Psikiyatrik kayıt, sağlık verisi içinde bile ayrı bir yerde durur: tanı, hastanın iş hayatını, velayet davasını, sigorta poliçesini ve aile içindeki konumunu etkileyebilecek bir bilgidir. Bu yüzden muayenehanede “dosya kilitli mi” sorusu yetmez. Sorulması gereken, aynı yazılımı kullanan sekreterin, muhasebecinin, ortak hekimin ve hastanın kendisinin dosyanın hangi bölümünü görebildiğidir. Pek çok muayenehanede yetki ayrımı hiç kurulmadığı için sekreter randevu alırken tanıyı da görür, rapor talebi telefonda cevaplanır ve hastanın annesi kapıda bilgi ister. Bu pratik, notu klinik özet ile ayrıntılı görüşme kaydı olarak katmanlara ayırır, her role yalnızca işini yapacak kadar alan açar, aydınlatma ve açık rızayı veri kategorisi bazında toplar, üçüncü kişi taleplerini tek bir yazılı kapıdan geçirir ve tüm erişimleri değiştirilemez bir kayıt altına alır.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Mahremiyet sorunları çoğunlukla tanımsızlıktan doğar: kimsenin yetkisi yazılı olmadığı için herkes her şeyi görür ve talepler o anki iyi niyetle yanıtlanır. Sorun ancak bir şikâyet, bir dava ya da bir aile krizi çıktığında görünür hâle gelir.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Telefonda hiçbir bilgi verilmez, hastanın kayıtlı olup olmadığı bile. Aileden, işverenden ya da sigortadan gelen talep yazılı alınır ve kapsamıyla sınırlı yanıtlanır.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Kök neden, mahremiyetin bir davranış kuralı sayılıp sistem ayarı hâline getirilmemesidir. Hekim “biz zaten anlatmayız” der. Oysa mevzuat, erişimin teknik olarak sınırlandırılmasını ve bunun kanıtlanabilmesini ister. Üç yapısal eksik bunu engeller.
- 01
Not tek parça tutuluyor
Görüşmenin ayrıntısı, hastanın aktardığı üçüncü kişi bilgileri ve hekimin formülasyonu aynı alanda yazıldığında, paylaşılması gereken en küçük bilgi bile tüm gövdeyi dışarı taşır. Notu klinik özet ve ayrıntılı kayıt olarak ayırmak, paylaşımı kapsamla sınırlamanın tek pratik yoludur. Tek parça not, veri minimizasyonunu baştan imkânsız kılar.
- 02
Rol tanımı yazılı değil
Muayenehanede sekreterin, muhasebecinin ve varsa ikinci hekimin hangi alanı görebileceği yazılı bir matris olarak durmaz. Yazılı olmayan yetki, yazılımda da kurulamaz. Kurulamayan yetki denetlenemez. Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun ihlal incelemelerinde ilk sorduğu belge de budur.
- 03
Rıza kategori bazında toplanmıyor
Tek bir kâğıtta alınan genel onam, tedaviye onam ile veri paylaşımına açık rızayı birbirine karıştırır. Özel nitelikli veri için KVKK açık rıza ya da kanunda sayılan bir istisna arar. “Hastanın haberi vardı” savunması burada yetersiz kalır. Kategori bazında toplanmayan rıza, talep anında dayanaksız bırakır.
Bu sorunun size bedeli
Yılda 36-96 talep
Ayda 3-8 talep birikince.
Her simge yaklaşık 5 talepÜst sınıra kadar
Aile, işveren, sigorta ve avukatlardan gelen, yazılı akışı olmayan bilgi istekleri.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
Her 10 kullanıcıdan 4-6’sı
En azÜst sınıra kadar
Klinik not gövdesine erişimi olan ama işi için bu erişime ihtiyaç duymayan hesaplar.
Yılda 1-3 olay
Her simge 1 olayÜst sınıra kadar
Hastanın “dosyamı kim gördü” sorusuna kayıt olmadığı için yanıt verilemeyen durumlar.Kaba hesap: yılda 48 çalışma haftası, haftada 5 gün ve günde 8 saat varsayıldı.
- Kapsam dışı paylaşılan sayfa
- Rapor başına 4-12 sayfa
- Talep edilen bilginin ötesinde, dosyanın tamamı verildiği için dışarı çıkan sayfa sayısı.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Amaç, hekimin not tutma alışkanlığına dokunmadan notun kimlere ne kadar açılacağını önceden karara bağlamaktır. Önce not katmanlanır, sonra roller matrise oturur, ardından rıza kategori bazında toplanır, üçüncü kişi talepleri tek kapıya alınır ve her erişim denetim iziyle kayda alınır. Beş adım mevcut hasta dosyalarıyla, yeni yazılım almadan uygulanabilir.
