Ergoterapide önerilerin önemli bir kısmı seans odasının dışında gerçekleşir: bir tutamak, bir kalem adaptörü, bir oturma desteği ya da mutfakta yapılacak küçük bir düzenleme. Bu öneriler seansta anlatılır, aile başını sallar ve konu orada kapanır. Sonrasında ne olduğu ise çoğu zaman hiç öğrenilmez. Cihaz alınmamış olabilir, alınmış ama yanlış modeli seçilmiş olabilir, alınmış ama birkaç gün sonra bir kenara kaldırılmış olabilir. Üç durumun da nedeni farklıdır ve üçü de çözülebilir. Ancak hiçbiri sorulmadığında hiçbiri bilinmez. Bu pratik önerileri takip edilir hâle getirir.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Bu boşluğun en can sıkıcı yanı, terapistin işini iyi yapmış olmasına rağmen sonucun oluşmamasıdır. Öneri doğru, gerekçesi sağlam ve anlatımı net olabilir. Yine de hiçbir şey değişmez. Sahada karşılaşılan tablo şudur.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Seansta söylenip kapanan cihaz önerisinin akıbeti öğrenilmez. Her öneriyi gerekçesi ve dönüş tarihiyle kaydedin, tarih gelince sorun.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Ergoterapide önerilerin akıbetsiz kalmasının nedeni, bu önerilerin bir tavsiye olarak görülüp bir plan adımı olarak kaydedilmemesidir. Kaydedilmeyen bir adımın takibi de hiçbir biçimde yapılamaz. Aşağıdaki üç eksiklik bu boşluğun nereden doğduğunu ve neyi imkânsız kıldığını gösterir.
- 01
Öneri bir kayıt olarak açılmıyor
Ne önerildiği, hangi gerekçeyle önerildiği ve ne zaman sonucunun beklendiği kayıtta durmadığında takip edilecek bir şey oluşmaz. Sonucu beklenen her öneri, beklenen tarihiyle birlikte kaydedilmelidir. Aksi hâlde akıbeti tesadüfe kalır. Bu, birkaç saniyelik bir kayıt işidir.
- 02
Öneri yazılı ve yeterince somut verilmiyor
Sözlü anlatılan bir cihaz önerisi mağazada doğru ürünle sonuçlanmaz. Ölçü, model özelliği ve nereden temin edilebileceği yazılı olarak verilmediğinde aile kendi yorumuyla seçim yapar. Yanlış alınan bir ürün ise hem para kaybıdır hem de önerinin kendisine olan güveni sarsar.
- 03
Kullanım ortamı değerlendirilmiyor
Bir cihazın uygunluğu ancak kullanılacağı ortamda anlaşılır. Klinikte doğru görünen bir çözüm, evin mutfağında ya da okulun sırasında işe yaramayabilir. Bu değerlendirme yapılmadığında önerinin başarısızlığı cihaza ya da aileye atfedilir. Oysa neden ortamla uyumsuzluktur.
Bu sorunun size bedeli
Her 10 öneriden 7’si
En az
Hedef: önerilen cihaz ya da düzenlemelerin yüzde yetmişi ve fazlasının gerçekleşmesi.
- Akıbeti bilinmeyen öneri
- Önerilerin çoğu
- Alınıp alınmadığı ve kullanılıp kullanılmadığı hiç öğrenilmeyen tavsiyeler.
- Yanlış alınan ürün
- Alımların bir kısmında
- Yeterince somut anlatılmadığı için uygun olmayan model seçimi.
- Kullanılmayan cihaz
- Alınanların önemli kısmı
- Evde duran ama nedeni sorulmadığı için kullanıma girmeyen ürünler.
- Tekrarlanan konuşma
- Seans başına birkaç dakika
- Öneri kayıtlı olmadığı için aylar sonra baştan ele alınan konular.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Buradaki hedef, aileyi zorlamadan öneriyi somut, kayıtlı ve takip edilebilir hâle getirmektir. Öneriyi kayda geçirmek, yazılı ve ölçülü vermek, kullanım ortamını değerlendirmek ve sonucu beklenen tarihte sormak bu düzenin dört adımını oluşturur. Beşinci adım ise öneri birikimini karara bağlar.
- 1Adım 1 / 5Her öneride
Her öneriyi kayıt olarak açın
Ne önerildiğini, hangi güçlük için önerildiğini ve dönüş tarihini dosyaya yazın.
