Yeni açılan bir muayenehanede ilk aylar genellikle hasta bulmaya odaklanılarak geçer. Bu doğaldır ancak eksiktir. Bu dönemde kurulan kayıt, takvim ve tahsilat düzeni yıllarca sürer ve sonradan değiştirmek çok daha zordur, çünkü o noktada alışkanlıkla birlikte birikmiş veriyi de değiştirmek gerekir. Hasta sayısı azken kurulan bir düzen kolayca oturur. Hasta sayısı arttıktan sonra ise her değişiklik hem risklidir hem de zaman alır. Bu pratik ilk 90 günü temel yapıyı doğru kurmaya ayırır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Yeni açılan bir muayenehanede ilk aylar hızlı geçer ve düzen kurmak sürekli ertelenir. Öncelik haklı olarak hasta bulmaktır. Bunun bedeli birkaç ay sonra ortaya çıkar. Aşağıdaki dört belirti bu ertelemenin sonucudur.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Düzeni kurmanın en kolay zamanı hiç veri birikmemiş ilk haftalardır. Kayıt, takvim ve tahsilatı açılışta birbirine bağlayın.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Yeni bir muayenehanede düzenin geç kurulmasının nedeni çoğu zaman ilk aylarda her şeyin aynı anda ve hızla yapılmak zorunda olmasıdır. Bu koşulda yapı kurmak ertelenir. Aşağıdaki üç bulgu ertelemenin neye mal olduğunu gösterir.
- 01
Geçici çözümler kalıcılaşıyor
İlk günlerde pratik olduğu için seçilen kâğıt ya da basit tablo çözümleri, hasta sayısı arttıkça değiştirilmesi zor bir birikim hâline gelir. Yeni bir klinikte en ucuz an, hiç veri birikmemiş olan ilk andır. Her ay bu maliyeti artırır. Erken kurulan düzen sonradan yapılacak göçün tamamını ortadan kaldırır.
- 02
Akışlar birbirinden bağımsız kuruluyor
Kayıt, takvim ve tahsilat ayrı ayrı çözüldüğünde aralarındaki bağ her ay elle kurulmak zorunda kalır. Oysa bu üç akış birbirine bağlıdır. Bir randevu bir kayıt, bir kayıt bir tahsilat doğurur. Baştan bağlı kurulduğunda mutabakat diye bir iş hiç oluşmaz.
- 03
Ölçüm baştan başlatılmıyor
Hastaların nereden geldiği ve hangi hizmetin ne kadar talep gördüğü ilk aylardan itibaren kaydedilmediğinde, sonraki kararlar tahminle verilir. Bu veri sonradan geriye dönük üretilemez. Kaydın en başından tutulması ise ek bir yük getirmez ve bir yıl sonra en değerli bilgi kaynağı olur.
Bu sorunun size bedeli
2-5 saat → 0,5 saat
- Bugün
- 2-5 saat
- Hedef
- 0,5 saat
Randevu ve tahsilatı elle karşılaştırmak ayda 2-5 saat sürüyor. Hedef yarım saatin altı.
Her 10 randevudan 1’i
En az
Hedef: hatırlatma gönderildiği hâlde gelinmeyen randevuların yüzde onun altında kalması.
- Sonradan yapılan veri göçü
- Hasta başına 5-15 dakika
- Farklı yerlerde biriken kayıtları tek sisteme taşımak için gereken süre.
- Kaçan randevu talebi
- Taleplerin bir kısmı
- Tek kanalda toplanmadığı için yanıtsız kalan başvurular.
- Ölçülemeyen tanıtım harcaması
- Harcamaların çoğu
- Hangi kanalın işe yaradığı bilinmediği için tahminle dağıtılan bütçe.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, sonradan değiştirilmesi zor olan temelleri ilk günden sade, uygulanabilir ve doğru biçimde atmaktır. Aşağıdaki adımlar kayıt yapısını, takvimi ve tahsilatı birbirine bağlı biçimde kurar. Son iki adım ölçümü başlatır ve düzeni ilk aylarda gözden geçirir.
- 1Adım 1 / 5Açılıştan itibaren
Kayıt yapısını ilk hastadan itibaren kurun
İlk hastadan itibaren kayıtları tek yerde, az ve sabit alanlarla tutun.
Hasta kayıtları ilk günden itibaren tek bir yerde ve aynı yapıda tutulmalıdır. Hangi alanların toplanacağı ve muayene notunun hangi düzende yazılacağı baştan belirlendiğinde, sonradan yapılacak göç işi tamamen ortadan kalkar.
