Psikolojik danışmanlıkta para konuşmak çoğu uzmanın en zorlandığı başlıktır. Terapötik ilişkiyi zedelememek adına ücret konusu belirsiz bırakılır, geciken ödeme hatırlatılmaz, iptal politikası “duruma bakarız” diye askıda kalır. Sonuçta hem uzman alacağını takip edemez hem de danışan sınırların nerede olduğunu bilemez. Oysa net bir ücret çerçevesi terapiyi destekler, çünkü çerçevenin kendisi terapinin bir parçasıdır. Bu pratik psikologda seans ücreti ve paket takibinin nasıl kurulacağını, ilişkiyi yormayan bir düzenle anlatır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Ücretle ilgili sorunlar nadiren büyük bir tartışmayla başlar. Küçük belirsizliklerin birikmesiyle ilerler ve genellikle uzman fark etmeden aylar sürer. Bir gün geriye dönüp bakıldığında, tek tek hiçbiri sorun gibi görünmeyen kararların toplamı ortaya çıkar. Aşağıdaki dört belirtiden ikisi tanıdık geliyorsa çerçeve gevşemiş demektir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Ücreti, iptal eşiğini ve istisnaları ilk görüşmeden önce tek sayfaya yazın. Sınırı baştan bilen danışan çoğu zaman ona uyar.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Bu tablonun kökeninde çoğunlukla tanımsızlık yatar. Terapi ilişkisinde çerçeve ne kadar netse güven o kadar yüksektir. Ücret de çerçevenin bir maddesidir. İkinci kök neden ise ödemenin seanstan bağımsız bir yerde tutulmasıdır.
- 01
Ücret politikası sözlü kaldığı için her seansta yeniden müzakere edilir
Sözlü anlaşma, iki tarafın da hafızasına dayanır ve hafıza zamanla tarafını tutar. İlk görüşmede söylenen iptal koşulu üç ay sonra farklı hatırlanır. Yazılı olmayan kural, uygulanamayan kuraldır. Uzman her seferinde yeniden karar vermek zorunda kalır ve bu, ilişkiye görünmez bir yük bindirir.
- 02
Paket bir tutar olarak satılır, bir hak olarak izlenmez
Paket aslında önceden ödenmiş bir seans hakkıdır, yani tahsilat bir kerede, hizmet ise haftalara yayılarak gerçekleşir. Bu ikisi arasındaki mesafe kayıtla kapatılmazsa sayaç kaybolur. Danışan kaç seans kaldığını sormaktan çekinir, uzman da tam sayıyı veremez.
- 03
Ödeme bilgisi seans kaydının dışında yaşar
Seans notu bir yerde, ödeme bilgisi başka bir defterde tutulduğunda ikisi arasında bağ kurulamaz. Hangi seansın ücretlendirildiği, hangisinin ücretsiz değerlendirme olduğu ve hangisine indirim uygulandığı ancak hafızayla eşleştirilebilir. Ay sonunda çıkan tablo bu yüzden hep eksik kalır.
Bu sorunun size bedeli
Her 100 TL’den 5-12’si
En azÜst sınıra kadar
Aylık cironun ertelenen, unutulan ve sorulamayan seans ücretlerinde kalan kısmı.
Yılda 24-60 seans
Ayda 2-5 seans birikince.
Her simge yaklaşık 5 seansÜst sınıra kadar
Politikası yazılı olmadığı için ücretlendirilemeyen son dakika iptalleri.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 20 paketten 3’ü
En az
Kalan seans sayısında danışanla uzman arasında fark çıkan paket satışları.
- Mutabakat için harcanan süre
- Ayda 2-4 saat
- Dekont, mesaj ve defter karşılaştırarak yapılan ay sonu hesabı.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Çözüm, ücret konuşmasını her ay yeniden açmak yerine bir kez net biçimde yapıp sonra gündemden çıkarmaktır. Aşağıdaki sıra bunu sağlar: önce çerçeveyi yazın, sonra paketi hakka çevirin, sonra tahsilatı seansa bağlayın. Doz sütunu her adımın ne sıklıkla tekrarlandığını gösterir.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez, yılda bir gözden geçirme
Ücret ve iptal çerçevesini tek sayfaya yazın
Ücret, ödeme zamanı, 24 saatlik iptal eşiği ve takdir hakkını yarım sayfada toplayın.
Seans ücreti, ödeme zamanı, iptal süresi, gelmeme durumu ve zam dönemi tek bir sayfada, sade cümlelerle yazılmalıdır. Bu sayfa sade dille yazılmış bir çalışma çerçevesidir. Danışanın ilk görüşmeden önce okuyabileceği kadar kısa olmalıdır. Uzun sözleşme dili danışanla arasına mesafe koyar.