Ne önerildiği, hangi güçlüğü çözmek için önerildiği ve sonucunun ne zaman beklendiği dosyaya yazılmalıdır. Bu üç bilgi olmadan takip edilecek bir şey oluşmaz.
- Öneriyi gerekçesiyle birlikte dosyaya yazın
- Sonucun beklendiği tarihi kayda ekleyin
- Tarihi temin süresini gözeterek belirleyin
Ayrıntısını okuyun
Gerekçenin kaydedilmesi özellikle önemlidir. Aylar sonra bakıldığında bir cihazın neden önerildiğini bilmek, hâlâ gerekli olup olmadığını değerlendirmeyi mümkün kılar. Çocuğun ya da hastanın durumu değişmiş olabilir. Beklenen sonuç tarihinin kaydı ise takibin motorudur. Tarih geçtiğinde konu takip listesine düşer, ailenin hatırlatmasını beklemek gerekmez. Bu tarih gerçekçi seçilmelidir. Bir cihazın temin edilmesi birkaç hafta sürebilir. Çok erken sorulan bir soru ise gereksiz bir baskı üretir ve aileyi zorlar. Çok geç sorulan bir soru da haftaların boşa geçmesine yol açar.
PratiVia’da: PratiVia’da danışana bağlı görev kayıtları oluşturulabilir. Her öneri kendi tarihi ve açıklamasıyla dosyada durur, beklenen gün geldiğinde listede öne çıkar ve gözden kaçmaz.
Danışan yönetimi - 2Adım 2 / 5Her öneride
Öneriyi yazılı ve ölçülü verin
Ölçüyü, özelliği, birkaç satış yerini ve bir fotoğrafı içeren yazılı öneri verin.
Cihaz önerisi aileye yazılı olarak iletilmelidir. Ürünün ne olduğu, hangi ölçü ya da özellikte olması gerektiği ve nereden temin edilebileceği net biçimde belirtilmelidir.
- Öneriyi yazılı olarak ve ölçüsüyle birlikte verin
- Mümkünse ürün görseli ekleyin
- Temin için birkaç seçenek ve fiyat aralığı belirtin
Ayrıntısını okuyun
Görsel eklemek de işi belirgin biçimde kolaylaştırır. Bir fotoğraf, sayfalarca tarifin yapamadığını yapar. Mağazada ya da çevrim içi bir sitede karşılaştırma yapan bir aile için doğru ürünü ayırt etmek zordur ve benzer görünen ürünler arasındaki fark çoğu zaman kritiktir. Nereden temin edilebileceği konusunda birkaç seçenek sunmak da yerinde olur. Tek bir adres vermek hem kısıtlayıcı olur hem de o adres kapandığında öneri işlevsiz kalır. Fiyat aralığı hakkında bilgi vermek ise ailenin planlama yapmasını sağlar ve sürprizi önler.
PratiVia’da: PratiVia portalında belgeler ve görseller danışanla paylaşılabilir. Öneri metni kalıcı olarak erişilebilir kalır ve aile mağazadayken telefonundan açıp bakabilir.
Portal ve mesajlar - 3Adım 3 / 5Ortam gerektiren önerilerde
Kullanım ortamını değerlendirin
Ev ziyareti yoksa net bir yönergeyle ve ölçü koyarak fotoğraf ya da video isteyin.
Bir cihazın ya da düzenlemenin uygunluğu, kullanılacağı ortamda değerlendirildiğinde çok daha isabetli olur. Ev ziyareti her zaman mümkün olmayabilir. Bu durumda aileden fotoğraf ya da kısa bir video istemek büyük ölçüde aynı işi görür.
- Ortam değerlendirmesi için görsel isteyin
- Ne çekileceğini somut biçimde tarif edin
- Görsel için açık rıza alın ve saklama süresini belirleyin
Ayrıntısını okuyun
Mutfak tezgâhının yüksekliği, banyodaki tutunma noktaları ya da okuldaki sıranın ölçüsü gibi ayrıntılar klinikte tahmin edilemez. Aileden istenen görselin ne içermesi gerektiğinin açıkça söylenmesi de gerekir. “Mutfağın fotoğrafını çekin” yerine “tezgâhın önünde durup çekin ve yanına bir metre koyun” gibi somut bir yönerge çok daha kullanışlı bir görüntü getirir. Görsel alınacaksa açık rıza gerekir ve materyalin saklama koşulları da baştan belirlenmelidir.
PratiVia’da: PratiVia’da aileler portal üzerinden belge ve görsel yükleyebilir. Gelen materyal doğrudan danışan dosyasına düşer ve mesajlaşma uygulamasına dağılmaz.
