Bir hekime “geçen yıl kaç hipertansiyon hastası takip ettiniz” diye sorulduğunda verilen cevap genellikle bir tahmindir. Hekim bu sayıyı aslında bilir, ama tanı kayıtta aranabilir biçimde durmadığı için cevabı ancak tahminle verebilir. ICD tanı kodları özel muayenehanede nasıl düzenli kullanılır sorusunun pratik cevabı, kliniğin gerçekten gördüğü kırk tanıyı listelemekten geçer. Bu pratik, kodlamayı bir bürokrasi işi olmaktan çıkarıp muayene akışının doğal parçası hâline getiren adımları anlatır ve kodun neyi mümkün kıldığını gösterir.
01Tanıdık geliyor mu?
Bu durumlar sizde de oluyor mu?
Tanı kodlamasının eksikliği gündelik muayeneyi aksatmaz. Bu yüzden yıllarca fark edilmez. Etkisi, klinik belirli hasta gruplarına bir bütün olarak bakmak istediğinde ortaya çıkar. Aşağıdaki dört durum bu eksikliğin klinikteki görünen yüzüdür.
Sizde olanları işaretleyin.
En az ikisi tanıdık geliyorsa bu sayfa sizin için yazıldı. Hiçbiri değilse, benzer sorunlar sayfanın sonunda.
Tüm kataloğu bırakın, kliniğin gördüğü otuz-kırk tanıyı listeleyin. Hekim adı seçer, sistem kodu saklar, not tanısız kapanmaz.
02Neden oluyor?
Sorunun asıl kaynağı
Özel muayenehanede kodlamanın yerleşmemesinin nedeni, kodun zorunlu kılınmamasıdır. SGK ile çalışmayan bir muayenehane kod girmeden de faturasını keser, reçetesini yazar. Bu yüzden kodlama, kliniğin kendi kararı olarak kurulmadıkça hiç kurulmaz.
- 01
Dış zorunluluk yoksa iç kural gerekir
Hastanede kodlama faturalama sürecinin parçasıdır. Kod girilmeden işlem ilerlemez. Özel muayenehanede böyle bir kapı yoktur, dolayısıyla kodlama tamamen hekimin isteğine kalır. İstek, yoğun bir günde ilk vazgeçilen şeydir. Kalıcı çözüm, kodu muayenenin sonlanma koşullarından biri hâline getirmek ve bunu kurumun kendi kuralı olarak yazmaktır.
- 02
Katalog büyüklüğü caydırıcıdır
ICD sınıflandırması on binlerce kod içerir ve bu kalabalık, hekimi başlamadan yıldırır. Oysa bir genel tıp muayenehanesinde vakaların büyük bölümü kırkı geçmeyen bir tanı kümesinde toplanır. Katalogun tamamına bakmak yerine kliniğin kendi kısa listesini çıkarmak, kodlamayı bir arama işi olmaktan çıkarıp iki tıklık bir seçime indirir.
- 03
Kod serbest metnin içinde kaybolur
Bazı klinikler kodu not metninin içine yazarak sorunu çözdüğünü düşünür. Ancak metin içine yazılan kod filtrelenemez. Yazım hatası, boşluk farkı ya da parantez kullanımı aramayı bozar. Kodun değeri, ayrı bir alanda ve seçilebilir bir listeden gelmesindedir. Aksi hâlde kodlama emeği harcanır ama karşılığı alınamaz.
Bu sorunun size bedeli
Her 20 muayeneden 19’u
En az
Hedef: ikinci ayın sonunda tanısı işaretlenmiş muayenelerin payı.
Her 10 muayeneden 1’i
En az
Üst sınır: "diğer" seçimi bunu aşarsa kısa listeyi genişletin.
- Hasta grubu listeleme
- Liste başına 1-3 saat
- Kod olmadığında notları elle tarayarak liste çıkarma süresi.
- Aynı tanının yazım çeşidi
- Tanı başına 3-6 varyant
- Serbest metinde biriken farklı yazımların tipik sayısı.
- Belge hazırlama süresi
- Belge başına 5-10 dakika
- Tanının resmi karşılığını her seferinde yeniden arama.
- Analiz edilebilir tanı verisi
- Neredeyse yok
- Kodsuz kayıtlar klinik profil raporu üretmez.
03Adım adım çözüm
Bugünden başlayabileceğiniz adımlar
Kodlamayı kliniğe sokmanın yolu, hekimin kısa bir listeden seçim yapmasını olabildiğince kolaylaştırmaktır. Aşağıdaki altı adım bu ilkeye dayanır: önce kısa liste, sonra alanın yapısı, en sonda listenin bakımı ve raporla buluşması. İlk üç adım bir haftada tamamlanabilir.