- 1Adım 1 / 5Kurulumda bir kez. Her görüşme kaydında uygulanır
Seans notunu iki katmana ayırın
Notu paylaşılabilir klinik özet ve yalnız hekimin gördüğü ayrıntılı kayıt olarak ayırın.
Her görüşme kaydı iki alandan oluşur. Birinci alan klinik özettir: başvuru nedeni, güncel durum değerlendirmesi, tanı, uygulanan tedavi ve ilaç düzeni, bir sonraki kontrol tarihi. Bu alan rapor üretiminde, hekimler arası devirde ve gerektiğinde hastanın kendi talebinde kullanılabilecek dildedir. İkinci alan ayrıntılı görüşme kaydıdır: hastanın anlattığı yaşam olayları, aile içi çatışmalar, üçüncü kişilere ait bilgiler ve hekimin çalışma hipotezleri burada durur ve muayenehane dışına prensip olarak çıkmaz.
- Not şablonunu klinik özet ve ayrıntılı kayıt olarak ikiye bölün
- Rapor ve belge şablonlarının yalnızca klinik özetten beslenmesini sağlayın
- Üçüncü kişilere ait anlatımları yalnızca ayrıntılı alana yazma kuralını yazılı hâle getirin
Ayrıntısını okuyun
Ayrım yapılırken en zor kısım, ayrıntılı alana geçen üçüncü kişi bilgisidir. Hastanın eşi ya da çocuğu hakkında aktardıkları o kişilerin de kişisel verisidir ve rapor çıktısında asla yer almamalıdır. Katmanlı yapıda rapor şablonu yalnızca klinik özet alanından beslenir, böylece “ne paylaşacağım” kararı her seferinde yeniden verilmek zorunda kalmaz. Hekim iki alanı aynı ekranda görür. Ayrım okuma kolaylığını bozmaz, yalnızca dışarı açılan yüzeyi daraltır.
PratiVia’da: PratiVia’da seans notu şablonu katmanlı alanlar tanımlamaya izin verir. Dışa aktarım ve rapor şablonları yalnızca paylaşılabilir işaretli alanları çeker, ayrıntılı kayıt çıktıya girmez.
Seans notları - 2Adım 2 / 5Kurulumda bir kez. Personel değişiminde güncellenir
Rol bazlı erişim matrisini yazın ve sisteme kurun
Her rolün göreceği alanı tek sayfaya yazın, ortak hesap kullanmayın.
Muayenehanedeki her rol için hangi veri alanına erişebileceği tek sayfalık bir tabloya yazılır. Sekreter hastanın adını, iletişim bilgisini, randevu saatini ve ödeme durumunu görür. Tanıyı, ilacı ve not gövdesini görmez. Muhasebe yalnızca fatura ve tahsilat alanlarına, isteğe bağlı olarak hizmet adına anonim bir kod üzerinden erişir. İkinci hekim yalnızca kendi takip ettiği hastaların dosyasını açar. Ortak hasta devrinde erişim hekimin talebiyle ve kayıt altında verilir.
- Rol × veri alanı matrisini tek sayfada yazın ve duvara asılabilir hâle getirin
- Her personele ayrı kullanıcı açın. Ortak hesap kullanımını tamamen kaldırın
- Ayrılış gününde erişim kapatma adımını personel çıkış listesine ekleyin
- Matrisi altı ayda bir gözden geçirip güncelleyin
Ayrıntısını okuyun
Matris yazıldıktan sonra yazılımda karşılığı kurulur ve hiçbir hesap paylaşılmaz: her personelin kendi kullanıcısı, kendi parolası ve mümkünse iki adımlı doğrulaması olur. Ortak kullanılan bir hesap, denetim izini anlamsız kılar çünkü kaydı kimin açtığı belirlenemez. Matris altı ayda bir gözden geçirilir. Ayrılan personelin erişimi ayrılış günü kapatılır ve bu işlem kontrol listesine bağlanır. Böylece mahremiyet, kişilerin dikkatiyle birlikte sistemin ayarıyla da korunur.
PratiVia’da: PratiVia rol ve izin matrisi alan bazında yetki tanımlar. Sekreter rolü klinik not gövdesini göremez, kullanıcı pasifleştirildiğinde oturumları anında sonlanır ve erişimi tamamen kapanır.
