Fizyoterapi, veri açısından çok kapılı bir alandır: danışan ortopedistin raporuyla gelir, merkez kendi değerlendirmesini yapar, seanslar boyunca ölçüm ve gözlem birikir, ev programı için hareket videoları çekilir ve süreç sonunda çoğu zaman bir rapor geri gider. Bu akışın her ucunda bir paylaşım kararı vardır ve kararların çoğu, yoğun bir seans gününde saniyeler içinde verilir. Uygulamada belgeler mesajlaşma uygulamalarında dolaşır, egzersiz videoları terapistin telefonunda birikir, sigorta şirketi telefonda bilgi ister ve işveren “raporu bana da gönderin” der. Oysa bu bilgilerin tamamı özel nitelikli sağlık verisidir ve her aktarımın bir hukuki dayanağı olmalıdır. Bu pratik, gelen belgeyi kaynağıyla kaydeder, giden bilgiyi kapsamla sınırlar, ev programını kontrol edilebilir bir kanala taşır, salon ortamındaki mahremiyeti kurar ve tüm erişimi izlenebilir hâle getirir.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Fizyoterapide veri sorunu çoğunlukla açık bir gizlilik ihlalinden çok önce, bir düzensizlik gibi yaşanır: belge bulunamaz, video kaybolur, rapor iki kez yazılır. İhlal riski ise bu düzensizliğin içinde, fark edilmeden büyür.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Gelen her belge kaynağıyla dosyaya girer, giden her bilgi yalnız sorulan kadarıdır. Telefonla gelen talebe danışanın kayıtlı olduğu bile söylenmez.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Kök neden, fizyoterapi sürecinin doğal olarak çok taraflı olması ve merkezin bu taraflarla ilişkisini yazılı bir kurala bağlamamasıdır. Bilgi geldiği gibi kabul edilir, istendiği gibi verilir. Üç eksiklik bu gevşekliği kalıcı kılar.
- 01
Gelen belgenin kaynağı kaydedilmiyor
Bir raporun kim tarafından, hangi tarihte ve hangi kanaldan geldiği yazılmadığında belge klinik olarak da hukuken de dayanaksız kalır. Kaynağı yazılmayan bir sevk belgesi, hem tedavi kararını hem de sonraki rapor yazımını temelsiz bırakır. Dosyadaki her belgenin nereden geldiği ve kime gittiği izlenebilmelidir.
- 02
Paylaşım kanalı tanımlı değil
Merkez hangi bilginin hangi kanaldan gideceğini belirlemediğinde, en kolay kanal olan kişisel mesajlaşma uygulaması varsayılan hâline gelir. Bu kanalda gönderilen her belge terapistin kişisel cihazında ve bulut yedeğinde çoğalır. Merkez, kendi verisinin nerede durduğunu bilmez hâle gelir.
- 03
Üçüncü taraf talepleri için akış yok
Sigorta şirketi, işveren ve avukat talepleri farklı hukuki zeminlere oturur. Hiçbiri danışanın açık rızası olmadan otomatik olarak karşılanamaz. Yazılı bir akış olmadığında yanıt kişiye göre değişir ve merkez tutarsız davranır. Tutarsızlık, bir şikâyet başvurusunda en zayıf savunmadır.
Bu sorunun size bedeli
Her 20 belgeden 7-11’i
En azÜst sınıra kadar
Mesajlaşma uygulamasında kalıp danışan dosyasına aktarılmayan rapor ve film çıktıları.
Yılda 48-120 talep
Ayda 4-10 talep birikince.
Her simge yaklaşık 10 talepÜst sınıra kadar
Sigorta, işveren ve avukatlardan gelip yazılı akışa girmeyen bilgi istekleri.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 20 dosyadan 3-5’i
En azÜst sınıra kadar
Bulunamadığı için danışandan ya da hekimden ikinci kez istenen belgeler.
- Kişisel cihazda duran video
- Terapist başına 50-300 dosya
- Ev programı için çekilip merkezin arşivine hiç girmeyen hareket videoları.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, paylaşımı sürdürürken her paylaşımın kaynağını, kapsamını ve dayanağını kayıt altına almaktır. Gelen belge kaynağıyla kaydedilir, ev programı portale taşınır, üçüncü taraf talepleri rızaya bağlanır, salon ortamı yeniden düzenlenir ve erişim izlenir. Adımlar mevcut danışan dosyalarıyla, seans akışını bozmadan uygulanır.
