Bir hastaya eylülde ekim ayında gelmesi söylenir, hasta da gelmek ister. Kasım geldiğinde ne hasta hatırlar ne klinik. Aşı hatırlatma işi, hekimin iyi niyetinden çok hastanın adının bir listede durup durmamasına bağlıdır. Koruyucu hekimlik takibi özel klinikte yürümüyorsa bunun nedeni genellikle, hatırlatılacak kişilerin hiçbir zaman toplu olarak görülememesidir. Bu pratik, kliniğin kendi belirlediği koruyucu kontrolleri hangi veriyle listeleyeceğini, hangi zamanlama kuralına bağlayacağını ve mesajı izin sınırları içinde nasıl göndereceğini adım adım anlatır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Koruyucu hekimlik, aksadığında şikâyet üretmeyen tek klinik süreçtir. Bu yüzden aksadığı da geç fark edilir. Belirtiler kliniğin takviminde ve gelir tablosunda görünür. Aşağıdakiler tanıdıksa, koruyucu hizmetleriniz rastlantıya bağlı çalışıyor demektir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Hatırlatma, hastanın adı bir listede durduğunda çalışır. Hizmet, uygulama tarihi ve tekrar aralığı kayıtlıysa liste tek sorguyla çıkar.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Koruyucu hekimlik takibi klinikte çoğunlukla, hastanın ne zaman çağrılacağını belirleyen veri yapılandırılmadığı için aksar. Kim, hangi hizmet için, hangi tarihten sonra çağrılacak: bu üç bilgi bir arada tutulmadığında liste hiçbir zaman oluşmaz.
- 01
Çağrı listesi bir veri ürünüdür
Hatırlatma göndermek kolaydır. Kime göndereceğini bilmek zordur. Listenin oluşması için üç şeyin kayıtlı olması gerekir: hastanın hangi hizmeti aldığı, ne zaman aldığı ve kliniğin o hizmet için belirlediği tekrar aralığı. Üçü de mevcutsa liste tek bir sorguyla çıkar. Biri eksikse hiçbir mesajlaşma aracı bu boşluğu kapatmaz. Sorun kaydın yapısındadır.
- 02
Tekrar aralığı kliniğin kararıdır
Bir yazılımın hangi hastaya ne zaman çağrı yapılacağını kendi başına bilmesi beklenmemelidir. Bu klinik bir karardır ve hekime aittir. Yazılıma düşen iş, hekimin belirlediği aralığı kaydedip zamanı geldiğinde listeyi çıkarmaktır. Bu ayrım netleştiğinde beklenti de gerçekçi olur: sistem hatırlatır, hekim karar verir. Aradaki farkı baştan yazmak, sonraki hayal kırıklığını önler.
- 03
İzin ve içerik sınırı gözetilmezse risk büyür
Koruyucu hizmet çağrısı hastanın kendi sağlık geçmişine dayanır. Bu da mesajın içeriğini hassas hâle getirir. Belirli bir uygulamanın zamanının geldiğini bildiren bir cümle bile kişinin bir sağlık hizmeti aldığını ele verir. Bu yüzden hem gönderim izni kayıtlı olmalı hem de metin, ayrıntıyı kimlik doğrulamalı bir kanala bırakmalıdır. İzin kaydı olmayan bir liste, ne kadar iyi hazırlanmış olursa olsun kullanılamaz.
Bu sorunun size bedeli
Her 10 hatırlatmadan 2’si
En az
Hedef: her sezon gönderilen hatırlatmaların en az %20’si randevuya dönsün.
- Kaçırılan tekrar ziyareti
- Hasta başına yılda 1-2 randevu
- Zamanı gelen kontrol ve aşı için hatırlatma yapılmayan hastalar.
- Yarım kalan doz şeması
- Başlayanların bir bölümü
- İkinci veya üçüncü dozu takip edilmeyen çok dozlu uygulamalar.
- Sezonluk hazırlık süresi
- Sezon başına 4-8 saat
- Liste elle çıkarıldığında geçen tarama ve telefon süresi.
