. Bu arada arayan kişi başka bir psikolog bulmuştur. İlk görüşmenin sonraki seanslardan farklı bir iş olduğu da çoğu zaman takvime yansımaz. Kırk beş dakikaya sıkıştırılan bir ilk görüşme hem eksik kalır hem de günün geri kalanını geciktirir. Bu pratik başvuruyu kayda, ilk görüşmeyi ise kendi süresine oturtur.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bu sorunun en can sıkıcı yanı görünmez olmasıdır: kaybedilen danışanlar hiçbir kayıtta yer almaz, dolayısıyla kayıp da hiç fark edilmez. Psikolog yalnızca takvimini görür ve takvim doludur. Pratikte tablo şöyle işler.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Yer olmadığı için geri çevrilen başvuruyu da kaydedin. Uygun gün ve saati yazılı bir aday, iptal olan saati aynı hafta doldurur.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Sorunu üreten şey, dolu bir takvimin yanında düzenli çalışan bir bekleme mekanizmasının çoğu zaman hiç bulunmamasıdır. Talep var, kapasite yok ve ikisini buluşturacak hiçbir kayıt tutulmuyor. Üç eksiklik bu boşluğu üretir.
- 01
Başvuru bir kayıt türü olarak tanımlı değil
Danışan olmayan ama danışan adayı olan kişiler için sistemde bir yer yoksa, bu kişiler ancak randevu aldıklarında var olurlar. Randevusu olmayan bir başvuru da bir kayıttır. Kaydedilmediğinde talep tamamen görünmez kalır. Boş kalan saatlerin doldurulamamasının nedeni budur.
- 02
İlk görüşme ayrı bir randevu tipi değil
Süresi, içeriği ve hazırlığı farklı olan bir işi aynı kalıba sokmak gecikmeyi kaçınılmaz kılar. İlk görüşmede öykü alınır, çalışma çerçevesi konuşulur, ücret ve gizlilik açıklanır. Bunların hepsi rutin bir seansın süresine sığmaz ve sığdırılmaya çalışıldığında ikisi de eksik kalır.
- 03
Listenin güncelliğini koruyacak bir ritim yok
Bekleme listesi bir kez yazılıp bırakıldığında birkaç hafta içinde ölür. Listede kalmak isteyip istemediği sorulmayan kişiler hem gereksiz yere listede durur hem de arandıklarında rahatsız olurlar. Kısa aralıklarla teyit edilen bir liste ise her zaman kullanılabilir kalır.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 96-380 kişi
Haftada 2-8 kişi birikince.
Her simge yaklaşık 25 kişiÜst sınıra kadar
Yer olmadığı için geri çevrilen ve hiçbir yere yazılmayan aramalar.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Yılda 36-120 seans
Ayda 3-10 seans birikince.
Her simge yaklaşık 10 seansÜst sınıra kadar
İptal edildikten sonra kimseye teklif edilemediği için boş kalan saatler.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 10 iptal saatinden 6’sı
En az
Hedef: iptal olan saatlerin yüzde altmışı ve fazlasının bekleme listesinden doldurulması.
- Uzayan ilk görüşme
- Görüşme başına 15-25 dakika
- Rutin seans süresine sıkıştırıldığı için taşan ve günü kaydıran görüşmeler.
- Eskiyen liste
- Listenin yarısından fazlası
- Teyit edilmediği için arandığında karşılık vermeyen kayıtlar.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Buradaki amaç, var olan talebi kaybetmemek ve ilk görüşmeye hak ettiği zamanı ayırmaktır. Başvuruyu kayda geçirmek, ilk görüşmeyi ayrı bir randevu tipine almak ve listeyi canlı tutmak bir araya geldiğinde takvimdeki boşluklar bekleyenlerle dolmaya başlar.
- 1Adım 1 / 5Her aramada ve mesajda
Her başvuruyu aday kaydı olarak açın
Adı, numarayı, konuyu ve uyan gün ile saatleri randevu verilmese de yazın.
Telefon, mesaj ya da form üzerinden gelen her talep, randevu verilmese bile bir kayıt olarak açılmalıdır. Kaydın içermesi gerekenler kısadır: kişinin adı, ulaşılabileceği numara, hangi konu için başvurduğu ve hangi gün ve saatlerin ona uyduğu.