- 1Adım 1 / 5Her belge alındığında
Gelen hekim raporu ve sevk belgesini kaynağıyla kaydedin
Belgeyi düzenleyen hekimi, tarihi ve geliş yolunu yazın, mesajdaki kopyayı silin.
Danışanın getirdiği her belge dosyaya kaydedilirken üç bilgi birlikte yazılır: belgeyi düzenleyen hekim veya kurum, düzenlenme tarihi ve merkeze hangi yolla ulaştığı. Sevk belgesinde istenen seans sayısı, bölge ve varsa kısıtlar ayrı alanlara çıkarılır. Böylece bu bilgiler seans planlamasında ve sonraki raporda doğrudan kullanılabilir. Belge fotoğraf olarak geldiyse okunabilirliği kontrol edilir ve gerekirse asıl nüshası istenir.
- Her belgeye düzenleyen kurum, tarih ve geliş kanalı bilgisini ekleyin
- Sevk belgesindeki seans sayısı ve bölge bilgisini ayrı alanlara çıkarın
- Dosyaya işlendikten sonra mesajlaşma uygulamasındaki kopyayı silin
- Belgeleri türüne göre sınıflandırın
Ayrıntısını okuyun
Kayıt tamamlandığında mesajlaşma uygulamasındaki kopya silinir. Merkezdeki tek asıl kopya dosyadaki olur. Belge türleri sınıflandırılır: sevk, görüntüleme raporu, ameliyat notu, laboratuvar sonucu, önceki fizyoterapi raporu. Sınıflandırma sayesinde yeni bir terapiste devirde dosya birkaç dakikada okunur hâle gelir. Ayrıca belgenin hangi seanslarda dayanak alındığı not edilir. Bu zincir, ileride bir sigorta incelemesi ya da mesleki sorumluluk tartışması çıktığında merkezin en güçlü belgesidir.
PratiVia’da: PratiVia danışan dosyasında belgeler tür, kaynak kurum ve tarih alanlarıyla kaydedilir. Sevk bilgisi seans planına bağlanır ve her belge görüntülemesi denetim izine düşer.
Danışan yönetimi - 2Adım 2 / 5Program verildiğinde: her güncellemede
Ev egzersiz programını ve videoları portale taşıyın
Ev programını danışana özel portal alanında verin, kişiye özel videoyu telefondan silin.
Ev programı, terapistin telefonundan gönderilen dağınık videolar yerine danışana özel bir portal alanında toplanır. Programda hareketin adı, tekrar ve set sayısı, sıklığı ve varsa uyarılar yazılıdır. Video her hareketin yanında durur. Danışan programı kimlik doğrulamasıyla açar, merkez ise hangi videonun ne zaman izlendiğini görebilir. Bu görünürlük hem uyumu artırır hem de “gönderdim, açmadı” tartışmasını bitirir.
- Ev programını portalde danışana özel alanda yayınlayın
- Kişiye özel çekim için ayrı izin alın ve cihazdan kopyayı silin
- Genel hareket videolarını ortak kütüphane olarak hazırlayın
- Program görüntülenme bilgisini takip için kullanın
Ayrıntısını okuyun
Danışanın hareketini çeken videolar özellikle hassastır: kişi tanınır, bazen vücudun büyük bölümü görünür. Bu nedenle çekim öncesi ayrı bir izin alınır, video merkezin arşivine yüklendikten sonra terapistin cihazından silinir ve kişisel bulut yedeğine girmesi engellenir. Genel anlatım videoları ise kişiye özel olmadığı için kütüphane olarak bir kez hazırlanır ve tüm danışanlara aynı bağlantıyla sunulur. Kişiye özel çekim ile kütüphane videosunun ayrılması, hem arşivi küçültür hem de riski azaltır.
PratiVia’da: PratiVia danışan portalinde ev egzersiz programı hareket, set ve video ile birlikte yayımlanır. Erişim kimlik doğrulamasıyla olur ve görüntülenme kaydı terapiste raporlanır.