- 1Adım 1 / 6Kurulumda bir kez, yılda bir güncelleme
Kliniğin kendi kısa listesini çıkarın
Son altı ayın en sık tanılarını hekimlerle birlikte, kodu ve Türkçe adıyla yazın.
Son altı ayın hasta kayıtlarına bakıp en sık gördüğünüz tanıları sıralayın. Genel tıpta bu liste genellikle otuz ile kırk arasında bir sayıda toplanır ve vakaların büyük çoğunluğunu karşılar. Listeyi hekimlerin birlikte hazırlaması önemlidir. Bir kişinin hazırladığı liste, diğerinin sık gördüğü tanıyı atlar ve o kişi listeyi kullanmayı bırakır.
- Son 6 ayın kayıtlarından en sık 40 tanıyı çıkarın
- Her tanı için kod ve Türkçe karşılığı birlikte yazın
- Listeyi tüm hekimlerin katılımıyla onaylayın
Ayrıntısını okuyun
Her satıra tanının kodunu ve klinikte kullanılan Türkçe karşılığını birlikte yazın. Hekim tanıyı çoğu zaman Türkçe adıyla arar. Sistem ise kodu saklar. Bu ikili yapı, kodlamayı öğrenme yükü olmaktan çıkarır. Listede olmayan bir tanı çıktığında ise “diğer” seçeneği ve serbest metin alanı devreye girer.
PratiVia’da: PratiVia hazır bir ICD kataloğu göndermez. Kliniğin kısa listesi form oluşturucuyla not türünün içinde seçim listesi olarak tanımlanır ve tüm hekimler aynı listeyi kullanır.
Seans notları - 2Adım 2 / 6Her muayenede
Tanıyı ayrı ve seçilebilir alan yapın
Muayene gerekçesini birincil işaretleyin, kronik tanı dosyanın kalıcı alanında dursun.
Kodu değerli kılan, sonradan filtrelenebilmesidir. Bu yüzden tanı, notun serbest metninden ayrı bir alanda tutulmalı ve o alan listeden seçilerek doldurulmalıdır. Seçim listesi hem yazım farkını ortadan kaldırır hem de hekimin süre kaybını iki tıka indirir. Aranabilirlik, kodlamanın tek gerçek getirisidir. Onu sağlamayan her düzen boşa emektir.
- Tanı alanını serbest metinden ayırın, seçim listesine bağlayın
- Birincil tanı ile eşlik eden kronik tanıları ayrı tutun
- Listede olmayan durumlar için “diğer” seçeneği bırakın
Ayrıntısını okuyun
Alanın çoklu seçime izin vermesi gerekir, çünkü aynı hastada birden fazla kronik tanı bulunması olağandır. Buna karşılık bir muayenede beş tanı işaretlemek genellikle karmaşayı artırır. Pratik kural şudur: o muayenenin gerekçesi olan tanı birincil olarak işaretlenir, eşlik eden kronik tanılar hasta dosyasının kalıcı alanında durur. Bu ayrım kurulmadığında kronik hasta listeleri şişer ve hangi hastanın gerçekten o nedenle geldiği anlaşılamaz.
PratiVia’da: Not türü tanımında tanı alanını seçim listesi olarak kurabilir, zorunlu yapabilirsiniz. Hastanın kalıcı kronik tanıları ise hasta profilinde ayrıca tutulur ve her muayenede tekrar girilmez.
Danışan yönetimi - 3Adım 3 / 6Her muayenede
Kodu muayenenin kapanış koşuluna bağlayın
Tanı seçilmeden not kapanmasın, belirsiz tanı için ayrı bir seçenek bulunsun.
Özel muayenehanede kodlamanın önündeki asıl engel unutulmasıdır. Çözüm akışın içindedir: tanı alanı doldurulmadan not kapanmıyorsa, kodlama iki hafta içinde alışkanlığa döner. Uyarı mesajıyla çözülmeye çalışılan her kural, üçüncü haftada görmezden gelinir. İnsanı disipline eden şey, akışın o adımı atlamaya izin vermemesidir.