Online formlar - 4Adım 4 / 5Her önerinin dönüş tarihinde
Sonucu beklenen tarihte sorun
Dönüş tarihinde üç şeyi sorun: alındı mı, kullanılıyor mu, bir sorun var mı.
Beklenen tarih geldiğinde önerinin akıbeti sorulmalıdır. Üç soru yeterlidir: alındı mı, kullanılıyor mu ve bir sorun var mı.
- Beklenen tarihte alındı, kullanılıyor ve sorun var mı sorularını sorun
- Alınmama nedenini öğrenip kaydedin
- Kullanımı seansta mutlaka gösterin
Ayrıntısını okuyun
Alınmadıysa nedenini öğrenmek gerekir. Maliyet, bulamama ya da öncelik sırası gibi nedenler çözülebilir. Alınmış ama kullanılmıyorsa bu daha da önemli bir bilgidir. Rahatsız edici olması, kullanımının anlaşılmaması ya da kişinin reddetmesi gibi nedenler farklı çözümler gerektirir. Kullanımın öğretilmesi de çoğu zaman atlanır. Bir cihazın nasıl kullanılacağı seansta gösterilmediğinde evde doğru kullanılma olasılığı düşer. Bu üç sorunun cevabı, bir sonraki seansın gündemini de doğrudan belirler. Kullanım gösterilmediğinde evde doğru kullanılma olasılığı belirgin ölçüde düşer. Bu yüzden gösterim, önerinin ayrılmaz parçası sayılmalıdır.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında tarihi geçmiş görevler listelenir. Sonucu sorulmamış öneriler elle tarama gerektirmeden bu listede yer alır ve hangi aileyi aramanız gerektiği tek bakışta anlaşılır.
Raporlar - 5Adım 5 / 53 ayda bir, 30 dakika
Öneri birikimini dönemsel olarak okuyun
Üç ayda bir temin ve kullanım oranına bakın, aynı nedenle kalan öneriyi yeniden kurun.
Üç ayda bir yapılacak kısa bir bakış, önerilerinizin gerçekte ne kadarının hayata geçtiğini gösterir: verilen öneri sayısı, temin edilme oranı ve kullanıma girme oranı.
- Temin ve kullanıma girme oranlarını dönem bazında izleyin
- Tekrarlayan uygulanmama nedenlerini ayrıştırın
- Öneri biçiminizi bu birikime göre güncelleyin
Ayrıntısını okuyun
Temin oranı düşükse önerinin somutluğunu ya da maliyetini gözden geçirmek gerekir. Kullanıma girme oranı düşükse sorun genellikle kullanımın öğretilmemesindedir. Hangi tür önerilerin daha yüksek oranda hayata geçtiğini görmek de değerlidir. Bazı öneriler doğaları gereği daha kolay benimsenir ve bu bilgi öneri stratejinizi doğrudan etkiler. Aynı öneri birkaç ailede aynı nedenle uygulanmıyorsa, önerinin verilme biçimini gözden geçirme zamanı gelmiştir ve bu tespit ancak birikime bakarak yapılabilir. Tek tek vakalara bakıldığında her seferinde ailenin koşulları suçlanır ve gerçek neden hiç görülmez.
PratiVia’da: PratiVia raporlarında görev ve not kayıtları dönem bazında listelenip karşılaştırılabilir. Hangi önerilerin sonuçlandığı ve hangilerinin açık kaldığı tek ekrandan görülür.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Seans notuna yazılan bir cümle öneriyi kaydeder ama takip üretmez. Alınıp alınmadığı hiçbir yerde görünmez. Ergoterapide ise önerinin değeri tamamen hayata geçip geçmemesindedir. PratiVia öneriyi tarihli bir kayıt olarak tutar.
Tarihli öneri kaydı
Her öneri gerekçesi ve beklenen dönüş tarihiyle dosyada durur. Tarih geldiğinde listede öne çıkar.
Danışan yönetimiPortalda kalan yazılı öneri
Öneri metni ve görseli aileyle paylaşılır. Mağazadayken telefondan açılıp bakılabilir ve kaybolmaz.
Portal ve mesajlarAileden gelen ortam görseli
Fotoğraf ve videolar portal üzerinden yüklenir. Doğrudan dosyaya düşer ve sohbet geçmişine dağılmaz.