Portal ve mesajlar - 3Adım 3 / 5Her talepte
Sigorta ve işveren taleplerini rıza ve kapsam kuralına bağlayın
Talebi yazılı alın, kimin, hangi dayanakla, neyi istediği netleşmeden yanıt vermeyin.
Sigorta şirketi, işveren, avukat ya da sevk eden kurumdan gelen bilgi talebi yazılı alınır ve üç soru yanıtlanmadan işlem yapılmaz: talebi kim istiyor, hangi hukuki dayanakla istiyor, tam olarak neyi istiyor. Telefonda hiçbir bilgi verilmez. Danışanın merkeze kayıtlı olduğu bile doğrulanmaz. Danışana talep bildirilir ve açık rızası alınır. Rıza, talebin kapsamıyla sınırlı olarak verilir ve kaydedilir.
- Telefonla bilgi vermeyi kaldırın. Yazılı talep formu kullanın
- Talebi danışana bildirip kapsamla sınırlı açık rıza alın
- Yanıtı yalnızca sorulan soruya cevap verecek biçimde üretin
- Verilen yanıtı alıcı ve tarih bilgisiyle dosyaya işleyin
Ayrıntısını okuyun
Yanıt üretilirken veri minimizasyonu esastır: “tedaviye devam ediyor mu” sorusuna tanı geçmişi ve değerlendirme ayrıntıları eklenmez, yalnızca sorunun yanıtı verilir. İş kazası ya da adli süreçle bağlantılı dosyalarda talebin dayanağı resmî bir yazıysa bu yazı kayda eklenir ve yine kapsam sınırı korunur. Poliçe kapsamındaki seans onayı için gereken bilgi ile işverenin merak ettiği bilgi birbirinden tamamen farklıdır. Merkez bu ayrımı yazılı bir şablonla kurumsallaştırır. Verilen her yanıt, tarihi ve alıcısıyla birlikte dosyaya işlenir.
PratiVia’da: PratiVia’da bilgi talepleri danışan dosyasında ayrı kayıt olarak açılır. Talep sahibi, dayanak, alınan rıza ve gönderilen belge aynı kayıtta birleşir ve sonradan değiştirilemez.
Online formlar - 4Adım 4 / 5Kurulumda bir kez. Günlük alışkanlık olarak
Salon ortamında ekran ve konuşma mahremiyetini kurun
Ekranı danışana dönük koymayın, bekleme listesinde ad soyad yerine sıra numarası kullanın.
Fizyoterapi çoğunlukla ortak bir salonda, yan yana çalışan danışanlarla yürür. Bu ortam mahremiyet açısından muayenehaneden daha zordur. Terapist ekranı danışanlara dönük olmayacak biçimde yerleştirilir, kısa süreli uzaklaşmalarda ekran kilitlenir ve otomatik kilit süresi birkaç dakikaya çekilir. Bekleme alanındaki çağrı listesi ad soyad yerine sıra numarası ya da yalnızca ad ile çalışır. Basılı seans çizelgeleri açıkta bırakılmaz.
- Terapist ekranlarını danışan görüş açısından çevirin ve otomatik kilidi kısaltın
- Çağrı listesinde tam ad yerine numara veya yalnızca ad kullanın
- Değerlendirme konuşmaları için ayrı bir alan tanımlayın
- Kuralları ekip toplantısında yazılı hâle getirin
Ayrıntısını okuyun
Değerlendirme ve ilerleme konuşmaları, mümkün olduğunca ayrı bir alanda yapılır. Ortak salonda yapılması gerekiyorsa ses tonu ve içerik buna göre ayarlanır, tanı ve kişisel yaşam ayrıntıları yüksek sesle konuşulmaz. Aynı ilke grup seanslarında da geçerlidir: bir danışanın durumu diğerlerinin önünde örnek gösterilmez. Bu düzenlemeler ekip kültürüne dayanan adımlardır ve ekip toplantısında konuşulup yazılı hâle getirilmediklerinde birkaç hafta içinde eski alışkanlığa dönülür.
PratiVia’da: PratiVia seans notu ekranı danışan bazlı açılır ve oturum zaman aşımı süresi kurum bazında ayarlanabilir. Bekleme listesi görünümünde kimlik alanları kısaltılarak gösterilebilir.
