Bir psikoloğun takvimi başka hiçbir uzmanın takvimine benzemez: aynı danışan haftalar, bazen yıllar boyunca aynı gün ve saatte gelir. Bu ritim terapötik çerçevenin parçasıdır ve danışan için güven anlamına gelir. Buna rağmen takvim çoğunlukla her seansı tek tek açılan randevularla yürütülür. Sekreter ya da psikolog her hafta “gelecek hafta aynı saatte” diyerek yeni bir kayıt açar, açmayı unuttuğu hafta saat başkasına verilir. Danışan “benim saatimdi” dediğinde haklıdır ama takvimde bir kayıt yoktur. Bu pratik haftalık seansı takvimde bir kereye mahsus tekrarlayan bir seri olarak kurar, tek seansı seriyi bozmadan taşımayı öğretir, teyit ve boşluk yönetimini bu ritme bağlar.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Sorun tek bir kaçırılmış randevu gibi görünür. Oysa arkasında, takvimin terapinin haftalık ritmini tanımayan tek seferlik hizmet mantığına göre kurulmuş olması yatar. Belirtiler haftadan haftaya birikir ve çoğunlukla danışandan duyulur.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Terapide takvimin temel kaydı haftalık seridir. Danışanla ritim konuşulunca seriyi bir kez kurun, sabit saat kimseye verilemesin.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Takvim yazılımlarının çoğu her randevuyu bağımsız bir kayıt olarak görür. Terapide ise randevu bir serinin parçasıdır ve seri, kaydın kendisinden daha önemlidir. Üç kök neden bu uyumsuzluğu üretir ve her biri takvimin kuruluş mantığıyla ilgilidir.
- 01
Randevu tek seferlik kayıt olarak tasarlanmış
Randevu her seferinde sıfırdan açıldığında haftalık ritim yalnızca insanların hafızasında yaşar. Terapide temel kayıt birimi haftalık seridir. Seri tanımlanmadığında takvim danışanın gerçek durumunu göstermez. Boş görünen saat gerçekte doludur ve yazılım bunu bilemez.
- 02
Teyit kuralı seansın türünü ayırt etmiyor
İlk görüşme ve seyrek gelen danışan için teyit değerlidir. Sabit ritimde gelen danışan için gürültüdür. Aynı teyit kuralı ikisine uygulandığında düzenli danışan mesajları görmezden gelmeyi öğrenir ve gerçekten önemli olan değişiklik bildirimi de gözden kaçar.
- 03
İzin ve tatil seriyle konuşmuyor
Psikoloğun izni takvime kapalı gün olarak girilir ama haftalık serilerle ilişkilendirilmez. Hangi danışanın hangi haftayı kaçıracağı hesaplanmaz, bilgilendirme elle yapılır ve birileri unutulur. Seri kavramı olmadan izin yönetimi de olmaz.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 960-1.900 kayıt
Haftada 20-40 kayıt birikince.
Her simge yaklaşık 100 kayıtÜst sınıra kadar
Haftalık danışan sayısı kadar tekrar eden ve unutulmaya açık el işi.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Yılda 12-36 olay
Ayda 1-3 olay birikince.
Her simge yaklaşık 2 olayÜst sınıra kadar
Aynı saate iki danışanın geldiği ya da sabit saatin başkasına verildiği durumlar.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 10 haftalık danışandan 9’u
En az
Hedef: haftalık ritimde gelen danışanların en az %90’ının seri kaydıyla izlenmesi.
- Gereksiz teyit mesajı
- Danışan başına ayda 4 mesaj
- Sabit ritimdeki danışana giden ve çoğu cevaplanmayan teyit istekleri.
- İzin haftasında kaçan seans
- İzin başına 1-2 danışan
- Bilgilendirilmeyi unutan ya da yanlış hafta gelen danışanlar.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, takvimi terapinin ritmine göre kurmaktır: haftalık danışan bir seri olarak tanımlanır, tek seans seriyi bozmadan taşınır, teyit yalnızca değişiklikte istenir ve izin serilerle birlikte planlanır. Beş adım birbirini tamamlar. İlk ikisi tek başına bile çakışmaları büyük ölçüde bitirir.
- 1Adım 1 / 5Danışan düzenli ritme geçtiğinde bir kez
Haftalık danışanı tekrarlayan seri olarak kurun
Haftalık düzen konuşulunca gün, saat ve tekrar kuralıyla seriyi bir kez açın.