- Hedefsiz toplu gönderim
- Mesajların çoğu
- İlgisiz kişilere giden duyurular hem maliyet hem şikâyet üretir.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Koruyucu hekimlik takibini kurmanın yolu, kliniğin gerçekten sunduğu koruyucu hizmetleri sayıp her biri için tek bir tekrar kuralı belirlemektir. Aşağıdaki adımlar bu sırayı izler: hizmet listesi, kayıt yapısı, zamanlama kuralı, izinli gönderim ve sonucun ölçülmesi. Beş adım tamamlandığında hatırlatma, kimsenin hatırlamasına gerek kalmayan bir akış hâline gelir.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez, yılda bir gözden geçirme
Koruyucu hizmet listenizi netleştirin
Sunduğunuz altı sekiz koruyucu hizmeti uygun grup ve tekrar aralığıyla yazın.
Klinik olarak hangi koruyucu hizmetleri sunduğunuzu yazın: erişkin aşı uygulamaları, dönemsel kontroller, tarama amaçlı değerlendirmeler. Liste kısa olsun. Altı-sekiz kalem çoğu muayenehane için fazlasıyla yeterlidir. Sunmadığınız bir hizmeti listeye koymak, sonradan boş kalan ve kimsenin bakmadığı bir hatırlatma akışı üretir.
- Sunduğunuz koruyucu hizmetleri sekiz kalemi geçmeyecek biçimde listeleyin
- Her hizmet için uygun hasta grubunu ve tekrar aralığını yazın
- Kararı yılda bir kez gözden geçirip güncelleyin
Ayrıntısını okuyun
Her hizmetin yanına iki bilgi yazın: hangi hasta grubuna uygun olduğu ve hangi aralıkla tekrarlandığı. Bu iki bilgi, ilerideki tüm listelerin dayanağıdır. Tıbbi içerik tamamen hekimin kararıdır. Buradaki iş, kararı yazıya dökmek ve klinikte herkesin aynı kurala bakmasını sağlamaktır. Kural yazılı olmadığında her personel kendi yorumunu uygular ve aynı hastaya farklı dönemlerde farklı şeyler söylenir.
PratiVia’da: PratiVia’da hizmet tanımları kurum tarafından yapılır. Her koruyucu hizmet ayrı bir kalem olarak tanımlandığında kimin ne zaman aldığı randevu ve dosya kaydından okunabilir hâle gelir.
Randevu yönetimi - 2Adım 2 / 5Her uygulamada
Uygulamayı yapılandırılmış biçimde kaydedin
Her uygulamada hizmet, tarih, doz sırası ve sonraki tarihi ayrı alana girin.
Bir uygulamanın muayene notunun içinde cümle olarak geçmesi, o uygulamayı takip edilebilir yapmaz. Kayıt yapılandırılmış olmalı: hangi hizmet, hangi tarihte, kaçıncı doz ve varsa bir sonraki planlanan tarih. Dört alanlık bu yapı, sonradan liste çıkarmayı mümkün kılar ve bir kez kurulduğunda ek yük getirmez.
- Her uygulama için hizmet, tarih ve doz sırasını ayrı alanlarda tutun
- Bir sonraki planlanan tarihi uygulama anında yazın
- Serbest nota yazmayı bırakıp yapılandırılmış alana geçin
Ayrıntısını okuyun
Aynı yapı, hastanın kendi geçmişini görmesini de kolaylaştırır. Ne zaman yaptırdığı sorusunun cevabı dosyada tek satırda durduğunda ne hekimin eski notları taraması gerekir ne hastanın kâğıt araması. Yarım kalan şemalar da ancak bu biçimde kaydedildiğinde fark edilir. Serbest nottan bu bilgi hiçbir zaman toplu olarak çıkarılamaz.
PratiVia’da: PratiVia’da seans notu şablonlarını kurum kendi form yapıcısıyla tasarlar. Koruyucu uygulamalar için ayrı bir not türü açıp tarih, doz ve sonraki plan alanlarını zorunlu hâle getirebilirsiniz.