- Tanı alanını zorunlu hâle getirin, uyarı ile yetinmeyin
- Belirsiz tanı için ayrı bir seçenek tanımlayın
- Belirsiz işaretli kayıtları haftada bir gözden geçirin
Ayrıntısını okuyun
Bu zorunluluğun bir istisnası olmalıdır. Tanının henüz netleşmediği ilk başvurularda hekimi yanlış kod seçmeye zorlamak, veriyi kirletir ve kirlenen veri hiçbir raporu düzeltmez. “Tanı belirsiz, tetkik sonrası netleşecek” anlamında bir seçenek listede bulunmalı. Bu kayıtlar sonradan gözden geçirilecek liste olarak izlenmelidir. Tetkik sonucu geldiğinde tanı netleştirilir ve kayıt kapanır. Böylece belirsizlik geçici bir durum olarak kalır.
PratiVia’da: Zorunlu alan tanımı not türü düzeyinde yapılır. Tanı alanı doldurulmadan kayıt tamamlanmaz, belirsiz olarak işaretlenen notlar ise listeden filtrelenerek takip edilir.
Seans notları - 4Adım 4 / 63 ayda bir, 30 dakika
Kısa listenin bakımını bir kişiye emanet etmeyin
Üç ayda bir yarım saat "diğer" kayıtlarına bakın, tekrar edeni listeye ekleyin.
Tanı listesi yaşayan bir belgedir. Yeni bir hasta profili geldiğinde, klinik yeni bir hizmet açtığında ya da bir tanı beklenenden sık görülmeye başladığında liste güncellenmelidir. Bu bakım tek kişiye bırakıldığında o kişinin yoğunluğuna bağımlı hâle gelir ve altı ay içinde durur. Durduğu an da kimse fark etmez, çünkü liste çalışmaya devam eder. Yalnızca gerçeği yansıtmayı bırakır.
- Üç ayda bir “diğer” işaretli kayıtları birlikte inceleyin
- Üç kereden fazla tekrar eden tanıyı listeye ekleyin
- Bir yıl boyunca hiç seçilmeyen tanıyı listeden çıkarın
Ayrıntısını okuyun
Üç ayda bir yapılacak kısa bir gözden geçirme yeterlidir: “diğer” seçilen kayıtlara bakılır, tekrar edenler listeye eklenir, hiç kullanılmayanlar çıkarılır. Bu toplantı yarım saati geçmemelidir ve gündemi tek sayfa olmalıdır. Listenin kısa kalması, kodlamanın sürdürülebilirliğinin en önemli koşuludur. Şişen her liste, hekimi yeniden arama yapmaya zorlar ve başlangıçtaki kolaylığı geri alır.
PratiVia’da: Not türü tanımları kurum tarafından istenildiği zaman güncellenebilir. Listeye yeni tanı eklendiğinde eski notlar olduğu gibi okunabilir kalır ve geçmiş kayıtlar bozulmaz.
Seans notları - 5Adım 5 / 6Ayda bir
Kodu kontrol listelerine ve rapora bağlayın
Ayda bir kontrolü geciken kronik hasta listesini çıkarıp hatırlatmaya bağlayın.
Kodlamanın değeri, kliniğe hasta grubu üzerinden bakabilmeyi sağlamasındadır. Tanı alanı düzenli dolduğunda kronik hasta listeleri kendi kendine oluşur: kontrolüne gelmemiş hipertansiyon hastaları, altı aydır görülmeyen tiroid hastaları, yıllık kontrolü yaklaşan diyabet hastaları. Bu listeler elle hazırlandığında günler alır. Kodlanmış veriyle dakikalar sürer.
- Ayda bir kontrolü gecikmiş bir tanı grubunu listeleyin
- Listeyi hatırlatma mesajına dönüştürüp geri dönüşü ölçün
- Sonuçları ekiple paylaşın. Kodlamanın karşılığını gösterin
Ayrıntısını okuyun
Bu listelerin hatırlatmaya bağlanması, kodlamanın klinik karşılığını ortaya koyar. Hekim, kodladığı verinin hastayı geri getirdiğini gördüğünde kodlamayı bir takip aracı olarak benimser. Kliniğin ayda bir çıkaracağı tek bir liste bile bu algıyı değiştirmeye yeter. Üstelik geri dönen hasta, kodlamaya harcanan sürenin karşılığını doğrudan gelir olarak da öder. Bu, ekibe anlatılması en kolay gerekçedir.
PratiVia’da: PratiVia raporları hasta akışını ve randevu geçmişini birlikte gösterir. Oluşturduğunuz listeyi SMS veya WhatsApp hatırlatmasına bağlayarak kontrol çağrısını aynı sistemden yürütebilirsiniz.