- Randevu verilemeyen her başvuruyu da kayda geçirin
- Kişinin uygun olduğu gün ve saat aralıklarını mutlaka sorun
- Kayıt formunu sekreterin de doldurabileceği kadar sade tutun
Ayrıntısını okuyun
Bu son bilgi listeyi işe yarar kılan şeydir. Salı sabahı boşalan bir saati, salı sabahına uygun olduğunu söylemiş üç kişiye teklif etmek otuz saniye sürer. Uygunluk bilgisi olmadan ise aynı iş, on kişiyi tek tek arayıp sormayı gerektirir ve kimse bunu yapmaz. Kaydı açan kişinin psikolog olması da gerekmez. Sekreterin doldurabileceği kadar sade bir yapı, uygulanma oranını doğrudan yükseltir.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan adayı kaydı açılabilir. Ulaşım bilgisi, başvuru nedeni ve uygunluk notu aynı ekranda tutulur, randevuya dönüştüğünde aynı kayıt kullanılmaya devam eder.
Danışan yönetimi - 2Adım 2 / 5Kurulumda bir kez
İlk görüşmeyi ayrı bir randevu tipi yapın
İlk görüşmeye altmış dakika ayırın, formu ve aydınlatma metnini bu tipe bağlayın.
İlk görüşmenin süresi rutin seanstan farklı tanımlanmalıdır. Çoğu psikolog için altmış dakika yeterli gelir. Öykü alma, çalışma çerçevesinin konuşulması ve ücret ile gizlilik başlıklarının açıklanması bu sürede rahat sığar.
- İlk görüşme için ayrı süre ve ücret tanımlayın
- Ön formu ve aydınlatma metnini bu randevu tipine bağlayın
- Günde kaç ilk görüşme yapabileceğinizi baştan sınırlayın
Ayrıntısını okuyun
Ayrı bir tip tanımlamanın ikinci faydası hazırlıktır. İlk görüşme öncesinde gönderilecek başvuru formu, aydınlatma metni ve çalışma koşulları belgesi bu randevu tipine bağlanabilir. Böylece her yeni danışanda aynı hazırlık otomatik yapılır. Görüşmeye formu doldurmuş olarak gelen bir kişiyle geçen ilk altmış dakika, boş bir sayfayla başlayan görüşmeden çok daha verimli geçer. Fark, konuşulan konuların derinliğinde görülür. Bir başka ayrıntı: haftada kaç ilk görüşme yapacağınızı baştan sınırlamak da işe yarar. Bu görüşmeler rutin seanslardan daha yorucudur ve arka arkaya üç tanesi çoğu psikolog için fazla gelir.
PratiVia’da: PratiVia takviminde her hizmet kendi süresi ve ücretiyle tanımlanır, ilk görüşme seçildiğinde ilgili formlar otomatik gönderilir ve yanıtlar görüşmeden önce dosyada hazır olur.
Randevu yönetimi - 3Adım 3 / 5Her iptalde
Boşalan saatleri listeden doldurun
İptalde o saate uyan üç dört kişiye tek mesaj atın, ilk cevaplayanın alacağını yazın.
Bir seans iptal edildiğinde yapılacak ilk iş, o saate uygun bekleyenleri listelemektir. Uygunluk bilgisi kayıtlıysa bu liste anında çıkar ve tek bir mesajla üç dört kişiye aynı anda teklif götürülebilir.
- İptal olduğunda o saate uygun bekleyenleri listeleyin
- Teklifi kısa ve tek soruluk bir mesajla gönderin
- Aynı anda birkaç kişiye gönderiyorsanız bunu mesajda belirtin
Ayrıntısını okuyun
Teklifin metni önemlidir. “Bu hafta perşembe 14.00 boşaldı, size uygun mu?” gibi net ve tek soruya indirgenmiş bir mesaj hızlı cevap alır. Uzun ve genel bir metin ise cevapsız kalır. Bir başka ayrıntı: teklifin kaç kişiye gönderildiği ve ilk cevaplayanın alacağı baştan belirtilirse, iki kişinin aynı saati kabul etmesi durumunda yaşanacak sıkıntı da önlenmiş olur. Bu küçük cümle çoğu zaman atlanır ve sonradan telafisi zor bir karışıklık üretir. Kimseyi geri çevirmek zorunda kalmamanın en ucuz yolu, koşulu baştan söylemektir.
PratiVia’da: PratiVia’da bekleyen kayıtlar uygunluk bilgisine göre filtrelenebilir, boşalan saate uyanlar listelenir ve bilgilendirme mesajı hazır şablonla tek ekrandan gönderilir.