Seans notları - 5Adım 5 / 5Sürekli kayıt: aylık ve yıllık gözden geçirme
Erişim kaydını ve saklama politikasını işletin
Erişim raporunu ayda bir okuyun, ayrılan terapistin hesabını aynı gün kapatın.
Her terapist kendi hesabıyla giriş yapar ve öncelikli olarak kendi danışanlarının dosyalarına erişir. Başka bir terapistin danışanına erişim, devir ya da yerine bakma durumunda verilir ve gerekçesiyle kayda geçer. Resepsiyon randevu ve tahsilat alanlarını görür, klinik değerlendirme ve belge arşivini görmez. Ortak hesap kullanımı tamamen kaldırılır, çünkü ortak hesap denetim kaydını işlevsiz bırakır ve ayrılan personelin erişimini kapatmayı imkânsız kılar.
- Her terapiste ayrı hesap açın. Ortak hesabı kaldırın
- Başka terapistin danışanına erişimi gerekçeli ve kayıtlı yapın
- Aylık erişim raporunu okuyup olağandışı hareketleri değerlendirin
- Yıllık saklama gözden geçirmesini takvime bağlayın
Ayrıntısını okuyun
Aylık olarak erişim raporu okunur: mesai dışı girişler, kendi danışanı olmayan dosyalara erişimler ve toplu belge indirmeleri gözden geçirilir. Yılda bir kez saklama politikası çalıştırılır. Süresi dolan kayıtlar arşive alınır, kişisel veriler gerekmedikçe ayrıştırılır ancak mali kayıtlar ve mesleki sorumluluk için gerekli belgeler korunur. Terapist ayrıldığında erişimi aynı gün kapatılır ve devrettiği danışan listesi yazılı olarak teslim edilir. Böylece merkez büyüdükçe kontrol gevşemek yerine kurumsallaşır.
PratiVia’da: PratiVia rol ve izin matrisi terapist bazlı dosya erişimi tanımlar. Denetim izi değiştirilemez biçimde tutulur ve saklama politikası süresi dolan kayıtları gözden geçirme listesine taşır.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia fizyoterapi merkezinde veriyi akışın içinde tutar: gelen belge kaynağıyla kaydedilir, ev programı portale taşınır, her bilgi talebi dayanağıyla birlikte dosyada durur ve erişimler silinemez bir izde birikir.
Kaynaklı belge arşivi
Hekim raporu, görüntüleme sonucu ve sevk belgesi düzenleyen kurum, tarih ve geliş kanalıyla birlikte dosyaya bağlanır. Seans planı bu bilgiden beslenir.
Danışan yönetimiPortalde kontrollü ev programı
Egzersiz programı ve videolar danışana özel alanda yayımlanır. Erişim kimlik doğrulamasıyla olur, görüntülenme terapiste raporlanır.
Portal ve mesajlarDayanaklı bilgi talebi kaydı
Sigorta ve işveren talepleri ayrı kayıt olarak açılır. Talep, alınan rıza ve gönderilen yanıt aynı yerde birleşir ve sonradan değiştirilemez.
Online formlarTerapist bazlı erişim ve denetim izi
Her terapist kendi danışanının dosyasını görür. Başka dosyaya erişim gerekçeli kaydedilir ve aylık erişim raporunda listelenir.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Düzenin oturduğu, belge aramanın kısalmasından ve taleplerin tek biçimde yanıtlanmasından anlaşılır. Aşağıdaki dört gösterge ilk ay taban değerini verir, üçüncü ayda ise kalıcı bir eğilim gösterir.
Dosyaya işlenmiş gelen belge oranı
%95 ve üzeri
Merkeze ulaşan belgelerden kaynak bilgisiyle dosyaya kaydedilenlerin payı
Portalden verilen ev programı oranı
%90 ve üzeri
Verilen ev programları içinde portalde yayımlananların payı
Yazılı akıştan geçen bilgi talebi
%100
Gelen üçüncü taraf taleplerinden form ve rıza kaydı oluşturulanların payı
Kişisel cihazda kalan klinik dosya
Sıfır
Terapist cihazlarında kalan danışan videosu ve belge sayımı
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Belge türlerini tanımlayın. Gelen rapor ve sevk belgelerini kaynak bilgisiyle kaydetme kuralını uygulamaya alın.