- Kayıtları ilk günden tek yerde ve aynı yapıda tutun
- Temel alanlarla başlayın. Sonradan genişletin
- Muayene notu düzenini baştan belirleyin
Ayrıntısını okuyun
Yapının sade tutulması bu aşamada özellikle önemlidir. İlk günden karmaşık bir düzen kurmaya çalışmak uygulanamaz ve kısa sürede terk edilir. Temel alanlarla başlayıp ihtiyaç doğdukça genişletmek çok daha sağlıklıdır. Kayıt biçiminin baştan doğru seçilmesi ayrıca klinik açıdan da değerlidir. Yapılandırılmış tutulan bir bilgi yıllar sonra aranabilir ve karşılaştırılabilir kalırken, serbest metin yığını hiçbir zaman bu işlevi göremez. Bu tercihin etkisi ilk hastada hissedilmez. Beş yüzüncü hastada ise arada dağlar kadar fark oluşur.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan kayıt alanları ve seans notu şablonları kurum düzeyinde tanımlanır. İlk hastadan itibaren aynı yapı kullanılır ve sonradan göç gerekmez.
Danışan yönetimi - 2Adım 2 / 5Açılıştan itibaren
Tüm randevu kanallarını tek takvimde toplayın
Telefon, mesaj ve online talebi tek takvimde toplayın, hatırlatmayı baştan açın.
Telefon, mesaj ve doğrudan başvuru gibi tüm randevu kanalları tek bir takvimde buluşmalıdır. Kanallar ayrı yürüdüğünde çakışma ve unutulan talep kaçınılmaz olur.
- Tüm randevu kanallarını tek takvimde toplayın
- Hastanın kendi randevu alabileceği bir yol sunun
- Hatırlatma gönderimini açılıştan itibaren kurun
Ayrıntısını okuyun
Hastanın kendi randevu alabileceği bir yol sunmak da yeni bir klinikte özellikle değerlidir. Telefonu açacak kimse yokken gelen talepler böylece kaybolmaz. Randevu hatırlatmalarının baştan kurulması da gelmeme oranını belirgin biçimde düşürür ve yeni bir klinikte her boş slot doğrudan gelir kaybıdır. Bu iki düzenin açılıştan itibaren kurulması, sonradan alışkanlık değiştirmeye göre çok daha kolaydır ve hastalar da baştan bu düzene alışır. Sonradan online randevuya geçen kliniklerde hastaların bir kısmı telefonla aramayı sürdürür. Baştan kurulan düzende ise böyle bir alışkanlık hiç oluşmaz.
PratiVia’da: PratiVia’da online randevu ve tüm kanallardan gelen kayıtlar aynı takvimde birleşir. Hatırlatma mesajları otomatik gönderilir ve çakışma sistem tarafından engellenir.
Randevu yönetimi - 3Adım 3 / 5Açılıştan itibaren
Tahsilatı randevu akışına bağlayın
Fiyat listesini tanımlayın, her randevunun ücretini ve ödemesini aynı kayıtta izleyin.
Her randevunun ücreti ve tahsilat durumu aynı kayıtta izlenmelidir. Tahsilat ayrı bir defterde tutulduğunda, verilen hizmet ile alınan ücret arasındaki bağ her ay elle kurulmak zorunda kalır.
- Tahsilat durumunu randevu kaydında izleyin
- Fiyat listesini baştan tanımlayın
- E-belge sürecini ilk aylarda düzene bağlayın
Ayrıntısını okuyun
Bu bağ baştan kurulduğunda mutabakat diye bir iş hiç oluşmaz. Kim ne ödedi ve ne kadar alacak var sorusu her an cevaplanabilir. Fiyat listesinin de baştan tanımlanması gerekir. Her muayenede fiyatın yeniden hatırlanması hem yavaştır hem de tutarsızlık üretir. E-belge süreçlerinin ilk aylarda düzene bağlanması ayrıca önemlidir. Sonradan toparlanan bir düzen hem zahmetlidir hem de geçmiş dönemler için sorun üretebilir. Bu konuda mali müşavirinizle baştan çalışmak, ilerideki düzeltmelerin tamamını gereksiz kılar.
PratiVia’da: PratiVia’da randevu, hizmet ve tahsilat aynı akışta tutulur. E-belge süreçleri de aynı kayıttan yürütülür ve ayrı bir mutabakat gerekmez.