Seans notları - 3Adım 3 / 5Kurulumda bir kez, sezon başında kontrol
Zamanlamayı yazılı bir kurala bağlayın
Listeyi ayın ilk haftası çıkarın, sezonda üç hafta arayla iki dalga gönderin.
Hatırlatmanın ne zaman yapılacağı kişiye kalırsa, yoğun dönemlerde ilk atlanan iş olur. Kural açık ve yazılı olmalı: son uygulamadan on iki ay geçen hastalar, ayın ilk haftasında listelenir ve davet edilir. Kural yazıldığı andan itibaren hatırlatma bir kişinin işi olmaktan çıkar ve devredilebilir hâle gelir.
- Her hizmet için hatırlatma zamanını tek cümlelik kural olarak yazın
- Sezonluk hizmetlerde listeyi sezon başında çıkarın
- Gelmeyenlere üç hafta sonra ikinci bir hatırlatma planlayın
Ayrıntısını okuyun
Sezonluk hizmetlerde kuralı takvime de bağlayın. Dönemsel uygulamalarda liste sezon başında çıkarılır, gönderim iki dalgada yapılır: sezon başında bir davet, üç hafta sonra gelmeyenlere ikinci bir hatırlatma. İkinci dalga, tek seferlik gönderime kıyasla belirgin biçimde daha çok randevu getirir ve maliyeti düşüktür. Üçüncü dalga ise dönüşü artırmaz, yalnızca rahatsızlık üretir.
PratiVia’da: PratiVia’da danışan listeleri hizmet ve tarih ölçütleriyle filtrelenebilir. Sezon başında çıkarılan liste gönderim akışına bağlanır, kimin çağrıldığı danışan kaydında görünür.
Danışan yönetimi - 4Adım 4 / 5Her hatırlatma gönderiminde
Mesajı izin ve içerik sınırı içinde gönderin
Gönderimden önce izni denetleyin, mesajda hizmet adı geçmesin.
Koruyucu hizmet çağrısı, hastanın geçmiş bir hizmetine dayandığı için sıradan bir duyuru değildir. Gönderimden önce iki şeyi netleştirin: hastanın bu kanaldan iletişim izni var mı ve mesajın içeriği bir sağlık bilgisi ifşa ediyor mu. İkisi de kayıt altında olmalı, ikisi de gönderim öncesinde kontrol edilmelidir.
- Gönderim öncesinde kanal iznini danışan kaydından doğrulayın
- Mesaj metnine hizmet adını ve sağlık bilgisini yazmayın
- Ayrıntıyı portalda tutup mesajı yalnızca davet olarak kullanın
Ayrıntısını okuyun
Metni kısa ve nötr tutmak en pratik korumadır. Klinikten bir hatırlatma olduğunu ve ayrıntının portalda görülebileceğini söyleyen bir cümle, hizmetin adını yazmadan aynı işi görür. Hasta portala girdiğinde ayrıntıyı kimlik doğrulamasının arkasında okur. Klinik de gönderdiği içeriğin kayıt altında olduğunu bilir. Aynı metin tüm hastalarda kullanılabildiği için hazırlık yükü de bir kereye iner.
PratiVia’da: PratiVia’da SMS, WhatsApp, e-posta ve portal bildirimi aynı altyapıdan yönetilir. Rıza kayıtları telefona gelen kodla doğrulanarak tutulur ve gönderim durumu danışan kaydından izlenir.
Portal ve mesajlar - 5Adım 5 / 5Her sezon sonunda ve ayda bir
Dönüşü ölçüp listeyi iyileştirin
Sezon sonunda randevuya dönen çağrıyı sayın, her sezon tek şeyi değiştirin.