- Ücret, ödeme zamanı ve iptal eşiğini tek sayfada toplayın
- İstisna durumlarını ve takdir hakkını açıkça belirtin
- Metni ilk görüşme öncesinde danışana iletin, sözlü olarak da bir cümleyle özetleyin
Ayrıntısını okuyun
Çerçevenin en kritik maddesi iptal eşiğidir. “Yirmi dört saatten geç iptallerde seans ücreti tahakkuk eder” gibi tek cümlelik net bir kural, aylarca sürecek tereddüdü ortadan kaldırır. İstisna tanımak da bu çerçevenin parçasıdır: hastalık, acil durum ve benzeri hâller için uzmanın takdir hakkı olduğunu yazmak, kuralı gerçek hayatta uygulanabilir kılar. Kuralın varlığı çoğu zaman uygulanmasından daha etkilidir. Danışan sınırı bildiğinde çoğunlukla o sınıra saygı gösterir.
PratiVia’da: PratiVia’da çerçeve metni online form olarak tanımlanır. Danışan ilk randevusundan önce okuyup onaylar ve onay kaydı dosyasında tarihiyle birlikte durur.
Online formlar - 2Adım 2 / 5Her paket satışında
Paketi seans hakkı olarak tanımlayın
Her paketin seans hakkını sayaçla izleyin, üç ya da altı ay geçerlilik verin.
Paket satarken ödenen tutarın yanında kaç seanslık hak doğduğu da kaydedilmelidir. Sekiz seanslık paket satıldığında sisteme sekiz kullanım hakkı girilir. Her seans yapıldığında sayaç bir azalır. Böylece kalan seans sorusunun cevabı kayıtta durur ve iki taraf da aynı sayıyı görür.
- Paketi tutar yerine seans adediyle kaydedin
- Her pakete geçerlilik süresi tanımlayın
- Süre bitimine iki hafta kala kalan seans hatırlatması gönderin
Ayrıntısını okuyun
Paketin bir de son kullanma tarihi olmalıdır. Süresiz paket, aylar sonra geri dönen bir danışanla eski fiyattan seans yapma zorunluluğu doğurur. Bu da hem uzmanı hem danışanı rahatsız eden bir pazarlığa yol açar. Üç ya da altı aylık geçerlilik süresi, paketi hem satılabilir hem yönetilebilir kılar. Süre dolmadan iki hafta önce gönderilen kısa bir hatırlatma, kalan seansın kullanılmasını sağlar. Bu hem danışanın hakkını korur hem de takvimdeki boşluğu doldurur.
PratiVia’da: PratiVia’da seans paketi danışan dosyasına bağlı bir hak olarak tutulur. Her randevu tamamlandığında kalan seans otomatik düşer ve paket bakiyesi dosyada görünür.
Finans ve e-belge - 3Adım 3 / 5Her seansta
Tahsilatı seans kaydının bir alanı hâline getirin
Ödemeyi seansın kaydına işleyin, ücretsiz ve indirimli seansları da yazın.
Ödemenin ayrı bir defterde tutulması, mutabakat sorununun tek başına en büyük kaynağıdır. Tahsilat bilgisi seansın kendisine bağlandığında hangi seansın ücretinin alındığı sorusu ortadan kalkar, çünkü cevap seansın üzerinde yazılıdır. Nakit, havale ve kart ayrımı da aynı kayıtta tutulur.
- Her seans kaydına ödeme durumu ve yöntemi alanı ekleyin
- Ücretsiz ve indirimli seansları da gerekçesiyle işaretleyin
- Haftada bir tahsil edilmemiş seans listesine bakmayı rutine bağlayın
Ayrıntısını okuyun
Bu düzenin ikinci faydası, ücretsiz ya da indirimli seansların da görünür olmasıdır. İlk tanışma görüşmesi ücretsizse, bir danışana öğrenci indirimi uygulanıyorsa, bunlar da kayda geçirilmelidir. Ay sonunda kaç seans yapıldığı, kaçının ücretli olduğu ve ne kadarının tahsil edildiği sorularının üçünün de cevabı aynı ekrandan okunur. Bu, mali müşavirle çalışan uzmanlar için de ayrı bir kolaylıktır: dönem sonunda hazırlanacak liste elle çıkarılmaz.
PratiVia’da: PratiVia’da randevu ve tahsilat aynı kayıtta yürür. Ödeme durumu takvim üzerinde görünür, serbest meslek makbuzu aynı ekrandan üretilir.
Finans ve e-belge - 4Adım 4 / 5Haftalık otomatik
Ödeme hatırlatmasını kişisel mesaj olmaktan çıkarın
Hatırlatmayı haftada bir kurumsal bildirimle gönderin, yalnız tutar ve tarih yazsın.