Online formlarAçık öneriler tek listede
Sonucu sorulmamış öneriler raporda toplanır. Hiçbir tavsiye fark edilmeden kaybolmaz.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Bu düzenin işlediğini gösteren temel ölçüt, verilen önerilerin ne kadarının gerçekten kullanıma girdiğidir. Temin edilmek tek başına yeterli değildir. Aşağıdaki dört gösterge bunu ve takibin yapılıp yapılmadığını ortaya koyar.
Kayda geçen öneri oranı
Tamamı
Dosyada kayıt olarak açılmış önerilerin toplam öneriye oranı.
Temin edilen öneri oranı
%70 ve üzeri
Önerilen cihaz ya da düzenlemenin gerçekleştirilme oranı.
Kullanıma giren cihaz oranı
Temin edilenlerin çoğu
Alındıktan sonra düzenli kullanıldığı bildirilen cihazların payı.
Sonucu sorulmuş öneri oranı
Tamamı
Beklenen tarihte akıbeti takip edilen önerilerin payı.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Öneri kaydı yapısını kurun. Gerekçe ve dönüş tarihi alanlarını ekleyin.
Takip edilebilir öneri kaydı
2. hafta
Yazılı öneri şablonunu hazırlayın. Görsel eklemeyi rutine bağlayın.
Somut ve ölçülü öneri metni
3. hafta
Ortam görseli isteme akışını ve rıza metnini kurun.
Ortam değerlendirme düzeni
4. hafta
Açık öneri listesini çıkarıp ilk takip turunu yapın.
Güncel öneri takip listesi
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Öneriyi neden yazılı vermeliyim?
Çünkü sözlü anlatılan bir cihaz önerisi mağazada doğru ürünle sonuçlanmaz. Ölçü, model özelliği ve nereden temin edilebileceği yazılı olmadığında aile kendi yorumuyla seçim yapar ve benzer görünen ürünler arasındaki kritik fark gözden kaçar. Görsel eklemek ise en etkili adımdır. Bir fotoğraf sayfalarca tarifin yapamadığını yapar. Yanlış alınan bir ürün hem para kaybıdır hem de önerinin kendisine olan güveni sarsar.
Ev ziyareti yapamıyorsam ortamı nasıl değerlendiririm?
Aileden fotoğraf ya da kısa bir video istemek büyük ölçüde aynı işi görür. Ancak ne çekileceğinin somut biçimde tarif edilmesi gerekir. “Mutfağın fotoğrafını çekin” yerine “tezgâhın önünde durup çekin ve yanına bir metre koyun” gibi bir yönerge çok daha kullanışlı bir görüntü getirir. Görsel alınacaksa açık rıza gerekir, saklama süresi belirlenmeli ve materyal mesajlaşma uygulamasında değil dosyada tutulmalıdır.
Cihaz alınmış ama kullanılmıyorsa ne yapmalıyım?
Önce nedenini öğrenmelisiniz: bu, çoğu zaman hiç sorulmayan ama en değerli sorudur. Rahatsız edici olması, kullanımının anlaşılmaması ya da kişinin reddetmesi tamamen farklı nedenlerdir ve farklı çözümler gerektirir. En sık karşılaşılan neden ise kullanımın hiç öğretilmemiş olmasıdır. Bir cihazın nasıl kullanılacağı seansta gösterilmediğinde evde doğru kullanılma olasılığı belirgin biçimde düşer.
Beklenen dönüş tarihini nasıl belirlemeliyim?
Temin süresini gözeterek. Bir cihazın bulunması ve satın alınması birkaç hafta sürebilir. Çok erken sorulan bir soru gereksiz bir baskı üretir ve aileyi rahatsız eder. Çok geç sorulan bir soru ise sürecin haftalarca boşa geçmesine yol açar. Ürünün niteliğine göre iki ile dört hafta arası çoğu öneri için makul bir aralıktır. Tarih kayıtlıysa soru zamanı geldiğinde hatırlatılır ve unutulmaz.
Öneri birikimine bakmak ne işe yarar?
Kendi öneri biçiminizi görmenizi sağlar. Birkaç ailenin aynı öneriyi aynı gerekçeyle uygulamadığını gördüğünüzde, incelenmesi gereken çoğunlukla önerinin size ait anlatım biçimidir. Bu tespit ancak birikime bakarak yapılabilir. Temin oranı düşükse somutluk ya da maliyet gözden geçirilmelidir. Kullanıma girme oranı düşükse sorun genellikle kullanımın öğretilmemesindedir. Hangi tür önerilerin daha kolay benimsendiğini görmek de stratejinizi doğrudan etkiler.
Son güncelleme: 4 Ağustos 2026.