Raporlar - 6Adım 6 / 6Kurulumda bir kez
Kod verisini dış sistemlerle karıştırmayın
Kamu bildirimlerini klinik kodlamadan ayrı, kurumun kendi süreci olarak kurun.
Kliniğin kendi kayıt düzeni ile kamu sistemlerine yapılan bildirimler birbirinden ayrı süreçlerdir. Kliniğin içindeki kodlama, kendi takibi ve raporu içindir. Kamu sistemlerine veri gönderimi ise kurumun kendi yükümlülüğü, kendi kimlik bilgileri ve kendi kanalı üzerinden yürür. İki süreç aynı veriyi kullanabilir ama aynı sorumluluğu paylaşmaz.
- İç kodlama ile dış bildirim süreçlerini yazılı olarak ayırın
- Bildirim sorumlusunu ve sıklığını belirleyin
- Ekibe hangi işin sistemde, hangisinin dışarıda olduğunu anlatın
Ayrıntısını okuyun
Bu ayrımı ekibe net anlatmak gerekir. Aksi hâlde “sistem zaten gönderiyordur” varsayımı oluşur ve yükümlülük fark edilmeden atlanır. Bir yükümlülüğün atlandığı, çoğu zaman ancak bir denetimde anlaşılır. PratiVia bu konuda dürüst olmayı tercih eder: kliniğin kendi kayıt ve raporlama düzenini kurar, kamu sistemlerine doğrudan canlı bağlantı iddiasında bulunmaz. Bu dürüstlük, kurumu yanlış bir güven duygusundan korur.
PratiVia’da: PratiVia kurum içi klinik kaydı, tanı listesi ve raporlamayı üstlenir. Kamu sistemlerine yapılan bildirimler için kurumun kendi kanalını kullanması gerektiğini baştan söyler.
04PratiVia’da
Bu adımlar PratiVia’da nasıl kolaylaşır?
Kodlama konusunda ürünlerin çoğu ya devasa bir katalog açar ya da konuyu hiç ele almaz. PratiVia üçüncü yolu seçer: kliniğin kendi kısa listesini tanımlamasına izin verir ve o listeyi takip mekanizmalarına bağlar.
Kısa liste sizin listeniz
Tanı seçenekleri kurumun kendi tanımıdır. Kliniğinizin gerçekten gördüğü tanılar listede olur. On binlik bir katalogda arama yapmak zorunda kalmazsınız. Liste büyüdükçe kullanım düşer. Kısalık burada bilinçli bir tasarım kararıdır.
Seans notlarıKronik tanı hastada durur
Hastanın kalıcı tanıları profilinde tutulur, her muayenede yeniden girilmez. Muayene notu yalnızca o günkü gerekçeyi taşır. Bu ayrım hem yazma yükünü azaltır hem de kronik hasta listelerinin doğru çalışmasını sağlar.
Danışan yönetimiListe doğrudan hatırlatmaya bağlanır
Tanı grubuna göre çıkardığınız liste, kontrol çağrısına dönüşebilir. Hatırlatma SMS, WhatsApp veya portal bildirimi olarak gider ve gönderim kaydı sistemde durur. Böylece kodlama, kontrolünü kaçıran hastayı kliniğe geri getirmeye yarar.
Portal ve mesajlarDürüst kapsam beyanı
PratiVia klinik karar destek algoritması ya da otomatik tanı önerisi iddia etmez. Ürün, kaydın düzenli tutulmasını ve aranabilir olmasını sağlar. Tanı kararı hekimindir ve bu sınır ürün içinde net biçimde korunur.
05Sonucu görün
İşe yaradığını nasıl anlarsınız?
Kodlamanın yerleşip yerleşmediğini iki ayda anlarsınız. Aşağıdaki dört gösterge hem uygulanma oranını hem de kodlamanın gerçekten işe yarayıp yaramadığını birlikte ölçer. İlk ikisi disiplini, son ikisi ise kliniğe dönen faydayı gösterir.
Tanı alanı dolu muayene oranı
İkinci ayda %95 üzeri
Aylık toplam muayene ile tanısı işaretlenmiş muayene sayısını karşılaştırın.
Liste dışı seçim oranı
Muayenelerin %10’unun altı
Diğer işaretli kayıtları aylık sayın. Yükseliyorsa kısa listeyi genişletin.
Liste çıkarma süresi
Hasta grubu listesi için 5 dakikanın altı
Bir tanı grubunu listelemek için harcanan süreyi kronometreyle ölçün.
