Fizyoterapide ilk değerlendirme formu ve anamnez nasıl dijitalleşir?

Ön değerlendirme formu, ilk randevu oluşturulduğunda otomatik olarak hastaya gitmelidir. Elle gönderim yoğun günlerde atlanır ve düzen birkaç hafta içinde bırakılır.

Gönderim zamanlaması da önemlidir; randevudan birkaç gün önce gönderilen bir form, aynı gün gönderilenden çok daha yüksek oranda doldurulur. Doldurulmamışsa randevudan bir gün önce kısa bir hatırlatma göndermek de faydalıdır. Formun mobil cihazdan rahat doldurulabilmesi ise en belirleyici teknik gerekliliktir; hastaların büyük çoğunluğu bu formu telefonundan açar ve zor açılan bir form kapatılır. Bu ayrıntı çoğu zaman gözden kaçar ve düzenin işlememesinin asıl nedeni olur. Formu bir kez kendi telefonunuzdan doldurmak, bu sorunu tespit etmenin en hızlı yoludur.

Form yalnızca hastanın kendi verebileceği ve seansta sorulması zaman kaybı olan bilgileri içermelidir: şikâyetin başlangıcı ve seyri, hekim tanısı ve sevk bilgisi, kullanılan ilaçlar, geçirilmiş ameliyatlar, bilinen hastalıklar ve günlük yaşamda zorlanılan hareketler.

Fiziksel değerlendirme gerektiren hiçbir şey forma girmemelidir; onlar zaten seansta yapılacaktır. Soru sayısının sınırlı tutulması doldurulma oranını doğrudan belirler. Yılda bir yapılacak kısa bir gözden geçirmede sürekli boş bırakılan alanların çıkarılması da faydalıdır; hiç doldurulmayan bir soru ya gereksizdir ya da anlaşılmıyordur; iki durumda da düzeltilmesi gerekir. Sorunun gündelik dille yazılması da doldurulma oranını doğrudan etkiler, çünkü tıbbi terimlerle kurulmuş bir soru boş bırakılır.

Doldurulan form yanıtları doğrudan hasta dosyasına düşmelidir. Elle aktarım gerektiren bir düzen, kazanılan zamanı geri alır ve amacı ortadan kaldırır.

Yanıtların seans sırasında ekranda görünmesi de gereklidir; fizyoterapist değerlendirmeye başlarken bilgiler önünde olmalıdır. Dikkat gerektiren yanıtların öne çıkarılması ayrıca faydalıdır: bilinen bir kalp hastalığı, kullanılan kan sulandırıcı ya da yakın zamanlı bir ameliyat, uygulanacak tedaviyi doğrudan etkileyebilir ve bu bilgilerin gözden kaçmaması gerekir. Klasörde duran ama kimsenin bakmadığı bir form, hiç doldurulmamış bir formla aynı değeri taşır. Bu yüzden yanıtların nereye düştüğü kadar, seans anında kimin göreceği de baştan düşünülmelidir.

Aydınlatma metni, tedavi onamı ve merkezin çalışma koşulları da aynı akışta hastaya iletilebilir. Bu belgelerin randevu öncesinde okunması, odada aceleyle imzalanmasından çok daha anlamlıdır.

Metinlerin ayrı ayrı ve kısa olması gerekir; tek bir uzun belgede toplanan bilgiler okunmaz. Onam metninin uygulanacak tedaviye özgü hazırlanması da önemlidir; genel bir metin hangi işlem için verildiğini göstermez. Kişisel veri işlenmesine ilişkin aydınlatma yükümlülüğü de ayrıca gözetilmeli ve bu metin diğerlerinden ayrı tutulmalıdır. Onayların tarihiyle birlikte saklanması ve hangi metnin hangi sürümünün kabul edildiğinin izlenebilir olması ise sonradan doğan sorularda dayanak oluşturur. Metin güncellendiğinde eski onayların geçerliliği de ayrıca değerlendirilmelidir.

Ayda bir bakılacak iki sayı düzenin işleyip işlemediğini gösterir: randevu öncesi doldurulan form oranı ve ilk seansta form için harcanan süre.

Doldurulma oranı düşükse ilk bakılacak yer formun uzunluğudur; ikinci bakılacak yer ise gönderim zamanı ve mobil uyumdur. Bu üç faktör oranın neredeyse tamamını açıklar. İlk seansta form için harcanan sürenin düşmesi ise düzenin gerçek karşılığıdır; bu süre kazanıldığında aynı seansta çok daha kapsamlı bir fiziksel değerlendirme yapılabilir. Kazancın nereye gittiğini bilinçli olarak belirlemek de faydalıdır; aksi hâlde kazanılan zaman kendiliğinden başka işlere dağılır ve fark hiç hissedilmez. Kazancı fiziksel değerlendirmeye ayırmak, bu düzenin asıl amacına ulaşması demektir.