Portal ve mesajlar - 4Adım 4 / 5İki haftada bir, 15 dakika
Listeyi düzenli aralıklarla teyit edin
İki haftada bir beklemeye devam edip etmediklerini sorun, sıralarını dürüstçe söyleyin.
Bekleme listesindeki kişilere iki haftada bir kısa bir mesaj gitmelidir: hâlâ beklemek isteyip istemedikleri sorulur ve tahmini sıralarına ilişkin dürüst bir bilgi verilir.
- İki haftada bir listeye kısa bir teyit mesajı gönderin
- Tahmini bekleme süresini dürüst biçimde paylaşın
- Bekleme uzayacaksa yönlendirme seçeneğini de sunun
Ayrıntısını okuyun
Bu mesajın iki işlevi vardır. Listeyi temizler. Artık başka bir yerde süreç başlatmış olanlar listeden çıkar ve kalan isimler gerçekten ulaşılabilir kişiler olur. İkincisi, bekleyen kişiye unutulmadığını gösterir. Terapi arayan biri için sıradaki yerini bilmek, belirsizlik içinde beklemekten çok daha katlanılırdır ve bu ilgi çoğu zaman sürecin ilk olumlu deneyimi olur. Beklemenin uzayacağı görülüyorsa başka bir meslektaşa yönlendirme önerisi de dürüst bir seçenektir. Kişiyi kaybetmiş olursunuz ama doğru olanı yapmış olursunuz. Üstelik bu tavır çoğu zaman ileride bir tavsiye olarak geri döner.
PratiVia’da: PratiVia’da toplu bilgilendirme mesajları seçili kayıtlara gönderilebilir. Her gönderim ilgili kaydın altına iz olarak düşer ve kime ne zaman yazıldığı sonradan görülür.
Portal ve mesajlar - 5Adım 5 / 5Ayda bir, 20 dakika
Talebi ve dönüşümü ayda bir okuyun
Ayda bir başvuru sayısına, ilk görüşmeye gelenlere ve ortalama beklemeye bakın.
Ayda bir bakılacak üç sayı hem kapasite kararlarını hem de fiyat kararlarını besler: gelen başvuru sayısı, bunların kaçının ilk görüşmeye dönüştüğü ve ortalama bekleme süresi.
- Aylık başvuru sayısını ve ilk görüşmeye dönüşüm oranını izleyin
- Ortalama bekleme süresini hesaplayıp arayanlara bu bilgiyi verin
- Sürekli aşılan kapasiteyi saat ya da ücret kararına bağlayın
Ayrıntısını okuyun
Başvuru sayısı istikrarlı biçimde kapasitenin üzerindeyse bu, çalışma saatlerini genişletmek ya da ücreti gözden geçirmek için somut bir gerekçedir. Dönüşüm oranı düşükse sorun genellikle beklemenin uzunluğundadır. Bunu bilmek, ilk görüşmelere haftada sabit bir kontenjan ayırmak gibi pratik bir çözüme yol açar. Ortalama bekleme süresi ise arayan kişiye söylenecek dürüst cevabın kaynağıdır ve tahmine dayanmaz. Bu üç sayıyı bir kenara not etmek yeterlidir. Grafiğe dökmeye ya da uzun bir analiz yapmaya gerek yoktur.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında aday kayıtları ve randevuya dönüşenler dönem bazında listelenir. Başvuru sayısı ile dönüşüm oranı elle sayım gerektirmeden karşılaştırılabilir.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Takvim uygulamaları yalnızca randevusu olan kişiyi tanır. Randevusu olmayan ama bekleyen birini kaydedecek yerleri yoktur. Oysa dolu bir psikolojik danışmanlıkta en büyük kayıp tam olarak orada oluşur. PratiVia aday kaydını randevunun öncesine yerleştirir.
Randevusuz danışan adayı kaydı
Başvuran kişi randevu almadan da kayda geçer. Uygunluk bilgisiyle birlikte durur ve boşalan saatte hemen bulunur.
Danışan yönetimiKendi süresi olan ilk görüşme
İlk görüşme ayrı bir hizmet olarak tanımlanır. Süresi, ücreti ve ön formları kendine aittir.
Randevu yönetimiTek ekrandan boşluk teklifi
İptal olan saate uygun bekleyenler filtrelenir. Şablon mesaj birkaç kişiye aynı anda gönderilir.