İlk görüşme ve ilk birkaç seans tek tek verilebilir. Danışanla haftalık düzen konuşulup anlaşıldığında takvimde tekrarlayan bir seri açılır: gün, saat, seans tipi ve tekrar kuralı (haftalık, iki haftada bir). Seri ileriye doğru belirli bir ufuk için (ör. on iki hafta) kayıt üretir ve ufuk yaklaştığında kendini uzatır.
- Haftalık düzen kesinleşince takvimde seri açın
- Tekrar kuralını ve ufku (ör. 12 hafta, kendini uzatan) belirleyin
- Seriye açık uçlu bitiş kuralı verin. Sonlandırmada psikolog kapatır
Ayrıntısını okuyun
Serinin bir adı ve bir bitiş kuralı vardır. Bitiş kuralı “sonlandırma konuşulduğunda” olabilir. Bu durumda seri açık uçlu kalır ve psikolog kapatır. Seri açıldığı anda o saat gelecek haftalar için dolu görünür. Sekreter hiçbir haftayı ezberlemez ve sabit saat kimseye verilemez. Sekreter için bu, haftalık danışanları hafızada tutma yükünün tamamen bitmesi demektir.
PratiVia’da: PratiVia’da randevu formundaki tekrar alanı haftalık ya da iki haftalık seri açar. Seri kendini uzatır, takvimde sabit saat dolu görünür ve seri adı danışan kartında listelenir.
Randevu yönetimi - 2Adım 2 / 5Her istisnada
Tek seansı seriyi bozmadan taşıyın
Yalnız o haftanın seansını taşıyın, seriyi koruyun ve iptal nedenini kaydedin.
Danışan bir hafta gelemeyecekse ya da psikolog o hafta saati kaydırmak istiyorsa yalnızca o seans taşınır. Seri kuralı değişmez. Yazılım bu ayrımı yapamıyorsa taşıma işlemi seriyi bozar ve sonraki haftalar da kayar. Bu yüzden “yalnız bu seans” ile “bu ve sonraki tüm seanslar” seçenekleri ayrı olmalıdır.
- Taşımada “yalnız bu seans” seçeneğini kullanın. Seri kuralına dokunmayın
- İptal edilen haftada kaydı iptal edin, seriyi kapatmayın
- İptal nedenini seçin. Danışan ve kurum iptali ayrı sayılır
Ayrıntısını okuyun
Taşınan seans serinin dışına çıkmaz. Danışan kartında “bu hafta salı 17:00 yerine çarşamba 18:00” olarak görünür. Seansın tamamen iptal edildiği haftada ise kayıt iptal edilir ama seri korunur. İptal nedeni (danışan, psikolog, tatil) raporlarda ayrışır ve devamlılık göstergesi bundan beslenir. Böylece haftalık ritim korunur ve danışan yalnızca o haftanın değişikliğini görür.
PratiVia’da: PratiVia’da serideki bir randevu sürüklenerek taşındığında yalnızca o seans değişir. Seri kuralı korunur ve iptal nedenleri raporlarda ayrı gösterilir.
Randevu yönetimi - 3Adım 3 / 5Kurulumda bir kez, seri bazında
Teyidi yalnızca değişikliklere bağlayın
Rutin haftada kısa hatırlatma gitsin, teyidi yalnız değişen haftada isteyin.
Sabit ritimde gelen danışana her hafta teyit istemek ilişkiyi yorar ve teyit mesajının değerini düşürür. Seri için ayrı bir bildirim kuralı tanımlanır: rutin haftalarda yalnızca kısa hatırlatma gider, teyit istenmez. Seansın taşındığı, iptal edildiği ya da psikoloğun izinli olduğu haftalarda ise teyit bağlantılı bildirim gönderilir.
- Seri randevularında teyit istemeyin. Yalnızca kısa hatırlatma gönderin
- Taşıma, iptal ve izin haftalarında teyit bağlantılı bildirim açın
- İlk görüşme ve düzensiz danışanda klasik teyit kuralını sürdürün
Ayrıntısını okuyun
Böylece danışan mesaj aldığında bir şeyin değiştiğini anlar ve gerçekten okur. İlk görüşme ve seyrek gelen danışanlarda ise klasik teyit kuralı sürer. İki kuralın birlikte çalışması, teyitsiz randevu listesini gerçek riskleri gösteren kısa bir listeye indirir. Teyit isteği azaldığında danışan gelen her mesajı önemli sayar ve yanıt oranı belirgin biçimde yükselir.
PratiVia’da: PratiVia’da bildirim kuralı seans tipine ve seri durumuna göre ayrılır. Rutin seri haftası hatırlatma, değişen hafta teyit bağlantısı taşır.