Uzmanın kendi telefonundan ödeme hatırlatan bir mesaj yazması, terapötik ilişkiyi en çok zorlayan andır. Aynı hatırlatma kurumsal bir bildirim olarak gittiğinde ise terapötik ilişkinin dışında, sürecin bir parçası olarak algılanır. Bu ayrım küçük görünür ama danışanın algısında büyüktür: biri kişisel bir talep, diğeri işleyişin doğal bir parçasıdır.
- Bekleyen ödemeler için haftalık tek bir otomatik bildirim kurun
- Mesajda yalnızca tutar, ilgili seans tarihi ve ödeme yolu bulunsun
- Uzmanın kişisel numarasından ödeme yazışması yapmayı bırakın
Ayrıntısını okuyun
Hatırlatmanın tonu da sonucu belirler. Tutar, hangi seansa ait olduğu ve ödeme yolunu içeren kısa bir bildirim yeterlidir. Açıklama, gerekçe ve özür cümlesi eklendikçe mesaj kişiselleşir ve rahatsız edici hâle gelir. Sıklığı da abartmamak gerekir: haftada bir kez gönderilen bir hatırlatma yeterlidir, her gün tekrarlanan bir bildirim baskı gibi algılanır ve genellikle ters etki yapar.
PratiVia’da: PratiVia bekleyen tahsilatlar için hatırlatmayı kurum adına gönderir. Mesaj şablonu bir kez yazılır, gönderim kaydı danışan dosyasında izlenir.
Portal ve mesajlar - 5Adım 5 / 5Ayda bir, 15 dakika
Ayda bir 15 dakikalık gelir okuması yapın
Ayın son iş günü seans, tahsilat, iptal ve ücretli iptal sayısına bakın.
Rakamlar toplanmaya başladıktan sonra asıl fayda, onlara düzenli bakmaktan gelir. Ayda bir yapılacak kısa bir okuma yeterlidir: kaç seans gerçekleşti, kaçı tahsil edildi, kaç iptal oldu ve iptallerin kaçı ücretlendirildi. Dört sayı, pratiğin sağlığını göstermeye yeter.
- Ayın sabit bir gününe 15 dakikalık gelir okuması koyun
- Yalnızca dört sayıya bakın: gerçekleşen seans, tahsilat, iptal, ücretlendirilen iptal
- Her ay tek bir değişiklik deneyin, sonucunu bir sonraki okumada değerlendirin
Ayrıntısını okuyun
Bu okuma zamanla karar da üretir. Belirli bir gün sürekli iptal alıyorsa o saat başka bir danışana açılır. Paket satın alan danışanların devam oranı tek seans alanlardan belirgin biçimde yüksekse paket öne çıkarılır. Kararı kendi rakamlarınıza bakarak verin. Okumayı ayın aynı gününe sabitlemek de önemlidir. Takvime yazılmayan bir rutin ikinci ayda kaybolur. Ayın son iş günü, tahsilatların büyük bölümü tamamlandığı için bu iş açısından en uygun zamandır.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında seans, tahsilat ve iptal göstergeleri aynı ekranda toplanır. Aylık okuma için ayrı bir tablo hazırlamak gerekmez.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Genel muhasebe araçları terapi işini bir satış defteri gibi görür: fatura keser, tahsilat işler, biter. Oysa psikolojik danışmanlıkta ödeme, seansın ve çerçevenin parçasıdır. PratiVia bu ilişkiyi koruyacak biçimde kurgulanmıştır.
Ödeme seansın yanında durur
Bir seans kaydı açıldığında ücreti, tahsilat durumu ve varsa paket bakiyesi aynı ekranda görünür. Uzman ikinci bir uygulamaya geçmeden, danışanla konuşmadan önce tabloyu görmüş olur.
Finans ve e-belgeSeans notu ile finans ayrı yetkilerde
Sekreter tahsilatı görebilir, seans notunu göremez. Bu ayrım rol tanımıyla sağlanır. Danışan mahremiyeti için gerekli olan sınır, ekip büyüdükçe de korunur.
Ekip ve rollerSerbest meslek makbuzu aynı akışta
Tahsilat işlendiğinde makbuz aynı ekrandan üretilir. Ayrı bir programa veri girmek, tutarı ikinci kez yazmak ya da ay sonunda toplu liste hazırlamak gerekmez.
Finans ve e-belgeTürkiye’deki uygulamaya göre kurulmuş
Serbest meslek makbuzu, stopaj ve KDV mantığı, TL biçimi ve Türkçe terminoloji ürünün varsayılan davranışıdır. Bu davranışlar ürüne baştan yerleştirildi.
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Ücret düzeninin işleyip işlemediği dört basit göstergeyle anlaşılır. Aşağıdaki tablo hem ilk aydaki değişimi hem de düzenin kalıcı olup olmadığını gösterir. Göstergelerin ilk ayda mükemmel çıkması beklenmez. Önemli olan üçüncü ayda hâlâ aynı yönde ilerliyor olmalarıdır.