Portal ve mesajlarTalep ve dönüşüm raporu
Kaç başvuru geldiği ve kaçının görüşmeye dönüştüğü dönem bazında görülür. Kapasite kararı veriye dayanır.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Düzenin oturduğunu gösteren en net işaret, iptal edilen saatlerin boş kalmamasıdır. İkincisi ise arayan kişiye söylenen bekleme süresinin gerçeğe yaklaşmasıdır. Aşağıdaki göstergeler bu ikisini ve talebin ne kadarının süreçle buluştuğunu ölçer.
Kayda geçen başvuru oranı
Tamamı
Randevu verilemeyenler dâhil, kayda alınan başvuruların payı.
Doldurulan iptal saati oranı
%60 ve üzeri
İptal sonrası bekleme listesinden doldurulan seansların payı.
Başvurunun ilk görüşmeye dönüşme oranı
Ay ay artan
Kaydedilen adaylardan ilk görüşmeye gelenlerin oranı.
Ortalama bekleme süresi
Bilinen ve söylenebilen bir değer
Başvuru tarihi ile ilk görüşme tarihi arasındaki ortalama gün sayısı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Aday kaydı formunu oluşturun. Uygunluk sorusunu ekleyin.
Çalışan başvuru kaydı
2. hafta
İlk görüşmeyi ayrı hizmet olarak tanımlayın, ön formları bağlayın.
Kendi süresi olan ilk görüşme
3. hafta
İptal durumunda boşluk teklifi akışını kurun ve şablonu yazın.
Hazır boşluk teklifi mesajı
4. hafta
İlk liste teyidini gönderin ve aylık okuma alışkanlığını başlatın.
Temizlenmiş liste ve talep raporu
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Bekleme listesi tutmak gerçekten işe yarıyor mu?
İçinde uygunluk bilgisi varsa yarıyor. Yalnızca isim ve telefondan oluşan bir liste, boşalan bir saatte kimin aranacağını göstermediği için pratikte hiç kullanılmaz. Kişinin hangi gün ve saatlerde müsait olduğu kayıtlıysa aynı liste otuz saniyede işe yarar bir araç olur. İkinci koşul da düzenli teyittir. İki haftada bir sorulmayan bir liste birkaç hafta içinde büyük ölçüde ölür ve arandığında karşılık vermez.
İlk görüşme kaç dakika olmalı?
Çoğu psikolog için altmış dakika rahat bir çerçeve sunar. Öykü alma, çalışma koşullarının konuşulması ve gizlilik ile ücret başlıkları bu sürede sıkışmadan ele alınabilir. Süre kadar önemli olan, görüşmenin rutin seansla aynı kalıba sokulmamasıdır. Ön formun görüşmeden önce doldurulmuş olması da süreyi fiilen uzatır. Boş bir sayfayla başlamayan bir görüşme, aynı dakikada çok daha fazlasını konuşur.
Boşalan saati kaç kişiye teklif etmeliyim?
Üç dört kişi çoğu durumda dengeli bir sayıdır. Tek kişiye gönderilen teklif cevapsız kaldığında saat boşa gider, çok geniş bir gruba gönderilen teklif ise gereksiz karışıklık üretir. Mesajda “ilk dönen kişiye ayrılacaktır” gibi bir cümle bulunması ise şart. Bu tek cümle, iki kişinin aynı saati kabul etmesi durumunda yaşanacak tatsızlığı baştan önler ve kimseyi geri çevirmek zorunda kalmazsınız.
Bekleme süresini danışan adayına söylemeli miyim?
Söylemek hem dürüst hem de pratik olarak faydalıdır. Belirsiz bir bekleme, insanların birkaç gün içinde başka bir arayışa girmesine yol açar. Net bir süre ise beklemeyi bir karar hâline getirir. Ancak süreyi olduğundan kısa söylemek en zararlı seçenektir. Tutmayan bir tarih, henüz görüşme bile yapılmadan güveni zedeler. Ortalama bekleme süresini ölçüyorsanız verilecek cevap zaten tahmine dayanmaz.
Acil başvurular için ne yapmalıyım?
Acil ya da riskli görünen başvurular bekleme listesi mantığının dışındadır. Bu durumlarda sıra beklenmez, uygun bir yönlendirme sağlanır ve bu mesleki bir sorumluluktur. Başvuru kaydında bunu ayırt edecek bir işaret bulunması pratik olarak da işe yarar. Telefonu açan kişi psikolog değilse hangi durumda doğrudan haber vereceğini bilmelidir. Bu ayrımın önceden yazılı olması, kritik anda tereddüt yaşanmasını önler.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