Ekip ve roller - 3Adım 3 / 5İlk görüşmede: kapsam değiştiğinde yenilenir
Aydınlatma ve açık rızayı kategori bazında toplayın
Rızayı tedavi, kayıt, aktarım ve rapor için ayrı ayrı alın, dayanağını da yazın.
İlk görüşmeden önce hastaya aydınlatma metni gösterilir: hangi verinin hangi amaçla işlendiği, kimlere hangi hâllerde aktarılabileceği, saklama süresi ve hastanın hakları sade bir dille anlatılır. Ardından açık rıza kategori kategori alınır: tedavi sürecinin yürütülmesi, kurum içi kayıt tutma, belirli bir hekime bilgi aktarımı, sigorta ya da işverene rapor verilmesi ayrı ayrı işaretlenir. Hasta bir kategoriye rıza vermeyebilir ve bu, tedaviyi engellemez.
- Aydınlatma metnini ilk görüşme öncesine, form akışının başına koyun
- Açık rızayı amaç kategorilerine bölün ve her birini ayrı işaretlenebilir yapın
- Rıza kaydına işlemenin hukuki dayanağını da yazın
- Rızanın geri alınma yolunu ve tarihini kayıt altına alın
Ayrıntısını okuyun
Özel nitelikli verinin işlenmesinde açık rıza tek dayanak değildir, kanunda sayılan hâller ve sır saklama yükümlülüğü altındaki sağlık personelince işleme gibi istisnalar vardır. Bu nedenle rıza kaydına onayla birlikte işlemenin dayanağı da yazılır. Rıza her zaman geri alınabilir olmalı ve geri alma tarihi kayda geçmelidir. Geri alınan rıza, o tarihten sonraki paylaşımları durdurur ama geçmişte hukuka uygun yapılmış işlemleri geçersiz kılmaz. Tüm bu hareketler tek bir onam günlüğünde toplanır.
PratiVia’da: PratiVia onam günlüğü rızayı amaç bazında, sürüm numarasıyla ve zaman damgasıyla saklar. Geri alma işlemi aynı günlüğe düşer ve kayıt sonradan değiştirilemez.
Online formlar - 4Adım 4 / 5Her talepte: istisnasız
Üçüncü kişi taleplerini tek yazılı kapıdan geçirin
Talebi yazılı alın, kimliği ve dayanağı belgeleyin, yalnız sorulan soruyu yanıtlayın.
Aile üyesi, işveren, sigorta şirketi, avukat ya da adli merciden gelen her bilgi talebi aynı akıştan geçer. Telefonda hiçbir bilgi verilmez, hastanın muayenehaneye kayıtlı olup olmadığı bile doğrulanmaz, çünkü kayıtlı olduğunu söylemek başlı başına bir veri açıklamasıdır. Talep yazılı alınır, talep edenin kimliği ve hukuki dayanağı belgelenir, talebin kapsamı netleştirilir ve hastanın açık rızası aranır. Adli merci talebinde dayanak yazının kendisi kayda eklenir.
- Telefonla bilgi vermeyi tamamen yasaklayın. Yazılı talep formunu standartlaştırın
- Her talepte kimlik, hukuki dayanak ve kapsamı belgeleyin
- Yanıtı talebin kapsamıyla sınırlayın. Dosyanın tamamını asla vermeyin
- Verilen yanıtı kime ve hangi dayanakla verildiğiyle birlikte dosyaya işleyin
Ayrıntısını okuyun
Rıza alınan durumda yanıt, talebin kapsamıyla sınırlı üretilir: “çalışabilir durumda mıdır” sorusuna yalnızca sorunun yanıtı verilir, tanı ve görüşme içeriği paylaşılmaz. Reşit olmayan hastada veli yetkisi ile ergenin mahremiyeti arasındaki denge ayrıca değerlendirilir. Velinin bilgi hakkı vardır ama görüşme ayrıntısının tamamına erişim çoğu durumda tedaviyi bozar. Verilen her yanıt, kime, hangi tarihte, hangi kapsamda ve hangi dayanakla verildiğiyle birlikte hasta dosyasına işlenir. Bu kayıt, sonradan çıkabilecek bir tartışmada muayenehanenin tek savunmasıdır.
PratiVia’da: PratiVia hasta dosyasında veri talebi kaydı açılır. Talep sahibi, dayanak, kapsam ve yanıt belgesi aynı kayda bağlanır ve zaman damgalı olarak dosya geçmişinde kalıcı biçimde görünür.