Randevu yönetimi - 4Adım 4 / 5Her izin ve resmî tatilde
İzin ve tatili serilerle birlikte planlayın
İzin girerken etkilenen her seans için iptal, yeni saat ya da online kararı verin.
Psikolog izin girdiğinde yazılım o dönemde hangi serilerin hangi seanslarının etkileneceğini listelemelidir. Liste elden geçirilir: bazı danışanlar için seans iptal edilir, bazıları için o haftaya özel farklı bir saat verilir, bazıları için online seans planlanır. Her karar o seansa işlenir ve bildirim danışana otomatik gider.
- İzin girerken etkilenen seri seanslarını tek listede görün
- Her seans için karar verin: iptal, farklı saat ya da online
- Liste kapanmadan izni kaydetmeyin. Bildirimler kararla birlikte gitsin
Ayrıntısını okuyun
İzin kaydı bu liste kapatılmadan tamamlanmaz. Böylece unutulan danışan kalmaz. Resmî tatiller de aynı mantıkla çalışır: tatil günü kapalı işaretlendiğinde o güne düşen seri seansları “karar bekliyor” durumuna düşer. Bu tek adım, izin haftasında kapıya gelen danışan sorununu ortadan kaldırır. Karar verilen her seans için danışan yalnızca kendi haftasına ilişkin net bir mesaj alır.
PratiVia’da: PratiVia’da izin kaydı sırasında çakışan randevular listelenir. Taşıma ya da iptal yapılmadan izin kaydedilmez ve bildirimler kararla birlikte gönderilir.
Ekip ve roller - 5Adım 5 / 5Seri sonlandığında
Boşalan sabit saati ritmi bekleyen adaya verin
Boşalan sabit saati bir hafta içinde bekleme listesindeki uygun adaya teklif edin.
Terapi sonlandığında ya da danışan ayrıldığında boşalan saat, haftalık ritim isteyen bir başka danışan için değerli bir sabit saattir. Bekleme listesindeki adaylar uygun gün ve saat aralığıyla kayıtlı olduğunda boşalan sabit saat bu adaylara teklif edilir ve kabul eden için yeni seri açılır.
- Haftalık düzen bekleyen danışanları uygunluk bilgisiyle bekleme listesine alın
- Seri kapandığında boşalan saati adaylara teklif edin
- Seri kapanış nedenini seçin. Devamlılık raporu bundan beslenir
Ayrıntısını okuyun
İlk görüşmesi yapılmış ve haftalık düzene geçmeyi bekleyen danışanlar bu listenin doğal üyeleridir. Sabit saatin bir haftadan uzun boş kalması, kurum için hem gelir hem de kapasite kaybıdır. Teklif akışı bunu günler içinde kapatır. Seri kapanış nedeni (planlı sonlandırma, yarıda bırakma, yönlendirme) de kaydedilir. Devamlılık raporunun en anlamlı verisi budur.
PratiVia’da: PratiVia’da seri kapatılınca boşalan sabit saat bekleme listesindeki uygun adaylara davet olarak gider. Kabul eden için yeni seri açılır ve kapanış nedeni raporlanır.
Danışan yönetimi
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia takvimi, tek tek randevuların uzun bir listesi olarak tutmak yerine seri ve istisna mantığıyla kurar. Psikolojik danışmanlıkta bunun karşılığı, haftalık danışanın takvimde kalıcı bir yer tutması ve her istisnanın seriyi bozmadan işlenmesidir.
Kendini uzatan seri
Haftalık ya da iki haftalık seri belirlenen ufuk boyunca kayıt üretir ve ufuk yaklaştığında kendini uzatır. Sabit saat asla boş görünmez.
Randevu yönetimiSeriyi bozmayan taşıma ve iptal
Sürükleyerek taşınan seans yalnızca o haftayı değiştirir. İptal nedeni danışan ve kurum olarak ayrışır ve devamlılık raporuna girer.
Randevu yönetimiDeğişikliğe bağlı teyit
Rutin seri haftasında kısa hatırlatma, taşınan ya da iptal edilen haftada teyit bağlantılı bildirim gider. Danışan mesajı gördüğünde bir şeyin değiştiğini bilir.
Portal ve mesajlarİzinle konuşan takvim
İzin kaydında etkilenen seri seansları listelenir. Taşıma ya da iptal kararı verilmeden izin kaydedilmez, bildirimler kararla birlikte gönderilir.