Finans ve e-belge - 4Adım 4 / 5Her yeni hastada
Hastanın nereden geldiğini ilk günden kaydedin
Kayıt formuna birkaç seçenekli bir geliş kanalı sorusu ekleyin.
Her yeni hastanın kliniğe nasıl ulaştığı kaydedilmelidir. Bu bilgi sonradan geriye dönük üretilemez ve yokluğunda tanıtım bütçesi tamamen tahminle dağıtılır.
- Geliş kanalını kayıt formunda sorun
- Seçenek listesini kısa tutun
- Veriyi birkaç ay sonra bütçe kararında kullanın
Ayrıntısını okuyun
Kaydın basit tutulması yeterlidir. Birkaç seçenekten oluşan bir liste çoğu klinik için işini görür. Sorunun doğal bir kabul sorusu olarak sorulması da önemlidir. Kayıt formunun içine yerleştirildiğinde ayrıca sorulması gerekmez. Birkaç ay sonra bu veri, hangi çalışmanın gerçekten hasta getirdiğini gösteren tek sağlam kaynak olur. Yeni bir klinikte kaynakların sınırlı olduğu düşünülürse, doğru kanala odaklanmak belirgin bir avantaj sağlar. Aynı bütçeyi işe yaramayan bir kanalda harcamak ise yeni bir klinikte telafisi zor bir kayıp anlamına gelir.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan kayıtlarında geliş kanalı işaretlenebilir. Hangi kanaldan kaç hasta geldiği dönem bazında raporlanır ve karar bu veriyle verilir.
Danışan yönetimi - 5Adım 5 / 545. ve 90. günde
Düzeni ilk üç ayda iki kez gözden geçirin
Kırk beşinci ve doksanıncı günde boş kalan alanlara ve elle süren işlere bakın.
Kırk beşinci ve doksanıncı günlerde yapılacak kısa bir gözden geçirme, kurulan düzenin gerçekten işleyip işlemediğini gösterir. Bu iki durak, düzeltmeleri veri birikmeden yapmayı mümkün kılar.
- Kırk beşinci ve doksanıncı günde düzeni gözden geçirin
- Sürekli boş kalan alanları çıkarın ya da yeniden tanımlayın
- Hâlâ elle yapılan işlerin nedenini ayrıştırın
Ayrıntısını okuyun
Bakılacak şeyler basittir: hangi alanlar sürekli boş kalıyor, hangi adımlar atlanıyor ve hangi işler hâlâ elle yapılıyor. Sürekli boş kalan bir alan ya gereksizdir ya yanlış konumlandırılmıştır. Elle yapılmaya devam eden bir iş ise ya sistem tarafından karşılanmıyordur ya da alışkanlık henüz oturmamıştır. Bu iki ihtimalin ayrılması gerekir çünkü çözümleri tamamen farklıdır ve yanlış teşhis konduğunda sorun aylarca sürer. Alışkanlık sorunuysa kısa bir hatırlatma yeterlidir. Sistem sorunuysa yapının kendisi düzeltilmelidir ve bu iki müdahale birbirinin yerine geçmez.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında randevu, tahsilat ve kayıt verileri dönem bazında görülebilir. İlk ayların tablosu elle sayım gerektirmeden çıkar ve düzeltmeler buna dayandırılır.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Yeni bir klinikte ayrı ayrı seçilen araçlar ilk aylarda yeterli görünür. Maliyet ise hasta sayısı arttığında ve bu araçları birbirine bağlamak gerektiğinde ortaya çıkar. PratiVia kayıt, takvim ve tahsilatı baştan tek akışta kurar.
İlk günden aynı kayıt yapısı
Kayıt alanları ve not şablonları baştan tanımlanır. Sonradan yapılacak veri göçü hiç oluşmaz.
Danışan yönetimiTek takvimde birleşen kanallar
Online randevu ve diğer kanallar aynı takvimde toplanır. Çakışma engellenir ve talep kaybolmaz.
Randevu yönetimiRandevuya bağlı tahsilat
Ücret ve ödeme durumu randevu kaydında izlenir. Ay sonu mutabakatı diye bir iş oluşmaz.
Finans ve e-belgeBaştan biriken karar verisi
Geliş kanalı ve hizmet talebi ilk günden kaydedilir. Birkaç ay sonra bütçe kararlarının temeli hazır olur.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Temelin doğru atıldığı, elle yapılan iş kalmamasından ve ay sonu mutabakat süresinin sıfıra yaklaşmasından anlaşılır. Aşağıdaki dört gösterge bunu ölçer ve ilk 90 günün gerçekten kurucu geçip geçmediğini gösterir.