Danışan yönetimi - 5Adım 5 / 5Sürekli kayıt: aylık gözden geçirme
Erişimi denetim iziyle izleyin ve düzenli okuyun
Ayda bir erişim raporunda mesai dışı açılışa ve toplu indirmeye bakın.
Hasta kaydının açılması, not görüntülenmesi, belge indirilmesi ve rapor üretilmesi gibi işlemler kullanıcı, tarih ve saat bilgisiyle değiştirilemez bir kayda düşer. Bu kayıt güvenlik önlemi olmasının yanında, hastanın kendi verisine kimlerin eriştiğini öğrenme hakkının karşılığıdır. Kaydın silinemez olması kritiktir. Silinebilen bir erişim günlüğü, denetim değeri taşımaz ve ihlal incelemesinde işe yaramaz.
- Kayıt açma, not görüntüleme ve belge indirme işlemlerini denetim izine alın
- Aylık erişim raporunu okuyun. Mesai dışı ve toplu indirme hareketlerine bakın
- Olağandışı erişimi kişiyle görüşüp sonucu yazılı kaydedin
- Yılda bir saklama süresi gözden geçirmesi yapın
Ayrıntısını okuyun
Ayda bir kez hekim ya da klinik yöneticisi erişim raporunu okur ve birkaç soruya bakar: mesai dışı erişim var mı, bir kullanıcı takip etmediği hastaların dosyalarını açmış mı, toplu belge indirme olmuş mu. Olağandışı bir hareket görülürse kişiyle konuşulur ve sonuç yazılır. Ayrıca yılda bir kez saklama süresi gözden geçirilir: mevzuatın öngördüğü süreyi dolduran kayıtlar arşive alınır, silinmesi gerekenler kalıcı olarak silinmek yerine anonimleştirilir. Mali ve mesleki saklama yükümlülükleri korunur. Böylece mahremiyet her yıl yeniden gözden geçirilen, işleyen bir döngüye kavuşur.
PratiVia’da: PratiVia denetim izi kayıtları değiştirilemez biçimde saklar. Kullanıcı bazlı erişim raporu mesai dışı ve toplu indirme hareketlerini ayrı başlıkta gösterir ve yönetici ekranından filtrelenebilir.
Raporlar
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
PratiVia mahremiyeti hekimin o günkü dikkatine bırakmaz, sistemin varsayılan davranışı hâline getirir: not katmanlı tutulur, yetki alan bazında verilir, rıza sürüm numarasıyla saklanır ve her erişim değiştirilemez bir izde birikir.
Alan bazlı rol ve izin matrisi
Sekreter, muhasebe ve hekim rolleri aynı hasta kartının farklı alanlarını görür. Klinik not gövdesi yalnızca yetkili hekimde açılır ve yetki değişikliği kayda geçer.
Ekip ve rollerKatmanlı not ve kapsamlı dışa aktarım
Seans notu paylaşılabilir özet ile ayrıntılı kayıt olarak ayrılır. Rapor ve belge çıktıları yalnızca paylaşılabilir alanlardan üretilir.
Seans notlarıSürümlü onam günlüğü
Aydınlatma metni ve açık rıza amaç bazında, sürüm ve zaman damgasıyla saklanır. Geri alma işlemi aynı günlükte iz bırakır.
Online formlarDeğiştirilemez denetim izi ve erişim raporu
Kayıt açma, not okuma ve belge indirme işlemleri silinemez biçimde kaydedilir. Aylık erişim raporunda olağandışı bir hareket hemen göze çarpar.
Raporlar
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Mahremiyetin gerçekten kurulduğu, olay yaşanmamasından çok ölçülebilir göstergelerin yerine oturmasından anlaşılır. Aşağıdaki dört gösterge ilk ayda taban değerini, üçüncü ayda ise eğilimini verir ve gözden geçirmeyi kolaylaştırır.
Not gövdesine erişimi olan kullanıcı oranı
Yalnızca hekim rolleri
Aktif kullanıcılar içinde klinik not okuma yetkisi bulunanların payı
Yazılı akıştan geçen talep oranı
%100
Gelen üçüncü kişi taleplerinden form ve dayanak kaydı oluşturulanların payı
Kategori bazlı rıza kaydı olan hasta
%95 ve üzeri
Aktif hastalar içinde amaç bazında rıza kaydı bulunanların payı
Aylık erişim raporu okuma
Ayda 1 kez, aksatmadan
Raporun açıldığı ve bulguların yazıldığı tarihlerin sayımı
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Not şablonunu klinik özet ve ayrıntılı kayıt olarak bölün. Rapor şablonlarını yalnızca özetten besleyecek biçimde yeniden düzenleyin.