Listeden dönen hasta sayısı
Aylık hatırlatmada belirgin geri dönüş
Kontrol çağrısı gönderilen hastalardan randevu alanları sayın.
4 haftalık uygulama planı
1. hafta
Hekimlerle birlikte 30-40 tanılık kısa listeyi çıkarın.
Kliniğin gerçek tanı profili ilk kez yazılı hâle geldi.
2. hafta
Tanı alanını not türüne ekleyin ve seçim listesine bağlayın.
Tanılar tek yazımla ve aranabilir biçimde kaydedilmeye başladı.
3. hafta
Alanı zorunlu hâle getirin, belirsiz tanı seçeneğini tanımlayın.
Kodsuz muayene kaydı kalmadı, veri bütünlüğü sağlandı.
4. hafta
İlk hasta grubu listesini çıkarıp kontrol hatırlatması gönderin.
Kodlamanın klinik karşılığı ilk kez somut olarak görüldü.
06Sık sorulanlar
Aklınıza takılabilecekler
SGK ile çalışmıyorum, yine de ICD kodu girmeli miyim?
Faturalama açısından bir zorunluluğunuz olmayabilir. Ancak kodun büyük faydası takiptedir. Kodlanmış tanı olmadan kronik hasta listesi çıkaramaz, kontrolüne gelmeyenleri göremez ve kliniğinizin hangi alanda büyüdüğünü ölçemezsiniz. Ayrıca hastaya belge hazırlarken tanının tutarlı yazılması, kurumsal ciddiyet açısından önemlidir. Kısa listeyle uygulandığında maliyeti muayene başına birkaç saniyedir.
Kırk tanılık liste kliniğim için yeterli olur mu?
Genel tıp ve aile hekimliğinde vakaların büyük bölümü sınırlı bir tanı kümesinde toplanır. Bu yüzden kırk satırlık bir liste çoğu muayeneyi karşılar. Kalan vakalar için “diğer” seçeneği ve serbest metin yeterlidir. Listenin doğru büyüklüğünü zamanla veri söyler: liste dışı seçim oranı yükseliyorsa liste dardır, hiç seçilmeyen satırlar varsa liste şişmiştir.
PratiVia hazır ICD-10 listesi sunuyor mu?
Hayır. PratiVia hazır bir ICD kataloğu göndermez ve otomatik kodlama iddiasında bulunmaz. Bunun yerine kurumun kendi tanı listesini not türü içinde seçim listesi olarak tanımlamasına izin verir. Bu yaklaşım kliniğe iki avantaj sağlar: liste kliniğin gerçeğine uyar ve güncelleme için ürün sürümü beklemeniz gerekmez. Listeyi hazırlamak genellikle bir saatlik ekip çalışmasıdır.
Aynı hastada birden fazla tanı varsa nasıl kaydetmeliyim?
Kronik ve kalıcı tanıları hasta profilinde tutun, o günkü muayenenin gerekçesi olan tanıyı ise muayene kaydında işaretleyin. Bu ayrım iki işi birden çözer: kronik hasta listeleri kalıcı alandan doğru biçimde üretilir ve muayene kaydı gereksiz tekrarla şişmez. Her muayenede beş tanı işaretlemek, veriyi zenginleştirmez. Hangi tanının o ziyaretin sebebi olduğunu belirsizleştirir.
Kod girmek muayene akışımı yavaşlatmaz mı?
Kısa listeden seçim yapıldığında ek süre muayene başına birkaç saniyedir. Yavaşlatan şey, on binlik bir katalogda arama yapmaktır. Bu yüzden pratiğin ilk adımı listeyi daraltmaktır. Uygulamada hekimler ikinci haftadan sonra tanı alanını neredeyse otomatik dolduruyor. Asıl fark, kontrol muayenelerinde geçmiş tanının bir bakışta görünmesiyle kazanılan zamanda ortaya çıkıyor.
Kodlamaya geçmeden önceki kayıtlar ne olacak?
Geçmiş kayıtları toplu olarak kodlamaya çalışmak, çoğu klinikte tamamlanmayan bir projeye dönüşür ve ekipte kodlamaya karşı isteksizlik yaratır. Uygulanabilir yol, kronik takip ettiğiniz hastaları bir sonraki kontrollerinde kodlamaktır. Böylece altı ay içinde aktif hasta havuzunun tamamı kodlanmış olur. Aktif olmayan eski kayıtlar serbest metin hâliyle arşivde kalır ve okunabilirliğini korur.
Kaynak: e-Nabız. Son güncelleme: 28 Temmuz 2026.