Ekip ve roller
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Düzenin oturduğu, çakışmaların ve yeniden açılan randevuların sıfıra inmesinden anlaşılır. Dört gösterge ilk ayın sonunda yorumlanabilir hâle gelir. Göstergeleri birlikte okuyun, tek başına hiçbiri yeterli değildir.
Seri ile yönetilen haftalık danışan oranı
%90 ve üzeri
Haftalık ritimde gelen danışanların kaçının seri kaydı olduğu, danışan kartı seri alanından
Sabit saat çakışması
Ayda 0
Aynı saate iki randevu ya da sabit saatin başkasına verilmesi. Takvim çakışma kaydı
Teyit mesajı başına yanıt oranı
%70 ve üzeri
Gönderilen teyit isteklerinin kaçının tıklandığı. Rutin haftalar dışlanmış hâlde
Boşalan sabit saatin doldurulma süresi
7 günden kısa
Seri kapanış tarihi ile aynı saate yeni seri açılış tarihi arasındaki gün farkı
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Haftalık ritimde gelen danışanları listeleyin ve her biri için seri açın. Tek tek açılmış gelecek kayıtları seriye bağlayın.
Tüm haftalık danışanlar seri kaydıyla takvimde
2. hafta
Bildirim kurallarını ayırın: seri haftası hatırlatma, değişiklik haftası teyit. İlk görüşmede klasik teyit.
İki ayrı bildirim kuralı devrede, teyit listesi kısaldı
3. hafta
Yaklaşan izin ve tatilleri girin. Etkilenen seri seanslarını listeden karara bağlayın.
İzin dönemleri için tüm danışanlara karar ve bildirim işlendi
4. hafta
Haftalık düzen bekleyen danışanları bekleme listesine alın. Seri kapanış nedenlerini gözden geçirin.
Boşalan sabit saat için aday listesi hazır, devamlılık raporu okunabilir
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
İki haftada bir gelen danışan için de seri açılır mı?
Evet. Tekrar kuralı iki haftada bir ya da ayda bir olarak seçilebilir. Seri aynı biçimde kendini uzatır ve sabit saat yalnızca o haftalarda dolu görünür. Ara haftalarda boş kalan saat, tek seferlik randevu ya da başka bir iki haftalık seri için kullanılabilir. Takvim iki serinin dönüşümlü yerleşimini çakışma olmadan gösterir.
Seriyi kurduktan sonra saat değiştirmek isterse ne yapılır?
Kalıcı saat değişikliğinde “bu ve sonraki seanslar” seçeneğiyle seri kuralı güncellenir. Geçmiş seanslar eski saatte kalır, gelecek seanslar yeni saate taşınır. Danışana tek bir değişiklik bildirimi gider. Tek haftalık değişiklikte ise yalnızca o seans taşınır ve seri kuralı korunur. İki seçeneğin ayrı olması bu yüzden önemlidir.
Seri açık uçluysa gelir raporu nasıl etkilenir?
Raporlar gerçekleşen ve planlanan seansı ayırır. Açık uçlu serinin ilerideki kayıtları planlanan gelir olarak görünür, gerçekleşen gelire girmez. Sonlandırma konuşulduğunda seri kapatılır ve ileriye dönük planlanan kayıtlar düşer. Kapatılmayan seri planlanan geliri şişirir. Bu yüzden seri kapanışı sonlandırma protokolünün parçası olmalıdır. Sonlandırma sonrası geri dönen danışan için yeni seri açılır. Eski seri geçmişte kalır.
Sabit saati bekleyen aday için ilk görüşme nasıl planlanır?
İlk görüşme seriden bağımsız, daha uzun bir seans tipiyle tek randevu olarak verilir. Görüşme sonunda haftalık düzen konuşulursa aday bekleme listesine uygun gün ve saat bilgisiyle alınır. Sabit saat boşaldığında teklif gider ve kabulde yeni seri açılır. Böylece ilk görüşme ile sabit saat arasındaki bekleme kayıtlı ve teklif edilebilir kalır.
Çok uzmanlı merkezde seri kuralı kimin yetkisinde?
Seri açma ve kapatma yetkisi hem uzmanda hem sekreterde olabilir. Kurum politikası belirler. Yaygın düzen, sekreterin ilk görüşmeyi ve tek seferlik randevuları açması, serinin ise danışanla çerçeveyi konuşan uzman tarafından açılmasıdır. Seri kapanış nedeni yalnızca uzman tarafından seçilir çünkü klinik bir bilgidir. Sekreter kapanışı görür ama nedenini yazmaz.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