Katmanlı not şablonu ve kapsamla sınırlı rapor çıktısı hazır
2. hafta
Rol × veri alanı matrisini yazın, yazılımda kurun, ortak hesapları kapatın ve her personele ayrı kullanıcı açın.
Yazılı yetki matrisi ve kişiye özel hesaplar devrede
3. hafta
Aydınlatma metnini ve amaç bazlı rıza formunu yayına alın. Üçüncü kişi talep formunu ve telefonda bilgi vermeme kuralını personele duyurun.
Onam günlüğü işler durumda, talep akışı tek kapıya bağlandı
4. hafta
Denetim izini açın, ilk aylık erişim raporunu okuyun ve saklama süresi gözden geçirmesi için takvim kaydı oluşturun.
İlk erişim raporu okundu, yıllık gözden geçirme takvime girdi
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
Sekreterin tanıyı görmemesi randevu işini zorlaştırmaz mı?
Hayır. Randevu almak için gereken bilgi hastanın adı, iletişim bilgisi, görüşme tipi ve süresidir. Tanı bunların hiçbirine dahil değildir. Görüşme tipi “ilaç kontrolü” ya da “terapi seansı” gibi süreyi belirleyen nötr bir etiketle tanımlandığında sekreter takvimi sorunsuz yönetir. Tanının görünmemesi işi zorlaştırmaz, yalnızca gereksiz bir maruziyeti ortadan kaldırır ve hastanın bekleme odasındaki tedirginliğini azaltır.
Hastanın eşi tedaviye katkıda bulunmak istiyorsa bilgi verebilir miyim?
Ancak hastanın açık rızasıyla ve rızanın kapsadığı ölçüde. Uygulamada en sağlıklı yol, hastayla birlikte hangi bilginin kime aktarılabileceğini baştan konuşmak ve bunu rıza kaydına yazmaktır. Eşin tedaviye katkısı çoğu zaman ortak bir görüşmeye katılmasıyla sağlanır. Bu görüşme ayrı bir kayıt olarak tutulur. Rıza yoksa, iyi niyetli bir paylaşım bile hukuka aykırıdır ve terapötik ilişkiyi kalıcı biçimde zedeler.
İşveren çalışanının tedavi gördüğünü öğrenmek istiyor, ne yapmalıyım?
İşverene hastanın muayenehaneye başvurup başvurmadığı dahi doğrulanmaz. Bu doğrulamanın kendisi özel nitelikli bir verinin açıklanmasıdır. Talep yazılı alınır, hastaya bildirilir ve ancak hastanın açık rızasıyla, yalnızca sorulan soruya yanıt verecek kapsamda bir belge üretilir. Çalışma durumuna ilişkin değerlendirme tanı ve görüşme içeriği paylaşılmadan da yazılabilir. Rıza yoksa talep gerekçesiyle birlikte yazılı olarak reddedilir ve ret kararı dosyaya işlenir.
Hasta kendi dosyasının tamamını isterse vermek zorunda mıyım?
Hastanın kendi verisine erişim hakkı vardır ve bu hak ciddiye alınmalıdır. Ancak dosyada hastanın anlattığı üçüncü kişilere ait bilgiler de bulunabilir ve bunların çıkarılması gerekir. Uygulamada klinik özet katmanı eksiksiz verilir, ayrıntılı kayıttan üçüncü kişi verileri ayıklanır. Hekimin formülasyon notlarının paylaşımı klinik açıdan değerlendirilir ve gerekçe yazılır. Talep ve yanıt, tarihiyle birlikte dosyaya kaydedilir.
Küçük bir muayenehanede bu kadar yapı kurmak gereksiz değil mi?
Tam tersine, küçük muayenehanede risk daha yoğundur: tek bir sekreterin tüm dosyalara erişimi vardır, denetim izi tutulmaz ve bir ihlalde sorumluluk doğrudan hekimdedir. Kurulum tek seferlik birkaç saatlik iştir: not şablonunu bölmek, üç rol tanımlamak ve bir talep formu hazırlamak. Buna karşılık tek bir şikâyet başvurusu, hem idari para cezası hem de itibar kaybı anlamına gelir. Ölçek küçüldükçe yapının maliyeti azalır, yokluğunun bedeli artar.
Son güncelleme: 19 Eylül 2026.