Belge sınıflandırması ve kaynaklı kayıt kuralı devrede
2. hafta
Genel hareket videosu kütüphanesini hazırlayın. Ev programlarını portalde yayımlamaya başlayın ve cihazlardaki eski videoları arşive aktarın.
Ev programı portalde, kişisel cihazlar temizlendi
3. hafta
Bilgi talebi formunu ve rıza akışını kurun. Telefonla bilgi vermeme kuralını ekibe duyurun ve yanıt şablonlarını hazırlayın.
Tek biçimli talep akışı ve kapsam sınırlı yanıt şablonları hazır
4. hafta
Salon mahremiyeti düzenlemelerini uygulayın, terapist hesaplarını ayırın ve ilk aylık erişim raporunu okuyun.
Kişiye özel hesaplar aktif, ilk erişim raporu değerlendirildi
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Danışanın getirdiği hekim raporunu saklamak zorunda mıyım?
Evet, çünkü uyguladığınız programın dayanağı büyük ölçüde o belgedir ve mesleki sorumluluk bakımından dayanağın gösterilebilir olması gerekir. Belge dosyaya kaynak kurumu ve tarihiyle birlikte kaydedilir. Asıl nüsha danışanda kalabilir, merkezde okunabilir bir kopya bulunur. Saklama süresi klinik kayıtlarla aynı politikaya tabidir. Belgenin nerede durduğunun bilinmesi, aranmasının kolaylaşması kadar hukuki açıdan da önemlidir.
Egzersiz videolarını WhatsApp yerine neden portalde tutmalıyım?
Mesajlaşma uygulamasına düşen video terapistin cihazında, danışanın cihazında ve otomatik bulut yedeklerinde çoğalır. Merkez bu kopyaların hiçbirini yönetemez ve terapist ayrıldığında videolar onunla birlikte gider. Portalde ise video merkezin arşivindedir, erişim kimlik doğrulamasıyla olur, görüntülenme kaydı tutulur ve program güncellendiğinde eski sürüm karışıklık yaratmaz. Ayrıca danışan tüm hareketlerini tek yerde, sıralı biçimde görür.
İşveren çalışanının seanslara gelip gelmediğini sorabilir mi?
Sorabilir ama merkez bu soruyu danışanın açık rızası olmadan yanıtlayamaz. Kişinin merkeze başvurduğunu doğrulamak bile sağlık verisi açıklaması anlamına gelir. Talep yazılı alınır, danışana bildirilir ve rıza verilirse yalnızca devam durumu bildirilir. Tanı, değerlendirme ve seans içeriği paylaşılmaz. İş kazası kaynaklı süreçlerde resmî bir yazı varsa dayanak kayda eklenir. Rıza yoksa talep gerekçeli olarak yazılı biçimde reddedilir.
Ortak salonda mahremiyet gerçekten sağlanabilir mi?
Tam bir izolasyon mümkün değildir ama maruziyeti belirgin biçimde azaltmak mümkündür. Ekran yönü, otomatik kilit süresi, çağrı listesindeki isim biçimi ve konuşma alanı seçimi hiçbir maliyeti olmayan düzenlemelerdir. Değerlendirme konuşmasını ayrı bir alana taşımak, çoğu merkezde tek başına en büyük farkı yaratır. Kalan riskler danışana açıkça anlatıldığında ise beklenti yönetilmiş olur ve güven artar.
Küçük bir merkezde ayrı hesap ve erişim kaydı zahmetli değil mi?
Kurulumu birkaç dakikadır ve günlük kullanımda hiçbir ek yük getirmez. Her terapist zaten bir kullanıcıyla giriş yapmaktadır, tek fark hesabın paylaşılmamasıdır. Kazanç ise büyüktür: bir belge kim tarafından indirildi sorusu yanıtlanabilir, ayrılan personelin erişimi tek işlemle kapanır ve danışanın erişim sorusuna kayıtla cevap verilir. Ortak hesap kullanan bir merkezde bunların hiçbiri mümkün değildir.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