Hatırlatma işinin bitip bitmediğini randevuya dönüşen çağrı sayısı gösterir. Bin mesaj gönderip on randevu almak, iki yüz doğru kişiye mesaj gönderip kırk randevu almaktan kötüdür. Bu yüzden ilk bakılacak şey, hacimden önce dönüşüm oranıdır. Hacim büyüdükçe izin iptalleri de artar.
- Hatırlatma sonrası alınan randevuyu kaynağıyla birlikte işaretleyin
- Dönüşüm oranını sezon ve hizmet bazında ayrı hesaplayın
- Her dönemde tek bir değişkeni değiştirip etkisini izleyin
Ayrıntısını okuyun
Dönüşüm düşükse üç yerde sorun aranır: liste yanlış kişilerden oluşuyordur, zamanlama erken ya da geçtir, ya da metin davetten çok duyuru gibi yazılmıştır. Her sezon yalnızca birini değiştirin. Aynı anda üçünü birden değiştiren klinik hangisinin işe yaradığını asla öğrenemez. İki sezon sonunda elinizde kendi kliniğinize ait gerçek bir veri birikir.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında randevu kaynağı, danışan akışı ve dönemsel karşılaştırmalar birlikte görülür. Hatırlatma sonrası oluşan randevu artışını aynı ekrandan izleyebilirsiniz.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Hatırlatma çoğu üründe bir kampanya aracıdır: listeyi dışarı alırsınız, başka bir yerden gönderirsiniz. PratiVia’da liste, gönderim, izin kaydı ve sonuç aynı sistemde durur. Bu yüzden hatırlatma klinik takibin devamı olarak çalışır.
Liste dosyadan çıkar, dışarı taşınmaz
Çağrılacak hastalar danışan kayıtlarındaki hizmet ve tarih verisinden filtrelenir. Listeyi tabloya aktarıp başka bir araca yüklemeniz gerekmez. Veri kurumun içinde kalır, KVKK açısından dışarı aktarım riski doğmaz. Aktarımı olmayan veri, sızma yüzeyi de üretmez.
Danışan yönetimiİzin gönderimin ön koşuludur
Kanal izni danışan kaydının bir parçasıdır. İzni olmayan kişiye gönderim yapılmaz. Rıza kayıtları telefona gelen tek kullanımlık kodla doğrulanmış olarak, değiştirilemez biçimde tutulduğu için, bir şikâyet durumunda hangi izinle gönderildiği gösterilebilir. Bu, toplu duyuruda en sık atlanan noktadır.
Online formlarKlinik kararı yazılıma devredilmez
PratiVia bir aşı takvimi ya da koruyucu hekimlik protokolü önermez. Hangi hastanın ne zaman çağrılacağını hekim belirler. Sistem yalnızca bu kuralı saklar ve zamanı geldiğinde listeyi çıkarır. Sınırı açıkça çizmek, aracı doğru yerde tutar ve sorumluluğu karıştırmaz.
Sonuç aynı ekranda görünür
Gönderilen hatırlatma, alınan randevu ve gerçekleşen uygulama tek sistemde birleştiği için dönüşüm hesabı ek bir tablo gerektirmez. Hangi sezonun hangi hizmette işe yaradığı bir sonraki yılın planını doğrudan besler. Karar geçen yılın verisiyle verilir.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Koruyucu hekimlik akışının çalıştığını dört göstergeden anlarsınız. İkisi listenin doğruluğunu, biri gönderimin kalitesini, biri de asıl sonucu (kliniğe gelen hastayı) ölçer. Hepsi mevcut kayıtlardan çıkar.
Listelenebilen hedef hasta
Uygun hastaların %90 üzeri
Yapılandırılmış kaydı olan hasta / hizmete uygun toplam hasta.
Hatırlatma dönüşüm oranı
Sezon başına %20 ve üzeri
Hatırlatma sonrası alınan randevu / gönderilen hatırlatma sayısı.
Tamamlanan doz şeması
Başlayanların %80 üzeri
Şemayı tamamlayan hasta / şemaya başlayan hasta. Dönem sonunda hesaplanır.