Tek sistemde tutulan kayıt oranı
Tamamı
Aynı yapıda ve tek yerde tutulan hasta kayıtlarının payı.
Ay sonu mutabakat süresi
Yarım saatin altı
Randevu ve tahsilat kayıtlarını karşılaştırmak için harcanan süre.
Geliş kanalı kaydedilen hasta oranı
Tamamına yakın
Kliniğe nasıl ulaştığı kaydedilmiş yeni hastaların payı.
Randevuya gelmeme oranı
%10’un altı
Hatırlatma gönderildiği hâlde gelinmeyen randevuların payı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Kayıt yapısını ve muayene notu düzenini tanımlayın.
Standart kayıt ve not yapısı
2. hafta
Randevu kanallarını tek takvimde birleştirip hatırlatmaları kurun.
Tek takvim ve hatırlatma akışı
3. hafta
Fiyat listesini tanımlayıp tahsilatı randevu akışına bağlayın.
Randevuya bağlı tahsilat düzeni
4. hafta
Geliş kanalı kaydını başlatın ve ilk gözden geçirme tarihlerini planlayın.
Kanal verisi ve gözden geçirme takvimi
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
İlk aylarda düzen kurmak için zaman ayırmaya değer mi?
Değer, çünkü bu iş her geçen ay daha pahalı hâle gelir. Hasta sayısı azken kurulan bir düzen kolayca oturur. Veri biriktikten sonra ise her değişiklik hem risklidir hem de zaman alır. Sonradan yapılacak veri göçü tek başına günler sürebilir. İlk aylarda ayrılacak birkaç saat, bir yıl sonra kazanılacak onlarca saate karşılık gelir. Ayrıca ekip de düzene baştan alışır ve alışkanlık değiştirme sorunu hiç yaşanmaz.
Kâğıtla başlayıp sonra geçiş yapabilir miyim?
Teknik olarak mümkündür ama önerilmez. Veri göçü hasta sayısıyla birlikte katlanarak zorlaşır. Kâğıt kayıtların dijitale aktarılması hasta başına dakikalar alır ve bu iş yüzlerce hastada günlere ulaşır. Ayrıca aktarım sırasında bilgi kaybı da kaçınılmazdır. En ucuz an, hiç veri birikmemiş olan ilk andır. Başlangıçta sade bir yapıyla dijital başlamak, sonradan geçiş planlamaktan her açıdan daha kolaydır.
Hangi bilgileri toplamalıyım?
Temel alanlarla başlayıp ihtiyaç doğdukça genişletmek en sağlıklı yaklaşımdır. İlk günden çok sayıda alan tanımlamak uygulanamaz ve kısa sürede yarım doldurulan bir yapı ortaya çıkarır. Kimlik ve iletişim bilgileri, temel sağlık öyküsü ve geliş kanalı çoğu klinik için yeterli bir başlangıçtır. Veri minimizasyonu ilkesi açısından da gereksiz alan toplamamak doğrudur. Toplanan her veri aynı zamanda korunması gereken bir yükümlülüktür.
Geliş kanalını kaydetmek gerçekten önemli mi?
Yeni bir klinikte özellikle önemlidir, çünkü kaynaklar sınırlıdır ve bütçeyi doğru kanala ayırmak hemen sonuç verir. Bu bilgi sonradan geriye dönük üretilemez. Kaydedilmediğinde tanıtım bütçesi tamamen tahminle dağıtılır. Kaydın basit tutulması yeterlidir ve kayıt formunun içine yerleştirildiğinde ayrıca sorulması bile gerekmez. Birkaç ay sonra bu veri, hangi çalışmanın gerçekten hasta getirdiğini gösteren tek sağlam kaynak olur.
İlk 90 günde neyi ölçmeliyim?
Kırk beşinci ve doksanıncı günlerde bakılacak şeyler basittir: hangi alanlar sürekli boş kalıyor, hangi adımlar atlanıyor ve hangi işler hâlâ elle yapılıyor. Sürekli boş kalan bir alan ya gereksizdir ya yanlış konumlandırılmıştır. Elle yapılmaya devam eden bir iş ise ya sistem tarafından karşılanmıyordur ya da alışkanlık oturmamıştır. Bu iki ihtimalin ayrılması gerekir. Çözümleri tamamen farklıdır ve yanlış teşhis sorunu aylarca uzatır.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