Tahsilat oranı
%95 ve üzeri
Gerçekleşen seansların tahsil edilen kısmının aylık oranı.
Ortalama tahsilat gecikmesi
3 günün altı
Seans tarihi ile ödeme tarihi arasındaki ortalama gün farkı.
Paket sayacı uyuşmazlığı
Sıfır
Kalan seans sayısında danışanla uzman arasında çıkan fark sayısı.
Ücretlendirilen geç iptal oranı
Politikaya uygun tam uygulama
Eşiği geçen iptallerin kaçında çerçevenin uygulandığı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Ücret ve iptal çerçevesini yazın, mevcut danışanlara da tek mesajla iletin.
Tek sayfalık çerçeve metni ve danışan onayları
2. hafta
Açık paketleri kalan seans sayısıyla sisteme girin, geçerlilik süresi tanımlayın.
Doğru sayaçla açılmış paket kayıtları
3. hafta
Tahsilatı seans kaydına bağlayın. Bekleyen ödemeler için haftalık bildirimi kurun.
Seansa bağlı tahsilat ve otomatik hatırlatma
4. hafta
İlk gelir okumasını yapın, iptal politikasının uygulanma oranına bakın.
Dört göstergeli aylık gelir tablosu
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Terapide ücret konuşmak terapötik ilişkiyi zedeler mi?
Hayır. İlişkiyi zedeleyen, ücretin belirsiz bırakılmasıdır. Çerçevesi net olmayan bir ilişkide danışan sınırın nerede olduğunu bilemez ve bu belirsizlik çoğu zaman seans içeriğine de yansır. Ücret, iptal koşulu ve ödeme zamanı en baştan yazılı olarak paylaşıldığında konu bir daha gündeme gelmez. Böylece seans süresi asıl işe kalır.
Seans paketi satmak etik açıdan uygun mudur?
Paket, danışanın devam kararını kolaylaştıran bir düzenlemedir ve yaygın olarak kullanılır. Ancak paketi satın alma baskısı yaratmamak, terapinin süresini finansal bir taahhüde bağlamamak ve danışanın istediği anda bırakabileceğini açıkça söylemek gerekir. Kullanılmayan seansların iade koşulunu da baştan yazmak, hem etik hem pratik açıdan doğru yaklaşımdır.
Gelmeyen danışandan seans ücreti alınabilir mi?
Önceden yazılı olarak bildirilmiş ve danışan tarafından kabul edilmiş bir iptal politikası varsa alınabilir. Olmadan uygulanması hem güven açısından hem de uygulanabilirlik açısından sorunludur. Yaygın uygulama, seanstan belirli bir süre önce yapılan iptalleri ücretsiz saymak ve bu eşiği geçen iptaller için ücret tahakkuk ettirmektir. Eşiği ve istisnaları baştan yazın.
Danışan ödeme bilgileri KVKK kapsamında nasıl korunmalı?
Ödeme kayıtları da kişisel veridir ve danışan dosyasının diğer bölümleri gibi yetkiye bağlı tutulmalıdır. Sekreterle çalışan bir ofiste tahsilat görünürken seans notunun görünmemesi gerekir. Bu ayrım rol tanımıyla sağlanır. Ayrıca ödeme hatırlatma mesajlarında danışanın hizmet aldığı konuya dair hiçbir bilgi bulunmamalıdır. Havale açıklamalarında da terapi, seans ya da benzeri ifadeler yerine yalnızca kurum adının kullanılmasını isteyin. Banka ekstresi çoğu zaman danışanın kontrol etmediği bir yerde görünür.
Tek başıma çalışıyorum, bu düzen bana da gerekli mi?
Tek uzman ofisinde kayıt eksikliğinin bedeli daha da yüksektir, çünkü unutulan bir tahsilatı hatırlatacak ikinci bir kişi yoktur. Ayrıca pratik büyüdüğünde ya da bir sekreterle çalışmaya başlandığında geriye dönük düzen kurmak, baştan kurmaktan çok daha zordur. Tek uzman için de kurulum birkaç saat sürer ve ilk aydan itibaren geri dönüş verir.
Online ve yüz yüze seansların ücretlendirmesi farklı mı olmalı?
Bu tamamen uzmanın tercihidir. İkisini aynı ücretlendirmek de farklılaştırmak da yaygındır. Önemli olan, hangisini seçtiyseniz onu çerçeve metninde açıkça yazmaktır. Farklı ücret uygulayacaksanız iptal politikasının her iki biçim için de geçerli olduğunu belirtin. Çevrimiçi seanslarda son dakika iptali daha sık görülür. Aynı danışanın bazı seansları uzaktan bazıları yüz yüze yapılıyorsa, hangi ücretin ne zaman uygulanacağını da tek cümleyle netleştirin.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