İzinsiz gönderim
Sıfır
İletişim izni bulunmayan kişilere yapılan gönderim sayısı. Kayıt üzerinden denetlenir.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Koruyucu hizmet listesini ve her biri için tekrar aralığını yazın.
Kliniğin koruyucu hizmet politikası ilk kez yazılı hâle geldi.
2. hafta
Uygulama kaydını yapılandırılmış alanlara taşıyın. Not türünü hazırlayın.
Yeni kayıtlar listelenebilir biçimde tutuluyor.
3. hafta
İlk çağrı listesini çıkarın. İzin durumlarını kontrol edip mesajı hazırlayın.
İzin sınırları içinde ilk hedefli gönderim yapıldı.
4. hafta
Gelmeyenlere ikinci dalgayı gönderip dönüşüm oranını hesaplayın.
Hatırlatmanın etkisi ilk kez rakamla ölçüldü.
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Hangi hastaları hatırlatma listesine almalıyım?
Listeyi klinik ölçütle kurun, geniş tutmayın. Bir hastanın listede olması için o hizmeti daha önce almış olması ya da hekimin uygun görmesi gerekir. Tüm hastaları kapsayan bir liste hem dönüşüm oranını düşürür hem izin sınırlarını zorlar. Uygulamada en verimli liste, geçen sezon aynı hizmeti alanlar ile hekimin bu sezon uygun gördüğü hastaların birleşimidir. Bu iki grup genellikle dönüşümün büyük bölümünü üretir.
Hatırlatma mesajı ticari elektronik ileti sayılır mı?
Ayrım, mesajın hastanın kendi aldığı hizmete ilişkin bir bilgilendirme mi yoksa yeni bir hizmetin tanıtımı mı olduğuna bakar. Daha önce aynı uygulamayı yaptırmış bir hastaya tekrar zamanının geldiğini bildirmek bilgilendirmeye yakındır. Hiç ilişkisi olmayan bir kişiye yeni bir hizmeti duyurmak tanıtımdır. Sınırda kalmamak için en sağlıklı yol, iletişim iznini ve kanal tercihini baştan kayıt altına almak ve metni davet diliyle sınırlı tutmaktır.
Sekreterim bu listeleri kendi çıkarabilir mi?
Listeyi çıkarmak ve gönderimi yürütmek sekreterin yapabileceği bir iştir. Listenin ölçütünü belirlemek ise hekimin kararıdır. Doğru bölüşüm şudur: hekim hangi hastanın hangi aralıkla çağrılacağını bir kez tanımlar, sekreter bu ölçütle listeyi çıkarıp izinleri kontrol eder ve gönderimi başlatır. Yetki matrisinde hassas alanların görünürlüğünü sınırlamak, bu bölüşümü güvenli hâle getirir.
Hasta hatırlatmaya rağmen gelmezse ne yapmalıyım?
İkinci bir dalga gönderin, üçüncüsünü göndermeyin. Üç haftalık aralıkla yapılan ikinci hatırlatma çoğu klinikte belirgin bir ek dönüş sağlar. Üçüncü mesaj ise dönüşü artırmaz, rahatsızlık ve iletişim izni iptali üretir. Gelmeyen hastayı listeden çıkarmak yerine bir sonraki döneme aktarın. Koruyucu hizmetlerde zamanlama çoğu zaman ilgiden daha belirleyicidir.
Bu akışı kurmak ne kadar sürer?
Hizmet listesini ve tekrar aralıklarını yazmak yarım gün sürer. Asıl zaman geçmiş kayıtların listelenebilir hâle gelmesinde geçer. Yeni uygulamaları yapılandırılmış alanlara kaydetmeye başlayan bir klinik, ilk anlamlı listesini genellikle iki-üç ay içinde çıkarır. Geçmişi toptan aktarmaya çalışmak yerine, hasta kliniğe geldikçe kaydı yapılandırmak hem daha hızlı hem daha doğru sonuç verir.
Kaynak: e-Nabız. Son güncelleme: 28 Temmuz 2026.
